Wie verbinde ich mein Exchange Postfach mit Outlook auf meinem Windows-PC/-Laptop?

In diesen Anleitungen zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Windows-Geräte mit Ihrem Exchange Postfach verbinden.
Diese Anleitungen können Sie erst anwenden, nachdem Ihr Exchange Postfach erstellt wurde.

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen die Verwendung von Outlook als E-Mail-Client, um alle Funktionen Ihres Exchange Postfachs (wie Kalender oder Adressbücher) nutzen zu können. Alternative E-Mail-Clients (zum Beispiel Thunderbird) können sich nur mit eingeschränktem Funktions­umfang mit Ihrem Exchange Postfach verbinden und benötigen Erweiterungen (Add-ons), bei denen Sie keine Garantie auf Aktualität und zukünftige Funktionalität haben. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Universitäts-IT aus diesem Grund den vollständigen Support nur für Outlook anbietet. 

Sie können Ihr Exchange Postfach auch jederzeit über einen Webbrowser unter https://exchange.uni-mannheim.de aufrufen, wenn Sie keinen installierten PC-Client einsetzen möchten. Die Anmeldung erfolgt ganz einfach mit Ihrer Uni-ID und dem dazugehörigen Passwort.

Verbinden Ihres E-Mail-Kontos mit Outlook

  • Anleitung für Microsoft Outlook 365

    Beim allerersten Verbinden von Outlook auf Ihrem PC/Laptop mit dem Exchange führen Sie bitte einmalig folgende Schritte aus:

    1. Laden Sie die Datei „Outlook Autodiscovery RegKey setzen.bat her­unter:
    Download Outlook Autodiscovery RegKey.bat

    Die Datei setzt ein schon installiertes Outlook 365 voraus.

    2. Führen Sie die Datei „Outlook Autodiscovery RegKey setzen.bat“ mit einem Doppelklick auf diese aus:

    • Sollte die Datei von Windows Defender oder einer anderen Antiviren-Software geblockt werden, lassen Sie diese bitte zu.
    • Falls sich ein schwarzes Konsolenfenster öffnet, bestätigen Sie dieses mit Enter.

    3. Öffnen Sie Ihren Internetbrowser (z.B. FireFox oder Chrome) und rufen Sie https://exchange.uni-mannheim.de auf.

    4. Geben Sie dort Ihre Uni-ID und das dazugehörige Passwort ein und klicken Sie danach auf den „Anmelden“-Button:

    5. Klicken Sie nach dem Anmelden auf das Profilbild rechts oben, Ihre Exchange-Absender-Adresse wird im sich öffnenden Pop-Up angezeigt:

    6. Notieren Sie sich diese Adresse --> diese ist Ihre Exchange-Absender-Adresse die Sie zum Verbinden von Outlook benötigen.


    Um nun Outlook 365 mit Ihrem neuen Postfach zu verbinden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

    1. Starten Sie Outlook 365 auf Ihrem Rechner.
    Falls dies Ihr erster Start von Outlook ist, werden Sie automatisch zum Verbinden eines Kontos aufgefordert.
    Ansonsten klicken Sie auf den Reiter „Datei“:

    2. Klicken Sie dort auf den „+ Konto hinzufügen“-Button:

    3. Geben Sie nun Ihre Exchange-E-Mail-Adresse* ein. Klicken Sie danach auf „Erweiterte Optionen“, setzen Sie den Haken bei „Ich möchte mein Konto manuell einrichten“ und machen Sie weiter mit einem Klick auf „Verbinden“:

    *Siehe dazu oben, bei den initialen Schritten die Schritte 3-6.

