Zoom

Sie können Zoom grundsätzlich direkt im Browser verwenden. Hier ist jedoch der Funktions­umfang limitiert. Zusätzlich unter­liegt der Datenverkehr über die Webseite der Verantwortung von Zoom und die Verbindung ist nicht verschlüsselt.

Da nur bei der Desktop-Anwendung der volle Funktions­umfang zur Verfügung steht, wird empfohlen, für die Moderation diese zu verwenden.

Weitere Informationen zu den Unter­schieden zwischen den verschiedenen Varianten finden Sie direkt bei Zoom: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360027397692-Desktop-client-and-mobile-app-comparison

Unser IT-Support unter­stützt gerne bei der Installation von Zoom auf Geräten der Universität.

Persönliche Zoom-Lizenzen sind nur für (wissenschaft­liche und nicht-wissenschaft­liche) Beschäftigte der Uni Mannheim verfügbar. Hilfskräfte und Studierende erhalten keine persönlichen Zoom-Lizenzen.

1. Öffnen Sie die Anwendung und klicken Sie auf Anmelden.
   Alternativ öffnen Sie im Browser https://zoom.us/signin.
2. Wählen Sie Mit SSO anmelden.
3. Geben Sie die Domäne „uni-mannheim“ ein und klicken Sie auf Fortfahren.
4. Sie werden auf die Login-Seite der Universität Mannheim weitergeleitet. Melden Sie sich mit Ihrer Uni-ID und dem dazugehörigen Passwort an.

Falls Sie sich zuvor noch nicht per SSO bei Zoom angemeldet haben, werden Sie nun über die Verarbeitung und Weitergabe von Daten informiert.
Bestätigen Sie mit „Kenntnisnahme“, damit das Anlegen des Kontos abgeschlossen werden kann.

Falls Sie bereits per SSO angemeldet waren, gelangen Sie ohne Zwischenschritt direkt auf Ihre Profilseite.

Eine Anmeldung für die Moderation ist entweder über Eingabe des Moderations-PINs möglich (Sie finden diesen über ILIAS → Digitalisierung in der Lehre) oder indem Sie den Veranstaltungs-Link für Hosts über Portal2 beziehen.

Bitte überprüfen Sie folgende Einstellungen, wenn Sie die Veranstaltungs-Links über Portal² nicht abrufen können.

1. Nutzungs­bedingungen zustimmen

Die Veranstaltungs-Links werden Ihnen erst angezeigt, nachdem Sie den Nutzungs­bedingungen (Datenschutz­erklärung) zugestimmt haben.

Markieren Sie im Tab „Einzeltermine anzeigen“ in Portal² bei „Datenschutz­erklärung“ das Feld „Ich stimme der Nutzung zu“.

2. Teilnahme­möglichkeiten prüfen

Damit die Links angezeigt werden, muss eine der folgenden Teilnahme­möglichkeiten gewählt werden:

• Präsenz/live & digital/live (not recorded)
• Digital live (not recorded)
• Digital live & recorded
• Präsenz & digital live – recorded

Hierzu müssen in Portal² die Grunddaten der Veranstaltung geändert werden: Detailansicht → Weitere Funktionen → Veranstaltung bearbeiten → Grunddaten der Parallel­gruppe bearbeiten → Teilnahme­möglichkeit

Die Änderung greift sofort und für alle zukünftigen Termine. Die Zoom-Links werden unverzüglich angezeigt und funktionieren. Sobald die Einstellung wieder rückgängig gemacht wird, werden alle Zoom-Links direkt wieder entfernt.

3. Ausstattungs­merkmale des Raumes

Damit die Links angezeigt werden, muss neben der korrekt hinterlegten Teilnahme­möglichkeit auch sichergestellt sein, dass der Raum über die korrekte Ausstattung verfügt.

Vergewissern Sie sich über Portal², dass im von Ihnen gewählten Hörsaal in den Raumdetails unter „Ausstattungen“ der Punkt „Zoom“ gelistet ist.

Sie können eine Präsenz­veranstaltung mit ZOOM-Meeting auch in einem Raum ohne entsprechende Hörsaalausstattung (also mit Ihrem eigenen Laptop) durchführen. Dazu müssen Sie im Portal² zunächst den physischen Raum wie gewohnt buchen. Für die Buchung und Anzeige des ZOOM-Meetings muss eine weitere Terminserie in der Veranstaltung angelegt werden: Legen Sie hierfür eine zweite Parallel­gruppe mit identischen Terminen an und wählen Sie „Zoom-Meeting anlegen“.

Lassen Sie die Informationen für die Teilnahme gezielt nur den gewünschten Personen zukommen. Eine Veröffentlichung der Informationen auf der Webseite oder bei Sozialen Medien ist nicht gestattet.

Bei der Weitergabe des Links ist darauf zu achten, dass die eingeladenen Personen Zugriff auf die Nutzungs­bedingungen haben. Durch die Teilnahme an der Veranstaltung werden diese konkludent akzeptiert. Verwenden Sie für die Weitergabe der Nutzungs­bedingungen diesen Link: https://www.uni-mannheim.de/it/nutzungsbedingungen/zoom-vorgaben/.

• Teilnehmende Personen sehen nur den Chatverlauf ab dem Zeitpunkt des Beitritts. Der Chatverlauf wird nicht gespeichert und verfällt nach Beendigung der Veranstaltung. Die Texte können auch nicht herauskopiert werden. Dies verhindert jedoch nicht, dass eine Bildschirmaufnahme gemacht werden kann. Achten Sie daher auf Ihre Ausdrucksweise im Chat.
• Ein Zuschalten per Telefon ist bei Zoom ebenfalls möglich.

Folgende Punkte haben sich für die Durchführung von Zoom-Veranstaltungen als hilfreich erwiesen:

• Nur das Mikrofon der aktuell vortragenden Person ist aktiv. Dies vermeidet einen hohen Geräuschpegel. Weisen Sie gegebenenfalls darauf hin oder nutzen Sie die Möglichkeit als moderierende Person Video- oder Audioübertragung von teilnehmenden Personen zu beenden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Wie moderiere ich ein virtuelles Treffen?
• Bei Problemen mit der Videoübertragung sollten nur die aktuell Vortragenden ihre Videofunktion ausschalten. Dies verhindert, dass das Netzwerk zu sehr belastet wird, was ein Grund für eine schlechte Qualität von Audio und Video sein kann.
• Sollte bei einer teilnehmenden Person im Bild etwas Persönliches zu sehen sein, weisen Sie die Person unauffällig (bspw. über eine private Chatnachricht) darauf hin.
• Bei größeren Veranstaltungen empfiehlt es sich Unter­stützung für die Moderation zu holen und einen „Co-Host“ zu benennen, der bei der Durchführung der Veranstaltung unter­stützt. Insbesondere für die Aufsicht der teilnehmenden Personen und die Über­wachung des Chats.

Sie benötigen für die Moderation entweder den Moderations-PIN oder den Veranstaltungs-Link für Hosts.

• Eine Anmeldung für die Moderation ist über den Moderations-PIN möglich. Sie finden diesen über ILIAS → Digitalisierung in der Lehre.

Die Aufgaben und Möglichkeiten der moderierenden Person(en) sind in den Moderations­hinweisen zusammengefasst.

Alternative Hosts können nur über das Webinterface bestimmt werden. In der Zoom-App funktioniert es nicht.

Schritt 2

https://uni-mannheim.zoom.us/profile öffnet sich in ihrem Browser

Bitte beachten Sie bezüglich der Aufnahme von Veranstaltungen die Vorgaben in den Nutzungs­bedingungen sowie die Moderations­hinweise. Die Trans­kription ist aktuell nicht verfügbar, da sie Teil der Cloud-Speicherung ist, die aus datenschutz­rechtlichen Gründen deaktiviert werden musste.

Wie in den Nutzungs­bedingungen beschrieben, darf keine Aufzeichnung ohne das entsprechende Einverständnis der teilnehmenden Personen durchgeführt werden. Dies sind urheberrechtliche und datenschutz­rechtliche Anforderungen und die teilnehmenden Personen haben das Recht eine Aufnahme abzulehnen.

