Freigabe von Kalendern im Exchange-Mailsystem

Sie können die Kalender Ihres Exchange-Postfachs an andere Nutzerinnen und Nutzer des zentralen Exchange-Mailsystems der Universität Mannheim freigeben.

Bitte beachten Sie:
Eine Freigabe an Personen bzw. E-Mail-Adressen außerhalb des Exchange Mailsystems der Universität ist nicht möglich! Dies gilt auch für Personen, die aktuell noch nicht auf den zentralen Exchange umgezogen wurden.

Wie kann ich meinen Kalender für andere freigeben?

Diese Anleitung ist unabhängig vom verwendeten Gerät (PC, Mac, iPhone, etc.) nutzbar, weil sie den Outlook-Web-Client in Ihrem Browser verwendet.  
Gehen Sie bitte wie folgt vor: 

Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Webbrowser (FireFox/Chrome/etc.) und rufen Sie https://exchange.uni-mannheim.de auf. 

Schritt 2: Loggen Sie sich dort mit Ihrer Uni-ID und dem dazugehörigen Passwort ein:

Schritt 3: Klicken Sie links oben auf das Menü und danach auf „Kalender“:

Schritt 4: Klicken Sie mit einem Rechts­klick in der linken Spalte auf den gewünschten freizugebenden Kalender und wählen Sie „Freigabeberechtigungen“ aus:

Schritt 5: Im sich öffnenden Menü können Sie nach Nutzerinnen und Nutzern auf dem Exchange-Mailsystem suchen. Tippen Sie dafür im Feld „Freigeben für:“ den Namen ein und wählen Sie die entsprechende Person. Falls die gesuchte Person nicht gleich gefunden wird, klicken Sie auf „Verzeichnis durchsuchen“:

Schritt 6: Sie können auch mehrere Personen auf einmal hinzufügen, indem Sie erneut im Feld „Freigeben für“ nach weiteren gewünschten Personen suchen und diese nach und nach anklicken und so hinzufügen:

Schritt 7: Wenn die gewünschten Personen ausgewählt wurden, wählen Sie bitte die Art der Berechtigung für diese Person aus.  Sie können hierbei zwischen verschiedenen Berechtigungs­stufen wählen:

  1. Wenn Sie Ihren eigenen primären Kalender freigeben, können Sie folgende Berechtigungen vergeben (ihr primärer Kalender heißt „Kalender“):
    • Nur Verfügbarkeit: Die Person sieht nur die Uhrzeiten, ohne Informationen zu den Terminen*.
    • Eingeschränkte Details: Die Person sieht die Uhrzeiten, Ort & Betreff der Termine*
    • Alle Details: Die Person sieht alle Details Ihrer Termine*.
    • Bearbeiter: Die Person sieht alle Details*, kann Ihre Termine bearbeiten und neue Termine erstellen.
    • Stellvertretung: Die Person sieht alle Details*, kann Ihre Termine bearbeiten, neue erstellen, Termineinladungen für Sie verschicken und annehmen (dies ist nur für Angehörige des Exchange der Universität möglich).
  2. Wenn Sie einen sekundären (= zusätzlich von Ihnen erstellten) Kalender freigeben, können Sie folgende Berechtigungen vergeben:
    • Alle Details: Die Person sieht alle Details Ihrer Termine*.
    • Bearbeiter: Die Person sieht alle Details*, kann Ihre Termine bearbeiten und neue Termine erstellen.

* ausgenommen als „Privat“ markierte Termine, diese sind nur für Sie einsehbar.

Schritt 8: Klicken Sie zuletzt auf den „Senden“-Button. Die gewünschten Personen erhalten nun eine Einladung. 

Schritt 9: Bitten Sie die entsprechenden Personen sich unter https://exchange.uni-mannheim.de mit der eigenen Uni-ID und dem dazugehörigen Passwort einzuloggen und die Einladung zur Kalendereinsicht anzunehmen:

Wie kann ich vergebene Berechtigungen ändern oder löschen?

Sie können bereits vergebene Kalender-Berechtigungen nachträglich ändern oder komplett entfernen. Gehen Sie dafür bitte wie folgt vor: 

Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Webbrowser (FireFox/Chrome/etc.) und rufen Sie https://exchange.uni-mannheim.de auf. 

Schritt 2: Loggen Sie sich dort mit Ihrer Uni-ID und dem dazugehörigen Passwort ein:

Schritt 3: Klicken Sie links oben auf das Menü und danach auf „Kalender“:

Schritt 4: Klicken Sie mit einem Rechts­klick in der linken Spalte auf den gewünschten zu bearbeitenden Kalender und wählen Sie „Berechtigungen…“ aus:

Schritt 5: Im sich öffnenden Menü sehen Sie alle Personen, die Berechtigungen auf diesen Kalender haben. Sie können diese Berechtigungen ändern oder entfernen. Klicken Sie nach Ihren Änderungen auf den „Speichern“-Button: