Diese Anleitungen führen Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung und Bearbeitung von Veranstaltungen. Entweder Sie beginnen gleich mit dem ersten Schritt, oder Sie wählen unten den Schritt aus, bei dem Sie beginnen möchten.
Die Schritte, welche mit (eventuell) gekennzeichnet sind, sind nicht in jeder Erstellung/
Jeder Schritt ist detailliert mit Bildern beschrieben.
Um Veranstaltungen zu finden, für die Sie eine neue Parallelgruppe (in einem neuen Semester) anlegen möchten, empfehlen wir Department-Admins den Einstieg über den Menü-Punkt „Veranstaltungen meiner Einrichtung“ (als Lehrperson unter „Meine Veranstaltungen“). Hier erhalten Sie eine umfassende Übersicht über relevante Veranstaltungen Ihres Arbeitsbereichs. Mehr Informationen zu dieser Übersichtsseite finden Sie hier in der Dokumentation unter „Meine Veranstaltungen“.
Hier finden Sie unter dem Reiter „Veranstaltungen (ungeplant)“ alle Veranstaltungen, für die im ausgewählten Semester noch keine Parallelgruppe angelegt ist. Mit Klick auf das Stift-Symbol (in der Tabellenspalte „Aktionen“) gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht der Veranstaltung, wo sie neue Parallelgruppen anlegen können. Mit Klick auf das Papier-mit-Lupe-Symbol gelangen Sie in die Detailansicht der Veranstaltung.
Sie können auch an anderer Stelle im Portal² Veranstaltungen suchen, indem Sie auf Lehrorganisation > Veranstaltungen > Veranstaltungen suchen und bearbeiten klicken.
In der sich öffnenden Suchmaske ist automatisch ein Semester (mit Jahr) voreingestellt. Sie können das in der Suchmaske voreingestellte Semester löschen und ändern. So können Sie nach allen Veranstaltungen suchen, egal aus welchem Semester. Es empfiehlt sich auch die weiteren Suchparameter, wie Titel, Semester, Lehrperson, Studiengang oder andere Kriterien, zu verwenden.
Wenn Sie die richtige Veranstaltung gefunden haben, klicken Sie auf das Buch-mit-Stift-Symbol am Anfang oder am Ende der Zeile um in die Bearbeitungsansicht der Veranstaltung zu gelangen. Gehen Sie nun weiter zu Schritt 3.
Wenn Sie eine komplett neue Veranstaltung anlegen möchten, die es zuvor noch nie gab, gehen Sie zunächst zu Schritt 2.
Wenn Sie in Schritt 1 keine passende Vorgängerversanstaltung gefunden haben, müssen Sie eine neue Hülle anlegen. Bitte stimmen Sie dieses Vorgehen unbedingt mit dem für Sie zuständigen Studiengangsmanagement ab!
Unter Lehrorganisation > Veranstaltungen > Veranstaltungen anlegen können Sie eine neue Veranstaltungs“hülle“ erstellen. Sie werden hier zunächst aufgefordert, nach dem Titel und dem Semester zu suchen, um zu überprüfen, ob es die Veranstaltung nicht doch schon gibt, um somit Dopplungen zu vermeiden. Bitte denken Sie daran, dass die letzte Durchführung einer Veranstaltung mehrere Semester zurückliegen kann.
Ist dies nicht der Fall, klicken Sie ganz unten (unter der Suchergebnisliste) bei „Die richtige Veranstaltung ist nicht dabei?“ auf „Neue Veranstaltung anlegen“. Ansonsten, wenn es keine Ergebnisse zu Ihrer Suche gibt, werden Sie automatisch zur Erstellungsmaske weitergeleitet.
Geben Sie nun das Semester an, für das Sie die Veranstaltung erstmals anlegen möchten. Außerdem sind Veranstaltungstitel und Veranstaltungsart Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen.
Zusätzlich können Sie gleich angeben, wie viele Parallelgruppen automatisch erstellt werden sollen.
Klicken Sie zum Schluss auf Speichern.
Tipp: Je nach Fakultät / Lehrstuhl gibt es verschiedene Vereinbarungen, wie die Felder „Nummer“, „Angebotsfrequenz“ und „Verwendbarkeit“ genutzt werden. Informieren Sie sich im Zweifelsfall oder lassen Sie die Felder (vorerst) frei.
Hinweis! Mit dem Speichern der „Hülle“ hängt die Veranstaltung sozusagen „im leeren Raum“. Soll sie allerdings für Studierende belegbar sein, sollte sie in die jeweiligen Prüfungsordnungen eingehängt werden! Wenden Sie sich hierfür an die für den Studiengang zuständigen Studiengangskoordination.
Sobald Sie die richtige Veranstaltung gefunden oder angelegt haben, müssen Sie für das gewünschte Semester mindestens eine Parallelgruppe anlegen. Das können Sie tun, indem Sie aus einem vorherigen Semester Parallelgruppen übernehmen. Falls die Veranstaltung noch nie geplant wurde, müssen Sie erstmalig eine neue Parallelgruppe anlegen.
Mit einem Klick auf die blaue Mülltonne ganz rechts können Sie eine Parallelgruppe löschen. Achtung: Dies ist nicht möglich, wenn bereits Leistungen oder Belegungen gebucht wurden.
Wenn Sie stattdessen auf das durchgestrichene Buch-Symbol daneben klicken, wird die Parallelgruppe als „fällt aus“ markiert. Dies wird auch auf der Detailseite in der Studierendenansicht hervorgehoben.