Bitte berücksichtigen Sie folgende Punkte bezüglich der Ankündigung und Durchführung einer Aufnahme:

• Weisen Sie alle Teilnehmenden vor Beginn mündlich auf die Aufnahme hin.
• Beim Starten der Aufnahme durch den*die Moderator*in wird allen Teilnehmenden ein Popup-Fenster angezeigt. Dieses Fenster weist Teilnehmende darauf hin, dass sie durch die fortgesetzte Teilnahme an dieser Veranstaltung der Aufzeichnung und dessen Veröffentlichung in ILIAS zustimmen. Des Weiteren wird darauf hingewiesen, dass Teilnehmende ihre Aufzeichnung unter­brechen können, indem sie Kamera und Mikrofon deaktivieren. Falls Teilnehmende damit nicht einverstanden sind, haben diese die Möglichkeit, das Meeting zu verlassen.
• Die Teilnehmenden dürfen ein Pseudonym verwenden, Sie müssen keine Kamera einschalten. Vorlagen für eine diesbezügliche „Netiquette“-Folie in PowerPoint, die Sie auf Ihre Bedürfnisse anpassen können, finden Sie in ILIAS.
• Weisen Sie nachträglich eintreffende Teilnehmende mündlich auf die Aufnahme hin. Das Popup-Fenster wird für diese Teilnehmenden trotzdem angezeigt.
• Nennen Sie während der Aufnahme niemanden beim Namen und benennen Sie keine personenbezogenen Daten. Sollte eine teilnehmende Person aktiv mit Ihnen interagieren, ist dies akzeptabel.
• Als Alternative zur Wortmeldung sollten den Teilnehmenden auch die Möglichkeit gegeben werden, im Chat Fragen zu stellen. Nennen Sie auch hier keine Namen, wenn Sie antworten.
• Nehmen Sie im Präsentations­modus auf – der Chatverlauf und die Teilnehmerliste sind dann nicht im Bild zu sehen, auch, wenn Sie diese für sich einblenden. Als Bild sollte nur Ihres zu sehen sein. Eine Anleitung dazu finden Sie in den FAQs.
• Melden sich Teilnehmende zu Wort, darf die Wortmeldung mit aufgezeichnet werden. Gleiches gilt, wenn der*die Studierende seine Kamera an lässt und dann bei der Wortmeldung zu sehen ist.
• Sind Studierende zu sehen oder zu hören, darf die Aufnahme nur für das aktuelle Semester und die betreffende Lehr­veranstaltung verwendet werden. Falls Sie eine Aufzeichnung machen möchten, die Sie auch in späteren Semestern noch verwenden können, stellen Sie bitte sicher, dass keine Daten der Studierenden sichtbar sind. Dies kann auch durch späteres Herausschneiden der Studierenden erfolgen.
• Weisen Sie auf das Ende der Aufzeichnung hin.

Da bei Aufzeichnungen von Zoom-Veranstaltungen potenziell personenbezogene Informationen mit aufgenommen werden, sind diese Aufzeichnungen ausschließlich in ILIAS zu speichern und darüber bereitzustellen.

Mit der Aufzeichnung der Veranstaltung wird eine Video-Datei auf Ihrem lokalen Rechner abgelegt. Diese Datei ist (nach dem Upload in ILIAS) vollständig und endgültig zu löschen.

Sollte eine Speicherung und Veröffentlichung außerhalb von ILIAS notwendig sein, ist dies mit Begründung zu dokumentieren und ein Konzept für die Speicherung zu erarbeiten. Hierbei muss die Speicherung außerhalb von ILIAS zwingend für die Dienstaufgabenerfüllung des Veranstalters beziehungs­weise der Universität erforderlich sein. Die Verantwortung liegt bei der Person, die auch die fach­liche Verantwortung für die Durchführung der Veranstaltung hat.

Mit dem Button „Breakout Session“ können Sie die Teilung des Kurses starten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Teilungs­einstellungen festlegen können. Es besteht zudem die Möglichkeit, die Teilnehmenden umzusortieren oder die Teilung (auch nur temporär) aufzuheben.

Eine Datenpanne liegt vor, wenn Informationen aus der Veranstaltung an Dritte gelangen. Dies kann

• durch Beitritt von unbefugten Personen passieren, 
• wenn die Informationen zu der Veranstaltung über nicht autorisierte Kanäle veröffentlicht werden, 
• eine Aufzeichnung ohne Einwilligung der Betroffenen geschieht.

Auch wenn Sie nur einen Verdacht haben, dass es zu einer Datenpanne gekommen sein könnte, halten Sie bitte Rücksprache mit dem IT-Support.