Verteilung und Platzvergabe

1. Veranstaltungsergebnisse sperren

Bevor die Belegungen der Plätze verteilt werden können, muss die Veranstaltung gesperrt werden. Wenn dies geschehen ist, sehen die Studierenden nicht gleich, ob sie zugelassen oder abgelehnt wurden, sondern erhalten (solange die Sperrung aktiv ist) die Angabe „Status in Bearbeitung“.
Dafür suchen Sie die gewünschte Veranstaltung und gehen auf „Manuelle Platzverteilung“ (nähere Informationen unten). Hier finden Sie dann die Schaltfläche „Ergebnisse sperren“.

2. Start der Verteilung

Der Anstoß der Verteilung der Plätze an die Studierenden ist zur Zeit über die Studienkoordinator*innen Ihrer Fakultät oder in Rücksprache mit dem Team Campusmanagement der UNIT möglich.

Verteilungsverfahren

Mit der Rolle Studienkoordinator*in kann die Verteilung über ein Verteilverfahren auch selbst durchgeführt werden. Verteilverfahren können verschiedene Schemata zur Sortierung und Priorisierung der Platzvergabe an die Studierenden beinhalten, welche Sie der Bezeichnung des Verfahrens entnehmen können. Diese werden Ihnen in folgender Liste erläutert:

Losverfahren: Die Plätze werden unter den angemeldeten Studierenden ausgelost.
Sortiertes Verfahren: Die Plätze werden unter den angemeldeten Studierenden ausgelost, jedoch werden Studierende aus den höheren Semestern priorisiert behandelt.
Gruppenpriorität: Dieses Verfahren wird bei Veranstaltungen angewandt, die eine Priorisierung verschiedener Parallelgruppen einer Veranstaltung verlangt.
Modulpriorität: Dieses Verfahren wird bei Veranstaltungen angewandt, die eine Priorisierung Veranstaltungen innerhalb eines Moduls verlangt.
Konfliktprüfung: Hier wird überprüft, ob Studierende zeitgleich schon zu anderen Veranstaltungen zugelassen sind.

Sollten Sie Fragen zu den Verteilverfahren haben, wenden Sie sich bitte an die Kolleg*innen der UNIT via E-Mail an itsupport@uni-mannheim.de.

Sie können ein Verteilverfahren auf verschiedene Weisen starten.

Weg 1
Öffnen Sie in der gewünschten Veranstaltung die Manuelle Platzvergabe (siehe unten) und klicken Sie auf „Veranstaltung in das Verteilungsverfahren übernehmen“ unter dem Veranstaltungstitel. Wählen Sie das gewünschte Verteilungsverfahren aus und klicken Sie entweder auf „Veranstaltung suchen“ oder auf „Veranstaltungen automatisch zusammenstellen“. Wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus und klicken Sie auf "->Verteilungsverfahren starten“.

Weg 2
Gehen Sie auf „Lehrorganisation" > „Verteilungsverfahren starten“. Wählen Sie das gewünschte Verteilungsverfahren aus und klicken Sie entweder auf „Veranstaltung suchen“ oder auf „Veranstaltungen automatisch zusammenstellen“. Wählen Sie die gewünschte Veranstaltung aus und klicken Sie auf "->Verteilungsverfahren starten“.

Verteilungsverfahren abschließen

Sie schließen das automatisierte Verteilungsverfahren ab, indem Sie nachdem Beendiung der Verfahren zurück zur Übersicht gehen. Klicken Sie nun auf das Symbol für die Manuelle Platzverteilung, um die Platzverteilung zu überprüfen, gegebenenfalls Zulassungen zu verschieben und abschließend die Ergebnisse freizugeben.

3. Zulassung bearbeiten

Mit einigen Rollen (z.B. Department-Admin) ist es möglich, das Ergebnis des Vergabeverfahrens nachträglich per Hand zu bearbeiten und Studierende mit Matrikelnummer zu Veranstaltungen hinzuzufügen, herauszuwerfen etc.

Weg 1
Über den Menüpunkt „Lehrorganisation" > „Veranstaltungs- und Prüfungsauslastung anzeigen“ kann man nach der jeweiligen Veranstaltung suchen und bekommt eine Übersicht, welche Veranstaltungen (bisher) wie stark belegt wurden. Zur Auswahl steht Ihnen nun die Manuelle Platzvergabe und Zulassungen verschieben.

Weg 2
„Lehrorganisation" > „Veranstaltungen" > „Veranstaltungen suchen und bearbeiten" > Suchen. Ganz rechts in der Spalte „Aktionen“ finden Sie ebenfalls die zwei Optionen.

4. Manuelle Platzvergabe

Wenn Sie auf „Manuelle Platzvergabe“ klicken, gelangen Sie zu einer Übersicht, in der sich alle Studierenden befinden, die sich diese Veranstaltung vorgemerkt haben, im Moment dafür angemeldet sind oder bereits zugelassen wurden.

Massenbearbeitung

Rote Markierung: Hier können Sie Matrikelnummern eintragen und diese Teilnehmenden direkt zulassen.
Orange Markierung: Wählen Sie die Parallelgruppe aus, zu der die/der Teilnehmende zugelassen werden soll.
Gelbe Markierung: Sie können den Status der/des Teilnehmenden direkt verändern, indem Sie ein anderes Feld auswählen (ANgemeldet, ZUgelassen, STorniert, WarteListe). Vergessen Sie danach nicht das Speichern!
Über der Liste finden Sie weitere Aktions-Icons:

grüner Haken: „alle angemeldeten Teilnehmenden für diese Parallelgruppe zulassen“
durchgestrichenes Buch: „Veranstaltungstermin ausfallen lassen (setzt automatisch alle Termine der Parallelgruppe auf „fällt aus“), aktuelle Zulassungen von Teilnehmern/Teilnehmerinnen dieser Gruppe werden auf den Status CA (cancelled) gesetzt“
blauer Pfeil nach oben: „aus der Warteliste auffüllen“ – wenn Änderungen an den Zulassungen getätigt wurden, oder sich Studierende von der Veranstaltung abgemeldet haben, können hier Studierende aus der Warteliste gemäß ihrem Wartelistenplatz zugelassen werden.
blaue Pfeile mit Strichen daneben: „Wartelistenränge bearbeiten“

Grüne Markierung: Der orange Stift ermöglicht die gezielte Bearbeitung von einzelnen Studierenden. Wenn Sie hier klicken, erscheint ein Fenster, in dem alle Informationen zur/zum ausgewählten Studierenden und ihrer/seiner Belegung angezeigt werden. Hier können Sie ebenfalls den Belegungsstatus verändern. Vergessen Sie nicht zu speichern! Die Lupe zeigt Ihnen die restlichen Belegungen des Studierenden, über die blaue Tonne können Sie die Belegung der/des Studierenden komplett löschen.
Blaue Markierung: Versenden Sie hier eine E-Mail an alle Teilnehmenden.
Lila Markierung: Hier gelangen Sie zur Einzelbearbeitung. Was dort anders ist, sehen Sie im nächsten Abschnitt.

Einzelbearbeitung

Hier können Sie nicht mehr alle Studierenden gleichzeitig bearbeiten.

5. Zulassung verschieben

Wenn Sie auf Zulassungen verschieben gehen, können Sie die Anmeldungen bzw. Zulassungen von Teilnehmenden innerhalb mehrerer Parallelgruppen verschieben. Wichtig hierfür ist, dass die Teilnehmenden unbedingt in einer Gruppe zugelassen sein müssen, damit man sie verschieben kann. Ist dies nicht der Fall, fügen Sie die/den Teilnehmende wie oben beschrieben hinzu (Manuelle Platzvergabe), dann können Sie sie/ihn auch verschieben.

Rote Markierung: Hier können Sie auswählen, zu welcher Parallelgruppe die/der Teilnehmende zugelassen werden soll. Unter der Liste der Teilnehmenden sehen Sie, wie viele Studierende jeweils für die Parallelgruppen zugelassen wurden. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen durch ein Drücken auf den Speichern-Button zu speichern!

Blaue Markierung: Durch einen Klick auf „Veranstaltungstermine“ werden Ihnen alle Termine der Veranstaltung in der Übersicht angezeigt.

Orange Markierung: Unter „Aktionen“ finden Sie ein Blatt mit einer Lupe. Dieser Link führt zu einer Übersicht aller angemeldeten, abgelehnten und zugelassenen Veranstaltungen der/des Teilnehmenden. Dies kann nützlich sein, um zu kontrollieren, ob die/der Studierende eventuell Überschneidungen mit den bearbeiteten Parallelgruppen hätte. Die Übersicht entspricht dabei der Ansicht, die die Studierenden haben, wenn sie auf „Meine Funktionen“ und „Meine Belegungen anzeigen“ klicken.

6. Veranstaltungsergebnisse freigeben

Nachdem die Zulassung verteilt wurde und alles so ist, wie es sein sollte, können Sie die Ergebnisse der Verteilung und Zulassung für die Studierenden freigeben. Dafür klicken Sie auf den Button „Veranstaltungsergebnisse freigeben“, der sich an der selben Stelle befindet wie „Veranstaltung sperren“ (siehe oben). Erst ab diesem Moment werden die Studierenden sehen, in welchen Parallelgruppen sie zugelassen wurden.
Wenn der Button „Veranstaltungsergebnisse sperren“ zu sehen ist, sind die Ergebnisse für die Studierenden einsehbar.