Microsoft Exchange

Das neue Exchange Mail­system ist noch nicht vollumfänglich mit den Microsoft 365 Cloud-Diensten der Universität, zu denen auch Teams gehört, verbunden. Daher sind aktuell Ihr Microsoft Teams Kalender und Ihr Exchange Kalender zwei voneinander getrennte, eigene Kalender, welche sich nicht gegenseitig synchronisieren.

Die Zusammenlegung der beiden Kalender kann erst nach Abschluss der Umzüge aller Postfächer der Universität umgesetzt werden. Danach werden der Teams-Kalender in der Cloud und Ihr Outlook Kalender auf dem Exchange zusammengeführt und fortan wie ein gemeinsamer Kalender behandelt. Wir werden Sie rechtzeitig über diese Migration informieren.

Hinweis: Diese Funktion ist auf der M365-Instanz für Studierende nicht vorhanden.

Die Kalenderfreigabe ist beschränkt auf interne Postfächer mit „...@uni-mannheim.de" Adressen, also in der Domain „uni-mannheim.de“. Wenn Sie versuchen, Ihren Kalender für andere Domains freizugeben, wie bspw. „xyz@gmx.de“, wird dies als externe Adresse abgelehnt.

Falls Sie Ihren Kalender für ein Uni-Mannheim-internes Postfach freigeben möchten und dennoch eine Fehlermeldung erhalten, befolgen Sie bitte die Anleitung zur Freigabe von Kalendern.

Die offizielle Outlook App unter Android & iOS verbindet sich nicht direkt mit dem Exchange Mail­system der Universität sondern mit Microsoft Servern, welche sich dann mit dem Mail­system der Universität verbinden. Dabei werden diverse Daten auf den Microsoft Servern zwischengespeichert, dar­unter auch alle E-Mails der letzten 30 Tage (für nähere Infos siehe docs.microsoft.com).
Dies verletzt die Anforderungen der Universität, keine E-Mails in der Cloud zu speichern, daher wird der Zugriff für die offizielle Outlook App blockiert.

Falls Sie einen Kontakt nicht finden von dem Sie ausgehen, dass dieser im Outlook-Adressbuch stehen sollte, dann gehen Sie bitte zunächst wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Outlook Adressbuch.
2. Vergewissern Sie sich, dass die Globale Adressliste und die Option „Alle Spalten“ ausgewählt ist.
3. Geben Sie den gewünschten Namen in das Suchfeld ein und klicken Sie auf das Pfeil-Symbol:

Beenden Sie Outlook und MS Teams und starten Sie beide Programme neu. Sollte das Problem nach wie vor bestehen, installieren Sie MS Teams neu und beenden Sie Outlook. Starten Sie Teams nach der Neuinstallation und rufen Sie anschließend Outlook auf.

Hinweis: Diese Funktion ist auf der M365-Instanz für Studierende nicht vorhanden.

Hinweise zum Versenden und Empfangen barrierefreier Nachrichten finden Sie in der Anleitung Barrierefreiheit.

Nein. Das POP3 Protokoll ist ein veraltetes Mailprotokoll, welches noch aus einer Zeit stammt, in welcher Postfach­speicher sehr knapp bemessen waren.

Unter den daraus resultierenden Einschränkungen von POP3 ist folgende für die Deaktivierung ausschlaggebend:
POP3 lädt die E-Mails auf den lokalen Rechner der Nutzenden her­unter und löscht diese im Exchange Postfach. Bei einem Defekt oder anderweitigen Komplikationen mit dem Rechner der Nutzenden sind diese E-Mails ohne Backup verloren und nicht wiederherstellbar. Bei vorhandenen Backups sind diese nur mit entsprechendem Datenverlust bis zum letzten Backupzeitpunkt wiederherstellbar. Daher ist das Einbinden über POP3 für die Postfächer des Exchange Mail­systems nicht akzeptabel.

Damit Ihr akademischer Titel in Ihrem Exchange Anzeigenamen erscheint, rufen Sie die Benutzerverwaltung auf und setzen Sie unter „E-Mail | Uni-ID“ → „Status Uni-ID“ unten den entsprechenden Haken. Um Korrekturen an dem hier gespeicherten akademischen Grad vornehmen zu lassen, wenden Sie sich bitte direkt an die Personalabteilung der Universität Mannheim.

Nach der Aktivierung einer weiteren Komforteinstellung für Funktions­postfächer werden seit dem 1.2.2023 alle E-Mails, die Sie über ein Funktions­postfach senden, in Ihrem persönlichen Postfach und zusätzlich in Kopie im Funktions­postfach unter „Gesendete Elemente“ gespeichert. Hierdurch ist es einfacher und übersichtlicher, mit mehreren Personen ein Funktions­postfach zu verwenden, da die gesamte Kommunikation im Postfach abgebildet wird. Ein aufwändiges manuelles Verschieben von gesendeten Nachrichten ist somit nicht mehr erforderlich.