Was ist BigBlueButton und wer darf es verwenden?

Bei der Organisation von Treffen über BigBlueButton wird zwischen mündlichen Prüfungen und allgemeinen virtuellen Treffen unterschieden.

Wie Sie an ein BigBlueButton-Treffen für eine mündliche Prüfung kommen, erfahren Sie unter „Wie halte ich eine mündliche Prüfung über BigBlueButton?“

Wie ein herkömmliches Treffen über BigBlueButton abgehalten werden kann, finden Sie unter „Wie erstelle ich ein herkömmliches Treffen für eine kleine Gruppe mit BigBlueButton?“.

• Die BigBlueButton-Treffen für Mündliche Prüfungen werden über ILIAS verwaltet.
• Für die Durchführung von digitalen Prüfungen wurde die bisherige Verwaltung der mündlichen Prüfungen erweitert und ein Prüfungs-ILIAS, das nicht mit dem Stand­system verbunden ist, aufgebaut. Sie erreichen das Prüfungs-ILIAS unter https://pruefung.uni-mannheim.de und benötigen für die Anmeldung Ihre Uni-ID (Benutzerkennung).
• Um die mündlichen Prüfungen in einem Datenschutz­konformen Umfeld durchführen zu können, wurde an das Prüfungs-ILIAS angebunden.
• Am Ablauf der Prüfungs­vorbereitungen gibt es keine grundsätzlichen Änderungen. Das Studien­büro legt auf Antrag für Sie beziehungs­weise für Ihre Veranstaltung, in der Sie prüfen möchten, einen Prüfungs­kurs mit entsprechenden BigBlueButton-Treffen an.
• Die Prüflinge werden in gesonderte Gruppen dem Prüfungs­kurs hinzugefügt.
• Die Mitglieder einer Gruppe können dann an der Prüfung teilnehmen. Entsprechend haben die anderen Prüflinge keinen Zugriff auf die Prüfung.
• Bezüglich des Anmeldens von mündlichen Prüfungen berücksichtigen Sie bitte die Informationen des Studien­büros.
• Informationen zum Starten und Moderieren eines Treffens finden Sie unter „Wie starte und moderiere ich ein virtuelles Treffen?“

Mündliche Prüfungen werden über das neue Prüfungs-ILIAS organisiert. Für Informationen zu der Teilnahme an herkömmlichen Treffen über BigBlueButoon finden Sie unter „Wie nehme ich an einem herkömmlichen Treffen über BigBlueButton teil?“.

Bevor Sie das erste Mal an einem Treffen über BigBlueButton teilnehmen, empfehlen wir Ihnen, einen Funktions­test durchzuführen. Informationen hierzu finden Sie unter „Wie kann ich BigBlueButton testen?“

Um den virtuellen Raum für eine mündliche Prüfung beizutreten, folgen Sie diesen Schritten:

• Melden Sie sich in dem Prüfungs-ILIAS mit Ihrer Uni-ID (Benutzerkennung) an und navigieren Sie zu dem entsprechenden Kurs beziehungs­weise der entsprechenden Gruppe für die mündliche Prüfung.
• Wählen Sie innerhalb der Gruppe das BigBlueButton-Objekt aus. 
• Klicken Sie auf den Link unter „Inhalt“, um den virtuellen Raum zu laden und dem Treffen beizutreten.

Hinweis: Sollte unter „Inhalt“ die Meldung „Derzeit ist kein virtueller Raum gestartet“ angezeigt werden, wurde das Treffen von der Organisatorin oder dem Organisator noch nicht gestartet. Bitte berücksichtigen Sie auch „Was ist, wenn ich im Prüfungs-ILIAS keinen Eintrag für die mündliche Prüfung finde?“.

Nachdem der virtuelle Raum geladen wurde, werden Sie nun über eine Popup-Meldung gefragt, wie Sie an der Konferenz teilnehmen möchten. Wir empfehlen hier direkt „Mit Mikrofon“ auszuwählen. Sie werden von Ihrem Browser aufgefordert, den Zugriff auf das Mikrofon zu bestätigen. Bei dieser Aufforderung bitte auf „Erlauben“ klicken. Ansonsten kann das Mikrofon nicht genutzt werden.

Anschließend wird ein Echotest durchgeführt. Sprechen Sie, wie aufgefordert, ein paar Worte und wählen Sie die passende Antwort auf die Frage „Hören Sie sich selbst?“ aus.

