Archiv-Mailbox
Die E-Mail-Postfächer der Beschäftigten (nicht die der Studierenden) auf den Exchange Mailsystemen der Universität archivieren regelmäßig im Hintergrund E-Mails, welche älter als drei Jahre sind und legen diese in ein sogenanntes separates Archiv-Postfach ab. Damit wird Ihr eigentliches Postfach verkleinert und die Leistung und Fehleranfälligkeit Ihres Mailclients (wie z.B. Outlook) verbessert.
Falls Sie Ihre E-Mails lokal auf Ihrem Rechner archivieren möchten, verwenden Sie bitte die Anleitung „Wie kann ich meine E-Mails in Outlook exportieren und sichern?“
Hinweise
- Die Archivierung findet in regelmäßigen Durchläufen und nicht sofort statt, es kann daher mehrere Wochen dauern, bis die Archivierung für Ihr Postfach gestartet, abgeschlossen bzw. auf dem neuesten Stand ist. In diesem Zeitraum können Sie Ihr Postfach weiterhin wie gewohnt verwenden.
- Die Ordnerstruktur im Postfach bleibt bei der Archivierung erhalten, auch wenn alle E-Mails eines Ordners ins Archiv-Postfach verschoben wurden, bleibt der leere Ordner im Postfach weiterhin erhalten.
- Sie können jederzeit E-Mails und Ordner selbst händisch von Ihrem Postfach ins Archiv-Postfach verschieben, falls Sie Speicherplatz freimachen oder Ihren Posteingang aufräumen möchten.
- Notizen werden ebenfalls archiviert. Die Notizen-Archivierung kann nur über den Webmailer („OWA“) deaktiviert werden, nicht in den Outlook Anwendungen auf PC oder Mac.
- Kalender und Aufgaben wurden initial im November 2023 archiviert, seitdem ist die Funktion ausgeschaltet und diese werden nicht mehr archiviert.
Nutzung des Archiv-Postfachs mit Ihrem Mail-Client
Outlook Webmailer („OWA“)
Das Archiv-Postfach erscheint automatisch in der Liste unterhalb Ihres Postfachs als „In-Situ-Archiv – Postfachname“:
E-Mails / Ordner jünger drei Jahre archivierenE-Mails die älter als drei Jahre sind und die dazugehörige Ordnerstruktur werden automatisch von Exchange archiviert. Wenn Sie möchten, können Sie auch selbst E-Mails oder ganze Ordner archivieren.
Ziehen Sie hierfür einfach per Drag & Drop die gewünschten E-Mails/Ordner in das Archiv-Postfach. Verwenden Sie nicht den Archiv-Button, da dieser die Mails nur innerhalb des normalen Postfachs verschiebt:
Archiv-Postfach durchsuchen
Um das Archiv-Postfach zu durchsuchen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Wählen Sie in der Liste das Archiv-Postfach und ggf. einen bestimmten Unterordner davon aus, indem Sie es anklicken:
2. Tippen Sie nun wie gewohnt oben in der Suchleiste Ihren Suchbegriff ein und starten Sie die Suche.
3. Falls Sie nicht die erwarteten Ergebnisse angezeigt bekommen, vergewissern Sie sich, dass Sie den korrekten Ordner/
Unterordner ausgewählt haben: 
E-Mails / Ordner vom Archivieren ausschließen
Sie können E-Mails oder ganze Ordner (auch den „Notizen“ Ordner) von der automatischen Archivierung ausschließen. Wählen Sie dafür die gewünschte E-Mail/Ordner aus, rechtsklicken Sie darauf und wählen Sie unter „Richtlinie zuweisen“ die Option „Nicht archivieren – Never archive (Nie)“ aus:
Outlook in Windows
Das Archiv-Postfach wird nach einer Weile automatisch in Outlook eingebunden und erscheint in der Liste der Postfächer als „Onlinearchiv – Postfachname“. (Falls Sie mehrere Postfächer in Outlook eingebunden haben, können Sie die Reihenfolge der Liste per Drag & Drop ändern und das Archiv-Postfach auch weiter nach oben ziehen):
E-Mails / Ordner jünger drei Jahre archivierenE-Mails, die älter als drei Jahre sind, und die dazugehörige Ordnerstruktur werden automatisch von Exchange archiviert. Wenn Sie möchten, können Sie auch selbst E-Mails oder ganze Ordner archivieren.
Ziehen Sie hierfür einfach per Drag & Drop die gewünschten E-Mails/Ordner in das Archiv-Postfach.
Verwenden Sie nicht den Archiv-Button, da dieser die Mails nur lokal in Ihrem normalen Postfach verschiebt:
Archiv-Postfach durchsuchen
Das Archiv-Postfach wird wie ein separates Postfach bei der Suche behandelt, d.h. entweder wählen Sie das Archiv-Postfach mit einem Klick aus und suchen dann, oder Sie wählen bei der Suche „Alle Postfächer“ aus:
E-Mails / Ordner vom Archivieren ausschließen
Sie können E-Mails oder ganze Ordner von der automatischen Archivierung ausschließen (Outlook muss ggf. neugestartet werden, damit diese Option sichtbar wird).
Wählen Sie dafür die gewünschte E-Mail rechtsklicken Sie darauf und wählen Sie unter „Richtlinie zuweisen“ die Option „Nie“ aus:
Für Ordner rechtsklicken Sie auf diesen klicken und wählen „Eigenschaften…“ aus:
Klicken Sie dort auf den Reiter „Richtlinie“ und wählen Sie im Dropdown-Menü den Eintrag „Nie“ aus. Bestätigen Sie die Wahl mit einem Klick auf „Ok“:
Outlook in MacOS
Das Archiv-Postfach wird automatisch in Outlook eingebunden und erscheint in der Liste der Postfächer innerhalb Ihres Postfachs als „Onlinearchiv“:
E-Mails / Ordner jünger drei Jahre archivierenE-Mails die älter als drei Jahre sind und die dazugehörige Ordnerstruktur werden automatisch von Exchange archiviert. Wenn Sie möchten, können Sie auch selbst E-Mails oder ganze Ordner archivieren.
Ziehen Sie hierfür einfach per Drag & Drop die gewünschten E-Mails/Ordner in das Archiv-Postfach.
Verwenden Sie nicht den Archiv-Button, da dieser die Mails nur lokal auf Ihrem MacBook verschiebt:
Archiv-Postfach durchsuchen
Das Archiv-Postfach wird wie ein separates Postfach bei der Suche behandelt. Wenn Sie dieses durchsuchen möchten, wählen Sie es in der Liste mit einem Klick aus und starten Sie dann die Suche im Suchfeld:
E-Mails / Ordner vom Archivieren ausschließen
Das Ausschließen von E-Mails/Ordner vom Archivieren kann mit Outlook für Mac nicht vorgenommen werden, verwenden Sie hierfür den Outlook Webmailer (OWA).
Mac Mail in MacOS
Das Archiv-Postfach wird in Mac Mail nicht unterstützt. Das Archivieren findet weiterhin automatisiert im Hintergrund durch den Exchange Server statt und Sie können auf das Archiv-Postfach über den Outlook Webmailer (OWA) zugreifen.
Thunderbird (Windows/Linux)
Das Archiv-Postfach wird in Thunderbird nicht unterstützt. Das Archivieren findet weiterhin automatisiert im Hintergrund durch den Exchange Server statt und Sie können auf das Archiv-Postfach über den Outlook Webmailer (OWA) zugreifen.
Mobile Clients (Android/ iOS)
Das Archiv-Postfach wird mit mobilen Clients nicht unterstützt. Das Archivieren findet weiterhin automatisiert im Hintergrund durch den Exchange Server statt und Sie können auf das Archiv-Postfach über den Outlook Webmailer (OWA) zugreifen.