Mit Microsoft Exchange steht allen Beschäftigten und Studierenden der Universität Mannheim ein einheitliches System für E-Mail, Kalender und Adressbücher zur Verfügung.
Das zentrale Exchange Mailsystem bietet Ihnen deutlich mehr Komfort und Funktionen in der Kommunikation und Zusammenarbeit sowie eine höhere Ausfallsicherheit des Systems.
Sie profitieren unter anderem von folgenden Funktionen:
Um alle Funktionen vollumfänglich nutzen zu können, verwenden Sie Microsoft Exchange bitte über die Webanwendung oder den E-Mail-Client Outlook. Sie haben zwar prinzipiell die Möglichkeit, Ihr Postfach mit anderen Clients zu verbinden, müssen dabei jedoch auf einige Vorteile verzichten.
Die Universitäts-IT wird ab Mitte März die Postfächer, Adressbücher und Kalender von den einzelnen Mailsystemen
im Laufe des Jahres nacheinander auf den neuen zentralen Exchange-Server umziehen. Aufgrund der hohen Anzahl der Postfächer ist die Migration der einzelnen Mailsysteme in mehrere Tranchen unterteilt.
Über den genauen Termin für den Umzug Ihres Postfaches und die weitere Vorgehensweise informieren wir Sie 2 – 3 Wochen vorher per E-Mail. Die wichtigsten Hinweise darauf finden Sie zudem auch hier.
Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihr neues Postfach mit einem E-Mail-Client verbinden und beantworten gerne Ihre Fragen dazu.
Montag, Mittwoch und Freitag
jeweils 10 – 12 und 14 – 16 Uhr
zum Zoom-Raum
Meeting-ID: 326 876 3363
Kenncode: 138956
Bei individuellen Problemstellungen vereinbaren Sie bitte einen Termin mit dem IT-Support.
Sie haben zwei Möglichkeiten, auf Ihr Exchange Postfach zuzugreifen:
Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Wechsel auf- und der Nutzung von Microsoft Exchange. Ihre Frage taucht hier noch nicht auf? Stellen Sie diese gerne bei unserer virtuellen Exchange InfoTheke oder wenden Sie sich direkt an den IT-Support.
Falls Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Postfach auf dem neuen Exchange Mailsystem der Universität ist, so können Sie dies wie folgt prüfen:
Sie können Ihre Exchange E-Mail-Adresse über Ihren Webbrowser (bspw. FireFox, Edge, Chrome) im Outlook Web-Client einsehen.
Die Anleitung als Video
Bitte gehen Sie dabei wie folgt vor:
Aufgrund der einheitlichen Adressstruktur fallen die Subdomains (= Adress-Zusätze, welche vor dem „uni-mannheim.de“ stehen, z.B. @unit.uni-mannheim.de) zukünftig für die Absender-Adressen weg. Sie können aber weiterhin E-Mails, die an Adressen mit einer Subdomain gesendet werden, empfangen.
Falls Sie bestimmte Inhalte nach dem Umzug Ihres Postfaches auf Exchange vermissen, so prüfen Sie bitte zunächst, ob einer dieser Punkte zutrifft. Falls Sie nach dieser Prüfung die Inhalte nicht finden, wenden Sie sich bitte an den IT-Support unter itsupport. uni-mannheim.de
Wenn Sie die E-Mail nicht finden, beachten Sie bitte auch folgendes:
Unter Umständen kann eine sehr kleine Anzahl an E-Mails kann durch technische Limitierungen nicht umgezogen werden. Die Anzahl dieser Fehlerraten beläuft sich in der Regel zwischen 0,00% – 0,08%, d.h. bei bspw. einem Postfach mit 3.000 werden durchschnittl. 1–2 E-Mails nicht umgezogen. Falls dies bei Ihrem Umzug auftritt, so erhalten Sie von uns noch eine Benachrichtigung, in welcher wir Ihnen diese E-Mails auflisten. Diese können Sie dann noch innerhalb von 8 Wochen aus Ihrem alten Postfach weiterleiten/
Das neue Exchange Mailsystem ist noch nicht vollumfänglich mit den Microsoft 365 Cloud-Diensten der Universität, zu denen auch Teams gehört, verbunden. Daher sind aktuell Ihr Microsoft Teams Kalender und Ihr Exchange Kalender zwei voneinander getrennte, eigene Kalender, welche sich nicht gegenseitig synchronisieren.
Die Zusammenlegung der beiden Kalender kann erst nach Abschluss der Umzüge aller Postfächer der Universität umgesetzt werden. Danach werden der Teams-Kalender in der Cloud und Ihr Outlook Kalender auf dem Exchange zusammengeführt und fortan wie ein gemeinsamer Kalender behandelt.
Wir werden Sie rechtzeitig über diese Migration informieren.
Die Kalenderfreigabe ist beschränkt auf interne Postfächer mit „...@uni-mannheim.de" Adressen, also in der Domain „uni-mannheim.de“. Wenn Sie versuchen, Ihren Kalender für andere Domains freizugeben, wie bspw. „xyz
gmx.de“, wird dies als externe Adresse abgelehnt.Falls Sie Ihren Kalender für ein Uni-Mannheim-internes Postfach freigeben möchten und dennoch eine Fehlermeldung erhalten, befolgen Sie bitte die Anleitung zur Freigabe von Kalendern.
