Coronavirus: Aktuelle Maßnahmen und Empfehlungen

Liebe Kolleginnen und Kollegen, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

die Universitäts­leitung hat unter Beteiligung des Personalrats ein Hygienekonzept verabschiedet, das die Maßnahmen auflistet, die von allen Beschäftigten während der Corona-Pandemie an der Universität Mannheim zu befolgen sind. Es ist Ihnen per E-Mail zugegangen und weiterhin über das Intranet und auf der Website der Universität Mannheim abrufbar.

Um das Ansteckungs­risiko zu minimieren, hat die Universitäts­leitung die Vorgesetzten damit beauftragt, die im Hygienekonzept festgelegten Maßnahmen in ihren Bereichen umzusetzen. Für die Durchführung der Maßnahmen besteht eine Dokumentations­pflicht. Das Formular zur Gefährdungs­beurteilung, das wir Ihnen heute im Anhang zusenden, soll Vorgesetzten als Checkliste dienen und sie bei dieser Führungs­aufgabe unterstützen. Wir bitten Vorgesetzte darum, das Formular aufmerksam zu lesen, für ihren Bereich auszufüllen und an die Stabsstelle Arbeits­sicherheit, Brandschutz und Krisen­management (arbeitssicherheit(at)uni-mannheim.de)zurückzusenden. Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besteht hier kein Handlungs­bedarf, für sie liegt das Formular als Information bei.

Darüber hinaus finden Sie im Intranet einen Flyer der Stabsstelle Arbeits­sicherheit, Brandschutz und Krisen­management mit wichtigen Hinweisen zum persönlichen Infektions­schutz. Wir bitten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darum, sich auch diesen aufmerksam durchzulesen. 

Zu den notwendigen Maßnahmen, die die Vorgesetzten vor der Rückkehr ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Arbeits­platz vor Ort umsetzen müssen, gehört eine Unterweisung in den Grundlagen des Hygienekonzepts. Diese Unterweisung muss spätestens am ersten Arbeits­tag erfolgen, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder an ihrem Arbeits­platz vor Ort sind.

Ist die Gefährdungs­beurteilung und die Unterweisung erfolgt und die Umsetzung des Hygienekonzeptes durch die Vorgesetzten sichergestellt, können die Diensträume ab 18. Mai 2020 von den Beschäftigten der jeweiligen Bereiche mit ECUM-Karte wieder aufgesucht werden. Ein Passierschein ist dann nicht mehr erforderlich. Für die Öffentlichkeit und die Studierenden bleiben die Universitäts­gebäude bis auf Weiteres geschlossen. Studierende haben Zutritt im Rahmen von Präsenz­prüfungen und zu den ausgewiesenen Bereichen der Universitäts­bibliothek.

Die Unterweisung zum Hygienekonzept kann auf zwei Arten stattfinden:

1. Sie kann entweder durch die Vorgesetzten selbst oder von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt werden, denen die Aufgabe von ihren Vorgesetzten übertragen wurde. Der Termin kann individuell oder in Gruppen stattfinden, virtuell oder – bei Einhaltung der notwendigen Hygienemaßnahmen – auch vor Ort.
2. Um die Vorgesetzten in dieser Aufgabe zu entlasten und vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Teilnahme an einer Unterweisung zu ermöglichen, werden ab kommender Woche zentral Webinare für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den allgemeinen Infektions­schutz­maßnahmen angeboten, so dass Sie als Führungs­kraft vor Ort ggf. nur über weitere konkrete Maßnahmen vor Ort unterweisen und ggf. Gespräche mit Personen führen müssen, die einer Risikogruppe angehören. Die Webinare gelten als vollständiger Ersatz für eine persönliche Unterweisung. Nähere Informationen zu den Terminen und der Anmeldung finden Sie im Intranet.

Die Teilnahme an einer Unterweisung muss im Anschluss per Unterschrift bestätigt und an den Vorgesetzten weitergegeben werden. Einen Vordruck dazu finden Sie im Intranet.

Das Formular zur Gefährdungs­beurteilung und weitere wichtige Informationen zu den Maßnahmen der Universität während der Corona-Pandemie finden Sie wie immer auch im Intranet und auf der Website.

Herzliche Grüße

1. Der Lehr­betrieb wird im laufenden Frühjahrssemester, d.h. bis zum Semesterende, ausschließlich in digitaler Form durchgeführt.

2. Bereits laufende Präsenz­veranstaltungen an der Universität werden abgesagt oder nach Möglichkeit in nicht präsenter, digitaler Form fortgeführt. Dies gilt für Lehr­veranstaltungen für die Studierenden, aber auch für andere Veranstaltungen, wie beispielsweise Fortbildungen für Lehr­personal und Beschäftigte, Chor- und Orchesterproben und den Universitäts­sport. Studien­begleitende Pflicht­praktika, die nicht an der Universität stattfinden, wie beispielsweise Unternehmens­praktika, können weiter fortgeführt werden, die Fortführung liegt jedoch im Ermessen des Praktikumsgebers.

3. Alle Konferenzen, Tagungen und andere öffentliche Veranstaltungen der Universität Mannheim mit externen Teilnehmerinnen und Teilnehmer sind bis auf Weiteres abgesagt.

4. Teilöffnung der Universitäts­bibliothek: Die Ausleihe im Ausleihzentrum ist für alle Nutzergruppen wieder eingeschränkt möglich. Der Zugang zu den digitalen Medien und Services bleibt bestehen. Ab Montag, 18. Mai 2020, sind die Bibliotheks­bereiche A3 und Schloss Ehrenhof für Studierende und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Mannheim eingeschränkt wieder geöffnet. Eine Sitzplatz­buchung ist verpflichtend. Die Bibliotheks­bereiche A5 und Schloss Schneckenhof (BWL) bleiben geschlossen. Benötigte Medien aus diesen Bereichen können im Bibliotheks­bereich A3 genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Universitäts­bibliothek.

5. Verwaltung, Infrastruktur­einrichtungen und Betriebs­einheiten der Universität arbeiten im Übrigen weiter. Studium, Lehre und Forschung sollen soweit wie möglich aufrechterhalten werden, um Härten für die Betroffenen zu vermeiden. Persönliche (Beratungs-)Termine mit Universitäts­mitarbeiterinnen und -mitarbeitern finden ab sofort allerdings nicht mehr face-to-face statt. Bei konkreten Fragen oder Beratungs­bedarf sollen sich Studierende, Beschäftigte und externe Personen zunächst per E-Mail an ihre Ansprechperson wenden. Individuell können dann weitere mögliche Kommunikations­kanäle (Telefon, Videokonferenz) vereinbart werden.
   
   Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität – mit Ausnahme so genannter (vor allem für Sicherheit und den IT-Betrieb) „systemrelevanter Personen“ (s. Nr. 8) – arbeiten überwiegend im Home-Office. Dabei müssen sie, wenn nicht wichtige Gründe wie z.B. Kinderbetreuung entgegenstehen, während ihrer regulären Arbeits­zeiten telefonisch erreichbar bleiben und mehrmals täglich, mindestens jedoch einmal am Tag, ihre Dienst-E-Mails abrufen. Letzteres gilt auch, wenn sie freigestellt wurden. Nur so kann gewährleistet werden, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig wichtige Informationen zur aktuellen Entwicklung erhalten.
   
   In den wenigen Fällen, in denen tatsächlich keine Aufgaben im Home-Office übertragen werden können, sind die Vorgesetzten gebeten, die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für den Zeitraum des Notbetriebs freizustellen. Der Umfang der Freistellung ist zu dokumentieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Website der Personalabteilung: http://dezv.uni-mannheim.de/intranet/Aktuelles%20zum%20Corona-Virus/Freistellung/
   
   Mitarbeitende, die zu einer Risikogruppe zählen, sollen nur im Home-Office beschäftigt werden. Sollte dies nicht möglich sein, sind vorrangig Über- bzw. Mehrarbeits­stunden abzubauen, bevor eine bezahlte Freistellung greift.
   
   Das Home-Office kann aufgrund der besonderen Situation bilateral mit der oder dem Vorgesetzten vereinbart werden und bedarf bis auf Weiteres keiner Genehmigung durch das Personaldezernat. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist jederzeit widerrufbar. Zu beachten ist ferner, dass die Beschäftigten im Home-Office erreichbar sein müssen.
   
