Informationen zur Coronakrise

Antworten auf viele häufig gestellte Fragen und wichtige Dokumente zu finanzbuchhalterischen Vorgängen während der Corona-Pandemie finden Sie auf dieser Webseite. Über die Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Coronavirus informiert die Universität Mannheim auf einer eigenen Seite.

  • Beschaffung von Schutz- und Hygieneartikeln

    Zur Umsetzung des Hygienekonzepts wird die Montage und Befüllung festinstallierter Desinfektions­spender an den Haupteingängen der Universitäts­gebäude zentral organisiert. Zusätzlich stellt das Dezernat IV zentral finanzierte und vorgehaltene Schutz- und Hygieneartikel bereit.

    Informationen zur Bestellung finden Sie auf der Seite Bezug von Hygienebedarf, Informationen zum Hygienekonzept auf der Corona-Seite.

  • Eingangsrechnungen im Home-Office

    Für die Dauer der Corona-Ausnahmesituation wurde (auf Basis der vom Finanz­ministerium angepassten Vorgaben für reduzierte Formerfordernisse) ein vereinfach­tes Verfahren für die Erstellung digitaler Kassenanordnungen (KAO) festgelegt.

    Die Finanzbuchhaltung sendet Ihnen gescannte Eingangsrechnungen per E-Mail zu, die sachliche und rechnerische Feststellung als nächsten Schritt können Sie per E-Mail an die Funktions-Adresse buchhaltungskoordination uni-mannheim.de schicken, entweder:

    1. als Scan einer vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Kassenanordnung (KAO),
      oder alternativ

    2. als vollständig ausgefüllte KAO im Word- oder PDF-Format ohne Unterschrift,
      oder alternativ

    3. durch eine E-Mail, in der alle für eine KAO notwendigen Angaben enthalten sind (Muster mit notwendigen Angaben wird jeweils zugesandt, siehe hierzu MUSTER-E-Mail).

    Wichtig: Um Doppelzahlungen auszuschließen, darf zusätzlich zum genannten E-Mail-Verfahren keine KAO in Papierform an die Universitäts­verwaltung versendet werden.

    Weitergehende Infos entnehmen Sie der Rundmail des Finanzdezernenten vom 23. März 2020. Weitere Vordrucke für Haushalts­bezug und Online-Beschaffung finden Sie zudem auf der Website des Dezernats IV.

    Fragen zum Verfahren richten Sie bitte an die Funktions-Mailadresse buchhaltungskoordination uni-mannheim.de. Die Kolleginnen und Kollegen werden Ihnen dann direkt antworten oder die Anfragen an die zuständigen Stellen in der Universitäts­verwaltung weiterleiten.

    Das Verfahren für Beschaffungen über SAP-SRM ist von den oben genannten Vorgaben nicht betroffen und bleibt für die dezentralen Einrichtungen wie bisher bestehen (Feststellungs­vermerk mittels Genehmigung und Wareneingangsbuchung in SAP-SRM). Eine Zusendung der Rechnungen zu SRM-Bestellungen, die Ihnen bisher für Ihre Unterlagen von der Finanzbuchhaltung zugesandt wurde, wird derzeit ausgesetzt.