Tipp: Generell ist es immer besser, eine Parallelgruppe auf „fällt aus“ zu setzen, als sie komplett zu löschen. Wenn Studierende sich die Veranstaltung bereits angeschaut haben (und sich eventuell Notizen zu den Gruppen gemacht haben), sind sie vielleicht verwirrt, wenn eine Parallelgruppe plötzlich nicht mehr existiert. Steht bei der Parallelgruppe allerdings „fällt aus“, ist klar, dass hier einmal etwas existierte, was nun nicht stattfindet. Der Vorgang ist somit für die Studierenden transparenter und nachvollziehbarer.
In der Bearbeitungsansicht einer Veranstaltung finden Sie im Das erste Symbol in der „Aktionen“-Spalte hinter dem Titel der Parallelgruppe öffnet die Bearbeitungsmaske für die Grunddaten der Parallelgruppe in einem Overlay. Hier können Sie für die einzelne Parallelgruppe die Grunddaten bearbeiten.
Wenn Sie die Felder aller Parallelgruppen gleichzeitig bearbeiten möchten, oder sich die Angaben für mehrere Parallelgruppen gleichen, können Sie das mit einem Klick auf den Link „Alle Parallelgruppen bearbeiten“ tun. Es öffnet sich ein neues Fenster, das gleichzeitig alle Bearbeitungsfelder von allen Parallelgruppen des aktuellen Semesters anzeigt. Hier können Sie nun Ihre Änderungen machen und mit einem Klick auf „Speichern“ übernehmen.
Wenn Sie mehrere Angaben für alle Parallelgruppen gleichzeitig ändern möchten, klicken Sie auf „Massenfeldsetzung“. Es erscheint ein neues Fenster (ähnlich dem oben), wo Sie Titel, Teilnehmeranzahl, Semesterwochenstunden und/
Hinweis: Alle eingegebenen Werte werden für alle Parallelgruppen übernommen. Wenn Sie in einem Feld keine Änderungen vornehmen wollen, so lassen Sie dieses leer oder, bei Auswahlfeldern, unverändert.
Mit einem Klick auf „Speichern“ werden die Änderungen übernommen und das Fenster wieder geschlossen.
Die Teilnahmemöglichkeit ist wichtig um sicherzustellen, dass ZOOM Meeting Links der Veranstaltung angezeigt werden. Dies geschieht nur, wenn eine der folgenden Teilnahmemöglichkeit in der Veranstaltung ausgewählt wurde: Digital live, Digital live & recoded, Präsenz/live & digital/
Unter den verschiedenen Teilnahmemöglichkeiten ist folgendes zu verstehen:
Diese Information wird auch angezeigt, wenn Sie auf das Info-Symbol im Grunddaten-Overlay klicken.
Sie finden die Einstellungen zum E-Learning unter der Registerkarte „E-Learning“ in der Veranstaltungsbearbeitung. Dort sehen Sie entweder einen Link und den Hinweis „Es existiert keine Zuordnung zu externen Systemen“. Das bedeutet, dass E-Learning für diesen Kurs noch nicht aktiviert ist. Oder Sie sehen den Hinweis „E-Learning Unterstützung (ILIAS) bereits aktiviert. Siehe unten.“ sowie eine Ansicht der Kurse und Gruppen mit verschiedenen Aktionsmöglichkeiten auf der rechten Seite.
Um ILIAS zu aktivieren, klicken Sie auf „Mit E-Learning-System verknüpfen“, klicken Sie im ersten Feld auf ILIAS und wählen Sie im zweiten Feld eine der angebotenen Optionen.
Option 1 legt für JEDE Parallelgruppe einen Kurs an, die Studierenden werden dann auf die Kurse verteilt. Option 2 legt EINEN Kurs an, dem alle Studierenden der Veranstaltung hinzugefügt, aber INNERHALB des Kurses auf mehrere Gruppen verteilt werden.
Tipp: Sollten Sie nur EINE Parallelgruppe haben, ist Option 1 die bessere Wahl!
Tipp: Sie können die ILIAS-Aktivierung wieder löschen, indem Sie hinten (bei Aktionen) auf die blaue Mülltonne klicken.
Hinweis! Sollten Sie z.B. Option 2 gewählt haben (Kurs wurde erstellt, eventuell auch schon Dateien hochgeladen) und würden sich dann umentscheiden und Option 1 wählen (Sie müssen zuerst die Zuordnung löschen, siehe unten, und dann die Verknüpfung neu für die Option 1 aktivieren), so wird der bereits erstellte Kurs archiviert und ein neuer Kurs erstellt. Sie können nicht auf die Dateien aus dem bestehenden (aber archivierten) Kurs zugreifen. Wenn Sie sich nun wieder umentscheiden, wird der archivierte Kurs wieder aktiviert (und die Inhalte sind wieder verfügbar), aber der neu erstellte Kurs wird nun ins Archiv verschoben. Es gibt also zwei Kurse, aber Sie können nie auf beide gleichzeitig zugreifen, da immer einer im Archiv ist.
Ist die Zuordnung erst einmal hergestellt, können (ähnlich wie für die Dozenten in Schritt 10a und Schritt 10b beschrieben) Personen hinzugefügt werden, die als Administratoren im ILIAS-Kurs eingetragen werden. Dozentinnen und Dozenten werden automatisch zu Administratoren, sie sind in der Spalte „Bereits zugeordnete Lehrpersonen“ zu sehen.
Wenn Sie (wie im Bild dargstellt) in der Zeile hinter „Veranstaltung“ auf das Icon klicken, werden die hinzugefügten Lehrpersonen dem KURS zugeordnet, bei allen anderen Icons bezieht sich die Zuordnung dann auf die GRUPPEN innerhalb eines Kurses.
