Portal² Veranstaltungs­management

Wenn Sie in Schritt 1 keine passende Vorgängerversanstaltung gefunden haben, müssen Sie eine neue Hülle anlegen. Bitte stimmen Sie dieses Vorgehen unbedingt mit dem für Sie zuständigen Studien­gangs­management ab!
 

Unter Lehr­organisation > Veranstaltungen > Veranstaltungen anlegen können Sie eine neue Veranstaltungs“hülle“ erstellen. Sie werden hier zunächst aufgefordert, nach dem Titel und dem Semester zu suchen, um zu überprüfen, ob es die Veranstaltung nicht doch schon gibt, um somit Dopplungen zu vermeiden. Bitte denken Sie daran, dass die letzte Durchführung einer Veranstaltung mehrere Semester zurückliegen kann.
Ist dies nicht der Fall, klicken Sie ganz unten (unter der Suchergebnisliste) bei „Die richtige Veranstaltung ist nicht dabei?“ auf „Neue Veranstaltung anlegen“. Ansonsten, wenn es keine Ergebnisse zu Ihrer Suche gibt, werden Sie automatisch zur Erstellungs­maske weitergeleitet. 

Geben Sie nun das Semester an, für das Sie die Veranstaltung erstmals anlegen möchten. Außerdem sind Veranstaltungs­titel und Veranstaltungs­art Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen.
Zusätzlich können Sie gleich angeben, wie viele Parallel­gruppen automatisch erstellt werden sollen.
Klicken Sie zum Schluss auf Speichern.

Tipp: Je nach Fakultät / Lehr­stuhl gibt es verschiedene Vereinbarungen, wie die Felder „Nummer“, „Angebotsfrequenz“ und „Verwendbarkeit“ genutzt werden. Informieren Sie sich im Zweifelsfall oder lassen Sie die Felder (vorerst) frei.

Hinweis! Mit dem Speichern der „Hülle“ hängt die Veranstaltung sozusagen „im leeren Raum“. Soll sie allerdings für Studierende belegbar sein, sollte sie in die jeweiligen Prüfungs­ordnungen eingehängt werden! Wenden Sie sich hierfür an die für den Studien­gang zuständigen Studien­gangs­koordination.

Sobald Sie die richtige Veranstaltung gefunden oder angelegt haben, müssen Sie für das gewünschte Semester mindestens eine Parallel­gruppe anlegen. Das können Sie tun, indem Sie aus einem vorherigen Semester Parallel­gruppen übernehmen. Falls die Veranstaltung noch nie geplant wurde, müssen Sie erstmalig eine neue Parallel­gruppe anlegen.

• Parallel­gruppen duplizieren / übernehmen:
  • Wählen Sie das Semester, aus dem die Parallel­gruppen­vorlage stammen soll, und markieren Sie die Vorlage unten mit einem Häkchen. Klicken Sie dann auf weiter.
  • Geben Sie dann an, wie oft die ausgewählten Vorlagen vervielfältigt werden sollen. Zusätzlich können Sie angeben, welche Informationen der Vorlage in die Kopie übernommen werden sollen:
    • Die Grunddaten enthalten die Informationen: Titel, Teilnehmeranzahl, Anzahl Gasthörer, Semesterwochenstunden und Lehr­sprache,
    • Texte sind die semesterabhängigen und parallel­gruppen­abhängigen Texte,
    • sowie Verantwortliche Dozentinnen/Dozenten.
  • Informationen wie Termin, Raum, durchführende/r Dozent/in etc. können NICHT übertragen werden, da diese Informationen vom Termin abhängen und damit nicht übertragbar sind.
  • Mit einem Klick auf „Neue Parallel­gruppe/n anlegen“ schließen Sie den Vorgang ab. Die Kopien werden erstellt und können nun detailliert bearbeitet werden.
• Neue Parallel­gruppe anlegen:
  • Wählen Sie oben zuerst das Semester aus, in dem die Veranstaltung stattfinden soll, und klicken Sie dann auf „Neue Parallel­gruppe anlegen“.

Mit einem Klick auf die blaue Mülltonne ganz rechts können Sie eine Parallel­gruppe löschen. Achtung: Dies ist nicht möglich, wenn bereits Leistungen oder Belegungen gebucht wurden.
Wenn Sie stattdessen auf das durchgestrichene Buch-Symbol daneben klicken, wird die Parallel­gruppe als „fällt aus“ markiert. Dies wird auch auf der Detailseite in der Studierenden­ansicht hervorgehoben.

Tipp: Generell ist es immer besser, eine Parallel­gruppe auf „fällt aus“ zu setzen, als sie komplett zu löschen. Wenn Studierende sich die Veranstaltung bereits angeschaut haben (und sich eventuell Notizen zu den Gruppen gemacht haben), sind sie vielleicht verwirrt, wenn eine Parallel­gruppe plötzlich nicht mehr existiert. Steht bei der Parallel­gruppe allerdings „fällt aus“, ist klar, dass hier einmal etwas existierte, was nun nicht stattfindet. Der Vorgang ist somit für die Studierenden transparenter und nachvollziehbarer.

Die Teilnahme­möglichkeit ist wichtig um sicherzustellen, dass ZOOM Meeting Links der Veranstaltung angezeigt werden. Dies geschieht nur, wenn eine der folgenden Teilnahme­möglichkeit in der Veranstaltung ausgewählt wurde: Digital live, Digital live & recoded, Präsenz/live & digital/live.

Unter den verschiedenen Teilnahme­möglichkeiten ist folgendes zu verstehen:

• Präsenz live:
  Die Lehr­veranstaltung findet ausschließlich in Präsenz vor Ort statt.
• Digital live:
  Die Lehr­veranstaltung findet ausschließlich digital und synchron statt, z. B. über Zoom-Sitzungen.
• Digital recorded:
  Die Lehr­veranstaltung findet ausschließlich in Form von digitalen Aufzeichnungen statt, die zeitunabhängig angesehen werden können.
• Digital live & recorded:
  Die Lehr­veranstaltung findet ausschließlich digital statt. Die synchronen Formate (z. B. Zoom-Sitzungen) werden aufgezeichnet und anschließend zur zeitunabhängigen Nutzung zur Verfügung gestellt.
• Präsenz/live & digital/live:
  Die Lehr­veranstaltung findet in Präsenz und digital statt. Die Präsenz­veranstaltung wird gleichzeitig in Zoom übertragen, so dass Studierende vor Ort oder über Zoom zum Veranstaltungs­zeitpunkt teilnehmen können.
• Präsenz/live & digital/recorded:
  Die Lehr­veranstaltung findet in Präsenz und digital statt. Die Präsenz­veranstaltung wird gleichzeitig aufgezeichnet und anschließend zur zeitunabhängigen Nutzung zur Verfügung gestellt.

