Raum anfragen und buchen
Raum für virtuelle Lehrveranstaltung
Alle Zoom-Links in sämtlichen Veranstaltungen werden nur noch dann angezeigt, wenn in den Veranstaltungsdetails eine der folgenden Teilnahmemöglichkeiten ausgewählt wurde:
– Präsenz/live & digital/
– Digital live (not recorded)
– Digital live & recorded
– Präsenz & digital live – recorded
Mittlerweile ist es möglich im Portal² veranstaltungsindividuelle ZOOM-Meetings für die eigene Lehrveranstaltung direkt zu buchen. Das Stellen und Bestätigen einer Raumanfrage entfällt hierbei. Es stehen dafür 150 weitere ZOOM-Räume (ZOOM-Lehre-001 ... ZOOM-Lehre-150) zur Verfügung.
Um ein veranstaltungsindividuelles ZOOM-Meeting zu buchen, öffnen Sie die Bearbeitungsansicht der Veranstaltung und wählen dort den Reiter „Termine & Räume“. Dort können Sie Termine anlegen und für bereits angelegte Termine bzw. Terminserien (ZOOM-) Räume buchen. Um ein ZOOM-Meeting für einen Termin anzulegen, klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf das Kalender-mit-Pfeil-Symbol.
Konnte das ZOOM-Meeting erfolgreich angelegt werden erscheint eine Bestätigung (grüner Kasten).
Konnte das ZOOM-Meeting nicht angelegt werden wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt (roter Kasten).
Ein Fehler entsteht meistens dann, wenn Sie versuchen für einen Termin in der Vergangenheit ein ZOOM-Meeting anzulegen. Das kann z.B. passieren, wenn Sie für eine Terminserie einen Termin anlegen wollen, der erste Termin der Serie aber bereits in der Vergangenheit oder weniger als 10 Minuten in der Zukunft liegt.
Hinweis! Haben Sie in Ihrer Terminserie einen Ausfall- bzw. Ausweichtermin, müssen Sie dafür einen Einzeltermin anlegen und für diesen Einzeltermin ein ZOOM-Meeting anlegen. Durch das Eintragen des Ausweichdatums wird nicht automatisch ein neuer ZOOM-Meeting Link generiert. Möchten Sie eine gesamte Terminserie ändern müssen Sie die Terminserie ausfallen lassen , eine neue Terminserie anlegen und dann ein neues ZOOM-Meeting anlegen .
Tipp: Soll die Veranstaltungszeit von den regulären Blockzeiten abweichen, haben Sie die Möglichkeit beim Anlegen eines neuen Termins die „manuelle Zeiteingabe“ zu verwenden. Klicken Sie dazu auf das Pfeil-nach-rechts-Symbol . Dadurch ändert sich das Layout so, dass Sie die Start- und Endzeit des Termins manuell festlegen können .
Wie Sie dann auf den ZOOM-Meetinglink zugreifen können ist im Abschnitt „Zugriff auf veranstaltungsindividuelle ZOOM-Meetinglinks“ zu lesen.
Raum für Präsenzveranstaltung
Präsenzveranstaltung ohne ZOOM-Meeting
Bei „Semesterabhängige Veranstaltungen“ sehen Sie direkt auf einen Blick, wie vollständig Ihre Raumanfragen sind:
- rot = Mindestens ein (Einzel-)Termin hat weder einen Raum noch eine offene/
zurückgestellte Raumanfrage - gelb = Jeder (Einzel-)Termin hat einen Raum oder wenigstens eine offene/
zurückgestellte Raumanfrage - grün = Jeder (Einzel-)Termin hat einen zugewiesenen Raum
Tipp: Bevor Sie einen Raum suchen, ist es sinnvoll, sich zunächst einige Dinge klar zu machen:
- Kennen Sie schon den Termin, für den Sie einen Raum suchen?
- Gibt es schon eine Veranstaltung mit Terminserie für den Raum?
Fall 1: Sie möchten für eine bestehende Veranstaltung mit Terminserie eine Raumanfrage stellen.
Die detaillierte Raumsuche finden Sie unter der Registerkarte „Termine & Räume“ in der Veranstaltungsbearbeitung. Klicken Sie beim gewünschten Termin unter „Aktionen“ auf die Tür mit der Lupe.
Es öffnet sich eine neue Seite mit einer Eingabemaske, in der manche Felder entsprechend der Grunddaten automatisch ausgefüllt wurden.
Im oberen Teil können Sie die Suchauswahl einschränken, z.B. auf ein Gebäude. Am gebräuchlichsten ist sicherlich die Eingabe einer Raumbezeichnung.
