Das Event­management-Team auf der Hauptbühne einen Tag vor dem Schlossfest / Foto: Simon Hofmann

Ein unschlagbares Team

Über 500 Veranstaltungen, Tagungen und Kongresse managt das Event-Team der Service und Marketing GmbH der Universität Mannheim jedes Jahr. Das mit Abstand größte Ereignis ist das Schlossfest mit seinen bis zu 20.000 Besuchern. FORUM war dieses Jahr hinter den Kulissen dabei – zwischen Platz­regen, Sturmböen und Gewitter – und einem Team, das sich von nichts aus der Ruhe bringen lässt.

Es ist der Freitag vor dem Schlossfest. Morgen soll es regnen – für die Organisatoren der Service und Marketing GmbH der Universität Mannheim ist das eine Katastrophe. Die ganze Woche schon waren sie mit dem Aufbau beschäftigt. Die große Hauptbühne auf dem Ehrenhof steht bereits. Kerstin Hörster vom Event-Team positioniert davor mit 15 Leuten die rund 1.200 Stühle für die Besucherinnen und Besucher – ein Spektakel: Gleich drei Helferinnen liegen mit einem Maßband und einer gespannten Schnur auf dem Boden, um den Abstand zwischen den Stuhlreihen auszumessen. „Wir haben ganz genaue Sicherheits­vorschriften für die Fluchtwege, gleichzeitig muss alles symmetrisch sein, damit es von oben ein gutes Foto gibt“, sagt sie. Mehrere Stunden dauert es für das perfekte Bild. Zum Schluss noch zur Kontrolle ein Smartphone-Foto vom Dach – passt.

Hier sitzen morgen die Erstsemester mit ihren Eltern, wenn Rektor, Bürgermeister und AStA sie zu ihrem Studium an der Universität Mannheim begrüßen. Es wird bereits das 16. Schlossfest sein. Die ersten Jahre wurde es noch ausschließlich im Ostflügel gefeiert, erinnert sich Event-Mitarbeiter Jelly Pijuk-Schmitt, der für den Gartensaal im Mittelbau zuständig ist. „Seitdem ist es immer mehr Arbeit geworden, aber auch wir haben uns von Mal zu Mal professionalisiert“, sagt er. Reine Routine ist das Schlossfest trotzdem nicht. Neben dem 13-köpfigen Stammteam engagiert die Service und Marketing GmbH rund 120 weitere externe Helferinnen und Helfer.

Es ist 13 Uhr am Samstag kurz vor dem großen Fest. Der Himmel trübt sich, noch immer sagen die Wetterprognosen Regen vorher. Patrick Schuff wartet auf den Geldtransporter, der das Wechselgeld für die Stände anliefert. Zwei Männer, die für den Ernstfall bewaffnet sind, überreichen ihm die Münzrollen und 5-Euro-Scheine. Der Ort, an dem er später die über 20 Kassen bestücken wird, ist geheim. Begleitet wird er von einem Security-Mitarbeiter, der später auch die Tür zur Wechselgeldzentrale bewachen wird. „Im Laufe des Abends kommen hier die Standleiter vorbei, um ihre Einnahmen zurückzubringen. Die Stoßzeit beginnt gegen 23 Uhr, wenn der Ehrenhof so langsam dichtmacht und sich das Fest auf die Partys im Kleinen Innenhof und auf dem Schneckenhof verlagert“, sagt Schuff.

Derweil läuft schon der Soundcheck. Im Backstage-Bereich verköstigt Lisa Sprenger die Bands und Künstler, die auf der Hauptbühne ihren großen Auftritt haben werden. Für jede Gruppe hat sie einen Hörsaal vorbereitet, in den sie sich zurückziehen können. „Wir versuchen, jeden Wunsch so gut es geht zu erfüllen, damit sich die Künstler bei uns wohlfühlen. Eigentlich sind sie aber immer recht pflegeleicht“, erzählt Lisa Sprenger. Schön wird es nochmal zum Feuerwerk – hier im ersten Stock über dem EO Café hat man den besten Ausblick. „Letztes Jahr saßen die Bands hier noch lange zusammen und haben gemeinsam Lieder gesungen – eine einzigartige Atmosphäre“, sagt sie.

