Microsoft Exchange

Die Universitäts-IT wird ab Mitte März die Postfächer, Adressbücher und Kalender von den einzelnen Mailsystemen  

1. Horde Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - abgeschlossen  
2. Horde Professorinnen und Professoren- abgeschlossen 
3. Horde Studierende - abgeschlossen 
4. Verwaltungs-Exchange 

im Laufe des Jahres nacheinander auf den neuen zentralen Exchange-Server umziehen. Aufgrund der hohen Anzahl der Postfächer ist die Migration der einzelnen Mailsysteme in mehrere Tranchen unterteilt.
Über den genauen Termin für den Umzug Ihres Postfaches und die weitere Vorgehensweise informieren wir Sie 2 – 3 Wochen vorher per E-Mail. Die wichtigsten Hinweise darauf finden Sie zudem auch hier.

Alle ab dem 25. Juli 2022 neu angelegten Nutzerinnen und Nutzer sind bereits auf dem neuen Exchange Mailsystem.

Falls Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Postfach auf dem neuen Exchange Mailsystem der Universität ist, so können Sie dies wie folgt prüfen:

1. Rufen Sie in Ihrem Web-Browser (z.B. FireFox, Chrome) die Seite https://exchange.uni-mannheim.de auf.
2. Geben Sie unter „Benutzername“ Ihre Uni-ID, unter „Kennwort“ das Passwort Ihrer Uni-ID ein und klicken Sie auf den „Anmelden“-Button:
   1. Falls Sie sich einloggen können und Inhalte vorfinden, dann befindet sich Ihr Postfach auf dem neuen Exchange.
   2. Falls Sie sich einloggen können, das Postfach leer ist und Sie aber Inhalte erwarten, so steht für dieses Postfach der Umzug kurz bevor. Schauen Sie bitte in Ihrem alten Postfach nach einer Nachricht bzgl. des Umzugs. Dort wird wird Ihnen das Start- und Enddatum des Umzuges genannt.
   3. Falls Sie sich nicht einloggen können, so befindet sich Ihr Postfach noch auf einem der alten Mailsysteme. Wir werden Sie rechtzeitig zum anstehenden Umzugstermin Ihres Postfaches informieren.

Falls Sie bestimmte Inhalte nach dem Umzug Ihres Postfaches auf Exchange vermissen, so prüfen Sie bitte zunächst, ob einer dieser Punkte zutrifft. Falls Sie nach dieser Prüfung die Inhalte nicht finden, wenden Sie sich bitte an den IT-Support unter itsupport uni-mannheim.de.

• „Gesendete Elemente“ fehlen
  Bitte prüfen Sie Ihre Ordner im neuen Exchange Postfach. Es kann unter Umständen vorkommen, dass der Ordner „Gesendete Elemente“ mit einem anderen (ursprünglichen) Namen umgezogen wurde. Bspw. kann dieser Ordner nach dem Umzug „Sent“ oder „Sent Items“ heißen. Sie können die Inhalte dieses Ordner in den neuen „Gesendete Elemente“-Ordner verschieben.
  
  Wenn Sie alle Ihre Ordner geprüft haben und der Ordner trotzdem nicht aufzufinden ist, dann könnte dieser im alten Postfach leer gewesen sein --> leere Ordner werden nicht umgezogen. Dies können Sie noch bis zu 8 Wochen nach dem Umzug bestätigen indem Sie sich in Ihr altes Postfach einloggen und den Ordner dort prüfen.
• „Gelöschte Elemente“ fehlen
  Der Ordner „Gelöschte Elemente“ oder „Trash“ wird seinem Zweck entsprechend nicht umgezogen. Falls Sie Elemente aus diesem Ordner brauchen, so können Sie sich noch innerhalb von 8 Wochen nach dem Umzug auf Ihr altes Postfach einloggen und die Inhalte weiterleiten/r­unterladen.
• Ordner fehlen
  Leere Ordner werden nicht umgezogen. Diese können Sie im neuen Exchange Postfach erneut anlegen.
• Bestimmte E-Mail/s fehlen
  Bitte suchen Sie immer zunächst nach der evtl. fehlenden E-Mail:

1. Verwenden Sie hierfür bitte die Suche im Web-Client unter https://exchange.uni-mannheim.de und nicht in Outlook auf Ihrem Rechner.
2. Loggen Sie sich hierfür unter https://exchange.uni-mannheim.de mit Ihrer Uni-ID und dem dazugehörigen Passwort ein.
3. Klicken Sie links oben in das Suchfeld und geben Sie ein oder zwei Begriffe aus der E-Mail oder dem Betreff der E-Mail ein und bestägen Sie die Suche mit einem Klick auf das Lupen-Symbol.
4. Prüfen Sie danach, ob die gesuchte E-Mail in den Suchergebnissen erscheint.

