FAQs

Folgende Teilnahme­möglichkeiten können Sie im Portal² angeben:

• Präsenz live (not recorded)
• Präsenz live & recorded
• Präsenz/live & digital/live (not recorded)
• Digital live (not recorded)
• Digital recorded
• Digital live & recorded
• Aufzeichnung ohne Präsenz
• Präsenz & digital live – recorded
• **noch nicht näher definiert**

Die genaue Erklärung zu den Bezeichnungen sowie weitere Informationen zu dem Thema finden Sie unter „Teilnahme­möglichkeiten“.

Alle Zoom-Links in sämtlichen Veranstaltungen werden nur noch dann angezeigt, wenn eine der folgendenen Teilnahme­möglichkeiten ausgewählt wurde:

• Präsenz/live & digital/live (not recorded)
• Digital live (not recorded)
• Digital live & recorded
• Präsenz & digital live – recorded

Dies gilt für alle Räume (hybrid, ZOOM-Lehre, ...).

Weitere Informationen finden Sie unter „Teilnahme­möglichkeiten“.

Um den ZOOM-Link für Teilnehmende anzeigen zu lassen, müssen Sie folgendes beachten:

• Damit ein ZOOM-Link angezeigt wird, muss eine dementsprechende Teilnahme­möglichkeit augewählt sein:
  • Präsenz/live & digital/live (not recorded)
  • Digital live (not recorded)
  • Digital live & recorded
  • Präsenz & digital live – recorded
• Zusätzlich wird der Link zum Starten des Meetings erst 60 Minuten vor Veranstaltungs­beginn angezeigt.
• Links zu den ZOOM-Meetings der tagesaktuellen Veranstaltungen finden Sie weiterhin auch auf der Startseite des Portal².

Weitere Informationen finden Sie unter „Teilnahme­möglichkeiten“.

Nutzen Sie hierfür die Massenzuordnungs­funktion.

1. Rufen Sie folgenden Pfad auf: Curriculum Designer > Elemente tabellarisch bearbeiten > Massenzuordnungen.
2. Suchen Sie die PO-Elemente, an denen die Zuordnung erfolgen soll.
3. Klicken Sie auf Suchen.
4. Wählen Sie im Drop-Down-Menü am Ende der Seite die gewünschte Kategorie aus.
   1. Wenn das gewünschte Element nicht in die Zwischenablage gelegt und markiert wurde, kann man dies über Schnellsuche oder Suche machen.
   2. Es öffnet sich ein Overlay mit entsprechender Suchmaske.
   3. Die gewünschte Zeitraum­gruppe mit einem Haken versehen.
   4. Zur Zwischenablage hinzufügen klicken.
   5. Nach Klick auf Öffnen wird der Inhalt der Zwischenablage (unten rechts) sichtbar. 
   6. Das zuzuordnende Element anhaken.
5. Wählen Sie alle PO-Elemente aus, die der Kategorie zugeordnet werden sollen.
6. Klicken Sie unten links auf Zuordnen.

Detailliertere Informationen finden Sie unter „Massenzuordnungen“.

Um die Veranstaltungs­belegung möglich zu machen, müssen zu jeder Veranstaltung Zeiträume zugeordnet werden. Diese Zeiträume beschreiben, wer dazu be­fähigt ist, wann etwas zu tun (sich zum Beispiel für eine Veranstaltung anmelden).

Weitere Informationen finden Sie unter „Zeiträume anhängen“.

Belegungs­verfahren definieren, wie sich die Studierenden für eine Veranstaltung anmelden.

Es gibt folgende Belegungs­verfahren:

• Gruppen­priorität
• Modulpriorität
• Echtzeitbelegung

Verteilungs­verfahren bestimmen, wie die Studierenden den Kursen zugeordnet werden.

Dazu gibt es folgende Verteilungs­verfahren:

• Los­verfahren (Echtzeitbelegung, Gruppen­priorität)
• Sortiertes Verfahren (Echtzeitbelegung, Gruppen­priorität)
• Sortiertes Verfahren mit Konfliktknüpfung (Echtzeitbelegung, Gruppen­priorität)
• Modulverteilung (Modulpriorität)
• Modulverteilung mit Sortierung (Modulpriorität)
• Rücknahme der Verteilung

Weitere Informationen finden Sie unter „Zeiträume anhängen“.

