Nutzungs­bedingungen für Microsoft M 365

Die Universität Mannheim setzt Microsoft Teams als Teil von Microsoft M 365 als Kollaborations- und Videokonferenztool ein. Alle Lehr­enden und Studierenden haben die Möglichkeit, sich freiwillig und mit Widerrufsrecht in der Microsoft-Cloud anmelden zu lassen. Damit verbunden sind die hier aufgeführten Vorgaben und Verweise auf die Nutzungs­bedingungen des Anbieters.
(Stand 01.12.2020)  

Lizenzierung

Die Lizenzierung erfolgt nach Auftrag der Studierenden und Lehr­enden automatisiert. Diese wird für die rechtmäßige und vollumfängliche Nutzung der Dienste vorausgesetzt. Insbesondere für Microsoft Teams ist es erforderlich, alle integrierbaren Dienste ebenfalls zu lizenzieren. Im Rahmen der Nutzung ergeben sich für die einzelnen Nutzenden die Pflichten zum datenschutz­konformen Umgang mit einem außereuropäischen Cloudanbieter.  

Daher ist es untersagt, unverschlüsselte Inhalte, welche personenbezogene oder dienstbezogene Daten enthalten, innerhalb der Cloud verfügbar zu machen, hochzuladen oder zu teilen. Die Nutzung der Cloud ist für die Lehre vorgesehen, überwiegend für selbstorganisierte studentische Lern­gruppen. Der Einsatz in der Lehre darf weder die Freiwilligkeit der Nutzung konterkarieren, noch darf durch einen Widerruf ein Nachteil auf Lernerfolg oder Zugänglichkeit zu Lerninhalten bedingt werden.  

Bindung an die Nutzungs­bedingungen von Microsoft

Alle Lehr­enden und Studierenden geben durch ihre freiwillige Zustimmung für die hier beschriebenen Nutzungs­bedingungen auch zusätzlich das Einverständnis für die Nutzungs­bedingungen des Anbieters. Diese können unter https://www.microsoft.com/de-de/rechtliche-hinweise/nutzungsbedingungen eingesehen werden. 

Teilnahme von Externen

Externe können ebenfalls zu Gruppen in Teams eingeladen und somit in die Teamarbeit integriert werden. Der Gastzugang ist nur auf begründete Ausnahmefälle beschränkt.  

Verantwortung über Datenspeicherung und Löschfristen

Die durch Nutzer initiierte Datenspeicherung, einschließlich der Chat-Verläufe und Dokumente, wird maximal ein Jahr in der Cloud aufbewahrt und nach Ablauf endgültig gelöscht.  Eine automatische Sicherung der in M 365 liegenden Daten wird nicht vorgenommen, für diese ist der Anwender selbst verantwortlich. Es ist darauf zu achten, dass Chats nach einem Jahr (zwei Semester) selbstständig gelöscht werden und im Bedarfsfall die Sicherung relevanter Daten den einzelnen Nutzern obliegt. Entzieht ein Nutzer seine Einwilligung, werden alle benutzergenerierten Daten der Person nach 60 Tagen endgültig gelöscht. Eine nicht-intendierte Löschung kann in diesem Zeitraum zurückgenommen werden.

Datenschutz­hinweise

Im Rahmen der Verwendung von Teams bzw. M 365 werden personenbezogene Daten verarbeitet. Beachten Sie hierzu die Datenschutz­hinweise.

Eine ausführliche Aufführung über Art und Umfang der Verarbeitung sowie weitere Informationen inklusive Ihrer Rechte finden Sie in der M 365 Datenschutz­erklärung. Prüfen Sie selbstständig und in regelmäßigen Abständen die Datenschutz­hinweise auf Änderungen.

Sicherheitsvorfall, Verletzung des Schutzes von personenbezogenen Daten

Melden Sie einen Sicherheits- oder Datenschutz­vorfall bitte unverzüglich dem IT-Support.

Eine Datenpanne liegt zum Beispiel (aber nicht ausschließlich) vor, wenn Informationen aus der Veranstaltung an Dritte gelangt sind. Dies kann durch Beitritt von unbefugten Personen passieren oder wenn die Informationen zu der Veranstaltung über nicht autorisierte Kanäle veröffentlicht werden oder auch eine Aufzeichnung ohne Einwilligung der Betroffenen stattgefunden hat.

Auch wenn Sie nur einen Verdacht haben, dass es zu einer Datenpanne gekommen sein könnte, halten Sie bitte Rücksprache mit dem IT-Support.