Portal² Veranstaltungs­management

Wenn Sie in Schritt 1 keine passende Vorgängerversanstaltung gefunden haben, müssen Sie eine neue Hülle anlegen. Bitte stimmen Sie dieses Vorgehen unbedingt mit dem für Sie zuständigen Studien­gangs­management ab!
 

Unter Lehr­organisation > Veranstaltungen > Veranstaltungen anlegen können Sie eine neue Veranstaltungs“hülle“ erstellen. Sie werden hier zunächst aufgefordert, nach dem Titel und dem Semester zu suchen, um zu überprüfen, ob es die Veranstaltung nicht doch schon gibt, um somit Dopplungen zu vermeiden. Bitte denken Sie daran, dass die letzte Durchführung einer Veranstaltung mehrere Semester zurückliegen kann.
Ist dies nicht der Fall, klicken Sie ganz unten (unter der Suchergebnisliste) bei „Die richtige Veranstaltung ist nicht dabei?“ auf „Neue Veranstaltung anlegen“. Ansonsten, wenn es keine Ergebnisse zu Ihrer Suche gibt, werden Sie automatisch zur Erstellungs­maske weitergeleitet. 

Geben Sie nun das Semester an, für das Sie die Veranstaltung erstmals anlegen möchten. Außerdem sind Veranstaltungs­titel und Veranstaltungs­art Pflichtfelder, die ausgefüllt werden müssen.
Zusätzlich können Sie gleich angeben, wie viele Parallel­gruppen automatisch erstellt werden sollen.
Klicken Sie zum Schluss auf Speichern.

Tipp: Je nach Fakultät / Lehr­stuhl gibt es verschiedene Vereinbarungen, wie die Felder „Nummer“, „Angebotsfrequenz“ und „Verwendbarkeit“ genutzt werden. Informieren Sie sich im Zweifelsfall oder lassen Sie die Felder (vorerst) frei.

Hinweis! Mit dem Speichern der „Hülle“ hängt die Veranstaltung sozusagen „im leeren Raum“. Soll sie allerdings für Studierende belegbar sein, sollte sie in die jeweiligen Prüfungs­ordnungen eingehängt werden! Wenden Sie sich hierfür an die für den Studien­gang zuständigen Studien­gangs­koordination.

Sobald Sie die richtige Veranstaltung gefunden oder angelegt haben, müssen Sie für das gewünschte Semester mindestens eine Parallel­gruppe anlegen. Das können Sie tun, indem Sie aus einem vorherigen Semester Parallel­gruppen übernehmen. Falls die Veranstaltung noch nie geplant wurde, müssen Sie erstmalig eine neue Parallel­gruppe anlegen.

• Parallel­gruppen duplizieren / übernehmen:
  • Legen Sie in der Veranstaltungs­bearbeitungs­ansicht oben links unter „Semesterauswahl“ das Semester fest, für das Sie planen wollen.
  • Klicken Sie im Reiter „Semesterabhängige Veranstaltungen“ auf „Parallel­gruppe(n) duplizieren/übernehmen. Es öffnet sich ein Overlay.
  • Wählen Sie im Overlay das Semester, aus dem die Parallel­gruppe(n) übernommen werden soll8en), und markieren Sie die gewünschten Elemente in der Auflistung mit einem Häkchen. Klicken Sie dann auf weiter.
  • Geben Sie dann an, wie oft die ausgewählten Parallel­gruppen vervielfältigt werden sollen. Zusätzlich können Sie angeben, welche Informationen der Vorlage in die Kopie übernommen werden sollen:
    • Die Grunddaten enthalten die Informationen: Titel, Teilnehmeranzahl, Anzahl Gasthörer, Semesterwochenstunden und Lehr­sprache.
    • Texte sind die semesterabhängigen und parallel­gruppen­abhängigen Texte.
    • sowie Verantwortliche Dozentinnen/Dozenten.
  • Informationen wie Termin, Raum, durchführende/r Dozent/in etc. können NICHT übertragen werden, da diese Informationen in jedem Fall semester­spezifisch sind.
  • Mit einem Klick auf „Neue Parallel­gruppe/n anlegen“ schließen Sie den Vorgang ab. Die Kopien werden erstellt und können nun detailliert bearbeitet werden.
• Neue Parallel­gruppe anlegen:
  • Wählen Sie oben zuerst das Semester aus, in dem die Veranstaltung stattfinden soll, und klicken Sie dann auf „Neue Parallel­gruppe anlegen“.

