Coronavirus: Aktuelle Maßnahmen und Empfehlungen

Liebe Lehr­ende der Universität Mannheim,

das Wissenschafts­ministerium hat heute die „Corona-Verordnung Studien­betrieb und Kunst“ geändert. Die Änderungen treten mit Wirkung vom 19.10.2020 – also schon morgen (Montag) – in Kraft. Die wichtigste Änderung betrifft die Anordnung, dass eine Mund-Nasen-Bedeckung nicht nur wie bisher auf Verkehrs­wegen und -flächen getragen werden muss, sondern auch „in Lehr­veranstaltungen auf dem Sitzplatz“ (§ 3 Absatz 1 Nr. 4). Bitte informieren Sie Ihre (Mit-)Studierenden entsprechend – die meisten werden davon noch nicht gehört haben.

Wir müssen die Einzelheiten der Neuregelung noch analysieren. Ich gehe vorläufig davon aus, dass diese „Maskenpflicht“

• zwar „in Lehr­veranstaltungen“ gilt, nicht aber in der UB (sobald man auf seinem festen Platz ist);
• dass sie auch in Lehr­veranstaltungen nur „auf dem Sitzplatz“ – nicht also für Lehr­ende gilt, soweit sie keinen Sitzplatz einnehmen;
• und nicht für Prüfungen, also insbesondere nicht für Klausuren.

Weitere Einzelheiten können erst morgen (Montag) geklärt werden. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

Bleiben Sie gelassen, achten Sie auf sich und aufeinander – und bleiben Sie gesund!

Beste Grüße
Ihr Thomas Puhl

Rektor

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Lehr­ende,

im HWS 2020 sind Studierende wie Beschäftigte an der Universität Mannheim zurück auf dem Campus.

Die aktuelle Entwicklung der SARS-CoV-2-Infektions­zahlen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass auch an unserer Universität früher oder später Studierende oder Kolleginnen und Kollegen von einer Infektion betroffen sein könnten. Für den Fall, dass Sie eine Rückmeldung aus einer Ihrer Lehr­veranstaltungen seitens einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers über eine positive COVID-19 Testung erhalten, geben wir Ihnen nachfolgend einige Hinweise zum weiteren Vorgehen:

Zunächst sollten Sie klären, welche Ihrer Lehr­veranstaltungen betroffen sind und ob das Hygienekonzept der Universität Mannheim dabei eingehalten wurde:

1. Hygienekonzept wurde eingehalten: Sofern das Hygienekonzept während der betroffenen Lehr­veranstaltung eingehalten wurde (Abstände wurden gewahrt; Sitzordnung wurde eingehalten; Mund-Nasen-Bedeckung wurde entsprechend der zu dem Zeitpunkt gültigen Corona-Verordnung getragen; der Raum wurde gelüftet, falls keine Lüftungs­anlage vorhanden ist), kann die Lehr­veranstaltung weiterhin in Präsenz stattfinden. Wir empfehlen Ihnen, zu Beginn der nächsten Veranstaltung noch einmal abzufragen, ob das Hygienekonzept auch nach Einschätzung der Studierenden zu jeder Zeit eingehalten wurde.
2. Hygienekonzept wurde nicht eingehalten: Sollte während der von Ihnen gehaltenen Lehr­veranstaltung das Hygienekonzept nicht korrekt umgesetzt und eingehalten worden sein, nehmen Sie bitte unverzüglich Kontakt mit der Task-Force auf. In diesem Fall empfehlen wir zudem dringend, dass sich die Teilnehmenden zur Abstimmung des weiteren Vorgehens an Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt wenden.

Die offizielle Information an die Teilnehmenden zum weiteren Verfahren in diesem Infektions­fall erfolgt – falls erforderlich – immer über die Gesundheitsämter. Aus Gründen der Fürsorge bitten wir Sie jedoch, die Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer ebenfalls vorsorglich über den aufgetretenen Infektions­fall zu informieren. Einen Textbaustein für die Kommunikation mit den Studierenden finden Sie weiter unten in dieser E-Mail. Sollten Studierende trotz der E-Mail noch Fragen haben, empfehlen Sie Ihnen bitte, Kontakt zu einem Hausarzt aufzunehmen.

Bitte informieren Sie in jedem Falldie Task-Force über die Situation und teilen Sie uns mit, welcher Kurs an welchem Tag betroffen ist. Auch Ihre Lehr­stuhl­inhaberin oder Ihren Lehr­stuhl­inhaber sowie das Dekanat Ihrer Fakultät sollte über die Situation informiert werden. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an task-force(at)uni-mannheim.de.

Leiten Sie diese E-Mail bitte auch an (andere) Tutorinnen und Tutoren an Ihrem Lehr­stuhl weiter.

Beste Grüße und passen Sie auf sich auf!

Ihre

Task-Force der Universität Mannheim

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Textbaustein „Information an die Studierenden“:

Liebe Studierenden,

wir möchten Sie heute vorsorglich darüber informieren, dass in der Lehr­veranstaltung „___“ am Wochentag, Datum eine Person anwesend war, die zwischenzeitlich positiv auf COVID-19 getestet wurde.

Wenn das mit dem Gesundheitsamt abgestimmte Hygienekonzept der Universität Mannheim am Wochentag, Datum im Rahmen der von Ihnen besuchten Lehr­veranstaltung entsprechend umgesetzt und eingehalten wurde, können Sie den Campus der Universität weiterhin wie gewohnt betreten. Auch die direkt betroffene Lehr­veranstaltung kann weiterhin wie gewohnt in Präsenz stattfinden.

Bitte prüfen Sie für sich selbst, ob Sie das Hygienekonzept in der betroffenen Lehr­veranstaltung zu jeder Zeit korrekt eingehalten haben – auch direkt vor und nach der betroffenen Lehr­veranstaltung (z.B. beim Betreten des Raumes, bei Gesprächen vor der Tür etc.). Geben Sie Ihrer Dozentin oder Ihrem Dozenten bitte umgehend Bescheid, falls dies Ihrer Einschätzung nach nicht der Fall gewesen sein sollte.

Sollten weitere Schritte erforderlich sein, werden diese vom zuständigen Gesundheitsamt eingeleitet.

Wir bitten Sie, sich weiterhin auf dem gesamten Campus, insbesondere im Kontakt mit anderen Personen, an das Hygienekonzept der Universität zu halten. Darüber hinaus empfiehlt die Universitäts­leitung die Nutzung der Corona-Warn-App der Bundes­regierung.

Sollten Sie sich unsicher fühlen, steht es Ihnen frei, sich bei Rückfragen an Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt zu wenden.

Sollten Sie Corona-typische Symptome entwickeln, beachten Sie zudem bitte, dass Sie in diesem Fall gemäß Hygienekonzept den Campus nicht betreten sowie nicht an Veranstaltungen der Universität teilnehmen dürfen, bis der Verdacht ärztlich abgeklärt ist.

Bei Rückfragen an die Universität wenden Sie sich gerne an task-force(at)uni-mannheim.de.

Beste Grüße und passen Sie auf sich auf!

Ihre

Task-Force der Universität Mannheim

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

in dieser E-Mail informieren wir Sie zu folgenden Themen:

1. Beratungs­termine: Kontaktnachverfolgung per Telefonnummer
2. Corona-Beschilderung, PowerPoint-Folien und Videokonferenzhintergründe zum Download

1. Beratungs­termine: Kontaktnachverfolgung per Telefonnummer
Ab sofort werden die landes­weiten Corona-Maßnahmen an den baden-württembergischen Hochschulen in der neuen Corona-Verordnung für Studien­betrieb und Kunst zusammengefasst, die die allgemeine Corona-Verordnung ergänzt.

