Portal² Anleitungen für die Promovierendenverwaltung

Wenn die Duplikats­prüfung während der Erfassung einer Person unter Doktoranden­daten erfassen anschlägt, gehen Sie wie folgt vor:

1. Prüfen, ob die Person bereits in der Rolle Doktorand*in existiert:
   • Falls ja, brechen Sie die Erfassung ab und rufen die Person stattdessen über Doktoranden­daten bearbeiten auf.
   • Falls nein, können Sie die Person anlegen.
2. Duplikat melden: Falls die Person neu angelegt wurde, schreiben Sie bitte ein Ticket an den IT-Support unter itsupportmail-uni-mannheim.de mit dem Betreff „DOC: Duplikat zusammenführen“ (ggf. Andy Mey in CC), damit die Datensätze zusammengeführt werden.

1. Öffnen Sie Doktoranden­daten bearbeiten.
2. Gehen Sie zur Suchfeld­gruppe Promotions­antrag.
3. Nutzen Sie das Suchfeld Bearbeitungs­status und die Eingabe = 31 Antrag online gestellt oder nutzen Sie das Suchfeld Datum Online-Antragsstellung, um nach Promotions­anträgen zu suchen, die in einem bestimmten Zeitraum gestellt wurden.

Liegt der promotions­berechtigende Abschluss erst nach Genehmigung des Promotions­antrags vor, tragen Sie ihn wie folgt nach:

• Externe Abschlüsse: Fügen Sie den Abschluss unter dem Reiter Studium, Feld Früheres/Externes Studium hinzu.
• Abschlüsse an der Universität Mannheim: Diese müssen nicht unter dem Reiter Studium nachgetragen werden.

Unabhängig davon, ob der Abschluss intern oder extern erworben wurde, muss er zusätzlich im Reiter Promotions­daten in der ersten Zeile über das Bleistiftsymbol im Feld Abschluss­prüfung hinzugefügt werden. Nur so wird der Abschluss in der Statistik erfasst. Falls der nachgetragene Abschluss noch nicht im Drop-Down-Menü im Feld Abschluss­prüfung erscheint, rufen Sie die*den Promovierende*n erneut auf – danach sollte der Abschluss auswählbar sein.

Der Titel der Dissertation kann an zwei Stellen geändert werden:

• Vorläufiger Titel: Der vorläufige Titel kann im Reiter „Anträge + Meldungen“ im Promotions­antrag angepasst werden, jedoch nur so lange der Promotions­antrag nicht genehmigt wurde.
• Finaler Titel: Der finale Titel kann im Reiter „Leistungen“ bei der Leistung Dissertation hinterlegt und geändert werden, jedoch nur so lange bis die Gesamtnote der Promotion verbucht wurde. Der finale Titel erscheint auf der Promotions­urkunde.

Wurde das Curriculum nach Verbuchung der Gesamtnote gesperrt, kann es bei Bedarf durch den IT Support entsperrt werden. Bitte senden Sie dazu eine E-Mail mit dem Betreff „DOC: Curriculum entsperren“ an itsupportmail-uni-mannheim.de.

Die Notengebungs­arten für die einzelnen Leistungen wurden gemäß den Promotions­ordnungen in Portal² hinterlegt. Welche Notengebungs­art für welche Leistung gilt, können Sie dem Infotext (i) neben dem Eingabefenster für die Bewertung entnehmen.

Falls Promovierende aktuell oder in der Vergangenheit an der Universität Mannheim eingeschrieben sind oder waren, muss das Curriculum zusätzlich in der Prüfungs­verwaltung EXA entsperrt werden. Wenden Sie sich hierzu bitte per E-Mail unter dem Betreff „DOC: Curriculum entsperren“ an promovierenmail-uni-mannheim.de. Sobald Sie die gewünscht Änderung an den Leistungen vorgenommen haben, melden Sie bitte, dass das Curriculum wieder gesperrt werden soll.

Öffnen Sie zunächst in DOC die Person für welche die Promotions­urkunde erstellt werden soll. Wechseln Sie dann auf den Reiter Berichte. Klicken Sie auf die Schaltfläch Auftrag auswählen und wählen Sie Urkunde DOC Uni MA aus. Die Promotions­urkunde wird als PDF erzeugt. Bei Bedarf kann die Promotions­urkunde durch Klick auf das Bleistiftsymbol neben Urkunde DOC Uni MA als ODT erzeugt werden.

Druckerzeugnisse beziehen die Daten direkt aus dem Portal². Wenn bestimmte Informationen nicht hinterlegt sind, können sie nicht ausgelesen und dementsprechend nicht korrekt ausgegeben werden. Bitte prüfen und ergänzen Sie die fehlenden Informationen im Portal² und drucken Sie das Dokument anschließend erneut.