Microsoft Teams für Beschäftigte

Microsoft Teams ist ein Kommunikations­angebot, das die virtuelle Zusammenarbeit zwischen einzelnen Personen oder Gruppen am digitalen Arbeits­platz vereinfacht. Es beinhaltet verschiedene Funktionen wie unter anderem den Austausch per Chat oder Video- sowie Audiokonferenz oder das Erstellen von Arbeits­gruppen, in deren Rahmen die Kommunikation gebündelt wird.

Microsoft Teams auf einen Blick

Sie benutzen Microsoft Teams zum ersten Mal? Machen Sie sich mithilfe des Schnell-Start-Handbuchs von Microsoft mit den Grundlagen vertraut:

Download Handbuch (PDF)

Einen schnellen Überblick über eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen Teams bietet, können Sie sich auch mit Hilfe der von Microsoft angebotenen Video-Anleitungen verschaffen:

Teams Videotutorials (Microsoft)

Darüber hinaus erhalten Sie in den Videotutorials der Uni Mannheim wertvolle Tipps für Ihren Einstieg in Teams und die optimale Durchführung von Meetings:

Teams Videotutorials (Uni Mannheim)

Wie logge ich mich ein?

Bitte folgen Sie hierfür der Anleitung „Wie melde ich mich bei Microsoft 365 an?“.

Profil und Statusmeldung

Ihr Profil ist Ihre Visitenkarte in Teams. Es ist mit einer geöffneten oder geschlossenen Bürotür vergleichbar und zeigt Ihren Kolleginnen und Kollegen an, ob Sie gerade prinzipiell gesprächsbereit sind oder sich bereits in einem Gespräch befinden. Es empfiehlt sich, ein freundliches Foto zu hinterlegen, damit Ihre Kolleginnen und Kollegen sich ein Bild von Ihnen machen können. Außerdem wird Ihr Status als farbiger Punkt am rechten unteren Rand des Profilbilds angezeigt (zum Beispiel „grün“ signalisiert „verfügbar“, „rot“ dagegen „bitte nicht stören“). Auf Wunsch kann eine Statusmeldung ausgegeben werden (zum Beispiel eine Abwesenheitsnachricht im Urlaub).

  • Profil anpassen

    Um ein Profilbild einzurichten, klicken Sie rechts oben in der Menüleiste auf den Kreis, der Ihre Initialen umfasst. Daraufhin öffnet sich das Kontextmenü. Bitte klicken Sie nun auf den unteren, großen Kreis.

    Nun öffnet sich ein Fenster. Hier können Sie ein Profilbild hochladen oder ein bestehendes Profilbild entfernen. Wenn Sie kein Profilbild hochladen, werden Ihre Initialen anstelle eines Profilbildes angezeigt.

    Wählen Sie für das Hochladen eines Profilbilds bitte „Bild hochladen“ aus und klicken Sie dann auf den Button „Speichern“.

    Möchten Sie ein bestehendes Profilbild löschen, wählen Sie bitte „Bild entfernen“ und den Button „Speichern“. In diesem Fall werden wieder Ihre Initialen anstelle eines Bildes angezeigt.  

  • Status anpassen

    Status anpassen
    Wenn Sie hier keine Änderungen vornehmen, wird Ihr Status von Teams selbst automatisch grün angezeigt. Allerdings ändert sich dieser automatisch, je nachdem welche Handlung Sie ausführen. Wenn Sie die Tastatur für einige Minuten nicht bedingen, wird Ihr Status automatisch gelb,dies steht für beschäftigt. Wenn Sie innerhalb Ihrer Teams-Instanz telefonieren, wird der Status rot, d.h. am Telefon. Gehen Sie offline wird Ihr Status weiß.

    Zudem können Sie eine Statusmeldung hinterlegen, die Ihren Gesprächs­partner angezeigt wird, wenn diese Sie anschreiben. Hinterlegen Sie hier nichts, wird nichts vom Programm ausgegeben.

    Status ändern
    Um Ihren Status manuell zu ändern, klicken Sie Ihr auf Ihr Profilbild ganz rechts oben in der Menüleiste. Im Kontextmenü wählen Sie nun den aktiven Status aus (im Bild unten „Verfügbar“).