   In der Zeit dieser Ausnahmesituation kann Home-Office von 5 Uhr bis 22 Uhr erfolgen.

6. Im Interesse der Studierenden wird die Universität anstehende Prüfungen unter Berücksichtigung der aktuellen Risikolage durchführen, soweit dies möglich ist. Für universitäre Prüfungen gilt:
   
   Erklärtes Ziel der Universität ist es, dass möglichst alle Studierenden in Frühjahrssemester 2020 ihre Prüfungen ablegen können und ihnen aus der aktuellen Situation kein Nachteil entsteht.
   Auch für staatliche Prüfungen (Lehr­amt an Gymnasien, Jura Staats­examen) wurden inzwischen Lösungen gefunden. Für alle verschobenen Prüfungs­termine wurden neue Termine gefunden, die den Studierenden direkt mitgeteilt wurden.

7. Zur Eindämmung des Coronavirus sind an der Universität Mannheim Veranstaltungen, Zusammenkünfte und Versammlungen mit einer Teilnehmerzahl von mehr als fünf Personen bis auf Weiteres untersagt. Gleiches gilt entsprechend an der Universität Mannheim für Veranstaltungen, Besprechungen und Gesprächsrunden mit einer präsenten Teilnehmerzahl von über fünf Personen.
   
   Sitzungen der universitären Gremien finden bis mindestens einschließlich 24. Mai 2020 nicht in präsenter Form statt. Die jeweiligen Vorsitzenden prüfen, ob die anstehenden Tagesordnungs­punkte von solcher Dringlichkeit sind, dass sie unverzüglich entschieden werden müssen, oder ob eine Verschiebung der Sitzung erfolgen kann. Sollte eine Verschiebung von Entscheidungen nicht in Betracht kommen, sollen die Vorsitzenden von der Möglichkeit der Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren oder bei dringenden Angelegenheiten auch von ihrem Eilentscheidungs­recht Gebrauch machen. Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsordnungen bestimmte Beschlüsse vom Eilentscheidungs­recht explizit ausnehmen. Für Beratungen bieten sich Video- oder Telefonkonferenzen an.

8. Der Zutritt zu allen Universitäts­gebäuden ist für Beschäftigte ab dem 18. Mai wieder unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Für die Öffentlichkeit und Studierende bleibt der Zutritt weiterhin untersagt. Für die Bibliotheken gelten gesonderte Regelungen.

9. Aufgrund der weltweiten Reisewarnung durch das Auswärtige Amt wird das Verbot von Dienstreisen ins Ausland zunächst bis zum 15. Juni 2020 verlängert. Wir bitten darum, weiterhin auch von Dienstreisen innerhalb Deutschlands bis zum 5. Juni 2020 abzusehen. In Ausnahmefällen, in denen eine dringende dienstliche Erforderlichkeit für die Durchführung einer Dienstreise besteht, kann unter Abwägung der Risiken eine Einzelfallentscheidung getroffen werden. Wenden Sie sich hierzu und bei weiteren Fragen zu Dienstreiseangelegenheiten – bitte möglichst via E-Mail – an das Reisekostenteam des Personaldezernats.

10. Aufzüge dürfen nur jeweils einzeln und sollen möglichst nur von in der Mobilität eingeschränkten Personen sowie zur Be­förderung von Lasten genutzt werden.

11. Alle Mitglieder der Universitäten sind aufgerufen, die Empfehlungen der Bundes­zentrale für gesundheitliche Aufklärung für die Bildungs­r­einrichtungen zu befolgen: https://www.infektions­schutz.de/fileadmin/infektions­schutz.de/Downloads/Merkblatt-Bildungseinrichtungen-Coronavirus.pdf.

12. Ab dem 18. Mai 2020 kann unter Einhaltung des Hygienekonzepts der Universität Mannheim eine schrittweise Wiederaufnahme des Präsenzbetriebs erfolgen. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Intranet.

13. Die Universität aktualisiert ihre Planungen und Maßnahmen zur Information der Mitglieder und der Öffentlichkeit stetig, kurzfristig und umfassend. Wir bitten die Mitglieder der Universität daher dringend, die Website www.uni-mannheim.de/corona und ihr E-Mail-Postfach mehrmals täglich, mindestens aber einmal am Tag auf neue Hinweise und Informationen zu kontrollieren - auch wenn sie im Home-Office oder freigestellt sind.

14. Das Studierenden­werk Mannheim erlässt gesonderte Maßnahmen, die vom Studierenden­werk selbst bekannt gegeben werden. Weitere Informationen finden Sie unter: www.stw-ma.de

(Stand: 3. Juni 2020)

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
sehr geehrte Damen und Herren,

heute wenden wir uns mit der Frage an Sie, welche Voraussetzungen wir schaffen müssen, um perspektivisch zumindest wieder zu einem teilweisen Präsenzbetrieb an der Universität zu gelangen. Dies betrifft im Moment ausschließlich den Bereich außerhalb von Studium und Lehre. Ein Studien­betrieb in Präsenzform erfolgt in diesem Semester nicht mehr (mit gewissen Ausnahmen im Prüfungs­bereich). – Die Fülle von Anträgen auf die Ausstellung von Passierscheinen macht deutlich, dass eine große Anzahl von Beschäftigten der Universität ohne eine physische Anwesenheit vor Ort in ihren Arbeits­möglichkeiten stark eingeschränkt ist. Das Rektorat möchte aber die Leistungs­fähigkeit des Hauses in seinen Kernleistungs­prozessen in Forschung, Lehre und Infrastruktur erhalten, und will alles dafür tun, dass unsere Beschäftigten das Arbeits­umfeld haben, das sie für ihre jeweilige Tätigkeit brauchen. Gleichwohl, und um es besonders zu betonen: In der aktuellen Situation und zum Schutz und Wohlergehen aller empfehlen wir weiterhin das Home-Office als die bevorzugte Arbeits­weise. Dafür hat die Universität viel getan und investiert in Lizenzen, Software, Infrastruktur und Equipment.

Was ist nun zu tun, um all denjenigen Beschäftigten der Universität, die es benötigen, einen Zugang zu den Räumlichkeiten auf dem Campus zu gewähren? Hierzu hat uns das Bundes­ministerium für Arbeit und Soziales auf Grundlage des Arbeits­schutz­gesetzes einen speziellen SARS-CoV-2-Arbeits­schutz­standard vorgegeben, den wir beachten und dessen Einhaltung wir garantieren müssen, damit ein Präsenzbetrieb im Bereich der Beschäftigten in Wissenschaft, Verwaltung und Infrastruktur wieder stattfinden kann.

Grundlage für eine Lockerung des Zutrittsverbotes ist zwingend das Vorhandensein eines Hygienekonzepts zur Umsetzung des Arbeits­schutzes. Damit fest verbunden ist die Durchführung einer Gefährdungs­beurteilung für jeden Arbeits­platz. Beides ist nun im Rektorat und im Personalrat beschlossen worden und stellt die Grundlage für das weitere Vorgehen dar. Im Hygienekonzept haben wir zusammengestellt, was uns rechtlich mit Blick auf den Infektions­schutz aufgegeben ist und von dem wir wissen, dass Sie es benötigen, wenn Sie über eine Wiederaufnahme der Präsenz in Ihrem Zuständigkeits­bereich nachdenken. Es soll Ihnen helfen, sich hygienerechtlich und hygienetechnisch sicher bewegen zu können. Wie Sie erkennen werden, sind in dem Konzept Hygienematerialien angesprochen, die zwar idealerweise vorhanden wären, de facto aber schwer zu beschaffen sind. Insbesondere geht es dabei um Desinfektions­mittel und die entsprechenden Spender. Wie arbeiten noch intensiv an deren Bereitstellung. Anderes ist beschafft und kann Ihnen zur Verfügung gestellt werden. Wir bereiten auch Hinweisschilder vor, z.B. für die Abstandregeln, die Sie von der Verwaltung beziehen können.

