Zulassen oder ablehnen? – Auswahlkoordinatorin Kerstin Müller im Ausweichquartier der Zulassungs­stelle in B6 / Foto: Simon Hofmann

Retten bis zur letzten Sekunde

Ein Studium an der Universität Mannheim – für viele junge Menschen ist das ein Traum. Rund 18.000 Bewerbungen gehen jedes Jahr bis zum 15. Juli in der Zulassungs­stelle der Universität ein. Wegen der Bewerberflut zieht sie deshalb schon im März von ihren Büros in L1 in zwei große Seminarräume in B6. Mittendrin Chefin Maren Kloppenburg und ihr Team aus 5 Mitarbeitern und 30 Hiwis. Ein Alltag zwischen Hoffnung und Enttäuschung.

Ein Geräuschteppich aus aufgerissenen Umschlägen und Eingangs-Stempeln, die auf Bewerbungs­unterlagen gedrückt werden, erfüllt das Ausweichquartier in B6 – fünf studentische Hilfskräfte haben sich bereits an die Arbeit gemacht. Wie jeden Morgen beginnt das große Sortieren. An den Wänden stapeln sich gelbe Postkisten bis fast unter die Decke, jede einzelne vollgepackt mit Bewerbungen potenzieller Studierender. In den Umschlägen stecken mehr als ein Antragsformular, Abi- und Praktikumszeugnisse, sondern auch die Entscheidung für den weiteren Lebensweg. Mit oder ohne Studierenden­ausweis der Uni Mannheim – das entscheidet sich hier.

Es ist der 16. Juli, gestern war Bewerbungs­schluss für die über 30 Bachelor­studien­gänge. In der letzten Woche vor Fristende geht rund ein Drittel aller Bewerbungen ein. Nachdem sie eingescannt und verbucht wurden, bekommen die Bewerber automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail zugeschickt. „So ersparen wir uns sehr viele panische Anrufe“, sagt Auswahlkoordinatorin Kerstin Müller. Allein im Bewerbungs­zeitraum werden rund 8.600 E-Mails beantwortet.

In den Raum nebenan wandern die Bewerbungen dann für den nächsten Schritt. An mehreren Tischreihen sitzen Hiwis an PCs und überprüfen die Zugangs­voraussetzungen, die die Bewerberinnen und Bewerber mitbringen müssen. „Ohne entsprechende Hochschul­zugangsberechtigung kein Bachelor­studium und ohne Bachelor kein Master“, sagt Chefin Maren Kloppenburg. „Um so viele Bewerbungen zu überprüfen, arbeiten bei uns über den Sommer bis zu 30 studentische Hilfskräfte. Ohne sie wäre dieses Massengeschäft nicht zu bewältigen.“ Gerade bei Sonderfällen haben die Hiwis viele Fragen an das Team von Maren Kloppenburg: Jemand hat kein Abitur, aber dafür eine berufliche Qualifikation. Eine Bewerberin hat einen ägyptischen Abschluss an einer deutschen Schule gemacht, aber kein deutsches Abi – können sie trotzdem zugelassen werden? „Fehlen Unterlagen, werden die Bewerberinnen und Bewerber informiert und gebeten, diese nachzureichen – sofern dies zeitlich noch möglich ist“, sagt die Leiterin. „Denn bis zum Bewerbungs­fristende müssen die Unterlagen in der Zulassungs­stelle eingegangen sein.“

Ist die Akte in Ordnung, prüfen die Hiwis im nächsten Raum, ob die Angaben in der Online-Bewerbung mit den eingereichten Unterlagen übereinstimmen. Jede einzelne Note im Abizeugnis wird mit Bleistift abgehakt. „Häufig vertippen sich die Bewerber. Wenn jemand aus 8 Punkten 15 macht, kann das gerade in der BWL über eine Zulassung oder Ablehnung entscheiden“, sagt Maren Kloppenburg. Die Zulassungs­stelle hat gemeinsam mit sämtlichen Fach­bereichen festgelegt, für was es wie viele Bonuspunkte gibt und wie diese bewertet werden sollen – zum Beispiel für Praktika, Ehrenämter und Abinoten in bestimmten Fächern wie Mathematik und Englisch. „Nicht jedes Bundes­land hat diese erweiterten Auswahlkriterien, deshalb haben wir ein bisschen mehr Druck als zum Beispiel die Kollegen in Hamburg oder NRW“, sagt Kerstin Müller.