    Im darauffolgenden Reiter können Sie den gewünschten Status auswählen. Unter dem Menüpunkt „Dauer“ können Sie zudem die Dauer der Statusänderung festlegen. Mit einem Klick auf „Status zurücksetzen“können Sie einen geänderten Status wieder zurücksetzen. Als Standard wird von Teams der Status grün, also „Verfügbar“, angezeigt.

    Statusmeldung anpassen
    Sind Sie für längere Zeit nicht erreichbar, empfiehlt es sich, eine Statusmeldung anzulegen (zum Beispiel Abwesenheitsnachricht im Urlaub). Klicken Sie dazu auf Ihr Profilbild ganz rechts oben in der Menüleiste. Wählen Sie nun „Statusmeldung festlegen“.

    Hier können Sie Ihre persönliche Statusmeldung hinterlegen und speichern. Über den Punkt „Statusmeldung löschen nach“ können Sie die Dauer der Anzeige Ihrer Meldung steuern.

  • Weitere Einstellungen

    Um Ihre Einstellungen anzupassen, klicken Sie auf die drei Punkte neben Ihrem Profilbild ganz rechts oben in der Menüleiste. Wählen Sie nun „Einstellungen“ aus.

    Dort können Sie eine Vielzahl von Individualisierungen vornehmen. So lässt sich zum Beispiel das Erscheinungs­bild von Teams mit Klick unter „Allgemein“ anpassen oder der Ton für eingehende Nachrichten unter „Benachrichtigungen“ bei „Sound für eingehende Anrufe“und „Benachrichtigungen wiedergeben“ ausschalten.

    Einen Überblick und weitere Informationen zum Anpassen der Einstellungs­optionen finden Sie unter den entsprechenden Anleitungen von Microsoft:

    Support Microsoft

Personen finden und eine Unterhaltung starten

  • Einen Chat mit einer Gesprächs­partnerin oder einem Gesprächs­partner beginnen

    Klicken Sie den gewünschten Gesprächs­partner an, um eine Unterhaltung zu beginnen. Geben Sie dazu zunächst in der Suchzeile (in der Mitte der Menüleiste) Vornamen und Nachnamen oder Uni-ID ein und starten Sie die Suche mit der Enter-Taste.

    Nun öffnet sich ein Drop-Down-Feld, in dem die gesuchte Person angezeigt wird. Mit Klick auf diese Person öffnet sich der Chat. Nun können Sie in der Textzeile am unteren Bildschirmrand eine Nachricht schreiben und diese mit Drücken der Entertaste (oder per Klick auf das Flieger-Symbol rechts unten) verschicken.

    Unterhalb der Eingabezeile finden Sie weitere Optionen, wie zum Beispiel Formatierungs­möglichkeiten, Zustellungs­optionen, Optionen zum Anfügen von Dateien, Emojis, Aufkleber und vieles mehr.

    Bitte beachten Sie, dass Sie für die von Ihnen versendeten Daten verantwortlich sind und versenden Sie nur solche, die Sie auch versenden dürfen (Datenschutz, Urheberrecht usw.).

  • Video- und Audiotelefonie mit einem Gesprächs­partner

    Um ein Videotelefonat zu beginnen, wählen Sie Ihren Gesprächs­partner – wie oben beschrieben – aus. In dem nun offenen Fenster klicken Sie auf das Kamera-Symbol oben rechts.

    Bitte beachten Sie, dass der Anruf sofort startet.

    Um ein Audiotelefonat zu beginnen, wählen Sie zuerst wie oben beschrieben Ihren Gesprächs­partner aus. In dem nun offenen Fenster, klicken Sie auf das Telefon-Symbol.

    Bitte beachten Sie, dass der Anruf sofort startet.

  • Gruppen­unterhaltung per Chat, Audio oder Video

    Auch außerhalb von Arbeits­gruppen können Sie mit mehreren Personen kommunizieren. Wählen Sie dazu einen der gewünschten Gesprächs­partner aus und klicken Sie auf das Personen-Ikon rechts oben am Rand des Fensters. Sie finden den gewünschten Gesprächs­partner nicht? Bitte gehen Sie wie in „Einen Chat mit einer Gesprächs­partnerin oder einem Gesprächs­partner beginnen“ vor.

    Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den zweiten Gesprächs­partner mit Vor- und Nachnamen oder Uni-ID eintragen können. Bitte bestätigen Sie mit Klick auf „Hinzufügen“.

    Als neues Fenster öffnet sich die Gruppen­unterhaltung.

