Wir engagieren uns – Projekte der Universitäts-IT

HISinOne DOC

HISinOne DOC – Einführung will im Laufe des Jahres 2024 im Bereich Campus­management auch für die Promovierendenverwaltung eine weitere Standardisierung im Portal² bereitstellen. Durch die Einführung des Standard­moduls der HIS e.G. soll es ermöglicht werden, die Pflegeaufwände für die bestehende Eigen­entwicklung abzuschaffen und gleich­zeitig möglichst viele Teilprozesse in der Promovierendenverwaltung zu digitalisieren. Außerdem soll das Veranstaltungs­management für die Promotions­studien­gänge der Graduate School of Economic and Social Sciences (GESS) und das Prüfungs­management aller Promovierender zukünftig über das Portal² abgewickelt werden.

Dienstreise­management

Um die Prozesse und Tätigkeiten rund um Dienstreisen übersichtlicher und effizienter zu gestalten, wird für das Dienstreise­management ein Online-Dienstreise-Portal eingeführt. Damit werden die bisherigen Formulare für die Anmeldung und Abrechnung von Dienstreisen schrittweise abgelöst. Zusätzlich wird durch das Portal das System ersetzt, das von der Reisekostenstelle für die Berechnung der Reisekosten verwendet wird.

eAkte

Im Rahmen der generellen Digitalisierungs­strategie der Universität Mannheim arbeitet das Projekt eAkte an der Einführung des Dokumenten­management­systems (DMS) d.3ecm für die Universität, einer eAkte und der elektronischen Vorgangsbearbeitung für die Studierenden­verwaltung. Ziel des Projekts ist es, durch die digitale Zusammenführung von bisher verteilt vorliegenden Informationen, die Vorgangsbearbeitung effizienter zu gestalten und den Nutzenden eine bessere Einsicht Ihrer Daten zu ermöglichen.

HIS GX Migration

„HIS GX Migration – Umsetzung“ realisiert im Bereich des Campus­management zwischen Februar 2019 und März 2024 die Einführung der Software HISinOne für alle Prozesse rund um die Verwaltung von Bewerber*innen, Studierenden und Prüfungen. Hierzu gehören unter anderem die Zulassung, Immatrikulation, Exmatrikulation, Beurlaubung, Prüfungs­verwaltung (von der Prüfungs­anmeldung einzelner Studierender über die Zuordnung der Sitzplätze für die Prüfungs­termine bis hin zur Noteneingabe und zur Berechnung der Noten), der Druck der Abschlussdokumente sowie die Erzeugung von Berichten und Statistiken für die Fakultäten und das Rektorat (u. a. Anbindung an BI Lehre). Die Vereinheitlichung der System-Landschaft unter dem Dach des Portal² führt zu einer Optimierung dieser Prozesse an der Universität Mannheim.

ERechnung

Das Projekt „Einführung ERechnung für den FreiMann-Verbund“ arbeitet an einer Lösung für die Universitäten Mannheim und Freiburg, die eine effiziente Verarbeitung aller Rechnungen und die Optimierung der dort vorhandenen Prozesse ermöglicht. Das Projekt­team erarbeitet unter Einbindung eines Soundingboards die digitalen ERechnungs­prozesse für die Universitäten. Das Soundingboard, bestehend aus Vertreter*innen der Fakultäten, Sonderforschungs­bereiche, Einrichtungen und des Personalrates, steht dem*der Projektleiter*in beratend zur Seite und gibt Rückmeldungen, Anregungen und Ideen weiter, die bei der Projektumsetzung berücksichtigt werden können.

Ab dem 18. April 2020 werden XRechnungen (UBL) sowie PDF-Rechnungen über ein zentrales E-Mail-Postfach empfangen. Im Herbst 2020 erfolgt die Anbindung der Universitäten an das PEPPOL Netzwerk.  PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk, worüber ERechnungen zugestellt werden können. Es hat mehrere, insbesondere sicherheits­relevante, Vorteile gegenüber einem Rechnungs­versand per E-Mail und gilt daher als bevorzugter Empfangsweg von elektronischen Rechnungen. Die noch verbleibende Menge der Rechnungen in Papierform wird digitalisiert, um einen einheitlichen Bearbeitungs­workflow zu gewährleisten.

Rechnungs­steller finden weitere Informationen zum praktischen Versand von ERechnungen auf der Seite des Finanz­dezernats im Intranet.

Informations­sicherheit

In den alltäglichen Prozessen von Forschung, Lehre und Verwaltung werden zahlreiche Informationen verarbeitet. Mit unserem Projekt Informations­sicherheit tragen wir maßgeblich zur Implementierung eines sichereren Umgangs mit Informationen an der Universität Mannheim bei und realisieren zahlreiche weiterführende Maßnahmen zur Verbesserung der Informations­sicherheit und somit zum Schutz unserer Informationen. Neben der Pilotierung des erneuerten BSI Grundschutzes, entwickeln wir einen Vorfalls­management­prozess und bieten neben einer Awareness-Kampagne zur Erhöhung des Sicherheits­bewusstseins Schulungen an, wie zum Beispiel zur Erstellung sicherer Passwörter. 

Software-Asset-Management

Software ist im digitalen Zeitalter ein selbstverständlicher Teil zur erfolgreichen Durchführung diverser Aufgaben. Gleich­zeitig werden Software-Lizenzbedingungen immer komplexer und sind permanenten Änderungen unter­worfen. Das Software Asset Management (SAM) der Universität Mannheim umfasst das Software-Lizenz­management sowie Governance und Compliance, die -Infrastruktur und alle beteiligten Prozesse zur Planung, Steuerung, Kontrolle und zum Schutz der Software- und Hardware-Assets. Der Fokus liegt auf der Optimierung des wirtschaft­lichen Einsatzes bei möglichst optimiertem Leistungs­umfang und auf der performanten Integration in die universitäre Infrastruktur.

