Mit Microsoft Exchange steht allen Beschäftigten und Studierenden der Universität Mannheim ein einheitliches System für E-Mail, Kalender und Adressbücher zur Verfügung.
Sie haben zwei Möglichkeiten, auf Ihr Exchange Postfach zuzugreifen:
Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Wechsel auf- und der Nutzung von Microsoft Exchange.
Alle ab dem 25. Juli 2022 neu angelegten Nutzerinnen und Nutzer sind bereits auf dem neuen Exchange Mailsystem.
Falls Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Postfach auf dem neuen Exchange Mailsystem der Universität ist, so können Sie dies wie folgt prüfen:
Sie können Ihre Exchange E-Mail-Adresse über Ihren Webbrowser (bspw. FireFox, Edge, Chrome) im Outlook Web-Client einsehen.
Die Anleitung als Video
Bitte gehen Sie dabei wie folgt vor:
Aufgrund der einheitlichen Adressstruktur fallen die Subdomains (= Adress-Zusätze, welche vor dem „uni-mannheim.de“ stehen, z.B. @unit.uni-mannheim.de) zukünftig für die Absender-Adressen weg. Sie können aber weiterhin E-Mails, die an Adressen mit einer Subdomain gesendet werden, empfangen.
Falls Sie bestimmte Inhalte nach dem Umzug Ihres Postfaches auf Exchange vermissen, so prüfen Sie bitte zunächst, ob einer dieser Punkte zutrifft. Falls Sie nach dieser Prüfung die Inhalte nicht finden, wenden Sie sich bitte an den IT-Support unter itsupport. uni-mannheim.de
Wenn Sie die E-Mail nicht finden, beachten Sie bitte auch folgendes:
Unter Umständen kann eine sehr kleine Anzahl an E-Mails durch technische Limitierungen nicht umgezogen werden. Die Anzahl dieser Fehlerraten beläuft sich in der Regel zwischen 0,00% – 0,08%, d.h. bei bspw. einem Postfach mit 3.000 E-Mails werden durchschnittl. 1–2 E-Mails nicht umgezogen. Falls dies bei Ihrem Umzug auftritt, so erhalten Sie von uns noch eine Benachrichtigung, in welcher wir Ihnen diese E-Mails auflisten. Diese können Sie dann noch innerhalb von 8 Wochen aus Ihrem alten Postfach weiterleiten/
Das neue Exchange Mailsystem ist noch nicht vollumfänglich mit den Microsoft 365 Cloud-Diensten der Universität, zu denen auch Teams gehört, verbunden. Daher sind aktuell Ihr Microsoft Teams Kalender und Ihr Exchange Kalender zwei voneinander getrennte, eigene Kalender, welche sich nicht gegenseitig synchronisieren.
Die Zusammenlegung der beiden Kalender kann erst nach Abschluss der Umzüge aller Postfächer der Universität umgesetzt werden. Danach werden der Teams-Kalender in der Cloud und Ihr Outlook Kalender auf dem Exchange zusammengeführt und fortan wie ein gemeinsamer Kalender behandelt. Wir werden Sie rechtzeitig über diese Migration informieren.
Hinweis: Diese Funktion ist auf der M365-Instanz für Studierende nicht vorhanden.
Die Kalenderfreigabe ist beschränkt auf interne Postfächer mit „...@uni-mannheim.de" Adressen, also in der Domain „uni-mannheim.de“. Wenn Sie versuchen, Ihren Kalender für andere Domains freizugeben, wie bspw. „xyz@gmx.de“, wird dies als externe Adresse abgelehnt.
Falls Sie Ihren Kalender für ein Uni-Mannheim-internes Postfach freigeben möchten und dennoch eine Fehlermeldung erhalten, befolgen Sie bitte die Anleitung zur Freigabe von Kalendern.
Die offizielle Outlook App unter Android & iOS verbindet sich nicht direkt mit dem Exchange Mailsystem der Universität sondern mit Microsoft Servern, welche sich dann mit dem Mailsystem der Universität verbinden. Dabei werden diverse Daten auf den Microsoft Servern zwischengespeichert, darunter auch alle E-Mails der letzten 30 Tage (für nähere Infos siehe docs.microsoft.com).
Dies verletzt die Anforderungen der Universität, keine E-Mails in der Cloud zu speichern, daher wird der Zugriff für die offizielle Outlook App blockiert.
Wenn Sie vor kurzem umgezogen wurden und nun Ihr neues Exchange-Postfach zusammen mit Outlook auf Ihrem Rechner verwenden, so kann es vorkommen, dass Ihre gesendeten E-Mails nicht mehr bei Kontakten ankommen, mit denen Sie vor dem Umzug problemlos schreiben konnten.
Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie von früher zwischengespeicherte Adressen im „An“- oder „CC“-Feld übernehmen. Sie müssen diese alten Einträge einmalig entfernen, danach funktionieren die Vorschläge nach dem ersten Eingeben wieder wie gewohnt. Wenn Sie Windows nutzen, gehen Sie dafür wie folgt vor:
Bei anderen Betriebssystemen müssen Sie die Adressen einzeln entfernen, wenn diese erscheinen. Geben Sie nach dem Entfernen die Adresse erneut ein. Dies müssen Sie nur einmalig vornehmen, danach funktionieren die Vorschläge wieder wie gewohnt:
Die Outlook Anwendung auf Ihrem Rechner durchsucht beim Starten einer Suche standardmäßig das aktuell ausgewähltePostfach nach Einträgen. Wenn Sie mehrere Postfächer in Outlook eingebunden haben und die gewünschte E-Mail in einem anderen, nicht ausgewählten Postfach liegt, dann wird diese nicht in den Suchergebnissen angezeigt.