Diese Information wird auch angezeigt, wenn Sie auf das Info-Symbol im Grunddaten-Overlay klicken.

Sie finden die Einstellungen zum E-Learning unter der Registerkarte „E-Learning“ in der Veranstaltungs­bearbeitung. Dort sehen Sie entweder einen Link und den Hinweis „Es existiert keine Zuordnung zu externen Systemen“. Das bedeutet, dass E-Learning für diesen Kurs noch nicht aktiviert ist. Oder Sie sehen den Hinweis „E-Learning Unterstützung (ILIAS) bereits aktiviert. Siehe unten.“ sowie eine Ansicht der Kurse und Gruppen mit verschiedenen Aktions­möglichkeiten auf der rechten Seite.

Um ILIAS zu aktivieren, klicken Sie auf „Mit E-Learning-System verknüpfen“, klicken Sie im ersten Feld auf ILIAS und wählen Sie im zweiten Feld eine der angebotenen Optionen.
Option 1 legt für JEDE Parallel­gruppe einen Kurs an, die Studierenden werden dann auf die Kurse verteilt. Option 2 legt EINEN Kurs an, dem alle Studierenden der Veranstaltung hinzugefügt, aber INNERHALB des Kurses auf mehrere Gruppen verteilt werden.

Tipp: Sollten Sie nur EINE Parallel­gruppe haben, ist Option 1 die bessere Wahl!

Tipp: Sie können die ILIAS-Aktivierung wieder löschen, indem Sie hinten (bei Aktionen) auf die blaue Mülltonne klicken.

Hinweis! Sollten Sie z.B. Option 2 gewählt haben (Kurs wurde erstellt, eventuell auch schon Dateien hochgeladen) und würden sich dann umentscheiden und Option 1 wählen (Sie müssen zuerst die Zuordnung löschen, siehe unten, und dann die Verknüpfung neu für die Option 1 aktivieren), so wird der bereits erstellte Kurs archiviert und ein neuer Kurs erstellt. Sie können nicht auf die Dateien aus dem bestehenden (aber archivierten) Kurs zugreifen. Wenn Sie sich nun wieder umentscheiden, wird der archivierte Kurs wieder aktiviert (und die Inhalte sind wieder verfügbar), aber der neu erstellte Kurs wird nun ins Archiv verschoben. Es gibt also zwei Kurse, aber Sie können nie auf beide gleichzeitig zugreifen, da immer einer im Archiv ist.

Ist die Zuordnung erst einmal hergestellt, können (ähnlich wie für die Dozenten in Schritt 10a und Schritt 10b beschrieben) Personen hinzugefügt werden, die als Administratoren im ILIAS-Kurs eingetragen werden. Dozentinnen und Dozenten werden automatisch zu Administratoren, sie sind in der Spalte „Bereits zugeordnete Lehr­personen“ zu sehen.
Wenn Sie (wie im Bild dargstellt) in der Zeile hinter „Veranstaltung“ auf das Icon klicken, werden die hinzugefügten Lehr­personen dem KURS zugeordnet, bei allen anderen Icons bezieht sich die Zuordnung dann auf die GRUPPEN innerhalb eines Kurses.
Um die automatische Zuordnung der Teilnehmer zu ILIAS zu gewährleisten, sollte ein Beitritts­verfahren angehängt werden (Schritt 14), dann kann die Teilnehmerübertragung in ILIAS aktiviert werden.

Hinweis! Die Verknüpfung zu ILIAS muss mit jedem Semester erneuert werden!

Tipp: Weitere Informationen zu ILIAS, der Teilnehmerübertragung und deren Konfiguration finden Sie in unserer ausführlicheren Dokumentation zur E-Learning-Anbindung.

Das zweite Icon in der Zeile hinter dem Titel der Parallel­gruppe öffnet die Übersicht zur Eingabe der parallel­gruppen­abhängigen, semesterabhängigen Details.

Hinweis! „Semesterabhängig“ bedeutet, dass sich die Informationen, mit jedem Semester ändern. „Parallel­gruppen­abhängig“ bedeutet, dass die Texte jeder Parallel­gruppe unterschiedlich sind/sein können. Wenn Sie gerne Texte eintragen würden, die für alle Parallel­gruppen gelten, siehe Schritt 7: Texte für alle Parallel­gruppen bearbeiten. Wenn Sie für die Veranstaltung Informationen haben, die über die Semester hinweg immer gleich bleiben, können Sie diese in der „semesterunabhängigen“ Veranstaltung eintragen.

Es öffnet sich ein kleines Fenster. Wählen Sie zunächst aus der Drop-Down-Box das Feld aus, das Sie bearbeiten möchten.

Tipp: Das Sternchen in der Drop-Down-Box bedeutet, dass hier schon parallel­gruppen­abhängige Texte eingetragen wurden!

In der Bearbeitungs­übersicht sehen Sie ganz links die veränderbaren parallel­gruppen­abhängigen Texte, in der Mitte die Texte, die für alle Parallel­gruppen gelten (siehe Schritt 7). Ganz rechts sehen Sie die semesterunabhängigen Texte der Hülle (siehe semesterunabhängig).

Hinweis! Die hier getätigten Angaben werden in jedem Fall angezeigt, egal ob die anderen zwei Felder befüllt wurden oder nicht!

Die Studierenden sehen diese Informationen, wenn sie die Detailseite der Veranstaltung aufrufen und dort bei der jeweiligen Parallel­gruppe auf die Lupe „Details einblenden“ klicken.

