Wie pflege ich das Scan-to-Mail Adressbuch am Ricoh Kopierer?

1. Rufen Sie über Ihren Browser das Webinterface Ihres Ricoh-Kopierers auf, indem Sie die IP-Adresse wie folgt in die Adresszeile eintippen:
„https://IP-Adresse Ihres Kopierers“ (Beispiel:https://10.1.63.99)

Hinweis: Die IP-Adresse haben Sie bei der Erstkonfiguration des Geräts erhalten bzw. können diese am Display des Kopierers ablesen. Dazu auf dem Hauptbildschirm links unten auf „Status prüfen“ tippen → Die IP-Adresse wird unter „Gerätestatus“ / „Netzwerk“ angezeigt:

2. Bestätigen Sie bitte ausnahmsweise folgende Warnmeldung, indem Sie zunächst auf „Erweitert“ und dann auf „Risiko akzeptieren und fortfahren“ klicken.

Hintergrund: Diese Meldung erscheint, da die Verbindung zum Kopierer zwar über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS) erfolgt, der Kopierer aber ein sog. selbst-signiertes Zertifikat verwendet, das Ihr Browser nicht unabhängig überprüfen kann. Bitte wenden Sie dieses Vorgehen in anderen Szenarien nicht an, sondern nur in diesem Ausnahmefall!

3. Wichtig: Falls Sie einen Adblocker (Werbeblocker) in Ihrem Browser aktiv haben, deaktivieren Sie diesen bitte für das Webinterface des Kopierers! Andernfalls kann es sein, dass die Darstellung nicht korrekt funktioniert und ggf. einzelne Menüelemente nicht oder nicht richtig angezeigt werden.

Nachfolgend am Beispiel von „AdblockPlus“:

4. Sobald das Webinterface des Kopierers geladen wurde, klicken Sie ganz oben rechts auf „Login“:

5. Melden Sie sich mit der Kennung „admin“ und dem Kennwort an, das Sie bei der Erst­einrichtung erhalten haben (bzw. falls Sie das Kennwort bereits geändert haben, mit diesem).
Hinweis: Falls Ihnen das Kennwort nicht (mehr) vorliegt, kontaktieren Sie bitte den IT-Support unter der Hotline -2000, per E-Mail unter itsupportmail-uni-mannheim.de oder per Teams unter „UNIT Support“. Halten Sie hierzu bitte die Seriennummer Ihres Kopierers bereit (siehe Aufkleber am Kopierer).

 

6. Falls nach der Anmeldung der folgende Bildschirm angezeigt wird, klicken Sie bitte links oben auf „Home“; andernfalls fahren Sie bitte mit dem nächsten Schritt fort.

7. Fahren Sie mit der Maus über den Menüpunkt „Geräte­management“ und klicken Sie auf „Adressbuch“:

8. Klicken Sie unter „Einfache Eingabe“ auf „Anwender hinzufügen“:

9. Der Punkt „Grund­informationen“ ist bereits ausgewählt. Aktivieren Sie zusätzlich „E-Mail-Ziel“ und klicken Sie unten links auf „Z. Nä. geh.“:

10. Geben Sie auf der nächsten Seite folgende Informationen ein:

• Registrierungs-Nr. (Erforderlich): Hier schlägt das System automatisch den nächsten freien Eintrag vor; i.d.R. können Sie diesen vorausgewählt lassen.
• Name (Erforderlich): Name des E-Mail-Kontakts, hier: Max Mustermann
• Tastenanzeige: Die Beschriftung des „Buttons“ im Adressbuch; Empfehlung: identisch zu „Name“ setzen, hier: Max Mustermann
• Titel 1: Wählen Sie hier den alphabetischen Index aus, unter dem der Eintrag erscheinen soll, hier: LMN
• Titel 2 und Titel 3: optional
• Zu „Oft“ hinzufügen: Legt fest, ob der Eintrag im Adressbuch auf der Hauptseite („Oft“) erscheint oder nicht.

Klicken Sie anschließend unten links auf „Z. Nä. geh.“:

11. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein (hier: max.mustermannmail-uni-mannheim.de). Setzen Sie bei der Option „Als Ziel und als Sender registrieren“ bitte KEIN Häkchen.
Klicken Sie anschließend unten links auf „Z. Nä. geh.“:

12. Überprüfen Sie auf der folgenden Seite, ob alle Angaben korrekt sind, und bestätigen Sie mit „OK“. Andernfalls können Sie mit „Zurück“ zu den vorherigen Konfigurations­einstellungen zurückkehren und Änderungen vornehmen:

13. Der Adressbucheintrag wird hinzugefügt und erscheint anschließend in der Gesamtübersicht. Wenn Sie weitere Adressen hinzufügen möchten, klicken Sie erneut auf „Anwender hinzufügen“ und wiederholen Sie die vorherigen Schritte. Andernfalls klicken Sie bitte oben rechts auf „Abmelden“:

14. Um einen bestehenden Adressbucheintrag zu ändern, markieren Sie diesen bitte am Anfang der Zeile und klicken Sie unter „Einfache Eingabe“ auf „Ändern“:

15. Stellen Sie sicher, dass „Grund­informationen“ und „E-Mail-Ziel“ ausgewählt sind und klicken Sie unten links auf „Z. Nä. geh.“:

16. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen, z.B. bei „Name“ oder der „E-Mail-Adresse“ vor. Klicken Sie auf „Z. Nä. geh.“, um die jeweiligen Einstellungs­seiten zu öffnen. Abschließend klicken Sie bitte auf „OK“, um den Eintrag zu speichern (siehe vorherige Punkte).
 

17. Um einen Eintrag zu löschen, markieren Sie diesen bitte und klicken Sie oberhalb der Gesamtadressübersicht auf den Button „Löschen“:
 

18. Bestätigen Sie mit „OK“ die Rückfrage, dass Sie den Eintrag löschen möchten:

19. Klicken Sie anschließend auf „OK“: