Landesprojekt bwKI-Transfer – KI für eine moderne Hochschulverwaltung
Wie kann der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Digitalisierung, Modernisierung und zum Bürokratieabbau in der Hochschulverwaltung beitragen?
Dieser Frage widmet sich das Landesprojekt bwKI-Transfer. Im Rahmen des Projekts sollen bereits existierende KI-Lösungen in sechs definierten Anwendungsbereichen pilothaft implementiert und evaluiert werden. Im Mittelpunkt steht die Analyse, welche KI-Werkzeuge sich für den konkreten Einsatz im Hochschulkontext eignen und wie sie die tägliche Verwaltungsarbeit erleichtern können. Das Ziel ist die Erarbeitung von Empfehlungen und praxistauglichen Umsetzungshilfen, die einen nachhaltigen Transfer erfolgreich erprobter KI-Lösungen an Hochschulen in ganz Baden-Württemberg ermöglichen.
- Förderung: Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg im Rahmen des Dialogprozesses „Zukunftslabor Hochschulen in der digitalen Welt“
- Volumen: 1,26 Millionen Euro
- Laufzeit: 01/
2025 – 12/ 2026 (2 Jahre) - Federführende Hochschule: Universität Mannheim
Beteiligte Einrichtungen
Bisherige Projektergebnisse
- Die KI-Landkarte bietet eine Übersicht über KI-Projekte an Hochschulen in und außerhalb Baden-Württemberg. Sie macht sichtbar, in welchen Bereichen KI bereits eingesetzt wird und fördert die Vernetzung zwischen Hochschulen.
- Der KI-Kriterienkatalog definiert zentrale Bewertungskriterien für KI-Anwendungen und unterstützt Hochschulen dabei, KI-Anwendungen systematisch zu beurteilen.
- Die KI-Marktanalyse bietet einen Überblick über verfügbare KI-Anwendungen und unterstützt Hochschulen dabei, bestehende Lösungen besser einzuordnen.
- Die KI-Nutzwertanalyse untersucht mögliche Einsatzbereiche von KI an Hochschulen und gibt Hinweise darauf, wo KI den größten Mehrwert für Hochschulen bietet.
Aktuelle Pilotprojekte
An den beteiligten Hochschulen laufen aktuell zehn konkrete Pilotprojekte, die KI-Lösungen in unterschiedlichen Anwendungsbereichen testen:
Beratung & Support
- Studentischer Chatbot
- Technischer Chatbot (2x)
- KI-gestützte Studienorientierung
- KI-gestützte Anfragenbearbeitung (COrA)
Verwaltung & Prozesse
- KI-gestützte Protokollerstellung
- KI-gestützte Prozessmodellierung und -optimierung
- KI für juristische Aufgaben
Wissensmanagement & Assistenz
- SmartAssistant
- KI-gestützte hochschulweite Suche
F13 wurde ursprünglich im Auftrag des Innovationslabors Baden-Württemberg (InnoLab_bw) als KI-gestütztes Assistenzsystem für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Seit seiner Veröffentlichung wird das System für den Einsatz an Hochschulen durch die Universität Mannheim weiterentwickelt und hochschulübergreifend gemeinsam mit Mitarbeitenden verschiedener Hochschulen in Baden-Württemberg sowie ZENDAS erprobt.
Das System unterstützt Hochschulmitarbeitende bei der Erstellung, Analyse und Überarbeitung von Texten sowie bei der Transkription von Audioinhalten. Darüber hinaus werden die Funktionen von F13 kontinuierlich erweitert, insbesondere in den Bereichen Recherche, Informationsaufbereitung und wissensbasierte Assistenz.
Ziel des Projekts ist die Erprobung und Weiterentwicklung eines datenschutzkonformen KI-Assistenten für den Hochschulbereich. Bei erfolgreicher Evaluation soll F13 als landesweiter Dienst für Hochschulen in Baden-Württemberg und perspektivisch auch in weiteren Bundesländern bereitgestellt werden.
Weiterführende Informationen
Die KI-Grundlagenschulung „Verstehen und Anwenden von generativer Künstlicher Intelligenz (KI)“ vermittelt Mitarbeitenden von Hochschulen grundlegendes Wissen über KI-Anwendungen und deren Einsatzmöglichkeiten. Sie wurde in Zusammenarbeit verschiedener Hochschulen, ZENDAS und bwDigiRecht entwickelt und steht allen Hochschulen in Baden-Württemberg frei zur Nutzung, online abrufbar sowie als SCORM-Modul zur Verfügung.
Landesweite Zusammenarbeit in der Hochschulverwaltung
Partnerforen von bwKI-Transfer bieten Mitarbeitenden von Hochschulen in Baden-Württemberg eine Plattform für den Austausch rund um Künstliche Intelligenz in der Hochschulverwaltung. In den Foren werden bisherige Projektergebnisse und Erkenntnisse vorgestellt, Herausforderungen diskutiert und Best Practices gemeinsam entwickelt. So fördern die Partnerforen die landesweite Vernetzung und den Wissenstransfer zwischen den Hochschulen.
Der Landesarbeitskreis AIadminPractitioner vernetzt Mitarbeitende aus Hochschulverwaltungen in Baden-Württemberg, die sich mit dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz befassen. Ziel des Arbeitskreises ist der Austausch von Erfahrungen, Best Practices und praxistauglichen Lösungsansätzen.
Sie arbeiten an einer Hochschule und sind interessiert? Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie in den Arbeitskreis aufgenommen werden möchten.
Vorträge
Fortlaufende Projektvorstellungen bzw. -updates:
- ALWR (Arbeitskreis der Leiterinnen und Leiter der wissenschaftlichen Rechenzentren
in Baden-Württemberg) - EVA (Kreis der VerwaltungsIT-Leitungen und Digitalisierungsreferenten)
- bwITF (IT-Föderation der Hochschulen in Baden-Württemberg)
Einmalige Projektvorstellungen:
- 03.12.25: Projektvorstellung beim Partnerforum des Landesprojekts bwReise
- 03.11.25: Projektvorstellung in der KI-Arbeitsgruppe der NRW-Hochschulen
- 27.05.25: Projektvorstellung bei der Dezernent*innen-Runde (Universität Mannheim)
- 18.02.25: Projektvorstellung bei WANDELdigital (Universität Mannheim)
Veröffentlichungen
- 10.12.25: Landesprojekt bwKI-Transfer – pilothafter Einsatz von KI-Lösungen in der Hochschulverwaltung
- 19.11.25: Impulspapier KI in der Administration (interne Veröffentlichung)
- 16.10.25: Die Hochschulverwaltung soll mit KI effektiver werden
- 27.06.25: KI für eine moderne Hochschulverwaltung
- 18.06.25: Fit für das digitale Zeitalter: Künstliche Intelligenz für eine moderne Hochschulverwaltung
- 08.06.22: Zukunftslabor „Hochschulen in der digitalen Welt“
Projektleitung
Fulya Ay, M.Sc.
Universitäts-IT | Project Management Office
L 15, 1–6
68161 Mannheim