Richtlinie für die Nutzung von Microsoft 365 Copilot Basic

Voraussetzung für die Nutzung von Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) ist die Teilnahme an der KI-Grundlagenschulung „Verstehen und Anwenden von generativer Künstlicher Intelligenz (KI)“, das erfolgreiche Bestehen des KI-Quiz die Kenntnisnahme und die Einhaltung dieser Nutzungs­bedingungen. 

(1) ¹Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) ist ein von der Universität freigegebener Cloud-Dienst. ²Für seine Nutzung gelten die Vorgaben der Cloud-Richtlinie, soweit diese Richtlinie keine spezielleren oder abweichenden Regelungen trifft. ³Im Übrigen gilt diese Richtlinie ergänzend zu bestehenden gesetzlichen, satzungs­rechtlichen, sonstigen internen Vorgaben und vertraglichen Vereinbarungen; soweit solche Vorgaben weitergehende Anforderungen enthalten, gehen diese dieser Richtlinie vor. 

(2) ¹Diese Richtlinie enthält insbesondere Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten und vertraulicher Informationen und zu zulässigen Anwendungs­fällen. ²Soweit dabei vertrauliche Informationen in der von der Universität freigegebenen Systemumgebung von Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) gespeichert werden, ist abweichend von den allgemeinen Vorgaben der Cloud-Richtlinie keine zusätzliche clientseitige Verschlüsselung erforderlich, soweit die Voraussetzungen und Grenzen dieser Richtlinie eingehalten werden.  

(1) Diese Richtlinie gilt für alle Mitglieder und Angehörigen der Universität Mannheim bei der Nutzung der von der Universität freigegebenen Produktvariante und Systemumgebung von Microsoft 365 Copilot Chat (Basic).  

(2) ¹Die Nutzung von Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für Zwecke des eigenen Studiums und nur nach Maßgabe dieser Richtlinie zulässig. ²Dienstliche Zwecke umfassen insbesondere Tätigkeiten in Verwaltung, Forschung, Lehre, Trans­fer, Wissenschafts­management, Gremienarbeit und sonstigen universitären Aufgaben­bereichen. 

(3) Eine private Nutzung ist unter­sagt. 

(1) ¹Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) darf nur unter­stützend eingesetzt werden. ²Seine Ausgaben sind vor jeder Über­nahme, Weitergabe, Veröffentlichung oder sonstigen Verwendung von der nutzenden Person zu prüfen. 

(2) ¹Der Einsatz von Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) darf die eigen­verantwortliche fach­liche Prüfung und Entscheidung der jeweils zuständigen Person nicht ersetzen. ²Dies gilt insbesondere, wenn Entscheidungen oder Maßnahmen erhebliche Aus­wirkungen auf die Rechts­stellung, die finanz­ielle Lage, Studien- oder Beschäftigungs­möglichkeiten oder sonstige wesentliche Belange einer Person haben können. 

(3) ¹Bestehen Zweifel an der Zulässigkeit einer Eingabe, eines Anwendungs­falls oder der Verwendung einer Ausgabe, ist die Nutzung bis zur Klärung zu unter­lassen. ²Erste Ansprechperson ist grundsätzlich die fach­lich verantwortliche Person; bei Beschäftigten ist dies in der Regel die vorgesetzte Person. 

(1) ¹Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) darf für Aufgaben genutzt werden, die den in Ziffer 2 Absatz 2 genannten Zwecken dienen. ²Zulässige Anwendungs­fälle sind insbesondere: 

1. die sprach­liche Über­arbeitung eigener Texte,  

2. die Analyse, Strukturierung, Gliederung, Zusammenfassung, Verdichtung und Umformulierung zulässiger Inhalte, 

3. die Erstellung von Text- und Über­setzungs­entwürfen, 

4. Brainstorming, Ideen­entwicklung und Recherche­unter­stützung, 

5. die Unter­stützung bei wissenschaft­lichen Vorarbeiten, 

6. die Erstellung und Bearbeitung von Bildern und Illustrationen. 

(2) ¹Die Nutzung von Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) zur Erstellung, Bearbeitung oder Unter­stützung von Studien- oder Prüfungs­leistungen ist nur zulässig, soweit dies durch die zuständige Lehr­person, die Aufgabenstellung oder die jeweils anwendbare Prüfungs­ordnung ausdrücklich erlaubt ist. ²Vorgaben zur Kennzeichnung, Dokumentation oder Eigenständigkeit der Leistung bleiben unberührt. 

(1) Vertrauliche dienstliche Informationen dürfen in Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) nur nach Maßgabe dieser Ziffer verarbeitet werden und vorbehaltlich entgegenstehender geltender Vorgaben.    

(2) Die Verarbeitung vertraulicher dienstlicher Informationen ist zulässig, soweit 

1. die Informationen ihrer Schutz­bedürftigkeit nach höchstens einer begrenzten internen Weitergabe nach dem Need-to-know-Prinzip entsprechen und 

2. keine besondere Vertraulichkeits-, Empfangs- oder Verteilungs­bindung entgegensteht. 

