Sichere Videokonferenzen

Videokonferenzen nehmen immer mehr Raum in unserem beruflichen Alltag ein. Hier finden Sie eine Reihe hilfreicher Tipps im Umgang mit Videokonferenztools, die Ihnen dabei helfen können Ihre Telefonate und Konferenzen sicherer zu gestalten. Da sich die existierenden Tools in ihren Einstellungsmöglichkeiten immer wieder unterscheiden, können sie eventuell nicht alle Tipps mit jedem Tool verwenden. Achten Sie auf die existierenden Möglichkeiten und setzen Sie möglichst viele Hinweise um.

Berücksichtigen Sie auch unsere Seite mit diversen Hinweisen für einen sicheren Arbeitsplatz im Büro oder Home Office.

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Alle Tipps auf einen Blick

Als Veranstalter:

Frau mit Laptop im leeren Vorlesungssaal

Warteraumfunktion aktivieren: Personen treten Ihrem Meeting somit nicht automatisch bei, sondern müssen von Ihnen zugelassen werden.
Mit Zugangscode schützen: Dadurch kann der Konferenz nur beitreten, wer zuvor den entsprechenden Zugangscode von Ihnen erhalten hat.
Sie sind auch Teilnehmer: Natürlich sollten Sie auch die folgenden Tipps für Teilnehmer einer Konferenz berücksichtigen.

Als Teilnehmer:

Zugangscodes nicht weitergeben: Wenn Sie einen Link oder Zugangscode für ein Meeting erhalten haben, sollten Sie diese nicht ohne Rücksprache mit dem Veranstalter weitergeben.
Andere Teilnehmer prüfen: Ein regelmäßiger Blick auf die aktuelle Teilnehmerliste stellt sicher, ob auch wirklich nur die gewünschten Personen mithören. Manche Programme ermöglichen auch den weiteren Beitritt zu sperren, nachdem alle Teilnehmer anwesend sind.
Vorsicht beim Bildschirmteilen: Achten Sie darauf welche Informationen zu sehen sind, wenn Sie Ihren Bildschirm mit den anderen Teilnehmern teilen. Es sollten immer nur die für diese Konferenz benötigten Informationen und Anwendungen zu sehen sein.
Umgebung berücksichtigen: Andere Personen sollten während vertraulicher Gespräche nicht anwesend sein. Falls Sie eine Webcam verwenden, achten Sie darauf keine vertraulichen Dokumente im Sichtfeld zu platzieren.

Mikrofon stummschalten: Deaktivieren Sie Ihr Mikrofon, wenn Sie gerade nicht mit den anderen Teilnehmern sprechen. So vermeiden Sie das die Teilnehmer Ihrer Konferenz eventuelle weitere vertrauliche Gespräche oder Telefonate mithören.
Keine Aufnahmen: Verzichten Sie auf die Nutzung von Aufnahme- und Mitschnittfunktionen.
Meeting verlassen: Nicht alle Programme beenden die Videokonferenz automatisch für alle. Achten Sie daher immer selbst darauf das Meeting nach dessen Ende zu verlassen. Andere Personen könnten sonst von Ihnen unbemerkt der Konferenz beitreten und Sie beobachten oder belauschen.
Webcam abdecken: Solange Sie Ihre Webcam nicht verwenden, sollten Sie diese nach Möglichkeit mit einer passenden Abdeckung (oder einer Haftnotiz) bedecken. So vermeiden Sie ungewünschte Mitschnitte und einen möglichen Abfluss von Informationen.

Videokonferenztools der Universität Mannheim

Wir empfehlen ausschließlich von der Universität zur Verfügung gestellte Tools zu verwenden. Weitere Informationen zu den von der Universitäts-IT angebotenen Kommunikationstools finden Sie auf der Seite der UNIT oder per Kontakt mit dem IT-Support.