Wir als Universitäts-IT Mannheim haben den Anspruch an uns, einer der modernsten und kundenorientiertesten IT-Dienstleister in der deutschen Hochschullandschaft zu sein und zu bleiben. Wir lieben IT und unsere Universität. Es ist uns wichtig, am digitalen Puls der Zeit zu sein, zu forschen und an Neuem mitzuwirken. Deshalb engagieren wir uns in vielen Projekten, die unsere Universität und Ihre Beschäftigten, unsere Stadt und unsere Gesellschaft im digitalen Bereich voranbringen.
Auszug Portfolio IT-Vorhaben und Projekte der Universität Mannheim
HISinOne DOC
HISinOne DOC – Einführung will im Laufe des Jahres 2024 im Bereich Campusmanagement auch für die Promovierendenverwaltung eine weitere Standardisierung im Portal² bereitstellen. Durch die Einführung des Standardmoduls der HIS e.G. soll es ermöglicht werden, die Pflegeaufwände für die bestehende Eigenentwicklung abzuschaffen und gleichzeitig möglichst viele Teilprozesse in der Promovierendenverwaltung zu digitalisieren. Außerdem soll das Veranstaltungsmanagement für die Promotionsstudiengänge der Graduate School of Economic and Social Sciences (GESS) und das Prüfungsmanagement aller Promovierender zukünftig über das Portal² abgewickelt werden.
Um die Prozesse und Tätigkeiten rund um Dienstreisen übersichtlicher und effizienter zu gestalten, wird für das Dienstreisemanagement ein Online-Dienstreise-Portal eingeführt. Damit werden die bisherigen Formulare für die Anmeldung und Abrechnung von Dienstreisen schrittweise abgelöst. Zusätzlich wird durch das Portal das System ersetzt, das von der Reisekostenstelle für die Berechnung der Reisekosten verwendet wird.
Im Rahmen der generellen Digitalisierungsstrategie der Universität Mannheim arbeitet das Projekt eAkte an der Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3ecm für die Universität, einer eAkte und der elektronischen Vorgangsbearbeitung für die Studierendenverwaltung. Ziel des Projekts ist es, durch die digitale Zusammenführung von bisher verteilt vorliegenden Informationen, die Vorgangsbearbeitung effizienter zu gestalten und den Nutzenden eine bessere Einsicht Ihrer Daten zu ermöglichen.
„HIS GX Migration – Umsetzung“ realisiert im Bereich des Campusmanagement zwischen Februar 2019 und März 2024 die Einführung der Software HISinOne für alle Prozesse rund um die Verwaltung von Bewerber*innen, Studierenden und Prüfungen. Hierzu gehören unter anderem die Zulassung, Immatrikulation, Exmatrikulation, Beurlaubung, Prüfungsverwaltung (von der Prüfungsanmeldung einzelner Studierender über die Zuordnung der Sitzplätze für die Prüfungstermine bis hin zur Noteneingabe und zur Berechnung der Noten), der Druck der Abschlussdokumente sowie die Erzeugung von Berichten und Statistiken für die Fakultäten und das Rektorat (u. a. Anbindung an BI Lehre). Die Vereinheitlichung der System-Landschaft unter dem Dach des Portal² führt zu einer Optimierung dieser Prozesse an der Universität Mannheim.
Das Projekt „Einführung ERechnung für den FreiMann-Verbund“ arbeitet an einer Lösung für die Universitäten Mannheim und Freiburg, die eine effiziente Verarbeitung aller Rechnungen und die Optimierung der dort vorhandenen Prozesse ermöglicht. Das Projektteam erarbeitet unter Einbindung eines Soundingboards die digitalen ERechnungsprozesse für die Universitäten. Das Soundingboard, bestehend aus Vertreter*innen der Fakultäten, Sonderforschungsbereiche, Einrichtungen und des Personalrates, steht dem*der Projektleiter*in beratend zur Seite und gibt Rückmeldungen, Anregungen und Ideen weiter, die bei der Projektumsetzung berücksichtigt werden können.
Ab dem 18. April 2020 werden XRechnungen (UBL) sowie PDF-Rechnungen über ein zentrales E-Mail-Postfach empfangen. Im Herbst 2020 erfolgt die Anbindung der Universitäten an das PEPPOL Netzwerk. PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk, worüber ERechnungen zugestellt werden können. Es hat mehrere, insbesondere sicherheitsrelevante, Vorteile gegenüber einem Rechnungsversand per E-Mail und gilt daher als bevorzugter Empfangsweg von elektronischen Rechnungen. Die noch verbleibende Menge der Rechnungen in Papierform wird digitalisiert, um einen einheitlichen Bearbeitungsworkflow zu gewährleisten.
In den alltäglichen Prozessen von Forschung, Lehre und Verwaltung werden zahlreiche Informationen verarbeitet. Mit unserem Projekt Informationssicherheit tragen wir maßgeblich zur Implementierung eines sichereren Umgangs mit Informationen an der Universität Mannheim bei und realisieren zahlreiche weiterführende Maßnahmen zur Verbesserung der Informationssicherheit und somit zum Schutz unserer Informationen. Neben der Pilotierung des erneuerten BSI Grundschutzes, entwickeln wir einen Vorfallsmanagementprozess und bieten neben einer Awareness-Kampagne zur Erhöhung des Sicherheitsbewusstseins Schulungen an, wie zum Beispiel zur Erstellung sicherer Passwörter.
