Datenschutz­hinweise zur Corona-bedingten Kontaktnachverfolgung bei Veranstaltungen und zum Nachweis des 3G-Status

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Mannheim
Schloss
68131 Mannheim

E-Mail: rektorat uni-mannheim.de

II. Kontaktdaten der/des Datenschutz­beauftragten

Datenschutz­beauftragte der Universität Mannheim
L 1,1
68131 Mannheim

Tel: +49 621 181–1126
E-Mail: datenschutzbeauftragte uni-mannheim.de

III. Verarbeitete Datenkategorien

1. Kontaktnachverfolgung

Die im Erhebungs­formular/über die Webanwendung („Checkin“) angegebenen Daten (Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, Uni-ID). Sofern und soweit diese für eine Kontaktnachverfolgung erforderlichen Daten bereits der Universität Mannheim vorliegen, werden auch diese verarbeitet. Die Daten werden an den unten genannten Auftragsverarbeiter (Universität Mannheim Service und Marketing GmbH) für den Fall weitergeleitet, dass eine zuständige Behörde die Übermittlung der Kontaktdaten verlangt. 

Darüber hinaus werden Verweise auf die eingecheckten Veranstaltungen inkl. der Checkin- und der Checkout-Zeit erfasst. 

2. 3G-Status
Der Zutritt zu Veranstaltungen der Universität Mannheim setzt die Vorlage eines Hochschul­nachweises voraus.

(a) Hochschul­nachweis in Papierform
Die Betroffenen legen einen Impf-, Genesenen- oder Testnachweis im Sinne des § 4 Absatz 2 sowie § 5 Absätze 2 und 3 CoronaVO den Mitarbeitern des Hörsaalpass-Zentrums vor. Die Mitarbeiter überprüfen diesen Nachweis (eine Identifikations­prüfung kann hierbei erfolgen) und stellen einen Hochschul­nachweis mit folgenden Merkmalen aus: die Bestätigung, dass ein Impf-, Genesenen- oder Teststatus nach § 4 oder § 5 CoronaVO bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vorliegt (Ablaufdatum), ohne hierbei den genauen 3G-Statuts zu benennen, den Namen sowie die Matrikelnummer oder das Geburtsdatum.  

Sofern es sich bei den Mitarbeitern des Hörsaalpass-Zentrums um solche externen Dienstleister handelt, werden entsprechende Auftragsverarbeitungs­verträge geschlossen. 

(b) Hochschul­nachweis in digitaler Form
Die Betroffenen haben die Möglichkeit, den 3G-Status sowie das dazugehörige Ablaufdatum in Checkin zu hinterlegen. D. h. in Checkin wird weder der 3G-Nachweis selbst noch Inhalte hiervon verarbeitet, sondern lediglich ein Merkmal, das bestätigt, dass ein beliebiger 3G-Nachweis vorgelegt und überprüft wurde. 

Die Betroffenen legen einen Impf-, Genesenen- oder Testnachweis im Sinne des § 4 Absatz 2 sowie § 5 Absätze 2 und 3 CoronaVO den Mitarbeitern des Hörsaalpass-Zentrums vor. Die Mitarbeiter überprüfen diesen Nachweis, nehmen eine Identifikations­prüfung, beispielsweise durch Vorlage eines Personalausweises, vor und pflegen in Checkin den 3G-Status sowie das Ablaufdatum ein. 

Sofern es sich bei den Mitarbeitern des Hörsaalpass-Zentrums um solche externen Dienstleister handelt, werden entsprechende Auftragsverarbeitungs­verträge geschlossen.  

Die Daten “3G-Status” und “Ablaufdatum” werden sodann in Checkin verarbeitet, insbesondere mit den in Checkin verarbeiteten weiteren Daten verknüpft und gespeichert. 

IV. Zweck der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe der personenbezogenen Daten

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Nachverfolgung von Infektions­ketten im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie sowie der gesetzlich vorgeschriebenen Prüfung des 3G-Nachweises bzw. Nachweis des 3G-Status für alle an einer Veranstaltung Teilnehmenden. Ohne Angabe der Daten ist eine Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich. Die Betroffenen haben alternativ die Möglichkeit (a) an der Kontaktnachverfolgung mittels Checkin teilzunehmen ohne dort den 3G-Status verarbeitet zu lassen; in diesem Fall wird der 3G-Nachweis wie vom Verordnungs­geber vorgesehen überprüft und ein papierhafter Hochschul­nachweis ausgestellt oder (b) sowohl die Daten der Kontaktdatennachverfolgung als den 3G-Status nicht in Checkin verarbeiten zu lassen (papierhafte Erfassung der Kontaktdaten, der 3G-Nachweis wird ausschließlich wie vom Verordnungs­geber vorgesehen überprüft und ein papierhafter Hochschul­nachweis ausgestellt).

V. Rechts­grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit.  und lit. ei. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 7 CoronaVO Studien­betrieb vom 23. August 2021 i. V. m.§ 8 Abs. 1  Corona-Verordnung vom 14. August 2021

Über­prüfung des 3G-Nachweises, Identitätskontrolle
Art. 6 Abs. 1 lit. C und lit. 3 i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 5 Abs. 2 S. 1 CoronaVO Studien­betrieb vom 23. August 2021 

Ausstellung Hochschul­nachweis in Papierform
Art. 6 Abs. 1 lit. C und lit. 3 i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 5 Abs. 2  CoronaVO Studien­betrieb vom 23. August 2021 

Ausstellung Hochschul­nachweis in digitaler Form, Identitätskontrolle
Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO 

VI. Empfänger

Die oben genannten Daten werden von der Universität Mannheim Service und Marketing GmbH im Auftrag der Universität Mannheim verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungs­vertrag wurde abgeschlossen. Die erhobenen Daten werden von der Universität Mannheim Service und Marketing GmbH auf Verlangen an die zuständige Behörde übermittelt, sofern und soweit dies zur Nachverfolgung von möglichen Infektions­wegen erforderlich ist.

VII. Dauer der Speicherung

Die Kontaktdaten werden vier Wochen nach Veranstaltungs­ende gelöscht. Dies bezieht sich auch auf die Daten, welche durch die Nutzung der Webanwendung „Checkin“ erhoben werden. Hier werden zusätzlich auch die angelegten Benutzerkonten 4 Wochen nach der letzten Nutzung/nach dem letzten Checkout gelöscht. 

Der 3G-Status, das Ablaufdatum, Name, Vorname, Uni-ID und Datum der Einwilligung werden mit Ablauf der Gültigkeit des jeweiligen 3G-Nachweises, längstens jedoch am 31.01.22, gelöscht. Im Falle eines Widerrufs werden die Daten sofort gelöscht, soweit diese nicht für die Kontaktnachverfolgung vorgehalten werden müssen.

VIII. Ihre Rechte

  • Sie haben das Recht, von der Universität Mannheim Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.
  • Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung.
  • Sie haben das Recht, die erklärte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dabei nicht berührt. Sie können den Widerruf ganz einfach durch das Entfernen des Hakens Ihrer Einwilligungs­erklärung erklären.
  • Zudem steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. 
  • Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Recht­vorschriften verstößt.

Adresse: Dienststelle des Landes­beauftragten
Der Landes­beauftragte für den Datenschutz und die Informations­freiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

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Zusätzlich möchten wir Sie über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs.1 DS-GVO informieren. Danach haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.