Um alle Postfächer auf einmal zu durchsuchen, tippen Sie Ihren Suchbegriff ein, klicken Sie links daneben auf „Aktuelles Postfach“ und wählen danach „Alle Postfächer“ aus:
Sie können die Suche auch immer standardmäßig über alle Ihre eingebundenen Postfächer suchen lassen, gehen Sie dafür bitte wie folgt vor:
Bitte beachten Sie: Im Outlook-Adressbuch stehen nur Kontakte, welche schon auf den Exchange umgezogen sind oder den Verwaltungs-Exchange nutzen. Während die Umzüge laufen kann es daher sein, dass Sie Kontakte noch nicht finden, da diese doch nicht auf den Exchange umgezogen wurden.
Falls Sie einen Kontakt nicht finden von dem Sie ausgehen, dass dieser im Outlook-Adressbuch stehen sollte, dann gehen Sie bitte zunächst wie folgt vor:
Beenden Sie Outlook und MS Teams und starten Sie beide Programme neu. Sollte das Problem nach wie vor bestehen, installieren Sie MS Teams neu und beenden Sie Outlook. Starten Sie Teams nach der Neuinstallation und rufen Sie anschließend Outlook auf.
Hinweis: Diese Funktion ist auf der M365-Instanz für Studierende nicht vorhanden.
Hinweise zum Versenden und Empfangen barrierefreier Nachrichten finden Sie in der Anleitung Barrierefreiheit.
Wenn Sie E-Mails über Mailinglisten empfangen möchten ist grundsätzlich kein Handlungsbedarf notwendig. Sie können nach dem Umzug auf Exchange weiterhin mit allen Ihren gewohnten Mailadressen E-Mails empfangen. Ihre in der Mailingliste eingetragene E-Mail-Adresse ist weiterhin für den Empfang von E-Mails gültig. Die Nachrichten kommen in Ihrem neuen Exchange Postfach an.
Mit dem Umzug auf Exchange können Sie E-Mails nur noch über eine Absender-Adresse für Ihr Postfach versenden. Falls sich beim Umzug Ihre Absender-E-Mail-Adresse geändert hat (siehe auch: FAQ – Wie lautet meine Exchange E-Mail-Adresse?) und nicht mehr mit der Adresse übereinstimmt, welche als sende-berechtigt in der Mailingliste eingetragen ist, wenden Sie sich an die Administration der Mailingliste mit der Bitte, Ihre neue E-Mail-Adresse einzutragen.
Ihr E-Mail-Zertifikat ist auf eine/
Auf welche E-Mail-Adresse/n Ihr Zertifikat ausgestellt wurde, können Sie am einfachsten im Zertifikats-Antrag nachlesen, den Sie damals ausgefüllt haben. Dort ist/
Nein. Das POP3 Protokoll ist ein veraltetes Mailprotokoll, welches noch aus einer Zeit stammt, in welcher Postfachspeicher sehr knapp bemessen waren.
Unter den daraus resultierenden Einschränkungen von POP3 ist folgende für die Deaktivierung ausschlaggebend:
POP3 lädt die E-Mails auf den lokalen Rechner der Nutzenden herunter und löscht diese im Exchange Postfach. Bei einem Defekt oder anderweitigen Komplikationen mit dem Rechner der Nutzenden sind diese E-Mails ohne Backup verloren und nicht wiederherstellbar. Bei vorhandenen Backups sind diese nur mit entsprechendem Datenverlust bis zum letzten Backupzeitpunkt wiederherstellbar. Daher ist das Einbinden über POP3 für die Postfächer des Exchange Mailsystems nicht akzeptabel.
Damit Ihr akademischer Titel in Ihrem Exchange Anzeigenamen erscheint, rufen Sie die Benutzerverwaltung auf und setzen Sie unter „E-Mail | Uni-ID“ → „Status Uni-ID“ unten den entsprechenden Haken. Um Korrekturen an dem hier gespeicherten akademischen Grad vornehmen zu lassen, wenden Sie sich bitte direkt an die Personalabteilung der Universität Mannheim.
Nach der Aktivierung einer weiteren Komforteinstellung für Funktionspostfächer werden seit dem 1.2.2023 alle E-Mails, die Sie über ein Funktionspostfach senden, in Ihrem persönlichen Postfach und zusätzlich in Kopie im Funktionspostfach unter „Gesendete Elemente“ gespeichert. Hierdurch ist es einfacher und übersichtlicher, mit mehreren Personen ein Funktionspostfach zu verwenden, da die gesamte Kommunikation im Postfach abgebildet wird. Ein aufwändiges manuelles Verschieben von gesendeten Nachrichten ist somit nicht mehr erforderlich.
Informationen für Admins
Sie sind Admin an einem Lehrstuhl oder in einer Einrichtung? Wir stellen Ihnen alle notwendigen Informationen bereit, um Ihre Nutzerinnen und Nutzer beim Umzug auf das Exchange Mailsystem bestmöglich unterstützen zu können.