UNIT Updates zur Corona-Lage

Die Software Zoom steht allen Beschäftigten für interaktive Vorlesungen und virtuelle Meetings mit externen Personen zur Verfügung. In virtuellen Räumen können interaktive Vorlesungen oder digitale Meetings mit externen Personen gehalten werden. Die Reservierung der virtuellen Räume funktioniert analog zu der Reservierung der realen Räume über Portal². Ausführliche Informationen finden Sie in unserer Zoom-Anleitung.
Bitte lesen Sie auch die Handreichungen für:

• Moderation
• Teilnahme
• Konfiguration

Test-Vorlesung
Um sich mit der Technik und der Benutzung vertraut zu machen, können Sie in Zoom Test­veranstaltungen nutzen. Hierzu wurden in Portal² für jede Fakultät beziehungs­weise Abteilung eine semesterunabhängige Veranstaltung angelegt. Die Test­veranstaltungen haben die Bezeichnung „ZOOM Test­veranstaltung“ und dann das Kürzel der jeweiligen Fakultät oder Abteilung. Weitere Infos finden Sie in unserer Zoom-Anleitung.

Digitale Lehre nur in zentralen Zoom-Räumen

Zoom-Lizenzen für alle Beschäftigten

Erweiterte Sicherheitseinstellungen ab 1. September 2020

Als einheitliche Kommunikations- und Kollaborations­plattform wurde für die Beschäftigten der Universität Mannheim die Cloud-Lösung Microsoft 365 eingeführt. Neben Teams sind weitere Anwendungen verfügbar, welche die Zusammenarbeit erleichtern und effizienter gestalten. Wir sind dabei, dieses Angebot sukzessive zu erweitern. Welche Anwendungen aktuell verfügbar sind und wie Sie sich dafür anmelden, erfahren Sie unter Microsoft 365 für Beschäftigte.

Speziell für Studierende der Universität Mannheim gibt es eine eigene Microsoft 365 Instanz. Informationen dazu finden Sie unter Microsoft 365 für Studierende.

Für eine optimale Versorgung mit Unterrichtsmaterialien und Vorlesungs­aufzeichnungen, kann das an der Universität Mannheim etablierte eLearning-System ILIAS benutzen werden.

Sie können das Erstellen eines ILIAS-Kurses bequem per Klick über das Veranstaltungs­management im Portal² erledigen. Ihre Teilnehmer/-innen können unkompliziert die Veranstaltung im Portal² belegen und werden automatisch nach ILIAS übertragen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter E-Learning-Anbindung in Portal². Falls Sie für Ihre Veranstaltung im Portal² noch keine Belegung für Studierende ermöglicht haben, finden Sie unter Belegungs­einstellungen in Portal² weitere Informationen. 

Weitere Informationen zum Thema Vorlesungs­aufzeichnungen finden Sie unter Vorlesungs­aufzeichnungen.

Prüfungen
Für Prüfungen im OpenBook Format und mündliche Prüfungen wurde eine neue ILIAS-Prüfungs-Instanz eingeführt. Hierfür wurde das System mit umfangreichen Ressourcen ausgestattet und wird nun systemseitig permanent überwacht.

Forum für Fragen
Wir möchten Sie außerdem auf unser Forum innerhalb der Austauschplattform hinweisen, in welchem Lehr­ende an der Universität Fragen speziell zu ILIAS, Teams und Zoom stellen können. Moderiert wird dieses von der Universitäts-IT in Zusammenarbeit mit dem HDZ.

Mit unserem VPN-Service können Sie sich von zuhause aus in das universitäre Netz einwählen und auf Ihre Laufwerke zugreifen. Eine Step-by-Step-Anleitung finden Sie hier.

Um noch mehr Beschäftigten die Möglichkeit zu bieten, von zuhause aus auf das universitäre Netzwerk zuzugreifen, wurde die Anzahl der VPN-Verbindungen deutlich erhöht.  

Der Speicherplatz des Mailservers wurde durch die vemehrte Kommunikation über E-Mail deutlich erhöht.

Die Webmail-Programme der Universität Mannheim können Sie wie gewohnt unter folgenden Adressen abrufen:

Web-Mail System für Beschäftigte: https://staff.webmail.uni-mannheim.de

Web-Mail System für Professoren: https://staffmail.uni-mannheim.de/login.php

Web-Mail System für Studierende: https://students.webmail.uni-mannheim.de/login.php

Nachdem bereits mündliche Prüfungen an der Universität Mannheim über BigBlueButton abgewickelt werden können, steht seit 12. Mai 2020 eine weitere Instanz für alle zum Einsatz bei Beratungs- und Vorstellungs­gesprächen oder Berufungs­kommissionen zur Verfügung. Eine ausführliche Anleitung zu BigBlueButton finden Sie unter https://www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/bigbluebutton.

Das Rektorat hat entschieden, eine Campuslizenz der Plagiatssoftware „Urkund“ zur Nutzung durch alle Fach­bereiche anzuschaffen. Dies ist inzwischen erfolgt und die Software Urkund steht campusweit zur Verfügung. Die ILIAS Integration ist geplant, steht aber frühestens ab August 2020 zur Verfügung. Die bereits genutzte Antiplagiatssoftware Turnitin kann weiterhin genutzt werden.

Eine Einführung in die Software Urkund erhalten Sie im folgenden Tutorial :

• Deutsch
• Englisch 

Weitere Informationen zum Ablauf finden Sie außerdem im ILIAS Lernmodul.

Das Video-Conferencing-Tool DFNconf des Deutschen Forschungs­netzes (DFN) ist bereits seit einiger Zeit  bei Beschäftigten und Lehr­enden der Universität im Einsatz. 

Nachdem es durch den starken Anstieg an Videoteilnehmern in den letzten Wochen vermehrt zu Einschränkungen kam, wurde die Plattform ausgebaut und die Zahl der Konferenzknoten deutlich erhöht. Somit steht DFNconf für virtuelle Meetings in kleinen Gruppen mit wenig Teilnehmern wieder zur Verfügung. Wir empfehlen DFNconf zudem für digitale Vorstellungs­gespräche.

Als Lösung für die online­basierte Lehre kann der Dienst momentan noch nicht verwendet werden, da mit der derzeit eingesetzten technischen Plattform die absehbare Anzahl der Nutzer nicht bewältigt werden kann.

Weitere Informationen finden Sie im Newsticker des DFN.

Für die Aufzeichnung von Veranstaltungs­inhalten hat die Universitäts-IT 50 Lizenzen für die Software Camtasia erworben.

Camtasia setzt eine gewisse Erfahrung mit Videoschnitt voraus, zudem können wir derzeit nur eine limitierte Anzahl anbieten. Wir bitten Sie daher genau abzuwägen, inwieweit die Software für Sie erforderlich ist und eingesetzt werden kann oder ob auch weitere Optionen (wie unter Vorlesungs­aufzeichnung beschrieben) für Sie in Frage kommen. Wir bitten um Verständnis, dass jeder Lehr­stuhl zunächst nur maximal eine Lizenz erhalten kann.

Für die Bestellung füllen Sie bitte das Formular unter Softwarebeschaffung aus und schicken Sie dieses bitte per E-Mail mit dem Betreff „Camtasia Uni Lizenz – LS XXX“ unter Angabe Ihres Lehr­stuhls an software-beschaffung uni-mannheim.de.

