Was ist Zoom und wer darf es verwenden?
Zoom ist eine Software für virtuelle Meetings und steht den Beschäftigten der Universität Mannheim zur Verfügung.
Über die Vergabe von „virtuellen Räumen“ können interaktive Vorlesungen oder digitale Meetings mit externen Personen gehalten werden. Hierbei stehen verschiedene Optionen wie Übertragung von Video und Ton sowie dem Freigeben des Bildschirms zur Auswahl.
In einer Video-Tutorial-Reihe erklären wir Ihnen anschaulich, wie Sie Zoom für Lehrveranstaltungen nutzen können: Zoom Video-Anleitungen
Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Zoom die Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise.
Wie reserviere ich eine Zoom-Sitzung?
Die Reservierung der virtuellen Räume läuft analog zu der Reservierung der realen Räume. Wie reale Räume können auch die virtuellen Räume über das Portal² reserviert werden.
Neu ab dem HWS 2021: Sie können veranstaltungsindividuelle Zoom-Meetings für die eigene Lehrveranstaltung direkt im Portal² buchen, ohne eine Raumanfrage stellen und diese bestätigen lassen zu müssen.
Die virtuellen Räume für bis zu 300 Teilnehmende, sind in der Auflistung der suchbaren Räume unter „Virtuelles Gebäude > ZOOM-Räume neu“ zu finden und heißen ZOOM-Lehre-001 bis ZOOM-Lehre-150.
Für Veranstaltungen mit bis zu 1.000 Teilnehmenden stehen die Audimax-Zoom-Räume zur Verfügung:
UMA-ZOOM-AUDIMAX-01 bis UMA-ZOOM-AUDIMAX-04.Die allgemeine Anleitung für die Reservierung der Räume finden Sie in der
Portal² AnleitungPersönliche Zoom-Accounts für Beschäftigte
Für Meetings mit bis zu 300 Teilnehmenden können Beschäftigte der Universität Mannheim auch ihre persönlichen Zoom-Accounts nutzen. Bitte verwenden Sie diese aber nicht für Lehrveranstaltungen. Hierfür stehen Ihnen, wie oben beschrieben, die virtuellen Räume über Portal² zur Verfügung.Wie kann ich Zoom testen?
Um sich mit der Technik und der Benutzung vertraut zu machen, können Sie die Testveranstaltungen nutzen. Hierzu wurden in Portal² für jede Fakultät beziehungsweise Abteilung eine semesterunabhängige Veranstaltung angelegt. Die Testveranstaltungen haben die Bezeichnung „ZOOM Testveranstaltung“ und dann das Kürzel der jeweiligen Fakultät oder Abteilung.
Was ist bei der Einladung der Teilnehmenden zu beachten?
Mitglieder der Universität Mannheim sollen über Portal² auf die Zoom-Besprechung zugreifen. Externe Personen benötigen den zoom.us-Link und das Passwort oder müssen direkt im virtuellen Raum eingeladen werden.
Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Universität Mannheim sollten die Zugangsdaten direkt über das Portal² beziehen. Bei einem Zugriff über das Portal² bzw. über diesen Link ist dann keine Eingabe eines Zoom-Passwortes notwendig und die Nutzungsbedingungen müssen explizit akzeptiert werden.
Damit externe Personen an einer Zoom-Veranstaltung teilnehmen zu können, wird der Link und das Passwort zur Veranstaltung benötigt. Der Link besteht aus uni-mannheim.zoom.us/j/ und einer 10-stelligen Zahlenkombination. Diese Angaben sind für jeden Raum spezifisch und können den Raumdetails in Portal² entnommen werden.
Beachten Sie bitte auch Wo finde ich die Informationen für die Teilnahme?
Falls gewünscht, kann der Zoom-Link auch als Weblink in ILIAS hinterlegt oder über die Mailingfunktion in ILIAS verteilt werden. Eine Anleitung zu der Mailingfunktion in ILIAS.
Wichtig:
- Lassen Sie die Informationen zu der Veranstaltung nur den entsprechenden Teilnehmern zukommen und veröffentlichen Sie die Daten nicht frei zugänglich im Internet.
- Sollten externe Personen an dem Meeting teilnehmen, müssen diesen Personen die Nutzungsbedingungen zur Verfügung stehen.
- Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Hinweisen für die Moderation.
Wo finde ich die Informationen für die Teilnahme
Den Link und das Passwort für eine Teilnahme finden Sie während des Meetings unter „Andere einladen“.
Im Portal² finden Sie unter den Veranstaltungsdetails die Informationen für die Teilnahme:
Über die Detailseite der entsprechenden Veranstaltung können Sie im Tab „Parallelgruppen/Termine“ auf „alle Meetinglinks anzeigen“ (oder alternativ auf „Einzeltermine anzeigen“) klicken.
Im daraufhin folgenden Overlay sehen Sie dann die Übersicht aller Einzeltermine und Terminserien der Veranstaltung. Nachdem Sie den Nutzungsbedingungen zugestimmt haben, werden Ihnen die Zoom-Links angezeigt. Bitte beachten Sie, dass der Host-Zoom-Link erst 60 Minuten vor dem Meeting angezeigt wird.
Weitere Informationen zu der Detailseite im Portal² finden Sie in der Portal² Anleitung.
Die Informationen zu dem virtuellen Raum können auch während des Meetings unter „Einladen“ bei den „Teilnehmern“ eingesehen werden. Somit besteht hier die Möglichkeit, entweder direkt per E-Mail weitere teilnehmende Personen anzuschreiben oder den Link abzufragen („Einladungslink kopieren“ oder „Einladung kopieren“).
Wie nehme ich an einem virtuellen Treffen teil?
Die Informationen zur Teilnahme finden Sie als Mitglieder der Universität Mannheim in Portal². Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Wo finde ich die Informationen für die Teilnahme?
Den Link zum Zoom Meeting finden Sie 60 Minuten vor Beginn der Veranstaltung im Portal² in den Veranstaltungsdetails unter dem Reiter „Parallelgruppen/Termine“. Dort müssen Sie auf „Einzeltermine anzeigen“ oder „alle Meetinglinks anzeigen“ klicken. Bevor Ihnen in der Einzelterminansicht der Zoom-Link angezeigt wird müssen Sie die Nutzungsbedingungen akzeptieren. Lesen Sie diese sorgsam und wählen Sie entsprechend „ich akzeptiere“ oder „ich widerrufe meine Zustimmung“ aus.
Die Nutzungsbedingungen müssen Sie nur einmalig akzeptieren und nach dem Akzeptieren können Sie jederzeit die Zustimmung widerrufen:
Nachdem Sie die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, können Sie der Veranstaltung beitreten und Sie werden im Browser zu der Veranstaltung weitergeleitet. Falls Sie Zoom bereits installiert haben, können Sie den Link direkt mit der Anwendung starten.
Bitte berücksichtigen Sie zusätzlich die empfohlenen Voreinstellungen zu der Teilnahme an Zoom-Veranstaltungen.
Nun können Sie dem Meeting beitreten.
Um interaktiv an der Vorlesung teilnehmen zu können, aktivieren Sie Ihr Audiogerät über „Audio ein“.
Über den Button „Video starten“ aktivieren Sie Ihre Webkamera.Wenn Sie auf den Button „Chat“ klicken, öffnet sich rechts ein Gruppenchatfenster, in dem Sie mit den anderen teilnehmenden Personen schreiben können.
Um das Meeting zu verlassen, wählen Sie rechts unten „Meeting verlassen“ aus.
Weitere Information erhalten Sie direkt vom Hersteller unter: https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362193-Wie-nehme-ich-an-einem-Meeting-teil-
Wie melde ich mich als Moderator an?
Sie benötigen dafür den Zoom Meeting Link für Hosts. Diesen finden Sie im Portal² in den Veranstaltungsdetails der Veranstaltungen, die Sie selbst bearbeiten können (z.B. als Department Admin oder als Lehrperson der Veranstaltung). Der Host-Link wird Ihnen in der Einzelterminanzeige in den Veranstaltungsdetails unter dem Reiter „Parallelgruppen/Termine“ angezeigt.
