Digitale Anwesenheitserfassung über Checkin

Checkin ist eine Webanwendung zur digitalen Anwesenheitserfassung und zur Speicherung des Hörsaalpasses für Präsenz­veranstaltungen auf dem Campus der Universität Mannheim.

Unmittelbar vor jeder Veranstaltung müssen Sie sich unter https://checkin.uni-mannheim.de anmelden und im jeweiligen Hörsaal oder Seminarraum einchecken. Sollten Sie kein mobiles Endgerät zu Hand haben, können Sie alternativ auch ein Papierformular zur Kontaktnachverfolgung ausfüllen. Die Verknüpfung des Hörsaalpasses mit Checkin bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie Ihren aktuellen 3G (Geimpft, Genesen, Getestet)- Nachweis immer auf dem Handy, Tablet oder Laptop dabei haben und über Checkin abrufen können.

Darüber hinaus können Sie sich über Checkin anzeigen lassen, in welchen nicht belegten Vorlesungs­räumen freie Arbeits­plätze verfügbar sind. Bitte checken Sie auch hier in dem jeweiligen Raum ein, wenn Sie einen dieser Plätze nutzen.

Hinweis: Die Anwendung Checkin dient in erster Linie der Anwesenheitserfassung und ermöglicht keine Reservierung von Plätzen (wie beispielsweise bei der Vergabe von Arbeits­plätzen in der Bibliothek).

Die Anwendung wurde für die Ansicht auf mobilen Endgeräten optimiert. Daher kann die Darstellung der Screenshots von den hier gezeigten abweichen.

  • Warum muss ich meine Kontaktdaten bei Teilnahme an einer Präsenz­veranstaltung angeben?

    Zum Zweck der Nachverfolgung von Infektions­ketten im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie ist die Universität Mannheim verpflichtet, die Kontaktdaten der Anwesenden bei Präsenz­veranstaltungen zu registrieren und für eine eventuelle Anfrage der Gesundheitsbehörden für vier Wochen aufzubewahren. Weitere Informationen zur Speicherung der Daten finden Sie in der Datenschutz­erklärung.

    Die Daten für eine eingecheckte Veranstaltung werden für alle Benutzer vier Wochen nach dem Veranstaltungs­termin gelöscht. Zusätzlich werden auch alle anderen Daten (Stammdaten, Adressdaten und Telefonnummer) gemeinsam mit der letzten eingecheckten Veranstaltung (vier Wochen nach dem jeweiligen Veranstaltungs­termin) gelöscht.

  • Wie kann ich bei einer Präsenz­veranstaltung einchecken?

    Wenn Sie an einer Präsenz­veranstaltung teilnehmen, müssen Sie sich vor Beginn über https://checkin.uni-mannheim.de anmelden. Befolgen Sie hierfür folgende Schritte:

    Schritt 1: Anmeldung
    Rufen Sie die Seite https://checkin.uni-mannheim.de auf und geben Sie Ihre Uni-ID und das dazugehörige Passwort ein. Klicken Sie dann auf „Anmelden“.

    Wenn Sie keine Uni-ID besitzen oder nur einmalig an einer Veranstaltung teilnehmen, melden Sie sich als Gast an. Klicken Sie hierfür auf den Button „Registrieren“ und füllen Sie im nächsten Schritt die entsprechenden Felder aus. Beenden Sie den Vorgang mit Klick auf „Als neuer Benutzer registrieren“.

    Geben Sie im nächsten Schritt Ihre gültige private Telefonnummer ein. Sie gelangen anschließend auf die Startseite.

    Falls Sie noch keinen gültigen digitalen Hörsaalpass besitzen, wird Ihnen dies in einem roten Balken angezeigt. Sobald Sie einen gültigen Nachweis im Hörsaalpass-Zentrum vorgelegt haben und dieser mit Ihrem Checkin-Profil verknüpft wurde (nur nach Einwilligung), können Sie den Nachweis über “3G-Status anzeigen” einsehen.  

    Im Menü in der oberen Zeile stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Auswahl:

    • „FAQ“: Hier kommen Sie zu dieser Anleitung
    • „Telefonnummer ändern“: Geben Sie hier Ihre Telefonnummer ein, falls sich diese geändert hat.
    • „Meine Daten“: Hier werden Ihnen die für Ihr Profil in Checkin hinterlegten Daten sowie die registrierten Veranstaltungen angezeigt. Alle Anwesenheitsdaten werden nach dem Ablauf der in der baden-württembergischen Corona-Verordnung genannten vierwöchigen Frist automatisch gelöscht. Hier können Sie auch die Erlaubnis zur Speicherung des 3G-Nachweises vornehmen. Ohne dieses Opt-In kann im Hörsaalpass-Zentrum kein digitaler Nachweis ausgestellt werden.
    • „3G-Status anzeigen“: Wenn Sie Ihren 3G-Status hier angezeigt bekommen möchten, können Sie ihn im Hörsaalpass-Zentrum verifizieren und abspeichern lassen.

    Nach 30 Minuten Un­tätigkeit werden Sie automatisch abgemeldet. Für die Raumsuche (beim „freien Arbeiten“) oder das Auschecken bei Veranstaltungen müssen Sie sich erneut anmelden.

    Schritt 2: Einchecken
    Nach der Anmeldung werden Ihnen auf der Startseite alle Lehr­veranstaltungen angezeigt, die innerhalb der nächsten 60 Minuten beginnen werden oder im Moment stattfinden. Weitere Veranstaltungen erscheinen nach Klick auf den Button „Andere/interne Veranstaltungen“.