Eckpunkte für die Vorbereitung einer vorsichtigen Öffnung der Universität auf der Basis des Hygienekonzeptes:

1. Die Arbeit im Home-Office ist weiterhin die bevorzugte Arbeits­weise; das gilt besonders dringlich für Personen, die durch Vorerkrankungen oder anderweitig zur Risikogruppe gehören.
2. Ein Betreten der Universitäts­gebäude ist bis auf Weiteres unter Fortdauer der Passierscheinregelung möglich, soweit die Dienstgeschäfte es erfordern, die Dienstvorgesetzten dies zulassen und die Einhaltung des geltenden Hygienekonzeptes durch die Dienstvorgesetzten sichergestellt wird.
3. Sobald unter Einbeziehung der Betreffenden die jeweiligen Dienstvorgesetzten die Gefährdungs­beurteilung vorgenommen und über die Dekanate oder Vorgesetzten ausgefüllt der Stabsstelle für Arbeits­sicherheit (karl.kaiser(at)verwaltung.uni-mannheim.de) zugesandt haben und die im Hygienekonzept genannten Hygienegegenstände und Hygienematerialien (Alltagsmasken, Absperrbänder, Reinigungs­mittel u.a.) zur Verfügung stehen, wird ein Betreten der Universität auch ohne Passierschein wieder möglich sein. Dies kann aus jetziger Sicht noch bis zu zwei Wochen dauern.
4. Sobald die benötigten Hygienegegenstände und -materialien beschafft sind, können diese im Dez. IV (hygienebedarf(at)uni-mannheim.de) beantragt und anschließend in der Poststelle abgeholt werden. Information zum Verfahren gehen Ihnen noch gesondert zu.
5. Für die Umsetzung des Hygienekonzeptes vor Ort sind die jeweiligen Vorgesetzten verantwortlich. Die Universität muss sich aus Haftungs­gründen von der korrekten Umsetzung der Hygieneregeln ein Bild machen und daher stichprobenartig deren Einhaltung überprüfen.

Heute erhalten Sie anbei das Hygienekonzept. Das ist die Basis unserer Präsenz auf dem Campus, auch für diejenigen, die sich mit Passierschein in der Universität aufhalten, und somit vordringlich. Die oben angesprochene Gefährdungs­beurteilung ist ein Formular, das sich momentan in der Endredaktion befindet und das die jeweiligen Vorgesetzten, seien es Professorinnen und Professoren oder Dezernatsleitungen, aktiv umsetzen müssen. Mit der dar­unter zu setzenden Unterschrift wird bestätigt, dass die Umsetzung der Hygieneregeln und der Infektions­schutz für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewährleistet ist. Dieses Formular geht Ihnen, nachdem das Rektorat es mit den Dekanen im Concilium Decanale besprochen hat, so rasch wie möglich zu. Erst wenn Sie beides vorliegen haben und beides beachten und umsetzen, können wir die Passierscheinregelung aufgeben. Das Hygienekonzept ist ein Instrument des Arbeits­rechts und Arbeits­schutzes.

Informationen zur Durchführung von Prüfungen in Präsenzform erhalten Sie in den nächsten Tagen mit separater Post.

Die oben dargestellten Regeln mögen kompliziert erscheinen, sind aber leider unumgänglich, wenn wir allmählich wieder in einen Regelbetrieb einsteigen wollen, der bis auf Weiteres von einem Mix aus prioritärem Home-Office und posteriorer Präsenz geprägt sein wird. Es sind neue Erfahrungen, die wir alle gerade machen. Wir sollten sie aber auch als Chance begreifen, um unseren Arbeits­alltag auch künftig so zu gestalten, dass die Bedarfe des beruflichen Alltags und des persönlichen gesundheitlichen Schutzes gleichermaßen zu ihrem Recht kommen.

Inhaltliche Fragen zur Gefährdungs­beurteilung können Sie an Herrn Kaiser, Stabsstelle Arbeits­sicherheit (karl.kaiser(at)verwaltung.uni-mannheim.de), richten, bei anderen Fragen zur Umsetzung stehen Ihnen die bekannten Ansprech­partnerinnen und Ansprech­partner zur Verfügung.

Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis und für Ihr Verantwortungs­bewusstsein.

Mit herzlichem Gruß

Ihre

Prof. Dr. Thomas Puhl                                                        Barbara Windscheid
Rektor                                                                                     Kanzlerin

Liebe Kolleginnen und Kollegen, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

die Universitäts­leitung hat wie angekündigt die Einschätzungen der Expertinnen und Experten des Robert Koch-Instituts (RKI) zu den Entwicklungen der Corona-Pandemie sowie die Entscheidungen der Politik auf Bundes- und Landes­ebene aufmerksam verfolgt. Die Novelle der Corona-Verordnung Baden-Württemberg steht zwar noch aus, allerdings wurden die anstehenden Änderungen in der gestrigen Landes­pressekonferenz bekannt gegeben (s. https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/alle-meldungen/meldung/pid/fahrplan-fuer-lockerungen-der-corona-beschraenkungen/).

Vor diesem Hintergrund besteht aktuell noch keine Möglichkeit, die an der Universität Mannheim geltende Home-Office-Regelung zur Eindämmung des Coronavirus nach dem 20. April 2020 zu lockern. Die Home-Office-Regelungen und die Zutrittsbeschränkung auf so genannte (v.a. für den technischen Betrieb der Universität) „systemrelevante Personen“ werden weiter verlängert und sollen nun zunächst bis mindestens inklusive Donnerstag, den 30. April, gelten.

Die Universitäts­bibliothek stellt eine Ausnahme von dieser Regelung dar. Die UB arbeitet aktuell an Möglichkeiten, den Ausleihbetrieb im Ausleihzentrum Westflügel für Studierende der Universität Mannheim sowie für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wiederaufzunehmen. Daher werden dann für den Betrieb sowie für die Benutzung der Ausleihe der Universitäts­bibliothek gesonderte Regelungen gelten. Hierzu bekommen Sie im Laufe der nächsten Woche weitere Informationen, wenn die entsprechenden Vorgaben vorliegen und das mögliche Vorgehen abgestimmt werden konnte.

Die Universität Mannheim wird die Zeit bis zum 30. April nutzen, um die Umsetzung der gestern von Bundes­minister Hubertus Heil vorgestellten Eckpunkte des Arbeits­schutz­standards COVID 19 sowie ggf. der entsprechenden Landes­vorgaben vorzubereiten sowie auf dieser Grundlage die Möglichkeiten einer Lockerung zu prüfen.

In diesem Zusammenhang möchten wir darauf hinweisen, dass Ministerpräsident Winfried Kretschmann alle Bürgerinnen und Bürger eindringlich dazu aufgerufen hat, ab sofort Alltagsmasken zu tragen: Einfache Mund-Nasen-Bedeckungen aus Stoff sollen überall dort getragen werden, wo das Abstandsgebot nicht durchgehend eingehalten werden kann. Die Universität Mannheim ist gerade dabei, solche einfachen Stoff-Masken zu beschaffen. Diese werden voraussichtlich ab der kommenden Woche zur Verfügung stehen. Die Universitäts­leitung begrüßt es jedoch sehr, wenn Sie für den persönlichen Schutz selbst Stoffmasken erwerben bzw. herstellen.

Aufgrund der weltweiten Reisewarnung durch das Auswärtige Amt und der in Deutschland geltenden Kontaktbeschränkungen wird auch das Verbot von Dienstreisen zunächst bis zum 3. Mai 2020 verlängert. Dies bedeutet, dass aktuell keine Dienstreisen genehmigt und dass auch bei bereits genehmigten Anträgen in diesem Zeitraum keine Dienstreisen durchgeführt werden dürfen.

Herzliche Grüße – und halten Sie sich und Ihre Familien gesund!

Barbara Windscheid                               Prof. Dr. Thomas Puhl
Kanzlerin                                                 Rektor

Liebe Kolleginnen und Kollegen, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

wir sind in die Osterwoche gestartet – üblicherweise eine Ferien- und Auszeit im Studien- und Lehr­betrieb. In diesem Jahr aber ist alles anders. Seit über zwei Wochen befindet sich das ganze Land und mit ihr unsere Universität im Ausnahmezustand.

