Wie nutze ich den Cloud-Speicher OneDrive in Microsoft 365?

OneDrive ist ein Cloud-Speicher, in welchem Sie Ihre Dateien ablegen können. Bei Bedarf besteht auch die Möglichkeit, einzelne Dateien oder Ordner mit anderen zu teilen. Word, Excel, Power-Point und OneNote-Dokumente können auch direkt aus OneDrive heraus erstellt werden. Der Zugriff auf OneDrive kann sowohl über Teams als auch den Browser oder die Desktop-App erfolgen.

Mit Ihrem Microsoft Office 365 Account der Universität Mannheim steht Ihnen 1 TB Speicherplatz zur Verfügung. Die Nutzung des Accounts ist nur Angestellten der Uni Mannheim gestattet. Sichern Sie deshalb Ihre Daten, bevor Sie die Universität verlassen.

  • Wie kann ich in MS Teams auf OneDrive zugreifen?

    In Microsoft Teams finden Sie OneDrive in der Rubrik „Dateien“ im Abschnitt Cloudspeicher. Dort werden die in der Cloud befindlichen Dateien angezeigt.

    Durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften können Sie in der Listenansicht auswählen, wie die Dateien sortiert sein sollen.

    In der oberen Menüleiste finden Sie folgende Optionen:

    • „Neu“ erstellt Dateien und Ordner direkt in OneDrive.
    • Mit „Hochladen“ können Sie Dateien oder Ordner von Ihrem Computer in OneDrive hochladen.
    • „Synchronisieren“ verbindet OneDrive mir Ihrer Desktop-App. Sie sehen dann alle Dateien von OneDrive auch in Ihrem Explorer. Wenn Sie Änderungen im Explorer vornehmen, werden diese automatisch auch in OneDrive geändert. Umgekehrt werden auch Änderungen in OneDrive automatisch auf Ihrem Computer übernommen.
    • Mit „Link kopieren“ können Sie einen Link zum aktuellen Pfad kopieren. Diese funktionieren aber nur dann, wenn die Dateien in OneDrive bereits geteilt wurden. Um sicher zu gehen, dass die Links auch funktionieren, sollten Sie diese in OneDrive direkt kopieren. Hier wird durch das Klicken auf „Link kopieren“ der entsprechende Ordner oder die Datei direkt geteilt. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit, genauer festzulegen, wer Zugriff bekommen soll.
    • „Her­unterladen“ lädt den aktuellen Ordner als Zip her­unter. Diese Option ist nur vorhanden, wenn Sie einen Ordner geöffnet haben.
    • „In OneDrive öffnen“ öffnet den aktuellen Pfad in OneDrive im Browser.

    Diese Optionen ändern sich teilweise, wenn eine Datei ausgewählt ist. Es kommen die Optionen „Öffnen“, „Löschen“ und „Umbenennen“ dazu.

    Bei der Option „Öffnen“ haben Sie die Wahl, ob Sie das Dokument in Teams, in der Desktop-App oder im Browser öffnen möchten. Dies ist nur der Fall, wenn es sich um ein Office- oder ein OneNote- Dokument handelt.

    Über die Option „Löschen“ wird die Datei in den Papierkorb in OneDrive verschoben.

  • Wie kann ich über den Browser auf OneDrive zugreifen?

    Rufen Sie die Seite login.microsoft.com im Browser auf und melden Sie sich an. Bitte verwenden Sie hierbei Microsoft Edge oder Google Chrome, da diese Browser die höchste Kompatibilität mit den Tools von Office 365 aufweisen.

    Wie melde ich mich an? Folgen Sie hierzu der Anleitung zum Login.

    Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie auf der linken Seite die zur Verfügung stehenden Apps. Wählen Sie hier OneDrive aus, um auf die entsprechende Oberfläche der App zu gelangen.

    Die Browser-Version von OneDrive bietet noch weitere Optionen, im Vergleich zu OneDrive in Teams. In der oberen Menüleiste haben Sie hier noch die Option „Automatisieren“. Mit dieser können Sie Arbeits­prozesse abbilden. Bei einer ausgewählten Datei haben Sie hier noch die Optionen, diese zu teilen, zu verschieben und sie zu kopieren.

    Über das Menü auf der linken Seite haben Sie neben den eigenen Dateien Zugriff auf:

    • „Zuletzt verwendet“: Hier sind die Dateien nach dem Zeitpunkt sortiert, an dem Sie zuletzt darauf zugegriffen haben. Das Dokument, welches zuletzt benutzt wurde, steht oben.
    • „Geteilt“: In dieser Ansicht haben Sie zum einen eine Übersicht über die mit Ihnen geteilten Dokumente und zum anderen können Sie sehen, welche Dokumente Sie mit anderen geteilt haben.
    • „Geteilte Bibliothek erstellen“: Bereich für die Ablage von Daten erstellen, der nicht an einem Benutzer hängt.
  • Wie kann ich Dateien mit anderen teilen?

    Wenn Sie Dateien oder Ordner mit anderen teilen möchten, klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf den Eintrag in der Spalte „Freigabe“. In dem sich öffnenden Menü können Sie den Zugriff über einen Link oder direkt an bestimmte Personen freigeben.


    Freigabe per Link
    Geben Sie beim Erstellen der Links an, für wen der Link funktionieren soll. Standard­mäßig ist hier die Freigabe für alle mit einem Account für Microsoft Teams der Uni Mannheim eingestellt.

