Hinweise zu Zoom für die Moderation

Klären Sie vor der Einladung zu einer Veranstaltung, ob die zu erwartenden Inhalte für Zoom geeignet sind. Insbesondere vertrauliche Treffen, wie Personal- oder Beratungs­gespräche, sind bevorzugt in Präsenz durchzuführen. In Rücksprache mit den teilnehmenden Personen kann jedoch auch für diese Art von Gesprächen Zoom genutzt werden. Alternativ steht für Treffen mit kleinen Gruppen auch andere Softwarelösungen wie Microsoft Teams oder BigBlueButton zur Verfügung.

Lassen Sie die Informationen für die Teilnahme gezielt nur den gewünschten Personen zukommen. Eine Veröffentlichung der Informationen auf der Webseite oder bei Sozialen Medien ist nicht gestattet.

Bei der Weitergabe des Links ist darauf zu achten, dass die eingeladenen Personen Zugriff auf die Zoom Nutzungs­bedingungen haben. Durch die Teilnahme an der Veranstaltung werden diese konkludent akzeptiert. Verwenden Sie für die Weitergabe der Nutzungs­bedingungen diesen Link: https://www.uni-mannheim.de/it/nutzungsbedingungen/zoom-vorgaben/.

Bitte beachten Sie: Ausnahme bezüglich pseudonymisierten Namens sowie Übertragung von Kamera und Mikrofon stellt die Teilnahme an Lehr­veranstaltungen dar, deren Leistungen und Bewertung auf Grund von einer aktiven Teilnahme erfolgt (zum Beispiel Seminare). Hier können ein Klarname und die Übertragung von Bild und Ton vorausgesetzt werden.

Eine Handreichung für die teilnehmenden Personen inklusive empfohlener Voreinstellungen finden Sie unter Empfehlungen für die Teilnahme.

Sollten sich bei der Zoom-Veranstaltung unerwünschte Personen eingeloggt haben, können Sie diese wie folgt entfernen:

• gehen Sie auf die Teilnehmerliste
• wählen Sie den entsprechenden Teilnehmer aus
• klicken Sie auf „Teilnehmer entfernen“.

Die Person wird daraufhin aus der Veranstaltung entfernt und kann sich nicht mehr einloggen. Erst nach einer expliziten Freigabe durch den IT-Support ist es wieder möglich, an einer Zoom-Veranstaltung teilzunehmen.

Wie in den Nutzungs­bedingungen beschrieben, darf keine Aktivierung der Aufzeichnung ohne das entsprechende Einverständnis der teilnehmenden Personen durchgeführt werden. Dies sind urheberrechtliche und datenschutz­rechtliche Anforderungen und die teilnehmenden Personen haben das Recht eine Aufnahme abzulehnen.

Die Aufnahme ist nur bei Vorlesungen zulässig. Entsprechend darf bei Lehr­veranstaltungen des Typs Seminar sowie Übungen und Tutorien keine Aufnahme erfolgen.

Bitte berücksichtigen Sie folgende Punkte bezüglich der Ankündigung und Durchführung einer Aufnahme:

• Weisen Sie deutlich darauf hin, dass Sie nun die Aufnahme starten werden und dass die teilnehmenden Personen das Mikrofon und die Kamera ausschalten können. Wir empfehlen folgende Formulierung:

„Ich werde jetzt die Aufnahme starten. Wenn Sie nicht Teil der Aufnahme sein wollen, können Sie die Kamera- und Audioübertragung beenden sowie den Anzeigename ändern. Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, die Veranstaltung zu verlassen.“

