OneDrive ist ein Cloud-Speicher, in welchem Sie Ihre Dateien ablegen können. Bei Bedarf besteht auch die Möglichkeit, einzelne Dateien oder Ordner mit anderen zu teilen. Word, Excel, Power-Point und OneNote-Dokumente können auch direkt aus OneDrive heraus erstellt werden. Der Zugriff auf OneDrive kann sowohl über Teams als auch den Browser oder die Desktop-App erfolgen.
Mit Ihrem Microsoft Office 365 Account der Universität Mannheim steht Ihnen 1 TB Speicherplatz zur Verfügung. Die Nutzung des Accounts ist nur Angestellten und Studierenden der Uni Mannheim gestattet. Sichern Sie deshalb Ihre Daten, bevor Sie die Universität verlassen.
In Microsoft Teams finden Sie OneDrive in der Rubrik „Dateien“ im Abschnitt Cloudspeicher. Dort werden die in der Cloud befindlichen Dateien angezeigt.
Durch einen Klick auf die Spaltenüberschriften können Sie in der Listenansicht auswählen, wie die Dateien sortiert sein sollen.
In der oberen Menüleiste finden Sie folgende Optionen:
Diese Optionen ändern sich teilweise, wenn eine Datei ausgewählt ist. Es kommen die Optionen „Öffnen“, „Löschen“ und „Umbenennen“ dazu.
Bei der Option „Öffnen“ haben Sie die Wahl, ob Sie das Dokument in Teams, in der Desktop-App oder im Browser öffnen möchten. Dies ist nur der Fall, wenn es sich um ein Office- oder ein OneNote- Dokument handelt.
Über die Option „Löschen“ wird die Datei in den Papierkorb in OneDrive verschoben.
Rufen Sie die Seite login.microsoft.com im Browser auf und melden Sie sich an. Bitte verwenden Sie hierbei Microsoft Edge oder Google Chrome, da diese Browser die höchste Kompatibilität mit den Tools von Office 365 aufweisen.
Wie melde ich mich an?
Anleitung Login für Beschäftigte und Promovierende
Anleitung Login für Studierende
Nach erfolgreicher Anmeldung sehen Sie auf der linken Seite die zur Verfügung stehenden Apps. Wählen Sie hier OneDrive aus, um auf die entsprechende Oberfläche der App zu gelangen.
Die Browser-Version von OneDrive bietet noch weitere Optionen, im Vergleich zu OneDrive in Teams. In der oberen Menüleiste haben Sie hier noch die Option „Automatisieren“. Mit dieser können Sie Arbeitsprozesse abbilden. Bei einer ausgewählten Datei haben Sie hier noch die Optionen, diese zu teilen, zu verschieben und sie zu kopieren.
Über das Menü auf der linken Seite haben Sie neben den eigenen Dateien Zugriff auf:
Wenn Sie Dateien oder Ordner mit anderen teilen möchten, klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf den Eintrag in der Spalte „Freigabe“. In dem sich öffnenden Menü können Sie den Zugriff über einen Link oder direkt an bestimmte Personen freigeben.
Freigabe per Link
Geben Sie beim Erstellen der Links an, für wen der Link funktionieren soll. Standardmäßig ist hier die Freigabe für alle mit einem Account für Microsoft Teams der Uni Mannheim eingestellt.
Sollten Sie das nicht wollen, können Sie durch einen Klick darauf sich die anderen Optionen anzeigen lassen.
Mit der Option „Personen mit Zugriff“ funktioniert der Link nur bei Personen, denen Sie eine direkte Freigabe erteilt haben. Mit der Option „Bestimmte Personen“ funktioniert der Link bei denjenigen, deren Namen/
Die Angabe, an wen der Link geschickt werden soll, ist bei den anderen Möglichkeiten optional. Bei diesen können Sie sich den Link auch kopieren und auf anderen Wegen verteilen.
Einen Link können Sie auch über die Option „Teilen“ oder „Link kopieren“ erstellen.
Direkte Freigabe
Über die Option „Direkter Zugriff“ können Sie bestimmten Personen eine Freigabe erteilen.
Bei allen drei Varianten können Sie angeben, ob andere die Dateien nur sehen oder ob Sie diese auch verändern dürfen. Sie haben die Möglichkeit, für eine Datei/
Über Klick auf „Weitere Optionen“ bei Linkfreigaben bekommen Sie Details zu dieser Freigabe angezeigt.
Mit dem „X“ neben dem Link entfernen Sie diese Freigabe. Den sich öffnenden Dialog müssen Sie mit einem Klick auf „Link löschen“ bestätigen, dann funktioniert dieser Link nicht mehr.
Um direkte Freigaben zu entfernen, klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Namen, dessen Freigabe Sie bearbeiten möchten.
Durch das Auswählen von „Nicht mehr teilen“ öffnet sich ein Dialog, den Sie mit „Entfernen“ bestätigen müssen. Dadurch hat diese Person keinen Zugriff mehr auf die Datei.
Wenn jemand ein Dokument mit Ihnen teilt, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail. Über den Link in dieser E-Mail kommen Sie direkt zum geteilten Dokument. Sie sehen das Dokument auch in OneDrive in der Ansicht mit den geteilten Dateien.
Sie können sich auch eine Verknüpfung zu den hier liegenden Dateien erstellen, um direkt von den eigenen Dateien aus darauf zugreifen zu können.
Die OneDrive-App ist auf Windows 10 bereits installiert. Andere Versionen von Windows können Sie unter www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/download herunterladen. Für MacOS finden Sie die App im Mac App Store.
Initiale Einrichtung
Starten Sie die App und geben Sie als E-Mail-Adresse die Adresse für Ihren Office 365 Account der Uni Mannheim ein.
Bestätigen Sie diese mit „Anmelden“. Tragen Sie nun Ihr Passwort ein:
Im nächsten Schritt legen Sie den Speicherort fest. Den vorgeschlagenen Ort in Ihrem lokalen Nutzerverzeichnis bestätigen Sie mit „Weiter“.
Anschließend wird abgefragt, ob Sie die Dateien auf dem Desktop, im Dokumenten-Ordner und dem Bilder-Ordner mit OneDrive synchronisieren möchten. Diese sind standardmäßig alle ausgewählt. Wenn Sie das nicht möchten, können Sie diese durch einen Klick auf das jeweilige Icon abwählen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Fortfahren“ / „Überspringen“.
Damit ist die Einrichtung abgeschlossen. Die jetzt folgende kurze Einführung können Sie durch das Schließen des Fensters abbrechen, wenn Sie die OneDrive-App bereits kennen. Daraufhin öffnet sich ein Explorer-Fenster mit Ihrem OneDrive-Verzeichnis. Sie können damit arbeiten, wie Sie es von lokalen Ordnern kennen.
Dateien teilen
Sie finden Ihr OneDrive-Verzeichnis im Explorer auf der linken Seite unter dem Namen „OneDrive – Uni Mannheim“ oder auch unter dem beim Einrichten gewählten Pfad.
Um eine Datei/
Über das sich öffnende Fenster erteilen Sie die Freigabe über einen Link. Dies funktioniert wie unter Freigabe per Link beschrieben.
Freigaben aufheben
Um Freigaben aufzuheben, öffnen Sie das Fenster zum Teilen wie unter Dateien teilen beschrieben. Dort klicken Sie auf „weitere Optionen“ und wählen „Zugriff verwalten“ aus.
Folgen Sie dann den Schritten wie unter Freigaben aufheben für OneDrive im Browser beschrieben.
Zur Verschlüsselung von Daten empfehlen wir Ihnen die kostenlose Anwendung Cryptomator. Wie Sie diese einsetzen, erfahren Sie in der Anleitung Cryptomator.