Bitte beachten Sie, dass sich die Organisation einer mündlichen Prüfung zu der eines herkömmlichen Treffens unterscheidet. Für mündliche Prüfungen folgen Sie bitte den Informationen unter „Wie halte ich eine mündliche Prüfung über BigBlueButton?“

• Besprechungen über BigBlueButton können Sie selbstständig und ohne einen weiteren Freigabeprozess anlegen.
• Über https://bbb.uni-mannheim.de/ können Sie auf BigBlueButton zugreifen.
• Um sich anzumelden gehen Sie auf „Einloggen“ im Menü rechts oben, wählen Sie anschließend „Einloggen mit LDAP“ aus und verwenden Sie Ihre Uni-ID (Benutzerkennung).

Erstellen Sie auf der Startseite von Big Blue Button einen neuen Raum unter dem Button “Raum erstellen”.

Sie können dann die Einstellungen nach Ihrem Belieben ändern, sowie einen Namen für den Raum vergeben und falls gewünscht ein Zugangspasswort für den Raum generieren. Dazu klicken Sie auf das kleine Würfelsymbol, bei “generieren eines optionalen Raumzugangscodes”.

Sie können zusätzlich noch weitere Einstellungen, wie das Freigeben der Teilnehmer, vornehmen. Dadurch müssen Teilnehmer explizit von dem Moderator zugelassen werden.

Der Raum wurde nun erstellt und wird aktiv, sobald Sie ihn betreten. Klicken Sie auf den Raum, den Sie gerade erstellt haben und danach auf den Button “Starten” auf der rechten Seite, um in den virtuellen Raum zu gelangen.

Sie können die anderen Teilnehmer einladen, indem Sie ihnen den Link zum virtuellen Raum zukommen lassen. Diesen finden Sie im Feld über Ihrem Raum, wenn Sie diesen ausgewählt haben. Die Teilnehmer können sich dann einen Namen vergeben und der Konferenz teilnehmen.

Um an einem Treffen über BigBlueButton teilnehmen zu können, muss Ihnen der Link zu dem virtuellen Treffen zur Verfügung stehen. Informationen zu der Teilnahme an mündlichen Prüfungen können Sie „Wie nehme ich an einer mündlichen Prüfung teil?“ entnehmen.

Bevor Sie das erste Mal an einem virtuellen Treffen teilnehmen, empfehlen wie Ihnen einen Funktions­test durchzuführen. Informationen hierzu finden Sie unter „Wie kann ich BigBlueButton testen?“

Ansonsten klicken Sie einfach auf den für das Meeting bereitgestellten Link. Sie gelangen daraufhin auf eine Informations­seite. Klicken Sie hier auf „Teilnehmen“.

Hinweis: Sollte der Button nicht anklickbar sein, wurde das Treffen noch nicht gestartet. Es erscheint eine Meldung mit „Sie können teilnehmen, wenn ein/e Moderator/in eingetroffen ist.“. Abhängig von den Einstellungen des Raumen befinden Sie sich zuerst in einem Warteraum und müssen noch von dem Moderator zu der Besprechung zugelassen werden.

Nachdem Sie auf „Teilnehmen“ geklickt haben, öffnet sich in Ihrem Browser ein neues Tab. Über eine Popup-Meldung werden Sie nun gefragt, wie Sie an der Konferenz teilnehmen möchten. Wir empfehlen hier direkt „Mit Mikrofon“ auszuwählen, auch wenn Sie noch nicht geplant hatten, etwas zu sagen. Um an der Unterhaltung teilnehmen zu können, können Sie dann einfach Ihr Mikrofon aktiv schalten. Sie werden von Ihrem Browser aufgefordert den Zugriff auf das Mikrofon zu bestätigen. Bei dieser Aufforderung bitte auf „Erlauben“ klicken. Ansonsten kann das Mikrofon nicht genutzt werden.

Anschließend wird ein Echotest durchgeführt. Sprechen Sie, wie aufgefordert, ein paar Worte und wählen Sie die passende Antwort auf die Frage „Hören Sie sich selbst?“ aus.

Sollten Sie „Nur zuhören“ anklicken und später doch etwas sagen wollen, müssen Sie die Ton­einrichtung nochmals durchlaufen.

Üblicherweise empfiehlt es sich, Ihr Mikrofon stumm zu schalten und nur bei Bedarf zu aktivieren. Dies fördert, dass Treffen mit mehr als zwei oder drei Teilnehmern geordnet stattfinden können. Ausnahmen, wie z.B. mündliche Prüfungen, sollten jedoch mit der Organisatorin oder dem Organisator besprochen werden.

Bevor Sie das erste Mal an einem virtuellen Treffen teilnehmen, empfehlen wir Ihnen, einen Funktions­test durchzuführen. Informationen hierzu finden Sie unter „Wie kann ich BigBlueButton testen?“

Um ein virtuelles Treffen zu starten, folgen Sie bitte folgende Schritte:

Für ein herkömmliches Treffen:

• Klicken Sie auf den Link des Treffens, anschließend auf „Teilnehmen“ und melden Sie sich mit Ihrer Uni-ID (Benutzerkennung) an.