Wenn Sie, im Gegensatz (oder zusätzlich) zu den Angaben in Schritt 6, Informationen für alle Parallel­gruppen gleichermaßen eintragen wollen, wählen Sie die Registerkarte Texte für alle Parallel­gruppen. Klicken Sie dort auf das blaue i, bekommen Sie folgende, hilfreiche Informationen:
Wenn für das ausgewählte Semester ein semesterabhängiger Text für die Veranstaltung erfasst wurde, so wird dieser Text in der Detailseite ausgegeben und überschreibt damit die semesterunabhängige Angabe. Wurde kein semesterabhängiger Text erfasst, so wird der semesterunabhängige Text in der Detailseite ausgegeben. 

Hinweis! Das bedeutet: Die hier eingegebenen Texte werden anstatt der semesterunabhängigen Texte der Hülle angezeigt! Wird also bei „Texte für alle Parallel­gruppen“ nichts eingetragen, wird automatisch das angezeigt, was in der „semesterUNabhängigen“ Hülle der Veranstaltung eingetragen wurde (sofern denn etwas eingetragen wurde).

Die Registerkarte zeigt eine Übersicht über alle möglichen editierbaren Texte und deren Inhalte. Die (rechte) Spalte mit der Überschrift „Semesterunabhängiger Text“ enthält die Angaben, die in der Hülle getätigt wurden, also in jedem Semester gleich bleiben (siehe semesterunabhängige Inhalte). Links daneben werden Ihnen die semesterabhängigen, also variierenden Texte angezeigt, die Sie hier mit einem Klick auf den gelben Stift editieren können.

Es öffnet sich eine Bearbeitungs­übersicht, wo Ihnen wieder die semesterunabhängigen Texte der Hülle sowie die veränderbaren Texte für alle Parallel­gruppen angezeigt werden. Speichern Sie Ihre Eingaben und Änderungen mit einem Klick auf Speichern.

Auf der Detailansicht der Veranstaltung finden Sie die eingegebenen Texte unter dem Tab Grunddaten bei „Weitere Details“.

Hinweis! Um die Orientierung für internationale (Austausch)-Studierende im Portal2 zu erleichtern, bitten wir Sie, möglichst alle Angaben, die Sie für eine Veranstaltung machen, auch in Englisch einzutragen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die verschiedenen Stellen, an denen eine Übersetzung des eingegebenen Inhaltes möglich ist.

In den allgemeinen Grunddaten Ihrer Veranstaltung beziehungs­weise der jeweiligen Parallel­gruppe (siehe Erklärungen in Schritt 4) können Sie einen englischen Titel für die Veranstaltung erfassen. Klicken Sie dafür einfach auf die britische Flagge und es erscheint ein zusätzliches Feld für den englischen Titel. Außerdem können Sie hier angeben, wenn die Veranstaltung in Englisch gehalten wird!

Auch bei den parallel­gruppen­abhängigen Texten können Sie Übersetzungen der Texte eintragen. Wie in Schritt 6 beschrieben, öffnen Sie die Bearbeitung der Texte und Klicken Sie ganz unten auf die britische Flagge. Es erscheinen zusätzlich drei weitere Felder, von denen Sie hier allerdings wieder nur das erste bearbeiten können und die anderen beiden nur Hilfestellung sind, wenn dort bereits etwas eingetragen wurde.

Zu guter Letzt können Sie auch bei den parallel­gruppen­unabhängigen Texten (siehe Schritt 7) englische Angaben machen. Auch hier finden Sie ganz unten die britische Flagge, nach dem Klick erscheinen die gewohnten zusätzlichen Felder. Mit einem Klick auf die deutsche Flagge lässt sich die Anzeige wieder einklappen.

Die Terminübersicht finden Sie über die Registerkarte „Termine & Räume“ in der Veranstaltungs­bearbeitung.

Hier können Sie alle (sofern denn bereits angelegten) Termine pro Parallel­gruppe sehen. Um einen neuen Termin beziehungs­weise eine neue Terminserie anzulegen, klicken dann auf die „Neuen Termin anlegen“-Option.

Im nun geöffneten, kleinen Fenster werden Sie zunächst nach der Parallel­gruppe gefragt, für die dieser Termin gelten soll. Sobald Sie diese Angabe gemacht haben, erscheinen alle bisher für diese Parallel­gruppe angelegten Termine sowie eine zusätzliche, leere Terminserie, die für Sie zum Ausfüllen bereit steht.
Hier müssen Sie nun den Rhythmus angeben, Sie können wählen zwischen wöchentlich, Einzeltermin, Blocktermin (in allen Variationen), 14-täglich, nur ungerade Wochen usw. Füllen Sie dann die restlichen Felder aus, und klicken Sie entweder auf „Speichern“ oder legen Sie mithilfe der leeren Terminfelder den nächsten Termin an.

Veranstaltungs­rhythmen und deren Verwendung:

• wöchentlich:= für jede Woche der Vorlesungs­zeit wird ein Termin angelegt
• Einzeltermin:= für das ausgewählte Datum wird ein Termin angelegt *
• 14-täglich:= für jede zweite Woche der Vorlesungs­zeit wird ein Termin angelegt
• Block­veranstaltung:= für den ausgewählten Datums­bereich wird an jedem Werktag (Mo-Fr) der gewählte (Uhr-)Zeitraum angelegt *
• Block­veranstaltung + Sa:= wie Block­veranstaltung inkl. Samstage *
• Block­veranstaltung + Sa und So:= wie Block­veranstaltung inkl. Samstage und Sonntag *
• gerade Wochen:= in jeder geraden Kalenderwoche wird ein Termin angelegt
• ungerade Wochen:= in jeder ungeraden Kalenderwoche wird ein Termin angelegt
• dreiwöchentlich:= alle 3 Wochen wird ein Termin angelegt
• vierwöchentlich:= alle 4 Wochen wird ein Termin angelegt
• jeder 1. Wochentag im Monat
• jeder 2. Wochentag im Monat
• jeder 3. Wochentag im Monat
• jeder 4. Wochentag im Monat

*) Bei Einzelterminen und Block­veranstaltungen werden Feiertage und Semester- bzw. Osterferien nicht berücksichtigt, d.h. eine Buchung ist möglich. Bei allen anderen Rhythmen werden an diesen Tagen keine Termine angelegt. 

