Nutzungs­bedingungen für Zoom

An der Universität Mannheim wird die Videokonferenzsoftware „Zoom“ für die digitale Lehre eingesetzt. Bitte beachten Sie bei der Verwendung von Zoom die hier aufgeführten Hinweise und Vorgaben. (Stand 10.09.2020)

Verwenden Sie ausschließlich die zentral verwalteten Zoom-Lizenzen. Nur so kann gewährleistet werden, dass Zoom mittels entsprechender Konfigurationen rechts­konform eingesetzt wird.

Sie erkennen die zentral angeschafften Lizenzen daran, dass die Adresse (URL) zu der Zoom-Veranstaltung mit „https://uni-mannheim.zoom.us/...“ (Stichwort „Vanity-URL“) beginnt.

Die Lizenzen können Sie über die Raumverwaltung in Portal² anfragen. Berücksichtigen Sie hierbei die Informationen unter „Wie buche ich einen Zoom-Raum?“

Da die Universität verpflichtet ist, für alle im Rahmen der Dienstgeschäfte genutzten ZOOM Lizenzen die Datenschutz­konformität sicherzustellen, ist es unter­sagt, andere als die zentral bereitgestellten oder gemäß den zentralen Vorgaben konfigurierten Lizenzen zu verwenden.

Sowohl die moderierende Person als auch die teilnehmenden Personen sind an die Terms of Service (Nutzungs­bedingungen) von Zoom gebunden. Diese können Sie unter https://zoom.us/de-de/terms.html nachlesen.

Zoom-Meetings für Lehr­veranstaltungen sind ausschließlich über die Raumverwaltung in Portal² anzufragen.

Berücksichtigen Sie hierbei die Informationen unter „Wie buche ich einen Zoom-Raum?“

Externe können an Veranstaltungen über „Zoom“ teilnehmen und auch im Rahmen der Veranstaltung präsentieren.

Die Durchführung von Veranstaltungen über die zentral verwalteten Zoom-Lizenzen ist nur den Mitgliedern der Universität Mannheim gestattet. Achten Sie daher darauf, dass die Moderation von Beschäftigten der Universität Mannheim übernommen wird.

Der Link zu der Zoom-Veranstaltung darf nicht frei zugänglich im Internet verfügbar sein.

Gerne können Sie den Link zu der Veranstaltung gezielt an die geplanten Teilnehmenden (und in diesem Zuge auch an externe Personen) weitergeben. Sie können hierzu zum Beispiel die Mailing-Funktion in ILIAS oder die Besprechung im Outlook-Kalender nutzen. Unter­lassen Sie jedoch, den Link auf Webseiten oder in sozialen Netzwerken zu veröffentlichen.

Bei der Weitergabe des Links ist darauf zu achten, dass die eingeladenen Personen Zugriff auf die Zoom Nutzungs­bedingungen haben. Durch die Teilnahme an der Veranstaltung werden diese konkludent akzeptiert. Verwenden Sie für die Weitergabe der Nutzungs­bedingungen diesen Link: https://www.uni-mannheim.de/it/nutzungsbedingungen/zoom-vorgaben 

Mitglieder der Universität Mannheim können an extern gehosteten Zoom-Veranstaltungen teilnehmen.

Bitte beachten Sie jedoch, dass hier alleinig der externe Veranstalter für den Schutz Ihrer Daten verantwortlich ist.

Grundsätzlich steht es Nutzer*innen frei, über welchen Weg Zoom genutzt wird. Die Universitäts-IT empfiehlt jedoch die Nutzung der Desktop-Anwendung.

Die verschiedenen Zugriffswege haben entsprechende Vor- und Nachteile:

Der IT-Support unter­stützt Sie gerne bei der Installation der Zoom Desktop­anwendung auf Geräten der Universität.

Eine Anmeldung für die Moderation ist ausschließlich über den Moderations-PIN möglich.

Weitere Informationen zu der Anmeldung über den Moderations-PIN können Sie der Anleitung auf der Webseite entnehmen: „Wie übernehme ich die Moderation?", die PIN selbst finden Sie über ILIAS → Digitalisierung in der Lehre.

Die Authentifizierung über die Accounts für Zoom ist den entsprechenden Personen für die Verwaltung der Einstellungen vorbehalten.

Die für die Zoom-Veranstaltung verwendete Software ist aktuell zu halten.

Dies betrifft Browser und die Zoom-Anwendung an sich so wie das Betriebs­system und korrespondierende Anwendungen wie Virenscanner.

Teilnehmenden Personen ist unter­sagt, die Veranstaltungen oder Teile hiervon aufzuzeichnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass das Aufnehmen und Verbreiten solcher Aufnahmen strafbar sein kann. Dies schließt die Aufnahme mit externen Geräten inklusive einer Videoaufnahme mit dem Handy, Bildschirmaufnahmen oder Audioaufnahmen ein. 

Ausnahme stellt hierbei jedoch die Aufnahme im Rahmen der Moderation dar. Diese kann unter bestimmten Bedingungen erfolgen.

Grundsätzlich ist es technisch möglich im Rahmen der Moderation die Zoom-Veranstaltungen aufzunehmen. Hierbei sind jedoch die Bedingungen für Aufnahme und Speicherung der Aufnahme zu beachten.

• Bei Tutorien oder Übungen sowie Seminaren darf keine Aufnahme erfolgen.
• Bei allen anderen Veranstaltungen, inklusive Vorlesungen, darf eine Aufnahme nach Ankündigung erfolgen.
• Eine laufende Aufnahme wird mit einem roten Punkt für „Recording“ angezeigt.
• Teilnehmende Personen, die nicht aufgenommen werden möchten, können entweder das Mikrofon und die Kamera ausschalten oder die Veranstaltung verlassen.

Weitere sind die Angaben zu Aufnahmen, insbesondere zur Speicherung der Aufnahmen, in den Hinweisen zu Zoom für die Moderation zu beachten.

Grundsätzlich steht es den Teilnehmenden frei ob Bild und Ton übertragen werden. Bei Lehr­veranstaltungen des Typs Seminar ist dies jedoch für die Erfüllung des Lehr­auftrags zwingend notwendig.

Bei Übungen, Tutorien und Vorlesungen sowie sonstigen Veranstaltungen steht es den teilnehmenden Personen frei ob Bild und Ton übertragen sollen.

Ausnahme stellen Seminare dar, da diese eine aktive Beteiligung der Studierenden für eine Erfüllung der Leistungen und entsprechende Benotung voraussetzen.

Als moderierende Person haben Sie die Verantwortung für die ordnungs­gemäße Durchführung der Veranstaltung.

Detaillierte Informationen hierzu finden Sie in den Hinweisen für die Moderation.

Die Nutzung von Zoom ist für folgende Fälle ausgeschlossen:

1. Nutzung für private Zwecke.
2. Die teilnehmende Person ist jünger als 16 Jahre.
3. Im Hinblick auf personenbezogene Gespräche, insbesondere Bewerbungs­gespräche, Berufungs­gespräche oder Gremiensitzungen, bestimmt das Rektorat, dass bei der Durchführung solcher Veranstaltungen die Präsenz Priorität hat. Sollte aus nachvollziehbaren und gerechtfertigten Gründen ein solches Gespräch in Präsenz nicht durchgeführt werden können, kann mit Zustimmung des*der Kandidat*in der Einsatz von ZOOM erfolgen.

Es werden im Rahmen der Verwendung von Zoom personenbezogene Daten verarbeitet. Beachten Sie hierzu die Datenschutz­hinweise.

Eine ausführliche Aufführung über Art und Umfang der Verarbeitung sowie weitere Informationen inklusive Ihrer Rechte finden Sie in der Zoom Datenschutz­erklärung.

Melden Sie einen Sicherheits- oder Datenschutz­vorfall bitte unverzüglich dem IT-Support.

Eine Datenpanne liegt zum Beispiel (aber nicht ausschließlich) vor, wenn Informationen aus der Veranstaltung an Dritte gelangt sind. Dies kann durch Beitritt von unbefugten Personen passieren oder wenn die Informationen zu der Veranstaltung über nicht autorisierte Kanäle veröffentlicht werden oder auch eine Aufzeichnung ohne Einwilligung der Betroffenen stattgefunden hat.

Auch wenn Sie nur einen Verdacht haben, dass es zu einer Datenpanne gekommen sein könnte, halten Sie bitte Rücksprache mit dem IT-Support.