Mit einem Klick auf die blaue Mülltonne ganz rechts können Sie eine Parallel­gruppe löschen. Achtung: Dies ist nicht möglich, wenn bereits Leistungen oder Belegungen gebucht wurden.
Wenn Sie stattdessen auf das durchgestrichene Buch-Symbol daneben klicken, wird die Parallel­gruppe als „fällt aus“ markiert. Dies wird auch auf der Detailseite in der Studierenden­ansicht hervorgehoben.

Tipp: Generell ist es immer besser, eine Parallel­gruppe auf „fällt aus“ zu setzen, als sie komplett zu löschen. Wenn Studierende sich die Veranstaltung bereits angeschaut haben (und sich eventuell Notizen zu den Gruppen gemacht haben), sind sie vielleicht verwirrt, wenn eine Parallel­gruppe plötzlich nicht mehr existiert. Steht bei der Parallel­gruppe allerdings „fällt aus“, ist klar, dass hier einmal etwas existierte, was nun nicht stattfindet. Der Vorgang ist somit für die Studierenden trans­parenter und nachvollziehbarer.

Die Teilnahme­möglichkeit ist wichtig um sicherzustellen, dass ZOOM Meeting Links der Veranstaltung angezeigt werden. Dies geschieht nur, wenn eine der folgenden Teilnahme­möglichkeit in der Veranstaltung ausgewählt wurde: Digital live, Digital live & recoded, Präsenz/live & digital/live.

Unter den verschiedenen Teilnahme­möglichkeiten ist folgendes zu verstehen:

• Präsenz live:
  Die Lehr­veranstaltung findet ausschließlich in Präsenz vor Ort statt.
• Digital live:
  Die Lehr­veranstaltung findet ausschließlich digital und synchron statt, z. B. über Zoom-Sitzungen.
• Digital recorded:
  Die Lehr­veranstaltung findet ausschließlich in Form von digitalen Aufzeichnungen statt, die zeitunabhängig angesehen werden können.
• Digital live & recorded:
  Die Lehr­veranstaltung findet ausschließlich digital statt. Die synchronen Formate (z. B. Zoom-Sitzungen) werden aufgezeichnet und anschließend zur zeitunabhängigen Nutzung zur Verfügung gestellt.
• Präsenz/live & digital/live:
  Die Lehr­veranstaltung findet in Präsenz und digital statt. Die Präsenz­veranstaltung wird gleichzeitig in Zoom übertragen, so dass Studierende vor Ort oder über Zoom zum Veranstaltungs­zeitpunkt teilnehmen können.
• Präsenz/live & digital/recorded:
  Die Lehr­veranstaltung findet in Präsenz und digital statt. Die Präsenz­veranstaltung wird gleichzeitig aufgezeichnet und anschließend zur zeitunabhängigen Nutzung zur Verfügung gestellt.
• Präsenz live & tlw. digital live:
  Die Lehr­veranstaltung findet grundsätzlich in Präsenz live statt, kann teilweise an Einzelterminen aber auch digital live oder hybrid stattfinden.

Diese Information wird auch angezeigt, wenn Sie auf das Info-Symbol im Grunddaten-Overlay klicken.

Weitere Informationen zu den Teilnahme­möglichkeiten können Sie auf folgender Seite finden.

Sie finden die Einstellungen zum E-Learning unter der Registerkarte „E-Learning“ in der Veranstaltungs­bearbeitung. Dort sehen Sie entweder einen Link und den Hinweis „Es existiert keine Zuordnung zu externen Systemen“. Das bedeutet, dass E-Learning für diesen Kurs noch nicht aktiviert ist. Oder Sie sehen den Hinweis „E-Learning Unter­stützung (ILIAS) bereits aktiviert. Siehe unten.“ sowie eine Ansicht der Kurse und Gruppen mit verschiedenen Aktions­möglichkeiten auf der rechten Seite.

Um ILIAS zu aktivieren, klicken Sie auf „Mit E-Learning-System verknüpfen“, klicken Sie im ersten Feld auf ILIAS und wählen Sie im zweiten Feld eine der angebotenen Optionen.
Option 1 legt für JEDE Parallel­gruppe einen Kurs an, die Studierenden werden dann auf die Kurse verteilt. Option 2 legt EINEN Kurs an, dem alle Studierenden der Veranstaltung hinzugefügt, aber INNERHALB des Kurses auf mehrere Gruppen verteilt werden.

Tipp: Sollten Sie nur EINE Parallel­gruppe haben, ist Option 1 die bessere Wahl!

Tipp: Sie können die ILIAS-Aktivierung wieder löschen, indem Sie hinten (bei Aktionen) auf die blaue Mülltonne klicken.

Hinweis! Sollten Sie z.B. Option 2 gewählt haben (Kurs wurde erstellt, eventuell auch schon Dateien hochgeladen) und würden sich dann umentscheiden und Option 1 wählen (Sie müssen zuerst die Zuordnung löschen, siehe unten, und dann die Verknüpfung neu für die Option 1 aktivieren), so wird der bereits erstellte Kurs archiviert und ein neuer Kurs erstellt. Sie können nicht auf die Dateien aus dem bestehenden (aber archivierten) Kurs zugreifen. Wenn Sie sich nun wieder umentscheiden, wird der archivierte Kurs wieder aktiviert (und die Inhalte sind wieder verfügbar), aber der neu erstellte Kurs wird nun ins Archiv verschoben. Es gibt also zwei Kurse, aber Sie können nie auf beide gleichzeitig zugreifen, da immer einer im Archiv ist.

Ist die Zuordnung erst einmal hergestellt, können (ähnlich wie für die Dozenten in Schritt 10 beschrieben) Personen hinzugefügt werden, die als Administratoren im ILIAS-Kurs eingetragen werden. Dozentinnen und Dozenten werden automatisch zu Administratoren, sie sind in der Spalte „Bereits zugeordnete Lehr­personen“ zu sehen.
Wenn Sie in der Zeile hinter „Veranstaltung“ auf das Icon klicken, werden die hinzugefügten Lehr­personen dem KURS zugeordnet, bei allen anderen Icons bezieht sich die Zuordnung dann auf die GRUPPEN innerhalb eines Kurses.
Um die automatische Zuordnung der Teilnehmer zu ILIAS zu gewährleisten, sollte ein Beitritts­verfahren angehängt werden (Schritt 14), dann kann die Teilnehmerübertragung in ILIAS aktiviert werden.

Hinweis! Die Verknüpfung zu ILIAS muss mit jedem Semester erneuert werden!

Tipp: Weitere Informationen zu ILIAS, der Teilnehmerübertragung und deren Konfiguration finden Sie in unserer ausführlicheren Dokumentation zur E-Learning-Anbindung.

Das zweite Icon in der Zeile hinter dem Titel der Parallel­gruppe öffnet die Über­sicht zur Eingabe der parallel­gruppen­abhängigen, semesterabhängigen Details.

Hinweis! „Semesterabhängig“ bedeutet, dass sich die Informationen, mit jedem Semester ändern. „Parallel­gruppen­abhängig“ bedeutet, dass die Texte jeder Parallel­gruppe unter­schiedlich sind/sein können. Wenn Sie gerne Texte eintragen würden, die für alle Parallel­gruppen gelten, siehe Schritt 7: Texte für alle Parallel­gruppen bearbeiten. Wenn Sie für die Veranstaltung Informationen haben, die über die Semester hinweg immer gleich bleiben, können Sie diese in der „semesterunabhängigen“ Veranstaltung eintragen.

Es öffnet sich ein kleines Fenster. Wählen Sie zunächst aus der Drop-Down-Box das Feld aus, das Sie bearbeiten möchten.

Tipp: Das Sternchen in der Drop-Down-Box bedeutet, dass hier schon parallel­gruppen­abhängige Texte eingetragen wurden!

In der Bearbeitungs­übersicht sehen Sie ganz links die veränderbaren parallel­gruppen­abhängigen Texte, in der Mitte die Texte, die für alle Parallel­gruppen gelten (siehe Schritt 7). Ganz rechts sehen Sie die semesterunabhängigen Texte der Hülle (siehe semesterunabhängige Informationen bearbeiten).

Hinweis! Die hier getätigten Angaben werden in jedem Fall angezeigt, egal ob die anderen zwei Felder befüllt wurden oder nicht!