ODER

• Gehen Sie auf https://bbb.uni-mannheim.de/ und melden Sie sich mit Ihrer Uni-ID (Benutzerkennung) an.
• Auf der Startseite werden die angelegten Räume aufgelistet. Klicken Sie auf den gewünschten Raum.
• Klicken Sie auf „Start“, um den Raum zu betreten und eine Konferenz zu starten
• Bitte beachten: Abhängig von den Einstellungen, die Sie für den Raum vorgenommen haben, sind die Teilnehmer zuerst in einem Warteraum und müssen von Ihnen als Moderator zu der eigentlichen Besprechung zugelassen werden.

Für eine mündliche Prüfung:
Es muss vorab ein virtuelles Treffen im Prüfungs-ILIAS anlegt sein. Informationen hierzu können Sie „Wie halte ich eine mündliche Prüfung über BigBlueButton?“ entnehmen. Bitte berücksichtigen Sie auch „Was ist, wenn ich im Prüfungs-ILIAS keinen Eintrag für die mündliche Prüfung finde?“.

• Melden Sie ich am Prüfungs-ILIAS unter https://pruefung.uni-mannheim.de mit Ihrer Uni-ID (Benutzerkennung) an und navigieren Sie zu der mündlichen Prüfung im entsprechenden Kurs.
• Klicken Sie das BigBlueButton-Objekt an.
• Klicken Sie bei dem BigBlueButton-Objekt unter „Inhalt“ auf den Link „klicken Sie hier, um einen virtuellen Raum zu starten“.
• Anschließend bekommen Sie voraussichtlich von Ihrem Browser eine Meldung, ob ein Pop-Up zugelassen werden soll. Bitte das Pop-Up zulassen, damit der Raum in einem neuen Tab im Browser geöffnet werden kann. Sollte dies nicht geklappt haben, können Sie über den Link unter „Inhalt“ manuell dem virtuellen Raum beitreten.

Nachdem der virtuelle Raum geladen ist, können Sie über eine Pop-Meldung auswählen „Mit Mikrofon“ teilzunehmen. Sie werden daraufhin von Ihrem Browser aufgefordert, den Zugriff auf das Mikrofon zu bestätigen. Bei dieser Aufforderung bitte auf „Erlauben“ klicken. Ansonsten kann das Mikrofon nicht genutzt werden.

Während der Besprechung haben Sie bezüglich der Moderation des Treffens folgende Funktionen:
Sie können über das “+” Symbol unten links:

• Umfragen starten
• Präsentationen hochladen.

Sie können außerdem Ihren Bildschirm über das „Bildschirm“-Symbol in der unteren Mitte teilen. 

Wenn Sie diesen Button auswählen, werden Sie von Ihrem Browser gefragt, welchen Bildschirm Sie teilen möchten, falls Sie mehrere angeschlossen haben sollten. Es ist dort auch möglich, einzelne Programme zu teilen, wie zum Beispiel nur Ihren Browser.

Wenn Sie eine Präsentation hochgeladen haben, können Sie diese auch über die Buttons auf der rechten Seite kommentieren.

Unter dem “Hand” Symbol verbergen sich mehrere Werkzeuge, mit denen Sie die Präsentation kommentieren können.

Mit dem “Pfeil” Symbol können Sie Ihre letzte Anmerkung rückgängig machen.

Mit dem “Mülleimer” Symbol können Sie alle Anmerkungen löschen.

Und mit dem “Graph” Symbol können Sie die Bearbeitung auch für die anderen Teilnehmer ermöglichen.

Zur Gewährleistung der optimalen Qualität laden Sie bitte Ihre Präsentation hoch. Screensharing sollte nur die Ausnahme darstellen, da dies unter Umständen zu einer Auslastung Ihres Endgerätes führen kann. Wenn Sie Probleme bei der Bild- und/oder Tonübertragung feststellen, reduzieren Sie die Anzahl der aktiven Videokameras in Ihrem Raum.

Virtuelle Räume für mündliche Prüfungen können über das Prüfungs-ILIAS explizit geschlossen werden. Die Funktion finden Sie in ILIAS bei dem entsprechenden BigBlueButton Objekt unter „Inhalt“.

Die sogenannten Breakout-Rooms teilen die Videokonferenz in mehrere Räume. Das ist hilfreich, wenn Sie mit einer oder mehreren Personen ein privates Gespräch führen wollen, woran nicht die ganze Gruppe teilhaben soll. Zum Beispiel beim Besprechen der Prüfungs­leitung und der Vergabe von Noten.

Sie können diese Räume erstellen, indem Sie im Videokonferenz-Raum als Host auf das Zahnrad rechts oben bei “Teilnehmer” und dann auf “Breakout-Räume erstellen” klicken.