Bitte beachten Sie, dass es bei Beratungs­terminen vor Ort nicht ausreicht, die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden aufzubewahren. Damit das Gesundheitsamt bei Infektions­verdacht alle Personen zuverlässig und schnell erreichen kann, ist es notwendig, dass Sie anstatt der E-Mail-Adresse nur die Telefonnummer der Teilnehmenden erheben. Die Daten der Teilnehmenden in Kombination mit dem Zeitraum des Beratungs­termins sollten Sie vier Wochen aufbewahren und im Anschluss DSGVO-konform löschen.

Am einfach­sten funktioniert die Erfassung und Aufbewahrung der Daten, wenn Sie das von der Universitäts-IT zur Verfügung gestellte Typo3-Plugin zur Termin­vereinbarung nutzen. Wenn Sie die Corona-Kontaktdatenerfassung im Plugin aktivieren, werden alle Daten samt Telefonnummer automatisch bis vier Wochen nach dem Termin gespeichert und dann gelöscht. Wie Sie die gespeicherten Daten einsehen können, ist in der Nutzungs­anleitung für die Termin­vereinbarung beschrieben.

2. Corona-Beschilderung, PowerPoint-Folien und Videokonferenzhintergründe zum Download
An allen zentralen Eingängen der Universität finden Sie seit kurzem Plakate mit den wichtigsten Corona-Hinweisen für Studierende und Beschäftigte. Sollten Sie für Ihre Einrichtung weitere Plakate benötigen, finden Sie nun Vordrucke für Corona-Hinweisschilder im Intranet zum Her­unterladen und Selbstausdrucken. Auch eine PowerPoint-Folie mit Corona-Hinweisen, die Sie in Ihre Präsentation einbinden können, finden Sie an gleicher Stelle im Intranet. Videokonferenzhintergründe für Zoom und MS Teams sind nun ebenfalls seit kurzem zum Download verfügbar.

Über die wichtigsten Änderungen informieren wir Sie weiterhin per E-Mail. Besuchen Sie zudem regelmäßig die Webseite und die Intranetseite für kleinere Updates zur Corona-Lage.

Mit freundlichen Grüßen

Barbara Windscheid
Kanzlerin

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Kommilitoninnen und Kommilitonen,
sehr geehrte Damen und Herren,

das Rektorat hat beschlossen, die Schließung der Universitäts­gebäude ab dem 31. August 2020 aufzuheben und allen Mitgliedern und Angehörigen der Universität wieder freien Zugang zu den Räumlichkeiten des Hauses zu gewähren. Diese Entscheidung schafft die Grundlage dafür, dass im kommenden Herbst-/Wintersemester 2020/21 zusätzlich zu den überwiegend digitalen Lehr­angeboten auch wieder Präsenz­veranstaltungen angeboten werden können. Der Schwerpunkt der Präsenz­veranstaltungen wird auf den Angeboten für Erstsemester liegen, damit diese sich in das universitäre System einfinden können.

Auch die Universitäts­bibliothek unternimmt weitere Schritte zur Öffnung ihrer Bibliotheks­bereiche.  Diese erfolgen bereits ab Montag, 3. August 2020. Zu diesem Zeitpunkt werden die Bibliotheks­bereiche Schloss Ehrenhof und A3 montags bis freitags von 10.00-20:00 Uhr (außer an Feiertagen) für alle Nutzergruppen mit einem erweiterten Sitzplatz­angebot zugänglich sein. Das Ausleihzentrum öffnet ab diesem Zeitpunkt montags bis freitags von 12.00-18:00 Uhr (außer an Feiertagen).

Mitglieder und Angehörige der Universität Mannheim können in den Bibliotheks­bereichen Schloss Ehrenhof und A3 weiterhin einen Sitzplatz reservieren. Solange freie Plätze vorhanden sind, können diese jedoch auch ohne Sitzplatz­buchung genutzt werden. Die Zahl der freien Plätze wird jeweils aktuell auf den Webseiten der UB angezeigt. Registrierte Bibliotheksbenutzerinnen und -benutzer, die nicht Mitglieder oder Angehörige der Universität Mannheim sind, können ab dem 3. August die beiden Bibliotheks­bereiche ebenfalls nutzen; sie müssen jedoch vorab einen Sitzplatz buchen. Das Ausleihzentrum ist für alle Nutzergruppen ohne vorherige Buchung zugänglich.

Zugang und Verlassen aller geöffneten Bibliotheks­bereiche werden über die EcUM-Karte bzw. UB-Chipkarte elektronisch erfasst. Mit diesem Verfahren wird die Zutrittsberechtigung geprüft, die Zahl der freien Sitzplätze ermittelt und eine Kontaktverfolgung im Falle einer Corona-Infektion ermöglicht. Die Datenschutz­vorgaben werden dabei beachtet.

Die Hygieneregeln der Universitäts­bibliothek bleiben weiter in Kraft. Alle Informationen zu den Hygieneregeln und zur Öffnung der Bibliotheks­bereiche und des Ausleihzentrums finden Sie unter https://www.bib.uni-mannheim.de/corona/.

Benötigte Literatur aus den Bibliotheks­bereichen A5 und BWL kann weiter im Bibliotheks­bereich A3 genutzt werden. Auch die übrigen Corona-Services der Bibliothek (Scandienst für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Studierende der Universität Mannheim, Ausleihe mit Postversand für Universitäts­personal und Ausweitung des digitalen Angebots) werden fortgeführt.

Sofern es das Infektions­geschehen zulässt, sind im Zuge der o.g.  Öffnung der Universitäts­gebäude für Universitäts­mitglieder und -angehörige auch weitere Schritte zur Öffnung der Bibliotheks­bereiche ab Ende August 2020 geplant. Ziel ist es, bis zum Beginn des Herbstsemesters Ende September alle Bibliotheks­bereiche wieder zugänglich zu machen und die Öffnungs­zeiten nochmals auszuweiten.

Um sicherzustellen, dass die Öffnung des Hauses und die Durchführung von Präsenz­veranstaltungen im Einklang mit den geltenden Hygieneregeln der Universität geschehen, hat das Rektorat im Rahmen eines Kommunikations­konzeptes umfangreiche Maßnahmen ergriffen, die beim Betreten des Hauses und der Nutzung der Hörsäle und Seminarräume auf die verbindlichen Hygieneregeln hinweisen. Eine eindeutige Beschilderung sowie elektronische und Print-Informationen werden an den unterschiedlichsten Stellen des Hauses immer wieder an die Regeln des Hygienekonzeptes erinnern.

Details zur Nutzung der Services der Beratungs­einrichtungen und anderer Stellen der Universitäts­verwaltung (z.B. in L1) werden aktuell noch finalisiert und spätestens Mitte August bekanntgegeben.

Bitte unterstützen Sie uns und alle Mitglieder und Angehörigen des Hauses dabei, diszipliniert und engagiert einen Veranstaltungs­betrieb in einer offenen Universität zu ermöglichen, der größtmögliche Sicherheit all denjenigen bietet, die – sei es in der Bibliothek, im Seminar oder beim Uni-Sport – sich in den Universitäts­gebäuden aufhalten, um das zu tun, was unser Auftrag ist: Lehren, Lernen und Forschen.

Für Ihre Unterstützung und Mithilfe danken wir Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen
 

Prof. Dr. Thomas Puhl                           Barbara Windscheid                               Dr. Sabine Gehrlein
Rektor                                                   Kanzlerin                                                 Leiterin UB

Personen mit ungeklärten Corona-typischen Symptomen (trockener Husten, Fieber, Geschmacks- oder Geruchsverlust) dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen. Bei Beschäftigen gilt gemäß der arbeits­schutz­rechtlichen Vorgaben das Betretungs­verbot zusätzlich bereits bei weiteren Erkältungs­symptomen.

Sollten Sie Corona-typische Symptomen bei sich feststellen, während Sie sich auf dem Campus befinden, verlassen Sie bitte ggfs. laufende Präsenz-Veranstaltungen bzw. den Arbeits­platz und bleiben Sie zu Hause, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist.

