Datenschutzhinweise Zoom
An der Universität Mannheim wird die Videokonferenzsoftware „Zoom“ eingesetzt. Die Universität Mannheim hat Maßnahmen getroffen, um den Einsatz Cloud-basierter Dienste möglichst datenschutzkonform auszugestalten. Informationen hierzu finden Sie in der Zoom Anleitung.
Mit Zoom wurde ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
Daneben wird dem Nutzer durch entsprechende Einstellungen und Empfehlungen soweit wie möglich Autonomie über seine Daten ermöglicht. Bspw. ist eine Teilnahme regelmäßig auch ohne Freischaltung des Mikrofons bzw. der Webcam möglich; weiterhin kann auf die Angabe eines Klarnamens in der Regel verzichtet werden. Details zu den unterschiedlichen Veranstaltungsarten finden sie in den Nutzungsbedingungen im Abschnitt „Übertragung von Bild und Ton“.
Einen Überblick über die Einstellungen und Empfehlungen zur Nutzung von Zoom finden Sie in den Konfigurationshinweisen.
Mit den folgenden Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, wie wir Ihre Daten anlässlich der Teilnahme an einer Zoom-Veranstaltung verarbeiten und welche Rechte Sie geltend machen können. (Stand 23.09.2020)
Grundlegende Informationen
- Es handelt sich bei „Zoom“ um einen Cloud-basierten Dienst, d.h. Daten, die für die Nutzung des Konferenzdienstes benötigt werden, werden auf Servern von Zoom verarbeitet.
- Der Dienst kann ohne eigenen Zoom-Account und Registrierung genutzt werden.
Datenschutzhinweise nach Artikel 13 DS-GVO
Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Universität Mannheim
Schloss
68131 Mannheim
Deutschland
E-Mail: rektor uni-mannheim.de
Datenschutzbeauftragter
E-Mail: datenschutzbeauftragter uni-mannheim.de
Art der verarbeiteten Daten
Abhängig von den gewählten Features, werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet.
- Angaben zur Person: selbst gewählter Vorname, Nachname, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Anhand der IP-Adresse wird eine grobe Region, z.B. Großraum Mannheim, ermittelt.
- Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen ab bzw. stummschalten.
Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Dieser kann in der Regel frei (auch ein fiktiver Name ist möglich) gewählt werden, außer die Veranstaltung beinhaltet prüfungsrelevante Interaktion.
Umfang der Verarbeitung
Die Universität Mannheim bietet Zoom in zwei Varianten an:
Variante 1: Die zentralen Räume des Portal² für Lehrveranstaltungen
Zoom wird für die Durchführung von (Lehr-)Veranstaltungen verwendet. Im Falle einer Aufzeichnung werden Sie hierüber voran informiert und– soweit erforderlich – um eine Zustimmung gebeten. Eine aktive Aufzeichnung wird Ihnen durch einen roten Punkt sowohl in der Teilnehmerliste als auch in dem Hauptfenster angezeigt.
Eine Speicherung des Chatverlaufs sowie das sog. Aufmerksamkeitstracking wurden technisch unterbunden.
Variante 2: Persönliche Lizenzen über die Universität Mannheim für weitere Veranstaltungsarten
Bei der Verwendung der persönlichen Zoom-Lizenzen wird Ihre Uni-ID an Zoom für die Authentifizierung und die Erstellung eines Kontos übermittelt. Die Nutzung der persönlichen Zoom-Lizenzen ist freiwillig und alternativ können die zentralen Zoom-Räume über die Raumverwaltung im Portal² angefragt werden (Variante 1). Bei der Verwendung der zentralen Zoom-Räume ist keine persönliche Authentifizierung bei Zoom notwendig.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind Artikel 6 Abs. 1. lit. a und Artikel 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. §§ 2, 12 Landeshochschulgesetz (LHG) ggf. i. V. m. entsprechenden Satzungen, wie bspw. Prüfungsordnungen.
Empfänger / Weitergabe von Daten
„Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Vollständige Adresse und Kontaktinformationen finden Sie hier: https://zoom.us/contact. Mit Zoom wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist u.a. durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an weitere Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Vorlesungen“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Die Zoom Video Communications, Inc. erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.
Die Datenverarbeitung findet ausschließlich auf Servern innerhalb der EU beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraumes statt.
Informationen zum Ablauf einer Aufzeichnung
Die Aufzeichnung eines Meetings kann im Rahmen der Moderation erfolgen. Hierüber werden die Betroffenen im Vorfeld in Kenntnis gesetzt. Die Aufzeichnung erfolgt zunächst auf der lokalen Festplatte Moderators und gelangen zu keinem Zeitpunkt in die Cloud von „Zoom“. Die Moderator*innen sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten zu ergreifen. Die Moderator*innen stellen die Aufzeichnung sodann über die Plattform ILIAS zur Verfügung (ein Chatverlauf kann jedoch nicht gespeichert werden). Nach erfolgreichem Upload werden die Daten auf dem lokalen Rechner datenschutzkonform gelöscht.
Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich dann gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Die Metadaten der Veranstaltungen, zum Beispiel die genutzte IP-Adresse, werden in der aktuellen Konfiguration nach einem Jahr gelöscht.
Ihre Rechte als Betroffene/ r
- Sie haben das Recht, von der Universität Mannheim Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO zu erhalten und/
oder unrichtig gespeicherte personenbezogene Daten gemäß Art. 16 DSGVO berichtigen zu lassen. - Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO).
- Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie die Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.
- Erfolgt der Widerspruch im Rahmen eines Vertragsverhältnisses kann dies zur Folge haben, dass eine Vertragsdurchführung nicht mehr möglich ist.
- Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die datenschutzrechtlichen Vorschriften verstößt (Art. 77 DS-GVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de)
Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Absatz 1 DS-GVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen, werden die Datenschutzhinweise überarbeitet. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite. Wir empfehlen Ihnen daher, vor jeder Nutzung des Dienstes „Zoom“ die aktuellen Datenschutzhinweise durchzulesen.