Wenn Sie die E-Mail nicht finden, beachten Sie bitte auch folgendes:
Unter Umständen kann eine sehr kleine Anzahl an E-Mails kann durch technische Limitierungen nicht umgezogen werden. Die Anzahl dieser Fehlerraten beläuft sich in der Regel zwischen 0,00% – 0,08%, d.h. bei bspw. einem Postfach mit 3.000 werden durchschnittl. 1–2 E-Mails nicht umgezogen. Falls dies bei Ihrem Umzug auftritt, so erhalten Sie von uns noch eine Benachrichtigung, in welcher wir Ihnen diese E-Mails auflisten. Diese können Sie dann noch innerhalb von 8 Wochen aus Ihrem alten Postfach weiterleiten/her­unterladen.

• Kategorien wurden nicht umgezogen
  Sollten Sie Kategorien mit Outlook verwendet haben, so erscheinen diese nach dem Umzug zunächst nicht im neuen Postfach in Outlook. Um diese wiederherzustellen, legen Sie bitte für das neue Exchange-Postfach erneut Ihre Kategorien mit exakt denselben Namen wie im alten Postfach an. Die umgezogenen E-Mails werden daraufhin wieder alle automatisch mit den ursprünglichen Kategorien wie im alten Postfach kategorisiert.

Das neue Exchange Mailsystem ist noch nicht vollumfänglich mit den Microsoft 365 Cloud-Diensten der Universität, zu denen auch Teams gehört, verbunden. Daher sind aktuell Ihr Microsoft Teams Kalender und Ihr Exchange Kalender zwei voneinander getrennte, eigene Kalender, welche sich nicht gegenseitig synchronisieren.

Die Zusammenlegung der beiden Kalender kann erst nach Abschluss der Umzüge aller Postfächer der Universität umgesetzt werden. Danach werden der Teams-Kalender in der Cloud und Ihr Outlook Kalender auf dem Exchange zusammengeführt und fortan wie ein gemeinsamer Kalender behandelt. Wir werden Sie rechtzeitig über diese Migration informieren.

Hinweis: Diese Funktion ist auf der M365-Instanz für Studierende nicht vorhanden.

Die Kalenderfreigabe ist beschränkt auf interne Postfächer mit „...@uni-mannheim.de" Adressen, also in der Domain „uni-mannheim.de“. Wenn Sie versuchen, Ihren Kalender für andere Domains freizugeben, wie bspw. „xyz gmx.de“, wird dies als externe Adresse abgelehnt.

Falls Sie Ihren Kalender für ein Uni-Mannheim-internes Postfach freigeben möchten und dennoch eine Fehlermeldung erhalten, befolgen Sie bitte die Anleitung zur Freigabe von Kalendern.

Die offizielle Outlook App unter Android & iOS verbindet sich nicht direkt mit dem Exchange Mailsystem der Universität sondern mit Microsoft Servern, welche sich dann mit dem Mailsystem der Universität verbinden. Dabei werden diverse Daten auf den Microsoft Servern zwischengespeichert, dar­unter auch alle E-Mails der letzten 30 Tage (für nähere Infos siehe docs.microsoft.com).
Dies verletzt die Anforderungen der Universität, keine E-Mails in der Cloud zu speichern, daher wird der Zugriff für die offizielle Outlook App blockiert.

Wenn Sie vor kurzem umgezogen wurden und nun Ihr neues Exchange-Postfach zusammen mit Outlook auf Ihrem Rechner verwenden, so kann es vorkommen, dass Ihre gesendeten E-Mails nicht mehr bei Kontakten ankommen, mit denen Sie vor dem Umzug problemlos schreiben konnten.

Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie von früher zwischengespeicherte Adressen im „An“- oder „CC“-Feld übernehmen. Sie müssen diese alten Einträge einmalig entfernen, danach funktionieren die Vorschläge nach dem ersten Eingeben wieder wie gewohnt. Wenn Sie Windows nutzen, gehen Sie dafür wie folgt vor:

1. Laden Sie die Datei „cache_adressen_entfernen.bat“ her­unter
2. Beenden Sie Outlook.
3. Führen Sie die Datei „cache_adressen_entfernen.bat“ mit einem Doppelklick auf diese aus:
   Sollte die Datei von Windows Defender oder einer anderen Antiviren-Software geblockt werden, lassen Sie diese bitte zu.
4. Outlook startet daraufhin mit geleertem Zwischenspeicher für Adressen und kann ab jetzt wie gewohnt verwendet werden.
5. Sie können die Datei nun löschen.