Die Studierenden sehen diese Informationen, wenn sie die Detailseite der Veranstaltung aufrufen und dort bei der jeweiligen Parallel­gruppe auf die Lupe „Details einblenden“ klicken.

Wenn Sie, im Gegensatz (oder zusätzlich) zu den Angaben in Schritt 6, Informationen für alle Parallel­gruppen gleichermaßen eintragen wollen, wählen Sie die Registerkarte Texte für alle Parallel­gruppen. Klicken Sie dort rechts über der Tabelle auf den „Hinweis-Button“, bekommen Sie folgende, hilfreiche Informationen:
Wenn für das ausgewählte Semester ein semesterabhängiger Text für die Veranstaltung erfasst wurde, so wird dieser Text in der Detailseite ausgegeben und überschreibt damit die semesterunabhängige Angabe. Wurde kein semesterabhängiger Text erfasst, so wird der semesterunabhängige Text in der Detailseite ausgegeben. 

Hinweis! Das bedeutet: Die hier eingegebenen Texte werden anstatt der semesterunabhängigen Texte der Hülle angezeigt! Wird also bei „Texte für alle Parallel­gruppen“ nichts eingetragen, wird automatisch das angezeigt, was in der „semesterUNabhängigen“ Hülle der Veranstaltung eingetragen wurde (sofern denn etwas eingetragen wurde).

Die Registerkarte zeigt eine Über­sicht über alle möglichen editierbaren Texte und deren Inhalte. Die (rechte) Spalte mit der Über­schrift „Semesterunabhängiger Text“ enthält die Angaben, die in der Hülle getätigt wurden, also in jedem Semester gleich bleiben (siehe semesterunabhängige Inhalte). Links daneben werden Ihnen die semesterabhängigen, also variierenden Texte angezeigt, die Sie hier mit einem Klick auf den gelben Stift editieren können.

Es öffnet sich eine Bearbeitungs­übersicht, wo Ihnen wieder die semesterunabhängigen Texte der Hülle sowie die veränderbaren Texte für alle Parallel­gruppen angezeigt werden. Speichern Sie Ihre Eingaben und Änderungen mit einem Klick auf Speichern.

Auf der Detailansicht der Veranstaltung finden Sie die eingegebenen Texte unter dem Tab Grunddaten bei „Weitere Details“.

Hinweis! Um die Orientierung für internationale (Austausch)-Studierende im Portal2 zu erleichtern, bitten wir Sie, möglichst alle Angaben, die Sie für eine Veranstaltung machen, auch in Englisch einzutragen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die verschiedenen Stellen, an denen eine Über­setzung des eingegebenen Inhaltes möglich ist.

In den allgemeinen Grunddaten Ihrer Veranstaltung beziehungs­weise der jeweiligen Parallel­gruppe (siehe Erklärungen in Schritt 4) können Sie einen englischen Titel für die Veranstaltung erfassen. Klicken Sie dafür einfach auf die britische Flagge und es erscheint ein zusätzliches Feld für den englischen Titel. Außerdem können Sie hier angeben, wenn die Veranstaltung in Englisch gehalten wird!

Auch bei den parallel­gruppen­abhängigen Texten können Sie Über­setzungen der Texte eintragen. Wie in Schritt 6 beschrieben, öffnen Sie die Bearbeitung der Texte und klicken Sie ganz unten auf die britische Flagge. Es erscheinen zusätzlich drei weitere Felder, von denen Sie hier allerdings wieder nur das erste bearbeiten können und die anderen beiden nur Hilfestellung sind, wenn dort bereits etwas eingetragen wurde.

Zu guter Letzt können Sie auch bei den parallel­gruppen­unabhängigen Texten (siehe Schritt 7) englische Angaben machen. Auch hier finden Sie ganz unten die britische Flagge, nach dem Klick erscheinen die gewohnten zusätzlichen Felder. Mit einem Klick auf die deutsche Flagge lässt sich die Anzeige wieder einklappen.

Die Terminübersicht finden Sie über die Registerkarte „Termine & Räume“ in der Veranstaltungs­bearbeitung.

Hier können Sie alle (sofern denn bereits angelegten) Termine pro Parallel­gruppe sehen. Um einen neuen Termin beziehungs­weise eine neue Terminserie anzulegen, klicken dann auf die „Neuen Termin anlegen“-Option.

Im nun geöffneten, kleinen Fenster werden Sie zunächst nach der Parallel­gruppe gefragt, für die dieser Termin gelten soll. Sobald Sie diese Angabe gemacht haben, erscheinen alle bisher für diese Parallel­gruppe angelegten Termine sowie eine zusätzliche, leere Terminserie, die für Sie zum Ausfüllen bereit steht.
Hier müssen Sie nun den Rhythmus angeben, Sie können wählen zwischen wöchentlich, Einzeltermin, Blocktermin (in allen Variationen), 14-täglich, nur ungerade Wochen usw. Füllen Sie dann die restlichen Felder aus, und klicken Sie entweder auf „Speichern“ oder legen Sie mithilfe der leeren Terminfelder den nächsten Termin an.

Veranstaltungs­rhythmen und deren Verwendung:

• wöchentlich:= für jede Woche der Vorlesungs­zeit wird ein Termin angelegt
• Einzeltermin:= für das ausgewählte Datum wird ein Termin angelegt *
• 14-täglich:= für jede zweite Woche der Vorlesungs­zeit wird ein Termin angelegt
• Block­veranstaltung:= für den ausgewählten Datums­bereich wird an jedem Werktag (Mo-Fr) der gewählte (Uhr-)Zeitraum angelegt *
• Block­veranstaltung + Sa:= wie Block­veranstaltung inkl. Samstage *
• Block­veranstaltung + Sa und So:= wie Block­veranstaltung inkl. Samstage und Sonntag *
• gerade Wochen:= in jeder geraden Kalenderwoche wird ein Termin angelegt
• ungerade Wochen:= in jeder ungeraden Kalenderwoche wird ein Termin angelegt
• dreiwöchentlich:= alle 3 Wochen wird ein Termin angelegt
• vierwöchentlich:= alle 4 Wochen wird ein Termin angelegt
• jeder 1. Wochentag im Monat
• jeder 2. Wochentag im Monat
• jeder 3. Wochentag im Monat
• jeder 4. Wochentag im Monat

*) Bei Einzelterminen und Block­veranstaltungen werden Feiertage und Semester- bzw. Osterferien nicht berücksichtigt, d.h. eine Buchung ist möglich. Bei allen anderen Rhythmen werden an diesen Tagen keine Termine angelegt. 

Hinweis! Wenn Sie bei Rhythmus „Wöchentlich“ oder „Einzeltermin“ auswählen, werden Sie zunächst aufgefordert, einen der Blöcke auszuwählen. Wollen Sie stattdessen „frei“ eine Uhrzeit eingeben, klicken Sie einfach auf den blauen Pfeil hinter der Auswahlbox. Bei allen anderen Rhythmen ist die „freie“ Eingabe Standard.

Bei allen anderen Rhythmen („14-täglich“, „Block“,...) müssen Sie die Zeiten manuell eintragen. Bei allen Terminserien ohne Reglmäßigkeit müssen Sie zusätzlich noch das Datum auswählen.

Hinweis! Uhrzeiten: Möchten Sie abweichend von den an der Universität Mannheim gewöhnlichen Blockzeiten andere Start- und Endezeiten eintragen, klicken Sie bitte auf den „blauen Pfeil“ rechts von der Dropdownbox. Dann erscheinen zwei normale Textfelder für die Eingabe der Start- bzw. Endezeit.

B1: 8:30 – 10:00
B2: 10:15 – 11:45
B3: 12:00 – 13:30
B4: 13:45 – 15:15
B5: 15:30 – 17:00
B6: 17:15 – 18:45
B7: 19:00 – 20:30

Hinweis! Wenn Sie beim Zeitraum einer Terminserie das Start- und Enddatum unverändert lassen, werden die Einzeltermine automatisch innerhalb der Vorlesungs­zeit angesetzt. Ferien sowie Feiertage werden dabei berücksichtigt.

Tipp: Wenn Sie dennoch einen (zusätzlichen) Termin an einem Feiertag, in den Ferien oder außerhalb der Semesterzeiten anlegen möchten, müssen Sie einen zusätzlichen Einzeltermin mit dem gewünschten Datum anlegen.

Über das  Symbol können Sie die Terminserien bearbeiten:
(1) die konkrete Terminserie,
(2) alle Terminserien der Parallel­gruppe gleichzeitig, oder
(3) mit vorheriger Auswahl, welche Parallel­gruppen-Terminserien bearbeitet werden sollen.

Zusätzlich können Sie, (wenn gewünscht) eine Bemerkung zum Termin hinzufügen, die auf der Detailseite angezeigt wird.

Wenn Sie in der Terminübersicht auf das Plus klicken, werden Ihnen alle Einzeltermine in dieser Terminserie oder diesem Blocktermin angezeigt. Sie können so einzelne Termine bearbeiten, indem Sie beispielsweise einen Einzeltermin verschieben, ihm einen Ersatzraum oder -dozenten zuordnen, oder ihn ausfallen lassen. Nähere Informationen dazu finden Sie in Schritt 12.

Um eine Lehr­person zu entfernen

1. Folgen Sie der Anleitung zum Hinzufügen einer Lehr­person, bis sich das Overlay mit der Suchfunktion öffnet.
2. Entfernen Sie die gewünschte Lehr­person mit Klick auf das Mülltonnen-Symbol.

Virtuelle Lehr­veranstaltungen

Hinweis: Zoom-Links werden nur angezeigt wenn die entsprechende Teilnahme­möglichkeit ausgewählt ist.

Um ein veranstaltungs­individuelles Zoom-Meeting zu buchen:

1. Öffnen Sie die Bearbeitungs­ansicht der Veranstaltung.
2. Klicken Sie auf „Termine & Räume“.
3. Klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf das Kalender-mit-Pfeil-Symbol.

Raum für Präsenz­veranstaltungen (ohne Zoom-Link)

Die detaillierte Raumsuche finden Sie unter der Registerkarte „Termine & Räume“ in der Veranstaltungs­bearbeitung. Klicken Sie beim gewünschten Termin unter „Aktion“ auf die Tür mit Lupe. Hier können Sie Räume auswählen und anfragen, die Ihnen dann in der Terminübersicht als gelber Kreis angezeigt wird.

Wenn Sie nachschauen möchten, wann ein bestimmter Raum frei ist öffnen Sie den Menüpunkt Organisation > Räume und Gebäude > Raumpläne anzeigen.

Dort können Sie nach Räumen oder Gebäuden suchen und über die Lupe weitere Informationen, beispielsweise Verfügbarkeit oder Sitzplätze, über den entsprechenden Raum einsehen.

Hybride Veranstaltungen

Um hybride Veranstaltungen durchzuführen können Sie einen Raum buchen, in dem zeitgleich ein Zoom-Meeting auf dem Hörsaal-PC stattfindet. Um einen Raum mit entsprechender technischer Ausrüstung zu buchen, beschränken Sie Ihre Suche auf „Corona-Gebäude“.

Sie können aber auch einen Raum ohne Hörsaalausstattung buchen und das Zoom-Meeting über Ihren eigenen Laptop durchführen. Hierfür buchen Sie wie gewohnt einen physischen Raum und legen eine zusätzliche Terminserie für virtuelle Meetings an.

Detailliertere Informationen finden Sie unter „Raum anfragen und buchen“.

Tipp: Nicht immer läuft während dem Semester alles wie geplant. Es kann passieren, dass ein Termin ausfällt, verschoben werden muss oder der Dozent vertreten wird. Für diese Fälle finden Sie auf dieser Seite Hinweise, wie Sie damit umgehen können.

Klicken Sie in der Veranstaltungs­bearbeitung auf die Registerkarte Termine & Räume. Wenn Sie einen Regeltermin angelegt haben, können Sie über das Plus die Auflistung aller Einzeltermine der Serie anzeigen lassen.

In der Aktions­spalte finden Sie zu jedem Einzeltermin vier Bearbeitungs­optionen. Von links nach rechts finden Sie hier:

• Einzeltermindetails bearbeiten: Ändern Sie bei dem ausgewählten Einzeltermin die Uhrzeit, das Datum und/oder geben Sie eine Bemerkung ein.
• Ausweichraum zuweisen: Fragen Sie für den ausgewählten Termin einen anderen Raum an. Eine Erklärung dazu, wie Sie Räume anfragen können, finden Sie bei Schritt 11.
• Vertretungs­dozenen/-dozentinnen zuordnen: Geben Sie für den ausgewählten Termin einen anderen Dozenten an.
  • Ausfalltermin erstellen: Lassen Sie den ausgewählten Einzeltermin ausfallen, wenn er nicht stattfindet. Dadurch wird beispielsweise auch der Raum für diesen Termin wieder freigegeben und die Studierenden sehen es gleich auf der Detailseite. Sie können auch einen Grund für den Ausfall angeben.

Alle gespeicherten Änderungen werden farblich markiert. Bemerkungen, Ausweichräume oder Vertretungs­dozenten werden in grün gekennzeichnet, Ausfalltermine in rot. Ausfalltermine können mit einem Klick auf das hintere Kalendersymbol wieder aktiviert werden.

Die Studierenden sehen diese Änderungen (wie Sie) auf der Detailseite. Ein gelbes Warnsymbol vor der Terminserie weißt dabei auf Änderungen oder Unregelmäßigkeiten in der Terminserie hin. Ausfalltermine werden direkt aufgelistet. Die genauen Änderungen können mit einem Klick auf „Einzeltermine anzeigen“ (rote Markierung oben) angezeigt werden. Ausfalltermine und geänderte Uhrzeiten werden in der Einzelterminübersicht farblich hervorgehoben.
Die Bemerkung oben (grüne Markierung) ist die Bemerkung zur Terminserie und kann wie in Schritt 9 beschrieben geändert werden.

Hinweis! Achtung!
Wenn Sie einen Ausfalltermin wieder aktivieren wollen, müssen Sie die Raumanfrage für die gesamte Terminserie neu stellen!

Hinweis! Um die Veranstaltungs­belegung möglich zu machen, müssen jeder Veranstaltung Zeiträume zugeordnet werden. Diese Zeiträume beschreiben, wer dazu be­fähigt ist, wann etwas zu tun. Weitere Informationen finden Sie in den Dokumentationen zu den verschiedenen Zeiträumen und zu der Veranstaltungs­belegung.

Zuordnung von Zeiträumen

Klicken Sie auf den Reiter „Zeiträume“ und danach auf „Neue Zeitraum­gruppe zuordnen“.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun nach Zeitraum­gruppen suchen können. Sie können Sich Zeitraum­gruppen wie eine Mappe vorstellen, die mehrere Blätter enthält: Informationen zur Belegung, zur Verteilung und zur Belegungs­bearbeitung. Jedes dieser Blätter hat eigene Attribute und ist für jeweils andere Nutzer wichtig. Die Belegung ist der wichtige Zeitraum für die Studierenden, denn in diesem Zeitraum können sie sich für die Veranstaltung anmelden. Die Verteilung ist für die Studien­koordinator*innen sowie für das Portal²-Team wichtig, um die Studierenden nach der Belegung auf eventuell mehrere Parallel­gruppen/Veranstaltungen zu verteilen. Die Belegungs­bearbeitung geht meist über das ganze Semester und ermöglicht es der Verwaltung, Studierende unabhängig der anderen Zeiträume zu der Veranstaltung per Hand zuzulassen oder sie davon abzumelden.

In dem neuen Fenster können Sie nun nach bestimmten Zeitraum­gruppen suchen, indem Sie beispielsweise in der Bezeichnung nach Ihrer Fakultät suchen, denn die Zeitraum­gruppen sind meist mit dem Kürzel der Fakultät/Studien­gänge benannt (PHIL, JURA, BWL, PSYCHO, SOWI, VWL, WIM, WIPÄD). Oder Sie suchen nach Ihrer bevorzugten Belegungs­methode. Sollten Sie keinen passenden Zeitraum finden oder Fragen zur Verwendung und Zuordnung der Zeitraum­gruppen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

Wenn Sie eine Zeitraum­gruppe angehängt haben, können Sie mit einem Klick auf das Plus vor der Zeitraum­gruppe die verschiedenen zugeordneten Zeiträume einsehen und vor allem auch die Zeitspannen kontrollieren, für die die verschiedenen Aktionen aktiv sind.

Wenn Sie dann eine passende Zeitraum­gruppe gefunden haben, wählen Sie sie über den Haken aus und klicken Sie auf „Zuordnungen aktualisieren“. Die Zeitraum­gruppe wird nun der Veranstaltung zugeordnet und sobald die Zeiträume aktiv sind, können sich die Studierenden für die Veranstaltung anmelden. Je nach Art der Zeiträume sind sie dann direkt zugelassen oder sie bleiben angemeldet, solange bis sie (z.B. per Los­verfahren o.Ä.) verteilt werden.

Tipp: Oft sind die Studierenden irritiert, wenn sie für einen Teil der Veranstaltungen an einem Belegungs­verfahren teilnehmen können und für die restlichen Veranstaltung nicht. Deshalb empfehlen wir (gerade für nicht-zulassungs­beschränkte Veranstaltungen) eine sog. „Echtzeitbelegung“. Die Studierenden belegen die Veranstaltung und werden ohne weiteres Zutun Ihrerseits zugelassen. Die Echtzeitbelegung aktivieren Sie, indem Sie der Veranstaltung den Zeitraum „UMA Echtzeitbelegung ZU HWS“ oder „UMA Echtzeitbelegung ZU FSS“ auswählen. Dann können die Studierenden im jeweiligen Zeitraum der Veranstaltung beitreten und/oder sich wieder abmelden.

Bspw. für das HWS 2019 vom 01.08.2019 – 20.12.2019:

Bspw. für das FSS 2020 vom 15.01.2020 – 15.06.2020:

In der Veranstaltungs­bearbeitung finden Sie auch den Reiter „Links“. Hier können Adressen von Internetseiten gepflegt werden.

Auf der Detailseite (im Feld Grunddaten) wird dann die Beschreibung angezeigt, wenn man dort drauf klickt, wird man zur Internetadresse weitergeleitet, die man als Link eingetragen hat.

Tipp: Unter dem Reiter Interne Notizen können (zurzeit nur) von Studien­gangs­koordinatoren Notizen zur Veranstaltung hinzugefügt und bearbeitet werden, die allerdings wiederum nur von anderen Studien­gangs­koordinatoren eingesehen werden können.

Von der Veranstaltungs­bearbeitung oder der Detailseite führt der Link „Semesterunabhängige Veranstaltung anzeigen“ zum sogenannten Curriculum Designer. Hier können semesterunabhängige Informationen geändert werden, als die Informationen der Hülle, die sich über die Semester hinweg NICHT ändern.

Dazu zählt beispielsweise der Titel (1) der Veranstaltung, die Veranstaltungs­art (2) und die Lehr­sprache (3) der Veranstaltung. Außerdem können die semesterunabhängigen Texte bearbeitet werden.

Die Veranstaltungs­arten (2) sind entweder öffentlich (Lehr­deputat anrechenbar) oder nicht-öffentlich (Lehr­deputat nicht anrechenbar):

• Grunddaten: Unter diesem Reiter finden Sie das Textfeld „Weitere Informationen“
• Veranstaltungs­details I: Hier können Sie Arbeits­aufwand, Lehr­methoden, zu erbringende Prüfungs­leistung, zu erbringende Studien­leistung, Lernziele, Inhalte, Literatur und Verwendbarkeit der Veranstaltung bearbeiten.
• Veranstaltungs­details II: Hier finden Sie die Textfelder Informationen für Incoming-Studierende, Empfohlene Voraussetzung, Qualifikations­ziel, Ziel­gruppe, Verpflichtende Anweisung und Empfehlung.

 Auf allen der drei Seiten finden Sie oben rechts die Option „Über­setzen“. Dort können Sie „englisch“ auswählen und wie gewohnt erscheinen die zusätzlichen, englischen Textfelder.

Vergessen Sie nicht nach den Änderungen, die Sie getätigt haben, Ihre Eingaben zu Speichern! Oben und unten links finden Sie den „Speichern“-Button. Wenn Sie die Registerkarte wechseln wollen, obwohl noch ungespeicherte Informationen auf der Seite stehen, werden Sie mit einem Warnhinweis darauf hingewiesen und müssen entscheiden, die Seite entweder zu Speichern (und auf der neuen Seite fortzufahren) oder zur ungespeicherten Seite zurückzukehren.

Die Eingaben, die Sie in den Textfeldern der semesterunabhängigen Veranstaltung (also bei der Hülle) tätigen, können in jedem Semester individuell überschrieben werden. Die Texte tauchen, wie schon oben beschrieben, auf der „Texte für alle Parallel­gruppen“-Über­sicht auf und werden in der Detailansicht temporär mit den dort getätigten Eingaben ersetzt.
Auf der Detailseite finden Sie diese Eingaben direkt auf der ersten Seite unter „Grunddaten“.