Um die automatische Zuordnung der Teilnehmer zu ILIAS zu gewährleisten, sollte ein Beitrittsverfahren angehängt werden (Schritt 14), dann kann die Teilnehmerübertragung in ILIAS aktiviert werden.
Hinweis! Die Verknüpfung zu ILIAS muss mit jedem Semester erneuert werden!
Tipp: Weitere Informationen zu ILIAS, der Teilnehmerübertragung und deren Konfiguration finden Sie in unserer ausführlicheren Dokumentation zur E-Learning-Anbindung.
Das zweite Icon in der Zeile hinter dem Titel der Parallelgruppe öffnet die Übersicht zur Eingabe der parallelgruppenabhängigen, semesterabhängigen Details.
Hinweis! „Semesterabhängig“ bedeutet, dass sich die Informationen, mit jedem Semester ändern. „Parallelgruppenabhängig“ bedeutet, dass die Texte jeder Parallelgruppe unterschiedlich sind/
Es öffnet sich ein kleines Fenster. Wählen Sie zunächst aus der Drop-Down-Box das Feld aus, das Sie bearbeiten möchten.
Tipp: Das Sternchen in der Drop-Down-Box bedeutet, dass hier schon parallelgruppenabhängige Texte eingetragen wurden!
In der Bearbeitungsübersicht sehen Sie ganz links die veränderbaren parallelgruppenabhängigen Texte, in der Mitte die Texte, die für alle Parallelgruppen gelten (siehe Schritt 7). Ganz rechts sehen Sie die semesterunabhängigen Texte der Hülle (siehe semesterunabhängig).
Hinweis! Die hier getätigten Angaben werden in jedem Fall angezeigt, egal ob die anderen zwei Felder befüllt wurden oder nicht!
Die Studierenden sehen diese Informationen, wenn sie die Detailseite der Veranstaltung aufrufen und dort bei der jeweiligen Parallelgruppe auf die Lupe „Details einblenden“ klicken.
Wenn Sie, im Gegensatz (oder zusätzlich) zu den Angaben in Schritt 6, Informationen für alle Parallelgruppen gleichermaßen eintragen wollen, wählen Sie die Registerkarte Texte für alle Parallelgruppen. Klicken Sie dort auf das blaue i, bekommen Sie folgende, hilfreiche Informationen:
Wenn für das ausgewählte Semester ein semesterabhängiger Text für die Veranstaltung erfasst wurde, so wird dieser Text in der Detailseite ausgegeben und überschreibt damit die semesterunabhängige Angabe. Wurde kein semesterabhängiger Text erfasst, so wird der semesterunabhängige Text in der Detailseite ausgegeben.
Hinweis! Das bedeutet: Die hier eingegebenen Texte werden anstatt der semesterunabhängigen Texte der Hülle angezeigt! Wird also bei „Texte für alle Parallelgruppen“ nichts eingetragen, wird automatisch das angezeigt, was in der „semesterUNabhängigen“ Hülle der Veranstaltung eingetragen wurde (sofern denn etwas eingetragen wurde).
Die Registerkarte zeigt eine Übersicht über alle möglichen editierbaren Texte und deren Inhalte. Die (rechte) Spalte mit der Überschrift „Semesterunabhängiger Text“ enthält die Angaben, die in der Hülle getätigt wurden, also in jedem Semester gleich bleiben (siehe semesterunabhängige Inhalte). Links daneben werden Ihnen die semesterabhängigen, also variierenden Texte angezeigt, die Sie hier mit einem Klick auf den gelben Stift editieren können.
Es öffnet sich eine Bearbeitungsübersicht, wo Ihnen wieder die semesterunabhängigen Texte der Hülle sowie die veränderbaren Texte für alle Parallelgruppen angezeigt werden. Speichern Sie Ihre Eingaben und Änderungen mit einem Klick auf Speichern.
Auf der Detailansicht der Veranstaltung finden Sie die eingegebenen Texte unter dem Tab Grunddaten bei „Weitere Details“.
Hinweis! Um die Orientierung für internationale (Austausch)-Studierende im Portal2 zu erleichtern, bitten wir Sie, möglichst alle Angaben, die Sie für eine Veranstaltung machen, auch in Englisch einzutragen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die verschiedenen Stellen, an denen eine Übersetzung des eingegebenen Inhaltes möglich ist.
In den allgemeinen Grunddaten Ihrer Veranstaltung beziehungsweise der jeweiligen Parallelgruppe (siehe Erklärungen in Schritt 4) können Sie einen englischen Titel für die Veranstaltung erfassen. Klicken Sie dafür einfach auf die britische Flagge und es erscheint ein zusätzliches Feld für den englischen Titel. Außerdem können Sie hier angeben, wenn die Veranstaltung in Englisch gehalten wird!
Auch bei den parallelgruppenabhängigen Texten können Sie Übersetzungen der Texte eintragen. Wie in Schritt 6 beschrieben, öffnen Sie die Bearbeitung der Texte und Klicken Sie ganz unten auf die britische Flagge. Es erscheinen zusätzlich drei weitere Felder, von denen Sie hier allerdings wieder nur das erste bearbeiten können und die anderen beiden nur Hilfestellung sind, wenn dort bereits etwas eingetragen wurde.
Zu guter Letzt können Sie auch bei den parallelgruppenunabhängigen Texten (siehe Schritt 7) englische Angaben machen. Auch hier finden Sie ganz unten die britische Flagge, nach dem Klick erscheinen die gewohnten zusätzlichen Felder. Mit einem Klick auf die deutsche Flagge lässt sich die Anzeige wieder einklappen.