    Der Austausch ist nun für alle Teilnehmer einsehbar und kann jederzeit abgerufen werden. Das gilt auch für hier geteilte Dateien.

    Bitte beachten Sie, dass Sie für die von Ihnen versendeten Daten verantwortlich sind und versenden Sie nur solche, die Sie auch versenden dürfen (Datenschutz, Urheberrecht usw.).

    Möchten Sie innerhalb des Chats Ihre Gesprächsteilnehmer sehen oder hören? Durch Anklicken des Kamera-Symbols oder des Telefon-Symbols können Sie den Chat jederzeit in eine Audio- oder Video-konferenz ändern.

Teams (Arbeits­gruppen)

Teams in Microsoft Teams sind mit Arbeits­gruppen vergleichbar und ermöglichen es, einfach mit allen Beteiligten Besprechungen zu planen und zu halten, Informationen zu teilen und Dokumente zu bearbeiten.

Ihre Teams finden Sie unter dem Menüpunkt „Teams“ im Menü auf der linken Seite. Wenn Sie noch nicht Mitglied in einem Team sind, sehen Sie dort die Optionen selbst ein Team zu erstellen oder einem Team beizutreten.

Sind Sie bereits Mitglied in verschiedenen Teams, dann sehen Sie hier eine Gesamtübersicht. Die Option einem Team beizutretenodereines zu erstellen, finden Sie in der rechen oberen Ecke.

  • Beitreten oder Gründen von Teams

    Gehen Sie in der Übersicht „Einem Team beitreten oder ein Team erstellen“ auf „Team erstellen“und wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster „Andere“ aus.

    Jetzt öffnet sich das Fenster „Team erstellen“.

    Hier wird der Name des Teams vergeben und eine weiterführende Beschreibung hinzugefügt. Über die Option „Datenschutz“ kann ausgewählt werden, ob nur die Besitzerin oder der Besitzer des Teams neue Mitglieder hinzufügen kann oder ob alle Beschäftigte ohne Einschränkung dem Team beitreten können. Es empfiehlt sich, ein neues Team auf Basis einer Vorlage zu erstellen. Dazu ist es notwendig, dass man zum Zeitpunkt des Erstellens Mitglied in einem Team ist. Mit einem Klick auf „Weiter“ wird das Team erstellt.

    Im nächsten Schritt können Sie Personen oder Gruppen dem Team hinzufügen. Sie können diesen Schritt auch überspringen und das Hinzufügen der Teilnehmer (siehe nächster Punkt) zu einem späteren Zeitpunkt nachholen.

  • Personen zum Team hinzufügen

    Um Personen dem Team hinzuzufügen gibt es zwei Wege:

    1. Einzelne Personen können durch den Button „Mitglied hinzufügen“ zu einem Team hinzugefügt werden. Dafür muss man den Namen dieser Person kennen. Sollte es mehrere Personen mit diesem Namen geben, benötigen Sie die Kennung dieser Person.

    2. Über die Option „Link zum Team erhalten“ wird ein Link zum Team erstellt. Wenn jemand diesen aufruft und zustimmt, dass er diesem Team beitreten möchte, bekommt der Besitzer des Teams eine Teilnahmeanfrage. Diese kann er an- oder ablehnen.

  • Thematische Strukturierung eines Teams durch Nutzung von Kanälen

    Um die Information innerhalb eines Teams zu strukturieren, können verschiedene Kanäle erstellt werden und so eine thematische Unterteilung vorgenommen werden. Diese Kanäle können auch als private Kanäle erstellt werden. Einen solchen Kanal und dessen Inhalt sehen in diesem Fall ausschließlich die diesem Kanal zugewiesene Personen.

  • Teilen von Dateien im Rahmen eines Teams

    In einem Team können Dateien für alle Team­mitglieder erstellt und freigegeben werden. Das können Sie über den Reiter „Dateien“ vornehmen.

    Bitte beachten Sie, dass Sie für die von Ihnen versendeten Daten verantwortlich sind und versenden Sie nur solche, die Sie auch versenden dürfen (Datenschutz, Urheberrecht usw.).