Grüne Markierung: Bitte benutzen Sie für die Suche sogenannte Platzhaltersymbole (bspw. „o*15“; siehe auch „Informationen“, blaues i)
Blaue Markierung: Die Sitzplatzanzahl wird automatisch mit dem Wert „erwartete Teilnehmerzahl“ gefüllt (Standard: ">=1“).
Rote Markierung: Achten Sie unbedingt darauf, dass die Auswahl in der Filter-Box auf „Freie anfragbare Räume“ steht.
Markieren Sie alle Räume mit einem Häkchen, die angefragt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf „Ausgewählte Räume anfragen“.
In der Terminübersicht sehen Sie Ihre Anfrage nun als gelben Kreis. Wenn Sie auf den Kreis klicken, können Sie Ihre Raumanfrage einsehen und zurückziehen.
Fall 2: Sie wissen, welchen Raum Sie belegen wollen, nur noch nicht ob und wann dieser frei ist.
„Organisation" > „Räume und Gebäude" > „Raumpläne anzeigen“
Geben Sie den Namen des Raumes an, den Sie gerne buchen würden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie auch nach dem Gebäude suchen und dann in der erscheinenden Liste Ihren gewünschten Raum auswählen, indem Sie auf die Lupe ganz rechts klicken. In dieser Übersicht sehen Sie auch die Raumnutzungsart und die Anzahl der Sitzplätze.
Nachdem Sie auf die Lupe geklickt haben, erhalten Sie einen Überblick wie bei einem Stundenplan. Am besten wählen Sie unter Wochenauswahl die Vorlesungszeitansicht aus, sofern Sie einen Raum für eine regelmäßige Veranstaltung im Semester suchen. Bei einem Einzeltermin können Sie aber auch direkt die Woche auswählen, in der die Veranstaltung stattfinden soll. Klicken Sie dann auf Anzeige aktualisieren.
Im angezeigten Raumplan sehen Sie gleich, zu welchen Terminen der Raum noch nicht gebucht wurde.
Hinweis! Achtung!
- Im Raumplan in der Wochenansicht werden Einzeltermine einer Serie genau wie eine Serie angezeigt!
- In der Semesteransicht im Raumplan werden Abweichtermine einer Terminserie nicht angezeigt!
Vergewissern Sie sich immer, indem Sie in den einzelnen betreffenden Wochen nachsehen!
Tipp: Warum erscheint mein gewünschter Raum nach der Raumsuche nicht in der Trefferliste?
- Der Raum wird vielleicht anders geschrieben. Sobald auch nur ein Leerzeichen abweicht, wird er nicht in der Liste angezeigt. Starten Sie die Suche mit einem modifizierten Raumnamen erneut, verwenden Sie Platzhaltersymbole wie den "*"-Stern (siehe blaues i), oder versuchen Sie (wenn Sie sich beim Namen nicht ganz sicher sind) den Raum über andere Kriterien zu finden (z.B. Gebäude).
- Es kann sein, dass dieser Raum am gesuchten Termin bereits mit einer Veranstaltung belegt wurde. Ist dies der Fall, taucht er in den Listen nicht mehr auf. Versuchen Sie über den Raumplan (s.o.) herauszufinden, wer den Raum zu dieser Zeit gebucht hat und/
oder wenden Sie sich an die/ den zuständigen Raum-Manager/in. - Bei manchen Räumen wurde (noch) keine Sitzplatzanzahl erfasst. Wenn Sie dennoch nach Sitzplätzen suchen, kann es sein, dass Sie diesen Raum nicht finden können. Entfernen Sie die Sitzplatzanzahl aus der Suchmaske und suchen Sie erneut (Blaue Markierung).
- sie sind selbst Raum-Manager/in und möchten einen Raum finden, den Sie selbst verwalten. Dann müssen Sie die Einstellungen bei „Raumfilter“ (rote Markierung) auf „Meine freien Räume“ setzen. Nur dann können Sie selbst verwaltete Räume in der Suche finden.
Präsenzveranstaltung mit ZOOM-Meeting
Raum mit Hörsaal-PC
Um hybride Veranstaltungen durchzuführen können Sie einen Raum buchen, in dem zeitgleich ein ZOOM-Meeting auf dem Hörsaal-PC stattfindet. Um einen Raum mit einer entsprechenden technischen Ausstattung zu buchen, gehen Sie vor wie bei der normalen Raumbuchung (beschrieben im vorherigen Abschnitt). Bitte schränken Sie hierfür aber in der detaillierten Raumsuche die Suchauswahl ein. Wählen Sie im Drop-Down-Menü bei „Gebäude“ die Kategorie „Corona-Gebäude“ und klicken dann auf „Suchen“.
