Coronavirus: Aktuelle Maßnahmen und Empfehlungen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

die Corona-Arbeits­schutz­verordnung des Bundes (im Weiteren Corona-ARbSchV) wird in angepasster Form vom 1. Juli bis einschließlich 10. September 2021 verlängert. Auch die neue Version der Arbeits­schutz­verordnung möchte vor allem in Hinblick auf die Gefahr hochansteckender Virus-Varianten den größtmöglichen Schutz der Beschäftigten sicherstellen.

Was bedeutet das für die Universität und die Arbeit vor Ort auf dem Campus?

• Die Arbeit vor Ort bleibt auf das betriebs­notwendige Minimum beschränkt (§ 3 Corona-ARbSchV). Das heißt, dass Beschäftigte der Universität weiterhin im Homeoffice arbeiten, außer dringende betriebliche Gründe sprechen für eine Anwesenheit vor Ort.
• Sollten Sie vor Ort arbeiten müssen, können Büros nur von jeweils einer Person genutzt werden. Bei betriebs­notwendigen Mehrfach­nutzungen ist der vorgegebene Mindest­abstand einzuhalten, anderenfalls müssen ggf. technisch mögliche Maßnahmen (Trennscheiben etc.) genutzt werden oder es besteht die Pflicht zum Tragen einer medizinischen Maske.
• Die Universität stellt Beschäftigten, die vor Ort arbeiten müssen, weiter Selbsttests zur Verfügung.
• In den Gebäuden gilt die Pflicht zum Tragen einer FFP2- oder medizinischen Maske.
• Grundsätzlich gilt in allen Räumlichkeiten der Universität für alle – auch für Geimpfte, Genese und Geteste – weiterhin das Hygienekonzept der Universität und insbesondere die AHA-Regeln. Das Hygienekonzept wird in Kürze aktualisiert im Intranet zur Verfügung stehen.
• Der Zutritt zu Universitäts­gebäuden ist bis auf Weiteres nur für Universitäts­angehörige möglich.

Regelungen für dienstliche Veranstaltungen:
Die Corona-Verordnung Studien­betrieb befindet sich noch in Überarbeitung. Die nachfolgenden Regelungen gelten daher zunächst für alle Veranstaltungen, die nicht den Studien­betrieb betreffen, also z.B. Besprechungen, Forschungs­meetings und Gremiensitzungen.

Für alle dienstlichen Veranstaltungen (inklusive Besprechungen) gilt ebenfalls das Kontaktvermeidungs­gebot der Corona-ARbSchV. Allerdings können nun Veranstaltungen, für die eine betriebliche Notwendigkeit besteht, stattfinden. Eine betriebliche Notwendigkeit kann bspw. vorliegen, wenn eine Besprechung in Präsenz für die Forschung wichtig und notwendig erscheint und nicht in der gleichen Qualität in digitaler Form durchgeführt werden kann.

Die Prüfung der Notwendigkeit und die Genehmigung der Veranstaltungen erfolgt

• bei einer Teilnehmerzahl von bis zu 20 Personen durch die Veranstaltungs­leitung,
• bei einer Teilnehmerzahl von mehr ab 21 Personen durch die Task-Force.

Bei den genehmigten Besprechungen müssen folgende Vorgaben erfüllt werden:

• Bei Zusammentreffen, an denen sechs oder mehr Personen teilnehmen, muss im Vorhinein ein Raum gebucht werden.
• Die Sitzplatz­anzahl erfüllt die Corona-Bedingungen.
• Es muss immer ein Abstand von 1,5 bis 2 Metern eingehalten werden.
• Es gilt die Pflicht zum Tragen einer FFP2- oder medizinischen Maske „bis zum Platz“.
• Es wird intensiv und fach­gerecht gelüftet.
• Bei allen Veranstaltungen muss die Leitung eine Kontaktnachverfolgung sicherstellen, z.B. über die digitale Anwesenheitserfassung Checkin oder einen Outlook-Kalendereintrag.

Bitte beachten Sie: Alle Vorgaben sind auch für geimpfte, genesene und getestete Personen gültig. Der Arbeits­schutz sieht keine Erleichterungen für diesen Personenkreis vor.

Neue Regelung des Gleitzeitrahmens
Da Schulen und Kindergärten derzeit weitestgehend geöffnet sind, gilt ab 1. Juli 2021 wieder der reguläre Gleitzeitrahmen mit Arbeits­zeiten von 6 bis 20 Uhr. Sollten Sie, z.B. aufgrund von kurzfristigen Schulschließungen, den Zeitrahmen nicht einhalten können, wenden Sie sich bitte für eine individuelle Lösung an die Task-Force.

Mit besten Grüßen – und bleiben Sie und Ihre Familien gesund

Ihre

Barbara Windscheid
Kanzlerin

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

wir möchten Sie heute noch einmal auf das Impfangebot des Betriebs­arztes aufmerksam machen. Aktuell steht ausreichend Impfstoff zur Verfügung. Am kommenden Freitag, 25. Juni 2021, kann noch rund die Hälfte der Termine gebucht werden. Wenn Sie Interesse an einer Impfung haben, melden Sie sich bitte zeitnah über das Terminbuchungs­system im Intranet an. Impfberechtigt sind alle Beschäftigten der Universität Mannheim, d.h. beispielsweise auch Lehr­beauftragte und studentische Hilfskräfte. Bitte nehmen Sie das Impfangebot wahr.

Im Intranet finden Sie auch ein FAQ zur Impfung sowie wichtige Dokumente (Aufklärungs­bogen, Einwilligungs­erklärung) zum Download, die Sie bitte (zusammen mit Impfpass und Personalausweis) ausgedruckt und vorausgefüllt zum Impftermin mitbringen. Weitere Informationen zur Corona-Impfung finden Sie auch auf den Seiten des Landes Baden-Württemberg.

Mit besten Grüßen – und bleiben Sie und Ihre Familien gesund

Ihre

Barbara Windscheid
Kanzlerin

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

nach Impfzentren und Hausärzten werden ab Juni 2021 auch die Betriebs­ärzte in die Corona-Impfkampagne einbezogen. Auch die Universität Mannheim hat sich intensiv darum bemüht, ein Impfangebot für ihre Beschäftigten über den betriebs­ärztlichen Dienst zu schaffen. Ab dem 8. Juni kann der Betriebs­arzt Termine für Erstimpfungen anbieten. Die Universität unterstützt den Betriebs­arzt bei der Organisation seines Angebots.

Leider sind Impfstoffe nach wie vor sehr knapp – sodass in der ersten Woche mit einer Lieferung von maximal 70 Impfdosen zu rechnen ist. Sobald mehr Impfdosen verfügbar sind, werden nach und nach mehr Impftermine zur Buchung freigeschaltet.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Impftermine aufgrund der unsicheren Liefermengen zunächst nur kurzfristig vergeben werden können. Eine Buchung für die ersten Termine am 8. und 11. Juni ist daher voraussichtlich erst ab 7. Juni möglich. Aufgrund der Planungs­unsicherheit müssen wir auch davon ausgehen, dass es trotz aller Bemühungen zu kurzfristigen Verschiebungen und Änderungen in der Terminplanung kommen kann. Wir bitten dafür um Verständnis.

Buchbar sind Termine – sobald verfügbar – über ein Terminbuchungs­system im Intranet. Im Intranet finden Sie auch ein FAQ zur Impfung sowie wichtige Dokumente (Aufklärungs­bogen, Einwilligungs­erklärung) zum Download, die Sie bitte (zusammen mit Impfpass und Personalausweis) ausgedruckt und vorausgefüllt zum Impftermin mitbringen.

Aufgrund der Impfstoffknappheit bitten wir Sie, sich auch weiterhin aktiv an anderen Stellen um Impftermine zu bemühen. Sobald Sie anderweitig (Haus- oder Fach­arzt, Impfzentrum) einen Termin bekommen, informieren Sie uns bitte umgehend per E-Mail an impfen uni-mannheim.de. Nur so können freiwerdende Termine rechtzeitig an andere Interessierte vergeben werden.

Das Wichtigste in Kürze:

• Wer ist impfberechtigt? Impfberechtigt sind alle Beschäftigten der Universität Mannheim. Wer konkret dazu zählt, können Sie im Intranet nachlesen.
• Gibt es eine Impf-Priorisierung? Die Impfreihenfolge ist ab dem 7. Juni in ganz Deutschland aufgehoben, auch für Betriebs­ärzte. Eine Priorisierung einzelner Gruppen bei der Terminvergabe gibt es daher nicht.
• Welche Impfstoffe kommen zum Einsatz? Verimpft werden die mRNA-COVID-19-Impfstoffe Comirnaty (BioNTech/Pfizer) sowie COVID-19 Vaccine Moderna.
• Wie viel Zeit liegt zwischen Erst- und Zweitimpfung? Die Zweitimpfung erfolgt vier Wochen nach der Erstimpfung. Bitte beachten Sie dies unter anderem bei Ihrer Urlaubsplanung.
• An welchen Tagen wird geimpft? Geimpft wird dienstags und – je nach Verfügbarkeit des Impfstoffs – zusätzlich freitags.
• Kann ich mich auf eine Warteliste setzen lassen? Falls Sie dienstags und/oder freitags vor Ort arbeiten oder maximal 15 Minuten von der Universität entfernt wohnen, können Sie über das Terminbuchungs­system auch einen Flexitermin (rot hinterlegte Felder) buchen. Sie werden dann kurzfristig kontaktiert, wenn jemand spontan einen Impftermin absagt. Bitte lassen Sie sich nur auf die Liste setzen, wenn Sie wirklich Interesse an einer Impfung haben und zwischen 14:30 und 15 Uhr an diesem Tag kurzfristig einspringen können.
• Ich habe bereits eine Erstimpfung erhalten. Kann ich die Zweitimpfung beim Betriebs­arzt durchführen lassen? Nein, der betriebs­ärztliche Dienst bietet Erst- und Zweitimpfungen nur in Kombination an. Falls Sie bereits eine Erstimpfung haben, nutzen Sie bitte den Zweittermin beim gleichen Anbieter und melden Sie sich nicht für eine Impfung über den Betriebs­arzt an.

Weitere wichtige Informationen zur Impfung finden sie im ausführlichen FAQ-Bereich im Intranet.

Wenn Sie das Impfangebot über die Universität Mannheim wahrnehmen möchten, schauen Sie am besten regelmäßig im Terminbuchungs­system vorbei. Wir hoffen, dass sich die Impfstofflieferungen bald stabilisieren und möglichst vielen Beschäftigten zeitnah Impftermine angeboten werden können.

Mit besten Grüßen -  und bleiben Sie und Ihre Familien gesund

Ihre

Barbara Windscheid
Kanzlerin

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

wie angekündigt möchten wir Sie heute informieren, dass wir ab sofort auch für in Baden-Württemberg wohnende Hochschul­beschäftigte Impf­bescheinigungen ausstellen können. Impftermine können voraussichtlich ab Mitte Mai vereinbart werden, hierzu liegen uns noch keine weiteren Informationen vor. Bitte verfolgen Sie auch selbst die Freigabe der Termin­vereinbarung in Baden-Württemberg, z.B. über die Webseite des Sozial­ministeriums, und informieren Sie sich bei den Impfzentren und insbesondere bei Ihrem Hausarzt über bestehende Impf­möglichkeiten.

Das Formular, das vom Arbeitgeber ausgefüllt werden muss, erhalten Sie im Intranet. Senden Sie dieses Formular bitte vorausgefüllt an arbeitgeberbescheinigung uni-mannheim.de, das beschleunigt das Verfahren erheblich.

Bitte bedenken Sie, dass Sie nur mit dem offiziellen und aktuellen Formular sicher sein können, dass die impfende Einrichtung Ihren Impfanspruch anerkennt.

Weitere Informationen sowie Antworten auf die häufigsten Fragen zum Thema Impfberechtigungs­bescheinigungen finden Sie auch im Intranet.

Mit besten Grüßen – und bleiben Sie gesund

Ihre

Barbara Windscheid
Kanzlerin

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

in den letzten Tagen hat die Personalabteilung vermehrt Anfragen bezüglich einer Arbeitgeber­bescheinigung zur Vorlage bei Impfzentren erhalten.

Das Bundes­gesundheits­ministerium hat auf Grundlage der Empfehlungen der Ständigen Impf­kommission festgelegt, welche Bevölkerungs­gruppen in Deutschland zuerst gegen Covid-19 geimpft werden. Besondere Berufs­gruppen können demzufolge mit erhöhter Priorität geimpft werden. Die Zugehörigkeit zu den bestimmten Berufs­gruppen muss durch die jeweiligen Arbeitgeber bescheinigt werden. Die Universität Mannheim möchte das Voranschreiten der Impfungen bestmöglich unterstützen und Sie über Ihre Möglichkeiten als Beschäftigte der Universität Mannheim, mit erhöhter Priorität geimpft zu werden, informieren. Wir stellen die erforderlichen Bescheinigungen selbstverständlich gerne aus, sofern die entsprechenden rechtlichen Vorgaben uns dies erlauben.

In Rheinland-Pfalz und Hessen sind Mitarbeitende der „kritischen Infrastruktur“ und somit Verwaltungs­angestellte (auch Beschäftigte der Hochschulen) bereits vor dem 1. Mai 2021 in die Prioritäts­gruppe 3 aufgenommen worden, in Baden-Württemberg war dies laut aktueller Impfverordnung noch nicht der Fall. Nach der seit dem 1. Mai 2021 geltenden Coronavirus-Impfverordnung des Bundes haben jedoch nun bundes­einheitlich auch Personen, die an Hochschulen tätig sind, einen Anspruch auf Schutz­impfung mit erhöhter Priorität.  Nach Auskunft des Sozial­ministeriums öffnet Baden-Württemberg die Impfterminvergabe für Personen aus der Priorität 3 schrittweise. Zunächst wurde die Öffnung für über 60-Jährige ermöglicht und seit heute haben nun auch Personen mit entsprechenden Vorerkrankungen aus der Prioritäten­gruppe 3 die Möglichkeit, einen Impftermin zu vereinbaren. Voraussichtlich ab Mitte Mai können die Impfungen dann auch für die Beschäftigten aus der dritten Priorität geöffnet werden. Im Rahmen dieses Öffnungs­schrittes sollen dann auch die Beschäftigten der Hochschulen impfberechtigt werden.

Was bedeutet dies konkret für die Universitäts­beschäftigten?

Wie bereits bisher sind Lehr­ende und andere Beschäftigte der Universität Mannheim, die in Hessen und Rheinland-Pfalz ihren Wohnsitz haben, impfberechtigt und haben damit Anspruch auf eine Arbeitgeber­bescheinigung zur Vorlage bei Impfzentren oder anderen impfenden Einrichtungen. Um die Bescheinigung zu erhalten, wenden Sie sich bitte an arbeitgeberbescheinigung uni-mannheim.de. Falls es Ihnen möglich ist, sind wir für ein vorausgefülltes Formular Ihres Bundes­landes dankbar, das beschleunigt insgesamt das Verfahren.

Wenn Sie in Baden-Württemberg wohnen: Hier liegt das Formular, das vom Arbeitgeber ausgefüllt werden muss, noch nicht in der aktualisierten Form vor. Wir möchten Sie deshalb bitten, von Anträgen solange abzusehen, bis ein aktualisiertes Formular zur Verfügung steht. Sobald dies der Fall ist, werden wir den entsprechenden Link im Intranet veröffentlichen und Sie per E-Mail informieren. Bitte bedenken Sie, dass Sie nur mit dem offiziellen und aktuellen Formular sicher sein können, dass die impfende Einrichtung Ihren Impfanspruch anerkennt. Wir hoffen sehr, dass die Aktualisierung der Formulare noch diese Woche erfolgt.

Weitere und stets aktuelle Informationen zu den Arbeitgeber­bescheinigungen sowie Links zu den Formularen der Bundes­länder finden Sie im Intranet. Bei Rückfragen können Sie sich an arbeitgeberbescheinigung uni-mannheim.de wenden.

Wenn Sie nicht in Baden-Württemberg wohnen und von Änderungen der Impfpriorisierungen in Ihrem Bundes­land erfahren, teilen Sie dies bitte der Task-Force mit, damit wir möglichst schnell darauf reagieren können.

Mit besten Grüßen – und bleiben Sie und Ihre Familien gesund

Ihre

Barbara Windscheid                       Prof. Dr. Thomas Puhl
Kanzlerin                                         Rektor

Personen mit ungeklärten Corona-typischen Symptomen (trockener Husten, Fieber, Geschmacks- oder Geruchsverlust) dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen. Bei Beschäftigen gilt gemäß der arbeits­schutz­rechtlichen Vorgaben das Betretungs­verbot zusätzlich bereits bei weiteren Erkältungs­symptomen.

Sollten Sie Corona-typische Symptomen bei sich feststellen, während Sie sich auf dem Campus befinden, verlassen Sie bitte ggfs. laufende Präsenz-Veranstaltungen bzw. den Arbeits­platz und bleiben Sie zu Hause, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist.

Die Universitäts­leitung empfiehlt, die Corona-Warn-App der Bundes­regierung zu nutzen.

Sicherheit und Gesundheitsschutz haben oberste Priorität, wenn es um Arbeit in Zeiten der Corona-Pandemie geht. Dem Arbeits­schutz kommt dabei eine zentrale Bedeutung zu. Das vorliegende Hygienekonzept regelt vor dem Hintergrund einer aktuellen, epidemiologischen Lage die notwendigen Maßnahmen, die von allen Beschäftigten auf dem Gelände der Universität zu befolgen sind. Die Regelungen für die Beschäftigten gelten analog für alle Studierenden und sonstigen Mitglieder der Universität.

Das Hygienekonzept wird regelmäßig an die neuen Vorgaben und Empfehlungen der Behörden sowie an die entsprechenden Entwicklungen der Corona-Maßnahmen der Universität angepasst.

Um einer möglichen Ausbreitung entgegenzuwirken,

• halten Sie Abstand zu anderen Personen (mindestens 1,5 Meter),
• tragen Sie wo notwendig eine medizinische Maske (keine Visiere),
• achten Sie bitte auf regelmäßiges und gründliches Händewaschen,
• wahren Sie die Nies- und Hustenetikette (Abstand halten, Armbeuge vor Mund und Nase halten),
• verzichten Sie auf das Händeschütteln,
• vermeiden Sie Berührungen von Augen, Nase und Mund,
• vermeiden Sie Menschenansammlungen und
• lüften Sie häufig.

Weitere Informationen
Allgemeine Empfehlungen zum Infektions­schutz finden sie auch auf der Website der Bundes­zentrale für gesundheitliche Aufklärung sowie des Bundes­ministeriums für Gesundheit.

In den Gebäuden der Universität ist ab dem 25. Januar bis auf Weiteres auf den Verkehrs­flächen (Fluren, Treppenhäusern) und in den Gemeinschafts­räumen (Sanitärräume, Teeküchen) eine medizinische Maske (OP-Maske oder FFP2-/N95-/KN95-Maske) zu tragen. Auch in Situationen, in denen Beschäftigte Kunden­kontakt haben oder den vorgegebenen Mindest­abstand von 1,5 Metern zu anderen Personen bei der Ausübung der Tätigkeit nicht einhalten können, ist das Tragen einer medizinischen Maske Pflicht.

Die Universität stellt ihren Beschäftigten OP-Masken oder FFP2-Masken zur Verfügung. Diese wurden von der Universität geprüft und entsprechen den Qualitäts­anforderungen nach EN149. Die von der Universität Mannheim bereitgestellten Masken sind entsprechend nicht von den Rückrufaktionen von Bund und Land betroffen.

FFP2-Masken werden vorrangig an Beschäftigte der UB, der Poststelle und des Hausdienstes sowie Angehörige der Risiko­gruppen (gem. RKI-Festlegung) ausgehändigt. Mehr Informationen dazu, wie Abteilungen und Einrichtungen diese medizinischen Masken für ihre Beschäftigten bestellen können, finden Sie auf der Webseite von Dezernat IV.

Studierende tragen selbst Sorge für eine geeignete medizinische Maske.

Hinweis zur Nutzung von FFP2-Masken: Bitte beachten Sie beim Tragen von FFP2-Masken, dass Sie diese nicht un­unterbrochen über den gesamten Arbeits­tag tragen sollten. Wenn Sie FFP2-Masken über längere Zeit tragen möchten, sollten Sie regelmäßig Masken-Pausen einplanen (z.B. alle 75 Minuten eine Pause von 30 Minuten) und die Maske idealerweise nach zwei bis drei Stunden Tragedauer wechseln.

Das Reinigungs­konzept finden Sie im Intranet.

Schutz­visiere bzw. Visiere gelten an der Universität Mannheim nicht als gleichwertige Alternative zum Mund-Nasen-Schutz oder zur medizinischen Maske und widersprechen damit den im Hygienekonzept der Universität festgelegten Regelungen. Das Robert-Koch-Institut weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass der Mund-Nasenschutz richtig über Mund, Nase und Wangen platz­iert sein und an den Rändern möglichst eng anliegen muss, um das Vorbeiströmen von Luft an den Seiten zu minimieren. Dieser Schutz ist bei Visieren nicht gegeben.

Anrufbeantworter (z.B. in Sekretariaten) können auch aus dem Homeoffice/von außerhalb abgehört werden. Dafür muss das Voicemail-System unter 0621 181–3801 angerufen, die eigene Rufnummer eingegeben und mit „#“ bestätigt werden. Anschließend ist die Authentifizierung mit dem PIN erforderlich, der auch zum Abhören des Anrufbeantworters mit dem eigenen Telefonapparat notwendig ist.

Bei Fragen können sich Beschäftigte an den arbeits­medizinischen Dienst der Universität Mannheim wenden. Für konkrete medizinische Rückfragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an amd uni-mannheim.de. Wünschen Sie einen telefonischen Termin mit dem Betriebs­arzt, so wenden Sie sich bitte mit dem Stichwort „Coronavirus“ per E-Mail an bgm verwaltung.uni-mannheim.de.

Informationen zur Bestellung finden Sie im Intranet.

Für die Umsetzung des Hygienekonzepts in Ihrem Arbeits­breich finden Sie zweisprachige Schilder und Vordrucke mit Verhaltensregeln und Hinweisen zum Selbstausdrucken und -aufhängen im Intranet.

Die aktuelle Entwicklung der SARS-CoV-2-Infektions­zahlen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass auch an unserer Universität Kolleginnen und Kollegen oder Studierende von einer Infektion betroffen sein könnten.

In den drei untenstehenden Dokumenten geben wir Ihnen Hinweise zum weiteren Vorgehen im Fall, dass Sie selbst positiv auf COVID-19 getestet oder dass Sie als Vorgesetzte oder Vorgesetzter über einen Infektions­fall in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung informiert wurden sowie einen Textbaustein für die Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Für den Fall, dass Sie eine Rückmeldung aus einer Ihrer Lehr­veranstaltungen seitens einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers über eine positive COVID-19 Testung erhalten, geben wir Ihnen nachfolgend einige Hinweise zum weiteren Vorgehen:

Zunächst sollten Sie klären, welche Ihrer Lehr­veranstaltungen betroffen sind und ob das Hygienekonzept der Universität Mannheim dabei eingehalten wurde:

1. Hygienekonzept wurde eingehalten: Sofern das Hygienekonzept während der betroffenen Lehr­veranstaltung eingehalten wurde (Abstände wurden gewahrt; Sitzordnung wurde eingehalten; Mund-Nasenschutz wurde entsprechend der zu dem Zeitpunkt gültigen Corona-Verordnung getragen; der Raum wurde gelüftet, falls keine Lüftungs­anlage vorhanden ist), kann die Lehr­veranstaltung weiterhin in Präsenz stattfinden. Wir empfehlen Ihnen, zu Beginn der nächsten Veranstaltung noch einmal abzufragen, ob das Hygienekonzept auch nach Einschätzung der Studierenden zu jeder Zeit eingehalten wurde.
2. Hygienekonzept wurde nicht eingehalten: Sollte während der von Ihnen gehaltenen Lehr­veranstaltung das Hygienekonzept nicht korrekt umgesetzt und eingehalten worden sein, nehmen Sie bitte unverzüglich Kontakt mit der Task-Force auf. In diesem Fall empfehlen wir zudem dringend, dass sich die Teilnehmenden zur Abstimmung des weiteren Vorgehens an Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt wenden.

Die offizielle Information an die Teilnehmenden zum weiteren Verfahren in diesem Infektions­fall erfolgt – falls erforderlich – immer über die Gesundheitsämter. Aus Gründen der Fürsorge bitten wir Sie jedoch, die Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer ebenfalls vorsorglich über den aufgetretenen Infektions­fall zu informieren. Einen Textbaustein für die Kommunikation mit den Studierenden finden Sie weiter unten. Sollten Studierende trotz Ihrer Information noch Fragen haben, empfehlen Sie Ihnen bitte, Kontakt zu einem Hausarzt aufzunehmen.

Bitte informieren Sie in jedem Fall die Task-Force über die Situation und teilen Sie uns mit, welcher Kurs an welchem Tag betroffen ist. Auch Ihre Lehr­stuhl­inhaberin oder Ihren Lehr­stuhl­inhaber sowie das Dekanat Ihrer Fakultät sollte über die Situation informiert werden. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an task-force uni-mannheim.de.

Textbaustein „Information an die Studierenden“:

Liebe Studierende,

wir möchten Sie heute vorsorglich darüber informieren, dass in der Lehr­veranstaltung „___“ am Wochentag, Datum eine Person anwesend war, die zwischenzeitlich positiv auf COVID-19 getestet wurde.

Wenn das mit dem Gesundheitsamt abgestimmte Hygienekonzept der Universität Mannheim am Wochentag, Datum im Rahmen der von Ihnen besuchten Lehr­veranstaltung entsprechend umgesetzt und eingehalten wurde, können Sie den Campus der Universität weiterhin wie gewohnt betreten. Auch die direkt betroffene Lehr­veranstaltung kann weiterhin wie gewohnt in Präsenz stattfinden.

Bitte prüfen Sie für sich selbst, ob Sie das Hygienekonzept in der betroffenen Lehr­veranstaltung zu jeder Zeit korrekt eingehalten haben – auch direkt vor und nach der betroffenen Lehr­veranstaltung (z.B. beim Betreten des Raumes, bei Gesprächen vor der Tür etc.). Geben Sie Ihrer Dozentin oder Ihrem Dozenten bitte umgehend Bescheid, falls dies Ihrer Einschätzung nach nicht der Fall gewesen sein sollte.

Sollten weitere Schritte erforderlich sein, werden diese vom zuständigen Gesundheitsamt eingeleitet.

Wir bitten Sie, sich weiterhin auf dem gesamten Campus, insbesondere im Kontakt mit anderen Personen, an das Hygienekonzept der Universität zu halten. Darüber hinaus empfiehlt die Universitäts­leitung die Nutzung der Corona-Warn-App der Bundes­regierung.

Sollten Sie sich unsicher fühlen, steht es Ihnen frei, sich bei Rückfragen an Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt zu wenden.

Sollten Sie Corona-typische Symptome entwickeln, beachten Sie zudem bitte, dass Sie in diesem Fall gemäß Hygienekonzept den Campus nicht betreten sowie nicht an Veranstaltungen der Universität teilnehmen dürfen, bis der Verdacht ärztlich abgeklärt ist.

Bei Rückfragen an die Universität wenden Sie sich gerne an task-force uni-mannheim.de.

Beste Grüße und passen Sie auf sich auf!

Ihre

Task-Force der Universität Mannheim

Seit 23. April 2021 gilt bundes­weit eine Arbeits­schutz­verordnung, wonach Arbeitgeber­innen und -geber allen Beschäftigten, die nicht im Homeoffice arbeiten können, ein Corona-Testangebot von bis zu zwei kostenlosen Tests pro Woche machen müssen. Die Verordnung gilt bis vorerst 10. September 2021.

Das Testangebot gilt für alle Beschäftigten (inklusive studentischer Hilfskräfte), die gelegentlich oder regelmäßig vor Ort in der Universität arbeiten (müssen) sowie Prüfungs­teilnehmende. Die Universität stellt dabei Beschäftigten zwei Corona-Selbsttests pro Woche zur Verfügung, sofern diese die Universität mindestens an zwei Tagen pro Woche aufsuchen. Beschäftigte, die an einem Tag die Woche vor Ort arbeiten, erhalten weiterhin einen Selbsttest pro Woche. Prüfungs­teilnehmende können einen Test pro Präsenz­prüfung über die Universität in Anspruch nehmen.

Darüber hinaus gibt es für jede Bürgerin und jeden Bürger auch die Möglichkeit, einmal wöchentlich einen kostenlosen Schnelltest durch geschultes Personal in Apotheken, Arztpraxen oder einem Testzentrum durchführen zu lassen – zum Beispiel im Schloss Ehrenhof (siehe buergertest-mannheim.de). Wir empfehlen sehr, dass Sie auch dieses Angebot nutzen (statt des Uni-Selbsttests oder in Ergänzung dazu) – wenn Ihnen dies möglich ist. Einen Überblick über Teststationen in Mannheim finden sie auf der Website der Stadt Mannheim.

Die (Selbst-)Testung ist vollkommen freiwillig und ersetzt nicht die strikte Einhaltung des Hygienekonzeptes. Die Universität empfiehlt das Angebot jedoch insbesondere jenen, die sich regelmäßig auf dem Campus aufhalten müssen. Eine wöchentliche Testung bietet ein Stück weit Sicherheit bei der Arbeit vor Ort und kann dazu beitragen, Kolleginnen und Kollegen – um im Umkehrschluss auch sich selbst – besser vor einer Infektion zu schützen.

Wie erhalten Beschäftigte die Corona-Tests?
Pro Einrichtung/Abteilung/Lehr­stuhl sollte immer nur eine Bestellung abgegeben werden. Bitte wenden sie sich an Ihre Vorgesetzte oder Ihren Vorgesetzten, wenn Sie das Testangebot in Anspruch nehmen möchten. Ihre Vorgesetzte oder Ihr Vorgesetzter sammelt bzw. schätzt den Bedarf für Ihre Einrichtung und bündelt die Bestellungen für alle Beschäftigten. Pro Woche stehen für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, der oder die tatsächlich vor Ort arbeitet, ein bis zwei Corona-Tests zur Verfügung: Dabei erhalten Beschäftigte, die an mindestens zwei Tagen pro Woche vor Ort arbeiten, bis zu zwei Corona-Tests pro Woche; Beschäftigte, die an einem Tag pro Woche vor Ort arbeiten, erhalten weiterhin einen Test pro Woche. Damit alle Einrichtungen bedient werden können, ist, da unser Vorrat angesichts angespannter Markt­lage derzeit begrenzt ist, jeweils der Test-Bedarf für zwei Wochen bestellbar, danach muss neu bestellt werden. Die Bestellung richten Vorgesetzte oder ein/e damit beauftragte/r Mitarbeiterin bzw. ein Mitarbeiter bitte per E-Mail an hygienebedarf uni-mannheim.de. Die Testkits erhalten die Einrichtungen dann gesammelt per Hauspost.

Wie wird der Test durchgeführt?
Bei den bereitgestellten Corona-Tests handelt es sich um Selbsttests. Das heißt, die Corona-Tests werden nicht von medizinischem Personal durchgeführt, sondern Sie erhalten Ihre Tests per Hauspost und führen diese dann entsprechend der Gebrauchsanweisung in der Packungs­beilage selbstständig zu Hause durch. Auf ZEIT Online zum Beispiel finden Sie eine Videoanleitung, die die Durchführung von Selbsttests anschaulich erklärt.

Wann sollte ich den Test durchführen?
Nachdem Sie die Corona-Selbsttests erhalten haben, bitten wir darum, die Tests bis zu zweimal pro Woche an einem der Präsenztage und jeweils vor Betreten des Universitäts­geländes durchzuführen. Nur so können Sie im Falle einer positiven Testung rechtzeitig reagieren und eine mögliche Ansteckung von Kolleginnen und Kollegen oder Studierenden an diesem Tag vermeiden.

Was ist zu tun bei einem positiven/negativen Testergebnis?
Positives Testergebnis: Sollten Sie bei der Selbsttestung ein positives Corona-Testergebnis erhalten, bitten wir darum, den Campus vorerst nicht zu betreten. Bleiben Sie in diesem Fall bitte zu Hause oder begeben Sie sich umgehend in häusliche Isolierung. Um sicher zu sein, dass das Ergebnis richtig ist, muss ein PCR-Test durchgeführt werden. Dafür sollte die Hausärztin bzw. der Hausarzt oder die 116 117 kontaktiert werden. Hinweise zum weiteren Vorgehen bei einem Corona-Fall im Team finden Sie auch auf der Corona-Website.

Negatives Testergebnis: Sie können den Campus ganz normal betreten. Bitte beachten Sie nur, dass es weiterhin notwendig ist, dass sich alle Personen auf dem Universitäts­gelände an das Hygienekonzept halten. Da der Test keine hundertprozentige Sicherheit garantiert und nur eine Momentaufnahme darstellt, kann er die Hygienemaßnahmen zwar sinnvoll ergänzen, aber nicht ersetzen.

Personen mit ungeklärten Corona-typischen Symptomen (trockener Husten, Fieber, Geschmacks- oder Geruchsverlust) dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen. Bei Beschäftigen gilt gemäß der arbeits­schutz­rechtlichen Vorgaben das Betretungs­verbot zusätzlich bereits bei weiteren Erkältungs­symptomen.