Bei anderen Betriebs­systemen müssen Sie die Adressen einzeln entfernen, wenn diese erscheinen. Geben Sie nach dem Entfernen die Adresse erneut ein. Dies müssen Sie nur einmalig vornehmen, danach funktionieren die Vorschläge wieder wie gewohnt:

Bitte beachten Sie: Im Outlook-Adressbuch stehen nur Kontakte, welche schon auf den Exchange umgezogen sind oder den Verwaltungs-Exchange nutzen. Während die Umzüge laufen kann es daher sein, dass Sie Kontakte noch nicht finden, da diese doch nicht auf den Exchange umgezogen wurden.

Falls Sie einen Kontakt nicht finden von dem Sie ausgehen, dass dieser im Outlook-Adressbuch stehen sollte, dann gehen Sie bitte zunächst wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Outlook Adressbuch.
2. Vergewissern Sie sich, dass die Globale Adressliste und die Option „Alle Spalten“ ausgewählt ist.
3. Geben Sie den gewünschten Namen in das Suchfeld ein und klicken Sie auf das Pfeil-Symbol:

Beenden Sie Outlook und MS Teams und starten Sie beide Programme neu. Sollte das Problem nach wie vor bestehen, installieren Sie MS Teams neu und beenden Sie Outlook. Starten Sie Teams nach der Neuinstallation und rufen Sie anschließend Outlook auf.

Hinweis: Diese Funktion ist auf der M365-Instanz für Studierende nicht vorhanden.

Hinweise zum Versenden und Empfangen barrierefreier Nachrichten finden Sie in der Anleitung Barrierefreiheit.

Wenn Sie E-Mails über Mailinglisten empfangen möchten ist grundsätzlich kein Handlungs­bedarf notwendig. Sie können nach dem Umzug auf Exchange weiterhin mit allen Ihren gewohnten Mailadressen E-Mails empfangen. Ihre in der Mailingliste eingetragene E-Mail-Adresse ist weiterhin für den Empfang von E-Mails gültig. Die Nachrichten kommen in Ihrem neuen Exchange Postfach an.

Mit dem Umzug auf Exchange können Sie E-Mails nur noch über eine Absender-Adresse für Ihr Postfach versenden. Falls sich beim Umzug Ihre Absender-E-Mail-Adresse geändert hat (siehe auch: FAQ – Wie lautet meine Exchange E-Mail-Adresse?) und nicht mehr mit der Adresse übereinstimmt, welche als sende-berechtigt in der Mailingliste eingetragen ist, wenden Sie sich an die Administration der Mailingliste mit der Bitte, Ihre neue E-Mail-Adresse einzutragen.

Ihr E-Mail-Zertifikat ist auf eine/mehrere spezifische E-Mail-Adressen von Ihnen ausgestellt und nur für diese E-Mail-Adressen gültig. Falls sich beim Umzug auf Exchange Ihre Absender-E-Mail-Adresse geändert hat (siehe auch: FAQ – Wie lautet meine Exchange E-Mail-Adresse?) und diese neue Absender-Adresse nicht vom Zertifikat abgedeckt ist, so ist dieses Zertifikat nicht mehr verwendbar und Sie müssen ein neues ausstellen lassen. 

Auf welche E-Mail-Adresse/n Ihr Zertifikat ausgestellt wurde, können Sie am einfach­sten im Zertifikats-Antrag nachlesen, den Sie damals ausgefüllt haben. Dort ist/sind die Adresse/n vermerkt.

Nein. Das POP3 Protokoll ist ein veraltetes Mailprotokoll, welches noch aus einer Zeit stammt, in welcher Postfach­speicher sehr knapp bemessen waren.

Unter den daraus resultierenden Einschränkungen von POP3 ist folgende für die Deaktivierung ausschlaggebend:
POP3 lädt die E-Mails auf den lokalen Rechner der Nutzenden her­unter und löscht diese im Exchange Postfach. Bei einem Defekt oder anderweitigen Komplikationen mit dem Rechner der Nutzenden sind diese E-Mails ohne Backup verloren und nicht wiederherstellbar. Bei vorhandenen Backups sind diese nur mit entsprechendem Datenverlust bis zum letzten Backupzeitpunkt wiederherstellbar. Daher ist das Einbinden über POP3 für die Postfächer des Exchange Mailsystems nicht akzeptabel.

Damit Ihr akademischer Titel in Ihrem Exchange Anzeigenamen erscheint, rufen Sie die Benutzerverwaltung auf und setzen Sie unter „E-Mail | Uni-ID“ → „Status Uni-ID“ unten den entsprechenden Haken. Um Korrekturen an dem hier gespeicherten akademischen Grad vornehmen zu lassen, wenden Sie sich bitte direkt an die Personalabteilung der Universität Mannheim.