Informationen zu rechtlichen Aspekten des Forschungs­daten­managements

Der Datenschutz ist bei Forschungs­projekten dann zu berücksichtigen, sobald personenbezogene Daten von lebenden Personen verarbeitet werden.

Werden solche Daten verarbeitet (beispielsweise erhoben, gespeichert oder gelöscht), benötigen Sie für jeden Fall einen sogenannten Erlaubnistatbestand, also beispielsweise eine Einwilligung oder eine gesetzliche Regelung, die diese Datenverarbeitung legitimiert.

Wir helfen Ihnen nicht nur dabei, einen Erlaubnistatbestand für Ihre Forschung zu finden, sondern unter­stützen Sie auch durch Beratung und stellen Ihnen Muster zur Verfügung, zum Beispiel für die obligatorischen Datenschutz­hinweise und Einwilligungs­erklärungen.

Daneben unter­stützen wir Sie bei der erforderlichen Dokumentation (Verzeichnis von Verarbeitungs­tätigkeiten, kurz VVT) und den notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zum Schutz der Daten.

• Wenn in einem Forschungs­projekt Daten durch einen Dritten verarbeitet werden (beispielsweise in einer Cloud gespeichert oder in Ihrem Auftrag durch ein Umfrageinstitut erhoben), ist ein sogenannter Auftragsverarbeitungs­vertrag (AVV) abzuschließen
• Werden Daten gemeinsam mit Dritten – beispielsweise im Rahmen einer Forschungs­kooperation – verarbeitet, ist eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit zu treffen
• Besondere Konstellationen, wie die Datenverarbeitung außerhalb des Geltungs­bereichs der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Erfüllung von Rechten der Betroffenen und Datenschutz­verletzungen

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Intranetseite.

Forschung, die Menschen einbezieht oder personenbezogene Daten verarbeitet, erfordert besondere ethische und rechtliche Sorgfalt. Dabei stehen vor allem der Schutz der Würde, der Rechte und der Sicherheit der betroffenen Personen im Vordergrund.

Nach § 6 des Statuts der Ethik­kommission der Universität Mannheim (PDF) ist eine ethische Begutachtung insbesondere dann erforderlich, wenn Forschung körperliche Eingriffe, psychische Belastungen, gesundheitliche Risiken oder die Verarbeitung personenbezogener Daten beinhaltet. Auch bei sensiblen Themen, wie Forschung mit besonders schutz­bedürftigen Gruppen oder wenn eine potenzielle Gefährdung Dritter besteht, ist eine Stellungnahme einzuholen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Das gilt auch dann, wenn die Identifizierbarkeit nur indirekt möglich ist – etwa über Merkmale wie Alter, Geschlecht, Herkunft oder Gesundheits­status. Auch pseudonymisierte Daten gelten rechtlich als personenbezogen, solange ein Bezug zur Person grundsätzlich noch hergestellt werden kann. Nur vollständig anonymisierte Daten fallen nicht mehr unter das Datenschutz­recht. Personenbezogene Daten gelten als vollständig anonymisiert, wenn eine Zuordnung zu einer identifizierten oder identifizierbaren Person nicht mehr möglich ist, auch nicht indirekt über eine separate Zuordnungs­liste. Erst dann unter­liegen sie nicht mehr dem Datenschutz­recht.

Personenbezogene Daten können nicht nur mit Einwilligung verarbeitet werden. Zwar ist die Einwilligung häufig eine zentrale datenschutz­rechtliche Grundlage, sie ist jedoch nicht immer erforderlich. In bestimmten Fällen – etwa bei gesetzlichen Erlaubnistatbeständen für Forschungs- oder Qualitätssicherungs­zwecke – kann eine Verarbeitung auch ohne Einwilligung zulässig sein. Entscheidend ist, dass eine rechtliche Grundlage besteht und die Datenverarbeitung dem Prinzip der Verhältnismäßigkeit genügt.

Auch sicherheits­relevante Aspekte müssen bei der ethischen Bewertung berücksichtigt werden. Dazu zählen etwa mögliche psychische Belastungen, das Risiko von Diskriminierung oder Stigmatisierung oder Konflikte mit dem Schutz­interesse Dritter. Besonders sensibel ist Forschung in persönlichen Lebens­bereichen wie Gesundheit, Sexualität oder sozialen Problemlagen.

Die Ethik­kommission prüft daher nicht nur rechtliche Anforderungen wie die DSGVO, sondern auch, ob das Vorhaben ethisch verantwortbar ist – etwa im Hinblick auf Trans­parenz, Freiwilligkeit der Teilnahme, Umgang mit Rückfragen oder Risiken und geeignete Schutz­maßnahmen. Ziel ist es, die Forschungs­freiheit mit dem Schutz der Betroffenen in Einklang zu bringen und die Qualität wissenschaft­licher Arbeit zu sichern.

Für die Zusammenarbeit mit Forschenden, die an anderen Einrichtungen beschäftigt sind, ist in der Regel ein (Kooperations-)Vertrag zwischen der Universität Mannheim und diesen Einrichtungen erforderlich, der die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit und insbesondere die Rechte an den Forschungs­ergebnissen regelt. Dies gilt insbesondere, aber nicht nur, wenn das Forschungs­projekt von der Forschungs­partner*in oder von Dritten finanz­iert/gefördert wird, Mittel verteilt werden sollen und/oder wenn im Rahmen des Forschungs­projekts gemeinsam mit Daten gearbeitet werden soll. Das Dezernat I (Abteilung Forschungs­angelegenheiten) hilft Ihnen bei der rechtlichen Einordnung, unter­stützt Sie mit der Gestaltung, Prüfung und Verhandlung des passenden Vertrags (gegebenenfalls auch in Zusammenarbeit mit weiteren einzubindenden Stellen) und veranlasst den Vertragsschluss durch die Hochschul­leitung (in der Regel erfolgt die rechts­verbindliche Unter­zeichnung durch die Kanzlerin). Nähere Informationen zu Zuständigkeiten und Ansprechpersonen finden Sie auf den Intranetseiten von Dezernat I.

Wenn Sie Daten von statistischen Ämtern, Unter­nehmen oder anderen Anbieter*innen nutzen möchten, müssen Sie mit den Anbieter*innen der Daten ein Vertrag schließenn, der die Rahmenbedingungen für die Datennutzung regelt. Außerdem müssen Sie die haushalts- und vergaberechtlichen Vorgaben für die Beschaffung der Daten beachten. Die Universitäts­bibliothek (UB) unter­stützt Sie im Beschaffungs­prozess und verhandelt und schließt für Sie die Datennutzungs­verträge ab. Informationen zum Verfahren finden Sie auf der Website der UB.

Forschungs­daten können dem Urheberrecht oder verwandten Schutz­rechten unter­liegen. Urheberrechtlich geschützte Daten dürfen Sie nur mit Einwilligung der Urheber*innen kopieren, verbreiten, zugänglich machen oder in ähnlicher Weise nutzen, wenn nicht eine gesetzliche Regelung die Nutzung erlaubt. Das kann relevant sein, wenn Sie vorhandene Daten nachnutzen oder wenn Sie selbst erstellte Daten für andere Wissenschaft­ler*innen verfügbar machen möchten. Wenn Sie Fragen zum Urheberrecht bei Forschungs­daten haben, wenden Sie sich an die Universitäsbibliothek.