Computer­gestütztes Facility Management

Facility-Management erfordert den Einsatz verschiedener Systeme und Prozesse, die durch den Einsatz digitaler Lösungen unter­stützt werden können. So trägt „Migration von HIS Bau auf die CAFM-Software Morada“ zu einer Optimierung an der Universität Mannheim bei, indem Arbeits­prozesse effizienter gestaltet und Auswertungen über die bauliche und technische Struktur aller Gebäude in einem Arbeits­gang dargestellt werden können. Entscheidungen über Reparaturen oder Neuanschaffung lassen sich so schneller treffen und wirtschaft­lich unter Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben planen und umsetzen. Lebens­zyklus- und Gebäudenutzungs­kosten sind übersichtlich darstellbar und als Entscheidungs­grundlage bereits in der Planung und dem Bau eines neuen oder grundsanierten Gebäudes nutzbar.

bwCampusnetz

Im Projekt bwCampusnetz arbeiten mehrere Universitäten unter Leitung des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) zusammen, um die Campusnetze der Universitäten näher zu beleuchten. Dabei sollen zukunfts­fähige Konzepte gefunden und deren praktische Umsetzbarkeit durch prototypische Implementierungen unter­sucht und zu demonstriert werden. Der Fokus soll bei der Betrachtung auf den Themen Netzarchitektur und Segmentierung, Wireless LAN, VPN und Firewall liegen. Darüber hinaus sollen weiterführende Aspekte der Administration von Netzwerken mit IPv6 geprüft werden. Alle Arbeits­pakete sollen mit Hinblick auf die im IT-Grundschutz-Kompendium formulierten Anforderungen konzipiert und umgesetzt werden. Die im Projekt erstellten Konzepte und Prototypen sollen an die Universitäten und Hochschulen für angewandte Wissenschaft in Baden-Württemberg in Form von Vorträgen und Workshops vermittelt werden.

bwHPC: Hochleistungs­rechnen in Baden-Württemberg

Die Ziele sind die Bestellung einer landes­weiten Hochleistungs­infrastruktur, die Koordination einer hochschul­übergreifenden Unter­stützung für die Nutzenden der baden-württembergischen Hochleistungs­rechner und die Verwirklichung der dafür erforderlichen Maßnahmen. Die geschieht u. a. durch das Projekt bwHPC-S5 als Bestandteil des aktuellen Umsetzungs­konzepts für HPC, DIC und LS2DM in Baden-Württemberg. Finanz­iert wird bwHPC-S5 durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg.

bwCloud SCOPE

Das Projekt hatte das Ziel, ein umsetzbares und belastbares Konzept zur föderierten Virtualisierung von Servern und Diensten zu entwickeln, dieses zu testen und eine prototypische Implementierung einer Cloud-Umgebung („Hochschul-Cloud“) zu erstellen. Es richtete sich an Nutzer­gruppen aus allen Bereichen von Universität, Hochschulen oder Forschungs­einrichtungen. Das Projekt ist eingebettet in das bwDATA-Gesamtkonzept und erhielt deshalb kontinuierlich Impulse aus anderen Aktivitäten im Land. Wir freuen uns, dass wir hier mitwirken durften.

Das Projekt bwCloud SCOPE wurde 2020 abgeschlossen.

BelWü – wir als Partner im Landes­hochschul­netz

BelWü steht für „Baden-Württembergs extended LAN“ und ist das Datennetz der wissenschaft­lichen Einrichtungen des Landes Baden-Württemberg. Es verbindet Universitäten, Hochschulen und die Duale Hochschule Baden-Württemberg, sonstige wissenschaft­liche und öffentliche Einrichtungen, Schulen und öffentliche Bibliotheken miteinander.  BelWü wurde als ein über das Land verteiltes Universitäts-IT konzipiert und wir freuen uns, ein Teil davon zu sein.

bwCard

Das Projekt bwCard wird von den Universitäten des Landes Baden-Württemberg durchgeführt, unter­stützt durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst. Das Projekt hat zum Ziel, eine Föderation zu entwerfen, die es ermöglicht, Chipkarten der jeweils anderen Einrichtung in eigene digitale Prozesse und Dienstleistungen zu integrieren. Dazu sollen gemeinsame Regeln und eine Infrastruktur geschaffen, beispielhafte Dienste entworfen und zukünftige weitergehende Entwicklungen unter­sucht werden. Es wird eine Produktions­gemeinschaft etabliert, die durch Bündelung von Knowhow und Infrastruktur den wissenschaft­lichen Einrichtungen des Landes, eine einfache und kosteneffiziente Möglichkeit bietet, eigene Chipkarten herauszugeben.

bwKI-Trans­fer – KI für eine moderne Hochschul­verwaltung

Das Landes­projekt bwKI-Trans­fer widmet sich der Frage, wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Digitalisierung, Modernisierung und zum Bürokratieabbau in der Hochschul­verwaltung beitragen kann. Fünf Hochschulen arbeiten im Projektverbund zusammen, wobei die Universität Mannheim die federführende Projektleitung übernimmt. Gefördert wird bwKI-Trans­fer vom Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg im Rahmen des Dialogprozesses „Zukunftslabor Hochschulen in der digitalen Welt“.