Die Terminübersicht finden Sie über die Registerkarte „Termine & Räume“ in der Veranstaltungsbearbeitung.
Hier können Sie alle (sofern denn bereits angelegten) Termine pro Parallelgruppe sehen. Um einen neuen Termin beziehungsweise eine neue Terminserie anzulegen, klicken dann auf die „Neuen Termin anlegen“-Option.
Im nun geöffneten, kleinen Fenster werden Sie zunächst nach der Parallelgruppe gefragt, für die dieser Termin gelten soll. Sobald Sie diese Angabe gemacht haben, erscheinen alle bisher für diese Parallelgruppe angelegten Termine sowie eine zusätzliche, leere Terminserie, die für Sie zum Ausfüllen bereit steht.
Hier müssen Sie nun den Rhythmus angeben, Sie können wählen zwischen wöchentlich, Einzeltermin, Blocktermin (in allen Variationen), 14-täglich, nur ungerade Wochen usw. Füllen Sie dann die restlichen Felder aus, und klicken Sie entweder auf „Speichern“ oder legen Sie mithilfe der leeren Terminfelder den nächsten Termin an.
Veranstaltungsrhythmen und deren Verwendung:
*) Bei Einzelterminen und Blockveranstaltungen werden Feiertage und Semester- bzw. Osterferien nicht berücksichtigt, d.h. eine Buchung ist möglich. Bei allen anderen Rhythmen werden an diesen Tagen keine Termine angelegt.
Hinweis! Wenn Sie bei Rhythmus „Wöchentlich“ auswählen, werden Sie zunächst aufgefordert, einen der Blöcke auszuwählen. Wollen Sie stattdessen „frei“ eine Uhrzeit eingeben, klicken Sie einfach auf den blauen Pfeil hinter der Auswahlbox. Bei allen anderen Rhythmen ist die „freie“ Eingabe Standard.
Bei allen anderen Rhythmen („Einzeltermin“, „Block“,...) müssen Sie zuerst ein Datum auswählen, bevor in der Dropdownbox auswählbare Blockzeiten erscheinen.
Hinweis! Uhrzeiten: Möchten Sie abweichend von den an der Universität Mannheim gewöhnlichen Blockzeiten andere Start- und Endezeiten eintragen, klicken Sie bitte auf den „blauen Pfeil“ rechts von der Dropdownbox. Dann erscheinen zwei normale Textfelder für die Eingabe der Start- bzw. Endezeit.
B1: 8:30 – 10:00
B2: 10:15 – 11:45
B3: 12:00 – 13:30
B4: 13:45 – 15:15
B5: 15:30 – 17:00
B6: 17:15 – 18:45
B7: 19:00 – 20:30
Hinweis! Wenn Sie beim Zeitraum einer Terminserie das Start- und Enddatum unverändert lassen, werden die Einzeltermine automatisch innerhalb der Vorlesungszeit angesetzt. Ferien sowie Feiertage werden dabei berücksichtigt.
Tipp: Wenn Sie dennoch einen (zusätzlichen) Termin an einem Feiertag, in den Ferien oder außerhalb der Semesterzeiten anlegen möchten, müssen Sie einen zusätzlichen Einzeltermin mit dem gewünschten Datum anlegen.
Über das Symbol können Sie die Terminserien bearbeiten:
(1) die konkrete Terminserie,
(2) alle Terminserien der Parallelgruppe gleichzeitig, oder
(3) mit vorheriger Auswahl, welche Parallelgruppen-Terminserien bearbeitet werden sollen.
Zusätzlich können Sie, (wenn gewünscht) eine Bemerkung zum Termin hinzufügen, die auf der Detailseite angezeigt wird.
Wenn Sie in der Terminübersicht auf das Plus klicken, werden Ihnen alle Einzeltermine in dieser Terminserie oder diesem Blocktermin angezeigt. Sie können so einzelne Termine bearbeiten, indem Sie beispielsweise einen Einzeltermin verschieben, ihm einen Ersatzraum oder -dozenten zuordnen, oder ihn ausfallen lassen. Nähere Informationen dazu finden Sie in Schritt 13.
Tipp: Verantwortliche Dozenten sind nicht unbedingt die Dozenten, die bei der Veranstaltung vor den Studierenden stehen und die Vorträge halten. Dies sind meist die durchführenden Dozenten (siehe Schritt 10 b). Der verantwortliche Dozent ist dagegen für die inhaltliche Planung der Vorlesung zuständig.
Hinweis! Manche Lehrstühle haben sich darauf geeinigt, als verantwortlichen Dozenten einer Veranstaltung immer den Lehrstuhlinhaber einzutragen, andere Lehrstühle haben dagegen andere Vereinbarungen getroffen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wen Sie als verantwortlichen Dozenten eintragen sollen, fragen Sie nach.
Tipp: Wählen Sie die Registerkarte „Semesterabhängige Veranstaltungen“ aus. Das Icon zur Bearbeitung von verantwortlichen Dozenten erkennen Sie am Symbol eines Männchens mit einem gelben Stern!
Weg 1: Sie klicken hinten auf das Dozenten-Symbol der jeweiligen Parallelgruppe. Die Änderungen, die Sie hier tätigen, werden nur für die ausgewählte Parallelgruppe eingetragen.
Weg 2: Sie klicken auf „Verantwortliche Dozentinnen/
Egal welchen Weg Sie nehmen, nach dem Klicken öffnet sich ein kleines Fenster, wo Sie nach einem Namen innerhalb einer bestimmten Organisationseinheit (optional) suchen können. Standardmäßig ist Ihre Organisationseinheit (die Ihrer Rolle) als Filter eingetragen. Wenn Sie Dozenten aus einer anderen Organisationseinheit zuordnen möchten (oder Sie sich nicht sicher sind), löschen Sie den Filter mit einem Klick auf die Mülltonne.
Tragen Sie dann den Namen der Lehrperson ein, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf „Suchen“. Erscheint Ihr gewünschter Dozent in der Suchergebnisliste unten/
Wie das Zuordnen von realen Personen funktioniert auch das Zuordnen von Personenplatzhaltern auf der nächsten Registerkarte.
Ganz oben sehen Sie alle aktuell zugeordneten verantwortlichen Dozenten, mit einem Klick auf die Mülltonne können Sie diese Zuordnung entfernen. Mithilfe der Pfeile können Sie die Reihenfolge bearbeiten, in der die Dozenten im Portal2 angezeigt werden.
Tipp: Sollte der gewünschte Dozent in der Liste nicht erscheinen, entfernen Sie die ausgewählte Organisationseinheit mit einem Klick auf die Mülltonne. Nun werden Ihnen Dozenten aus der ganzen Universität angezeigt. Diese Anzeige können Sie wiederum mit dem Eintragen des Namens in das Suchfeld einschränken.
Tipp: Durchführende Dozenten sind meist die Personen, die die Veranstaltung tatsächlich halten und durchführen. Deshalb werden Sie auch nicht einer Hülle oder einer Parallelgruppe zugeordnet, sondern einem Termin!
Wenn Sie noch einmal nachlesen wollen, wie verantwortliche Dozenten zugeordnet werden, klicken Sie sich zurück zu Schritt 10 a.
Sie klicken auf die Registerkarte „Termine & Räume“.
Weg 1: Klicken Sie hinten auf das Dozenten-Symbol der jeweiligen Parallelgruppe. Das Hinzufügen, Bearbeiten und entfernen von durchführenden Dozenten in dem kleinen Fenster funktioniert genauso wie in Schritt 10 a für den verantwortlichen Dozenten beschrieben.
Weg 2: Sie klicken bei der Parallelgruppe oben rechts über dem Termin auf „Verantwortliche/n Dozentin/
Hinweis! Wenn die Veranstaltung, die gerade bearbeitet wird, auch in die Lehrdeputatsberechnung eingeht, so werden dort die Vorschlagswerte für die hier als durchführend eingetragenen Dozenten berechnet.
Alle Zoom-Links in sämtlichen Veranstaltungen werden nur noch dann angezeigt, wenn in den Veranstaltungsdetails eine der folgenden Teilnahmemöglichkeiten ausgewählt wurde:
– Präsenz/live & digital/
– Digital live (not recorded)
– Digital live & recorded
– Präsenz & digital live – recorded
Mittlerweile ist es möglich im Portal² veranstaltungsindividuelle ZOOM-Meetings für die eigene Lehrveranstaltung direkt zu buchen. Das Stellen und Bestätigen einer Raumanfrage entfällt hierbei. Es stehen dafür 150 weitere ZOOM-Räume (ZOOM-Lehre-001 ... ZOOM-Lehre-150) zur Verfügung.
Um ein veranstaltungsindividuelles ZOOM-Meeting zu buchen, öffnen Sie die Bearbeitungsansicht () und wählen dort den Reiter „Termine & Räume“. Dort können Sie Termine anlegen und für bereits angelegte Termine bzw. Terminserien (ZOOM-) Räume buchen. Um ein ZOOM-Meeting für einen Termin anzulegen, klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf das Kalender-mit-Pfeil-Symbol .
Konnte das ZOOM-Meeting erfolgreich angelegt werden erscheint eine Bestätigung (grüner Kasten): | Konnte das ZOOM-Meeting nicht angelegt werden wird Ihnen ein Fehler angezeigt (roter Kasten): |
Ein Fehler entsteht meistens dann, wenn Sie versuchen für einen Termin in der Vergangenheit ein ZOOM-Meeting anzulegen. Das kann z.B. passieren, wenn Sie für eine Terminserie einen Termin anlegen wollen, der erste Termin der Serie aber bereits in der Vergangenheit oder weniger als 10 Minuten in der Zukunft liegt.
Hinweis! Haben Sie in Ihrer Terminserie einen Ausfall- bzw. Ausweichtermin, müssen Sie dafür einen Einzeltermin anlegen und für diesen Einzeltermin ein ZOOM-Meeting anlegen. Durch das Eintragen des Ausweichdatums wird nicht automatisch ein neuer ZOOM-Meeting Link generiert. Möchten Sie eine gesamte Terminserie ändern müssen Sie die Terminserie ausfallen lassen , eine neue Terminserie anlegen und dann ein neues ZOOM-Meeting anlegen .
Tipp: Soll die Veranstaltungszeit von den regulären Blockzeiten abweichen, haben Sie die Möglichkeit beim Anlegen eines neuen Termins die „manuelle Zeiteingabe“ zu verwenden. Klicken Sie dazu auf das Pfeil-nach-rechts-Symbol . Dadurch ändert sich das Layout so, dass Sie die Start- und Endzeit des Termins manuell festlegen können .
Wie Sie dann auf den ZOOM-Meetinglink zugreifen können ist im Abschnitt „Zugriff auf veranstaltungsindividuelle ZOOM-Meetinglinks“ zu lesen.
Bei „Semesterabhängige Veranstaltungen“ sehen Sie direkt auf einen Blick, wie vollständig Ihre Raumanfragen sind:
Tipp: Bevor Sie einen Raum suchen, ist es sinnvoll, sich zunächst einige Dinge klar zu machen:
Fall 1: Sie möchten für eine bestehende Veranstaltung mit Terminserie eine Raumanfrage stellen.
Die detaillierte Raumsuche finden Sie unter der Registerkarte „Termine & Räume“ in der Veranstaltungsbearbeitung. Klicken Sie beim gewünschten Termin unter „Aktionen“ auf die Tür mit der Lupe.
Es öffnet sich eine neue Seite mit einer Eingabemaske, in der manche Felder automatisch ausgefüllt wurden.
Im oberen Teil können Sie die Suchauswahl einschränken, z.B. auf ein Gebäude. Am gebräuchlichsten ist sicherlich die Eingabe einer Raumbezeichnung.
Grüne Markierung: Bitte benutzen Sie für die Suche sogenannte Platzhaltersymbole (bspw. „o*15“; siehe auch „Informationen“, blaues i)
Blaue Markierung: Die Sitzplatzanzahl wird automatisch mit dem Wert „erwartete Teilnehmerzahl“ gefüllt (Standard: ">=1“).
Rote Markierung: Achten Sie unbedingt darauf, dass die Auswahl in der Filter-Box auf „Freie anfragbare Räume“ steht.
Markieren Sie alle Räume mit einem Häkchen, die angefragt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf „Ausgewählte Räume anfragen“.
In der Terminübersicht sehen Sie Ihre Anfrage nun als gelben Kreis. Wenn Sie auf den Kreis klicken, können Sie Ihre Raumanfrage einsehen und zurückziehen.
Tipp: Wie Sie Ihre Raumanfragen bearbeiten und auch wieder zurückziehen können, erfahren Sie im nächsten Schritt (Schritt 12).
Fall 2: Sie wissen, welchen Raum Sie belegen wollen, nur noch nicht ob und wann dieser frei ist.
„Organisation" > „Räume und Gebäude" > „Raumpläne anzeigen“
Geben Sie den Namen des Raumes an, den Sie gerne buchen würden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie auch nach dem Gebäude suchen und dann in der erscheinenden Liste Ihren gewünschten Raum auswählen, indem Sie auf die Lupe ganz rechts klicken. In dieser Übersicht sehen Sie auch die Raumnutzungsart und die Anzahl der Sitzplätze.
Nachdem Sie auf die Lupe geklickt haben, erhalten Sie einen Überblick wie bei einem Stundenplan. Am besten wählen Sie unter Wochenauswahl die Vorlesungszeitansicht aus, sofern Sie einen Raum für eine regelmäßige Veranstaltung im Semester suchen. Bei einem Einzeltermin können Sie aber auch direkt die Woche auswählen, in der die Veranstaltung stattfinden soll. Klicken Sie dann auf Anzeige aktualisieren.
Im angezeigten Raumplan sehen Sie gleich, zu welchen Terminen der Raum noch nicht gebucht wurde.
Hinweis! Achtung!
Vergewissern Sie sich immer, indem Sie in den einzelnen betreffenden Wochen nachsehen!
Tipp: Warum erscheint mein gewünschter Raum nach der Raumsuche nicht in der Trefferliste?
Raum mit Hörsaal-PC
Um hybride Veranstaltungen durchzuführen können Sie einen Raum buchen, in dem zeitgleich ein ZOOM-Meeting auf dem Hörsaal-PC stattfindet. Um einen Raum mit einer entsprechenden technischen Ausstattung zu buchen, gehen Sie vor wie bei der normalen Raumbuchung (beschrieben im vorherigen Abschnitt). Bitte schränken Sie hierfür aber in der detaillierten Raumsuche die Suchauswahl ein. Wählen Sie im Drop-Down-Menü bei „Gebäude“ die Kategorie „Corona-Gebäude“ und klicken dann auf „Suchen“.
Ihnen werden dann unter „Gefundene Räume“ alle Räume angezeigt, die der Kategorie „Corona-Gebäude“ zugeordnet sind. Einige dieser Räume haben in ihrer Bezeichnung die Ergänzung "+ ZOOM“. Das bedeutet, dass diese Räume über eine technische Ausstattung verfügen, die eine hybride Veranstaltung ermöglicht. Wenn Sie einen Raum buchen, der die Ergänzung "+ ZOOM“ in seiner Bezeichnung trägt, wird das ZOOM-Meeting nach Bestätigung der Raumbuchung automatisch mit angelegt. Wie Sie auf diesen ZOOM-Meetinglink zugreifen können wird im Abschnitt „Zugriff auf veranstaltungsindividuelle ZOOM-Meetinglinks“ beschrieben.
Im Hörsaal können Sie das ZOOM-Meeting am Hörsaal-PC starten, in dem Sie dort die gewünschte Veranstaltung auswählen.
Raum ohne Hörsaal-PC
Sie können eine Präsenzveranstaltung mit ZOOM-Meeting auch in einem Raum ohne entsprechende Hörsaalausstattung (also mit Ihrem eigenen Laptop) durchführen. Dazu müssen Sie im Portal² zunächst den physischen Raum wie gewohnt buchen (siehe Anleitung „Präsenzveranstaltung ohne ZOOM-Meeting“). Für die Buchung und Anzeige des ZOOM-Meetings muss eine weitere Terminserie in der Veranstaltung angelegt werden, wie unter „Raum für virtuelles Meeting“ beschrieben. Wie Sie dann auf den ZOOM-Meetinglink zugreifen können ist im folgenden Abschnitt „Zugriff auf veranstaltungsindividuelle ZOOM-Meetinglinks“ zu lesen.