Hinweis! Wenn Sie bei Rhythmus „Wöchentlich“ auswählen, werden Sie zunächst aufgefordert, einen der Blöcke auszuwählen. Wollen Sie stattdessen „frei“ eine Uhrzeit eingeben, klicken Sie einfach auf den blauen Pfeil hinter der Auswahlbox. Bei allen anderen Rhythmen ist die „freie“ Eingabe Standard.

Bei allen anderen Rhythmen („Einzeltermin“, „Block“,...) müssen Sie zuerst ein Datum auswählen, bevor in der Dropdownbox auswählbare Blockzeiten erscheinen. 

Hinweis! Uhrzeiten: Möchten Sie abweichend von den an der Universität Mannheim gewöhnlichen Blockzeiten andere Start- und Endezeiten eintragen, klicken Sie bitte auf den „blauen Pfeil“ rechts von der Dropdownbox. Dann erscheinen zwei normale Textfelder für die Eingabe der Start- bzw. Endezeit.

B1: 8:30 – 10:00
B2: 10:15 – 11:45
B3: 12:00 – 13:30
B4: 13:45 – 15:15
B5: 15:30 – 17:00
B6: 17:15 – 18:45
B7: 19:00 – 20:30

Hinweis! Wenn Sie beim Zeitraum einer Terminserie das Start- und Enddatum unverändert lassen, werden die Einzeltermine automatisch innerhalb der Vorlesungs­zeit angesetzt. Ferien sowie Feiertage werden dabei berücksichtigt.

Tipp: Wenn Sie dennoch einen (zusätzlichen) Termin an einem Feiertag, in den Ferien oder außerhalb der Semesterzeiten anlegen möchten, müssen Sie einen zusätzlichen Einzeltermin mit dem gewünschten Datum anlegen.

Über das  Symbol können Sie die Terminserien bearbeiten:
(1) die konkrete Terminserie,
(2) alle Terminserien der Parallel­gruppe gleichzeitig, oder
(3) mit vorheriger Auswahl, welche Parallel­gruppen-Terminserien bearbeitet werden sollen.

Zusätzlich können Sie, (wenn gewünscht) eine Bemerkung zum Termin hinzufügen, die auf der Detailseite angezeigt wird.

Wenn Sie in der Terminübersicht auf das Plus klicken, werden Ihnen alle Einzeltermine in dieser Terminserie oder diesem Blocktermin angezeigt. Sie können so einzelne Termine bearbeiten, indem Sie beispielsweise einen Einzeltermin verschieben, ihm einen Ersatzraum oder -dozenten zuordnen, oder ihn ausfallen lassen. Nähere Informationen dazu finden Sie in Schritt 13.

Tipp: Verantwortliche Dozenten sind nicht unbedingt die Dozenten, die bei der Veranstaltung vor den Studierenden stehen und die Vorträge halten. Dies sind meist die durchführenden Dozenten (siehe Schritt 10 b). Der verantwortliche Dozent ist dagegen für die inhaltliche Planung der Vorlesung zuständig.

Hinweis! Manche Lehr­stühle haben sich darauf geeinigt, als verantwortlichen Dozenten einer Veranstaltung immer den Lehr­stuhl­inhaber einzutragen, andere Lehr­stühle haben dagegen andere Vereinbarungen getroffen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wen Sie als verantwortlichen Dozenten eintragen sollen, fragen Sie nach.

Tipp: Wählen Sie die Registerkarte „Semesterabhängige Veranstaltungen“ aus. Das Icon zur Bearbeitung von verantwortlichen Dozenten erkennen Sie am Symbol eines Männchens mit einem gelben Stern!

Weg 1: Sie klicken hinten auf das Dozenten-Symbol der jeweiligen Parallel­gruppe. Die Änderungen, die Sie hier tätigen, werden nur für die ausgewählte Parallel­gruppe eingetragen.

Weg 2: Sie klicken auf „Verantwortliche Dozentinnen/Dozenten bearbeiten“. Sie werden zunächst in einem kleinen Auswahlfenster gefragt, ob die Änderungen für alle Parallel­gruppen oder nur eine ausgewählte Parallel­gruppe gelten sollen. Wird „alle“ ausgewählt, erscheinen in dem sich nun öffnenden Bearbeitungs­fenster nur „bereits zugeordnete“ Dozentinnen/Dozenten, die alle Parallel­gruppen gemeinsam haben.

Egal welchen Weg Sie nehmen, nach dem Klicken öffnet sich ein kleines Fenster, wo Sie nach einem Namen innerhalb einer bestimmten Organisations­einheit (optional) suchen können. Standard­mäßig ist Ihre Organisations­einheit (die Ihrer Rolle) als Filter eingetragen. Wenn Sie Dozenten aus einer anderen Organisations­einheit zuordnen möchten (oder Sie sich nicht sicher sind), löschen Sie den Filter mit einem Klick auf die Mülltonne.
Tragen Sie dann den Namen der Lehr­person ein, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf „Suchen“. Erscheint Ihr gewünschter Dozent in der Suchergebnisliste unten/rechts, können Sie ihn mit einem Haken markieren und mit „Speichern“ zuordnen.

Wie das Zuordnen von realen Personen funktioniert auch das Zuordnen von Personenplatz­haltern auf der nächsten Registerkarte.

Ganz oben sehen Sie alle aktuell zugeordneten verantwortlichen Dozenten, mit einem Klick auf die Mülltonne können Sie diese Zuordnung entfernen. Mithilfe der Pfeile können Sie die Reihenfolge bearbeiten, in der die Dozenten im Portal2 angezeigt werden.

Tipp: Sollte der gewünschte Dozent in der Liste nicht erscheinen, entfernen Sie die ausgewählte Organisations­einheit mit einem Klick auf die Mülltonne. Nun werden Ihnen Dozenten aus der ganzen Universität angezeigt. Diese Anzeige können Sie wiederum mit dem Eintragen des Namens in das Suchfeld einschränken.

Tipp: Durchführende Dozenten sind meist die Personen, die die Veranstaltung tatsächlich halten und durchführen. Deshalb werden Sie auch nicht einer Hülle oder einer Parallel­gruppe zugeordnet, sondern einem Termin!
Wenn Sie noch einmal nachlesen wollen, wie verantwortliche Dozenten zugeordnet werden, klicken Sie sich zurück zu Schritt 10 a.