Die Universitäts­leitung weiß aus einer Fülle von Gesprächen, dass sich viele fragen, wie es im Haus insgesamt und im jeweiligen Arbeits­bereich – sei es in Lehre, Forschung oder den Service­bereichen – weitergeht. Die Corona-Verordnung des Landes gibt uns aktuell zwei Eckdaten vor: Die Präsenzlehre ist bis mindestens 19. April 2020 ausgesetzt; die allgemeinen Regelungen für den öffentlichen Raum und für Versammlungen gelten bis zum Außerkrafttreten der Verordnung am 15. Juni 2020. Wir rechnen allerdings damit, dass die Corona-Verordnung in der Woche nach Ostern geändert wird und dass eine Präsenzlehre (incl. Präsenz­prüfungen) vermutlich auch nach dem 19. April allenfalls in eingeschränktem Umfang möglich sein wird – etwa in kleinen Gruppen unter besonderen Infektions­schutz­vorkehrungen. Im Kern wird es für den Studien­betrieb jedenfalls zunächst bei Online-Formaten bleiben müssen. Wir planen jedoch für verschiedene Szenarien eine schrittweise Wiederaufnahme des Lehr- und Prüfungs­betriebs und informieren Sie, sobald konkretere Rahmenbedingungen dafür erkennbar sind, voraussichtlich in der Woche nach Ostern.

Derzeit sehen wir auch noch keine Möglichkeit, die Maßnahmen, die wir mit dem Rundschreiben vom 22. März ergriffen haben, vorzeitig zu lockern. Dies betrifft insbesondere die Home-Office-Regelungen und die Zutrittsbeschränkung auf so genannte (v.a. für den technischen Betrieb der Universität) „systemrelevante Personen“. Die Home-Office-Regelungen sollen zunächst bis mindestens inklusive Montag, den 20. April, gelten. Grundlage dieser Entscheidung sind die Landes­verordnung und insbesondere die Empfehlungen des Robert Koch-Instituts (RKI) zur Verlangsamung der Ausbreitung des Coronavirus, die Grundlage der Verordnung sind. Die Universität Mannheim folgt damit weiterhin der Aufforderung des RKI an Arbeitgeber, als wesentliche Akteure in der Gesellschaft Verantwortung zu übernehmen und die notwendigen Voraussetzungen für eine Kontaktreduzierung im Alltag zu schaffen (vgl. Epidemiologisches Bulletin des RKI sowie RKI-Empehlungen zur Kontaktreduzierung).

Über die glückliche Lage, dass es bei uns keine Kurzarbeit oder Freistellungen ohne Gehaltzahlung gibt, wie es in weiten Teilen der Wirtschaft der Fall ist, sind wir sehr dankbar. Unsere Aufgabe ist es nun, die einzelnen Schritte für eine Rückkehr zum „Normalbetrieb“ der Universität vorauszuplanen – soweit dies unter den sich ständig verändernden Rahmenbedingungen möglich ist. Wir bitten auch Sie alle, sich für Ihren Arbeits­bereich darauf einzustellen und gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten und Kolleginnen und Kollegen entsprechend zu planen.

Wir gehen davon aus, dass auch bei einer Lockerung oder Teilaufhebung von Regelungen der Corona-Verordnung vorerst Einschränkungen für direkte Kontakte bestehen bleiben. Daher sollten die Abteilungen, Fach­bereiche, Dezernate und weiteren Einrichtungen des Hauses – auch zur Sicherung der Funktions­fähigkeit der Universität – unbedingt sicherstellen, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Wiederaufnahme des Präsenzbetriebes so wenig unmittelbaren Kontakt wie möglich zueinander haben. Dies kann beispielsweise durch einen Zwei-Team-Betrieb erfolgen, in der sich pro Abteilung/Einheit zwei Beschäftigten-Teams zeitversetzt den Präsenzbetrieb aufteilen („Schichtbetrieb“ oder alternierende Tage mit Home-Office und Präsenz) oder auch durch Regelungen zur Nutzung von Büros (z.B. räumliche Trennung von Teams, Beschränkung auf eine Person pro Büro). Dabei ist zu bedenken, ob es ausgestattete Home-Office-Arbeits­plätze gibt, die den Präsenzbetrieb sinnvoll ergänzen können. Beschäftigte auf Stellen mit beratender Tätigkeit führen Beratungs­termine bis auf Weiteres auch über den 19. April hinaus ausschließlich online durch. Wir möchten Sie ausdrücklich dazu erm­untern vorauszudenken. In der Steuerung der vor uns liegenden Übergangs­phase wird Kreativität gefragt sein. Behalten Sie bitte auch die entsprechenden Rahmenbedingungen im Blick, wie zum Beispiel die Verfügbarkeit des öffentlichen Nahverkehrs.

Wir bitten Sie außerdem dringend darum, Urlaub wie geplant anzutreten bzw. auch weiterhin Urlaub zu nehmen. Wir verstehen natürlich, dass die jetzige Zeit aufgrund der fehlenden Reise­möglichkeiten weniger attraktiv dafür sein mag. Dennoch ist es wichtig, dass wir alle in dieser angespannten Zeit Erholungs­phasen – und sei es solche in „Balkonien“ – einlegen, um gesund und leistungs­fähig zu bleiben. Auch sollte es nicht zu einer zu großen Anhäufung von (Rest-)Urlaubstagen kommen, die nicht mehr rechtzeitig in diesem oder im nächsten Jahr genommen werden können.

Wir bedanken uns bei Ihnen allen für Ihre Flexibilität bei der Arbeit im Notbetrieb vor Ort und im Home-Office sowie für Ihr schier unermüdliches Engagement, das wir allenthalben wahrnehmen – und das wir dringend benötigen, um den Betrieb an der Universität aufrecht zu erhalten und Schaden vor allem von unseren Studierenden abzuwenden. Bitte überlegen Sie auch, welche der aus der Not geborenen bisherigen Erfahrungen und Maßnahmen für Ihre Arbeit auch später noch sinnvoll sind und fortgesetzt werden könnten – die Welt nach Corona wird digitaler sein als zuvor.

Sobald wir Neuigkeiten zum Zeithorizont der Maßnahmen und den geltenden Rahmenbedingungen erhalten, werden wir Sie wie immer umgehend benachrichtigen. Wir bitten Sie zudem, sich aktiv über unsere Website zu informieren und spätestens nach der Rückkehr aus dem hoffentlich erholsamen Osterurlaub am 20. April Ihre E-Mails auf neue Rundschreiben zu überprüfen.

Lassen Sie uns abschließend versichern, dass uns Ihre nicht einfache Lage zwischen Notbetrieb vor Ort, Home-Office, Kontakteinschränkungen, Sorge um die Angehörigen und die eigene Gesundheit wohl bewusst ist. Wir unterliegen diesen Bedingungen in je unterschiedlicher Weise. Umso mehr danken wir Ihnen für Ihren Einsatz für die Universität und die Menschen dieser Universität, seien es Studierende, Lehr­ende und Forschende oder Kolleginnen und Kollegen im nicht-wissenschaft­lichen Bereich. Vor uns liegen die Ostertage. Genießen Sie die Feiertage, wenn möglich, um einmal Abstand zu gewinnen von unserem schwierigen Alltag, schöpfen Sie Kraft und Zuversicht für die kommende Zeit. Und achten Sie bitte weiter auf sich und Ihre Mitmenschen!

Mit den besten Wünschen für die Ostertage

sind wir

Ihre

Barbara Windscheid                                                      Prof. Dr. Thomas Puhl

Kanzlerin                                                                           Rektor

Universitäts­leitung und Task-Force bereiten sich auf eine schrittweise Wiederaufnahme des Präsenzbetriebs vor. Zu diesem Zweck wurde ein Hygienekonzept erarbeitet. Dieses soll die Umsetzung der Eckpunkte des Arbeits­schutz­standards COVID-19 und der entsprechenden Landes­vorgaben sicherstellen, welche Bedingung ist für eine Lockerung der aktuellen Corona-Maßnahmen.

Zur Umsetzung des Hygienekonzepts wird die Montage und Befüllung festinstallierter Desinfektions­spender an den Haupteingängen der Universitäts­gebäude zentral organisiert. Zusätzlich stellt das Dezernat IV zentral finanzierte und vorgehaltene Schutz- und Hygieneartikel bereit. Informationen zur Bestellung finden Sie im Intranet.