Die offizielle Outlook App unter Android & iOS verbindet sich nicht direkt mit dem Exchange Mailsystem der Universität sondern mit Microsoft Servern, welche sich dann mit dem Mailsystem der Universität verbinden. Dabei werden diverse Daten auf den Microsoft Servern zwischengespeichert, darunter auch alle E-Mails der letzten 30 Tage (für nähere Infos siehe docs.microsoft.com).
Dies verletzt die Anforderungen der Universität, keine E-Mails in der Cloud zu speichern, daher wird der Zugriff für die offizielle Outlook App blockiert.
Wenn Sie vor kurzem umgezogen wurden und nun Ihr neues Exchange-Postach zusammen mit Outlook auf Ihrem Rechner verwenden, so kann es vorkommen, dass Ihre gesendeten E-Mails nicht mehr bei Kontakten ankommen, mit denen Sie vor dem Umzug problemlos schreiben konnten.
Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie von früher zwischengespeicherte Adressen im „An“- oder „CC“-Feld übernehmen. Entfernen Sie diese alten Einträge wenn diese auftauchen und geben Sie die Adresse erneut ein. Dies müssen Sie nur einmalig vornehmen, danach funktionieren die Vorschläge wieder wie gewohnt:
Die Outlook Anwendung auf Ihrem Rechner durchsucht beim Starten einer Suche standardmäßig das aktuell ausgewähltePostfach nach Einträgen. Wenn Sie mehrere Postfächer in Outlook eingebunden haben und die gewünschte E-Mail in einem anderen, nicht ausgewählten Postfach liegt, dann wird diese nicht in den Suchergebnissen angezeigt.
Um alle Postfächer auf einmal zu durchsuchen, tippen Sie Ihren Suchbegriff ein, klicken Sie links daneben auf „Aktuelles Postfach“ und wählen danach „Alle Postfächer“ aus:
Sie können die Suche auch immer standardmäßig über alle Ihre eingebundenen Postfächer suchen lassen, gehen Sie dafür bitte wie folgt vor:
Bitte beachten Sie: Im Outlook-Adressbuch stehen nur Kontakte, welche schon auf den Exchange umgezogen sind oder den Verwaltungs-Exchange nutzen. Während die Umzüge laufen kann es daher sein, dass Sie Kontakte noch nicht finden, da diese doch nicht auf den Exchange umgezogen wurden.
Falls Sie einen Kontakt nicht finden von dem Sie ausgehen, dass dieser im Outlook-Adressbuch stehen sollte, dann gehen Sie bitte zunächst wie folgt vor:
Beenden Sie Outlook und MS Teams und starten Sie beide Programme neu. Sollte das Problem nach wie vor bestehen, installieren Sie MS Teams neu und beenden Sie Outlook. Starten Sie Teams nach der Neuinstallation und rufen Sie anschließend Outlook auf.
Wenn Sie E-Mails über Mailinglisten empfangen möchten ist grundsätzlich kein Handlungsbedarf notwendig. Sie können nach dem Umzug auf Exchange weiterhin mit allen Ihren gewohnten Mailadressen E-Mails empfangen. Ihre in der Mailingliste eingetragene E-Mail-Adresse ist weiterhin für den Empfang von E-Mails gültig. Die Nachrichten kommen in Ihrem neuen Exchange Postfach an.
Mit dem Umzug auf Exchange können Sie E-Mails nur noch über eine Absender-Adresse für Ihr Postfach versenden. Falls sich beim Umzug Ihre Absender-E-Mail-Adresse geändert hat (siehe auch: FAQ – Wie lautet meine Exchange E-Mail-Adresse?) und nicht mehr mit der Adresse übereinstimmt, welche als sende-berechtigt in der Mailingliste eingetragen ist, wenden Sie sich an die Administration der Mailingliste mit der Bitte, Ihre neue E-Mail-Adresse einzutragen.
Ihr E-Mail-Zertifikat ist auf eine/
Auf welche E-Mail-Adresse/
Nein. Das POP3 Protokoll ist ein veraltetes Mailprotokoll, welches noch aus einer Zeit stammt, in welcher Postfachspeicher sehr knapp bemessen waren.
Unter den daraus resultierenden Einschränkungen von POP3 ist folgende für die Deaktivierung ausschlaggebend:
POP3 lädt die E-Mails auf den lokalen Rechner der Nutzenden herunter und löscht diese im Exchange Postfach. Bei einem Defekt oder anderweitigen Komplikationen mit dem Rechner der Nutzenden sind diese E-Mails ohne Backup verloren und nicht wiederherstellbar. Bei vorhandenen Backups sind diese nur mit entsprechendem Datenverlust bis zum letzten Backupzeitpunkt wiederherstellbar. Daher ist das Einbinden über POP3 für die Postfächer des Exchange Mailsystems nicht akzeptabel.
Informationen für Admins
Sie sind Admin an einem Lehrstuhl oder in einer Einrichtung? Wir stellen Ihnen alle notwendigen Informationen bereit, um Ihre Nutzerinnen und Nutzer beim Umzug auf das Exchange Mailsystem bestmöglich unterstützen zu können.