    In der oberen Menüleiste finden Sie die folgenden Optionen:

    • über die Option „Neu“ können Sie Dateien und Ordner erstellen.
    • mit Hilfe der Option „Hochladen“ können Sie Dateien oder Ordner Ihres Computers in Teams hochladen.
    • „Link kopieren“ ermöglicht es Ihnen, einen Link zu kopieren. Bitte beachten Sie, dass jeder Nutzer der Microsoft 365-Produkte der Universität Mannheim mit diesem Link auf die geteilte Datei/ Ordner zugreifen kann. Möchte Sie festlegen, wer Zugriff bekommen soll, können Sie diese Einstellung in SharePoint vornehmen.
    • „Her­unterladen“ lädt den gewählten Ordner komprimiert als Zip-Datei her­unter. Diese Option ist nur vorhanden, wenn Sie einen Ordner geöffnet haben.
    • über „Cloud-Speicher hinzufügen“ lassen sich Dateien und Ordner aus anderen Teams zu Ihrem Team hinzufügen.
    • „In SharePoint öffnen“ öffnet den aktuellen Link in SharePoint.

    Diese Optionen sind dynamisch, das bedeutet sie ändern sich, wenn eine Datei ausgewählt ist. Hier kommen zum Beispiel die Optionen „Öffnen“, „Löschen“, „Oben anheften“ und „Umbenennen“ dazu.

    Tipp: Arbeiten Sie regelmäßig mit bestimmten Dateien? Dann bietet es sich an, diese über das Plus-Symbol im oberen Bereich der Anwendung anzupinnen, um einfacher auf diese zugreifen zu können.

    Klicken Sie auf das Plus-Zeichen, öffnet sich ein Menü, in dem Sie den Dateityp (zum Beispiel Word oder PDF) auswählen, indem Sie ihn anpinnen. Da hier alle von Microsoft bereitgestellten Applikationen angezeigt werden, sollte das Suchfeld genutzt und durch Eintippen von zum Beispiel „Word“ gefiltert werden.

    Sie können einen Namen für die Registerkarte vergeben und die Datei auswählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Speichern“.

  • Team-Besprechungen

    Eine Besprechung mit allen Mitgliedern eines Teams kann über die Option „Besprechung“ in der rechten oberen Ecke gestartet werden.

    ACHTUNG! Bitte verwenden Sie momentan die von Microsoft bereitgestellte Option „Besprechung planen“ noch nicht, sondern planen Sie Besprechungen über den Kalender.

    Weiterführende Informationen zu Besprechungen finden Sie in der Anleitung Teams Kalender.

  • Team-Chat oder Gruppen­chat

    Für das Teilen von Dateien oder das gemeinsame Arbeiten daran ist es besser, ein Team zu verwenden, da hier erstellte Dateien nicht einer Person, sondern dem Team zugeordnet sind. So werden diese nicht gelöscht, sollte jemand das Team oder die Uni verlassen.

    Auch für regelmäßige Besprechungen mit den gleichen Personen ist ein Team gut geeignet, da hier Besprechungen geplant werden können, zu denen automatisch alle Team­mitglieder hinzugefügt werden.

    In einem Team können Sie mit dem Button „Neue Unterhaltungen“ einen Chat zu einem Thema anfangen. Um auf eine Unterhaltung zu antworten, klicken Sie unter dieser auf „Antworten“. Für Diskussionen zu einem eindeutigen Thema ist das gut geeignet.

    Zudem haben Sie durch das Erstellen von Kanälen die Möglichkeit, ihr Team zu strukturieren. Das erleichtert zum Beispiel das gemeinsame Arbeiten an einem Thema, da alle Infos gebündelt in einem Kanal abgelegt werden können.

    Ein Gruppen­chat funktioniert ehr wie ein Messenger und ist somit für allgemeine Gespräche oder Nachfragen geeignet, für die Sie sonst angerufen haben.

    Gruppen­chat anlegen

    • Gehen Sie auf „Chat“ im Menü auf der linken Seite.
    • Klicken dann auf das Stift-Icon.
    • Geben Sie in das sich öffnende Textfeld die Namen der Personen ein, die Sie zu ihrem Gruppen­chat hinzufügen wollen. Sie finden Personen über ihren Namen oder ihre Uni-ID. Bestätigen Sie ihre Eingabe mit Enter, damit ist der Chat erstellt.
  • Wechseln zwischen mehreren Teams

    Möchten Sie zwischen verschiedenen Teams wechseln, können Sie über „Alle Teams“ in der linken oberen Ecke zu Ihrer Teamübersicht zurückkehren.