Um einer möglichen Ausbreitung entgegenzuwirken,

• achten Sie bitte auf regelmäßiges und gründliches Händewaschen,
• wahren Sie die Nies- und Hustenetikette (Abstand halten, Armbeuge vor Mund und Nase halten),
• verzichten Sie auf das Händeschütteln,
• vermeiden Sie Berührungen von Augen, Nase und Mund,
• halten Sie Abstand zu anderen Personen (1,5-2 Meter),
• vermeiden Sie Menschenansammlungen und
• lüften Sie häufig.

Mund-Nasen-Bedeckungen
In Situationen, in denen der vorgegebene Mindest­abstand von 1,5 Metern zu anderen Personen bei der Ausübung der Tätigkeit nicht eingehalten werden kann, ist eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen. Die Universität stellt für ihre Beschäftigten hierfür einen geeigneten Mund-Nasen-Schutz zur Verfügung. Das Gleiche gilt für Beschäftigte mit einem Tätigkeits­bereich mit Kunden­kontakt bzw. Publikumsverkehr. Studierende tragen selbst Sorge für einen geeigneten Mund-Nasen-Schutz.

In den Gebäuden der Universität ist auf den Verkehrs­flächen (Fluren, Treppenhäusern) und in den Gemeinschafts­räumen (Sanitärräume, Teeküchen) – ungeachtet der Verfügbarkeit einer Schutz­maske – eine nicht-medizinische Alltagsmaske oder eine vergleichbare Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen. Die Beschäftigten werden vor dem Hintergrund der beschränkten Verfügbarkeit solcher Masken gebeten, ihre persönlichen Alltagsmasken zu diesem Zweck einzusetzen.

Bereits benutzte Alltagsmasken sollten nicht in Plastikdosen oder -tüten aufbewahrt werden. Das feucht-warme Klima bietet Nährböden für Keime aller Art und kann sich gesundheitsschädlich auswirken. Achten Sie auf tägliche Reinigung.

Weitere Informationen
Allgemeine Empfehlungen zum Infektions­schutz finden sie auch auf der Website der Bundes­zentrale für gesundheitliche Aufklärung. Auch auf den Webseiten des Robert Koch-Instituts finden Sie Informationen, wie sich vor einer Infektion schützen können.

Seit dem 10. April 2020 weist das Robert Koch-Institut keine internationalen Risikogebiete oder besonders betroffenen Gebiete in Deutschland mehr aus, da COVID-19 inzwischen weltweit verbreitet ist. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Website des Robert Koch-Instituts.

Teilöffnung der Universitäts­bibliothek: Die Ausleihe im Ausleihzentrum ist für alle Nutzergruppen wieder eingeschränkt möglich. Der Zugang zu den digitalen Medien und Services bleibt bestehen. Ab Montag, 18. Mai 2020, sind die Bibliotheks­bereiche A3 und Schloss Ehrenhof für Studierende und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Mannheim eingeschränkt wieder geöffnet. Eine Sitzplatz­buchung ist verpflichtend. Die Bibliotheks­bereiche A5 und Schloss Schneckenhof (BWL) bleiben geschlossen. Benötigte Medien aus diesen Bereichen können im Bibliotheks­bereich A3 genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der Universitäts­bibliothek.

Anrufbeantworter (z.B. in Sekretariaten) können auch aus dem Home-Office/von außerhalb abgehört werden. Dafür muss das Voicemail-System unter 0621 181-3801 angerufen, die eigene Rufnummer eingegeben und mit „#“ bestätigt werden. Anschließend ist die Authentifizierung mit dem PIN erforderlich, der auch zum Abhören des Anrufbeantworters mit dem eigenen Telefonapparat notwendig ist.

Bei Fragen können sich Beschäftigte an den arbeits­medizinischen Dienst der Universität Mannheim wenden. Für konkrete medizinische Rückfragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an amd(at)uni-mannheim.de. Wünschen Sie einen telefonischen Termin mit dem Betriebs­arzt, so wenden Sie sich bitte mit dem Stichwort „Coronavirus“ per E-Mail an bgm(at)verwaltung.uni-mannheim.de.

Informationen zur Bestellung finden Sie im Intranet.

Für die Umsetzung des Hygienekonzepts in Ihrem Arbeits­breich finden Sie zweisprachige Schilder und Vordrucke mit Verhaltensregeln und Hinweisen zum Selbstausdrucken und -aufhängen im Intranet.

Aufgrund der weltweiten Reisewarnung durch das Auswärtige Amt wird das Verbot von Dienstreisen ins Ausland zunächst bis zum 15. Juni 2020 verlängert. Wir bitten darum, weiterhin auch von Dienstreisen innerhalb Deutschlands bis zum 5. Juni 2020 abzusehen. In Ausnahmefällen, in denen eine dringende dienstliche Erforderlichkeit für die Durchführung einer Dienstreise besteht, kann unter Abwägung der Risiken eine Einzelfallentscheidung getroffen werden. Wenden Sie sich hierzu und bei weiteren Fragen zu Dienstreiseangelegenheiten – bitte möglichst via E-Mail – an das Reisekostenteam des Personaldezernats.

Gutscheinerstattung
Verschiedene Be­förderungs­unternehmen sind aufgrund der Corona-Maßnahmen gezwungen, die geplante Dienstreise zu stornieren und bieten nun Gutscheine statt Rückerstattungen an. Bitte setzen Sie sich unbedingt vor einer Annahme eines Gutscheins mit unserer Reisekostenabteilung in Verbindung. Ihre Ansprech­partnerin ist Frau Lechner: lechnerd(at)verwaltung.uni-mannheim.de.

Die Universitäts-IT (UNIT) arbeitet mit Hochdruck am Ausbau ihrer digitalen Services, um den Ausfall der Präsenz­veranstaltungen durch digitale Lehr­formate zu kompensieren, und um allen Beschäftigten, die derzeit im Home-Office arbeiten, eine gute Zusammenarbeit zu ermöglichen. Alle Meldungen und Updates zu diesen beiden Bereichen finden Sie zusammengefasst auf dieser Webseite.

Für die Dauer der Corona-Ausnahmesituation wurde (auf Basis der vom Finanz­ministerium angepassten Vorgaben für reduzierte Formerfordernisse) ein vereinfach­tes Verfahren für die Erstellung digitaler Kassenanordnungen (KAO) festgelegt.

Die Finanzbuchhaltung sendet Ihnen gescannte Eingangsrechnungen per E-Mail zu, die sachliche und rechnerische Feststellung als nächsten Schritt können Sie per E-Mail an die Funktions-Adresse buchhaltungskoordination(at)uni-mannheim.de schicken, entweder:

1. als Scan einer vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Kassenanordnung (KAO),
   oder alternativ

2. als vollständig ausgefüllte KAO im Word- oder PDF-Format ohne Unterschrift,
   oder alternativ

3. durch eine E-Mail, in der alle für eine KAO notwendigen Angaben enthalten sind (Muster mit notwendigen Angaben wird jeweils zugesandt, siehe hierzu MUSTER-E-Mail).

Wichtig: Um Doppelzahlungen auszuschließen, darf zusätzlich zum genannten E-Mail-Verfahren keine KAO in Papierform an die Universitäts­verwaltung versendet werden.

Weitergehende Infos entnehmen Sie der Rundmail des Finanzdezernenten vom 23. März 2020. Weitere Vordrucke für Haushalts­bezug und Online-Beschaffung finden Sie zudem auf der Website des Dezernats IV.

Fragen zum Verfahren richten Sie bitte an die Funktions-Mailadresse buchhaltungskoordination(at)uni-mannheim.de. Die Kolleginnen und Kollegen werden Ihnen dann direkt antworten oder die Anfragen an die zuständigen Stellen in der Universitäts­verwaltung weiterleiten.

Das Verfahren für Beschaffungen über SAP-SRM ist von den oben genannten Vorgaben nicht betroffen und bleibt für die dezentralen Einrichtungen wie bisher bestehen (Feststellungs­vermerk mittels Genehmigung und Wareneingangsbuchung in SAP-SRM). Eine Zusendung der Rechnungen zu SRM-Bestellungen, die Ihnen bisher für Ihre Unterlagen von der Finanzbuchhaltung zugesandt wurde, wird derzeit ausgesetzt.