    4. Wählen Sie im nachfolgenden Fenster „Exchange“ aus:

    5. Im folgenden Login-Fenster gehen Sie bitte wie folgt vor:

    • Öffnen Sie „Weitere Optionen“ --> „Anderes Konto verwenden“.
    • Geben Sie nun Ihre Uni-ID (=ehem. „Kennung“) mit einem vorangestelltem „ad\“ und Ihr Passwort ein.
      Achtung: verwenden Sie „\“, nicht „/“.
    • Setzen Sie den Haken bei „Anmeldedaten speichern“ und machen Sie weiter mit einem Klick auf „OK“:

    6. Falls ein weiteres Popup erscheint, bestätigen Sie dieses mit einem Klick auf „OK“:

    7. Belassen Sie „Verwenden Sie den Exchange-Cache-Modus,[..]“ angewählt, das Her­unterladen bei „1 Jahr“ und  klicken Sie anschließend auf „Weiter“:

    8. Bestätigen Sie das nachfolgende Fenster mit einem Klick auf „Vorgang abgeschlossen“:

    9. Anschließend kann es zur Aufforderung kommen, die Seite exchange.uni-mannheim.de Einstellungen an Ihrem Konto vornehmen zu lassen. Stimmen Sie dieser Aufforderung zu:

    10. Beenden Sie Outlook und starten Sie es neu. Daraufhin wird Ihr Postfach synchronisiert und Sie haben es erfolgreich eingebunden.

  • Anleitung für Microsoft Outlook 2019

    Beim allerersten Verbinden von Outlook auf Ihrem PC/Laptop mit dem Exchange führen Sie bitte einmalig folgende Schritte aus:

    1. Laden Sie die Datei „Outlook Autodiscovery RegKey setzen.bat“ her­unter:
    Download Outlook Autodiscovery RegKey setzen.bat
    Die Datei setzt ein schon installiertes Outlook 2019 voraus.

    2. Führen Sie die Datei „Outlook Autodiscovery RegKey setzen.bat“ mit einem Doppelklick auf diese aus:

    • Sollte die Datei von Windows Defender oder einer anderen Antiviren-Software geblockt werden, lassen Sie diese bitte zu.
    • Falls sich ein schwarzes Konsolenfenster öffnet, bestätigen Sie dieses mit Enter.

    3. Öffnen Sie Ihren Internetbrowser (z.B. FireFox oder Chrome) und rufen Sie https://exchange.uni-mannheim.de auf.

    4. Geben Sie dort Ihre Uni-ID und das dazugehörige Passwort ein und klicken Sie danach auf den „Anmelden“-Button:

    5. Klicken Sie nach dem Anmelden auf das Profilbild rechts oben, Ihre Exchange-Absender-Adresse wird im sich öffnenden Pop-Up angezeigt:

    6. Notieren Sie sich diese Adresse --> diese ist Ihre Exchange-Absender-Adresse die Sie zum Verbinden von Outlook benötigen.


    Um Outlook 2019 mit Ihrem neuen Postfach zu verbinden, gehen Sie bitte wie folgt vor:

    1. Starten Sie Outlook 2019 auf Ihrem Rechner.
    Falls dies Ihr erster Start von Outlook ist, werden Sie automatisch zum Verbinden eines Kontos aufgefordert.
    Ansonsten klicken Sie auf den Reiter „Datei“:

    2. Klicken Sie dort auf den "+ Konto hinzufügen“-Button.

    3. Geben Sie nun Ihre Exchange-E-Mail-Adresse* ein:

    *Siehe dazu oben, bei den initialen Schritten die Schritte 3-6.

    4. Dabei kann es zur Aufforderung kommen, die Seite exchange.uni-mannheim.de Einstellungen an Ihrem Konto vornehmen zu lassen. Stimmen Sie dieser Aufforderung zu:
     

    5. Im folgenden Login-Fenster gehen Sie bitte wie folgt vor:

    • Öffnen Sie „Weitere Optionen“ --> „Anderes Konto verwenden“.
    • Geben Sie nun Ihre Uni-ID (=ehem. „Kennung“) mit einem vorangestelltem „ad\“ und Ihr Passwort ein. Achtung: verwenden Sie „\“, nicht „/“.
    • Setzen Sie den Haken bei „Anmeldedaten speichern“ und machen Sie weiter mit einem Klick auf „OK“:

    6. Outlook verbindet sich daraufhin mit Ihrem neuen Postfach und es erscheint der Hinweis, dass die Konto­einrichtung abgeschlossen ist. Entfernen Sie den Haken bei „Outlook Mobile auch auf meinem Telefon einrichten“ und klicken Sie auf „OK“:

    7. Gegebenenfalls müssen Sie Outlook beenden und neu starten, damit Ihr neues Postfach eingebunden und synchronisiert wird.