Während einige Mitarbeiter bereits mit dem Arbeiten im Home Office vertraut sind, ist es für andere eine noch ungewohnte Situation. Unser Team für Informations­sicherheit gibt Ihnen auf der Seite „Sicherer Arbeits­platz“ wichtige Hinweise, wie Sie Ihren Arbeits­platz zuhause sicher gestalten und mit universitären Informationen ordnungs­gemäß umgehen.

Microsoft 365-Instanz für Studierende
Mit der Einführung einer eigenen Microsoft 365-Instanz für Studierende bietet die Universität die Möglichkeit, die Zusammenarbeit innerhalb von selbst organisierten Lern­gruppen auch unabhängig vom Standort effektiv zu gestalten. Neben MS Teams als Kommunikations­plattform steht den Studierenden zudem OneDrive mit 1 TB Cloud-Speicher, eine Cloud Version von Office 365 mit Word, Excel und PowerPoint, das digitale Notizbuch OneNote sowie Lists zum Strukturieren ihrer Aufgaben zur Verfügung. Weitere Infos unter Microsoft 365 für Studierende.

Auch für die Lehr­enden arbeiten wir daran, die Nutzung von Microsoft 365 attraktiver zu gestalten. So werden im nächsten Schritt die aktuell noch getrennten Instanzen von M365 zusammengeführt und voraussichtlich auch einige Apps zur produktiven Nutzung freigegeben.

Live Zoom-Support
Ab sofort steht Ihnen an Werktagen zwischen 8 und 16 Uhr ein live ZOOM-Support durch unsere Kolleginnen und Kollegen zur Verfügung. Sie erreichen den Support bevorzugt telefonisch über die Hotline -2000 (von extern: +49 621 181–2000), alternativ per E-Mail an itsupport uni-mannheim.de– beachten Sie aber bitte, dass eine Antwort auf diesem Wege nicht so zeitnah erfolgen kann wie per Telefon.

Neu in Zoom: Popup-Fenster bei Aufzeichnungen
Ab sofort wird beim Aufzeichnen einer virtuellen Veranstaltung durch den Moderator automatisch ein Popup-Fenster mit einem Aufnahmeeinverständnis für alle Teilnehmenden zu sehen sein. Dieses Fenster weist darauf hin, dass Sie durch die weitere Teilnahme an dieser Veranstaltung der Aufzeichnung und deren Veröffentlichung in ILIAS zustimmen. Des Weiteren wird darauf hingewiesen, dass die Teilnehmenden die Aufzeichnung des eigenen Bilds/Audios unterbinden können, indem sie Kamera und Mikrofon deaktivieren.

Falls Teilnehmende damit nicht einverstanden sind, haben diese die Möglichkeit, das Meeting zu verlassen. Mit der Einführung dieses Features ist es nicht mehr notwendig, diese Informationen schriftlich, z.B. in Form einer Präsentations­folie, weiterzugeben. Vor der Aufnahme sollte aber nach wie vor auf den baldigen Beginn der Aufzeichnung hingewiesen werden.

Bitte beachten Sie außerdem, dass die Aufzeichnung (wie in den Nutzungs­bedingungen beschrieben) nur bei Vorlesungen zulässig ist. Entsprechend darf bei Lehr­veranstaltungen des Typs Seminar sowie Übungen und Tutorien keine Aufnahme erfolgen.

Störungen in Zoom vorbeugen und begegnen
Um Störungen durch Externe bei Zoom-Veranstaltungen zu vermeiden, haben wir einige wichtige Hinweise und Informationen für Moderatoren in ILIAS zusammengestellt. Außerdem finden Sie auf folgender ILIAS-Seite, wie Sie bei auftretenden Störungen vorgehen und wen Sie kontaktieren können.

„ZOOM mit dem Tablet nutzen“: How-to-Veranstaltung am 12.2.2021
Uns erreichen immer wieder Anfragen dazu, wie sich Tablets in die Nutzung von ZOOM einbinden lassen, beispielsweise um mit einem digitalen Stift das Whiteboard zu beschreiben oder Folien in PowerPoint zu kommentieren. Wir haben Ihnen deshalb auf unserer ILIAS-Seite „Digitalisierung der Lehre“ ein paar Informationen dazu zusammengestellt.
Da die Theorie aber nicht das praktische Ausprobieren ersetzt, bieten wir Ihnen am Freitag, dem 12. Februar 2021, von 9 bis 12 Uhr einen Termin an, an dem Sie die Funktionalitäten gemeinsam mit UNIT und HDZ testen können. Die Anmeldung ist möglich per E-Mail an elearning uni-mannheim.de. Bitte geben Sie dabei an, welche Geräte Sie benutzen und welche Funktionen Sie insbesondere testen wollen.

Microsoft Teams für Studierende verfügbar
Um die digitale Kommunikation und Kollaboration innerhalb von selbst organisierten Lern­gruppen zu unterstützen, wurde eine eigene Microsoft Teams Instanz für die Studierenden der Universität Mannheim eingerichtet, die ab sofort genutzt werden kann. Die einzelnen Schritte zur Freischaltung und ersten Nutzung von Microsoft Teams finden Sie in der Kurzanleitung.

Microsoft Teams für Studierende

Nachdem Microsoft Teams von den Beschäftigten der Universität bereits für die digitale Kommunikation genutzt wird, bereitet die Universitäts-IT derzeit eine eigene Instanz für die Studierenden vor, welche spätestens Mitte Dezember zum Einsatz kommt.

Die Studierenden können sich selbst über die Benutzerverwaltung für Microsoft Teams freischalten. Hierfür müssen die Nutzungs­bedingungen und Datenschutz­hinweise akzeptiert werden. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung in der Benutzerverwaltung zu entziehen, dadurch wird der Microsoft 365-Account gelöscht.

Weitere Informationen zum Login und der Nutzung von Microsoft Teams finden Sie in unserer Anleitung.

Info-Veranstaltung zu Online-Prüfungen
Die UNIT bietet gemeinsam mit dem Dezernat II und dem HDZ Info-Veranstaltungen zum Thema Online-Pürfungen für die Lehr­beauftragten an der Universität Mannheim an. Diese finden am 12. November von 10:30 bis 11:30 Uhr und am 13. November von 14 bis 15 Uhr via Zoom statt.

Die Themenschwerpunkte der Veranstaltung sind:

• Live Online- vs. Take Home-Prüfungen: Was sind die Vor- und Nachteile?
• Live Online-Prüfungen: technische Durchführung (randomisierte Fragen, Rücksprung, Aus-wertung)
• Umsetzung und Arbeits­ablauf an den Lehr­stühlen: Ab wann können bzw. müssen Sie mit dem Anlegen der Prüfungen beginnen?

Die Zugangsdaten für die Teilnahme an der Veranstaltung wurden über den Newsletter an die Lehr­enden versendet, dieser ist nachträglich im Archiv in ILIAS abrufbar.

Zoom-Lizenzen für Lehr­beauftragte und Doktoranden
Die persönlichen Zoom-Lizenzen für Beschäftigte stehen nun auch allen Lehr­beauftragten und Doktoranden der Universität Mannheim zur Verfügung, unabhängig von Ihrem Status als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Diese können für Sprechstunden und ähnliche virtuelle Meetings verwendet werden. Reguläre Lehr­veranstaltungen müssen weiterhin über die im Portal² zu buchenden Zoom-Räume stattfinden.