Software ist im digitalen Zeitalter ein selbstverständlicher Teil zur erfolgreichen Durchführung diverser Aufgaben. Gleichzeitig werden Software-Lizenzbedingungen immer komplexer und sind permanenten Änderungen unterworfen. Das Software Asset Management (SAM) der Universität Mannheim umfasst das Software-Lizenzmanagement sowie Governance und Compliance, die -Infrastruktur und alle beteiligten Prozesse zur Planung, Steuerung, Kontrolle und zum Schutz der Software- und Hardware-Assets. Der Fokus liegt auf der Optimierung des wirtschaftlichen Einsatzes bei möglichst optimiertem Leistungsumfang und auf der performanten Integration in die universitäre Infrastruktur.
Computergestütztes Facility Management
Facility-Management erfordert den Einsatz verschiedener Systeme und Prozesse, die durch den Einsatz digitaler Lösungen unterstützt werden können. So trägt „Migration von HIS Bau auf die CAFM-Software Morada“ zu einer Optimierung an der Universität Mannheim bei, indem Arbeitsprozesse effizienter gestaltet und Auswertungen über die bauliche und technische Struktur aller Gebäude in einem Arbeitsgang dargestellt werden können. Entscheidungen über Reparaturen oder Neuanschaffung lassen sich so schneller treffen und wirtschaftlich unter Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben planen und umsetzen. Lebenszyklus- und Gebäudenutzungskosten sind übersichtlich darstellbar und als Entscheidungsgrundlage bereits in der Planung und dem Bau eines neuen oder grundsanierten Gebäudes nutzbar.
Auszug Portfolio Landesprojekte
bwCampusnetz
Im Projekt bwCampusnetz arbeiten mehrere Universitäten unter Leitung des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) zusammen, um die Campusnetze der Universitäten näher zu beleuchten. Dabei sollen zukunftsfähige Konzepte gefunden und deren praktische Umsetzbarkeit durch prototypische Implementierungen untersucht und zu demonstriert werden. Der Fokus soll bei der Betrachtung auf den Themen Netzarchitektur und Segmentierung, Wireless LAN, VPN und Firewall liegen. Darüber hinaus sollen weiterführende Aspekte der Administration von Netzwerken mit IPv6 geprüft werden. Alle Arbeitspakete sollen mit Hinblick auf die im IT-Grundschutz-Kompendium formulierten Anforderungen konzipiert und umgesetzt werden. Die im Projekt erstellten Konzepte und Prototypen sollen an die Universitäten und Hochschulen für angewandte Wissenschaft in Baden-Württemberg in Form von Vorträgen und Workshops vermittelt werden.
Die Ziele sind die Bestellung einer landesweiten Hochleistungsinfrastruktur, die Koordination einer hochschulübergreifenden Unterstützung für die Nutzenden der baden-württembergischen Hochleistungsrechner und die Verwirklichung der dafür erforderlichen Maßnahmen. Die geschieht u.a. durch das Projekt bwHPC-S5 als Bestandteil des aktuellen Umsetzungskonzepts für HPC, DIC und LS2DM in Baden-Württemberg. Finanziert wird bwHPC-S5 durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg.
Das Projekt hatte das Ziel, ein umsetzbares und belastbares Konzept zur föderierten Virtualisierung von Servern und Diensten zu entwickeln, dieses zu testen und eine prototypische Implementierung einer Cloud-Umgebung („Hochschul-Cloud“) zu erstellen. Es richtete sich an Nutzergruppen aus allen Bereichen von Universität, Hochschulen oder Forschungseinrichtungen. Das Projekt ist eingebettet in das bwDATA-Gesamtkonzept und erhielt deshalb kontinuierlich Impulse aus anderen Aktivitäten im Land. Wir freuen uns, dass wir hier mitwirken durften.
Das Projekt bwCloud SCOPE wurde 2020 abgeschlossen.
BelWü steht für „Baden-Württembergs extended LAN“ und ist das Datennetz der wissenschaftlichen Einrichtungen des Landes Baden-Württemberg. Es verbindet Universitäten, Hochschulen und die Duale Hochschule Baden-Württemberg, sonstige wissenschaftliche und öffentliche Einrichtungen, Schulen und öffentliche Bibliotheken miteinander. BelWü wurde als ein über das Land verteiltes Universitäts-IT konzipiert und wir freuen uns, ein Teil davon zu sein.
Das Projekt bwCard wird von den Universitäten des Landes Baden-Württemberg durchgeführt, unterstützt durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst. Das Projekt hat zum Ziel, eine Föderation zu entwerfen, die es ermöglicht, Chipkarten der jeweils anderen Einrichtung in eigene digitale Prozesse und Dienstleistungen zu integrieren. Dazu sollen gemeinsame Regeln und eine Infrastruktur geschaffen, beispielhafte Dienste entworfen und zukünftige weitergehende Entwicklungen untersucht werden. Es wird eine Produktionsgemeinschaft etabliert, die durch Bündelung von Knowhow und Infrastruktur den wissenschaftlichen Einrichtungen des Landes, eine einfache und kosteneffiziente Möglichkeit bietet, eigene Chipkarten herauszugeben.
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