• Die Teilnehmenden dürfen ein Pseudonym verwenden, Sie müssen keine Kamera einschalten. Vorlagen für eine diesbezügliche „Netiquette“-Folie in PowerPoint, die Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können, finden Sie in ILIAS.
• Starten Sie die Aufnahme erst, nachdem alle teilnehmenden Personen eingetroffen sind und weisen Sie Nachzügler auf die Aufnahme hin.
• Nehmen Sie die Hinweise zur Aufzeichnung auch in den Folien für die Veranstaltung auf.
• Nennen Sie während der Aufnahme niemanden beim Namen und benennen Sie keine personenbezogenen Daten. Sollte eine teilnehmende Person aktiv mit Ihnen interagieren, ist dies jedoch akzeptabel.
• Als Alternative zur Wortmeldung sollten den Teilnehmenden auch die Möglichkeit gegeben werden, im Chat Fragen zu stellen. Nennen Sie aber auch hier keine Namen.
• Nehmen Sie im Präsentations­modus auf - der Chatverlauf und die Teilnehmerliste sind dann nicht im Bild zu sehen, auch, wenn Sie diese für sich einblenden. Als Bild sollte nur Ihres zu sehen sein. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Wie nehme ich Zoom-Veranstaltungen auf?
• Melden sich Teilnehmende zu Wort, darf die Wortmeldung mit aufgezeichnet werden. Gleiches gilt, wenn der Studierende seine Kamera an lässt und dann bei der Wortmeldung zu sehen ist.
• Sind Studierende zu sehen oder zu hören, darf die Aufnahme nur für das aktuelle Semester und die betreffende Lehr­veranstaltung verwendet werden. Falls Sie eine Aufzeichnung machen möchten, die Sie auch in späteren Semestern noch verwenden können, stellen Sie bitte sicher, dass keine Daten der Studierenden sichtbar sind. Dies kann auch durch späteres Herausschneiden der Studierenden erfolgen.
• Weisen Sie auf das Ende der Aufzeichnung hin.

Da bei Aufzeichnungen von Zoom-Veranstaltungen, im Gegensatz zu den klassischen Aufzeichnungen von Vorlesungen ohne Publikum, potenziell personenbezogene Informationen mit aufgenommen werden, sind diese Aufzeichnungen ausschließlich in ILIAS zu speichern und darüber bereitzustellen.

Mit dem Speichern der Veranstaltung wird eine Video-Datei auf Ihrem lokalen Rechner abgelegt. Diese Datei ist, nach dem Upload in ILIAS, vollständig und endgültig zu löschen.

Sollte eine Speicherung und Veröffentlichung außerhalb von ILIAS notwendig sein, ist dies mit Begründung zu dokumentieren und ein Konzept für die Speicherung zu erarbeiten. Hierbei muss die Speicherung außerhalb von ILIAS zwingend für die Dienstaufgabenerfüllung des Veranstalters beziehungs­weise der Universität erforderlich sein. Die Verantwortung liegt bei der Person, die auch die fach­liche Verantwortung für die Durchführung der Veranstaltung hat.

Folgende Punkte haben sich für die Durchführung von Zoom-Veranstaltungen als hilfreich erwiesen:

• Nur das Mikrofon der aktuell vortragenden Person ist aktiv. Dies vermeidet einen hohen Geräuschpegel. Weisen Sie gegebenenfalls darauf hin oder nutzen Sie die Möglichkeit als moderierende Person Video- oder Audioübertragung von teilnehmenden Personen zu beenden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Wie moderiere ich ein virtuelles Treffen?
• Bei Problemen mit der Videoübertragung sollten nur die aktuell Vortragenden, ihre Videofunktion ausschalten. Dies verhindert, dass das Netzwerk zu sehr belastet wird, was ein Grund für eine schlechte Qualität von Audio und Video sein kann.
• Sollte bei einer teilnehmenden Person im Bild etwas Persönliches zu sehen sein, weisen Sie die Person unauffällig (bspw. über eine private Chatnachricht) darauf hin.
• Bei größeren Veranstaltungen empfiehlt es sich Unterstützung für die Moderation zu holen und einen „Co-Host“ zu benennen, der bei der Durchführung der Veranstaltung unterstützt. Insbesondere für die Aufsicht der teilnehmenden Personen und die Überwachung des Chats.

Eine Datenpanne liegt vor, wenn Informationen aus der Veranstaltung an Dritte gelangen. Dies kann

• durch Beitritt von unbefugten Personen passieren, 
• wenn die Informationen zu der Veranstaltung über nicht autorisierte Kanäle veröffentlicht werden, 
• eine Aufzeichnung ohne Einwilligung der Betroffenen geschieht.

Auch wenn Sie nur einen Verdacht haben, dass es zu einer Datenpanne gekommen sein könnte, halten Sie bitte Rücksprache mit dem IT-Support.

Bitte berücksichtigen Sie noch folgende Hinweise zu Zoom:

• Teilnehmende Personen sehen nur den Chatverlauf ab dem Zeitpunkt des Beitritts. Der Chatverlauf wird nicht gespeichert und verfällt nach Beendigung der Veranstaltung. Die Texte können auch nicht herauskopiert werden. Dies verhindert jedoch nicht, dass eine Bildschirmaufnahme gemacht werden kann. Achten Sie daher auf Ihre Ausdrucksweise im Chat.
• Ein Zuschalten per Telefon ist bei Zoom ebenfalls möglich.