Sie klicken auf die Registerkarte „Termine & Räume“.

Weg 1: Klicken Sie hinten auf das Dozenten-Symbol der jeweiligen Parallel­gruppe. Das Hinzufügen, Bearbeiten und entfernen von durchführenden Dozenten in dem kleinen Fenster funktioniert genauso wie in Schritt 10 a für den verantwortlichen Dozenten beschrieben.

Weg 2: Sie klicken bei der Parallel­gruppe oben rechts über dem Termin auf „Verantwortliche/n Dozentin/-en als durchführende/n Dozentin/-en eintragen“.

Hinweis! Wenn die Veranstaltung, die gerade bearbeitet wird, auch in die Lehr­deputatsberechnung eingeht, so werden dort die Vorschlagswerte für die hier als durchführend eingetragenen Dozenten berechnet.

Raum für virtuelle Lehr­veranstaltung

Alle Zoom-Links in sämtlichen Veranstaltungen werden nur noch dann angezeigt, wenn in den Veranstaltungs­details eine der folgenden Teilnahme­möglichkeiten ausgewählt wurde:
     – Präsenz/live & digital/live (not recorded)
     – Digital live (not recorded)
     – Digital live & recorded
     – Präsenz & digital live – recorded

Mittlerweile ist es möglich im Portal² veranstaltungs­individuelle ZOOM-Meetings für die eigene Lehr­veranstaltung direkt zu buchen. Das Stellen und Bestätigen einer Raumanfrage entfällt hierbei. Es stehen dafür 150 weitere ZOOM-Räume (ZOOM-Lehre-001 ... ZOOM-Lehre-150) zur Verfügung.

Um ein veranstaltungs­individuelles ZOOM-Meeting zu buchen, öffnen Sie die Bearbeitungs­ansicht () und wählen dort den Reiter „Termine & Räume“. Dort können Sie Termine anlegen und für bereits angelegte Termine bzw. Terminserien (ZOOM-) Räume buchen. Um ein ZOOM-Meeting für einen Termin anzulegen, klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf das Kalender-mit-Pfeil-Symbol .

Ein Fehler entsteht meistens dann, wenn Sie versuchen für einen Termin in der Vergangenheit ein ZOOM-Meeting anzulegen. Das kann z.B. passieren, wenn Sie für eine Terminserie einen Termin anlegen wollen, der erste Termin der Serie aber bereits in der Vergangenheit oder weniger als 10 Minuten in der Zukunft liegt.

Hinweis! Haben Sie in Ihrer Terminserie einen Ausfall- bzw. Ausweichtermin, müssen Sie dafür einen Einzeltermin anlegen und für diesen Einzeltermin ein ZOOM-Meeting anlegen. Durch das Eintragen des Ausweichdatums wird nicht automatisch ein neuer ZOOM-Meeting Link generiert. Möchten Sie eine gesamte Terminserie ändern müssen Sie die Terminserie ausfallen lassen , eine neue Terminserie anlegen und dann ein neues ZOOM-Meeting anlegen .

Tipp: Soll die Veranstaltungs­zeit von den regulären Blockzeiten abweichen, haben Sie die Möglichkeit beim Anlegen eines neuen Termins die „manuelle Zeiteingabe“ zu verwenden. Klicken Sie dazu auf das Pfeil-nach-rechts-Symbol . Dadurch ändert sich das Layout so, dass Sie die Start- und Endzeit des Termins manuell festlegen können .

Wie Sie dann auf den ZOOM-Meetinglink zugreifen können ist im Abschnitt „Zugriff auf veranstaltungs­individuelle ZOOM-Meetinglinks“ zu lesen.

Raum für Präsenz­veranstaltung

Präsenz­veranstaltung ohne ZOOM-Meeting

Bei „Semesterabhängige Veranstaltungen“ sehen Sie direkt auf einen Blick, wie vollständig Ihre Raumanfragen sind:

• rot = Mindestens ein (Einzel-)Termin hat weder einen Raum noch eine offene/zurückgestellte Raumanfrage
• gelb = Jeder (Einzel-)Termin hat einen Raum oder wenigstens eine offene/zurückgestellte Raumanfrage
• grün = Jeder (Einzel-)Termin hat einen zugewiesenen Raum

Tipp: Bevor Sie einen Raum suchen, ist es sinnvoll, sich zunächst einige Dinge klar zu machen:

• Kennen Sie schon den Termin, für den Sie einen Raum suchen?
• Gibt es schon eine Veranstaltung mit Terminserie für den Raum?

Fall 1: Sie möchten für eine bestehende Veranstaltung mit Terminserie eine Raumanfrage stellen.

Die detaillierte Raumsuche finden Sie unter der Registerkarte „Termine & Räume“ in der Veranstaltungs­bearbeitung. Klicken Sie beim gewünschten Termin unter „Aktionen“ auf die Tür mit der Lupe.

Es öffnet sich eine neue Seite mit einer Eingabemaske, in der manche Felder automatisch ausgefüllt wurden.
Im oberen Teil können Sie die Suchauswahl einschränken, z.B. auf ein Gebäude. Am gebräuchlichsten ist sicherlich die Eingabe einer Raumbezeichnung.
Grüne Markierung: Bitte benutzen Sie für die Suche sogenannte Platz­haltersymbole (bspw. „o*15“; siehe auch „Informationen“, blaues i)
Blaue Markierung: Die Sitzplatz­anzahl wird automatisch mit dem Wert „erwartete Teilnehmerzahl“ gefüllt (Standard: ">=1“).
Rote Markierung: Achten Sie unbedingt darauf, dass die Auswahl in der Filter-Box auf „Freie anfragbare Räume“ steht.
Markieren Sie alle Räume mit einem Häkchen, die angefragt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf „Ausgewählte Räume anfragen“.

In der Terminübersicht sehen Sie Ihre Anfrage nun als gelben Kreis. Wenn Sie auf den Kreis klicken, können Sie Ihre Raumanfrage einsehen und zurückziehen.

Tipp: Wie Sie Ihre Raumanfragen bearbeiten und auch wieder zurückziehen können, erfahren Sie im nächsten Schritt (Schritt 12).

Fall 2: Sie wissen, welchen Raum Sie belegen wollen, nur noch nicht ob und wann dieser frei ist.