Unter Lehr­organisation > Veranstaltungen meiner Einrichtung finden Sie einen Reiter mit der Über­schirft Veranstaltungen (ungeplant). Dieser Reiter zeigt Ihnen die Veranstaltungen (pro Semester) an, die in der Vergangenheit in Ihrer Einrichtung stattfanden und für das aktuelle Semester noch nicht angelegt wurden. Die Über­sicht kann eine Hilfe darstellen, wenn Sie Veranstaltungen für ein neues Semester anlegen möchten.

Unter Lehr­organisation > Veranstaltungen meiner Einrichtung finden Sie alle Veranstaltungen, die der Einrichtung Ihrer Rolle zugeordnet wurden. Die Veranstaltungen sind nach Semestern gegliedert, zusätzlich finden Sie eine Über­sicht über Auslastung, angemeldete Studierende, Veranstaltungs­bearbeitung, Belegungs­bearbeitung sowie ILIAS-Funktionen.

Um eine neue Veranstaltung anzulegen, müssen Sie eine neue Hülle anlegen.

1. Gehen Sie auf den Menüpunkt Lehr­organisation > Veranstaltungen > Veranstaltung anlegen.
2. Suchen Sie Titel und Semester.
3. Wenn Sie nicht automatisch zur Erstellungs­maske weitergeleitet wurden, klicken Sie ganz unten auf Veranstaltung anlegen.
4. Geben Sie mindestens Semester, Veranstaltungs­titel und Veranstaltungs­art an.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Mit dem Speichern ist nur die „Hülle“ der Veranstaltung gespeichert.

Detailliertere Informationen finden Sie unter „Veranstaltungs­management“.

1. Klicken Sie auf Lehr­organisation > Veranstaltungen > Veranstaltungen suchen und bearbeiten.
2. Es öffnet sich eine Suchmaske. Sie können das in der Suchmaske voreingestellte Semester löschen/ändern.

Detaillierte Informationen finden Sie unter „Veranstaltungs­management“.

Je nach dem, ob eine Veranstaltung vorher schon einmal geplant wurde oder neu ist, müssen Sie eine neue Parallel­gruppe anlegen oder eine vorherige übernehmen.

Die Veranstaltung wurde schon einmal geplant:

1. Wählen Sie das Semester, aus dem die Parallel­gruppen­vorlage ist, und markieren Sie diese mit einem Häkchen.
2. Klicken Sie auf Weiter.
3. Geben Sie an, wie oft die Vorlage vervielfältigt werden soll.
4. Klicken Sie auf Neue Parallel­gruppe/n anlegen.

Die Veranstaltung wurde vorher noch nie geplant:

1. Wählen Sie das gewünschte Semester aus.
2. Klicken Sie auf Neue Parallel­gruppe anlegen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Veranstaltungs­management“.

Um eine Parallel­gruppe zu löschen, klicken Sie auf die blaue Mülltonne ganz rechts (Nicht möglich mit Belegungen).

Um eine Parallel­gruppe ausfallen zu lassen, klicken Sie auf das durchgestrichene Buch-Symbol.

Detaillierte Informationen finden Sie unter „Veranstaltungs­management“.

In der Bearbeitungs­ansicht einer Veranstaltung finden Sie die Spalte Aktion. Mit einem Klick darauf öffnet sich die Bearbeitungs­maske für die Grunddaten.

Möchten Sie Felder aller Parallel­gruppen bearbeiten, klicken Sie auf Alle Parallel­gruppen bearbeiten.

Detaillierte Informationen finden Sie unter „Veranstaltungs­management“.

Wenn Sie Details zu einer Parallel­gruppe hinzufügen möchten:

1. Klicken Sie auf das zweite Icon in der Spalte Aktion in der Bearbeitungs­ansicht Ihrer Veranstaltung.
2. Es öffnetsich ein kleines Fenster. Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü das Feld aus, das Sie bearbeiten möchten.
3. Klicken Sie auf Speichern und schließen oder Speichern und weiter.

Wenn Sie bei allen Parallel­gruppen der Veranstaltung gleichermaßen Informationen eintragen wollen:

1. Wählen Sie die Registerkarte Texte für alle Parallel­gruppen.
2. Klicken Sie auf den gelben Stift, um die entsprechenden Informationen einzutragen.
3. Wenn Sie Ihre Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern.