Ihnen werden dann unter „Gefundene Räume“ alle Räume angezeigt, die der Kategorie „Corona-Gebäude“ zugeordnet sind. Einige dieser Räume haben in ihrer Bezeichnung die Ergänzung "+ ZOOM“. Das bedeutet, dass diese Räume über eine technische Ausstattung verfügen, die eine hybride Veranstaltung ermöglicht. Wenn Sie einen Raum buchen, der die Ergänzung "+ ZOOM“ in seiner Bezeichnung trägt, wird das ZOOM-Meeting nach Bestätigung der Raumbuchung automatisch mit angelegt. Wie Sie auf diesen ZOOM-Meetinglink zugreifen können wird im Abschnitt „Zugriff auf veranstaltungsindividuelle ZOOM-Meetinglinks“ beschrieben.
Im Hörsaal können Sie das ZOOM-Meeting am Hörsaal-PC starten, in dem Sie dort die gewünschte Veranstaltung auswählen.
Raum ohne Hörsaal-PC
Sie können eine Präsenzveranstaltung mit ZOOM-Meeting auch in einem Raum ohne entsprechende Hörsaalausstattung (also mit Ihrem eigenen Laptop) durchführen. Dazu müssen Sie im Portal² zunächst den physischen Raum wie gewohnt buchen (siehe Anleitung „Präsenzveranstaltung ohne ZOOM-Meeting“). Für die Buchung und Anzeige des ZOOM-Meetings muss eine weitere Terminserie in der Veranstaltung angelegt werden, wie unter „Raum für virtuelles Meeting“ beschrieben. Wie Sie dann auf den ZOOM-Meetinglink zugreifen können ist im folgenden Abschnitt „Zugriff auf veranstaltungsindividuelle ZOOM-Meetinglinks“ zu lesen.
Zugriff auf veranstaltungsindividuelle ZOOM-Meetinglinks
Zunächst muss im Overlay der Datenschutzerklärung zugestimmt werden. Erst danach werden die Meetinglinks überhaupt angezeigt.
Der Link zum Eröffnen des Meetings als Host wird aus Sicherheitsgründen erst 60 Minuten vor Beginn der Veranstaltung erzeugt und angezeigt.
Außerdem wird der Link alle 115 Minuten nach seiner letzten Aktualisierung neu generiert. Bitte wählen Sie „Zoom-Meeting als Host eröffnen“, wenn Sie die Moderation der Veranstaltung übernehmen möchten. Diese Option wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie als Lehrperson für die Veranstaltung eingetragen sind oder eine administrative Rolle für die Organisationseinheit haben, der die Veranstaltung zugeordnet ist.
Ein Beitreten des Meeting als „normale“ Teilnehmende ist max. 10 Minuten vor Beginn des eigentlichen Meetings möglich bzw. bei vorzeitigem Eröffnen sofort.
Tritt man als Lehrperson dem Meeting nur bei (anstatt es als Host zu eröffnen), kann die Moderation innerhalb des Zoom-Meetings mit der bekannten Host-PIN angefordert werden.
Findet Ihre Lehrveranstaltung in einem Hörsaal statt (hybrid), können Sie das ZOOM-Meeting am Hörsaal-PC starten, in dem Sie dort die gewünschte Veranstaltung auswählen.
Eine allgemeine Anleitung für die Nutzung von ZOOM finden Sie unter https://www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/zoom/
Wenn Sie Ihre bisher gestellten Raumanfragen bearbeiten, zurückziehen oder einfach noch einmal überblicken möchten, finden Sie unter Lehrorganisation > Meine Raumanfragen eine Zusammenfassung all ihrer Raumanfragen pro Semester. Das Semester können Sie mithilfe der Dropdown-Box auswählen und ändern.
In chronologischer Reihenfolge sehen Sie alle Raumanfragen eines Semesters inklusive Informationen über die Veranstaltung und den Status der Raumanfrage. Die verschiedenen Farben zeigen Ihnen an, ob Sie Ihre Raumanfrage zurückgezogen haben, oder ob sie abgelehnt beziehungsweise bestätigt wurde. Ist Ihre Raumanfrage noch offen, also wurde sie noch nicht bearbeitet, können Sie die Raumanfrage mit einem Klick auf die durchgestrichene Tür in der Aktionen-Spalte zurückziehen.
Tipp: Die gleiche Ansicht und die gleichen Aktionsmöglichkeiten wie hier erhalten Sie für die Raumanfragen eines Termins einer bestimmten Terminserie auch, wenn Sie bei der Veranstaltung bei „Termine und Räume“ auf das Kreis-Icon klicken, das mit seiner Farbe den Status Ihrer Anfrage anzeigt!