Sollten Sie Probleme mit dem Zugang durch den Host-Meeting-Link haben, können Sie dem Meeting auch mit dem normalen Teilnahmelink („Zoom öffnen und Meeting beitreten“) beitreten und die Host-Rechte beanspruchen.
Sofern noch kein „Host“ in dem virtuellen Raum ist, können Sie durch Eingabe des PINs die entsprechenden Rechte erlangen. Diese Möglichkeit nennt sich „Host beanspruchen“ und ist im Menü unter „Teilnehmer“ rechts unten zu finden.
Wenn bereits ein „Moderator“ angemeldet ist, hat nur dieser die Möglichkeit, weitere zu benennen.
Wie moderiere ich ein virtuelles Treffen?
Bitte beachten Sie die Hinweise zu Zoom für die Moderation.
Für die Moderation stehen Ihnen folgende Funktionen zu Verfügung:
- Die Übertragung Ihres Mikrofons und Ihrer Kamera starten und beenden:
- Ihren Bildschirm freigeben
- Unter „Teilnehmer“
können Sie bei einzelnen Teilnehmenden diverse Aktionen durchführen, inklusive aus dem Meeting entfernen und Rechte vergeben:
Sowie alle Teilnehmende stummschalten:
- Über den Chat können Sie Nachrichten an alle oder einzelne Personen schreiben:
Teilnehmende, die entfernt wurden, werden dann von einem erneuten Betreten des Raumes gehindert und müssen erst von der UNIT wieder freigeschalten werden.
Zusätzlich stehen Ihnen noch verschiedene, allgemeine Einstellungen zu dem Meeting zur Verfügung:
Informationen zu Breakout-Rooms finden Sie unter Wie verwende ich Breakout-Rooms?
Wie nehme ich Zoom-Veranstaltungen auf?
Bitte beachten Sie bezüglich der Aufnahme von Veranstaltungen die Vorgaben in den Nutzungsbedingungen sowie die Hinweise zu Zoom für die Moderation.
Wir weisen Sie darauf hin, dass die Aufzeichnung dann nur lokal gespeichert werden kann und in einer Auflösung von 720p abgelegt wird. Nach Beendigung des Meetings erhalten Sie Ihre Veranstaltung als MP4-Datei, welche standardmäßig auf Ihrem Computer in Dokumente in einem separaten Zoomordner gespeichert werden.
Aufzeichnung vorbereiten
Vor Beginn der Aufzeichnung sind die Teilnehmenden auf folgende Punkte hinweisen:- diese Veranstaltung wird aufgezeichnet
- wer nicht Teil der Aufzeichnung sein möchte, soll Kamera und Mikrofon deaktivieren
- wer sich zu Wort meldet wird Teil der Aufzeichnung
Achten Sie bei Wortmeldungen aus dem Chat darauf, dass Sie deren Namen nicht nennen, da diese sonst ohne Zustimmung Teil der Aufzeichnung werden.
Wählen Sie über die Option „Bildschirm teilen“ die Anwendung aus, welche geteilt werden soll. Dann stellen Sie die Kameraübersicht der Teilnehmenden so ein, dass nur das Bild des im Moment Redenden zu sehen ist.
Aufzeichnung erstellen
Die Aufzeichnung können Sie über das Menü am oberen Bildschirmrand starten. Wenn Sie die Aufzeichnung gestartet haben, bekommen Sie an dieser Stelle im Menü die Optionen, die Aufzeichnung anzuhalten oder diese zu stoppen. Die Option ‚Aufzeichnung anhalten‘ pausiert die Aufzeichnung und Sie können diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder fortsetzten. Die Option ‚Aufzeichnung stoppen‘ beendet die Aufzeichnung und speichert diese.Wenn Sie das Zoom-Meeting beenden, erhalten Sie einen Speicher Dialog angezeigt, in dem Sie den Speicherort festlegen können. Bitte beachten Sie, dass es je nach Länge der Aufzeichnung etwas dauern kann, bis der Speichern Dialog erscheint. Nähere Informationen zum Umgang mit Vorlesungsaufzeichnungen finden Sie in den Hinweisen für Moderatoren im Abschnitt „Aufzeichnen der Zoom-Veranstaltung“.
Um das Meeting zu beenden, wählen Sie rechts unten im Fenster „Meeting verlassen“.
Weitere Information erhalten Sie direkt vom Hersteller unter https://support.zoom.us/hc/de/categories/201146643
Wie tausche ich einen Raum bei einer Veranstaltung?
Wie Sie zu einer Veranstaltung die Räume wechseln, erklären wir Ihnen in der Portal²-Anleitung.
Wie installiere ich Zoom?
Sie können Zoom grundsätzlich direkt im Browser verwenden. Hier ist jedoch der Funktionsumfang limitiert und es wird die Installation der Anwendung empfohlen. Zusätzlich unterliegt der Datenverkehr über die Webseite von Zoom der Verantwortung von Zoom und die Verbindung ist nicht verschlüsselt.
Bei dem Zugriff auf ein Meeting wird die Möglichkeit geboten, Zoom als Anwendung zu installieren. Alternativ gelangen Sie hier direkt zum Download der Anwendung:
Da nur bei der Desktop-Anwendung der volle Funktionsumfang zur Verfügung steht, wird empfohlen, für die Moderation diese zu verwenden.
Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen den verschiedenen Varianten finden Sie direkt bei Zoom: https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360027397692-Desktop-client-and-mobile-app-comparison
Unser IT-Support unterstützt gerne bei der Installation von Zoom auf Geräten der Universität.
Wie verwende ich Breakout-Rooms?
Breakout-Rooms ermöglichen Ihnen das Teilen eines Kurses in separate Gruppen. Dabei können Sie die Teilnehmer sowohl automatisch als auch manuell aufteilen und jederzeit zwischen den Sitzungen wechseln.
Sie finden einen entsprechenden Button „Breakout Session“ in Ihrer Meeting-Leiste.
Mit dem Button „Breakout Session“ können Sie die Teilung des Kurses starten. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Teilungseinstellungen festlegen können. Es besteht zudem die Möglichkeit, die Teilnehmer noch umzusortieren oder die Teilung (auch nur temporär) aufzuheben.
Wenn Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben wollen, selbst zwischen den Sitzungen zu wechseln, dann müssen Sie beim Erstellen der Sitzungen die Option „Teilnehmern die Auswahl eines Raumes gestatten“ auswählen. Damit diese Funktion genutzt werden kann, müssen Sie und die Teilnehmer mindestens die Version 5.3.0 des Zoom-Clients verwenden.
Weitere Information erhalten Sie direkt vom Hersteller unter: https://support.zoom.us/hc/de/articles/206476093-Erste-Schritte-mit-Breakout-Räumen.
Wie melde ich mich bei meinem persönlichen Zoom-Account an? (nur für Beschäftigte)
Die Universität Mannheim bietet ihren Beschäftigten persönlich zugewiesene Lizenzen an, welche für Meetings mit bis zu 300 Teilnehmern eingesetzt werden können. Unter Persönliche Zoom-Accounts erfahren Sie, wie Sie Ihre Lizenz nutzen. Bitte verwenden Sie die persönlichen Lizenzen nicht für Lehrveranstaltungen. Hierfür stehen Ihnen die virtuellen Räume über Portal² zur Verfügung.
Informationen zu den zentral verwalteten Zoom Lizenzen an der Universität Mannheim
In den letzten Tagen wurde vermehrt über Sicherheitslücken bei Zoom berichtet. Wir verfolgen dieses Thema sehr aufmerksam und setzen wie gewohnt alles daran, dass mit den Daten der Nutzer so sparsam wie möglich umgegangen wird. Anbei einige Informationen über die von uns eingesetzte Education-Lösung, die sich in mancherlei Hinsicht von der in die Kritik geratene kostenlose Lösung von Zoom unterscheidet:
- Um einer Weitergabe von Nutzerdaten gegenüber Zoom vorzubeugen, haben wir die Vorlesungsräume in der Form umgesetzt, dass keine Authentifizierung am Zoom System erforderlich ist. Zoom erkennt nur die generischen, standardisierten Kennungen dieser virtuellen Räume.
- Die Möglichkeit Aufzeichnungen in der Cloud zu speichern, wurde deaktiviert, aufgezeichnete Inhalte bleiben somit unter der vollen Kontrolle der Dozierenden.
- Ein Speichern des Chatverlaufs ist ebenfalls nicht möglich.
- Die Datenverarbeitung erfolgt stattdessen über ILIAS; die Möglichkeit des Datentransfers über Zoom wurde unterbunden.
- In unseren Vorlesungsräumen sind Kamera und Mikrofon standardmäßig ausgeschaltet, der Nutzer hat also die Möglichkeit bewusst über die Weitergabe seiner Audio- und Videodaten zu entscheiden.
Hier einige Informationen zu den Sicherheitslücken, über die in der Presse berichtet wurde:
Datencenter in Europa
Die zentral beschafften Zoom Lizenzen ermöglichen nun eine Auswahl der zuständigen Datencenter für den Datenverkehr. Dabei wurde festgelegt, dass diese nur auf Servern im europäischen Wirtschaftsraum laufen. Somit bleiben die Verbindungsdaten sowie die Sitzungen innerhalb der EU.Ende-zu-Ende Verschlüsselung:
Zoom-Videokonferenzen verwenden eine Kombination aus TCP und UDP. TCP-Verbindungen werden über TLS hergestellt, und UDP-Verbindungen werden mit AES unter Verwendung eines über eine TLS-Verbindung ausgehandelten Schlüssels verschlüsselt. Dies wird garantiert, sofern der Client und nicht die Web Applikation genutzt wird. Zoom selbst garantiert den behutsamen Umgang mit den dort anfallenden Daten und speichert keinerlei Aufnahmen. [6] Die Entschlüsselung des Videostroms findet ausschließlich auf dem Endgerät statt. Es empfiehlt sich aber wie stets, keine sensiblen Informationen wie Passwörter über Zoom zu verteilen.Facebook:
Die Datenweitergabe an Facebook wurde seitens Zoom kurze Zeit nach Bekanntwerden der Sicherheitslücke unterbunden[1].Zoombombing:
Moderatoren haben die Möglichkeit, unerwünschte Teilnehmer zu entfernen. Diese Teilnehmer werden von einem erneuten Betreten des Raumes gehindert und müssen erst von der Universitäts-IT wieder freigeschaltet werden. Dieser Vorgang ist bereits in der Anleitung unter „Wie moderiere ich ein virtuelles Treffen?“ beschrieben.Zoom Mac Client:
Das angesprochene Problem wurde mit der Clientversion 4.6.9 (19273.0402) behoben. Das Changelog ist hier zu finden: [7]UNC Hyperlinks:
Das angesprochene Problem wurde mit der Clientversion 4.6.9 (19253.0401) behoben. Das Changelog ist hier zu finden: [8]Die Firma Zoom hat jetzt einen „Feature Freeze“ herbeigeführt, um es allen Entwicklern zu ermöglichen, am Thema Datenschutz mitzuarbeiten. Das Thema wird dort – wie bei uns auch – sehr ernst genommen. Hierzu wurde auch am 01.04.2020 ein Blogbeitrag verfasst, der diese Themen nochmals referenziert. [9]
[2] https://zoom.us/docs/doc/FERPA%20Guide.pdf
[3] https://zoom.us/de-de/gdpr.html
[4] https://zoom.us/de-de/privacy.html
[6] https://blog.zoom.us/wordpress/2020/03/29/zoom-privacy-policy/
[7] https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201361963-New-Updates-for-macOS
[8] https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201361953-New-Updates-for-Windows
[9] https://blog.zoom.us/wordpress/2020/04/01/a-message-to-our-users/
Live Zoom-Support
Unser live Zoom-Support steht Ihnen an Werktagen zwischen 8 und 16 Uhr zur Verfügung: Sie erreichen uns bevorzugt telefonisch über die Hotline -2000 (von extern: 0621 181-2000) oder per E-Mail an itsupportuni-mannheim.de – beachten Sie dabei bitte, dass eine Antwort auf diesem Wege nicht so zeitnah erfolgen kann wie per Telefon.