  • Anleitung für Microsoft Outlook 2016

    Beim allerersten Verbinden von Outlook auf Ihrem PC/Laptop mit dem Exchange führen Sie bitte einmalig folgende Schritte aus:

    1. Laden Sie die Datei „Outlook Autodiscovery RegKey setzen.bat“ her­unter:
    Download Outlook Autodiscovery RegKey setzen.bat
    Die Datei setzt ein schon installiertes Outlook 2016 voraus.

    2. Führen Sie die Datei „Outlook Autodiscovery RegKey setzen.bat“ mit einem Doppelklick auf diese aus:

    • Sollte die Datei von Windows Defender oder einer anderen Antiviren-Software geblockt werden, lassen Sie diese bitte zu.
    • Falls sich ein schwarzes Konsolenfenster öffnet, bestätigen Sie dieses mit Enter.

    3. Öffnen Sie Ihren Internetbrowser (z.B. FireFox oder Chrome) und rufen Sie https://exchange.uni-mannheim.de auf.

    4. Geben Sie dort Ihre Uni-ID und das dazugehörige Passwort ein und klicken Sie danach auf den „Anmelden“-Button:

    5. Klicken Sie nach dem Anmelden auf das Profilbild rechts oben, Ihre Exchange-Absender-Adresse wird im sich öffnenden Pop-Up angezeigt:

    6. Notieren Sie sich diese Adresse --> diese ist Ihre Exchange-Absender-Adresse die Sie zum Verbinden von Outlook benötigen.


    Für das Verbinden Ihres neuen E-Mail-Kontos in Outlook 2016 gehen Sie bitte wie folgt vor:

    1. Starten Sie Outlook 2016 auf Ihrem Rechner.
    Falls dies Ihr erster Start von Outlook ist, werden Sie automatisch zum Verbinden eines Kontos aufgefordert.
    Ansonsten klicken Sie auf den Reiter „Datei“:

    2. Klicken Sie dort auf den „+ Konto hinzufügen“-Button:

    3. Geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Exchange-Absender-Adresse* und das Kennwort Ihrer Uni-ID (=ehem. „Kennung“) ein. Klicken Sie danach auf weiter:

    *Siehe dazu oben, bei den initialen Schritten die Schritte 3-6.

    4. Outlook versucht nun eine Verbindung zu Ihrem neuen Postfach aufzubauen:

    5. Dabei kann es zur Aufforderung kommen, die Seite exchange.uni-mannheim.de/owa Einstellungen an Ihrem Konto vornehmen zu lassen. Stimmen Sie dieser Aufforderung zu:
     

    6. Im folgenden Login-Fenster gehen Sie bitte wie folgt vor:

    • Öffnen Sie „Weitere Optionen“ --> „Anderes Konto verwenden“
    • Geben Sie nun Ihre Uni-ID (=ehem. „Kennung“) mit einem vorangestelltem „ad\“ und Ihr Passwort ein. Achtung: verwenden Sie „\“, nicht „/“.
    • Setzen Sie den Haken bei „Anmeldedaten speichern“ und machen Sie weiter mit einem Klick auf „OK“:

    7. Outlook verbindet sich daraufhin mit Ihrem neuen Postfach. Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um Outlook zu öffnen:


Verbinden Ihres E-Mail-Kontos mit Thunderbird

Bitte beachten Sie: Eine dauerhafte Funktionalität der Synchronisierung von Thunderbird mit Ihrem Kalender und Kontakten kann nicht garantiert werden. Die Universitäts-IT bietet hierfür auch keinen Support an. Wir empfehlen Ihnen daher ausdrücklich die Outlook-Clients für Windows/Mac oder den Outlook Web-Client für die Nutzung Ihres Exchange Postfachs.

  • Exchange Postfach mit Thunderbird verbinden

    1. Öffnen Sie Ihren Internetbrowser (z.B. FireFox oder Chrome) und rufen Sie https://exchange.uni-mannheim.de auf.

