Umstellung der Prüfungs­verwaltungs­software

Wichtiger Hinweis auf System-Freeze im April 2023.

Die Universität Mannheim überführt ihre bisherige Prüfungs­verwaltungs­software (POS) im April 2023 in das Campus­management­system Portal² und migriert in diesem Zusammenhang alle bestehenden Leistungs­daten (Noten, Studien­leistungen usw.). Diese Umstellung wurde bereits seit Jahren vorbereitet und bildet eine notwendige technische Anpassung für die weitere Verbesserung des Studierenden­service. Dafür müssen vom 1. bis 16. April 2023 die Daten vom alten in das neue System migriert werden und alle betroffenen (Alt-)Systeme „eingefroren“ bzw. teilweise stillgelegt werden.

Dies führt zu folgenden Einschränkungen:

  • Während der Migration sind im Portal2 zwar alle Informationen zu Lehr­veranstaltungen (inklusive ZOOMLinks) und die ILIAS-Inhalte sichtbar, aber die Daten bleiben auf dem Stand vom 31.03.2023 „eingefroren“.
  • Während der Migration können die „üblichen“ Services nicht angeboten werden. Dazu zählen Notenverbuchungen, Anmeldungen für Lehr­veranstaltungen und Prüfungen sowie die Ausstellung von Transcripts of Records, Abschlussdokumenten oder Studien­bescheinigungen (auch per E-Mail-Versand). Auch Rückmeldungen (weder über die SB-Terminals noch per Überweisung), Exmatrikulationen oder Beurlaubungen können in dieser Zeit nicht erfolgen.
  • In dieser Zeit sind keine Raumbuchungen möglich. Bitte stellen Sie sicher, dass eventuell kurzfristige Buchungen für bspw. Einzeltermine in diesem Zeitraum vor dem Freezing durchgeführt werden. Die Semesterplanung für das HWS 2023/24 sollten Sie vorher oder nachher erledigen.
  • Die Notenverbuchungs­frist für die Zweittermine des HWS 2022/23 ist der 15.3.2023.
    Hinweis für Beschäftigte: Mit dem Hintergrund des Freezing der Systeme halten Sie bitte die Frist unbedingt ein – auch damit die Studierenden ggf. noch die Möglichkeit haben, Notenauszüge oder Abschlussdokumente zu bekommen, bevor wir alle keinen Zugriff mehr auf die (Alt-) Systeme haben.
    Hinweis für Studierende: Bitte kümmern Sie sich rechtzeitig um Transcripts oder andere Bescheinigungen, die Sie ggf. für Master­bewerbungen o.ä. noch vor dem 18.4.2023 dringend benötigen.

Da auch die Studien­büros in der Zeit keinen Zugriff auf die Systeme haben, werden diese wie auch der Express-Service vom 3. bis zum 17. April 2023 geschlossen sein (Osterferien).

Die Services des Dezernats für Studien­angelegenheiten während der vorlesungs­freien Zeit rund um Ostern im Überblick:

AbteilungVerfügbar (per E-Mail, ggf. Online-Sprechstunden etc.)Nicht verfügbar/ geschlossen
Express- Servicebis 31.3. und wieder ab 18.4.20231. – 17.4 2023
Studien­bürosbis 31.3. und wieder ab 18.4.20231. – 17.4 2023
Gasthörer- und Seniorenstudiumbis 31.3. und wieder ab 18.4.20231. – 17.4 2023
Studien­information/ Spurwechsel-Beratung etc.1. – 17.4.2023keine Schließung
Bewerbungs- und Zulassungs­stelle1. – 17.4.2023keine Schließung
Akademisches Auslands­amt1. – 17.4.2023keine Schließung

Bitte planen Sie diese Service-Einschränkungen ein und erledigen wichtige und dringende Anliegen rechtzeitig vor dem 30. März 2023!

Ab dem 18. April 2023 werden Ihnen alle üblichen Services über Portal² etc. wieder zur Verfügung stehen.

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