Datenschutz­hinweise zur Zutrittskontrolle zu 2G-/ 2G+- und 3G-Veranstaltungen bzw. zur Arbeits­stätte, zur Abfrage des G-Status durch die Universitäts­bibliothek und zur Belegung der studentischen Lernplätze

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Mannheim
Schloss
68131 Mannheim
E-Mail: rektorat uni-mannheim.de

II. Kontaktdaten der/des Datenschutz­beauftragten

Datenschutz­beauftragte der Universität Mannheim
L 1,1
68131 Mannheim
Tel: +49 621 181–1126
E-Mail: datenschutzbeauftragte uni-mannheim.de

III. Verarbeitete Datenkategorien

1. Belegung der studentischen Lernplätze

Die im Erhebungs­formular/über die Webanwendung („Checkin“) angegebenen oder bereits vorliegenden Daten (Name, Vorname, Uni-ID). Darüber hinaus wird der Ort des studentischen Lernplatzes   inkl. der Checkin- und der Checkout-Zeit erfasst.

2. Zutrittskontrolle

(a) Veranstaltungen und studentische Lernplätze

Der Zutritt zu Veranstaltungen und studentischen Lernplätzen der Universität Mannheim setzt die Vorlage eines Hochschul­nachweises voraus. Für Nutzerinnen und Nutzer der UB, die sich mit der ecUM einchecken, besteht die Möglichkeit, den 3G-Status automatisiert während des Anmeldevorgangs über Checkin abzufragen.

(aa) Hochschul­nachweis in Papierform

Die Betroffenen legen Impf-, Genesenen- oder Testnachweis(e) im Sinne der CoronaVO den Mitarbeitern des Hörsaalpass-Zentrums vor. Die Mitarbeiter überprüfen diese(n) Nachweis(e) – eine Identifikations­prüfung kann hierbei erfolgen-  und stellen einen Hochschul­nachweis mit folgenden Merkmalen aus: die Bestätigung, dass ein Impf-, Genesenen- oder Teststatus nach  CoronaVO bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vorliegt (Ablaufdatum der Gültigkeit des Hochschul­nachweises), ohne hierbei den genauen 2G / 3G-Status zu benennen, den Namen sowie die Matrikelnummer oder das Geburtsdatum.  Die Bestätigung erfolgt anhand der zum Ausstellungs­datum gültigen Rechts­lage. Mit Änderung der Rechts­lage kann die Gültigkeit des Hochschul­nachweises vor dem ausgewiesenen Ablaufdatum erlöschen.

Sofern es sich bei den Mitarbeitern des Hörsaalpass-Zentrums um solche externen Dienstleister handelt, werden entsprechende Auftragsverarbeitungs­verträge geschlossen.

(bb) Hochschul­nachweis in digitaler Form

Die Betroffenen haben die Möglichkeit, für die Ermittlung des 3G-Status sowie zur Berechnung des dazugehörigen Ablaufdatums in Checkin folgende Immunisierungs­merkmale zu hinterlegen: „genesen“, „geimpft und genesen“, „grundimmunisiert“, „grundimmunisiert und genesen“, „grundimmunisiert und geboostert“. Diese Merkmale werden nicht im Klartext, sondern mittels eines Pseudonyms verarbeitet; der 3G-Nachweis selbst wird nicht in Checkin verarbeitet. Ergänzend zum oben genannten Immunisierungs­merkmal wird das Startdatum der Gültigkeit des Nachweises gespeichert. Damit ist es möglich, bei einer Änderung der Laufzeit des Nachweises das Ablaufdatum neu zu berechnen und somit ggf. eine erneute Vorlage des Nachweises im Hörsaalpass-Zentrumvermeidbar zu machen.

Die Betroffenen legen Impf-, Genesenen- oder Testnachweis(e) im Sinne der CoronaVO den Mitarbeitern des Hörsaalpass-Zentrums vor. Die Mitarbeiter überprüfen diese(n) Nachweis(e), nehmen eine Identifikations­prüfung, beispielsweise durch Vorlage eines Personalausweises, vor und pflegen in Checkin eines der oben genannten Immunisierungs­merkmale und das Startdatum der Gültigkeit des Nachweises ein. Anhand des hinterlegten Merkmals wird automatisch das Ablaufdatum tagesaktuell berechnet.

Sofern es sich bei den Mitarbeitern des Hörsaalpass-Zentrums um solche externen Dienstleister handelt, werden entsprechende Auftragsverarbeitungs­verträge geschlossen. 

Die oben genannten Daten werden sodann in Checkin verarbeitet, insbesondere mit den in Checkin verarbeiteten weiteren Daten verknüpft und gespeichert.

Für Nutzerinnen und Nutzer der UB, die sich beim Bibliotheksbesuch mit der ecUM einchecken:

Der in Checkin hinterlegte 3G-Status wird beim Bibliotheksbesuch automatisiert anhand der ecUM-Nummer abgefragt. In den Systemen der UB werden keine Informationen zum 3G-Status gespeichert. Ebenso wenig werden Daten der ecUM in Checkin gespeichert.

(b) Zutrittskontrolle zur Arbeits­stätte

Für Beschäftigte der Universität Mannheim gelten die Regelungen der Ziffer 2 lit. a entsprechend mit der Maßgabe, dass zusätzlich der Zutritt zur Arbeits­stätte, der Name, die Einrichtung, die E-Mailadresse sowie die Checkin- und Checkoutzeitpunkte bei der Einbuchung in den virtuellen Raum „Arbeits­platz Universität Mannheim”   in Checkin verarbeitet werden.