Die Universitäts­leitung empfiehlt, die Corona-Warn-App der Bundes­regierung zu nutzen.

Sicherheit und Gesundheitsschutz haben oberste Priorität, wenn es um Arbeit in Zeiten der Corona-Pandemie geht. Dem Arbeits­schutz kommt dabei eine zentrale Bedeutung zu. Das vorliegende Hygienekonzept regelt vor dem Hintergrund einer aktuellen, epidemiologischen Lage die notwendigen Maßnahmen, die von allen Beschäftigten auf dem Gelände der Universität zu befolgen sind. Die Regelungen für die Beschäftigten gelten analog für alle Studierenden und sonstigen Mitglieder der Universität.

Das Hygienekonzept wird regelmäßig an die neuen Vorgaben und Empfehlungen der Behörden sowie an die entsprechenden Entwicklungen der Corona-Maßnahmen der Universität angepasst.

Um einer möglichen Ausbreitung entgegenzuwirken,

• halten Sie Abstand zu anderen Personen (mindestens 1,5 Meter),
• tragen Sie wo notwendig Mund-Nasen-Bedeckungen (keine Visiere),
• achten Sie bitte auf regelmäßiges und gründliches Händewaschen,
• wahren Sie die Nies- und Hustenetikette (Abstand halten, Armbeuge vor Mund und Nase halten),
• verzichten Sie auf das Händeschütteln,
• vermeiden Sie Berührungen von Augen, Nase und Mund,
• vermeiden Sie Menschenansammlungen und
• lüften Sie häufig.

Weitere Informationen
Allgemeine Empfehlungen zum Infektions­schutz finden sie auch auf der Website der Bundes­zentrale für gesundheitliche Aufklärung sowie auf den Webseiten des Robert Koch-Instituts.

In Situationen, in denen der vorgegebene Mindest­abstand von 1,5 Metern zu anderen Personen bei der Ausübung der Tätigkeit nicht eingehalten werden kann, ist eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen. Die Universität stellt für ihre Beschäftigten hierfür einen geeigneten Mund-Nasen-Schutz zur Verfügung. Das Gleiche gilt für Beschäftigte mit einem Tätigkeits­bereich mit Kunden­kontakt bzw. Publikumsverkehr. Studierende tragen selbst Sorge für einen geeigneten Mund-Nasen-Schutz.

In den Gebäuden der Universität ist auf den Verkehrs­flächen (Fluren, Treppenhäusern) und in den Gemeinschafts­räumen (Sanitärräume, Teeküchen) – ungeachtet der Verfügbarkeit einer Schutz­maske – eine nicht-medizinische Alltagsmaske oder eine vergleichbare Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen. Die Beschäftigten werden vor dem Hintergrund der beschränkten Verfügbarkeit solcher Masken gebeten, ihre persönlichen Alltagsmasken zu diesem Zweck einzusetzen.

Bereits benutzte Alltagsmasken sollten nicht in Plastikdosen oder -tüten aufbewahrt werden. Das feucht-warme Klima bietet Nährböden für Keime aller Art und kann sich gesundheitsschädlich auswirken. Achten Sie auf tägliche Reinigung.

Das Reinigungs­konzept finden Sie im Intranet.

Schutz­visiere bzw. Visiere gelten an der Universität Mannheim nicht als gleichwertige Alternative zur Mund-Nasen-Bedeckung und widersprechen damit den im Hygienekonzept der Universität festgelegten Regelungen. Das Robert-Koch-Institut weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass die Mund-Nasen-Bedeckung richtig über Mund, Nase und Wangen platz­iert sein und an den Rändern möglichst eng anliegen muss, um das Vorbeiströmen von Luft an den Seiten zu minimieren. Dieser Schutz ist bei Visieren nicht gegeben.

Anrufbeantworter (z.B. in Sekretariaten) können auch aus dem Home-Office/von außerhalb abgehört werden. Dafür muss das Voicemail-System unter 0621 181-3801 angerufen, die eigene Rufnummer eingegeben und mit „#“ bestätigt werden. Anschließend ist die Authentifizierung mit dem PIN erforderlich, der auch zum Abhören des Anrufbeantworters mit dem eigenen Telefonapparat notwendig ist.

Bei Fragen können sich Beschäftigte an den arbeits­medizinischen Dienst der Universität Mannheim wenden. Für konkrete medizinische Rückfragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an amd(at)uni-mannheim.de. Wünschen Sie einen telefonischen Termin mit dem Betriebs­arzt, so wenden Sie sich bitte mit dem Stichwort „Coronavirus“ per E-Mail an bgm(at)verwaltung.uni-mannheim.de.

Informationen zur Bestellung finden Sie im Intranet.

Für die Umsetzung des Hygienekonzepts in Ihrem Arbeits­breich finden Sie zweisprachige Schilder und Vordrucke mit Verhaltensregeln und Hinweisen zum Selbstausdrucken und -aufhängen im Intranet.

Was passiert, wenn Mannheim zu einem Hotspot wird?
Es gilt weiterhin das Hygienekonzept der Universität Mannheim. Dieses setzt die Vorgaben der Corona-VO des Landes und der Corona-VO Studien­betrieb um und berücksichtigt zusätzlich die Vorgaben des Arbeits­schutzes. Auch mit dem Gesundheitsamt der Stadt Mannheim ist das Hygienekonzept abgestimmt. Die Task Force prüft zudem täglich, ob aufgrund der landes­rechtlichen oder städtischen Vorgaben weitere Maßnahmen – wie die Beschränkung der Personenzahl bei Ansammlungen oder Veranstaltungen – zu ergreifen sind. Die Task-Force würde mögliche Änderungen auf dieser Webseite kommunizieren sowie bei Bedarf das Hygienekonzept der Universität aktualisieren.

Das Hygienekonzept soll eine Ansteckung verhindern, selbst wenn sich eine infizierte Person an der Universität Mannheim aufhält. Voraussetzung dafür ist die strikte Einhaltung des Konzeptes – bitte erinnern Sie sich daher selbst und gegebenenfalls auch andere daran. Halten Sie sich bitte weiterhin an die geltenden Hygienemaßnahmen, insbesondere die Pflicht zum Tragen von Mund-Nase-Bedeckungen, zum Einhalten des Mindest­abstands und der Händehygiene. Beachten Sie bitte auch, dass gemäß Hygienekonzept Personen nach Auftreten von Erkältungs­symptomen den Arbeits­platz verlassen bzw. diesem fernbleiben müssen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, mit der bzw. dem Vorgesetzten bilateral Homeoffice zu vereinbaren, sofern es die Dienstaufgaben zulassen.

Was passiert, wenn mein Wohnort zum Hotspot wird?
Ist Ihr Wohnort zum Hotspot geworden, dürfen Sie auch an den universitären Arbeits­platz kommen, wenn Sie hier vor Ort alle Hygienevorgaben einhalten und keine Erkältungs­symptome aufweisen.

Was passiert, wenn eine Dienstreise für einen Ort geplant ist, der zum Hotspot erklärt wurde?
Informationen zu Dienstreisen in Risikogebiete, innerdeutsche Hotspots und Nicht-Risikogebiete finden Sie hier.

Für den Fall, dass Sie eine Rückmeldung aus einer Ihrer Lehr­veranstaltungen seitens einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers über eine positive COVID-19 Testung erhalten, geben wir Ihnen nachfolgend einige Hinweise zum weiteren Vorgehen:

Zunächst sollten Sie klären, welche Ihrer Lehr­veranstaltungen betroffen sind und ob das Hygienekonzept der Universität Mannheim dabei eingehalten wurde:

1. Hygienekonzept wurde eingehalten: Sofern das Hygienekonzept während der betroffenen Lehr­veranstaltung eingehalten wurde (Abstände wurden gewahrt; Sitzordnung wurde eingehalten; Mund-Nasen-Bedeckung wurde entsprechend der zu dem Zeitpunkt gültigen Corona-Verordnung getragen; der Raum wurde gelüftet, falls keine Lüftungs­anlage vorhanden ist), kann die Lehr­veranstaltung weiterhin in Präsenz stattfinden. Wir empfehlen Ihnen, zu Beginn der nächsten Veranstaltung noch einmal abzufragen, ob das Hygienekonzept auch nach Einschätzung der Studierenden zu jeder Zeit eingehalten wurde.
2. Hygienekonzept wurde nicht eingehalten: Sollte während der von Ihnen gehaltenen Lehr­veranstaltung das Hygienekonzept nicht korrekt umgesetzt und eingehalten worden sein, nehmen Sie bitte unverzüglich Kontakt mit der Task-Force auf. In diesem Fall empfehlen wir zudem dringend, dass sich die Teilnehmenden zur Abstimmung des weiteren Vorgehens an Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt wenden.

Die offizielle Information an die Teilnehmenden zum weiteren Verfahren in diesem Infektions­fall erfolgt – falls erforderlich – immer über die Gesundheitsämter. Aus Gründen der Fürsorge bitten wir Sie jedoch, die Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer ebenfalls vorsorglich über den aufgetretenen Infektions­fall zu informieren. Einen Textbaustein für die Kommunikation mit den Studierenden finden Sie weiter unten. Sollten Studierende trotz Ihrer Information noch Fragen haben, empfehlen Sie Ihnen bitte, Kontakt zu einem Hausarzt aufzunehmen.

Bitte informieren Sie in jedem Fall die Task-Force über die Situation und teilen Sie uns mit, welcher Kurs an welchem Tag betroffen ist. Auch Ihre Lehr­stuhl­inhaberin oder Ihren Lehr­stuhl­inhaber sowie das Dekanat Ihrer Fakultät sollte über die Situation informiert werden. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an task-force(at)uni-mannheim.de.

Textbaustein „Information an die Studierenden“:

Liebe Studierende,

wir möchten Sie heute vorsorglich darüber informieren, dass in der Lehr­veranstaltung „___“ am Wochentag, Datum eine Person anwesend war, die zwischenzeitlich positiv auf COVID-19 getestet wurde.

Wenn das mit dem Gesundheitsamt abgestimmte Hygienekonzept der Universität Mannheim am Wochentag, Datum im Rahmen der von Ihnen besuchten Lehr­veranstaltung entsprechend umgesetzt und eingehalten wurde, können Sie den Campus der Universität weiterhin wie gewohnt betreten. Auch die direkt betroffene Lehr­veranstaltung kann weiterhin wie gewohnt in Präsenz stattfinden.

Bitte prüfen Sie für sich selbst, ob Sie das Hygienekonzept in der betroffenen Lehr­veranstaltung zu jeder Zeit korrekt eingehalten haben – auch direkt vor und nach der betroffenen Lehr­veranstaltung (z.B. beim Betreten des Raumes, bei Gesprächen vor der Tür etc.). Geben Sie Ihrer Dozentin oder Ihrem Dozenten bitte umgehend Bescheid, falls dies Ihrer Einschätzung nach nicht der Fall gewesen sein sollte.

Sollten weitere Schritte erforderlich sein, werden diese vom zuständigen Gesundheitsamt eingeleitet.

Wir bitten Sie, sich weiterhin auf dem gesamten Campus, insbesondere im Kontakt mit anderen Personen, an das Hygienekonzept der Universität zu halten. Darüber hinaus empfiehlt die Universitäts­leitung die Nutzung der Corona-Warn-App der Bundes­regierung.

Sollten Sie sich unsicher fühlen, steht es Ihnen frei, sich bei Rückfragen an Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt zu wenden.

Sollten Sie Corona-typische Symptome entwickeln, beachten Sie zudem bitte, dass Sie in diesem Fall gemäß Hygienekonzept den Campus nicht betreten sowie nicht an Veranstaltungen der Universität teilnehmen dürfen, bis der Verdacht ärztlich abgeklärt ist.

Bei Rückfragen an die Universität wenden Sie sich gerne an task-force(at)uni-mannheim.de.

Beste Grüße und passen Sie auf sich auf!

Ihre

Task-Force der Universität Mannheim

Personen mit ungeklärten Corona-typischen Symptomen (trockener Husten, Fieber, Geschmacks- oder Geruchsverlust) dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen. Bei Beschäftigen gilt gemäß der arbeits­schutz­rechtlichen Vorgaben das Betretungs­verbot zusätzlich bereits bei weiteren Erkältungs­symptomen.

Sollten Sie Corona-typische Symptomen bei sich feststellen, während Sie sich auf dem Campus befinden, verlassen Sie bitte ggfs. laufende Präsenz-Veranstaltungen bzw. den Arbeits­platz und bleiben Sie zu Hause, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist.

Dienstreisen in innerdeutsche Corona-Hotspot-Gebiete
Dienstliche Reisen in Corona-Hotspot-Gebiete sind aktuell grundsätzlich nicht zulässig (vgl. Sie hierzu die aktuelle Liste der Risikogebiete). Dies gilt auch für bereits genehmigte Dienstreisen, soweit eine Stadt oder Landkreis erst nach der Genehmigung als Risikogebiet eingestuft wird. Sollte die Stadt oder der Landkreis, in die bzw. den Sie reisen, erst nach Dienstreiseantritt als Risikogebiet eingestuft werden, wird gebeten, sich umgehend mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während der Dienstreise über die epidemiologische Entwicklung in den entsprechenden Gebieten informiert.

In besonderen Ausnahmefällen, in denen eine dringende dienstliche Erforderlichkeit für die Durchführung einer Dienstreise in ein Hotspot-Risikogebiet besteht, kann unter Abwägung der Risiken und auf Antrag eine Einzelfallentscheidung getroffen werden. Bitte beachten Sie weiter, dass eine Genehmigung nur unter der Bedingung erteilt werden kann, dass bei der Rückreise keine Quarantäne einzuhalten ist.

Für eine Einzelfallentscheidung benötigen wir vorab:

1) die besondere schriftliche Begründung der/des Dienstvorgesetzten, warum gereist werden soll und aus welchen Gründen der Zweck der Dienstreise nicht auch in digitaler Form erreicht werden kann sowie

2) die Bestätigung der/des Reisenden, dass die an der Universität Mannheim geltenden Hygieneregelungen durchgängig während der Dienstreise und beim Aufenthalt vor Ort eingehalten werden.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Antrags­unterlagen so rechtzeitig ein, dass eventuelle Rückfragen noch vor Reiseantritt geklärt werden. Wir bitten darüber hinaus darum, uns eine Telefonnummer oder Emailadresse anzugeben, bei der gewährleistet ist, dass wir Sie auch kurzfristig erreichen können. Bitte beachten Sie, dass der Versicherungs­schutz sowie die Möglichkeit einer Kostenübernahme erst mit erteilter Genehmigung eintritt.

Wenden Sie sich hierzu und bei weiteren Fragen zu Dienstreiseangelegenheiten – bitte möglichst via E-Mail – an das Reisekostenteam des Personaldezernats.

Wenden Sie sich gerne bei Fragen an unser Reisekostenteam.

Dienstreisen in Risikogebiete
Dienstliche Reisen in Risikogebiete sind aktuell nicht zulässig (vgl. Sie hierzu die aktuelle Liste der Risikogebiete nach der Verordnung des Sozial­ministeriums zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Eindämmung des Virus SARS-CoV-2).Dies gilt auch für bereits genehmigte Dienstreisen, soweit die Region oder das Land erst nach der Genehmigung als Risikogebiet eingestuft wird. Sollte die Region oder das Land, in das Sie reisen, erst nach Dienstreiseantritt als Risikogebiet eingestuft werden, wird gebeten, sich umgehend mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während der Dienstreise über die epidemiologische Entwicklung in Ihrem Reiseland und ggfs. aktuelle Einreisebeschränkungen informiert und beachten Sie die Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert-Koch-Instituts sowie des Sozial­ministeriums.