Es öffnet sich ein neues Fenster, bei dem Sie mehrere Möglichkeiten haben. Sie können bis zu acht Räume erstellen und Ihre Teilnehmer darin verteilen. Sie können auch die Teilnehmer selbst entscheiden lassen, in welchen Raum sie gehen wollen.

Legen Sie auch noch eine Zeit fest, wie lange diese Räume bestehen bleiben sollen.

Die Räume sind nun erstellt und über dem Feld “Teilnehmer” taucht jetzt das Feld “Breakout-Räume” auf.

Um BigBlueButton erfolgreich verwenden zu können, sollten Sie folgende Mindest­anforderungen beachten:

• Endgerät – Computer oder Notebook mit folgender Ausstattung:
  • Betriebs­system: aktuelle Versionen von Microsoft Windows, Linux oder Apple macOS (mind. 10.14); keine mobilen Betriebs­systeme.
  • Browser: die aktuellen Versionen von Google Chrome oder Mozilla Firefox
  • RAM: mind. 4GB RAM
  • CPU: mindestens Intel i3 (8. Generation / Baujahr ab 2018), besser wäre Intel i5 oder i7. Analog für AMD mindestens Ryzen 3, besser 5 oder 7.
• Netzwerk – LAN oder WLAN mit folgenden Übertragungs­raten (testen können Sie Ihre Übertragungs­rate unter www.speedtest.net):
  • Download: mind. 5MBit/s
  • Upload: 1MBit/s upload

Bei der Verwendung von BigBlueButton unter Gegebenheiten, die nicht die Mindest­anforderungen erfüllen, z.B. über ein Tablet oder ein Smartphone, können wir Ihnen keine zufriedenstellende Verwendung von BigBlueButton garantieren.

Wir empfehlen zusätzlich, während einer aktiven Sitzung alle anderen Anwendungen, die nicht für die Sitzung notwendig sind, zu schließen. So können ungewollte Nebeneffekte, wie Einflüsse auf die Datenübertragung oder übermäßige Beanspruchung des Endgerätes, vermieden werden.

Um Ressourcensparend zu arbeiten, empfehlen wir Dateien und Dokumente über „Präsentation hochladen“ bereitzustellen und nicht den Bildschirm zu teilen.

Informationen zum Testen von BigBlueButton finden Sie unter „Wie kann ich BigBlueButton testen?“

Bevor Sie das erste Mal BigBlueButton verwenden, empfehlen wir, einen Funktions­test durchzuführen. Ein erster Test der eigenen Hardware ist unter http://test.bigbluebutton.org möglich.Bitte beachten Sie hierbei auch die Informationen unter „Was ist bei der Verwendung von BigBlueButton zu beachten?“

Unabhängig davon, ob es Sie die Organisation oder Teilnahme an einer mündliche Prüfung oder einem herkömmlichen Treffen für eine kleine Gruppe planen, können Sie über https://bbb.uni-mannheim.de/ auf das von der UNIT bereitgestellte BigBlueButton zugreifen und einen Funktions­test durchführen.

Für Beschäftigte der Universität Mannheim stehen hierbei folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Sie legen selbst eine Test­veranstaltung an und führen einen Testlauf zusammen mit einer Kollegin oder einem Kollegen durch.
  Allgemeine Informationen zu dem Anlegen und der Teilnahme von Veranstaltungen können Sie „Wie erstelle ich ein herkömmliches Treffen für eine kleinen Gruppe mit BigBlueButton?“ und „Wie nehme ich an einem herkömmlichen Treffen über BigBlueButton teil?“ entnehmen.
• Sofern Ihrer Einrichtung der Premium-Support der Universitäts-IT zur Verfügung steht, können Sie sich bei diesem melden und mit ihm gemeinsam einen Testlauf durchführen.
   

Für Studenten stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Über https://test.bigbluebutton.org/ können Sie direkt beim Hersteller einen Funktions­test durchführen.

Stellen Sie vorab sicher, dass Sie sich am Prüfungs-ILIAS angemeldet haben und nicht an dem regulären ILIAS.

Wenn im Prüfungs-ILIAS entweder kein Kurs / keine Gruppe für die mündliche Prüfung zu finden ist, oder innerhalb des Kurses / der Gruppe kein Eintrag für ein BigBlueButton-Treffen zu finden ist, wenden Sie sich bitte an das Studien­büro um sicherzustellen, dass die mündliche Prüfung ordnungs­gemäß angemeldet und angelegt wurde.

Nein, die Möglichkeit, virtuelle Treffen in BigBlueButton aufzuzeichnen, wurde bewusst deaktiviert. Auch die Möglichkeit, BigBlueButton direkt in auf Plattformen wie YouTube zu veröffentlichen, steht nicht zur Verfügung.