Teams Kalender

Wie Sie die Kalenderfunktion in Teams nutzen, erfahren Sie in der Anleitung Teams Kalender.

Dateien

Der Menüpunkt „Dateien“ bietet Ihnen eine Übersicht über die von Ihnen oder Ihren Arbeits­gruppen verwendeten Dateien. Diese werden in vier Kategorien gegliedert: „Zuletzt verwendet“, „Microsoft Teams“, „Download“ und „Cloud“.

Dabei zeigt „Zuletzt verwendet“ die Dateien an, die Sie kürzlich angezeigt oder bearbeitet haben. „Microsoft Teams“ ist dagegen die Ansicht, die alle Dokumente auflistet, die kürzlich in den Kanälen Ihrer Teams erstellt oder bearbeitet wurden. Unter der Rubrik „Download“ finden Sie alle Dateien, die Sie aus Teams seit ihrer letzten Anmeldung her­untergeladen haben. Mit „Cloud-Speicher“ können Sie die Dateien abrufen, die in OneDrive (dem mit der Teams-Instanz der Universität Mannheim verbunden Cloudspeicher) abgelegt wurden und für Sie freigegeben sind. Hier können Sie jede Datei löschen, die Sie zu Teams hinzugefügt haben, Dateien hochladen und neue Dateien erstellen.

Bitte beachten Sie, dass Sie für die von Ihnen versendeten Daten verantwortlich sind und versenden Sie nur solche, die Sie auch versenden dürfen (Datenschutz, Urheberrecht usw.).

Weitere Hinweise sowie ein kurzes Erklärvideo finden Sie bei Microsoft.

Apps

Teams ermöglicht es, eine Vielzahl verschiedener Apps zu verwenden. Einige der Apps wie zum Beispiel OneNote sind direkt in Teams integrierte Angebote von Microsoft, während andere Apps von Drittanbietern erworben werden müssen.

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Apps für die Universität Mannheim lizenziert sind.

Einen Überblick über die verschiedenen Apps und Ihre Funktionalitäten finden Sie im Rahmen der Schulungs­angebots Apps von Microsoft.  

Der Aktivitätsfeed

  • Was ist der Aktivitätsfeed und wie nutze ich ihn?

    Unter dem Punkt „Aktivität“ finden Sie eine Zusammenfassung aller Aktivitäten mit Bezug auf Ihre Kommunikation, unabhängig von deren Kanal. Das bedeutet eine Gesamtübersicht aller Chats, Anrufe oder Reaktionen ohne Zugehörigkeit zum Austausch mit einer oder mehreren Personen bzw.  einem oder mehrerer Teams.

    Erscheint ein roter Kreis neben der Schaltfläche „Aktivität“, liegt eine Benachrichtigung für Sie vor, d.h. Sie wurden zum Beispiel in Ihrer Abwesenheit angerufen oder im Rahmen einer Aussage markiert. Diese Benachrichtigungen verbleiben eine begrenzte Zeit, aktuell 14 Tage lang, in Ihrem Feed.

    Ihren Aktivitätsfeed können Sie durchsuchen, indem Sie auf das Filtersymbol rechts im Feed klicken und einen Suchbegriff eingeben.

    Hier können Sie über einen erneuten Klick auf das Filtersymbol nach verschiedenen Aktivitätstypen filtern wie „verpassterAnruf“, „Voicemail“ oder „Reaktionen“.

    Eine Übersicht aller Symbole des Aktivitätsfeeds finden Sie auf der Seite zum Aktivitätsfeed von Microsoft.

    Tipp: Wollen Sie schnell und einfach Ihre Benachrichtigungen überprüfen oder eine Übersicht über mögliche Kurzbefehle in Teams erhalten? Nutzen Sie das Befehlsfeld in der oberen Leiste und tippen Sie  „/“ ein.

  • Anpassen von Benachrichtigungen im Rahmen des Aktivitätsfeeds

    Um die Benachrichtigungen anpassen, die Sie im Rahmen Ihres Aktivitätsfeeds erhalten, klicken Sie auf das Zahnradsymbol ganz rechts und wählen Sie die für Sie passenden Optionen aus.

  • Meine Aktivität

    Der Menüpunkt „meine Aktivität“ umfasst eine Liste aller Informationen, die Sie in letzter Zeit in Teams noch nicht gesehen haben und kann per Klick auf den Pfeil neben „Feed“ aufgerufen werden.