„Organisation" > „Räume und Gebäude" > „Raumpläne anzeigen“
Geben Sie den Namen des Raumes an, den Sie gerne buchen würden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie auch nach dem Gebäude suchen und dann in der erscheinenden Liste Ihren gewünschten Raum auswählen, indem Sie auf die Lupe ganz rechts klicken. In dieser Übersicht sehen Sie auch die Raumnutzungs­art und die Anzahl der Sitzplätze.
Nachdem Sie auf die Lupe geklickt haben, erhalten Sie einen Überblick wie bei einem Stundenplan. Am besten wählen Sie unter Wochenauswahl die Vorlesungs­zeitansicht aus, sofern Sie einen Raum für eine regelmäßige Veranstaltung im Semester suchen. Bei einem Einzeltermin können Sie aber auch direkt die Woche auswählen, in der die Veranstaltung stattfinden soll. Klicken Sie dann auf Anzeige aktualisieren.
Im angezeigten Raumplan sehen Sie gleich, zu welchen Terminen der Raum noch nicht gebucht wurde.

Hinweis! Achtung!

• Im Raumplan in der Wochenansicht werden Einzeltermine einer Serie genau wie eine Serie angezeigt!
• In der Semesteransicht im Raumplan werden Abweichtermine einer Terminserie nicht angezeigt!

Vergewissern Sie sich immer, indem Sie in den einzelnen betreffenden Wochen nachsehen!

Tipp: Warum erscheint mein gewünschter Raum nach der Raumsuche nicht in der Trefferliste?

1. Der Raum wird vielleicht anders geschrieben. Sobald auch nur ein Leerzeichen abweicht, wird er nicht in der Liste angezeigt. Starten Sie die Suche mit einem modifizierten Raumnamen erneut, verwenden Sie Platz­haltersymbole wie den "*"-Stern (siehe blaues i), oder versuchen Sie (wenn Sie sich beim Namen nicht ganz sicher sind) den Raum über andere Kriterien zu finden (z.B. Gebäude).
2. Es kann sein, dass dieser Raum am gesuchten Termin bereits mit einer Veranstaltung belegt wurde. Ist dies der Fall, taucht er in den Listen nicht mehr auf. Versuchen Sie über den Raumplan (s.o.) herauszufinden, wer den Raum zu dieser Zeit gebucht hat und/oder wenden Sie sich an die/den zuständigen Raum-Manager/in.
3. Bei manchen Räumen wurde (noch) keine Sitzplatz­anzahl erfasst. Wenn Sie dennoch nach Sitzplätzen suchen, kann es sein, dass Sie diesen Raum nicht finden können. Entfernen Sie die Sitzplatz­anzahl aus der Suchmaske und suchen Sie erneut (Blaue Markierung).
4. sie sind selbst Raum-Manager/in und möchten einen Raum finden, den Sie selbst verwalten. Dann müssen Sie die Einstellungen bei „Raumfilter“ (rote Markierung) auf „Meine freien Räume“ setzen. Nur dann können Sie selbst verwaltete Räume in der Suche finden.

Präsenz­veranstaltung mit ZOOM-Meeting

Raum mit Hörsaal-PC

Um hybride Veranstaltungen durchzuführen können Sie einen Raum buchen, in dem zeitgleich ein ZOOM-Meeting auf dem Hörsaal-PC stattfindet. Um einen Raum mit einer entsprechenden technischen Ausstattung zu buchen, gehen Sie vor wie bei der normalen Raumbuchung (beschrieben im vorherigen Abschnitt). Bitte schränken Sie hierfür aber in der detaillierten Raumsuche die Suchauswahl ein. Wählen Sie im Drop-Down-Menü bei „Gebäude“ die Kategorie „Corona-Gebäude“ und klicken dann auf „Suchen“.

Ihnen werden dann unter „Gefundene Räume“ alle Räume angezeigt, die der Kategorie „Corona-Gebäude“ zugeordnet sind. Einige dieser Räume haben in ihrer Bezeichnung die Ergänzung "+ ZOOM“. Das bedeutet, dass diese Räume über eine technische Ausstattung verfügen, die eine hybride Veranstaltung ermöglicht. Wenn Sie einen Raum buchen, der die Ergänzung "+ ZOOM“ in seiner Bezeichnung trägt, wird das ZOOM-Meeting nach Bestätigung der Raumbuchung automatisch mit angelegt. Wie Sie auf diesen ZOOM-Meetinglink zugreifen können wird im Abschnitt „Zugriff auf veranstaltungs­individuelle ZOOM-Meetinglinks“ beschrieben.

Im Hörsaal können Sie das ZOOM-Meeting am Hörsaal-PC starten, in dem Sie dort die gewünschte Veranstaltung auswählen.

Raum ohne Hörsaal-PC

Sie können eine Präsenz­veranstaltung mit ZOOM-Meeting auch in einem Raum ohne entsprechende Hörsaalausstattung (also mit Ihrem eigenen Laptop) durchführen. Dazu müssen Sie im Portal² zunächst den physischen Raum wie gewohnt buchen (siehe Anleitung „Präsenz­veranstaltung ohne ZOOM-Meeting“). Für die Buchung und Anzeige des ZOOM-Meetings muss eine weitere Terminserie in der Veranstaltung angelegt werden, wie unter „Raum für virtuelles Meeting“ beschrieben. Wie Sie dann auf den ZOOM-Meetinglink zugreifen können ist im folgenden Abschnitt „Zugriff auf veranstaltungs­individuelle ZOOM-Meetinglinks“ zu lesen.

Zugriff auf veranstaltungs­individuelle ZOOM-Meetinglinks

Die Links zu den Meetings werden im Portal² auf der Detailseite der Veranstaltung (Reiter „Parallel­gruppen/Termine" > „Einzeltermine anzeigen“ oder „alle Meetinglinks anzeigen“).

Zunächst muss im Overlay der Datenschutz­erklärung zugestimmt werden. Erst danach werden die Meetinglinks überhaupt angezeigt.