ILIAS Performance
Um die Grundlage für eine einfache Skalierung zu schaffen und damit die Performance des Gesamt­systems von ILIAS zu verbessern, hat die UNIT die Infrastruktur für das Lern-ILIAS fast vollständig ausgetauscht. Das System wird weiterhin genau beobachtet und optimiert.

Digitale Anwesenheitserfassung über Checkin
Die bisher in Papierform durchgeführte Erfassung aller Anwesenden bei Präsenz­veranstaltungen an der Universität Mannheim wird zu Beginn des neuen Semesters auf die digitale Anwendung Checkin umgestellt. 

Zusätzlich können sich Studierende über Checkin freie Arbeits­plätze in aktuell nicht belegten Räumen auf dem Campus schnell und unkompliziert anzeigen lassen.

Eine Anleitung zur Nutzung von Checkin wird gerade erstellt und zu Semesterbeginn unter Anleitungen/Checkin veröffentlicht.

Digitale Lehre im Herbst-/Wintersemester

Lehre nur in zentralen ZOOM-Räumen / 195 Räume buchbar:
Um Informationen zu allen Lehr­veranstaltungen für Studierende an einer Stelle bündeln und übersichtlich darstellen zu können, bitten wir Sie dringend, digitale Lehr­veranstaltungen im HWS 2020/21 ausschließlich über die zentralen ZOOM-Räume in Portal² durchzuführen.

Damit es dabei zu keinen Engpässen kommt, stehen Ihnen inzwischen 195 ZOOM-Räume im Portal² für die digitale Lehre zur Verfügung. Dar­unter sind auch vier Audimax-Räume für bis zu 1.000 Teilnehmer. Die ZOOM-Räume können Sie bereits heute für Ihre Veranstaltungen ab dem 28. September buchen.

Mehr Sicherheit vor ZOOM-Bombing:
Um zentrale ZOOM-Räume gegen Störungen (sog. ZOOM-Bombing) weiter abzusichern, ist der Zugang nun über ein Passwort geschützt. Informationen dazu finden Sie unter https://www.uni-mannheim.de/it/corona/#c208426. Im Laufe des Semesters werden zudem weitere Sicherheitsmaßnamen umgesetzt. Hierzu erhalten Sie zu gegebener Zeit zusätzliche Informationen.

Räume für Hybrid­veranstaltungen:
Für Teil-Präsenz- oder Hybrid­veranstaltungen sind inzwischen etwa 16 Räume auf dem Campus mit entsprechendem technischen Equipment ausgestattet worden. Weitere Räume kommen bis zum Vorlesungs­beginn hinzu. Eine Übersicht der ausgestatteten Räume und zusätzliche Informationen finden Sie unter: https://ilias.uni-mannheim.de/goto.php?target=pg_7546_1017739&client_id=ILIAS

ZOOM-Lizenzen für alle Beschäftigten

Da viele von Ihnen ZOOM nicht nur in der Lehre, sondern vielfach auch für Forschungs- und sonstige Besprechungen nutzen, hat die Universitäts­leitung beschlossen, für das HWS 2020/21 und das FSS 2021 eine Campuslizenz zu beschaffen. Dadurch können wir allen Beschäftigten zukünftig eine persönliche ZOOM-Lizenz kostenlos zur Verfügung stellen. Die Campus-Lizenzen sind datenschutz­konform und können von Ihnen persönlich genutzt werden. Bitte setzen Sie diese persönlichen Lizenzen jedoch aus den oben genannten Gründen nicht für die Durchführung von Lehr­veranstaltungen ein.

ZOOM-Nutzungs­bedingungen und Datenschutz

Wir haben von vielen Lehr­enden Rückfragen zur Nutzung von ZOOM in Lehr­veranstaltungen erhalten und haben diese intensiv im Rektorat diskutiert. Dabei galt es, den Lehr­enden weiterhin Flexibilität bei Lehr­veranstaltungen zu ermöglichen, gleichzeitig aber potenziellen Datenschutz­problemen zu begegnen. Für folgende Rahmenbedingungen haben wir uns daher entschieden:

• In virtuellen Vorlesungen oder Veranstaltungen mit Vorlesungs­charakter sind Studierende nicht verpflichtet, Bild und Ton einzuschalten und dürfen ein Pseudonym angeben. Derartige Veranstaltungen dürfen aufgezeichnet werden.
• In Veranstaltungen, in denen Interaktion eine zentrale Rolle spielt, kann die obligatorische Verwendung von Bild, Ton und Klarnamen notwendig sein – beispielsweise wenn die aktive Teilnahme prüfungs­relevant ist. In solchen Fällen ist eine Aufzeichnung der Veranstaltung nicht erlaubt.
• Veranstaltungen oder Besprechungen mit besonders schützenswerten personenbezogenen Daten (z.B. Vorstellungs­gespräche, Berufungs­vorträge, mündliche Prüfungen) sind nur dann über ZOOM erlaubt, wenn keine adäquate Alternative zur Verfügung steht oder wenn die betroffene Person (Prüfling, Bewerberin oder Bewerber usw.) explizit um die Durchführung via ZOOM bittet.   

Die Kolleginnen und Kollegen vom HDZ und der UNIT haben zu den oben genannten Punkten daher detaillierte Nutzungs­bedingungen sowie Handreichungen für verschiedene Nutzer­gruppen ausgearbeitet (Moderation, Teilnahme, Konfiguration), die wir Sie bitten, aufmerksam zu lesen.

Virtuelle Pools
Als Ergänzung zu den öffentlichen PC-Pools, welche Studierende für freies Üben nutzen können, bieten wir seit 1. September 2020 virtuelle Pools an. Diese ermöglichen allen Studierenden der Universität Mannheim, von überall aus mit fach­spezifischer Software und den gängigen Office-Anwendungen zu arbeiten. Alle Infos zu den VPools erhalten Sie in der Anleitung.

Aufgrund des noch eingeschränkten Präsenzbetriebes haben derzeit nur die öffentlichen PC-Pools in A 5,6 geöffnet. Ob in den Räumen freie Plätze verfügbar sind, kann nun auch online abgefragt werden. Der Link zur aktuellen Belegung finden Sie in der Auflistung des jeweiligen Raumes unter PC-Pools. Der Zugriff auf die Raumbelegung ist nur aus dem Uninetz oder mit aktiver VPN-Verbindung möglich.

Erweiterte Sicherheitseinstellungen in Zoom
Im Rahmen der Stabilisierung des Videokonferenz-Dienstes Zoom stehen ab 1.9.2020 weitere Sicherheitseinstellungen zur Verfügung:

• Passwortgeschützte Räume:
  Alle Räume, die über Portal² für Zoom-Veranstaltungen gebucht werden, sind zukünftig durch ein Passwort geschützt. Das Passwort ist in dem Link, der bei der Raumbuchung generiert und den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt wird, enthalten. Bitte beachten Sie: Für bestehende Raumbuchungen wird nach der Umstellung am 1.9.20 ein neuer Link mit Passwort erstellt. Bitte prüfen Sie vor Ihrer Veranstaltung den Link in Portal² und leiten Sie diesen an die Beteiligten weiter.
• Nutzungs­bedingungen:
  Um auf den Link zu einem Zoom-Raum zugreifen zu können, müssen die Nutzungs­bedingungen akzeptiert werden. Eine entsprechende Aufforderung mit Link zu den Nutzungs­bedingungen erscheint in den Raum­informationen. Erst nach deren Akzeptanz wird der Link zum jeweiligen Raum sichtbar. Wenn dieser direkt an die Teilnehmenden versendet wird, muss auch der Link zu den Nutzungs­bedingungen ergänzt werden.
• Änderung des Host-PINs:
  Die sechsstellige PIN, welche der Moderator der Veranstaltung bei der Anmeldung eingeben muss, ändert sich einmalig. Die neue PIN können Sie aus dem ILIAS-Kurs „Digitalisierung in der Lehre“ entnehmen oder über den IT-Support anfragen.
• Sicherheitsoption für Präsentationen:
  Annotations­möglichkeiten in Präsentationen, wie beispielsweise Markieren und Zeichnen, können nur noch vom Moderator vorgenommen werden.