Die Links zu den Meetings werden im Portal² auf der Detailseite der Veranstaltung (Reiter „Parallelgruppen/Termine" > „Einzeltermine anzeigen“ oder „alle Meetinglinks anzeigen“).
Zunächst muss im Overlay der Datenschutzerklärung zugestimmt werden. Erst danach werden die Meetinglinks überhaupt angezeigt.
Der Link zum Eröffnen des Meetings als Host wird aus Sicherheitsgründen erst 60 Minuten vor Beginn der Veranstaltung erzeugt und angezeigt. Außerdem wird der Link alle 115 Minuten nach seiner letzten Aktualisierung neu generiert. Bitte wählen Sie „Zoom-Meeting als Host eröffnen“, wenn Sie die Moderation der Veranstaltung übernehmen möchten. Diese Option wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie als Lehrperson für die Veranstaltung eingetragen sind oder eine administrative Rolle für die Organisationseinheit haben, der die Veranstaltung zugeordnet ist.
Ein Beitreten des Meeting als „normale“ Teilnehmende ist max. 10 Minuten vor Beginn des eigentlichen Meetings möglich bzw. bei vorzeitigem Eröffnen sofort.
Tritt man als Lehrperson dem Meeting nur bei (anstatt es als Host zu eröffnen), kann die Moderation innerhalb des Zoom-Meetings mit der bekannten Host-PIN angefordert werden.
Findet Ihre Lehrveranstaltung in einem Hörsaal statt (hybrid), können Sie das ZOOM-Meeting am Hörsaal-PC starten, in dem Sie dort die gewünschte Veranstaltung auswählen.
Eine allgemeine Anleitung für die Nutzung von ZOOM finden Sie unter https://www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/zoom/
Wenn Sie Ihre bisher gestellten Raumanfragen bearbeiten, zurückziehen oder einfach noch einmal überblicken möchten, finden Sie unter Lehrorganisation > Meine Raumanfragen eine Zusammenfassung all ihrer Raumanfragen pro Semester. Das Semester können Sie mithilfe der Dropdown-Box auswählen und ändern.
In chronologischer Reihenfolge sehen Sie alle Raumanfragen eines Semesters inklusive Informationen über die Veranstaltung und den Status der Raumanfrage. Die verschiedenen Farben zeigen Ihnen an, ob Sie Ihre Raumanfrage zurückgezogen haben, oder ob sie abgelehnt beziehungsweise bestätigt wurde.
Ist Ihre Raumanfrage noch offen, also wurde sie noch nicht bearbeitet, können Sie die Raumanfrage mit einem Klick auf die durchgestrichene Tür in der Aktionen-Spalte zurückziehen.
Tipp: Die gleiche Ansicht und die gleichen Aktionsmöglichkeiten wie hier erhalten Sie für die Raumanfragen eines Termins einer bestimmten Terminserie auch, wenn Sie bei der Veranstaltung bei „Termine und Räume“ auf das Kreis-Icon klicken, das mit seiner Farbe den Status Ihrer Anfrage anzeigt!
Tipp: Nicht immer läuft während dem Semester alles wie geplant. Es kann passieren, dass ein Termin ausfällt, verschoben werden muss oder der Dozent vertreten wird. Für diese Fälle finden Sie auf dieser Seite Hinweise, wie Sie damit umgehen können.
Klicken Sie in der Veranstaltungsbearbeitung auf die Registerkarte Termine & Räume. Wenn Sie einen Regeltermin angelegt haben, können Sie über das Plus die Auflistung aller Einzeltermine der Serie anzeigen lassen.
In der Aktionsspalte finden Sie zu jedem Einzeltermin vier Bearbeitungsoptionen. Von links nach rechts finden Sie hier:
Alle gespeicherten Änderungen werden farblich markiert. Bemerkungen, Ausweichräume oder Vertretungsdozenten werden in grün gekennzeichnet, Ausfalltermine in rot. Ausfalltermine können mit einem Klick auf das hintere Kalendersymbol wieder aktiviert werden.
Die Studierenden sehen diese Änderungen (wie Sie) auf der Detailseite. Ein gelbes Warnsymbol vor der Terminserie weißt dabei auf Änderungen oder Unregelmäßigkeiten in der Terminserie hin. Ausfalltermine werden direkt aufgelistet. Die genauen Änderungen können mit einem Klick auf „Einzeltermine anzeigen“ (rote Markierung oben) angezeigt werden. Ausfalltermine und geänderte Uhrzeiten werden in der Einzelterminübersicht farblich hervorgehoben.
Die Bemerkung oben (grüne Markierung) ist die Bemerkung zur Terminserie und kann wie in Schritt 9 beschrieben geändert werden.
Hinweis! Achtung!
Wenn Sie einen Ausfalltermin wieder aktivieren wollen, müssen Sie die Raumanfrage für die gesamte Terminserie neu stellen!
Hinweis! Um die Veranstaltungsbelegung möglich zu machen, müssen zu jeder Veranstaltung Zeiträume zugeordnet werden. Diese Zeiträume beschreiben, wer dazu befähigt ist, wann etwas zu tun. Weitere Informationen finden Sie in den Dokumentationen zu den verschiedenen Zeiträumen und zu den Belegungseinstellungen im Allgemeinen.