Detaillierte Informationen finden Sie unter „Veranstaltungs­management“.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Termine & Räume in der Veranstaltungs­bearbeitung.
2. Klicken Sie auf Neuen Termin anlegen.
3. Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie dort die gewünschte Parallel­gruppe an.
4. Es erscheinen alle bisher für diese Parallel­gruppe angelegte Termine, sowie eine leere Terminserie. Füllen Sie diese wie gewünscht aus.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Detailliertere Informationen finden Sie unter „Veranstaltungs­management“.

Wenn Sie nur für eine Parallel­gruppe die verantwortlichen Dozierenden bearbeiten möchten:

1. Klicken Sie in der Bearbeitungs­ansicht Ihrer Veranstaltung auf die Registerkarte Semesterabhängige Veranstaltungen.
2. Klicken Sie dann bei der entsprechenden Parallel­gruppe in der Spalte Aktionen auf das Person-mit-Stern-Symbol.
3. Es öffnet sich ein kleines Fenster. Geben Sie den gwünschten Namen ein und klicken Sie auf Suchen.
4. Markieren Sie die gewünschte Person mit einem Haken und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie für eine oder alle Parallel­gruppen die verantwortlichen Dozierenden bearbeiten möchten:

1. Klicken Sie in der Bearbeitungs­ansicht Ihrer Veranstaltung oben auf Verantwortliche Dozierende bearbeiten.
2. Wählen Sie, ob die Änderungen für alle oder nur eine Parallel­gruppe gelten soll.
3. Es öffnet sich ein kleines Fenster. Geben Sie den gwünschten Namen ein und klicken Sie auf Suchen.
4. Markieren Sie die gewünschte Person mit einem Haken und klicken Sie auf Speichern.

Detailliertere Informationen finden Sie unter „Veranstaltungs­management“.

Um ein ZOOM-Meeting zu buchen:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Termine & Räume in der Bearbeitungs­ansicht Ihrer Veranstaltung.
2. Klicken Sie bei der entsprechenden Parallel­gruppe unter Aktionen auf das Kalender-mit-Pfeil-Symbol.

Hinweis: Alle ZOOM-Links werden nur dann angezeigt, wenn in den Veranstaltungs­details die entsprechende Teilnahme­möglichkeit ausgewählt wurde.

Detailiertere Informationen finden Sie unter „Veranstaltungs­management“.

1. Öffnen Sie den Menüpunkt Lehr­organisation > Meine Prüfungen (Vertretung).
2. Wechseln Sie auf den Reiter Prüfungen/Vertretungen.
3. Klicken Sie bei der gewüschten Prüfung auf Teilnehmende anzeigen .
4. Wählen Sie den entsprechenden Saal.
5. Wählen Sie das gewünschte Druckerzeugnis (oben links).
6. Klicken Sie auf Start.

Es wird ein PDF erzeugt, welches Sie speichern und drucken können.

Weitere Informationen finden Sie unter „Prüfungs­unter­lagen drucken“.

Um eine ILIAS-Anbindung einzubinden:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte E-Learning bei der Veranstaltungs­bearbeitung.
2. Klicken Sie auf Mit E-Learning-System verknüpfen.
3. Klicken Sie im ersten Feld auf ILIAS und wählen Sie im zweiten Feld eine der angebotenen Optionen.

Um eine ILIAS-Anbindung zu löschen:

1. Klicken Sie bei Aktionen auf die blaue Mülltonne.

Weitere Informationen finden Sie unter „ILIAS-Anbindung“.

Unter Lehr­organisation > Lehr­deputatsverwaltung > Deputate meiner Einrichtung bekommen Sie eine Über­sicht über das Lehr­deputats-Soll, die geleisteten Ist-Stunden und evntuelle Minderungen der Lehr­personen Ihrer Einrichtung.

Sie haben die Möglichkeit:

• Lehr­deputats­erklärungen für Einrichtungen zu erzeugen,
• alle Über­träge in das Folgesemester zu übernehmen,
• einen Über­trag für eine bestimmte Person zu übernehmen,
• Lehr­deputatsübersicht für eine bestimmte Person anzeigen zu lassen,
• sowie die Soll- und Ist-Deputate tabellarisch zu bearbeiten.

Mehr dazu finden Sie unter „Lehr­deputate“.

Hinweis: Es muss die Rolle Department-Administrator/in aktiv sein.