Auch die Stimmung im Team sei eine besondere – und das nicht nur während des Schlossfests. Wie stark alle zusammenhalten, das sehe man vor allem jetzt, wo Event-Leiter Patrick Weisenburger nach einem schweren Unfall ausfällt. Für das Schlossfest hat Geschäftsführerin Betty Kübe seine ehemalige Kollegin Leonie von Römer kurzfristig zurückgeholt, obwohl sie vor eineinhalb Jahren die GmbH verlassen hat – für die 33-Jährige Ehrensache: Leonie von Römer und Patrick Weisenburger kennen sich schon seit der Schulzeit und beide haben ihr Handwerk in der Service und Marketing GmbH gelernt – Patrick absolvierte die Ausbildung zum Eventmanager, Leonie ihr duales Studium. „Die meisten im Team wurden hier ausgebildet und sind danach geblieben“, sagt Leonie von Römer, die insgesamt zehn Jahre im Event­management der Service und Marketing GmbH tätig war. Kurz vor dem Start des Festes weist sie Polizei und Feuerwehr ein. Die Securitys werden von Daniel Teuber in Position gebracht, insgesamt 73 Männer und Frauen sind heute Abend im Einsatz.

18 Uhr – es kann losgehen. Der Rektor hält gerade seine Rede, dann passiert es. Es regnet in Strömen, ein Gewitter zieht über den Ehrenhof, die Besucherinnen und Besucher flüchten unter die großen Schirme vor den Essensbuden oder ins Schloss. Bevor der Krisenstab entscheidet, wie es weitergehen soll, schaltet sich die Stage-Managerin bereits ein. „Ich habe sofort den ersten Musik-Act auf der Hauptbühne abgesagt, das wäre einfach zu gefährlich gewesen“, sagt sie. Auf der Bühne bilden sich bereits nach wenigen Minuten große Pfützen, der Strom fällt aus. Ein Teil des Ehrenhofs und der dar­unterliegende Keller mit der Haustechnik stehen unter Wasser. Die Feuerwehr rückt sofort an, um es abzupumpen. Und das Event-Team disponiert bereits um: Der Poetry Slam wird aus dem Schneckenhof nach drinnen verlegt, eine Band von der Hauptbühne wird abgesagt, soll aber später ihren Auftritt im Gartensaal bekommen. Für 40 Minuten darf niemand mehr auf die Dachterrasse. „Als ich die Luke geschlossen habe, hat es sich angehört, als würde ein reißender Bach darüber schnellen“, sagt Robin Wagner, der für diesen Bereich zuständig ist.

Es ist das stärkste Unwetter, das das Schlossfest je erlebt hat – wenn auch nicht das erste. „2014 sang Söhne Mannheims-Sänger Rolf Stahlhofen im strömenden Regen, der sich zum Feuerwerk hin dann aber gelegt hatte. Der Ehrenhof füllte sich und danach wurde noch ausgiebig gefeiert. So etwas wie heute haben wir allerdings noch nicht erlebt“, sagt Betty Kübe, Geschäftsführerin der Service und Marketing GmbH. Derweil hat die Feuerwehr es geschafft, das Wasser abzupumpen, es fließt wieder Strom. Helfer kehren die Pfützen von der Hauptbühne, es kann weitergehen. Auch die Feuerwerkskörper auf der Mensawiese haben den Regenguss überlebt.

Bevor der Hauptact Cassandra Steen gegen 22:30 Uhr ihren letzten Ton anstimmt, trifft das Team die letzten Sicherheitsvorkehrungen für das Feuerwerk und sorgt dafür, dass sich keine Besucher mehr auf der Mensawiese befinden. Die haben sich von dem Unwetter nicht beirren lassen und versammeln sich auf dem Ehrenhof, wo sich das Feuerwerk über dem Schloss entzündet. Die Party im Schneckenhof und im Kleinen Innenhof wird gegen 1 Uhr von Betty Kübe aufgrund des starken Regens beendet, normalerweise gehen die Partys bis 3 Uhr. Für das Event-Team ist das Fest aber auch dann noch nicht zu Ende. Sie werden noch bis sechs Uhr morgens Gläser spülen und mit dem Abbau beginnen, damit am Montag alles wieder aussieht wie gewohnt. Und dann geht es wieder los: Nach dem Schlossfest ist vor dem Schlossfest. Das nächste hoffentlich wieder bei strahlendem Sonnenschein.

Text: Nadine Diehl / Oktober 2019