Klicken Sie auf den Reiter „Zeiträume“ und danach auf „Neue Zeitraumgruppe zuordnen“.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun nach Zeitraumgruppen suchen können. Sie können Sich Zeitraumgruppen wie eine Mappe vorstellen, die mehrere Blätter enthält: Informationen zur Belegung, zur Verteilung und zur Belegungsbearbeitung. Jedes dieser Blätter hat eigene Attribute und ist für jeweils andere Nutzer wichtig. Die Belegung ist der wichtige Zeitraum für die Studierenden, denn in diesem Zeitraum können sie sich für die Veranstaltung anmelden. Die Verteilung ist für die Studienkoordinatorinnen und Studienkoordinatoren sowie für das Portal2-Team wichtig, um die Studierenden nach der Belegung auf eventuell mehrere Parallelgruppen/Veranstaltungen zu verteilen. Die Belegungsbearbeitung geht meist über das ganze Semester und ermöglicht es der Verwaltung, Studierende unabhängig der anderen Zeiträume zu der Veranstaltung per Hand zuzulassen oder sie davon abzumelden.
In dem neuen Fenster können Sie nun nach bestimmten Zeitraumgruppen suchen, indem Sie beispielsweise in der Bezeichnung nach Ihrer Fakultät suchen, denn die Zeitraumgruppen sind meist mit dem Kürzel der Fakultät/Studiengänge benannt (PHIL, JURA, BWL, PSYCHO, SOWI, VWL, WIM, WIPÄD). Oder Sie suchen nach Ihrer bevorzugten Belegungsmethode (die Sie hier alle noch einmal im Überblick finden). Sollten Sie keinen passenden Zeitraum finden oder Fragen zur Verwendung und Zuordnung der Zeitraumgruppen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!
Wenn Sie eine Zeitraumgruppe angehängt haben, können Sie mit einem Klick auf das Plus vor der Zeitraumgruppe die verschiedenen zugeordneten Zeiträume einsehen und vor allem auch die Zeitspannen kontrollieren, für die die verschiedenen Aktionen aktiv sind.
Wenn Sie dann eine passende Zeitraumgruppe gefunden haben, wählen Sie sie über den Haken aus und klicken Sie auf „Zuordnung aktualisieren“. Die Zeitraumgruppe wird nun der Veranstaltung zugeordnet und sobald die Zeiträume aktiv sind, können sich die Studierenden für die Veranstaltung anmelden. Je nach Art der Zeiträume sind sie dann direkt zugelassen oder sie bleiben angemeldet, solange bis sie (z.B. per Losverfahren o.Ä.) verteilt werden.
Tipp: Oft sind die Studierenden irritiert, wenn sie für einen Teil der Veranstaltungen an einem Belegungsverfahren teilnehmen können und für die restlichen Veranstaltung nicht. Deshalb empfehlen wir (gerade für nicht-zulassungsbeschränkte Veranstaltungen) eine sog. „Echtzeitbelegung“. Die Studierenden belegen die Veranstaltung und werden ohne weiteres Zutun Ihrerseits zugelassen. Die Echtzeitbelegung aktivieren Sie, indem Sie der Veranstaltung den Zeitraum „UMA Echtzeitbelegung ZU HWS“ oder „UMA Echtzeitbelegung ZU FSS“ auswählen. Dann können die Studierenden im jeweiligen Zeitraum der Veranstaltung beitreten und/
Bspw. für das HWS 2019 vom 01.08.2019 – 20.12.2019:
Bspw. für das FSS 2020 vom 15.01.2020 – 15.06.2020:
In der Veranstaltungsbearbeitung finden Sie auch den Reiter „Links“. Hier können Adressen von Internetseiten gepflegt werden.
Auf der Detailseite (im Reiter Grunddaten) wird dann die Beschreibung angezeigt, wenn man dort drauf klickt, wird man zur Internetadresse weitergeleitet, die man als Link eingetragen hat.
Tipp: Unter dem Reiter Interne Notizen können (zurzeit nur) von Studiengangskoordinatoren Notizen zur Veranstaltung hinzugefügt und bearbeitet werden, die allerdings wiederum nur von anderen Studiengangskoordinatoren eingesehen werden können.
Von der Veranstaltungsbearbeitung oder der Detailseite führt der Link „Semesterunabhängige Veranstaltung anzeigen“ zum sogenannten Curriculum Designer. Hier können semesterunabhängige Informationen geändert werden, als die Informationen der Hülle, die sich über die Semester hinweg NICHT ändern.
Dazu zählt beispielsweise der Titel (1) der Veranstaltung, die Veranstaltungsart (2) und die Lehrsprache (3) der Veranstaltung. Außerdem können die semesterunabhängigen Texte bearbeitet werden.
Die Veranstaltungsarten (2) sind entweder öffentlich (Lehrdeputat anrechenbar) oder nicht-öffentlich (Lehrdeputat nicht anrechenbar):
öffentlich | nicht-öffentlich |
Anmeldung, Arbeitsgemeinschaft, Blockseminar, Blockveranstaltung, Doktorandenseminar, Einführungsveranstaltung, Exkursion, Forschungsseminar, Fort-/Weiterbildung, Führung, Gastvortrag, Hauptseminar, Hochschulsport, Kolloquium, Kurs, Labor, Master-Seminar, Oberseminar, Orientierungsveranstaltung, Praktikum, Praktische Übung, Projekt, Projektgruppe, Projektseminar, Propädeutikum, Proseminar, Schulung, Seminar, Sonderveranstaltung, Sonstige Lehrveranstaltung, Sprachkurs, Tutorium, Übung, Vorlesung, Vorlesung mit Übung, VPn-Stunden, Wissenschaftliche Übung, Workshop, Zusatzübung | Baumaßnahme, Betreuung Abschlussarbeiten, interne Veranstaltung, keine Veranstaltung, Nicht-öffentliche Veranstaltung |
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Auf der Detailseite finden Sie diese Eingaben direkt auf der ersten Seite unter „Grunddaten“.