Der Link zum Eröffnen des Meetings als Host wird aus Sicherheitsgründen erst 60 Minuten vor Beginn der Veranstaltung erzeugt und angezeigt. Außerdem wird der Link alle 115 Minuten nach seiner letzten Aktualisierung neu generiert. Bitte wählen Sie „Zoom-Meeting als Host eröffnen“, wenn Sie die Moderation der Veranstaltung übernehmen möchten. Diese Option wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie als Lehr­person für die Veranstaltung eingetragen sind oder eine administrative Rolle für die Organisations­einheit haben, der die Veranstaltung zugeordnet ist.

Ein Beitreten des Meeting als „normale“ Teilnehmende ist max. 10 Minuten vor Beginn des eigentlichen Meetings möglich bzw. bei vorzeitigem Eröffnen sofort.

Tritt man als Lehr­person dem Meeting nur bei (anstatt es als Host zu eröffnen), kann die Moderation innerhalb des Zoom-Meetings mit der bekannten Host-PIN angefordert werden.

Findet Ihre Lehr­veranstaltung in einem Hörsaal statt (hybrid), können Sie das ZOOM-Meeting am Hörsaal-PC starten, in dem Sie dort die gewünschte Veranstaltung auswählen.

Eine allgemeine Anleitung für die Nutzung von ZOOM finden Sie unter https://www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/zoom/

Wenn Sie Ihre bisher gestellten Raumanfragen bearbeiten, zurückziehen oder einfach noch einmal überblicken möchten, finden Sie unter Lehr­organisation > Meine Raumanfragen eine Zusammenfassung all ihrer Raumanfragen pro Semester. Das Semester können Sie mithilfe der Dropdown-Box auswählen und ändern.

In chronologischer Reihenfolge sehen Sie alle Raumanfragen eines Semesters inklusive Informationen über die Veranstaltung und den Status der Raumanfrage. Die verschiedenen Farben zeigen Ihnen an, ob Sie Ihre Raumanfrage zurückgezogen haben, oder ob sie abgelehnt beziehungs­weise bestätigt wurde.
Ist Ihre Raumanfrage noch offen, also wurde sie noch nicht bearbeitet, können Sie die Raumanfrage mit einem Klick auf die durchgestrichene Tür in der Aktionen-Spalte zurückziehen.

Tipp: Die gleiche Ansicht und die gleichen Aktions­möglichkeiten wie hier erhalten Sie für die Raumanfragen eines Termins einer bestimmten Terminserie auch, wenn Sie bei der Veranstaltung bei „Termine und Räume“ auf das Kreis-Icon klicken, das mit seiner Farbe den Status Ihrer Anfrage anzeigt!

Tipp: Nicht immer läuft während dem Semester alles wie geplant. Es kann passieren, dass ein Termin ausfällt, verschoben werden muss oder der Dozent vertreten wird. Für diese Fälle finden Sie auf dieser Seite Hinweise, wie Sie damit umgehen können.

Klicken Sie in der Veranstaltungs­bearbeitung auf die Registerkarte Termine & Räume. Wenn Sie einen Regeltermin angelegt haben, können Sie über das Plus die Auflistung aller Einzeltermine der Serie anzeigen lassen.

In der Aktions­spalte finden Sie zu jedem Einzeltermin vier Bearbeitungs­optionen. Von links nach rechts finden Sie hier:

• Einzeltermindetails bearbeiten: Ändern Sie bei dem ausgewählten Einzeltermin die Uhrzeit, das Datum und/oder geben Sie eine Bemerkung ein.
• Ausweichraum zuweisen: Fragen Sie für den ausgewählten Termin einen anderen Raum an. Eine Erklärung dazu, wie Sie Räume anfragen können, finden Sie bei Schritt 11.
• Vertretungs­dozenen/-dozentinnen zuordnen: Geben Sie für den ausgewählten Termin einen anderen Dozenten an.
  • Ausfalltermin erstellen: Lassen Sie den ausgewählten Einzeltermin ausfallen, wenn er nicht stattfindet. Dadurch wird beispielsweise auch der Raum für diesen Termin wieder freigegeben und die Studierenden sehen es gleich auf der Detailseite. Sie können auch einen Grund für den Ausfall angeben.

Alle gespeicherten Änderungen werden farblich markiert. Bemerkungen, Ausweichräume oder Vertretungs­dozenten werden in grün gekennzeichnet, Ausfalltermine in rot. Ausfalltermine können mit einem Klick auf das hintere Kalendersymbol wieder aktiviert werden.

Die Studierenden sehen diese Änderungen (wie Sie) auf der Detailseite. Ein gelbes Warnsymbol vor der Terminserie weißt dabei auf Änderungen oder Unregelmäßigkeiten in der Terminserie hin. Ausfalltermine werden direkt aufgelistet. Die genauen Änderungen können mit einem Klick auf „Einzeltermine anzeigen“ (rote Markierung oben) angezeigt werden. Ausfalltermine und geänderte Uhrzeiten werden in der Einzelterminübersicht farblich hervorgehoben.
Die Bemerkung oben (grüne Markierung) ist die Bemerkung zur Terminserie und kann wie in Schritt 9 beschrieben geändert werden.

Hinweis! Achtung!
Wenn Sie einen Ausfalltermin wieder aktivieren wollen, müssen Sie die Raumanfrage für die gesamte Terminserie neu stellen!

Hinweis! Um die Veranstaltungs­belegung möglich zu machen, müssen zu jeder Veranstaltung Zeiträume zugeordnet werden. Diese Zeiträume beschreiben, wer dazu be­fähigt ist, wann etwas zu tun. Weitere Informationen finden Sie in den Dokumentationen zu den verschiedenen Zeiträumen und zu den Belegungs­einstellungen im Allgemeinen.

Zuordnung von Zeiträumen

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Klicken Sie auf den Reiter „Zeiträume“ und danach auf „Neue Zeitraum­gruppe zuordnen“.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun nach Zeitraum­gruppen suchen können. Sie können Sich Zeitraum­gruppen wie eine Mappe vorstellen, die mehrere Blätter enthält: Informationen zur Belegung, zur Verteilung und zur Belegungs­bearbeitung. Jedes dieser Blätter hat eigene Attribute und ist für jeweils andere Nutzer wichtig. Die Belegung ist der wichtige Zeitraum für die Studierenden, denn in diesem Zeitraum können sie sich für die Veranstaltung anmelden. Die Verteilung ist für die Studien­koordinatorinnen und Studien­koordinatoren sowie für das Portal2-Team wichtig, um die Studierenden nach der Belegung auf eventuell mehrere Parallel­gruppen/Veranstaltungen zu verteilen. Die Belegungs­bearbeitung geht meist über das ganze Semester und ermöglicht es der Verwaltung, Studierende unabhängig der anderen Zeiträume zu der Veranstaltung per Hand zuzulassen oder sie davon abzumelden.