IV. Zweck der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe der personenbezogenen Daten

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der gesetzlich vorgeschriebenen 3G-2G-2G+-Kontrolle,  der gesetzlich vorgeschriebenen Zutrittskontrolle der Beschäftigten sowie zur Auskunft über die Platz­belegung der studentischen Lernplätze. 

1. Veranstaltungen und Buchung eines studentischen Lernplatzes

Ohne Vorlage eines Hochschul­nachweises ist eine Teilnahme an Veranstaltungen, bzw. die Buchung eines studentischen Lernplatzes nicht möglich. Die Betroffenen haben die Wahl­möglichkeit, den 3G-Status digital verarbeiten zu lassen oder den 3G-Nachweis wie vom Verordnungs­geber vorgesehen überprüfen und sich einen papierhaften Hochschul­nachweis ausstellen zu lassen. Zum Zweck der Abwicklung der vom Vorordnungs­geber vorgesehenen Vollkontrolle bei Lehr­veranstaltungen werden weiterhin alle Teilnehmer gebeten, sich in Checkin einzuchecken. Die Daten (Checkin, Checkout, Veranstaltungs­ort) werden unverzüglich nach Ende der Veranstaltung automatisiert gelöscht.

2. Beschäftigte

Ohne Angaben der Daten ist regelmäßig kein Zutritt zur Arbeits­stätte möglich. Die Betroffenen haben die Wahl­möglichkeit, den 3G-Status digital verarbeiten zu lassen oder den 3G-Nachweis überprüfen und sich einen papierhaften Hochschul­nachweis ausstellen zu lassen.

3.  Belegung der studentischen Lernplätze

Die Betroffenen können sich freiwillig bei den jeweiligen studentischen Lernplätzen zum freien Arbeiten einchecken. Der Checkin wird hier lediglich zur Darstellung der Raumverfügbarkeit genutzt.

4. Nutzung der UB

 Die UB nutzt den Checkin nur zur automatisierten Abfrage des in Checkin hinterlegten, gültigen 3G-Status. Die Betroffenen haben alternativ die Möglichkeit, beim Bibliotheksbesuch vor Ort einen Impf-, Genesenen- oder Testnachweis oder einen Hörsaalpass in digitaler oder physischer Form vorzulegen.

V. Rechts­grundlage

Über­prüfung des 3G-Nachweises, Identitätskontrolle
Art. 6 Abs. 1 lit. e  i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 6 Abs. 2 S. 1 CoronaVO Studien­betrieb vom 20. September 2021 in der ab dem 10. Februar 2022  gültigen Fassung

Ausstellung Hochschul­nachweis in Papierform
Art. 6 Abs. 1 lit. e  i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 6 Abs. 2  CoronaVO Studien­betrieb vom 20. September 2021 in der ab dem 10. Februar 2022  gültigen Fassung

Ausstellung Hochschul­nachweis in digitaler Form  / Identitätskontrolle / Buchung eines studentischen Lernplatzes, Checkin/Checkout  Lehr­veranstaltung / Abfrage des in Checkin hinterlegten, gültigen 3G-Status durch die Universitäts­bibliothek
Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO

Zutrittskontrolle zur Arbeits­stätte
Art. 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 28b Abs. 3 IfSG

VI. Empfänger

Die oben genannten Daten werden von der Universität Mannheim Service und Marketing GmbH im Auftrag der Universität Mannheim verarbeitet. Ein Auftragsverarbeitungs­vertrag wurde abgeschlossen. Die erhobenen Daten werden von der Universität Mannheim Service und Marketing GmbH auf Verlangen an die zuständige Behörde übermittelt, sofern und soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

VII. Dauer der Speicherung

1. 3G-Nachweis für Veranstaltungen

Das Immunisierungs­merkmal, das Ablaufdatum, Name, Vorname, Uni-ID und Datum der Einwilligung werden mit Ablauf der Gültigkeit des jeweiligen 3G-Nachweises, längstens jedoch am 31.07.22, gelöscht. Im Falle eines Widerrufs werden die Daten sofort gelöscht.

Die Betroffenen können freiwillig Ihre Anwesenheit in der Veranstaltung durch Checkin in Checkin hinterlegen. So kann eine 3G Vollkontrolle durch den Dozenten einfacher durchgeführt werden.

Diese Daten werden spätestens eine Stunde nach dem Checkout oder falls kein Checkout erfolgt, nach dem Ende des Zeitslots, in dem der Checkin stattgefunden hat, gelöscht.

2. Zutrittskontrolle für Beschäftigte

Die Daten werden 4 Wochen nach Erhebung gelöscht. Ausgenommen hiervon ist das Immunisierungs­merkmal; dieses wird mit Ablaufdatum, längstens mit Außerkrafttreten des § 28b IfSG oder im Falle eines Widerrufs gelöscht.

3. Belegung der studentischen Lernplätze

Die Betroffenen können freiwillig die Belegung eines Platzes zum freien Arbeiten in Checkin hinterlegen. So können die Studierenden einen Überblick erhalten, welche studentischen Lernplätze  belegt sind.

Diese Daten werden spätestens eine Stunde nach dem Checkout oder falls kein Checkout erfolgt, nach dem Ende des Zeitslots, in dem der Checkin stattgefunden hat,  gelöscht.

VIII. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, von der Universität Mannheim Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.

Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung.

Sie haben das Recht, die erklärte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dabei nicht berührt. Sie können den Widerruf ganz einfach durch das Entfernen des Hakens Ihrer Einwilligungs­erklärung erklären.

Zudem steht Ihnen das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Recht­vorschriften verstößt.

Adresse: Dienststelle des Landes­beauftragten

Der Landes­beauftragte für den Datenschutz und die Informations­freiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

Zusätzlich möchten wir Sie über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs.1 DS-GVO informieren. Danach haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.