Informationen zum Datenschutz nach Art. 13 DS-GVO anlässlich der Aufnahme und Verarbeitung von Fotografien und Videos beim Schlossfest der Universität Mannheim

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Universität Mannheim
Schloss
68131 Mannheim
Deutschland
Tel: +49 621 181 1001
E-Mail: rektormail-uni-mannheim.de

Datenschutz­beauftragter der Universität Mannheim
Jan Morgenstern
E-Mail: datenschutzbeauftragtermail-uni-mannheim.de

Zweck und Art der Datenverarbeitung
Foto- und Videoaufnahmen dienen dem Zweck der Bericht­erstattung über die Veranstaltung auf universitären Webseiten, in Social-Media-Kanälen (u. a. Instagram, Facebook, YouTube, LinkedIn, Mastodon), universitären Printmedien, universitären Ausstellungen, universitären Imagefilmen, bei universitären Veranstaltungen und in Pressemitteilungen der Universität Mannheim.

Ggf. werden die Foto- und Videoaufnahmen bearbeitet. D. h. diese werden z. B. zugeschnitten, die Farbe korrigiert, retuschiert, Screenshots und Teaserbilder erstellt, in andere Abbildungen oder Videoaufnahmen eingefügt, mit Musik unter­malt und Texte oder Grafiken eingefügt. Hierbei wird die Universität stets das allgemeine Persönlichkeits­recht wahren.

Folgende Aufnahmen können von den Teilnehmer*innen der Veranstaltung ohne Einwilligung angefertigt und für die Berichts­erstattung verwendet werden:

Aufnahmen,

• die Personen der Zeitgeschichte zeigen,
• die Personen nur als Beiwerk neben Landschaften oder sonstigen Örtlichkeiten haben,
• die Versammlungen, Aufzüge oder ähnliche Veranstaltungen und deren Charakter wiedergeben, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben.

Für alle anderen Aufnahmen werden Sie im Einzelfall um Ihre Einwilligung gebeten, sofern keine vertragliche Regelung mit Ihnen getroffen wurde.
In dem Fall in dem keine Einwilligung in diese Fotoaufnahmen erteilt wird oder die Einwilligung widerrufen wird, entstehen keine Nachteile.

Verarbeitete Datenkategorien
Künstler*innen: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Foto-/Videoaufnahmen, ggf. Metadaten der Aufnahmen, Bankverbindung
Teilnehmer*innen:  Foto-/ Videoaufnahmen, ggf. Metadaten der Aufnahmen

Rechts­grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Künstler*innen: Die Anfertigung sowie die Verarbeitung von Foto- und Videoaufnahmen erfolgt im Rahmen einer vertraglichen Nutzungs­vereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO). Im Falle einer Zahlung einer Vergütung: Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit §§ 70, 75 Landes­haushalts­ordnung.
Teilnehmer*innen: Die Anfertigung sowie die Verarbeitung von Foto- und Videoaufnahmen erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 2 LHG BW i. V. m. § 4 LDSG BW oder gemäß einer Einverständnis­erklärung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).

Empfänger
Die Daten werden teilweise durch die Fa. Münstermann im Wege der Auftragsverarbeitung erhoben und / oder verarbeitet. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungs­vertrag wurde geschlossen.
Durch die Veröffentlichung der Daten werden diese ggf. weltweit den jeweiligen Nutzern, bspw. im Internet, zugänglich gemacht.
Zu Abrechnungs­zwecken erhält ggf. das Haushalts­dezernat die benötigten Daten.
Darüber hinaus müssen entsprechend der archivrechtlichen Vorschriften Unter­lagen vor ihrer Löschung dem Universitäts­archiv angeboten werden. Dieses entscheidet über die Über­nahme von Unter­lagen. 

Dauer der Speicherung
Im Falle eines Vertrags­abschlusses werden die Daten der Künstler*innen nach der vertraglich vereinbarten, im Falle einer Einverständnis­erklärung nach der dort vereinbarten Regelung oder bei Fehlen einer Regelung entsprechend den Aufnahmen der Teilnehmer*innen gelöscht.
Die Aufnahmen der Teilnehmer*innen werden gelöscht, wenn diese nicht mehr zeitgemäß sind, spätestens 30 Jahre nach der Veranstaltung.
Wurde eine Einwilligung eingeholt, weil diese erforderlich war, kann diese – mit Wirkung für die Zukunft – widerrufen werden. Die Fotografie bzw. die Videoaufnahme wird unverzüglich mit Widerruf der Einwilligung gelöscht.
Ggf. werden die Unter­lagen vom zuständigen Universitäts­archiv übernommen und dort in der Regel unbegrenzt aufbewahrt.

Betroffenenrechte

• Sie haben das Recht, von der Universität Mannheim Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.
• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung. Ihnen steht das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie die Einwilligung gegeben haben, das Recht, Ihre Einwilligung(en) jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung(en) bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird/werden.
  Bitte wenden Sie sich dazu an: marketingmail-uni-mannheim.de
• Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Recht­vorschriften verstößt.
• Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landes­beauftragte für den Datenschutz und die Informations­freiheit Baden-Württemberg.

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Absatz 1 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.