In dem neuen Fenster können Sie nun nach bestimmten Zeitraum­gruppen suchen, indem Sie beispielsweise in der Bezeichnung nach Ihrer Fakultät suchen, denn die Zeitraum­gruppen sind meist mit dem Kürzel der Fakultät/Studien­gänge benannt (PHIL, JURA, BWL, PSYCHO, SOWI, VWL, WIM, WIPÄD). Oder Sie suchen nach Ihrer bevorzugten Belegungs­methode (die Sie hier alle noch einmal im Überblick finden). Sollten Sie keinen passenden Zeitraum finden oder Fragen zur Verwendung und Zuordnung der Zeitraum­gruppen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

Wenn Sie eine Zeitraum­gruppe angehängt haben, können Sie mit einem Klick auf das Plus vor der Zeitraum­gruppe die verschiedenen zugeordneten Zeiträume einsehen und vor allem auch die Zeitspannen kontrollieren, für die die verschiedenen Aktionen aktiv sind.

Wenn Sie dann eine passende Zeitraum­gruppe gefunden haben, wählen Sie sie über den Haken aus und klicken Sie auf „Zuordnung aktualisieren“. Die Zeitraum­gruppe wird nun der Veranstaltung zugeordnet und sobald die Zeiträume aktiv sind, können sich die Studierenden für die Veranstaltung anmelden. Je nach Art der Zeiträume sind sie dann direkt zugelassen oder sie bleiben angemeldet, solange bis sie (z.B. per Los­verfahren o.Ä.) verteilt werden.

Tipp: Oft sind die Studierenden irritiert, wenn sie für einen Teil der Veranstaltungen an einem Belegungs­verfahren teilnehmen können und für die restlichen Veranstaltung nicht. Deshalb empfehlen wir (gerade für nicht-zulassungs­beschränkte Veranstaltungen) eine sog. „Echtzeitbelegung“. Die Studierenden belegen die Veranstaltung und werden ohne weiteres Zutun Ihrerseits zugelassen. Die Echtzeitbelegung aktivieren Sie, indem Sie der Veranstaltung den Zeitraum „UMA Echtzeitbelegung ZU HWS“ oder „UMA Echtzeitbelegung ZU FSS“ auswählen. Dann können die Studierenden im jeweiligen Zeitraum der Veranstaltung beitreten und/oder sich wieder abmelden.

Bspw. für das HWS 2019 vom 01.08.2019 – 20.12.2019:

Bspw. für das FSS 2020 vom 15.01.2020 – 15.06.2020:

In der Veranstaltungs­bearbeitung finden Sie auch den Reiter „Links“. Hier können Adressen von Internetseiten gepflegt werden.

Auf der Detailseite (im Reiter Grunddaten) wird dann die Beschreibung angezeigt, wenn man dort drauf klickt, wird man zur Internetadresse weitergeleitet, die man als Link eingetragen hat.

Tipp: Unter dem Reiter Interne Notizen können (zurzeit nur) von Studien­gangs­koordinatoren Notizen zur Veranstaltung hinzugefügt und bearbeitet werden, die allerdings wiederum nur von anderen Studien­gangs­koordinatoren eingesehen werden können.

Von der Veranstaltungs­bearbeitung oder der Detailseite führt der Link „Semesterunabhängige Veranstaltung anzeigen“ zum sogenannten Curriculum Designer. Hier können semesterunabhängige Informationen geändert werden, als die Informationen der Hülle, die sich über die Semester hinweg NICHT ändern.

Dazu zählt beispielsweise der Titel (1) der Veranstaltung, die Veranstaltungs­art (2) und die Lehr­sprache (3) der Veranstaltung. Außerdem können die semesterunabhängigen Texte bearbeitet werden.

Die Veranstaltungs­arten (2) sind entweder öffentlich (Lehr­deputat anrechenbar) oder nicht-öffentlich (Lehr­deputat nicht anrechenbar):

• Grunddaten (orangene Markierung): Unter diesem Reiter finden Sie das Textfeld „Weitere Informationen“
• Veranstaltungs­details I (grüne Markierung): Hier können Sie Arbeits­aufwand, Lehr­methoden, zu erbringende Prüfungs­leistung, Zu erbringende Studien­leistung, Lernziele, Inhalte, Literatur und Verwendbarkeit der Veranstaltung bearbeiten.
• Veranstaltungs­details II (blaue Markierung): Hier finden Sie die Textfelder Informationen für Incoming-Studierende, Empfohlene Voraussetzung, Qualifikations­ziel, Ziel­gruppe, Verpflichtende Anweisung und Empfehlung.

 Auf allen der drei Seiten finden Sie oben rechts die Option „Übersetzen“. Dort können Sie „englisch“ auswählen und wie gewohnt erscheinen die zusätzlichen, englischen Textfelder.

Vergessen Sie nicht nach den Änderungen, die Sie getätigt haben, Ihre Eingaben zu Speichern! Oben und unten links finden Sie den „Speichern“-Button. Wenn Sie die Registerkarte wechseln wollen, obwohl noch ungespeicherte Informationen auf der Seite stehen, werden Sie mit einem Warnhinweis darauf hingewiesen und müssen entscheiden, die Seite entweder zu Speichern (und auf der neuen Seite fortzufahren) oder zur ungespeicherten Seite zurückzukehren.

Die Eingaben, die Sie in den Textfeldern der semesterunabhängigen Veranstaltung (also bei der Hülle) tätigen, können in jedem Semester individuell überschrieben werden. Die Texte tauchen, wie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung beschrieben, auf der „Texte für alle Parallel­gruppen“-Übersicht auf und werden in der Detailansicht temporär mit den dort getätigten Eingaben ersetzt.
Auf der Detailseite finden Sie diese Eingaben direkt auf der ersten Seite unter „Grunddaten“.