Kontaktaufnahme mit Beschäftigten per E-Mail
Aufgrund der aktuellen Situation arbeiten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität  – mit Ausnahme sog. (vor allem für Sicherheit und den IT-Betrieb) „systemrelevanter Personen“ – im Home-Office. Die telefonische Erreichbarkeit kann in dieser Situation leider nicht sichergestellt werden. Um sich auch weiterhin so gut wie möglich um Ihre Angelegenheiten kümmern zu können, bittet die Universitäts­leitung darum, Beschäftigte ausschließlich per E-Mail zu kontaktieren.

Mehrmals täglich E-Mails abrufen
In dieser Ausnahmesituation ist es derzeit unabdingbar, dass wir die Kommunikation mit allen Beschäftigten aufrechterhalten. Nur so kann gewährleistet werden, dass wichtige Informationen und neue erforderliche Maßnahmen allen Betroffenen rechtzeitig bekannt sind und diese entsprechend umgesetzt werden können. Alle Beschäftigten müssen daher – wenn nicht wichtige Gründe wie z.B. Kinderbetreuung entgegenstehen – während ihrer regulären Arbeits­zeiten telefonisch erreichbar bleiben und mehrmals täglich, mindestens jedoch einmal am Tag, ihre Dienst-E-Mails abrufen. Letzteres gilt auch, wenn Sie freigestellt wurden.

Aufzüge
Aufzüge dürfen nur jeweils einzeln und sollen möglichst nur von in der Mobilität eingeschränkten Personen sowie zur Be­förderung von Lasten genutzt werden.

Hausmeister
Zum Schutz der Mitarbeiter ist in jedem Bezirk nur ein Hausmeister im Wechsel im Notdienst.
Eine Kontaktaufnahme bei Problemen erfolgt am besten über die Hotline der Pforte (Tel.: 181-1110).

Pforte
Die Pforte am Haupteingang Ost bleibt mit zwei Personen (24 Stunden/7 Tage die Woche) besetzt. Die Hotline der Pforte ist bei Fragen und Problemen unter der Telefonnummer 181-1110 erreichbar. Zusätzlich werden über den ganzen Tag verteilt Wachrundgänge zu unregelmäßigen Zeiten in allen Gebäuden durchgeführt.

Trinkwasserversorgung
Die Trinkwasserversorgung bleibt bestehen.

Lüftungs­anlagen
Die Lüftungs­anlagen werden mit verminderter Leistung in Betrieb bleiben.

Heizungs­anlagen
Die Heizungs­anlagen bleiben in Betrieb.

Stromversorgung
Strom- und Notstromversorgung bleiben in Betrieb.

Beleuchtung/Elektrogeräte
Flur- und Bürobeleuchtung bleiben in Betrieb.
Elektrogeräte, die nicht in Benutzung sind, bitte vom Netz trennen.

Brandmeldeanlagen
Alle Brandmeldeanlagen bleiben aus Sicherheitsgründen in Betrieb.

Um das Ansteckungs­risiko zu minimieren, hat die Universitäts­leitung die Vorgesetzten damit beauftragt, die im Hygienekonzept festgelegten Maßnahmen in ihren Bereichen umzusetzen. Für die Durchführung der Maßnahmen besteht eine Dokumentations­pflicht. Das Formular zur Gefährdungs­beurteilung, das Sie im Intranet finden, soll Vorgesetzten als Checkliste dienen und sie bei dieser Führungs­aufgabe unterstützen.

Zu den notwendigen Maßnahmen, die die Vorgesetzten vor der Rückkehr ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Arbeits­platz vor Ort umsetzen müssen, gehört eine Unterweisungin den Grundlagen des Hygienekonzepts. Diese Unterweisung muss spätestens am ersten Arbeits­tag erfolgen, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder an ihrem Arbeits­platz vor Ort sind. Die Teilnahme an einer Unterweisung muss im Anschluss per Unterschrift bestätigt und an den Vorgesetzten weitergegeben werden. Einen Vordruck dazu finden Sie im Intranet.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität – mit Ausnahme so genannter (vor allem für Sicherheit und den IT-Betrieb) „systemrelevanter Personen“ (s. Nr. 8) – arbeiten überwiegend im Home-Office. Dabei müssen sie, wenn nicht wichtige Gründe wie z.B. Kinderbetreuung entgegenstehen, während ihrer regulären Arbeits­zeiten telefonisch erreichbar bleiben und mehrmals täglich, mindestens jedoch einmal am Tag, ihre Dienst-E-Mails abrufen. Letzteres gilt auch, wenn sie freigestellt wurden.

Um die Funktions­fähigkeit der Universität möglichst weitgehend zu erhalten, ist ein gewisses Mindest­maß an Präsenz vor Ort erforderlich. Dies betrifft insbesondere die Infrastruktur­einrichtungen wie die Verwaltung, UNIT und die Universitäts­bibliothek, aber auch die Dekanate sowie Leitungen von zentralen wissenschaft­lichen Einrichtungen und allen weiteren hierfür erforderlichen Bereichen. Der Zutritt zu allen Universitäts­gebäuden wird auf diese sog. „systemrelevante Personen“ beschränkt – und ist allen anderen untersagt. „Systemrelevante Personen“ sind diejenigen, die für die Erhaltung des technisch-verwaltungs­mäßigen (Not-)Betriebs an der Universität unabdingbar vor Ort sein müssen. Diese Personengruppe wurde ganz überwiegend von der Task Force in Zusammenarbeit mit den betroffenen Einrichtungen definiert; die jeweiligen Personen sind informiert und erhalten, soweit noch nicht geschehen, von der Universitäts­leitung einen Passierschein, mit dem sie sich in Verbindung mit einem amtlichen Lichtbildausweis ggf. auch gegenüber Dritten legitimieren können.

Freistellungen
Die Universitäts­leitung geht davon aus, dass ihre Empfehlung, möglichst vielen Beschäftigten Home-Office zu ermöglichen, in den meisten Fällen auch durch die Bereitstellung entsprechender Zugänge zu IT-Systemen umgesetzt werden kann. Es sind jedoch Einzelfälle denkbar, in denen Home-Office nicht möglich ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Intranet.

Beschäftigte, die einer Risikogruppe angehören
Mitarbeitende, die zu einer Risikogruppe zählen, sollen nur im Home-Office beschäftigt werden. Sollte dies nicht möglich sein, sind vorrangig Über- bzw. Mehrarbeits­stunden abzubauen, bevor eine bezahlte Freistellung greift.

Home-Office-Bedingungen
Das Home-Office kann aufgrund der besonderen Situation bilateral mit der oder dem Vorgesetzten vereinbart werden und bedarf bis auf Weiteres keiner Genehmigung durch das Personaldezernat. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist jederzeit widerrufbar. Zu beachten ist ferner, dass die Beschäftigten im Home-Office erreichbar sein müssen. Hierzu kann eine Weiterleitung des dienstlichen Telefons auf den privaten Anschluss erfolgen. In der Zeit dieser Ausnahmesituation kann Home-Office von 5 Uhr bis 22 Uhr erfolgen.

Mitnahme von Arbeits­mitteln ins Home-Office
Dokumente mit personenbezogene Daten und Originalbelege verbleiben in der Universität. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Arbeits­mittel nach Beendigung der Ausnahmesituation wieder in die Universität kommen.

Bereits laufende Präsenz­veranstaltungen an der Universität werden abgesagt oder nach Möglichkeit in nicht präsenter, IT-gestützter Form fortgeführt. Dies gilt für Lehr­veranstaltungen für die Studierenden, aber auch für andere Veranstaltungen, wie beispielsweise Fortbildungen für Lehr­personal und Mitarbeiter, Chor- und Orchesterproben und den Universitäts­sport. Studien­begleitende Pflicht­praktika, die nicht an der Universität stattfinden, wie beispielsweise Unternehmens­praktika, können weiter fortgeführt werden. Die Fortführung liegt jedoch im Ermessen des Praktikumsgebers.

Die Universitäts-IT hat eine Webseite erstellt, die alle Meldungen und Updates zur Umstellung auf digitale Lehre zusammenfasst.

Mit dem Sonder­programm FAIR(at)UMA unterstützt die Universität Wissenschaft­lerinnen und Wissenschaft­ler mit Familie in der Qualifizierungs­phase mit der Bereitstellung von Mitteln für Hilfskräfte.

Zu personalrechtlichen Fragen wie zur Freistellung für Beschäftigte und zu  Unabkömmlichkeits­bescheinigungen für die Notbetreuung berät Sie Ihre zuständige Personalsachbearbeiterin oder Ihr Personalsachbearbeiter.

Die Stabsstelle Gleichstellung und soziale Vielfalt hat zudem eine Webseite erstellt, auf der Sie einen Überblick erhalten, welche Hilfsangebote und Maßnahmen Sie in Hinblick auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf während der aktuell besonderen Lage unterstützen können.

Die Schließung der Eingänge des Gebäudes L 1, 1 ab 23. März 2020, 18:00 Uhr betrifft auch den Zugang zur Poststelle. Es wird darum gebeten, dass die Universitäts­einrichtungen sich gegenseitig zur Postabholung abstimmen und kurz vor Eintreffen am Eingang B, Gebäude L 1, 1, telefonisch (-1120) die Poststelle zur Postübergabe kontaktieren. Auch bei besonders zu behandelnden Posteingängen bzw. Ausgängen wird um vorhergehende Kontaktaufnahme mit der Poststelle geben. Die derzeitigen Erreichbarkeiten (Stand: 1. April 2020) der Poststelle sind: Mo bis Fr von 8 bis 12 Uhr. Diese Regelungen können ggf. kurzfristig geändert werden.

Online- und Präsenz­prüfungen
An der Universität Mannheim werden in diesem Semester (FSS 2020) die meisten schriftlichen Klausuren als Open-Book-Klausuren online stattfinden - von ca. 370 Klausuren (Gesamtsumme aller Fakultäten) werden ca. 280 als Open-Book-Klausur angeboten. Genaue Informationen zur Form der Klausuren in den verschiedenen Fächern und Kursen versenden die jeweiligen Dozierenden/Verantwortlichen. Für einige Prüfungs­formate ist die Umstellung auf ein Open Book Format leider nicht möglich (z.B. Multiple-Choice-Klausuren). Hier finalisieren die Studien­büros momentan die Planungen.

Es wird außerdem einige wenige Präsenz­prüfungen geben, bei denen zusätzlich zu den allgemeinen Hygiene- und Abstandsregelungen des Hygienekonzepts in der jeweils aktuellsten Fassung die allgemeinen Leitsätze für Prüfungen zu beachten sind.

Außerdem gibt es in diesem Semester die Möglichkeit, dass statt einer bisher vorgesehenen Klausur eine Hausarbeit oder mündliche Prüfungen als Prüfungs­leistung erbracht wird.

Auch für staatliche Prüfungen (Lehr­amt an Gymnasien, Jura Staats­examen) wurden inzwischen Lösungen gefunden. Für alle verschobenen Prüfungs­termine wurden den betroffenen Studierenden direkt neue Termine mitgeteilt.

Aktuelle Informationen erhalten Sie per E-Mail.

Abschluss- und Seminararbeiten
Die im März kommunizierte pauschale Verlängerung von Abgabefristen von Abschluss- und Seminararbeiten ist zum 20. April 2020 ausgelaufen. Alle ab dem 20. April 2020 gestarteten Bearbeitungs­fristen dieser Arbeiten werden nicht mehr pauschal verlängert. Sollten Studierende dennoch Probleme bei der Literatur­suche oder -beschaffung haben oder andere Corona-bedingte Schwierigkeiten dazu führen, dass sie Ihre Abgabefrist nicht einhalten können, sollen sie sich rechtzeitig an den zuständigen Prüfungs­ausschuss wenden, damit individuelle Lösungen gefunden werden können.

Rücktritts- und Nachhol­möglichkeiten
Die Universität bemüht sich bei allen Präsenz­prüfungen (Klausuren, mündliche Prüfungen) um großzügige Rücktritts- und Nachhol­möglichkeiten. Ein Rücktritt muss allerdings jeweils vor Antritt der Prüfung erklärt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite der Studien­büros.

Erklärtes Ziel der Universität ist es, dass möglichst alle Studierenden im Frühjahrssemester 2020 ihre Prüfungen ablegen können und ihnen aus der aktuellen Situation kein Nachteil entsteht.

Viele Beschäftigte haben dankenswerterweise, wie im Rundschreiben vom 16. März angeregt, ihre Dienstapparate auf private Telefone im Home-Office umgestellt. Leider hat dies dazu geführt, dass die Zahl der Rufumleitungen und damit die Zahl der externen Telefonate die Kapazität unserer Telefonanlage regelmäßig überschreitet. Dies hat zur Folge, dass bei akuter Überlastung keine Telefonate mehr nach außen geführt werden können und Anrufer nur noch ein Besetzt-Zeichen erhalten. Damit ist die Erreichbarkeit vieler Personen, die aktuell vor Ort arbeiten, in dringenden Fällen nicht mehr gewährleistet. Die Universitäts­leitung hat daher beschlossen, dass ab sofort Telefone nicht mehr auf externe Apparate umgestellt werden dürfen. Wir bitten Sie, auf Anrufbeantwortern und in Ihren E-Mail-Nachrichten darum zu bitten, Kontakt via E-Mail aufzunehmen und/oder – soweit noch möglich - Telefone intern auf Kolleginnen und Kollegen vor Ort umzustellen.

Um Eltern die Gelegenheit zu geben, nach der Schließung von Schulen und Kindergärten ihren Betreuungs­pflichten nachzukommen und das gesamt­gesellschaft­liche Ansteckungs­risiko weiter zu senken, arbeiten alle Beschäftigten (unabhängig davon, ob sie Kinder oder Personen aus Risikogruppen betreuen) – mit Ausnahme so genannter (vor allem für Sicherheit und den IT-Betrieb) „systemrelevanter Personen“ (s. Rundschreiben vom 22. März) – spätestens ab dem 23. März 2020 im Home-Office.

In den wenigen Fällen, in denen tatsächlich keine Aufgaben im Home-Office übertragen werden können, ist eine (Teil-)Freistellung unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Intranet.

Das Home-Office kann aufgrund der besonderen Situation bilateral mit der oder dem Vorgesetzten vereinbart werden und bedarf bis auf Weiteres keiner Genehmigung durch das Personaldezernat. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist jederzeit widerrufbar.

Zu beachten ist ferner, dass die Beschäftigten im Home-Office erreichbar sein müssen.

In der Zeit dieser Ausnahmesituation kann Home-Office von 5 Uhr bis 22 Uhr erfolgen.

Persönliche (Beratungs-)Termine mit Universitäts­mitarbeiterinnen und -mitarbeitern finden ab dem 23. März 2020 nicht mehr face-to-face statt. Bei konkreten Fragen oder Beratungs­bedarf sollen sich Studierende, Beschäftigte oder externe Personen zunächst per E-Mail an ihre Ansprechperson wenden. Individuell können dann gemeinsam weitere mögliche Kommunikations­kanäle (Telefon, Videokonferenz) vereinbart werden.

Mitarbeitende, die zu einer Risikogruppe zählen, sollen nur im Home-Office beschäftigt werden. Sollte dies nicht möglich sein, sind vorrangig Über- bzw. Mehrarbeits­stunden abzubauen, bevor eine bezahlte Freistellung greift.

Externe Veranstaltungen

Zur Eindämmung des Coronavirus sind an der Universität Mannheim Konferenzen, Tagungen und andere öffentliche Veranstaltungen mit externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern bis auf Weiteres untersagt.

Der Zutritt zu allen Universitäts­gebäuden wird ebenfalls bis auf Weiteres auf sog. (inbesondere für den technischen Betrieb) „systemrelevante Personen“ an der Universität Mannheim beschränkt – und ist allen anderen untersagt. 

Interne Veranstaltungen

Besprechungen mit mehr als fünf Personen
Zur Eindämmung des Coronavirus sind an der Universität Mannheim alle Veranstaltungen, Zusammenkünfte und Versammlungen mit einer Teilnehmerzahl von über fünf Personen bis auf Weiteres untersagt.

Entsprechend finden an der Universität Mannheim keine Besprechungen und Gesprächsrunden mit einer präsenten Teilnehmerzahl von über fünf Personen statt.