    Sollten Sie das nicht wollen, können Sie durch einen Klick darauf sich die anderen Optionen anzeigen lassen.

    Mit der Option „Personen mit Zugriff“ funktioniert der Link nur bei Personen, denen Sie eine direkte Freigabe erteilt haben. Mit der Option „Bestimmte Personen“ funktioniert der Link bei denjenigen, deren Namen/E-Mail-Adresse Sie angeben.

    Die Angabe, an wen der Link geschickt werden soll, ist bei den anderen Möglichkeiten optional. Bei diesen können Sie sich den Link auch kopieren und auf anderen Wegen verteilen.

    Einen Link können Sie auch über die Option „Teilen“ oder „Link kopieren“ erstellen.


    Direkte Freigabe
    Über die Option „Direkter Zugriff“ können Sie bestimmten Personen eine Freigabe erteilen.

    Bei allen drei Varianten können Sie angeben, ob andere die Dateien nur sehen oder ob Sie diese auch verändern dürfen. Sie haben die Möglichkeit, für eine Datei/Ordner mehrere Freigaben zu erstellen.

  • Wie hebe ich Freigaben wieder auf?

    Über Klick auf „Weitere Optionen“ bei Linkfreigaben bekommen Sie Details zu dieser Freigabe angezeigt.

    Mit dem „X“ neben dem Link entfernen Sie diese Freigabe. Den sich öffnenden Dialog müssen Sie mit einem Klick auf „Link löschen“ bestätigen, dann funktioniert dieser Link nicht mehr.

    Um direkte Freigaben zu entfernen, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Namen, dessen Freigabe Sie bearbeiten möchten.

    Durch das Auswählen von „Nicht mehr teilen“ öffnet sich ein Dialog, den Sie mit „Entfernen“ bestätigen müssen. Dadurch hat diese Person keinen Zugriff mehr auf die Datei.

  • Wo finde ich die Dateien, die mit mir geteilt wurden?

    Wenn jemand ein Dokument mit Ihnen teilt, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Über den Link in dieser E-Mail kommen Sie direkt zum geteilten Dokument. Sie sehen das Dokument auch in OneDrive in der Ansicht mit den geteilten Dateien.

    Sie können sich auch eine Verknüpfung zu den hier liegenden Dateien erstellen, um direkt von den eigenen Dateien aus darauf zugreifen zu können.

  • Wie kann ich über die Desktop-App auf OneDrive zugreifen?

    Die OneDrive-App ist auf Windows 10 bereits installiert. Andere Versionen von Windows können Sie unter www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/download her­unterladen. Für MacOS finden Sie die App im Mac App Store.

    Initiale Einrichtung
    Starten Sie die App und geben Sie als E-Mail-Adresse die Adresse für Ihren Office 365 Account der Uni Mannheim ein. Diese hat die Form Uni-ID ad.uni-mannheim.de, wobei Sie „Uni-ID“ durch Ihre persönliche Uni-ID ersetzen müssen.

    Bestätigen Sie diese mit „Anmelden“. In der nun erscheinenden Passworteingabe tragen Sie das zu Ihrer Uni-ID gehörende Passwort ein.

    Im nächsten Schritt legen Sie den Speicherort fest. Den vorgeschlagenen Ort in Ihrem lokalen Nutzerverzeichnis bestätigen Sie mit „Weiter“.

    Anschließend wird abgefragt, ob Sie die Dateien auf dem Desktop, im Dokumenten-Ordner und dem Bilder-Ordner mit OneDrive synchronisieren möchten. Diese sind standard­mäßig alle ausgewählt. Wenn Sie das nicht möchten, können Sie diese durch einen Klick auf das jeweilige Icon abwählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Fortfahren“ / „Überspringen“.

    Damit ist die Einrichtung abgeschlossen. Die jetzt folgende kurze Einführung können Sie durch das Schließen des Fensters abbrechen, wenn Sie die OneDrive-App bereits kennen. Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster mit Ihrem OneDrive-Verzeichnis. Sie können damit arbeiten, wie Sie es von lokalen Ordnern kennen.

    Dateien teilen
    Sie finden Ihr OneDrive-Verzeichnis im Explorer auf der linken Seite unter dem Namen „OneDrive – Uni Mannheim“ oder auch unter dem beim Einrichten gewählten Pfad.

    Um eine Datei/Ordner zu teilen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie in dem sich öffnenden Menü „Teilen“ aus.

    Über das sich öffnende Fenster erteilen Sie die Freigabe über einen Link. Dies funktioniert wie unter Freigabe per Link beschrieben.

    Freigaben aufheben
    Um Freigaben aufzuheben, öffnen Sie das Fenster zum Teilen wie unter Dateien teilen beschrieben. Dort klicken Sie auf „weitere Optionen“ und wählen „Zugriff verwalten“ aus.

     

    Folgen Sie dann den Schritten wie unter Freigaben aufheben für OneDrive im Browser beschrieben.

Tipp: Wie kann ich meine Daten verschlüsselt ablegen?

Zur Verschlüsselung von Daten empfehlen wir Ihnen die kostenlose Anwendung Cryptomator. Wie Sie diese einsetzen, erfahren Sie in der Anleitung Cryptomator.