    Bitte checken Sie nur ein, wenn Sie tatsächlich vor Ort sind.  

    Wählen Sie die Veranstaltung und klicken Sie am Ende der Zeile auf „Einchecken“.

    Alternativ können Sie über den Button „Alle Räume“ eine Übersicht der Räume sehen, in denen am gleichen Tag Veranstaltungen stattfinden. Durch Klick auf den Raumnamen sehen Sie alle dort stattfindenden Veranstaltungen.

    Schritt 3: Auschecken
    Zum Ende der angegebenen Zeit werden Sie automatisch ausgechecked. Bitte denken Sie unbedingt daran, dies manuell vorzunehmen, wenn Sie die Veranstaltung vorzeitig verlassen. Melden Sie sich hierfür erneut bei Checkin an und klicken Sie bei der Veranstaltung, an der Sie teilgenommen haben, auf „Auschecken“.

  • Wo kann ich einen Hörsaalpass beantragen?

    Den Hörsaalpass für Ihren 3G-Nachweis können Sie im Hörsaalpass-Zentrum beantragen. Sie können Ihren Hörsaalpass mit Checkin verbinden lassen, damit Ihr aktueller 3G-Nachweis dort bei Ihren Daten gespeichert und angezeigt werden kann. Setzen Sie in diesem Fall bitte vor Ihrem Besuch im Hörsaalpass-Zentrum in Ihrem Checkin-Account unter „Meine Daten“ ein Häkchen bei „Speichern der Informationen zum 3G-Status erlauben“.

  • Wie verknüpfe ich meinen Hörsaalpass mit Checkin?

    Sie haben die Möglichkeit, Ihren aktuellen 3G-Status sowie das dazugehörige Ablaufdatum in Checkin hinterlegen zu lassen. Gehen Sie hier wie folgt vor:

    Geben Sie vor Ihrem Besuch im Hörsaalpass-Zentrum Ihre Zustimmung in Ihrem Checkin-Profil. Melden Sie sich hierfür unter https://checkin.uni-mannheim.de an und setzen Sie unter „Meine Daten“ ein Häkchen bei„Speichern der Informationen zum 3G-Status erlauben“.

    Der 3G-Nachweis selbst wird im Hörsaalpass-Zentrum geprüft und der aktuelle Status sowie das Ablaufdatum werden dort von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Checkin eingepflegt. In Checkin wird weder der 3G-Nachweis selbst noch Inhalte hiervon verarbeitet, sondern lediglich ein Merkmal, das bestätigt, dass ein beliebiger 3G-Nachweis vorgelegt und geprüft wurde und wann dieser abläuft.

    Beachten Sie bitte, dass beim Widerrufen der Erlaubnis der 3G-Nachweis in Checkin gelöscht wird. Bei einer erneut erteilten Erlaubnis müssen Sie Ihren Status ebenfalls erneut im Hörsaalpass-Zentrum verifizieren lassen.

  • Wie kann ich meinen 3G-Status mit Checkin nachweisen?

    Klicken Sie im Hauptmenü auf „3G-Status anzeigen“. Sofern ein gültiger Nachweis vorliegt, wird Ihnen dieser mit Ihrem Namen und der aktuellen Uhrzeit angezeigt. Bei Stichprobenkontrollen kann dieser Nachweis, neben dem ebenfalls im Hörsaalpass-Zentrum erhältlichen papierhaften Nachweis, als Bestätigung für einen gültigen 3G Status präsentiert werden.

  • Wie erfahre ich, welche Räume für freies Arbeiten zur Verfügung stehen?

    Aktuell nicht belegte Hörsäle auf dem Campus werden Studierenden für freies Arbeiten zur Verfügung gestellt. Die freien Räume und die aktuelle Auslastung wird auf Checkin angezeigt. Bitte beachten Sie, dass die Anwendung Checkin im Unterschied zur Vergabe von Arbeits­plätzen in der Bibliothek hauptsächlich zur Erfassung von Anwesenheiten entwickelt wurde. Eine Reservierung von Arbeits­plätzen oder Räumen zum „freien Arbeiten“ ist daher nicht vorgesehen.

    • Melden Sie sich auf https://checkin.uni-mannheim.de mit Ihrer Uni-ID und dem dazugehörigen Passwort oder als Gast an. Geben Sie im nächsten Schritt Ihre gültige Telefonnummer ein (sofern nicht schon geschehen – die Telefonnummer muss nur einmal erfasst werden).
    • Klicken Sie oberhalb der Veranstaltungs­übersicht auf das Feld „Freies Arbeiten“.
    • Es folgt eine Übersicht über die freien Räume und die aktuelle Auslastung. Hier werden alle Räume, in denen aktuell oder mit einem Beginn von maximal 30 Minuten das freie Arbeiten möglich ist, angezeigt.
    • Wählen Sie erst direkt vor oder beim Betreten des Raumes, in dem Sie arbeiten möchten, „Einchecken“ aus.
    • Bitte denken Sie unbedingt daran, sich auszubuchen, wenn Sie den Raum verlassen. Klicken Sie hierzu in der gleichen Spalte, in der Sie sich eingecheckt haben, auf „Auschecken“.
    • Bitte beachten Sie, dass in den Räumen für “Freies Arbeiten” ebenfalls ein 3G-Nachweis erforderlich ist, auf den Plätzen eine Maskenpflicht herrscht und nur die markierten Sitzplätze benutzt werden dürfen.

Stand: 6. September 2021