Anhand der Kriterien erstellt das Team um Maren Kloppenburg Auswahlranglisten der Bewerberinnen und Bewerber, die nochmals von den Fakultäten geprüft werden. Am Ende werden rund 6.000 zugelassen. „Dann kommt für uns der letzte Check, ob alles mit den Bewerbungen richtig gelaufen ist, bevor wir endgültig die Ranglistenergebnisse einspielen“, sagt Kloppenburg. Gerettet wird bis zur letzten Sekunde. „Bis gestern haben wir Unterschriften noch per Fax angenommen. An solchen Formalien soll es nicht scheitern“, erklärt Kerstin Müller. Am Ende bleiben von 18.000 Akten nur knapp 150 übrig, die wegen solcher formaler Fehler abgelehnt werden müssen. „Wir versuchen mit viel Hilfestellung, die Zahl aber so gering wie möglich zu halten.“

Maren Kloppenburg hält eine Akte in der Hand, die vermutlich leider Pech gehabt hat. Auf der Vorderseite prangen chinesische Schriftzeichen. Der Antrag fehlt und auch die Adresse – eine von sechs Bewerbungen, mit denen Kloppenburg und ihre Kollegen derzeit noch nichts anfangen können. „Selten sind die Leute überhaupt nicht im Bewerbungs­portal auffindbar wie in diesem Fall“, sagt Kloppenburg. „Zwar sollen die Bewerbungen auf Deutsch oder Englisch sein, manchmal liegen aber keine Übersetzungen bei. In der Regel können wir diese Dokumente den online eingegangenen Datensätzen jedoch zuordnen und eine Rückmeldung geben.“

Für die internationalen Bewerberinnen und Bewerber ist unter anderem Laura Sinn zuständig – und damit für die komplexesten Akten. Die Master­bewerbungen aus dem Ausland sind oft drei Mal so dick wie für den Bachelor. „Wir prüfen sortiert nach Ländern, damit wir uns nicht jedes Mal in ein anderes Bildungs­system hineindenken müssen“, sagt Laura Sinn. Ebenfalls aufwendig sind Mehrfach­bewerbungen. Kloppenburg hat jedoch Verständnis und kann sich gut in junge Menschen hineinversetzen. Gefragt danach, wie sich drei so unterschiedliche Studien­wünsche wie Medien- und Kommunikations­wissenschaft, BWL und Psychologie vereinbaren lassen, sagt sie: „Ich denke, wir waren nach dem Abi auch nicht anders. Zumal es uns ja ohnehin nicht zusteht, für die Bewerberinnen und Bewerber zu entscheiden, was für sie das Beste ist.“ Eine objektive Behandlung aller Akten ist für das ganze Team eine Selbstverständlichkeit.

Mitte August hat Kloppenburgs Team alle Ranglisten hochgeladen und alle Bewerber über eine Zusage oder Ablehnung informiert. „Der Moment, wenn die letzte Akte durchgeht, ist einfach wunderschön. Wenn man hier abschließen kann und alles wieder aussieht wie ein Vorlesungs­raum“, sagt Kerstin Müller. Das Team baut dann seine Rechner ab und packt sie ins Lager. Zurück in den Büros in L1 beginnen schon bald wieder die Vorbereitungen für das bevorstehende Bewerbungs­verfahren für das Frühjahrssemester. Im Frühling geht dann der Umzug wieder los, denn ab dem 15. März trudeln auch schon die ersten Master­bewerbungen fürs Herbstsemester 2020 ein.

Text: Nadine Diehl / Oktober 2019