Datenschutz­hinweise Zoom

An der Universität Mannheim wird die Videokonferenzsoftware „Zoom“ eingesetzt. Die Universität Mannheim hat Maßnahmen getroffen, um den Einsatz Cloud-basierter Dienste möglichst datenschutz­konform auszugestalten. Informationen hierzu finden Sie in der Zoom Anleitung.

Mit Zoom wurde ein Auftragsdatenverarbeitungs­vertrag abgeschlossen.
Daneben wird dem Nutzer durch entsprechende Einstellungen und Empfehlungen soweit wie möglich Autonomie über seine Daten ermöglicht. Bspw. ist eine Teilnahme regelmäßig auch ohne Freischaltung des Mikrofons bzw. der Webcam möglich; weiterhin kann auf die Angabe eines Klarnamens in der Regel verzichtet werden. Details zu den unterschiedlichen Veranstaltungs­arten finden sie in den Nutzungs­bedingungen im Abschnitt „Übertragung von Bild und Ton“.

Einen Überblick über die Einstellungen und Empfehlungen zur Nutzung von Zoom finden Sie in den Konfigurations­hinweisen.

Mit den folgenden Datenschutz­hinweisen informieren wir Sie, wie wir Ihre Daten anlässlich der Teilnahme an einer Zoom-Veranstaltung verarbeiten und welche Rechte Sie geltend machen können. (Stand 23.09.2020)

Grundlegende Informationen

  • Es handelt sich bei „Zoom“ um einen Cloud-basierten Dienst, d.h. Daten, die für die Nutzung des Konferenzdienstes benötigt werden, werden auf Servern von Zoom verarbeitet.
  • Der Dienst kann ohne eigenen Zoom-Account und Registrierung genutzt werden.
Bitte beachten Sie

Sofern Sie sich außerhalb der zentralen Zoom-Lizenz der Universität Mannheim bei „Zoom“ registrieren, bzw. anmelden, gelten die hier genannte Information nicht oder allenfalls eingeschränkt.

Hinweis:
Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ her­unterzuladen. Sie können „Zoom“ nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-Anwendung eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-Anwendung nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar. Weitere Informationen hierzu unter https://www.uni-mannheim.de/it/anleitungen/zoom/#c184133.

Bei einer Registrierung bei Zoom gelten die AGBs und Datenschutz­richtlinien von Zoom. Diese finden Sie hier: https://zoom.us/de-de/terms.html und https://zoom.us/de-de/privacy.html

Datenschutz­hinweise nach Artikel 13 DS-GVO

Verantwortlicher und Datenschutz­beauftragte

Universität Mannheim
Schloss
68131 Mannheim
Deutschland
E-Mail: rektor(at)uni-mannheim.de

Datenschutz­beauftragte

Art der verarbeiteten Daten

Abhängig von den gewählten Features, werden verschiedene personenbezogene Daten verarbeitet.

  • Angaben zur Person: selbst gewählter Vorname, Nachname, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
    Anhand der IP-Adresse wird eine grobe Region, z.B. Großraum Mannheim, ermittelt.
  • Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentations­aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen.
  • Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Länder­name, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungs­daten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen ab bzw. stummschalten.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Dieser kann in der Regel frei (auch ein fiktiver Name ist möglich) gewählt werden, außer die Veranstaltung beinhaltet prüfungs­relevante Interaktion.

Umfang der Verarbeitung

Die Universität Mannheim bietet Zoom in zwei Varianten an:

Variante 1: Die zentralen Räume des Portal² für Lehr­veranstaltungen
Zoom wird für die Durchführung von (Lehr-)Veranstaltungen verwendet. Im Falle einer Aufzeichnung werden Sie hierüber voran informiert und– soweit erforderlich – um eine Zustimmung gebeten. Eine aktive Aufzeichnung wird Ihnen durch einen roten Punkt sowohl in der Teilnehmerliste als auch in dem Hauptfenster angezeigt.

Eine Speicherung des Chatverlaufs sowie das sog. Aufmerksamkeits­tracking wurden technisch unterbunden.

Variante 2: Persönliche Lizenzen über die Universität Mannheim für weitere Veranstaltungs­arten
Bei der Verwendung der persönlichen Zoom-Lizenzen wird Ihre Uni-ID an Zoom für die Authentifizierung und die Erstellung eines Kontos übermittelt. Die Nutzung der persönlichen Zoom-Lizenzen ist freiwillig und alternativ können die zentralen Zoom-Räume über die Raumverwaltung im Portal² angefragt werden (Variante 1). Bei der Verwendung der zentralen Zoom-Räume ist keine persönliche Authentifizierung bei Zoom notwendig.

Rechts­grundlagen der Datenverarbeitung

Rechts­grundlage der Datenverarbeitung sind Artikel 6 Abs. 1. lit. a und Artikel 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. §§ 2, 12 Landes­hochschul­gesetz (LHG) ggf. i. V. m. entsprechenden Satzungen, wie bspw. Prüfungs­ordnungen.

Empfänger / Weitergabe von Daten

 „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Vollständige Adresse und Kontakt­informationen finden Sie hier: https://zoom.us/contact. Mit Zoom wurde ein Auftragsverarbeitungs­vertrag abgeschlossen. Ein angemessenes Datenschutz­niveau ist u.a. durch den Abschluss der sog. EU-Standard­vertragsklauseln gewährleistet.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Veranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an weitere Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Vorlesungen“ wie auch bei persönlichen Besprechungs­treffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Die Zoom Video Communications, Inc. erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen eines Auftragsverarbeitungs­vertrages vorgesehen ist.

Die Datenverarbeitung findet ausschließlich auf Servern innerhalb der EU beziehungs­weise des Europäischen Wirtschafts­raumes statt.

Informationen zum Ablauf einer Aufzeichnung

Die Aufzeichnung eines Meetings kann im Rahmen der Moderation erfolgen. Hierüber werden die Betroffenen im Vorfeld in Kenntnis gesetzt. Die Aufzeichnung erfolgt zunächst auf der lokalen Festplatte Moderators und gelangen zu keinem Zeitpunkt in die Cloud von „Zoom“. Die Moderatoren sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten zu ergreifen. Die Moderatoren stellen die Aufzeichnung sodann über die Plattform ILIAS zur Verfügung (ein Chatverlauf kann jedoch nicht gespeichert werden). Nach erfolgreichem Upload werden die Daten auf dem lokalen Rechner datenschutz­konform gelöscht.

Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich dann gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche zu prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungs­pflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungs­pflicht in Betracht.

Die Metadaten der Veranstaltungen, zum Beispiel die genutzte IP-Adresse, werden in der aktuellen Konfiguration nach einem Jahr gelöscht.

Ihre Rechte als Betroffene/r

  • Sie haben das Recht, von der Universität Mannheim Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte personenbezogene Daten gemäß Art. 16 DSGVO berichtigen zu lassen. 
  • Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO). 
  • Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie die Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.
  • Erfolgt der Widerspruch im Rahmen eines Vertrags­verhältnisses kann dies zur Folge haben, dass eine Vertragsdurchführung nicht mehr möglich ist. 
  • Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die datenschutz­rechtlichen Vorschriften verstößt (Art. 77 DS-GVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landes­beauftragte für den Datenschutz und die Informations­freiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de)  

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Absatz 1 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Änderung dieser Datenschutz­hinweise

Bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen, werden die Datenschutz­hinweise überarbeitet. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite. Wir empfehlen Ihnen daher, vor jeder Nutzung des Dienstes „Zoom“ die aktuellen Datenschutz­hinweise durchzulesen.