Besprechungen mit weniger als fünf Personen
Auch von Vor-Ort-Besprechungen mit weniger als fünf präsenten Personen ist wenn möglich abzusehen. Als Alternativen bieten sich Video- oder Telefonkonferenzen an. Wenn Besprechungen mit weniger als fünf Teilnehmerinnen und Teilnehmer stattfinden, dann sind Hygienemaßnahmen unbedingt einzuhalten, möglichst Distanz zu wahren (ca. 1-2 Meter, beispielsweise durch das Ausweichen auf größere Räume) und die Räume gut zu durchlüften.

Universitäre Gremien
Sitzungen der universitären Gremien finden bis mindestens einschließlich 24. Mai 2020 nicht statt. Die jeweiligen Vorsitzenden prüfen, ob die anstehenden Tagesordnungs­punkte von solcher Dringlichkeit sind, dass sie unverzüglich entschieden werden müssen, oder ob eine Verschiebung der Sitzung erfolgen kann. Sollte eine Verschiebung von Entscheidungen nicht in Betracht kommen, sollen die Vorsitzenden von der Möglichkeit der Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren oder bei dringenden Angelegenheiten auch von ihrem Eilentscheidungs­recht Gebrauch machen. Bitte beachten Sie, dass die Geschäftsordnungen bestimmte Beschlüsse vom Eilentscheidungs­recht explizit ausnehmen. Für Beratungen bieten sich Video- oder Telefonkonferenzen an.

GESS-Forschungs­seminare
Da die GESS-Ausbildung als Studien­gang behandelt wird, werden alle Präsenz­veranstaltungen, die auch im Vorlesungs­verzeichnis angekündigt sind, ausgesetzt. Die geplanten Veranstaltungen werden, soweit möglich, in digitaler Form durchgeführt.

Informationen des International Office
Das International Office der Universität hat eine Website für internationale Austausch-Studierende eingerichtet, auf der es Antworten auf häufig gestellte Fragen, u.a. zu Abreise, Credits und Prüfungs­leistungen, gibt.

Nachrichten zur aktuellen Lage auf Englisch
Die Übersetzungs­agentur lengoo übersetzt den Liveblog der Tagesschau zum Coronavirus in einem eigenen Liveblog ins Englische. Ziel ist es, den vielen Menschen, die in Deutschland leben und deren Muttersprache nicht Deutsch ist, verlässliche Informationen zur aktuellen Situation zu liefern.

Informationen des International Office
Das International Office der Universität hat eine Website für internationale Vollzeit-Studierende eingerichtet, auf der es Antworten auf häufig gestellte Fragen, u.a. zu Aufenthaltgenehmigungen und Job-Möglichkeiten gibt.

Nachrichten zur aktuellen Lage auf Englisch
Die Übersetzungs­agentur lengoo übersetzt den Liveblog der Tagesschau zum Coronavirus in einem eigenen Liveblog ins Englische. Ziel ist es, den vielen Menschen, die in Deutschland leben und deren Muttersprache nicht Deutsch ist, verlässliche Informationen zur aktuellen Situation zu liefern.

Bereits laufende Präsenz­veranstaltungen an der Universität werden abgesagt oder nach Möglichkeit in nicht präsenter, IT-gestützter Form fortgeführt. Dies gilt für Lehr­veranstaltungen für die Studierenden, aber auch für andere Veranstaltungen, wie beispielsweise Fortbildungen für Lehr­personal und Mitarbeiter, Chor- und Orchesterproben und den Universitäts­sport. Studien­begleitende Pflicht­praktika, die nicht an der Universität stattfinden, wie bspw. Unternehmens­praktika, können weiter fortgeführt werden, die Fortführung liegt jedoch im Ermessen des Praktikumsgebers.

Studierende mit Familienpflichten können jederzeit Beratung oder Unterstützung bei der zuständigen Sachbearbeiterin oder dem zuständigen Sachbearbeiter finden. Per E-Mail ist das Studien­büro erreichbar und leistet gerne Unterstützung.

Die Stabsstelle Gleichstellung und soziale Vielfalt hat zudem eine Webseite erstellt, auf der Sie einen Überblick erhalten, welche Hilfsangebote und MaßnahmenSie in Hinblick auf die Vereinbarkeit von Familie und Studium während der aktuell besonderen Lage unterstützen können.

Online- und Präsenz­prüfungen
An der Universität Mannheim werden in diesem Semester (FSS 2020) die meisten schriftlichen Klausuren als Open-Book-Klausuren online stattfinden - von ca. 370 Klausuren (Gesamtsumme aller Fakultäten) werden ca. 280 als Open-Book-Klausur angeboten. Genaue Informationen zur Form der Klausuren in den verschiedenen Fächern und Kursen versenden die jeweiligen Dozierenden/Verantwortlichen. Für einige Prüfungs­formate ist die Umstellung auf ein Open Book Format leider nicht möglich (z.B. Multiple-Choice-Klausuren). Hier finalisieren die Studien­büros momentan die Planungen.

Es wird außerdem einige wenige Präsenz­prüfungen geben, bei denen zusätzlich zu den allgemeinen Hygiene- und Abstandsregelungen des Hygienekonzepts in der jeweils aktuellsten Fassung die allgemeinen Leitsätze für Prüfungen zu beachten sind.

Außerdem gibt es in diesem Semester die Möglichkeit, dass statt einer bisher vorgesehenen Klausur eine Hausarbeit oder mündliche Prüfungen als Prüfungs­leistung erbracht wird.

Auch für staatliche Prüfungen (Lehr­amt an Gymnasien, Jura Staats­examen) wurden inzwischen Lösungen gefunden. Für alle verschobenen Prüfungs­termine wurden den betroffenen Studierenden direkt neue Termine mitgeteilt.

Aktuelle Informationen erhalten Sie per E-Mail.

Abschluss- und Seminararbeiten
Die im März kommunizierte pauschale Verlängerung von Abgabefristen von Abschluss- und Seminararbeiten ist zum 20. April 2020 ausgelaufen. Alle ab dem 20. April 2020 gestarteten Bearbeitungs­fristen dieser Arbeiten werden nicht mehr pauschal verlängert. Sollten Studierende dennoch Probleme bei der Literatur­suche oder -beschaffung haben oder andere Corona-bedingte Schwierigkeiten dazu führen, dass sie Ihre Abgabefrist nicht einhalten können, sollen sie sich rechtzeitig an den zuständigen Prüfungs­ausschuss wenden, damit individuelle Lösungen gefunden werden können.

Rücktritts- und Nachhol­möglichkeiten
Die Universität bemüht sich bei allen Präsenz­prüfungen (Klausuren, mündliche Prüfungen) um großzügige Rücktritts- und Nachhol­möglichkeiten. Ein Rücktritt muss allerdings jeweils vor Antritt der Prüfung erklärt werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite der Studien­büros.

Erklärtes Ziel der Universität ist es, dass möglichst alle Studierenden im Frühjahrssemester 2020 ihre Prüfungen ablegen können und ihnen aus der aktuellen Situation kein Nachteil entsteht.

In Baden-Württemberg gibt es keine Ausgangssperre. Die Landes­regierung bittet allerdings weiterhin dringend darum, derzeit von privaten Reisen sowie überregionalen Ausflügen abzusehen.

Veranstaltungen, die verschoben oder abgesagt wurden:

•   38. Symposium der Fach­gruppe Klinische Psychologie und Psychotherapie: verschoben auf 12. bis 15. Mai 2021
• Career Fair vom 31. März bis 2. April: verschoben auf 27. bis 29. September 2020
• Universitäts­tag am 6. Mai: vorerst abgesagt, ggfs. verschoben auf den Herbst 2020

Die Auflistung wird ggfs. ergänzt und enthält keine Garantie auf Vollständigkeit. Setzen Sie sich im Zweifelsfall mit dem entsprechenden Veranstalter in Verbindung.

Zur Eindämmung des Coronavirus sind an der Universität Mannheim alle Konferenzen, Tagungen und andere öffentliche Veranstaltungen mit externen Teilnehmerinnen und Teilnehmern bis auf Weiteres abgesagt.

Der Zutritt zu allen Universitäts­gebäuden ist an der Universität Mannheim bis auf Weiteres für Besucherinnen und Besucher untersagt. Für die Bibliotheken gelten gesonderte Regelungen.