Sollten Sie Corona-typische Symptomen bei sich feststellen, während Sie sich auf dem Campus befinden, verlassen Sie bitte ggfs. laufende Präsenz-Veranstaltungen bzw. den Arbeits­platz und bleiben Sie zu Hause, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist.

Dienstreisen in sogenannte Hochinzidenz- und Virusvariantengebiete
Dienstliche Reisen in Corona-Hotspot-Gebiete sind aktuell grundsätzlich nicht zulässig (vgl. Sie hierzu die aktuelle Liste der Hochinzidenz- und Virusvariantengebiete www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/Risikogebiete_neu.html). Dies gilt auch für bereits genehmigte Dienstreisen, soweit ein Gebiet  erst nach der Genehmigung als Hochinzidenz- oder Virusvariantengebiet eingestuft wird. Sollte das Gebiet, in das Sie reisen, erst nach Dienstreiseantritt als Hochinzidenz- oder Virusvariantengebiet eingestuft werden, wird gebeten, sich umgehend mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während der Dienstreise über die epidemiologische Entwicklung in den entsprechenden Gebieten informiert und beachten Sie die Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert-Koch-Instituts sowie des Sozial­ministeriums.

In besonderen Ausnahmefällen, in denen eine dringende dienstliche Erforderlichkeit für die Durchführung einer Dienstreise in ein Hochinzidenz- oder Virusvariantengebiet besteht, kann unter Abwägung der Risiken und auf Antrag eine Einzelfallentscheidung getroffen werden. Bitte beachten Sie weiter, dass eine Genehmigung nur unter der Bedingung erteilt werden kann, dass bei der Rückreise keine Quarantäne einzuhalten ist.

Für eine Einzelfallentscheidung benötigen wir vorab:

1) die besondere schriftliche Begründung der/des Dienstvorgesetzten, warum gereist werden soll und aus welchen Gründen der Zweck der Dienstreise nicht auch in digitaler Form erreicht werden kann sowie

2) die Bestätigung der/des Reisenden, dass die an der Universität Mannheim geltenden Hygieneregelungen durchgängig während der Dienstreise und beim Aufenthalt vor Ort eingehalten werden.

3) Bei Dienstreisen ins Ausland ist der private Abschluss einer Auslands­reisekranken-versicherung empfehlenswert. Bitte informieren Sie uns für die Einzelfallentscheidung darüber, ob eine Auslands­reisekranken­versicherung abgeschlossen wurde.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Antrags­unterlagen so rechtzeitig ein, dass eventuelle Rückfragen noch vor Reiseantritt geklärt werden. Wir bitten darüber hinaus darum, uns eine Telefonnummer oder Emailadresse anzugeben, bei der gewährleistet ist, dass wir Sie auch kurzfristig erreichen können. Bitte beachten Sie, dass der Versicherungs­schutz sowie die Möglichkeit einer Kostenübernahme erst mit erteilter Genehmigung eintritt.

Wenden Sie sich hierzu und bei weiteren Fragen zu Dienstreiseangelegenheiten – bitte möglichst via E-Mail – an das Reisekostenteam des Personaldezernats.

Wenden Sie sich gerne bei Fragen an unser Reisekostenteam.

Test- und Quarantänepflicht
Wir weisen darauf hin, dass bei der Ein- oder Rückreise nach Baden-Württemberg die aktuell geltenden Bestimmungen der Coronavirus-Einreiseverordnung (CoronaEinreiseV) zur Test- und Quarantänepflicht einzuhalten sind.

Die Bestimmungen hierzu finden Sie unter: https://www.bundesgesundheitsministerium.de/service/gesetze-und-verordnungen/guv-19-lp/coronaeinreisev.html

Das bedeutet für Sie: Bitte kommen Sie nicht an die Universität, solange die Vorgaben der Coronavirus-Einreiseverordnung (CoronaEinreiseV) (siehe oben) nicht erfüllt sind und Sie insbesondere noch unter Quarantäne stehen. Bei Fragen zur Rückkehr an Ihren Arbeits­platz an der Universität Mannheim bitten wir Sie, sich (von Zuhause) mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Dienstreisen in sog. „einfache“ Risikogebiete (also Gebiete, die zwar als Risikogebiet – aber weder als Hochinzidenz noch als Virusvariantengebiet eingestuft werden)
Wir bitten darüber hinaus bis auf Weiteres darum, auch von allen sonstigen dienstlichen Reisen abzusehen, selbst bei solchen Reisen in Regionen (auch innerhalb Deutschlands) und Länder, die aktuell nicht zu den unmittelbaren Risikogebieten oder Hotspots zählen.

In Ausnahmefällen, in denen eine dringende dienstliche Erforderlichkeit für die Durchführung einer Dienstreise in ein Nicht-Risikogebiet besteht, kann unter Abwägung der Risiken und auf Antrag eine Einzelfallentscheidung getroffen werden. Für eine solche benötigen wir vorab:

1) die schriftliche Begründung der/des Dienstvorgesetzten, warum gereist werden soll und aus welchen Gründen der Zweck der Dienstreise nicht auch in digitaler Form erreicht werden kann sowie

2) die Bestätigung der/des Reisenden, dass die an der Universität Mannheim geltenden Hygieneregelungen durchgängig während der Dienstreise und beim Aufenthalt vor Ort eingehalten werden.

3) Bei Dienstreisen ins Ausland ist der private Abschluss einer Auslands­reisekranken­versicherung empfehlenswert. Bitte informieren Sie uns für die Einzelfallentscheidung darüber, ob eine Auslands­reisekranken­versicherung abgeschlossen wurde.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Antrags­unterlagen rechtzeitig ein, und planen Sie mit einer Bearbeitungs­zeit für die Entscheidung über die Genehmigung der Dienstreise von ca. 2 Wochen. Bitte beachten Sie, dass der allgemeine Versicherungs­schutz sowie die Möglichkeit der Kostenübernahme erst mit erteilter Dienstreise-Genehmigung eintritt.

Wenden Sie sich hierzu und bei weiteren Fragen zu Dienstreiseangelegenheiten – bitte möglichst via E-Mail – an das Reisekostenteam des Personaldezernats.

Gutscheinerstattung
Verschiedene Be­förderungs­unternehmen sind aufgrund der Corona-Maßnahmen gezwungen, die geplante Dienstreise zu stornieren und bieten nun Gutscheine statt Rückerstattungen an. Bitte setzen Sie sich unbedingt vor einer Annahme eines Gutscheins mit unserer Reisekostenabteilung in Verbindung. Ihre Ansprech­partnerin ist Frau Lechner.

Die Universitäts-IT (UNIT) arbeitet mit Hochdruck am Ausbau ihrer digitalen Services, um den Ausfall der Präsenz­veranstaltungen durch digitale Lehr­formate zu kompensieren, und um allen Beschäftigten, die derzeit im Homeoffice arbeiten, eine gute Zusammenarbeit zu ermöglichen. Alle Meldungen und Updates zu diesen beiden Bereichen finden Sie zusammengefasst auf dieser Webseite.

Für die Dauer der Corona-Ausnahmesituation wurde (auf Basis der vom Finanz­ministerium angepassten Vorgaben für reduzierte Formerfordernisse) ein vereinfach­tes Verfahren für die Erstellung digitaler Kassenanordnungen (KAO) festgelegt.

Die Finanzbuchhaltung sendet Ihnen gescannte Eingangsrechnungen per E-Mail zu, die sachliche und rechnerische Feststellung als nächsten Schritt können Sie per E-Mail an die Funktions-Adresse buchhaltungskoordination uni-mannheim.de schicken, entweder:

1. als Scan einer vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Kassenanordnung (KAO),
   oder alternativ

2. als vollständig ausgefüllte KAO im Word- oder PDF-Format ohne Unterschrift,
   oder alternativ

3. durch eine E-Mail, in der alle für eine KAO notwendigen Angaben enthalten sind (Muster mit notwendigen Angaben wird jeweils zugesandt, siehe hierzu MUSTER-E-Mail).

Wichtig: Um Doppelzahlungen auszuschließen, darf zusätzlich zum genannten E-Mail-Verfahren keine KAO in Papierform an die Universitäts­verwaltung versendet werden.

Weitergehende Infos entnehmen Sie der Rundmail des Finanzdezernenten vom 23. März 2020. Weitere Vordrucke für Haushalts­bezug und Online-Beschaffung finden Sie zudem auf der Website des Dezernats IV.

Fragen zum Verfahren richten Sie bitte an die Funktions-Mailadresse buchhaltungskoordination uni-mannheim.de. Die Kolleginnen und Kollegen werden Ihnen dann direkt antworten oder die Anfragen an die zuständigen Stellen in der Universitäts­verwaltung weiterleiten.

Das Verfahren für Beschaffungen über SAP-SRM ist von den oben genannten Vorgaben nicht betroffen und bleibt für die dezentralen Einrichtungen wie bisher bestehen (Feststellungs­vermerk mittels Genehmigung und Wareneingangsbuchung in SAP-SRM). Eine Zusendung der Rechnungen zu SRM-Bestellungen, die Ihnen bisher für Ihre Unterlagen von der Finanzbuchhaltung zugesandt wurde, wird derzeit ausgesetzt.

In den vergangenen Monaten hat sich die Universitäts­verwaltung gemeinsam mit der Universitäts-IT darum bemüht, auch unter Corona-Bedingungen und ohne Face-to-Face-Kontakt einen reibungs­losen Ablauf für die Verwaltungs­services und eine persönliche Beratung zu ermöglichen. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Verwaltung zum Beispiel telefonisch, per E-Mail oder über Microsoft Teams erreichen, auch Besprechungen mit mehreren Personen sind möglich.

Online-Termin­vereinbarung
Neu ist seit kurzem die Möglichkeit, Termine mit der jeweiligen Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter online zu buchen. Der Link zur Terminbuchung befindet sich im Kontakt-Feld der jeweiligen Ansprechperson. Bei Studien­angelegenheiten ist die Terminvergabe über die Webseiten des Dezernats II möglich. In Personalangelegenheiten oder sonstigen Angelegenheiten des Dezernats V können Terminanfragen über die Intranetseite des Dezernats V gestellt werden. Nicht-Beschäftigte finden zudem ein Online-Formular zur Kontaktaufnahme auf der Website der Personalabteilung. Zum Infektions­schutz und aufgrund der Raumbedingungen finden diese Termine in der Regel über MS Teams oder Telefon statt. In besonderen Fällen ist ein Treffen vor Ort möglich.

Verträge unterzeichnen
Verträge werden soweit möglich auf elektronischem Weg oder via (Haus-)Post geschlossen. Ist dies nicht möglich – z.B. bei Arbeits­verträgen – erhalten Sie einen individuellen Vor-Ort-Termin.

Bescheinigungen anfordern
Bescheinigungen erhalten Sie elektronisch oder via (Haus-)Post.

Unterlagen einreichen
Unterlagen und Dokumente können der Verwaltung elektronisch oder – falls das Original erforderlich ist –  via (Haus-)Post geschickt werden.

Hausmeister
Alle Hausmeister befinden sich im regulären Dienst und sind unter den bekannten Kontaktdaten erreichbar.

Pforte
Die Pforte am Haupteingang Ost ist mit zwei Personen (24 Stunden/7 Tage die Woche) besetzt. Die Hotline der Pforte ist bei Fragen und Problemen unter der Telefonnummer 181–1110 erreichbar.

Technische Anlagen
Alle technischen Anlagen befinden sich im Regelbetrieb.
Für folgende Anlagen gibt es gesonderte Regelungen:

Öffnungs­zeiten der Gebäude
Die Universitäts­gebäude können bis auf Weiteres nur von Universitäts­angehörigen mit gültiger Zutrittsberechtigung (ecUM-Karte) betreten werden. In der Regel bestehen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugangsberechtigungen für die Gebäude.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die noch keinen Zugang haben, können einen Antrag auf Zugangsberechtigung über die für Sie zuständige Einrichtung oder den Lehr­stuhl stellen. Das entsprechende Formblatt kann im Download­bereich der Webseite von Dezernat III her­untergeladen werden. Der Antrag muss von der Einrichtung/dem Lehr­stuhl genehmigt werden und kann digital an die freischaltende Stelle gesendet werden.

Aufzüge
Aufzüge dürfen nur jeweils einzeln und sollen möglichst nur von in der Mobilität eingeschränkten Personen sowie zur Be­förderung von Lasten genutzt werden.

Lüftungs­anlagen und manuelles Lüften
Die Lüftungs­anlagen werden mit gesonderten Regelungen betrieben.

Die Universität Mannheim verfolgt mit allen Massnahmen das Ziel, das Infektions­risiko auf allen Übertragungs­wegen zu minimieren und die Ausbreitung des Virus zu hemmen. Einen hundertprozentigen Schutz kann es jedoch nicht geben. Nach aktuellem wissenschaft­lichem Kenntnisstand werden Corona-Viren hauptsächlich durch Tröpfcheninfektion übertragen. Grundsätzlich reduziert Lüften das Infektions­risiko über Aerosole und stellt einen wichtigen Baustein im Konzept zur Reduzierung der Ausbreitung von Corona dar. Aus diesem Grund wird eine gute Lüftung der Räume mit möglichst hohem Aussenluftanteil empfohlen.

An der Universität Mannheim verfügen die Aufenthalts- und Büroräume mindestens über eine Lüftungs­funktion über manuelles Öffnen der Fenster. Veranstaltungs­räume mit einer möglichen Platz­zahl von über ca. 50 Personen verfügen in der Regel über eine Lüftungs­anlage. Raumlufttechnische Anlagen (RLT) sind für das Betreiben dieser Räume aus hygienischer und energetischer Sicht eine unabdingbare Voraussetzung zur Erfüllung der gesetzlichen Auflagen.

RLT-Anlagen sorgen bereits bei der Aufbereitung der Außen­luft durch Filtration der Zuluft für ein hohes Maß an Sicherheit, da kleine Partikel durch die eingesetzten Filter in der Anlage abgeschieden werden können. Durch die gesicherte Zuführung gereinigter Außen­luft führt der Betrieb einer RLT-Anlage immer zu einer Verdünnung möglicher Belastungen und der Virenlast in einem Raum. Durch gezielte Zonierung und Druckhaltung ist außerdem sichergestellt, dass sich Schadstoffe aus der Abluft eines Raumes nicht im gesamten Gebäude verteilen können. Der Betrieb von RLT-Anlagen ist zusätzlich noch witterungs­unabhängig.

Weitere Informationen zu den Lüftungs­anlagen und zum Lüften finden Sie im Intranet.

Um das Ansteckungs­risiko zu minimieren, hat die Universitäts­leitung die Vorgesetzten damit beauftragt, die im Hygienekonzept festgelegten Maßnahmen in ihren Bereichen umzusetzen. Für die Durchführung der Maßnahmen besteht eine Dokumentations­pflicht. Das Formular zur Gefährdungs­beurteilung, das Sie im Intranet finden, soll Vorgesetzten als Checkliste dienen und sie bei dieser Führungs­aufgabe unterstützen.

Zu den notwendigen Maßnahmen, die die Vorgesetzten vor der Rückkehr ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Arbeits­platz vor Ort umsetzen müssen, gehört eine Unterweisung in den Grundlagen des Hygienekonzepts. Diese Unterweisung muss spätestens am ersten Arbeits­tag erfolgen, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder an ihrem Arbeits­platz vor Ort sind. Die Teilnahme an einer Unterweisung muss im Anschluss per Unterschrift bestätigt und an den Vorgesetzten weitergegeben werden. Einen Vordruck dazu finden Sie im Intranet.

Die Corona-Arbeits­schutz­verordnung des Bundes wird in angepasster Form vom 1. Juli bis einschließlich 10. September 2021 verlängert. Die Arbeit vor Ort bleibt auf das betriebs­notwendige Minimum beschränkt (§ 3 Corona-ARbSchV). Das heißt, dass Beschäftigte der Universität weiterhin im Homeoffice arbeiten, außer betriebliche Gründe sprechen für eine Anwesenheit vor Ort. Ein Antrag auf Telearbeit ist nicht nötig. Sollten Sie vor Ort arbeiten müssen, können Büros nur von jeweils einer Person genutzt werden. Bei betriebs­notwendigen Mehrfach­nutzungen ist der vorgegebene Mindest­abstand einzuhalten, anderenfalls müssen ggf. technisch mögliche Maßnahmen (Trennscheiben etc.) genutzt werden oder es besteht die Pflicht zum Tragen einer medizinischen Maske.

Unter Meetings finden Sie Regelungen zum Umgang mit Besprechungen, Forschungs­meetings, Gremiensitzungen und ähnlichen Zusammenkünften.

Freistellungen
Die Universitäts­leitung geht davon aus, dass ihre Empfehlung, möglichst vielen Beschäftigten Homeoffice zu ermöglichen, in den meisten Fällen auch durch die Bereitstellung entsprechender Zugänge zu IT-Systemen umgesetzt werden kann. Es sind jedoch Einzelfälle denkbar, in denen Homeoffice nicht möglich ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Intranet.

Homeoffice-Bedingungen
Das Homeoffice kann aufgrund der besonderen Situation bilateral mit der oder dem Vorgesetzten vereinbart werden und bedarf bis auf Weiteres keiner Genehmigung durch das Personaldezernat. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist jederzeit widerrufbar. Zu beachten ist ferner, dass die Beschäftigten im Homeoffice erreichbar sein müssen.

Neue Regelung des Gleitzeitrahmens
Da Schulen und Kindergärten derzeit weitestgehend geöffnet sind, gilt ab 1. Juli 2021 wieder der reguläre Gleitzeitrahmen mit Arbeits­zeiten von 6 bis 20 Uhr. Sollten Sie, z. B. aufgrund von kurzfristigen Schulschließungen, den Zeitrahmen nicht einhalten können, wenden Sie sich bitte für eine individuelle Lösung an die Task-Force.

Mehrmals täglich E-Mails abrufen
In dieser Ausnahmesituation ist es derzeit unabdingbar, dass wir die Kommunikation mit allen Beschäftigten aufrechterhalten. Nur so kann gewährleistet werden, dass wichtige Informationen und neue erforderliche Maßnahmen allen Betroffenen rechtzeitig bekannt sind und diese entsprechend umgesetzt werden können. Alle Beschäftigten müssen daher – wenn nicht wichtige Gründe wie z.B. Kinderbetreuung entgegenstehen – während ihrer regulären Arbeits­zeiten telefonisch erreichbar bleiben und mehrmals täglich, mindestens jedoch einmal am Tag, ihre Dienst-E-Mails abrufen. Letzteres gilt auch, wenn Sie freigestellt wurden.

Mitnahme von Arbeits­mitteln ins Homeoffice
Es ist grundsätzlich nicht möglich, Arbeits­mittel zu beschaffen, die ausschließlich im Homeoffice verwendet werden sollen. Arbeits­mittel können nur für den „regulären Dienstbetrieb“ am universitären Arbeits­platz im Rahmen der geltenden Regelungen beschafft werden.

Es ist jedoch zulässig, für das Homeoffice benötigte Arbeits­mittel vom universitären Arbeits­platz temporär auszuleihen. Ausgenommen von dieser Möglichkeit sind Möbel. Die Entscheidungen über eine Ausleihe trifft die jeweilige Einrichtungs­leitung für ihren Bereich. Sofern Beschäftigte Arbeits­mittel mit ins Homeoffice nehmen, muss die jeweilige Einrichtungs­leitung sicherstellen, dass diese nach Beendigung der Ausnahmesituation wieder in die Universität zurückgebracht werden.

Darüber hinaus ist es ausnahmsweise möglich, Arbeits­mittel aus dem Altbestand (Universitäts­lager) auszuleihen.

Dokumente mit personenbezogene Daten und Originalbelege verbleiben in der Universität. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Arbeits­mittel nach Beendigung der Ausnahmesituation wieder in die Universität kommen.

Die Impfungen durch den Betriebs­arzt werden am 23. Juli vorläufig abgeschlossen. Für Impf­interessierte gibt es inzwischen vielerorts verschiedene leicht zugängliche Möglichkeiten:

Das Land Baden-Württemberg hat eine Webseite eingerichtet, auf der es aktuelle Impfaktionen in Baden-Württemberg sammelt.

Die Impfzentren der Region Rhein-Neckar bieten Erst- und Zweitimpfungen an – auch ohne vorherige Termin­vereinbarung. Informationen dazu finden Sie hier.

Online-Kontaktnachverfolgung über „Checkin“
Für alle Präsenz-Veranstaltungen ist die Universität Mannheim verpflichtet, zur Nachverfolgung von Infektions­ketten die Kontaktdaten der Anwesenden (Studierenden, Dozierenden, Gästen, etc.) zu erfassen und für eine mögliche Anfrage der Gesundheitsbehörden vier Wochen aufzubewahren. Die bisher in Papierform durchgeführte Erfassung wird zum Semesterbeginn durch die neu entwickelte digitale Anwendung „Checkin“ ersetzt bzw. ergänzt. Weitere Informationen sowie den Link zur Anwendung finden Sie auf der Webseite der Universität-IT. Bei Fragen oder Problemen kontaktieren Sie bitte den IT-Support.

Papier-Formulare für Teilnehmende ohne mobiles Endgerät
Veranstaltungs­teilnehmende ohne mobiles Endgerät müssen ein Papier-Formular zur Kontaktnachverfolgung ausfüllen. Die Blanko-Formulare liegen in den Hörsälen in roten Boxen bereit. Weitere Exemplare bekommen Sie an der Pforte (Schloss Ostflügel, Haupteingang) oder im Intranet zum Selbstausdrucken. Bitte geben Sie bei Veranstaltungen mit offizieller Raumbuchung über die GmbH die Papier-Formulare nach Ende der Veranstaltung an der Pforte ab (siehe auch „Handreichung Corona Präsenz­veranstaltungen“). Bitte dokumentieren Sie in allen anderen Fällen die Teilnahme von Personen selbst und bewahren Sie die entsprechenden Daten für vier Wochen auf.

Obligatorische Erfassung der Telefonnummer
Bitte beachten Sie, dass es bei Veranstaltungen und Beratungs­terminen vor Ort nicht ausreicht, die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden zu erfassen. Damit das Gesundheitsamt bei Infektions­verdacht alle Personen zuverlässig und schnell erreichen kann, ist es notwendig, dass Sie anstatt der E-Mail-Adresse die Telefonnummer der Teilnehmenden erheben und für vier Wochen aufbewahren.

Bei Beratungs­terminen funktioniert dies am einfach­sten, wenn Sie das von der Universitäts-IT zur Verfügung gestellte Typo3-Plugin zur Termin­vereinbarung nutzen. Wenn Sie die Corona-Kontaktdatenerfassung im Plugin aktivieren, werden alle Daten samt Telefonnummer automatisch bis vier Wochen nach dem Termin gespeichert und dann gelöscht. Wie Sie die gespeicherten Daten einsehen können, ist in der Nutzungs­anleitung für die Termin­vereinbarung beschrieben.

Bei Präsenz-Veranstaltungen wird die Telefonnummer bei Nutzung des Online-Formulars „Checkin“ obligatorisch miterfasst.

Aktuell ist der Lehr­betrieb eingeschränkt möglich. Unter welchen Bedingungen Präsenz­unterricht stattfinden kann, wird derzeit auf Grundlage der neuen Corona-Verdordnung Studien­betrieb erarbeitet. Bei Fragen zum Lehr­betrieb wenden Sie sich bitte an Dr. Regine Zeller.

Aktuell ist der Lehr­betrieb eingeschränkt möglich. Unter welchen Bedingungen Präsenz­unterricht stattfinden kann, wird derzeit auf Grundlage der neuen Corona-Verdordnung Studien­betrieb erarbeitet. Bei Fragen zum Lehr­betrieb wenden Sie sich bitte an Dr. Regine Zeller.

Zu personalrechtlichen Fragen wie zur Freistellung für Beschäftigte und zu Unabkömmlichkeits­bescheinigungen für die Notbetreuung berät Sie Ihre zuständige Personalsachbearbeiterin oder Ihr Personalsachbearbeiter.

Mit dem Sonder­programm FAIR@UMA unterstützt die Universität Wissenschaft­lerinnen und Wissenschaft­ler mit Familie in der Qualifizierungs­phase mit der Bereitstellung von Mitteln für Hilfskräfte.

Für alle dienstlichen Veranstaltungen (z. B. Besprechungen, Forschungs­meetings und Gremiensitzungen) gilt ebenfalls das Kontaktvermeidungs­gebot der Corona-ARbSchV. Allerdings können nun Veranstaltungen, für die eine betriebliche Notwendigkeit besteht, stattfinden. Eine betriebliche Notwendigkeit kann bspw. vorliegen, wenn eine Besprechung in Präsenz für die Forschung wichtig und notwendig erscheint und nicht in der gleichen Qualität in digitaler Form durchgeführt werden kann.

Die Prüfung der Notwendigkeit und die Genehmigung der Veranstaltungen erfolgt

• bei einer Teilnehmerzahl von bis zu 20 Personen durch die Veranstaltungs­leitung,
• bei einer Teilnehmerzahl von mehr ab 21 Personen durch die Task-Force.

Bei den genehmigten Besprechungen müssen folgende Vorgaben erfüllt werden:

• Bei Zusammentreffen, an denen sechs oder mehr Personen teilnehmen, muss im Vorhinein ein Raum gebucht werden.
• Die Sitzplatz­anzahl erfüllt die Corona-Bedingungen.
• Es muss immer ein Abstand von 1,5 bis 2 Metern eingehalten werden.
• Es gilt die Pflicht zum Tragen einer FFP2- oder medizinischen Maske „bis zum Platz“.
• Es wird intensiv und fach­gerecht gelüftet.
• Bei allen Veranstaltungen muss die Leitung eine Kontaktnachverfolgung sicherstellen, z.B. über die digitale Anwesenheitserfassung Checkin oder einen Outlook-Kalendereintrag.

Bitte beachten Sie: Alle Vorgaben sind auch für geimpfte, genesene und getestete Personen gültig. Der Arbeits­schutz sieht keine Erleichterungen für diesen Personenkreis vor.

Die Poststelle ist für Sie von 7 bis 12 Uhr geöffnet und ohne vorherige Termin­vereinbarung zugänglich. Bitte halten Sie bei der Abholung der Post die Abstandsregelung ein und warten Sie gegebenenfalls vor der Poststelle, falls bereits eine Kollegin oder ein Kollege Post abholt.

Die Prüfungen finden im Frühjahrssemester 2021 überwiegend online statt. Die aktuell geplanten Präsenz­prüfungen werden voraussichtlich stattfinden.

Sollte sich aufgrund von neuen Vorgaben kurzfristig etwas an der Planung Ihrer Prüfungen ändern, werden Sie direkt per E-Mail informiert.

Private Reisen in Risikogebiete
Ob Sie privat in ein ausländisches Risikogebiet oder einen innerdeutschen Hotspot reisen, ist Ihre private Entscheidung. Wir weisen allerdings darauf hin, dass auch bei der Rückreise nach Baden-Württemberg von privaten Reisen die aktuell geltenden Bestimmungen der Verordnung des Sozial­ministeriums zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Bekämpfung des Coronavirus SARS-CoV2 (CoronaVO EQ) zur Test- und Quarantänepflicht einzuhalten sind. Die Bestimmungen hierzu finden Sie unter: https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/aktuelle-infos-zu-corona/verordnung-fuer-ein-und-rueckreisende/.

Bitte bedenken Sie hierbei, dass vorab mit dem/der oder den Vorgesetzten geklärt werden muss, dass nicht nur der Urlaub/die Abwesenheit genehmigt ist, sondern auch die folgende Abwesenheit aufgrund einer vorgeschriebenen Quarantäne.

Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass für die Einhaltung der Quarantänepflicht keine bezahlte Freistellung erfolgen kann, da diese Abwesenheit in diesem Fall auf Ihrer privaten Entscheidung beruht. Es muss somit vorab mit dem/der oder den Vorgesetzten geklärt werden, ob die Zeit der Quarantäne über weitere Urlaubstage abgedeckt wird, ob es die Möglichkeit von Homeoffice, Abbau von Mehrstunden, jeweils ganz oder in Teilen gibt, oder ob eine unbezahlte Freistellung möglich ist. Wenn die Zeit der Quarantäne grundsätzlich gemäß den dienstlichen Erfordernissen im Anschluss an den Urlaub/die Abwesenheit auch frei genommen werden können, muss diese Zeit über eine der o.g. Maßnahmen oder einen Mix aus diesen Maßnahmen geregelt werden. Eine bezahlte Freistellung ist nicht zulässig. Bitte wenden Sie sich in Zweifelsfällen an die Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während Ihrer privaten Reise über die epidemiologische Entwicklung in Ihrem Reiseland und ggfs. aktuelle Einreisebeschränkungen informiert und beachten Sie die Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert-Koch-Instituts sowie des Sozial­ministeriums.

Sollte sich die Corona-Situation in der Region bzw. dem Land während Ihres privaten Aufenthalts dort verschlechtern und erst nach dem Antritt der privaten Reise als Risikogebiet festgelegt werden, sind die dann geltenden Vorschriften zur Ein- und Rückreise nach Baden-Württemberg ebenfalls einzuhalten. Bei Fragen zur Rückkehr an Ihren Arbeits­platz an der Universität Mannheim bitten wir Sie, sich (von Zuhause) mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Da viele Schulen/Kitas aufgrund der Corona-Pandemie geschlossen sind bzw. mit Wechsel­unterricht arbeiten, sollte den betroffenen Eltern die Möglichkeit gegeben werden, ihren Betreuungs­pflichten nachzukommen, indem sie im Homeoffice arbeiten.

Freistellungen
In den wenigen Fällen, in denen tatsächlich keine Aufgaben im Homeoffice übertragen werden können, können Beschäftigte – soweit vorhanden – Arbeits­zeitguthaben und/oder (Alt-)Urlaub in Anspruch nehmen. Die Vorgesetzten sind angehalten, diese Anträge vorrangig zu berücksichtigen und dabei den Wünschen der Beschäftigten zu entsprechen, wenn dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. In besonderen Härtefällen (z. B. Alleinerziehende ohne Betreuungs­möglichkeit) kann bis auf Weiteres weiterhin eine bezahlte Freistellung gewährt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Intranet.

Home-Office-Bedingungen
Das Homeoffice kann aufgrund der besonderen Situation bilateral mit der oder dem Vorgesetzten vereinbart werden und bedarf bis auf Weiteres keiner Genehmigung durch das Personaldezernat. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist jederzeit widerrufbar. Der erweiterte Gleitzeitrahmen für Beschäftigte von 5 Uhr bis 22 Uhr bleibt bis auf Weiteres bestehen. Zu beachten ist ferner, dass die Beschäftigten im Homeoffice erreichbar sein müssen.

Unabkömmlichkeits­bescheinigung
Sollten Sie für die Teilnahme an der Notbetreuung eine Bescheinigung des Arbeitgebers (Unabkömmlichkeits­bescheinigung) benötigen, können Sie diese formal über Ihre Vorgesetzte oder Ihren Vorgesetzten bei Ihre Personalsachbearbeiterin oder Ihrem Personalsachbearbeiter beantragen. Wir bitten die Vorgesetzten, die Unabkömmlichkeit der antragstellenden Mitarbeitenden, dh. die aus dienstlichen Gründen fehlende Möglichkeit einer Freistellung vom Dienst durch Urlaubsgewährung oder Gewährung von Überstundenausgleich etc. kurz formlos via E-Mail zu bestätigen. Ihre zuständige Personalsachbearbeiterin oder ihr zuständiger Personalsachbearbeiter berät Sie gerne zum Thema.

Im Intranet finden Sie Richtlinien für faire Vorstellungs­verfahren in Corona-Zeiten.

Aktuelle Informationen zur Öffnung der Universitäts­bibliothek finden Sie auf der Webseite der Universitäts­bibliothek.

Veranstaltungen insbesondere kultureller und sportlicher Natur unterliegen der aktuellen Corona-Verordnung. Bitte beachten Sie bei Teilnahme an Veranstaltungen das von Ihrem Veranstalter kommunizierte Hygienekonzept und halten Sie sich an die allgemeinen Hygienehinweise in den Universitäts­gebäuden.

Für alle Präsenz-Veranstaltungen ist die Universität Mannheim außerdem verpflichtet, zur Nachverfolgung von Infektions­ketten die Kontaktdaten der Anwesenden zu erfassen und für vier Wochen aufzubewahren. Bitte checken Sie sich bei jeder Veranstaltung über die digitale Anwendung „Checkin“ ein und bei Verlassen des Raumes wieder aus oder füllen Sie ein ausliegendes Papier-Formular zur Kontaktnachverfolgung aus.

Die Universitäts­gebäude sind weiter nur für Mitglieder der Universität mit gültiger Zutrittsberechtigung (ecUM-Karte) zugänglich. Von dieser Regel ausgenommen sind Bibliotheksbesuche sowie die Teilnahme an Prüfungs­terminen, genehmigten (Lehr-)Veranstaltungen und dienstlichen Terminen.

Bitte beachten Sie außerdem: Personen mit ungeklärten Corona-typischen Symptomen (trockener Husten, Fieber, Geschmacks- oder Geruchsverlust) dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen. Sollten Sie Corona-typische Symptomen bei sich feststellen, während Sie sich auf dem Campus befinden, verlassen Sie bitte ggfs. laufende Präsenz-Veranstaltungen und bleiben Sie zu Hause, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist.