Anleitungen für Raum-Manager*innen

Auf der Startseite des Portal² werden neue Raumanfragen für die verwalteten Räume als Portalnachricht angezeigt. Ein Klick auf die entsprechende Nachricht (rechts oben) leitet Sie zur Maske für die Raumverwaltung. Die Nachrichten bleiben solange auf der Startseite erhalten, bis sie manuell durch einen Klick auf das Kreuz gelöscht werden

Alternativ ist die Bearbeitung der Raumanfragen über „Organisation" > „Räume und Gebäude" > „Raumanfrage­management" > „Raumanfragen verwalten“ zu erreichen.

Oder Sie suchen in der Menü-Suche einfach nach „Raumanfragen verwalten“.

Egal welchen Weg Sie wählen: Sie gelangen schließlich auf die Übersichtsseite der Raumverwaltung. Im oberen Teil dieser Seite finden Sie die Konfigurations­einstellungen. Sie können wählen, ob Sie offene, zurückgestellte oder bearbeitete Raumanfragen angezeigt bekommen wollen (1).
Sie können direkt nach folgenden Kriterien filtern (2):

• Semester
• Startdatum
• Enddatum
• Rhythmus
• Wochentag

Darüber hinaus können Sie die angezeigten Raumanfragen wie folgt gruppieren (3):

• Veranstaltung/Prüfung: Die Raumanfragen werden anhand der jeweiligen Veranstaltung oder Prüfung gruppiert angezeigt.
• Raum: Die Raumanfragen werden anhand des angefragten Raums gruppiert angezeigt.
• Ohne: Die Raumanfragen werden alle einzeln ohne Gruppierung angezeigt.

Zusätzlich können Sie die Sortierung und die Reihenfolge definieren (4):

• Älteste Raumanfrage zuerst
• Anfragesteller/in
• Angefragter Raum
• Angefragter Raum (absteigend)
• Beste Raumauslastung zuerst
• Früheste Veranstaltung/Prüfung zuerst
• Größter Raum zuerst
• Kleinster Raum zuerst
• Meisten Teilnehmer zuerst
• Neuste Raumanfrage zuerst
• Rhythmus
• Schlechteste Raumauslastung zuerst
• Späteste Veranstaltung/Prüfung zuerst
• Veranstaltungs-/Prüfungs­titel
• Wenigste Teilnehmer zuerst
• Wochentag

sowie die Anzahl der anzuzeigenden Raumanfragen (5).

Wenn diese Filter für Ihre Arbeit nicht ausreichend sein sollten, können sie zusätzlich nach folgenden Kriterien sortieren (Filterkriterien Bearbeiten):

• Anfragebezogene Filterkriterien
  • Anfragestatus (offen, zurückgestellt, erfüllt, erfüllt durch alternativen Raum, abgelehnt)
  • Konflikte (konfliktfrei, Anfragekonflikt, Terminkonflikt, Raumsperrkonflikt)
  • Terminabweichungen (Ausweichtermine, Zeitslotsabweichungen)
  • Anfrageart (nur spezifische/nur un­spezifische Raumanfragen)
  • Raumzuordnungs­gruppe (für welche Räume möchten Sie sich Anfragen anzeigen lassen)
• Terminbezogene Filterkriterien
  • Datum, Uhrzeit, Wochentag, Rhythmus, Teilnehmerzahl
• Veranstaltungs­bezogene Filterkriterien
  • Veranstaltungs­art (Vorlesung, Seminar, Übung etc.)
  • Einrichtung
• Personenbezogene Filterkriterien
  • bestimmte/r Anfragesteller/-in, bestimmte/r Dozent/-in

Diese Filterkriterien können gespeichert werden (Filterkriterien Speichern) und sind dann in der Dropdownbox ganz oben auswählbar.

Unter der Filtermaske sehen Sie die Tabelle der (gefilterten) aktuellen Raumanfragen. In der ersten Spalte der Tabelle finden Sie je nach eingestellter Gruppierung entweder die Veranstaltung (mit Nummer und Titel) mit zugehörigen angefragten Räumen oder die angefragten Räume mit den zugehörigen Veranstaltungen (mit Nummer und Titel), für die der Raum angefragt wurde. Ist keine Gruppierung eingestellt, wird jede Raumanfrage einzeln angezeigt, in der Reihenfolge angefragter Raum und dann die Veranstaltung (mit Nummer und Titel), für die der Raum angefragt wurde.

Mit einem Klick auf den Namen des Raums gelangen Sie auf den jeweiligen Raumplan und mit einem Klick auf den Titel der Veranstaltung gelangen Sie zur entsprechenden Detailseite. Die weiteren Spalten der Tabelle geben Auskünfte zu Konflikten (rote Markierung), Alternativen Raumanfragen (grüne Markierung), Sitzplatz­auslastung, Tag, Uhrzeit, Zeitraum (inkl. Rhythmus), Dozent/in und Anfragesteller/in (ggf. inkl. Bemerkung).

In der Spalte Konflikte werden folgende Konflikttypen angezeigt:

• Anfragekonflikt: Die offene Raumanfrage hat einen Konflikt mit einer weiteren offenen Raumanfrage.
• Terminkonflikt: Der angefragte Raum ist zum angefragten Zeitpunkt bereits vergeben.
• Raumsperrkonflikt: Der angefragte Raum ist zum angefragten Zeitpunkt mit einer Raumsperre belegt.

Die Zahl am jeweiligen Konfliktsymbol zeigt die Anzahl der Einzeltermine der Terminserie an, an denen der Konflikt besteht. Mit einem Klick auf das Plus Termine anzeigen lassen sich die Einzeltermine der Terminserie einblenden inklusive der Konflikte an den Einzelterminen.

In der Spalte Alternative Raumanfragen wird die Anzahl der parallelen Raumanfragen angezeigt, die für diese Veranstaltung zu der Terminserie ebenfalls gestellt wurden. Über die Lupe Alternative Raumanfragen anzeigen öffnet sich ein Overlay, in welchem die parallelen gestellten Raumanfragen dargestellt sind. Hier sind auch parallele Raumanfragen sichtbar, die durch andere Personen verwaltet sind. Sind die Raumanfragen vom/von der Anfragesteller/in priorisiert, werden die Prioritäten ebenfalls angezeigt.

In der Spalte Aktionen (orange Markierung) haben Sie folgende Optionen:

• Raumanfrage erfüllen
• Alternativen Raum zuordnen
• Raumanfrage zurückstellen (später bearbeiten)
• Raumanfrage ablehnen

Über die Massenbearbeitung (blaue Markierung) können Sie ganz einfach zum Beispiel alle verbliebenen Raumanfragen in dieser Ergebnisliste auswählen und mit einem Klick ablehnen oder zulassen.

Als Raumverwalter können Sie nur Alternativräume vergeben / zuweisen, die auch von Ihnen verwaltet werden. Wenn Sie einen Raumwunsch definitiv nicht bestätigen oder verschieben können, es aber woanders einen Ausweichraum gäbe, so empfehlen wir, dass Sie sich direkt an den/die Anfragesteller/-in wenden und ihm/ihr die alternative Option mitteilen. Dann kann der/die Anfragesteller/-in die nicht erfüllbare Raumanfrage stornieren und stattdessen den alternativen Raum anfragen.