(3) Bei Vorliegen der Voraussetzungen nach Absatz 2 kann insbesondere die Verarbeitung folgender Informationen oder Dokumenttypen zulässig sein: 

1. Forschungs­daten, 

2. Prüfungs­daten, 

3. Vertragsentwürfe und Verträge, 

4. vertrauliche Inhalte aus Gremiensitzungen, insbesondere Sitzungs­protokolle, Finanz­daten und Budget­informationen, 

5. Kalkulationen von Drittmittel­projekten und Förder­vereinbarungen, 

6. Benutzungs­anträge zu IT-Systemen, 

7. Strategie­papiere vor Veröffentlichung, 

8. interne Vermerke, 

9. Entwürfe für Stellungnahmen, Berichte oder Beschlussvorlagen. 

(4) ¹Eine besondere Vertraulichkeits-, Empfangs- oder Verteilungs­bindung im Sinne von Absatz 2 Nummer 2 liegt vor, wenn die Informationen ihrer Schutz­bedürftigkeit nach TLP RED im Sinne der Cloud-Richtlinie entsprechen. ²Informationen, die TLP RED entsprechen, dürfen nicht in Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) eingegeben oder verarbeitet werden. ³Dies gilt unabhängig davon, ob die Informationen ausdrücklich als TLP RED gekennzeichnet sind oder sich die entsprechende Schutz­bedürftigkeit aus Inhalt, Kontext, Zweck­bestimmung oder Empfangskreis ergibt. ⁴Dies kann insbesondere der Fall sein bei: 

1. Informationen aus nichtöffentlichen Gremiensitzungen, die nur für die Sitzungs­teilnehmenden oder einzelne ausdrücklich benannte Empfängerinnen und Empfänger bestimmt sind, 

2. Personalangelegenheiten,  

3. personenbezogenen Daten besonderer Kategorien im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 DSGVO, 

4. Hinweisen, Verdachtsmeldungen, Ermittlungs­unter­lagen oder sonstigen Informationen im Zusammenhang mit der Aufklärung von Straftaten, dienstrechtlichen Pflichtverletzungen oder wissenschaft­lichem Fehl­verhalten, 

5. Forschungs­daten, Forschungs­ideen oder Forschungs­ergebnissen, die nur einzelnen Projektbeteiligten zugänglich sein sollen, 

6. IT-Sicherheits­informationen, Zugangsdaten, Berechtigungs­konzepte oder Sicherheits­vorfälle, die nur einem besonders eng begrenzten Kreis zuständiger Personen zugänglich sein dürfen. 

(1) ¹Personenbezogene Daten dürfen nur nach Maßgabe dieser Ziffer und vorbehaltlich entgegenstehender, geltender Vorgaben verarbeitet werden. ²Zulässig kann insbesondere die Verarbeitung folgender personenbezogener Daten sein: 

1. Name, 

2. dienstliche Kontaktdaten, 

3. Funktion, 

4. Organisations­einheit, 

5. dienstliche Zuständigkeit.  

(2) Nicht verarbeitet werden dürfen 

1. besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 DSGVO, 

2. personenbezogene Daten, die einer besonderen Vertraulichkeits-, Empfangs- oder Verteilungs­bindung im Sinne von Ziffer 6 Absatz 4 unter­liegen, 

3. personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne von Artikel 10 DSGVO und 

4. Personalaktendaten.  

(3) ¹Der Begriff der Personalaktendaten bestimmt sich nach § 50 Satz 2 des Beamtenstatusgesetzes; für Arbeitnehmer­innen und Arbeitnehmer sowie Auszubildende in einem privatrechtlichen Ausbildungs­verhältnis gilt diese Begriffs­bestimmung gemäß § 15 Absatz 4 des Landes­datenschutz­gesetzes Baden-Württemberg entsprechend. ²Die Nummern 50 und 51 der Verwaltungs­vorschrift des Innen­ministeriums zur Durchführung beamtenrechtlicher Vorschriften konkretisieren die Begriffs­bestimmung. ³Die in Absatz 1 Satz 2 genannten Daten gelten außerhalb eines Personalaktenzusammenhangs nicht als Personalaktendaten im Sinne dieser Richtlinie. 

(1) Bei der Nutzung von Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) sind die Trans­parenz- und Kennzeichnungs­pflichten nach Artikel 50 Absätze 4 und 5 der Verordnung (EU) 2024/1689 einzuhalten. 

(2) Eine Kennzeichnung ist insbesondere erforderlich, 

1. wenn ein mit Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) erzeugtes oder bearbeitetes Bild ein Deepfake im Sinne des Artikels 3 Nummer 60 der Verordnung (EU) 2024/1689 darstellt oder 

2. wenn ein mit Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) erzeugter oder bearbeiteter Text veröffentlicht wird, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, sofern der Text nicht einer menschlichen Über­prüfung oder redaktionellen Kontrolle unter­zogen wurde und eine natürliche oder juristische Person die redaktionelle Verantwortung für die Veröffentlichung trägt. 

(2) Eine Kennzeichnung ist in der Regel nicht erforderlich, wenn Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) lediglich als Arbeits­hilfe, beispielsweise für die Rechts­chreib- und Grammatik­prüfung, sprach­liche Glättung, Formatierung, Gliederungs­vorschläge oder das Brainstorming, eingesetzt wurde.   

Vorfälle im Zusammenhang mit Microsoft 365 Copilot Chat (Basic) sind unverzüglich wie folgt zu melden:  

1. Sicherheits­vorfälle an die Stabsstelle Informations­sicherheit unter infosicherheituni-mannheim.de,  

2. Datenschutz­verletzungen an die Servicestelle Datenschutz unter anfrage.datenschutzuni-mannheim.de, 

3. sonstige Vorfälle, insbesondere erhebliche Fehlfunktionen, soweit sie nicht unter Nummer 1 und 2 fallen, an den IT-Support unter itsupportuni-mannheim.de oder 0621 181–2000.