Test- und Quarantänepflicht
Seit dem 8. August 2020 müssen alle Personen, die auf einem beliebigen Weg nach Baden-Württemberg einreisen und sich zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb von 14 Tagen vor der Einreise in einem Risikogebiet aufgehalten haben, verpflichtend einen Corona-Test durchführen lassen. Bis zum Vorliegen eines negativen Testergebnisses sind alle Personen verpflichtet, sich unverzüglich in Quarantäne zu begeben. Die letztendliche Aufhebung der Quarantäne wird durch das Gesundheitsamt entschieden.

Von der Test- und Quarantänepflicht nicht betroffen sind Personen, die bereits bei Einreise ein entsprechendes ärztliches Zeugnis mit einem negativen Testergebnis vorweisen können, welches nicht älter als 48 Stunden ist.

Sollte sich die Corona-Situation in der Region bzw. dem Land während Ihrer Dienstreise verschlechtern und erst nach dem Antritt der Dienstreise ein Risikogebiet festgelegt werden, sind die dann geltenden Vorschriften zur Ein- und Rückreise nach Baden-Württemberg ebenfalls einzuhalten.

Das bedeutet für Sie: Bitte kommen Sie nicht an die Universität, solange die im Falle einer Testung nach Einreise vorgeschriebene Quarantäne durch das Gesundheitsamt nicht aufgehoben wurde bzw. wenn bei Einreise kein negatives Testergebnis vorliegt. Bei Fragen zur Rückkehr an Ihren Arbeits­platz an der Universität Mannheim bitten wir Sie, sich (von Zuhause) mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Dienstreisen in Nicht-Risikogebiete
Wir bitten darüber hinaus bis auf Weiteres darum, auch von allen sonstigen dienstlichen Reisen abzusehen, selbst bei solchen Reisen in Regionen (auch innerhalb Deutschlands) und Länder, die aktuell nicht zu den unmittelbaren Risikogebieten oder Hotspots zählen.

In Ausnahmefällen, in denen eine dringende dienstliche Erforderlichkeit für die Durchführung einer Dienstreise in ein Nicht-Risikogebiet besteht, kann unter Abwägung der Risiken und auf Antrag eine Einzelfallentscheidung getroffen werden. Für eine solche benötigen wir vorab:

1) die schriftliche Begründung der/des Dienstvorgesetzten, warum gereist werden soll und aus welchen Gründen der Zweck der Dienstreise nicht auch in digitaler Form erreicht werden kann sowie

2) die Bestätigung der/des Reisenden, dass die an der Universität Mannheim geltenden Hygieneregelungen durchgängig während der Dienstreise und beim Aufenthalt vor Ort eingehalten werden.

3) Bei Dienstreisen ins Ausland ist der private Abschluss einer Auslands­reisekranken­versicherung empfehlenswert. Bitte informieren Sie uns für die Einzelfallentscheidung darüber, ob eine Auslands­reisekranken­versicherung abgeschlossen wurde.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Antrags­unterlagen rechtzeitig ein, und planen Sie mit einer Bearbeitungs­zeit für die Entscheidung über die Genehmigung der Dienstreise von ca. 2 Wochen. Bitte beachten Sie, dass der allgemeine Versicherungs­schutz sowie die Möglichkeit der Kostenübernahme erst mit erteilter Dienstreise-Genehmigung eintritt.

Wenden Sie sich hierzu und bei weiteren Fragen zu Dienstreiseangelegenheiten – bitte möglichst via E-Mail – an das Reisekostenteam des Personaldezernats.

Gutscheinerstattung
Verschiedene Be­förderungs­unternehmen sind aufgrund der Corona-Maßnahmen gezwungen, die geplante Dienstreise zu stornieren und bieten nun Gutscheine statt Rückerstattungen an. Bitte setzen Sie sich unbedingt vor einer Annahme eines Gutscheins mit unserer Reisekostenabteilung in Verbindung.Ihre Ansprech­partnerin ist Frau Lechner.

Die Universitäts-IT (UNIT) arbeitet mit Hochdruck am Ausbau ihrer digitalen Services, um den Ausfall der Präsenz­veranstaltungen durch digitale Lehr­formate zu kompensieren, und um allen Beschäftigten, die derzeit im Home-Office arbeiten, eine gute Zusammenarbeit zu ermöglichen. Alle Meldungen und Updates zu diesen beiden Bereichen finden Sie zusammengefasst auf dieser Webseite.

Für die Dauer der Corona-Ausnahmesituation wurde (auf Basis der vom Finanz­ministerium angepassten Vorgaben für reduzierte Formerfordernisse) ein vereinfach­tes Verfahren für die Erstellung digitaler Kassenanordnungen (KAO) festgelegt.

Die Finanzbuchhaltung sendet Ihnen gescannte Eingangsrechnungen per E-Mail zu, die sachliche und rechnerische Feststellung als nächsten Schritt können Sie per E-Mail an die Funktions-Adresse buchhaltungskoordination(at)uni-mannheim.de schicken, entweder:

1. als Scan einer vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Kassenanordnung (KAO),
   oder alternativ

2. als vollständig ausgefüllte KAO im Word- oder PDF-Format ohne Unterschrift,
   oder alternativ

3. durch eine E-Mail, in der alle für eine KAO notwendigen Angaben enthalten sind (Muster mit notwendigen Angaben wird jeweils zugesandt, siehe hierzu MUSTER-E-Mail).

Wichtig: Um Doppelzahlungen auszuschließen, darf zusätzlich zum genannten E-Mail-Verfahren keine KAO in Papierform an die Universitäts­verwaltung versendet werden.

Weitergehende Infos entnehmen Sie der Rundmail des Finanzdezernenten vom 23. März 2020. Weitere Vordrucke für Haushalts­bezug und Online-Beschaffung finden Sie zudem auf der Website des Dezernats IV.

Fragen zum Verfahren richten Sie bitte an die Funktions-Mailadresse buchhaltungskoordination(at)uni-mannheim.de. Die Kolleginnen und Kollegen werden Ihnen dann direkt antworten oder die Anfragen an die zuständigen Stellen in der Universitäts­verwaltung weiterleiten.

Das Verfahren für Beschaffungen über SAP-SRM ist von den oben genannten Vorgaben nicht betroffen und bleibt für die dezentralen Einrichtungen wie bisher bestehen (Feststellungs­vermerk mittels Genehmigung und Wareneingangsbuchung in SAP-SRM). Eine Zusendung der Rechnungen zu SRM-Bestellungen, die Ihnen bisher für Ihre Unterlagen von der Finanzbuchhaltung zugesandt wurde, wird derzeit ausgesetzt.

In den vergangenen Monaten hat sich die Universitäts­verwaltung gemeinsam mit der Universitäts-IT darum bemüht, auch unter Corona-Bedingungen und ohne Face-to-Face-Kontakt einen reibungs­losen Ablauf für die Verwaltungs­services und eine persönliche Beratung zu ermöglichen. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Verwaltung zum Beispiel telefonisch, per E-Mail oder über Microsoft Teams erreichen, auch Besprechungen mit mehreren Personen sind möglich.