Die Konfigurationen werden zum Stichtag im laufenden Betrieb ohne Ausfallzeit umgesetzt. Eine neue Version der Zoom-Anleitung ist ab 1. September verfügbar unter Anleitungen/Zoom sowie im ILIAS-Kurs „Digitalisierung in der Lehre“.

InfoCenter öffnet wieder ab 31. August 2020
Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des InfoCenters sind ab Montag, 31. August 2020 wieder persönlich im Schloss Schneckenhof Süd für Sie da. Universitäts­mitglieder sowie externe Besucherinnen und Besucher mit und ohne ecUM können nach vorheriger Termin­vereinbarung das InfoCenter zu folgenden Zeiten für eine Beratung aufsuchen:

Montag bis Freitag
10 bis 14 Uhr

Bitte vereinbaren Sie vorab einen Termin online.

Eine Übersicht der angebotenen Services finden Sie unter InfoCenter.

Nach starker Kritik des Landes­beauftragten für Datenschutz und Informations­freiheit Baden-Württemberg (LfDI) an Zoom aufgrund von Sicherheitslücken, hat das Software­unternehmen reagiert und nachgebessert. Zwischenzeitlich wurden mehrere Updates durchgeführt, die einen sicheren Umgang mit Daten gewährleisten. Daraufhin wurde die Warnung vor dem Einsatz von Zoom seitens des LfDI offiziell aufgehoben.

Datencenter Zoom in Europa
Die zentral beschafften Zoom Lizenzen ermöglichen nun eine Auswahl der zuständigen Datencenter für den Datenverkehr. Dabei wurde festgelegt, dass diese nur auf Servern im europäischen Wirtschafts­raum laufen. Somit bleiben die Verbindungs­daten sowie die Sitzungen innerhalb der EU.

Plagiatserkennungs­software
Die Campuslizenz für die neu beschaffte Plagiatserkennungs­software Urkund ist inzwischen einsatzbereit. Zur Einführung der Software finden Web-Seminare auf Deutsch und Englisch statt. Die Termine sowie die notwendigen Zugangsdaten wurden bereits per E-Mail versendet. Darüber hinaus können zukünftig weitere Schulungs­materialien in ILIAS abgerufen werden.

Die von einzelnen Fakultäten bereits eingesetzte Software Turnitin steht weiterhin zur Verfügung. Die Integration in ILIAS wird auch hier schnellstmöglich angestrebt, um den manuellen Prozess der Plagiats­prüfung abzulösen.

Urkund
Das Rektorat hat entschieden, die Plagiatserkennungs­software Urkund für den zentralen Einsatz zu beschaffen, um damit die anstehende Prüfungs­phase bestmöglich zu unterstützen. Die Software wurde bereits beschafft und wird aktuell noch konfiguriert.

Digitale Prüfungen
Seit 25. Mai 2020 finden verstärkt digitale Prüfungen im OpenBook Format oder als mündliche Prüfungen statt.  Die hierzu neu eingeführte ILIAS-Prüfungs-Instanz wurde inzwischen sowohl durch Lasttests als auch durch viele Probe- und Abschlussklausuren intensiv getestet und hat ihre Leistungs­fähigkeit unter Beweis gestellt. Hierfür wurde das System mit umfangreichen Systemressourcen ausgestattet und wird Systemseitig permanent überwacht. Darüber hinaus haben wir die bisherigen Klausuren sehr eng begleitet und gemeinsam mit dem HDZ und den Studien­büros betreut, um die dort gewonnenen Er­kenntnisse möglichst sofort in Verbesserungen des Systems bzw. der Templates umzusetzen.

Turnitin
Für die an der Universität bereits eingesetzte Plagiatserkennungs­software Turnitin wird durch einen manuellen Prozess die Plagiats­prüfung von Klausurergebnissen unterstützt. Die Integration in ILIAS wird in diesem Bereich schnellstmöglich angestrebt.

Der starke Anstieg der aktiven Lernkurse mit Videostreams und Downloads auf unserer E-Learning Plattform ILIAS erforderte die Erhöhung des Speichervolumens. Der ILIAS zugewiesene Speicherplatz wurde daher am Dienstag, 12. Mai 2020 um 1 Terabyte vergrößert. Die Umsetzung erfolgte ohne Ausfallzeit im laufenden Betrieb.

Webkonferenz­system BigBlueButton
Die Videokonferenzlösung BigBlueButton ist ab sofort für alle verfügbar und kann für vertrauliche Besprechungen kleiner Gruppen eingesetzt werden. Nachdem seit Anfang Mai bereits mündliche Prüfungen an der Universität Mannheim über BigBlueButton abgewickelt werden können, steht nun eine weitere Instanz für alle Beschäftigten zum Einsatz für vertrauliche Meetings, beispielsweise Beratungs- und Vorstellungs­gesprächen oder Berufungs­kommissionen, zur Verfügung. Eine ausführliche Anleitung zu BigBlueButton finden Sie unter https://www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/bigbluebutton

Neues Video „Sicher im Home Office“
Nachdem das Home Office weiterhin als bevorzugte Arbeits­weise für die Beschäftigten der Universität empfohlen wird, hat unser Team für Informations­sicherheit die wichtigsten Hinweise zur sicheren Gestaltung des Arbeits­platzes in einem Video zusammengefasst. Schauen Sie sich das Video „Sicher im Home Office“ unter https://www.uni-mannheim.de/informationssicherheit/sicher-im-corona-home-office/#c184022 an und erhalten Sie viele Tipps, wie Sie sich und Ihre Informationen schützen.

Plagiatserkennungs­software 
Auch auf Basis der Nutzerumfrage aus der vergangenen Woche, hat sich das Rektorat für die Beschaffung der Plagiatserkennungs­software Urkund entschieden. Die Universitäts-IT wurde beauftragt, mit dem Anbieter einen Einjahresvertrag abzuschließen. Aktuell wird von Seiten des Anbieters noch an einer Integration in ILIAS gearbeitet, welche im Juni 2020 zur Verfügung stehen soll. Sobald dies erfolgt ist, werden wir sie in unsere ILIAS Instanz integrieren und so zur Arbeits­erleichterung beitragen. Für die von einzelnen Fakultäten bereits genutzte Plagiatserkennung Turnitin werden wir ebenfalls eine ILIAS Integration prüfen.

Videokonferenzlösung BigBlueButton
Die Videokonferenzlösung BigBlueButton speziell für mündliche Prüfungen ist nun verfügbar und wird zuerst in der KW 18 produktiv für Prüfungen eingesetzt. Das Release für alle ist in KW 19 vorgesehen. Eine weitere BigBlueButton Instanz für alle zum Einsatz bei Berufungs­kommissionen und Vorstellungs­gespräche ist aufgesetzt und wird aktuell getestet. Die Freigabe zur Nutzung könnte, abhängig von den Testergebnissen, in KW 19 oder KW 20 erfolgen. Entsprechende Dokumentationen sind bereits erstellt und mit dem Schwerpunkt auf mündliche Prüfungen verfügbar. In den nächsten Tagen werden diese um weitere Aspekte ergänzt.

Support und Premiumsupport im Zeitraum vom 27. April bis einschließlich 3. Mai 2020
Ihr Support der Universitäts-IT bleibt auch in der nächsten Zeit (bis voraussichtlich 3. Mai 2020) weitgehend im Home Office. Der überwiegende Teil der Anfragen lässt sich derzeit remote bewerkstelligen (z.B. über TeamViewer). Um unsere Kolleg*innen und Beschäftigten zu schützen, halten wir diese Lösung noch als geboten. Bitte nutzen Sie hauptsächlich dieses Angebot. Für weitergehende Supportdienstleistungen melden Sie sich bitte bei uns, damit wir gemeinsam individuelle Lösungen erarbeiten können.

Kontaktieren Sie bei Anfragen bitte den ServiceDesk unter der Hotline -2000 bzw. per E-Mail unter itsupport uni-mannheim.de.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Elektronische Rechnungen
Zum 18. April 2020 wurde, für viele unbemerkt, der Empfang elektronischer Rechnungen für die Universität Mannheim freigeschaltet. Damit ist ein wichtiger Meilenstein im Projekt zur Einführung der ERechnung geschafft. In der nächsten Projekt­phase soll bis September 2020 nun auch der vollständig elektronische Workflow zur Rechnungs­bearbeitung implementiert werden. 

Camtasia-Lizenzen verfügbar
Für die Aufzeichnung von Veranstaltungs­inhalten hat die Universitäts-IT 50 Lizenzen für die Software Camtasia erworben. Die Software wird inzwischen von verschiedenen Lehr­stühlen eingesetzt, die Rückmeldungen sind bisher sehr positiv. Aktuell sind noch nicht alle Lizenzen vergeben. Für die Bestellung füllen Sie bitte das Formular unter Softwarebeschaffung aus und schicken Sie dieses bitte per E-Mail mit dem Betreff „Camtasia Uni Lizenz – LS XXX“ unter Angabe Ihres Lehr­stuhls an software-beschaffung@uni-mannheim.de.

Test-Vorlesungen in Zoom möglich
Um sich mit der Technik und der Benutzung vertraut zu machen, können Sie in Zoom Test­veranstaltungen nutzen. Hierzu wurden in Portal² für jede Fakultät beziehungs­weise Abteilung eine semesterunabhängige Veranstaltung angelegt. Die Test­veranstaltungen haben die Bezeichnung „ZOOM Test­veranstaltung“ und dann das Kürzel der jeweiligen Fakultät oder Abteilung. Weitere Infos finden Sie in unserer Zoom-Anleitung.

Digitale Vorstellungs­gespräche mit DFNconf
Um den Bewerbungs­prozess fortsetzen zu können, der aufgrund der aktuellen Beschränkungen nicht persönlich durchgeführt wird, empfiehlt die Universitäts-IT DFNconf als digitale Lösung. Das Video-Conferencing-Tool des Deutschen Forschungs­netzes (DFN) ist bereits seit geraumer Zeit an der Universität Mannheim für virtuelle Meetings im Einsatz. Eine detaillierte Anleitung finden Sie auf der offiziellen Internetseite des DFN.

Online-Informations­veranstaltung „Digitalisierung in der Lehre“ für Lehr­ende und Prüfende
Die Universitäts-IT bietet in Zusammenarbeit mit dem Dezernat II und dem Zentrum für Lehren und Lernen ab der nächsten Woche Online-Informations­veranstaltungen für Lehr­ende in Zoom an. Hierbei berichten wir über den aktuellen Stand der Entwicklungen zu Prüfungen im FSS 2020, Didaktik, Technik und viele weitere Themen im Rahmen der digitalen Lehre in diesem Semester.

Alle Teilnehmer haben die Möglichkeit, während der Veranstaltung über die Chatfunktion Fragen zu stellen, die entweder direkt oder im Anschluss über das Kursforum beantwortet werden.

Die Veranstaltung richtet sich ausschließlich an Lehr­ende und Prüfende der Universität Mannheim, die bereits Mitglied im ILIAS-Kurs „Digitalisierung in der Lehre“ sind. Weitere Details zu den geplanten Veranstaltungen finden Sie ebenfalls im genannten ILIAS-Kurs.

Zoom
Das Problem mit der falschen Zuordnung der neuen Zoom-Lizenzen seitens des Herstellers wurde inzwischen gelöst. Somit stehen nun alle virtuellen Räume mit bis zu 300 Teilnehmern zur Verfügung. Zudem gibt es ab sofort die Möglichkeit, einen Raum für Großveranstaltungen („Audimax“) mit bis zu 1.000 Teilnehmern zu buchen.

Microsoft Teams
Teams steht allen Beschäftigten der Universität Mannheim temporär zur Verfügung und kann für virtuelle Besprechungen zwischen einzelnen Personen und kleinen Gruppen genutzt werden. Sie können hier via Chat oder Audio- und Videokonferenzen miteinander kommunizieren.

Für die Installation haben Sie bereits eine Infomail mit den individuellen Zugangsdaten erhalten. Bitte beachten Sie auch alle Anweisungen, die Ihrer Einrichtung separat per Mail gesendet wurden. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/teams. 

Bitte beachten Sie folgende Sicherheits- und Datenschutz­hinweise:

• Da es sich bei MS Teams um eine temporäre Lösung handelt, legen Sie bitte in der aktuellen Instanz nur Daten ab, von denen Sie noch ein Backup (bestenfalls auf einem von der Universität bereitgestellten Speicher­system) besitzen.
• Die Daten werden direkt in die MS-Cloud abgelegt. Laden Sie deshalb keine Dateien mit vertraulichen Inhalten und personenbezogenen Daten hoch.
• Sollten Sie die Möglichkeit nutzen, die Vorlesungen mit Videokonferenzen aufzuzeichnen, informieren Sie vor der Aufnahme die Teilnehmer darüber und holen Sie sich das Einverständnis aller ein. Generell empfehlen wir Ihnen, die Aufzeichnung nur durchzuführen, wenn ein konkreter didaktischer Mehrwert damit verbunden ist. Von der Aufzeichnung universitärer, interner Besprechung während der Online-Meetings ist abzusehen.

Zoom
Die Software Zoom steht allen Beschäftigten für interaktive Vorlesungen und virtuelle Meetings mit externen Personen zur Verfügung. In virtuellen Räumen können interaktive Vorlesungen oder digitale Meetings mit externen Personen gehalten werden. Die Reservierung der virtuellen Räume funktioniert analog zu der Reservierung der realen Räume über Portal². Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/zoom.

Sicherer Einsatz von Zoom 

In den letzten Tagen wurde vermehrt über Sicherheitslücken bei Zoom berichtet. Wir verfolgen dieses Thema sehr aufmerksam und setzen wie gewohnt alles daran, dass mit den Daten der Nutzer so sparsam wie möglich umgegangen wird.

Anbei einige Informationen über die von uns eingesetzte Education-Lösung, die sich in mancherlei Hinsicht von der in die Kritik geratene kostenlose Lösung von Zoom unterscheidet:
Die Zuordnung zu unseren virtuellen Räumen verhindert, dass sich ein Nutzer direkt am Zoom System authentifizieren muss. Zudem haben wir die Möglichkeit der Videoaufzeichnung in der Cloud unterbunden. Die Aufzeichnungen bleiben also jederzeit unter der Kontrolle der Dozierenden. Die Speicherung des Chatverlaufs in Zoom ist ebenfalls nicht möglich, da auch hier der Datentransfer über Zoom deaktiviert wurde. Die Daten werden ausschließlich über ILIAS zur Verfügung gestellt. Die Kameras und Mikrofone sind standard­mäßig ausgeschaltet, damit der Dozierende/Nutzer bewusst über die Weitergabe seiner Audio- und Videodaten entscheiden kann. Weitere Details finden Sie auf unserer Webseite  unter https://www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/zoom/#c186814.

eTutorials Digitale Lehre & Prüfungen
Die ILIAS Gruppe „Digitalisierung in der Lehre“ wurde um zwei Lernmodule zu „Lehr­veranstaltungs­evaluation“ und zu „Zugang zum Literatur­angebot der UB“ erweitert. Zusätzlich wurde der Bereich „Prüfungen“ neu eingerichtet und freigeschaltet. Aktuell wird an Handreichungen zur Durchführung von digitalen Prüfungen gearbeitet und technische Umsetzungs­optionen dazu evaluiert. 

Antiplagiatssoftware
Um die nächste Prüfungs­periode mit elektronischen Prüfungen zu unterstützen (gerade für den Prüfungs­typ „OpenBook“) hat das Rektorat die Anschaffung und den Einsatz der Antiplagiatssoftware Turnitin beschlossen. Der dafür notwendige Campusvertrag ist in Vorbereitung. Zusätzlich wird die Integration der Software in die Lernplattform ILLAS geprüft. 

Einschränkungen bei Zoom
Wir weisen Sie darauf hin, dass es aktuell in der Nutzung von Zoom zu Einschränkungen kommt. Der Hersteller hat bedauerlicherweise die beschafften Lizenzen falsch zugeordnet, wodurch Videokonferenzen pro virtuellen Raum nur mit einer Anzahl von maximal 100 statt mit den angeforderten 300 Teilnehmern stattfinden können. Zudem steht die Lizenz für den „Audimax“ mit bis zu 1.000 Teilnehmern immer noch aus. ZOOM arbeitet mit Hochdruck an einer Lösung. Wir bitten um Ihr Verständnis und informieren Sie, sobald der Fehler behoben ist.

Die Anleitungen zur Installation und Nutzung von MS Teams und Zoom stehen ab sofort auch in einer englischen Version zur Verfügung. 

Die 100 virtuellen Räume (für bis zu 300 Teilnehmer pro Raum) stehen nun verteilt auf die Fakultäten und die zentralen Einrichtungen zur Verfügung. Für den April wurden bereits 450 Veranstaltungen durch die Raumverwalter der Fakultäten gebucht. Universitäts­übergreifend gibt es inzwischen einen über das Portal² buchbaren Raum für „Großveranstaltungen“ mit bis zu 1.000 Teilnehmern. Es wurden einzelne Räume explizit für die Durchführung von Gremiensitzungen reserviert und konfiguriert und können entsprechend gebucht werden. Aktuell finden einzelne Optimierungen in den Konfigurationen und den Dokumentationen statt, die vor Ostern noch weitgehend abgeschlossen sein sollten.

Nach der ersten produktiven Nutzungs­woche der Kommunikations­plattform Teams haben sich deren Stärken, die gerade in den Videokonferenzen und den bi- / multilateralen Kommunikation zwischen Mitarbeitern und mit Externen liegen, sehr deutlich gezeigt. Schwächen hat die Plattform allerdings in der Organisation von Lehr­veranstaltungen offenbart. Deshalb sprechen wir für dieses Nutzungs­szenario eine klare Empfehlung für Zoom aus. Trotzdem arbeiten wir weiterhin daran, auch Lehr­veranstaltungen über Teams in guter Qualität zu ermöglichen. 

Das Produkt BigBlueButton wurde letzte Woche in den Betrieb übernommen und die Beta-Phase gestartet. Im Test verhält sich das Produkt weiterhin stabil, allerdings werden noch weitere Tests zur Qualitätssicherung folgen müssen, bevor das System auch für den Einsatz mit Externen (zum Beispiel für mündliche Prüfungen oder digitale Vorstellungs­gespräche) zur Verfügung gestellt werden kann. Zusätzlich planen wir für die kommenden Wochen die Integration in die Lernplattform ILIAS, um hier den Einsatz weiter zu vereinfachen. 

Die Universität hat weitere 30 Notebooks für die Beschäftigten in der Verwaltung bestellt. Diese sind bereits eingetroffen und installiert und werden seit Anfang der Woche ausgeliefert.  

Der IT-Support wurde mit zusätzlichen Kräften aus der Universitäts-IT aufgestockt und im Umgang mit Zoom und MS Teams geschult. Zusätzlich wurden die Kompetenzen von HDZ und UNIT gebündelt und stehen den Lehr­enden unter einer gemeinsamen E-Mail-Adresse zur Unterstützung bei der Erstellung von digitalen Lehr­angeboten zur Verfügung.

Während einige Mitarbeiter bereits mit dem Arbeiten im Home Office vertraut sind, ist es für andere eine noch ungewohnte Situation. Unser Team für Informations­sicherheit gibt Ihnen wichtige Hinweise, wie Sie Ihren Arbeits­platz zuhause sicher gestalten und mit universitären Informationen ordnungs­gemäß umgehen: https://www.uni-mannheim.de/informationssicherheit/sicher-im-corona-home-office/

Wir haben die Anzahl der VPN-Verbindungen verdoppelt, um den Beschäftigten eine stabile Verbindung vom heimischen Arbeits­platz aus auf das universitäre Netz zu ermöglichen.

Die neue Hardware zur Aufrüstung ist inzwischen in Betrieb.

Die freie Registrierung wurde geschlossen und auf eine „Registrierung mit Zulassung“ umgestellt. Somit sind Informationen zu Prüfungen, die zukünftig auch auf der Plattform bereitgestellt werden, vor unberechtigten Zugriffen geschützt.

Für die Aufzeichnung von Veranstaltungs­inhalten hat die Universitäts-IT 50 Lizenzen für die Software Camtasia erworben. Die Lizenzen sind inzwischen angekommen und stehen zur Verfügung.

Camtasia setzt eine gewisse Erfahrung mit Videoschnitt voraus, zudem können wir derzeit nur eine limitierte Anzahl anbieten. Wir bitten Sie daher genau abzuwägen, inwieweit die Software für Sie erforderlich ist und eingesetzt werden kann oder ob auch weitere Optionen (wie unter Vorlesungs­aufzeichnung beschrieben) für Sie in Frage kommen. Wir bitten um Verständnis, dass jeder Lehr­stuhl zunächst nur maximal eine Lizenz erhalten kann.

Für die Bestellung füllen Sie bitte das Formular unter Softwarebeschaffung aus und schicken Sie dieses bitte per E-Mail mit dem Betreff „Camtasia Uni Lizenz – LS XXX“ unter Angabe Ihres Lehr­stuhls an software-beschaffung uni-mannheim.de.

Die Umstellung auf die Digitalisierung der Lehre stellt uns momentan alle vor eine große Herausforderung. Innerhalb kürzester Zeit wurden unsere IT-Services entsprechend ausgebaut und durch neue Dienste ergänzt. Auf unserer Austauschplattform in ILIAS bieten wir den Lehr­enden an der Universität ein Forum, in welchem Fragen speziell zu ILIAS, Teams und Zoom gestellt werden können. Moderiert wird dieses von der Universitäts-IT in Zusammenarbeit mit dem HDZ.

Es wurden 100 Education Lizenzen (für bis zu 300 Teilnehmer) beschafft, die den Lehr­enden ab sofort zur Verfügung stehen. Die Nutzung der Lizenzen erfolgt über neu eingerichtete virtuelle Räume innerhalb von Portal². Die virtuellen Räume wurden fakultäts­bezogen angelegt und können durch die Raumverwalter der Fakultäten verwaltet werden. Universitäts­übergreifend soll es noch einen Raum für „Großveranstaltungen“ bis zu 1.000 Teilnehmern geben – die Lizenz hierfür wird aktuell beschafft. 

Eine Anleitung zur Installation und Nutzung von Zoom finden Sie auf unserer Website unter Anleitungen/Zoom.

Microsoft Teams wurde konfiguriert und ist ab sofort verfügbar. Alle Beschäftigte der Universität haben eine Infomail mit den individuellen Zugangsdaten und Links zu Anleitungen erhalten und können Teams somit für die virtuelle Kommunikation einsetzen. Eine Anleitung zur Installation und Nutzung von MS Teams finden Sie auf unserer Website unter Anleitungen/Teams.

Die Lizenzen für Zoom sind eingetroffen, wir informieren Sie sobald die Software für die Nutzer verfügbar ist. Außerdem wurde eine zusätzliche Lizenz für Großveranstaltungen bis 1.000 Teilnehmern beantragt.

Die in der letzten Woche angekündigte Austauschplattform auf der im ersten Schritt didaktische, technische und prüfungs­relevante Fragestellungen behandelt werden, steht inzwischen bereit und wurde auch schon mit ersten Inhalten zu den Themen Didaktik, Technik und ILIAS-Tools befüllt. Diese Inhalte werden in den nächsten Tagen und Wochen stetig ausgebaut. Zudem gibt es dort ein Forum, in das Sie Fragen eintragen können. Perspektivisch soll die Plattform zu einer Austauschplattform weiterentwickelt werden.

Teil dieser Plattform ist außerdem ein eigener ILIAS-Ordner zum Thema „Prüfungen“. Hier wollen wir Ihnen Informationen zu den einzelnen Prüfungs­formen und möglichen alternativen Formaten sammeln und einen Erfahrungs­austausch ermöglichen. Es ist beabsichtigt, in den nächsten zwei Wochen die einzelnen Foren nach und nach freizuschalten – immer in Verbindung mit bereits gesammelten Informationen und Er­kenntnissen zum jeweiligen Thema.

Um sicherzustellen, dass zu dieser ILIAS Gruppe nur Lehr­ende und Prüfende Zugang haben, können Sie sich unter dem folgenden Link anmelden und werden dann entsprechend für den ILIAS-Kurs freigeschaltet:

https://ilias.uni-mannheim.de/goto.php?target=crs_980882_rcodeHKQXLWK9r3&client_id=ILIAS

Bitte prüfen Sie bei der Gestaltung Ihrer Lehre zunächst, welche Lehr-/Lernziele Sie erreichen wollen und entscheiden Sie sich dann für die passende Methodik und verbunden damit die Medien, die zum Einsatz kommen sollen. Für die Erreichung vieler Lehr-/Lernziele eignet sich auch das Verfügbarmachen von Literatur­listen, Skripten oder Aufgaben für das Selbststudium. Natürlich können auch die Aufnahme von Lernvideos für Ihre Vorlesungen und die Nutzung von Web-Seminar-Software für Ihre virtuellen Seminare zielführend sein.

Es ist für uns als Hochschule allerdings noch nicht absehbar, ob die nationale Netzinfrastruktur in den nächsten Wochen stabil bleiben wird. Die hierzu in der letzten Woche verbreiteten Meldungen von Netflix und YouTube lassen erahnen, welche Belastung die aktuelle Lage für unsere Infrastruktur bedeutet. Zudem hat zum jetzigen Zeitpunkt der Lehr­betrieb an anderen Universitäten im Land noch nicht begonnen. Sollten diese Ende April ebenfalls mit ihrem vollen Lehr­angebot digital starten, könnte dies zu entsprechenden Engpässen führen!

Dies hat auch Aus­wirkungen auf Ihre (interaktiven) Lehr­veranstaltungen. Daher bitten wir Sie, dies entsprechend zu berücksichtigen und Ihre Veranstaltung so ressourcenschonend wie möglich zu planen und umzusetzen! Bitte nutzen Sie für Aufzeichnungen vornehmlich mit Audio angereicherte Bildschirmaufnahmen in reduzierter Qualität (nicht HD) bzw. virtuelle Lehr­räume nur dort, wo unbedingt notwendig!

Die Universität Mannheim hat nun einige Campusweit einsetzbare ZOOM Lizenzen beschafft. Um die Nutzung dieser Lizenzen so effizient wie möglich zu gestalten, haben wir uns entschieden, die Nutzung der Lizenzen über das Portal² zu verwalten.

Hierbei wurden die ZOOM-Videokonferenzräume als „virtuelle Räume“ (je Fakultät) im Portal² angelegt. Sollten Sie nun planen, eine Veranstaltung virtuell stattfinden zu lassen, können Sie über Portal² den „virtuellen Raum“ für einen Veranstaltungs­termin genauso anfragen/buchen wie bisher auch einen physischen Raum. Den Weblink zu dem virtuellen Raum auf der ZOOM-Plattform finden Sie ebenfalls im Portal² auf der Raumdetailseite. Weitere Informationen finden Sie unter folgendem Link: https://www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/zoom

Zusätzlich zu den beschafften ZOOM Lizenzen für die virtuelle Lehre wurde in den letzten Tagen eine separate Microsoft Teams-Instanz aufgesetzt. Zugangsdaten dazu werden noch an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (individuell) verteilt. Hier erhält jede/r ein Initialpasswort, welches nach dem ersten Login geändert werden muss.

Diese Kommunikations­lösung aus der Cloud kann sehr gut für die bilaterale virtuelle Kommunikation zwischen einzelnen Personen oder kleinen Gruppen entweder via Chat oder Video- / Audiokonferenz oder für virtuelle Sprechstunden mit Studierenden genutzt werden. Weitere Informationen zu Microsoft Teams und eine entsprechende Dokumentation finden Sie unter folgendem Link: https://www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/teams

WICHITG: Diese Microsoft Teams-Instanz ist eine temporäre Kommunikations­lösung! Diese wird im Laufe des nächsten Jahres schrittweise in die neu aufzubauende Office365-Umgebung überführt. Bei dieser Migration werden allerdings keine Daten übertragen werden können. Deshalb ist es wichtig, dass Sie in der aktuell ausgerollten Instanz nur Daten ablegen, von denen Sie noch ein Backup (am besten auf einem von der Universität bereitgestellten Speicher­system) besitzen.

Alternativ zu den oben aufgeführten Lösungen für „interaktive Lehre“ gibt es noch die in der letzten Woche vorgestellten Lösungen zur Vorlesungs­aufzeichnung. Hierzu finden Sie weitere Informationen und vorbereitete Lehr-Szenarien unter ILIAS oder auf der Webseite unter Vorlesungs­aufzeichnung.

Bitte kontaktieren Sie für alle Supportanfragen den IT-Support unter:  itsupport uni-mannheim.de 

Dort werden alle eingehenden Anfragen kategorisieren und der Reihe nach bearbeiten. Die Bearbeitung der Anfragen erfolgt gemeinsam durch die Universitäts-IT und das Hochschul­didaktikzentrum (HDZ), so dass eine zeitnahe, qualifizierte Antwort gewährleistet werden kann. 

Wir werden am Montag, 30. März 2020 von 12 bis 14 Uhr eine Wartung des Mailservers für Beschäftigte (staff.mail.uni-mannheim.de) vornehmen, um die Speicherkapazität zu erhöhen. Diese Maßnahme ist aufgrund des zu erwartenden Mehraufkommens im Zuge der Corona-Krise erforderlich.

Sie können während des genannten Zeitfensters nicht auf Ihr E-Mail-Postfach zugreifen, weder über Webmail noch über einen E-Mail-Client oder Open Xchange.

Die Web-Mail Systeme für Professoren und Studierende sind hiervon nicht betroffen.

Vielen Dank für Ihr Verständnis!

Um noch mehr Beschäftigten die Möglichkeit zu bieten, von zuhause aus auf das universitäre Netzwerk zuzugreifen, wird die Anzahl der VPN-Verbindungen verdoppelt.  Die neue Hardware zur Aufrüstung ist inzwischen in Betrieb.

Um allen Beschäftigten in der Verwaltung die Arbeit im Home Office zu ermöglichen, werden insgesamt 80 neue Notebooks beschafft. 60 davon wurden bereits fertig installiert und ausgeliefert, die restlichen 20 treffen in Kürze ein.

Im Zuge der Vorbereitungen der Lernplattform ILIAS auf die anstehenden Herausforderungen ist letzten Montag ein Fehler aufgetreten, dessen Behebung leider bis Mittwoch angedauert hat. Dafür bitten wir alle Betroffenen um Entschuldigung. Seit Mittwoch, 18.03., steht ILIAS wieder in vollem Umfang zur Verfügung. 

Wir werden unsere Lernplattform weiterhin engmaschig überwachen, um so bei einer drohenden Überlast rechtzeitig geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. 

Für die Aufzeichnung von Veranstaltungs­inhalten und deren Bereitstellung über die universitäre Lernplattform ILIAS können Sie zwischen Video- und Audioaufzeichnungen wählen. Dafür haben wir drei Optionen aufgearbeitet und auf der weiter unten genannten zentralen Webseite im Detail beschrieben, die zum Teil (insbesondere Powerpoint-Aufzeichnungen) ohne weitere Vor­kenntnisse auch von Laien am häuslichen PC umsetzbar und auf der unten angegebenen Webseite näher erklärt sind:

• Option A: Folienaufnahme (inkl. Audio) mit PowerPoint 365 oder PowerPoint (Versionen 2013–2019; Windows und macOS) 
• Option B: Bildschirmaufnahme (inkl. Audio und ggf. Video) mit dem Betriebs­system macOS Mojave und Catalina (macOS) 
• Option C: Bildschirmaufnahme (inkl. Audio und ggf. Video) mit Camtasia oder OBS-Studio. 

Für reine Audioaufzeichnungen bietet sich das Programm Audacity an, das Ihnen auch Audioschnitt ermöglicht.

Tipp: Sollten die von Ihnen erstellten Videodateien sehr groß (>500 MB) geworden sein, nutzen Sie bitte unbedingt die Anwendung Handbrake (https://handbrake.fr) oder reduzieren die Auflösung des integrierten Videos. Mit Blick auf die unbekannte Situation in der nahen Zukunft empfehlen wir, die vorproduzierten Videos maximal mit einer Auflösung von 480p und im mp4 Dateiformat zu erstellen.   

Aufgrund der aktuellen Krisensituation werden zur Unterstützung der digitalen/interaktiven Lehre unverzüglich Lizenzen für die Software ZOOM zentral beschafft. Über die Vergabe „virtueller Lehr­räume“ in dieser Software informieren wir Sie umgehend nach erfolgreicher Beschaffung der Lizenzen. Unser Ziel ist es, ZOOM bis Mittwoch, den 25. März 2020 bereitzustellen – hierfür sind wir jedoch auf die Verfügbarkeit des Herstellers angewiesen. Sollten bei Ihnen am Lehr­stuhl ZOOM am Lehr­stuhl bereits im Einsatz sein, so können Sie dieses weiterhin verwenden.

Wir bitten Sie bei der Konzeption Ihrer Lehr­formate möglichst ressourcenschonend zu agieren. Nutzen Sie also vornehmlich mit Audio angereicherte Bildschirmaufnahmen in reduzierter Qualität (nicht HD) bzw. virtuelle Lehr­räume nur dort, wo unbedingt notwendig. 

Sie können außerdem selbst Video- und Audioaufzeichnungen von Veranstaltungs­inhalten von zuhause aus erstellen. Die entsprechenden Anleitungen finden Sie hier.

Online-Lehre und Online-Lernen unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht vom Lehren und Lernen im Präsenzbetrieb. Die Technik darf daher nur Mittel zum Zweck sein, um die Studierenden dabei zu unterstützen, die Lehr- bzw. Lernziele zu erreichen und eine gute Prüfung abzulegen. Aus diesem Grund wird es für die Lehr­enden auf ILIAS eine Austauschplattform geben, auf der im ersten Schritt didaktische, technische und prüfungs­relevante Fragestellungen behandelt werden. Perspektivisch soll sich diese Plattform zu einem Austauschangebot entwickeln, wo Sie Ihre Ideen teilen und sich untereinander vernetzen können. Ein Link, der direkt zur Plattform führt, wird ebenfalls Anfang nächster Woche verschickt.

Um noch mehr Beschäftigten die Möglichkeit zu bieten, von zuhause aus auf das universitäre Netzwerk zuzugreifen, sind weitere VPN-Zugänge geplant.

Wir halten Sie über die Umsetzung auf dem Laufenden!

Um Ihren Studierenden eine optimale Versorgung mit Unterrichtsmaterialien und Vorlesungs­aufzeichnungen zu gewährleisten, können Sie das an der Universität Mannheim etablierte eLearning-System ILIAS benutzen. Sehen Sie aktuell bitte unbedingt davon ab,sehr große (nicht komprimierte) Videodateien einzustellen. Die Lernplattform ILIAS ist noch nicht auf die neue Situation angepasst – dies wird erst im Laufe der nächsten Woche geschehen können.

Sie können das Erstellen eines ILIAS-Kurses bequem per Klick über das Veranstaltungs­management im Portal² erledigen. Ihre Teilnehmer/-innen können unkompliziert die Veranstaltung im Portal² belegen und werden automatisch nach ILIAS übertragen. Eine ausführliche Anleitung finden Sie in Portal².

Falls Sie für Ihre Veranstaltung im Portal² noch keine Belegung für Studierende ermöglicht haben, finden Sie innerhalb von Portal² weitere Informationen.