    2. Geben Sie dort Ihre Uni-ID und das dazugehörige Passwort ein und klicken Sie danach auf den „Anmelden“-Button:

    3. Klicken Sie nach dem Anmelden auf das Profilbild rechts oben, Ihre Exchange-Absender-Adresse wird im sich öffnenden Pop-Up angezeigt:

    4. Notieren Sie sich diese Adresse --> diese ist Ihre Exchange-Absender-Adresse die Sie zum Verbinden von Outlook benötigen.

    5. Starten Sie Thunderbird und klicken Sie rechts oben auf das Anwendungs­menü und dort auf die Option „Neu“. Danach wählen Sie den Eintrag „Bestehendes E-Mail-Konto…“ aus:

    6. Im sich öffnenden Fenster geben Sie Ihren Namen, Ihre Exchange-Absender-Adresse* und das Passwort Ihrer Uni-ID (=ehem. „Kennung“) ein. Klicken Sie danach auf den „Manuell einrichten…“-Button:

    *Siehe dazu die Schritte 1-4.

    7. In den sich aufklappenden Feldern tragen Sie die folgenden Werte ein und klicken danach auf den „Fertig“-Button:


    Bei „Posteingangs-Server“:

    ProtokollIMAP
    Server

    exchange.uni-mannheim.de

    Port993
    SSLSSL/TLS
    AuthentifizierungPasswort, normal
    Benutzername

    Uni-ID

     

    Bei „Postausgangs-Server“:

    Server

    exchange.uni-mannheim.de

    Port587
    SSLSTARTTLS
    AuthentifizierungPasswort, normal
    Benutzername

    Uni-ID

    Thunderbird verbindet sich daraufhin mit Ihrem neuen Postfach und synchronisiert Ihre E-Mails. 


    Umstellung der Systemordner in Thunderbird
    Wir empfehlen Ihnen, die Systemordner in Ihrem E-Mail-Client identisch mit den Ordnern des Microsoft Exchange OWA (Outlook Web Access) einzurichten. Auf diese Weise werden sowohl über den E-Mail-Client als auch über das OWA die gleichen Ordner verwendet.

    Zur Umstellung der Systemordner in Thunderbird gehen Sie bitte wie folgt vor:

    1. Zunächst muss sichergestellt werden, dass alle Ordner des Exchange angezeigt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Email-Konto und wählen „Abonnieren…“:

    2. Klicken Sie auf „Aktualisieren“ (1) um die aktuelle Ordnerliste des Exchange zu empfangen. Setzen Sie nun die Haken bei Ordnern, die künftig in Thunderbird angezeigt werden sollen (2). Klicken Sie im Anschluss auf „Abonnieren“ (3) und abschließend auf „OK“ (4). Nun werden die neuen Ordner in Thunderbird angezeigt:

    3. Klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf Ihr Email-Konto und wählen „Einstellungen“:

    4. In dieser Anleitung wird beispielhaft die Umstellung des Ordners für gesendete Emails beschrieben. Klicken Sie im linken Menü auf „Kopien & Ordner“ (1). Im mittleren Bereich aktivieren Sie unter „Beim Senden von Nachrichten automatisch“ die Option „Anderer Ordner“ (2). Klicken Sie anschließend auf den Dropdown-Pfeil (3) und wählen unter Ihrem Email-Account (NICHT „Lokaler Ordner“) den Ordner „Gesendete Elemente“ (4):

    Spätestens nach einem Neustart von Thunderbird sollten die Systemordner nun korrekt angezeigt werden.


    Damit auch Ihr Kalender und Ihre Kontakte synchronisiert werden, fahren Sie bitte mit dem nächsten Kapitel fort.

  • Kalender und Kontakte Ihres neuen Exchange Postfachs mit Thunderbird verbinden

    Eine dauerhafte Funktionalität dieser Kalender und Kontakte Add-ons ist von den Entwicklern der jeweiligen Add-ons abhängig. Werden diese nicht gepflegt und aktualisiert können sie ggf. nicht mehr mit Ihrem Exchange-Postfach verwendet werden. Für diesen Fall kann die UNIT keinen Support anbieten. Wir empfehlen Ihnen daher ausdrücklich die Outlook-Clients für Windows/Mac oder den Outlook Web-Client für die Nutzung Ihres Exchange Postfachs.


    Damit nicht nur Ihre E-Mails, sondern auch die Kalender und Kontakte Ihres neuen Exchange Postfachs in Thunderbird synchronisiert werden, müssen Sie nachfolgend zwei Addons installieren und einrichten:

    1. Klicken Sie in Thunderbird rechts oben das Anwendungs­menü und wählen Sie die Option „Add-ons“:


    2. Im sich öffnenden Fenster geben Sie in der Suchleiste oben „tbsync“ ein und bestätigen Sie die Eingabe mit der ENTER-Taste:


    3. Daraufhin öffnet sich ein Tab mit Suchergebnissen. Hier klicken Sie im ersten Schritt beim Addon „TbSync“ auf den „Zu Thunderbird hinzufügen“-Button, bestätigen das Hinzufügen und wiederholen dies auch für das Addon „Provider für Exchange ActiveSync“:


    4. Schließen Sie die beiden Addon-Tabs und wechseln Sie wieder in das Haupt-Fenster von Thunderbird:


    5. Klicken Sie dort unten rechts auf „TbSync: Leerlauf“:


    6. Dies öffnet die TbSync Kontoverwaltung, in welcher Sie unten links „Konto Aktionen“ > „Neues Konto hinzufügen“ > „Exchange-ActiveSync“ auswählen:


    7. Hier wählen Sie „Benutzer­spezifische Konfiguration“ aus und tragen Ihre Daten ein. Im Feld  „Benutzername (E-Mail Adresse)“ tragen Sie Ihre ad\Uni-ID ein, also bspw. ad\mamuster . Klicken Sie anschließend auf den „Konto hinzufügen“-Button:


    8. Das Konto wird daraufhin übernommen und muss aktiviert werden. Setzen Sie dafür den Haken bei „Konto aktivieren und synchronisieren“:


    9. Es öffnet sich daraufhin ein Auswahlmenü, in welchem Sie wählen können, was alles synchronisiert werden soll. Für Ihren Kalender und Ihre Kontakte setzen Sie die Häkchen bei „Kontakte“ und bei „Kalender“. Setzen Sie dann eine periodische Synchronisation (bitte ≥ 5min) und klicken Sie auf den „Jetzt synchronisieren“-Button:


    10. Daraufhin werden Ihre ausgewählten Elemente synchronisiert. Wenn neben Ihrem Kontonamen ein grünes Häkchen erscheint, wurde alles erfolgreich synchronisiert:

    Sie können nun auf Ihren Kalender und Ihre Kontakte zugreifen.

    Wenn Sie in den globalen Adressbüchern der Universität Kontakte suchen möchten, wechseln Sie in Thunderbird auf das Adressbuch, markieren Sie Ihr neues Exchange Konto mit einem Klick darauf und suchen Sie dann im Suchfeld oben rechts nach den Kontakten:

  • Hinweise und Fehlermeldungen

    Bitte beachten Sie, dass Thunderbird sich über das IMAP-Protokoll nur in eingeschränktem Funktions­umfang mit Ihrem neuen Exchange Postfach verbinden kann. Unter anderem werden alle Ihre E-Mail-Ordner nicht automatisch in derselben Struktur wie in Ihrem Exchange Postfach synchronisiert und angelegt. Dafür müssen Sie in den Einstellungen selbst das Ordner-Mapping vornehmen. Hierfür bietet die UNIT keinen Support an. In Outlook 365, Outlook 2019, Outlook 2016 und dem Web-Client wird dies automatisch übernommen.

    Fehlermeldungen beim Synchronisieren

    Falls es zu Fehlermeldungen beim Synchronisieren kommt:

    • Vergewissern Sie sich, dass Thunderbird im Onlinemodus ist. Falls nicht, klicken Sie auf den Button unten links:
    • Falls dies Ihr Problem nicht löst, überprüfen Sie bitte noch einmal Ihre Konto-Eingaben, indem Sie den Haken bei „Konto aktivieren und synchronisieren“ entfernen und dann auf den Reiter „Kontoeinstellungen“ wechseln.