Online-Termin­vereinbarung
Neu ist seit kurzem die Möglichkeit, Termine mit der jeweiligen Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter online zu buchen. Der Link zur Terminbuchung befindet sich im Kontakt-Feld der jeweiligen Ansprechperson. Bei Studien­angelegenheiten ist die Terminvergabe über die Webseiten des Dezernats II möglich. In Personalangelegenheiten oder sonstigen Angelegenheiten des Dezernats V können Terminanfragen über die Intranetseite des Dezernats V gestellt werden. Nicht-Beschäftigte finden zudem ein Online-Formular zur Kontaktaufnahme auf der Website der Personalabteilung. Zum Infektions­schutz und aufgrund der Raumbedingungen finden diese Termine in der Regel über MS Teams oder Telefon statt. In besonderen Fällen ist ein Treffen vor Ort möglich.

Verträge unterzeichnen
Verträge werden soweit möglich auf elektronischem Weg oder via (Haus-)Post geschlossen. Ist dies nicht möglich – z.B. bei Arbeits­verträgen – erhalten Sie einen individuellen Vor-Ort-Termin.

Bescheinigungen anfordern
Bescheinigungen erhalten Sie elektronisch oder via (Haus-)Post.

Unterlagen einreichen
Unterlagen und Dokumente können der Verwaltung elektronisch oder – falls das Original erforderlich ist –  via (Haus-)Post geschickt werden.

Mit Beginn der Öffnung befinden sich alle technischen Anlagen wieder im Regelbetrieb.
Für folgende Anlagen gibt es gesonderte Regelungen:

Aufzüge
Aufzüge dürfen nur jeweils einzeln und sollen möglichst nur von in der Mobilität eingeschränkten Personen sowie zur Be­förderung von Lasten genutzt werden.

Hausmeister
Alle Hausmeister befinden sich im regulären Dienst und sind unter den bekannten Kontaktdaten erreichbar.

Pforte
Die Pforte am Haupteingang Ost ist mit zwei Personen (24 Stunden/7 Tage die Woche) besetzt. Die Hotline der Pforte ist bei Fragen und Problemen unter der Telefonnummer 181-1110 erreichbar.

Lüftungs­anlagen und manuelles Lüften
Die Lüftungs­anlagen werden mit gesonderten Regelungen betrieben.

Die Universität Mannheim verfolgt mit allen Massnahmen das Ziel, das Infektions­risiko auf allen Übertragungs­wegen zu minimieren und die Ausbreitung des Virus zu hemmen. Einen hundertprozentigen Schutz kann es jedoch nicht geben. Nach aktuellem wissenschaft­lichem Kenntnisstand werden Corona-Viren hauptsächlich durch Tröpfcheninfektion übertragen. Grundsätzlich reduziert Lüften das Infektions­risiko über Aerosole und stellt einen wichtigen Baustein im Konzept zur Reduzierung der Ausbreitung von Corona dar. Aus diesem Grund wird eine gute Lüftung der Räume mit möglichst hohem Aussenluftanteil empfohlen.

An der Universität Mannheim verfügen die Aufenthalts- und Büroräume mindestens über eine Lüftungs­funktion über manuelles Öffnen der Fenster. Veranstaltungs­räume mit einer möglichen Platz­zahl von über ca. 50 Personen verfügen in der Regel über eine Lüftungs­anlage. Raumlufttechnische Anlagen (RLT) sind für das Betreiben dieser Räume aus hygienischer und energetischer Sicht eine unabdingbare Voraussetzung zur Erfüllung der gesetzlichen Auflagen.

RLT-Anlagen sorgen bereits bei der Aufbereitung der Außen­luft durch Filtration der Zuluft für ein hohes Maß an Sicherheit, da kleine Partikel durch die eingesetzten Filter in der Anlage abgeschieden werden können. Durch die gesicherte Zuführung gereinigter Außen­luft führt der Betrieb einer RLT-Anlage immer zu einer Verdünnung möglicher Belastungen und der Virenlast in einem Raum. Durch gezielte Zonierung und Druckhaltung ist außerdem sichergestellt, dass sich Schadstoffe aus der Abluft eines Raumes nicht im gesamten Gebäude verteilen können. Der Betrieb von RLT-Anlagen ist zusätzlich noch witterungs­unabhängig.

Weitere Informationen zu den Lüftungs­anlagen und zum Lüften finden Sie im Intranet.

Um das Ansteckungs­risiko zu minimieren, hat die Universitäts­leitung die Vorgesetzten damit beauftragt, die im Hygienekonzept festgelegten Maßnahmen in ihren Bereichen umzusetzen. Für die Durchführung der Maßnahmen besteht eine Dokumentations­pflicht. Das Formular zur Gefährdungs­beurteilung, das Sie im Intranet finden, soll Vorgesetzten als Checkliste dienen und sie bei dieser Führungs­aufgabe unterstützen.

Zu den notwendigen Maßnahmen, die die Vorgesetzten vor der Rückkehr ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Arbeits­platz vor Ort umsetzen müssen, gehört eine Unterweisungin den Grundlagen des Hygienekonzepts. Diese Unterweisung muss spätestens am ersten Arbeits­tag erfolgen, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder an ihrem Arbeits­platz vor Ort sind. Die Teilnahme an einer Unterweisung muss im Anschluss per Unterschrift bestätigt und an den Vorgesetzten weitergegeben werden. Einen Vordruck dazu finden Sie im Intranet.

Büroarbeit muss nicht mehr vorrangig im Home-Office, sondern kann auch im Präsenzbetrieb erfolgen. Home-Office ist weiterhin möglich, sofern es technisch und inhaltlich machbar ist und die Vorgesetzten dies in Abstimmung mit den betroffenen Beschäftigten so entscheiden. Ein Antrag auf Telearbeit ist nicht nötig. Risikogruppen arbeiten weiterhin vorranging im Home-Office.

Freistellungen
Die Universitäts­leitung geht davon aus, dass ihre Empfehlung, möglichst vielen Beschäftigten Home-Office zu ermöglichen, in den meisten Fällen auch durch die Bereitstellung entsprechender Zugänge zu IT-Systemen umgesetzt werden kann. Es sind jedoch Einzelfälle denkbar, in denen Home-Office nicht möglich ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Intranet.

Beschäftigte, die einer Risikogruppe angehören
Mitarbeitende, die zu einer Risikogruppe zählen, sollen nur im Home-Office beschäftigt werden. Sollte dies nicht möglich sein, sind vorrangig Über- bzw. Mehrarbeits­stunden abzubauen, bevor eine bezahlte Freistellung greift.

Home-Office-Bedingungen
Das Home-Office kann aufgrund der besonderen Situation bilateral mit der oder dem Vorgesetzten vereinbart werden und bedarf bis auf Weiteres keiner Genehmigung durch das Personaldezernat. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist jederzeit widerrufbar. Es gelten die üblichen Regelungen zur Arbeits­zeit. Für Beschäftigte, die an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, gilt der übliche Gleitzeitrahmen. In Härtefällen kann ein Antrag auf Ausweitung des Gleitzeitrahmens auf 5 Uhr bis 22 Uhr gestellt werden. Der Antrag ist mit einer Begründung sowie einer Stellungnahme des Vorgesetzten an das Personaldezernat zu richten. Zu beachten ist ferner, dass die Beschäftigten im Home-Office erreichbar sein müssen.

Mehrmals täglich E-Mails abrufen
In dieser Ausnahmesituation ist es derzeit unabdingbar, dass wir die Kommunikation mit allen Beschäftigten aufrechterhalten. Nur so kann gewährleistet werden, dass wichtige Informationen und neue erforderliche Maßnahmen allen Betroffenen rechtzeitig bekannt sind und diese entsprechend umgesetzt werden können. Alle Beschäftigten müssen daher – wenn nicht wichtige Gründe wie z.B. Kinderbetreuung entgegenstehen – während ihrer regulären Arbeits­zeiten telefonisch erreichbar bleiben und mehrmals täglich, mindestens jedoch einmal am Tag, ihre Dienst-E-Mails abrufen. Letzteres gilt auch, wenn Sie freigestellt wurden.

Mitnahme von Arbeits­mitteln ins Home-Office
Dokumente mit personenbezogene Daten und Originalbelege verbleiben in der Universität. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Arbeits­mittel nach Beendigung der Ausnahmesituation wieder in die Universität kommen.

Online-Kontaktnachverfolgung über „Checkin“
Für alle Präsenz-Veranstaltungen ist die Universität Mannheim verpflichtet, zur Nachverfolgung von Infektions­ketten die Kontaktdaten der Anwesenden (Studierenden, Dozierenden, Gästen, etc.) zu erfassen und für eine mögliche Anfrage der Gesundheitsbehörden vier Wochen aufzubewahren. Die bisher in Papierform durchgeführte Erfassung wird zum Semesterbeginn durch die neu entwickelte digitale Anwendung „Checkin“ ersetzt bzw. ergänzt. Weitere Informationen sowie den Link zur Anwendung finden Sie auf der Webseite der Universität-IT. Bei Fragen oder Problemen kontaktieren Sie bitte den IT-Support.

Papier-Formulare für Teilnehmende ohne mobiles Endgerät
Veranstaltungs­teilnehmende ohne mobiles Endgerät müssen ein Papier-Formular zur Kontaktnachverfolgung ausfüllen. Die Blanko-Formulare liegen in den Hörsälen in roten Boxen bereit. Weitere Exemplare bekommen Sie an der Pforte (Schloss Ostflügel, Haupteingang) oder im Intranet zum Selbstausdrucken. Bitte geben Sie bei Veranstaltungen mit offizieller Raumbuchung über die GmbH die Papier-Formulare nach Ende der Veranstaltung an der Pforte ab (siehe auch „Handreichung Corona Präsenz­veranstaltungen“). Bitte dokumentieren Sie in allen anderen Fällen die Teilnahme von Personen selbst und bewahren Sie die entsprechenden Daten für vier Wochen auf.

Obligatorische Erfassung der Telefonnummer
Bitte beachten Sie, dass es bei Veranstaltungen und Beratungs­terminen vor Ort nicht ausreicht, die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden zu erfassen. Damit das Gesundheitsamt bei Infektions­verdacht alle Personen zuverlässig und schnell erreichen kann, ist es notwendig, dass Sie anstatt der E-Mail-Adresse die Telefonnummer der Teilnehmenden erheben und für vier Wochen aufbewahren.

Bei Beratungs­terminen funktioniert dies am einfach­sten, wenn Sie das von der Universitäts-IT zur Verfügung gestellte Typo3-Plugin zur Termin­vereinbarung nutzen. Wenn Sie die Corona-Kontaktdatenerfassung im Plugin aktivieren, werden alle Daten samt Telefonnummer automatisch bis vier Wochen nach dem Termin gespeichert und dann gelöscht. Wie Sie die gespeicherten Daten einsehen können, ist in der Nutzungs­anleitung für die Termin­vereinbarung beschrieben.

Bei Präsenz-Veranstaltungen wird die Telefonnummer bei Nutzung des Online-Formulars „Checkin“ obligatorisch miterfasst.

Corona-Checkliste für Präsenz­veranstaltungen
Eine Corona-Checkliste für Präsenz­veranstaltungensowie weitere Handreichungenzur Durchführung von Präsenzlehre finden Sie im Intranet.

Kontaktnachverfolgung in Lehr­veranstaltungen
Für alle Präsenz-Veranstaltungen ist die Universität Mannheim verpflichtet, zur Nachverfolgung von Infektions­ketten die Kontaktdaten der Anwesenden zu erfassen und für vier Wochen aufzubewahren. Bitte weisen Sie Studierende darauf hin, dass sie sich bei jeder Veranstaltung über die digitale Anwendung Checkin ein bzw. wieder auschecken oder - falls sie kein mobiles Endgerät zur Hand ist - ein ausliegendes Papier-Formular zur Kontaktnachverfolgung (s. rote Box) ausfüllen müssen.

Weitere Informationen zur Kontaktnachverfolgung finden Sie hier.
Weitere Informationen zu Checkin finden Sie auf der Website der Universitäts-IT.

Digitale Lehre
Die Universitäts-IT hat eine Webseite erstellt, die alle Meldungen und Updates zur Umstellung auf digitale Lehre zusammenfasst.

Corona-Infektions­fall in einer (Lehr-)Veranstaltung
Für den Fall, dass Sie eine Rückmeldung aus einer Ihrer Lehr­veranstaltungen seitens einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers über eine positive COVID-19 Testung erhalten, geben wir Ihnen hier einige Hinweise zum weiteren Vorgehen.

Mit dem Sonder­programm FAIR(at)UMA unterstützt die Universität Wissenschaft­lerinnen und Wissenschaft­ler mit Familie in der Qualifizierungs­phase mit der Bereitstellung von Mitteln für Hilfskräfte.

Zu personalrechtlichen Fragen wie zur Freistellung für Beschäftigte und zu  Unabkömmlichkeits­bescheinigungen für die Notbetreuung berät Sie Ihre zuständige Personalsachbearbeiterin oder Ihr Personalsachbearbeiter.

Die Stabsstelle Gleichstellung und soziale Vielfalt hat zudem eine Webseite erstellt, auf der Sie einen Überblick erhalten, welche Hilfsangebote und Maßnahmen Sie in Hinblick auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf während der aktuell besonderen Lage unterstützen können.

Die Poststelle ist für Sie von 7 bis 12 Uhr geöffnet und ohne vorherige Termin­vereinbarung zugänglich. Bitte halten Sie bei der Abholung der Post die Abstandsregelung ein und warten Sie gegebenenfalls vor der Poststelle, falls bereits eine Kollegin oder ein Kollege Post abholt.

Die Prüfungs­formen für das HWS 2020/21 werden gerade geplant. Es ist davon auszugehen, dass es wieder eine Mischung aus Online- und Präsenz­prüfungen geben wird. Die jeweilige Prüfungs­form soll spätestens mit Veranstaltungs­beginn kommuniziert werden.

Allen Studierenden, denen es z.B. aufgrund der Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe nicht möglich ist, eine Prüfung in Präsenz abzulegen, werden alternative Formen angeboten.

Private Reisen in Risikogebiete
Ob Sie privat in ein Risikogebiet reisen, ist Ihre private Entscheidung. Bei Rückkehr sind die geltenden Vorschriften zur Ein- und Rückreise nach Baden-Württemberg, die aktuell eine Test- und Quarantänepflicht vorsehen, einzuhalten:

Seit dem 8. August 2020 müssen alle Personen, die auf einem beliebigen Weg nach Baden-Württemberg einreisen und sich zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb von 14 Tagen vor der Einreise in einem Risikogebiet aufgehalten haben, verpflichtend einen Corona-Test durchführen lassen. Bis zum Vorliegen eines negativen Testergebnisses sind alle Personen verpflichtet, sich unverzüglich in Quarantäne zu begeben. Die letztendliche Aufhebung der Quarantäne wird durch das Gesundheitsamt entschieden.

Von der Test- und Quarantänepflicht nicht betroffen sind Personen, die bereits bei Einreise ein entsprechendes ärztliches Zeugnis mit einem negativen Testergebnis vorweisen können, welches nicht älter als 48 Stunden ist.

Bitte bedenken Sie hierbei, dass vorab mit dem/der oder den Vorgesetzten geklärt werden muss, dass nicht nur der Urlaub/die Abwesenheit genehmigt ist, sondern auch die folgende Abwesenheit aufgrund einer vorgeschriebenen Quarantäne.

Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass für die Einhaltung der Quarantänepflicht keine bezahlte Freistellung erfolgen kann, da diese Abwesenheit in diesem Fall auf Ihrer privaten Entscheidung beruht. Es muss somit vorab mit dem/der oder den Vorgesetzten geklärt werden, ob die Zeit der Quarantäne über weitere Urlaubstage abgedeckt wird, ob es die Möglichkeit von Homeoffice, Abbau von Mehrstunden, jeweils ganz oder in Teilen gibt, oder ob eine unbezahlte Freistellung möglich ist. Wenn die Zeit der Quarantäne grundsätzlich gemäß den dienstlichen Erfordernissen im Anschluss an den Urlaub/die Abwesenheit auch frei genommen werden können, muss diese Zeit über eine der o.g. Maßnahmen oder einen Mix aus diesen Maßnahmen geregelt werden. Eine bezahlte Freistellung ist nicht zulässig. Bitte wenden Sie sich in Zweifelsfällen an die Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während Ihrer privaten Reise über die epidemiologische Entwicklung in Ihrem Reiseland und ggfs. aktuelle Einreisebeschränkungen informiert und beachten Sie die Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert-Koch-Instituts sowie des Sozial­ministeriums.

Sollte sich die Corona-Situation in der Region bzw. dem Land während Ihres privaten Aufenthalts dort verschlechtern und erst nach dem Antritt der privaten Reise als Risikogebiet festgelegt werden, sind die dann geltenden Vorschriften zur Ein- und Rückreise nach Baden-Württemberg ebenfalls einzuhalten. Bei Fragen zur Rückkehr an Ihren Arbeits­platz an der Universität Mannheim bitten wir Sie, sich (von Zuhause) mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Sollte eine Schule/Kita aufgrund der Corona-Pandemie geschlossen werden müssen, kann den betroffenen Eltern die Möglichkeit gegeben werden, nach der Schließung von Schulen und Kindergärten ihren Betreuungs­pflichten nachzukommen, indem sie im Homeoffice arbeiten.

In den wenigen Fällen, in denen tatsächlich keine Aufgaben im Home-Office übertragen werden können, können Beschäftige – soweit vorhanden – Arbeits­zeitguthaben und/oder (Alt-)Urlaub in Anspruch nehmen. Die Vorgesetzten sind angehalten, diese Anträge vorrangig zu berücksichtigen und dabei den Wünschen der Beschäftigten zu entsprechen, wenn dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. In besonderen Härtefällen (z. B. Alleinerziehende ohne Betreuungs­möglichkeit) kann bis auf Weiteres weiterhin eine bezahlte Freistellung gewährt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Intranet.

Das Home-Office kann aufgrund der besonderen Situation bilateral mit der oder dem Vorgesetzten vereinbart werden und bedarf bis auf Weiteres keiner Genehmigung durch das Personaldezernat. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist jederzeit widerrufbar. Es gelten die üblichen Regelungen zur Arbeits­zeit. Für Beschäftigte, die an der elektronischen Zeiterfassung teilnehmen, gilt der übliche Gleitzeitrahmen. In Härtefällen kann ein Antrag auf Ausweitung des Gleitzeitrahmens auf 5 Uhr bis 22 Uhr gestellt werden. Der Antrag ist mit einer Begründung sowie einer Stellungnahme des Vorgesetzten an das Personaldezernat zu richten.

Zu beachten ist ferner, dass die Beschäftigten im Home-Office erreichbar sein müssen.

Veranstaltungen unterliegen der aktuellen Corona-Verordnung sowie dem aktuellen Hygienekonzept der Universität Mannheim.

Gemäß Coronaverordnung des Landes Baden-Württemberg dürfen Hochschul­gebäude nur noch zu Zwecken der Hochschule genutzt werden. Externe Veranstaltungen sind nicht erlaubt (Corona-Verordnung Studien­betrieb und Kunst vom 18. Oktober 2020, § 5, Absatz 1).

Bei universitären Veranstaltungen außerhalb der Universität ist sowohl das Hygienekonzept der Universität Mannheim als auch das der aufnehmenden Einrichtung zu beachten.

Bitte beachten Sie in allen Fällen: Personen mit Corona-typischen Symptomen dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist.

Personenbeschränkung bei Ansammlungen und spontanen Zusammenkünften
Die Personenbeschränkung in Gebäuden und auf dem Gelände der Universität wird an die jeweils gültige Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg angepasst. Die Vorgabe der aktuellen Corona-Verordnung zur Personenhöchstzahlbegrenzung für Ansammlungen und Zusammenkünfte liegt derzeit bei maximal 10 Personen (Corona-VO vom 18. Oktober 2020). (Lehr-)Veranstaltungen sind keine Ansammlungen im Sinne der Corona-VO, für sie gelten die raum­spezifischen Personenbeschränkungen. Diese finden Sie im Portal², im Raumplan-Aushang vor Ort oder beim Einchecken über die neue digitale Anwendung „Checkin“.

Raumbuchung und Umsetzung des Hygienekonzepts
Die Regeln zum Infektions­schutz und des Hygienekonzepts sind bei Zusammenkünften und Veranstaltungen jederzeit einzuhalten. Geeignete Räume mit an die Hygienemaßnahmen angepasster maximaler Personenanzahl finden Sie im Portal² unter „Corona-Gebäude“. Dort können die Räume auch gebucht werden. Weitere Informationen zur Durchführung von Veranstaltungen finden Sie in der „Handreichung Corona Präsenz­veranstaltungen“.

Kontaktnachverfolgung über „Checkin“
Für alle Präsenz-Veranstaltungen ist die Universität Mannheim verpflichtet, zur Nachverfolgung von Infektions­ketten die Kontaktdaten der Anwesenden (Studierenden, Dozierenden, Gästen, etc.) zu erfassen und für eine mögliche Anfrage der Gesundheitsbehörden vier Wochen aufzubewahren. Die bisher in Papierform durchgeführte Erfassung wird zum Semesterbeginn durch die neu entwickelte digitale Anwendung „Checkin“ ersetzt bzw. ergänzt. Weitere Informationen zur Kontaktnachverfolgung – online oder in Papierform – finden Sie auf der Website oder im Intranet unter dem Punkt „Kontaktnachverfolgung“.

Handreichungen und Checklisten
Eine Corona-Checkliste für Präsenz­veranstaltungen sowie weitere Handreichungen zur Durchführung von Präsenz­veranstaltungen finden Sie im Intranet. Dort finden Sie auch allgemeine Hinweise zur Sicherheit bei Lehr­veranstaltungen.

Aktuelle Informationen zur Öffnung der Universitäts­bibliothek finden Sie auf der Webseite der Universitäts­bibliothek.

Veranstaltungen insbesondere kultureller und sportlicher Natur unterliegen der aktuellen Corona-Verordnung. Bitte beachten Sie bei Teilnahme an Veranstaltungen das von Ihrem Veranstalter kommunizierte Hygienekonzept und halten Sie sich an die allgemeinen Hygienehinweise in den Universitäts­gebäuden.

Für alle Präsenz-Veranstaltungen ist die Universität Mannheim außerdem verpflichtet, zur Nachverfolgung von Infektions­ketten die Kontaktdaten der Anwesenden zu erfassen und für vier Wochen aufzubewahren. Bitte checken Sie sich bei jeder Veranstaltung über die digitale Anwendung „Checkin“ ein und bei Verlassen des Raumes wieder aus oder füllen Sie ein ausliegendes Papier-Formular zur Kontaktnachverfolgung aus.

Für die Öffentlichkeit bleibt der Zutritt zu Universitäts­gebäuden grundsätzlich weiterhin untersagt. Bibliotheksbesuche, die Teilnahme an Prüfungs­terminen sowie an genehmigten Veranstaltungen sind davon jedoch ausgenommen.

Bitte beachten Sie außerdem: Personen mit ungeklärten Corona-typischen Symptomen (trockener Husten, Fieber, Geschmacks- oder Geruchsverlust) dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen. Sollten Sie Corona-typische Symptomen bei sich feststellen, während Sie sich auf dem Campus befinden, verlassen Sie bitte ggfs. laufende Präsenz-Veranstaltungen und bleiben Sie zu Hause, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist.