Wie nutze ich den Kalender in Microsoft Teams?

Mit dem Kalender in Teams können Sie eigene Termine erstellen und über die Kalenderansicht alle Besprechungen einsehen. Sie erreichen den Kalender in Teams über das Menü auf der linken Seite.

Bei der Ansicht des Kalenders kann zwischen drei Optionen gewählt werden: Tag, Arbeits­woche und Woche. Um zwischen diesen Optionen zu wechseln, klicken Sie auf das Menü auf der rechten Seite über dem Kalender.

  • Wie erstelle ich eine neue Besprechung?

    Eine neue Besprechung kann auf unterschiedliche Arten angelegt werden:

    1. Auf der rechten Seite über dem Kalender finden Sie die Möglichkeit, eine neue Besprechung zu erstellen.

    2. Das Fenster zum Erstellen einer Besprechung kann auch durch die Auswahl des gewünschten Zeitraums über den Kalender geöffnet werden.

    3. Eine Besprechung kann auch direkt aus dem Kanal eines Teams heraus erstellt werden. Diese Option befindet sich im rechten oberen Eck von Teams. Der Kanal in dem Sie sich befinden wird automatisch in das Fenster zu Erstellung übernommen. Dieser Weg sollte allerdings nicht verwendet werden, da eine Bestätigung einer solchen Termineinladung zu einem Fehler führt. Planen Sie deshalb Ihre Besprechung immer über den Kalender.

    Bei allen Varianten kommen Sie auf nachfolgendes Fenster:

    In dem Fenster zum Erstellen des Termins können Sie verschiedene Angaben zum Termin eintragen. Als Zeitraum ist die standard­mäßig die nächste halbe Stunde eingetragen, Sie können diese Standard­einstellungen an den gewünschten Termin anpassen.

  • Wie lade ich weitere Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu meiner Besprechung ein?

    In der zweiten Zeile können Sie bei „Erforderliche Teilnehmer hinzufügen“ Ihre Kolleginnen und Kollegen eintragen, die Sie zu dieser Besprechung einladen möchten. Verwenden Sie dafür deren Uni-ID oder Namen.

    Über den Menüpunkt „Terminplanungs-Assistent“ bekommen Sie eine Übersicht mit den geplanten Besprechungen der Teilnehmenden sowie dem Zeitraum, in der die Besprechung geplant ist. Die Angaben können noch verändert werden. Außerdem können Sie Teilnehmende hinzufügen oder entfernen.

    Über den Button „Speichern“ im rechten oberen Eck wird der Termin erstellt. Wenn Sie Teilnehmende hinzugefügt haben, erhalten diese eine Benachrichtigung. Der Button heißt dann dementsprechend auch „Senden“.

    Die Terminanfrage wird automatisch aus MS Teams per E-Mail versandt und im Kalender des E-Mail-Clients hinterlegt.

    Hinweis an Beschäftigte der Verwaltung, die einen Termin anlegen: Aus technischen Gründen erscheint dieser Termin im Outlook-Terminkalender des Absenders nur, wenn die Person eine zusätzliche Einladung an die eigene Verwaltungs-Mailadresse sendet.

  • Wie lade ich externe Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu meiner Besprechung ein?

    Personen, die keine Account an der Uni Mannheim haben, können über ihre E-Mail zu einer Besprechung hinzugefügt werden. Diese sind, wie auch die anderen Teilnehmenden, in das Feld “Erforderliche Teilnehmer hinzufügen” einzutragen.

  • Wie erstelle ich einen Serientermin in Microsoft Teams?

    Um einen Serientermin anzulegen, wählen Sie nach der Eingabe des Termins in der dar­unterliegenden Zeile über das Drop-Down-Menü den gewünschten Rhythmus aus. Weitere Angaben sind optional.

    Hinweis zu Änderungen einer bereits eingestellten Terminserie: 
    Bei „Serienelement bearbeiten“ ändern Sie nur den ausgewählten Termin. Bei „Serie bearbeiten“ werden die Änderungen auch auf die ganze Serie angewendet.                                       

  • Wie bestätige ich die Teilnahme an einem geplanten Termin?

    Wenn Sie Ihre Teilnahme an einem Termin bestätigen wollen, können Sie das über den Kalender machen. Klicken Sie dazu auf den Termin in der Kalenderübersicht. Über das Drop-Down-Menü „RSVP “haben Sie dann die Optionen, den Termin anzunehmen, mit Vorbehalt anzunehmen oder abzulehnen. Sie können auch über die Einladungs-Mail den Termin bestätigen. Wenn Sie über die Einladungs-Mail zustimmen, führt diese allerdings dazu, dass Sie doppelt im Termin als Teilnehmer vorhanden sind, wobei nur einer davon dem Termin zugestimmt hat.

  • Wie nehme ich an einer geplanten Besprechung teil?

    Klicken Sie im Kalender auf den Termin. In dem sich öffnenden Fenster können Sie über den Button „Teilnehmen“ an der Besprechung teilnehmen. Oder Sie nehmen über den Link teil, den Sie in der Einladungs-E-Mail bekommen haben.