Unter dem Menüpunkt Studierende > Doktoranden­management > Doktorand*innen erfassen/bearbeiten können Sie neue Doktorand*innen anlegen.

1. Geben Sie Nachname, Vorname und Geburtstag ein.
2. Gibt es den gewünschten Datensatz bereits, können Sie diesen gleich eintragen.
3. Gibt es noch keinen entsprechenden Datensatz, wird ein neuer Datensatz anglegt. Dort können Sie die entsprechenden Angaben eintragen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Promovierendenverwaltung“.

Wenn Sie sich den „Dozentenplan“ von einzelnen Lehr­personen anzeigen lassen möchten, diese Personen aber bei verschiedenen Veranstaltungen auch als verantwortliche Lehr­person eingetragen wurden (beispielsweise weil in Ihrer Einrichtung Lehr­stuhl­inhaber*innen immer als verantwortliche Lehr­personen eingetragen werden), so können Sie auf folgendem Weg einen „Dozentenplan“ ausschließlich mit jenen Veranstaltungen erstellen, zu denen die Lehr­person tatsächlich anwesend sein muss. Dazu ist es erforderlich, dass die Daten zu den durchführenden Lehr­personen in den Veranstaltungen eingetragen sind.

1. Rufen Sie den Menüpunkt Studien­angebot > Dozentenpläne anzeigen auf.
2. Suchen Sie die gewünschte Lehr­person.
3. Klicken Sie in der Planansicht auf Weitere Anzeigeoptionen.
4. Entfernen Sie unter der Plan-/Listenansicht die Markierung bei Dozent*in (verantwortlich).

Nun sollten Ihnen nur noch Veranstaltungen der Lehr­person angezeigt werden, bei denen sie als durchführende Lehr­person eingetragen ist.

Das InfoCockpit ist in seiner Struktur in mehrere Bereiche gegliedert:

• Erste Schritte (Uni-ID und Initialpasswort)
• Informationen für Erstsemester
• Informationen für Studierende
• News

Die Konfiguration finden Sie unter Administration > InfoCockpit > Konfiguration.

Hier Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Ein neues Inhaltselement anlegen.
2. Ein vorhandenes Inhaltselement suchen und bearbeiten.

Weitere Informationen finden Sie unter „InfoCockpit“.

Die Eingaben, die Sie bei einer Suchmaske tätigen, können für zukünftige Suchen gespeichert und bei Bedarf geladen werden.
Um ein Suchset anzulegen:

1. Rufen Sie die Suchmaske auf.
2. Geben Sie die gewünschten Suchoptionen an.
3. Geben Sie oben rechts einen Namen ein.
4. Klicken auf speichern.

Um ein Suchset aufzurufen, wählen Sie es aus der Dropdown-Box aus und klicken auf den grünen Pfeil dahinter.

Weitere Informationen finden Sie unter „Rolle, Suchsets, Lesezeichen“.

Bei manchen Suchmasken werden Ihnen zu Beginn nicht alle Eingabefelder angezeigt. Das können Sie ändern, indem Sie:

1. Erweiterte Suche auswählen.
2. Mit einem Klick auf das blaue i erhalten Sie zusätzlich weitere hilfreiche Tipps zur Suche.

Bei der Suche nach Organisations­einheiten oder Lehr­personen können Sie einfach einen Wortteil oder den Namen eingeben und die richtige Option aus den Vorschlägen auswählen.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, das Ergebnis Ihrer Suche anschaulicher darzustellen.
Sie können:

• die Anzahl an Zeilen pro Seite vergrößern,
• sich Filterfelder anzeigen lassen,
• die Tabelle anpassen (über den gleichnamigen Link oben über der Ergebnisliste),
• oder die „Ergebniszeilen-Gruppierung aufheben“ beziehungs­weise „Ergebniszeilen gruppieren“. Hier werden zum Beispiel die Angaben für Parallel­gruppen entweder getrennt oder zusammengefasst dargestellt.

Lesezeichen sind Seiten, die Sie durch einen Klick erreichen können (ähnlich wie die Kurzwahl vom Telefon).
Um ein Lesezeichen anzulegen:

1. Rufen Sie die gewünschte Seite auf.
2. Klicken Sie in der Navigation auf Lesezeichen > Neues Lesezeichen erstellen.
3. Geben Sie eventuell Titel sowie eine Beschreibung ein.

Ihre gespeicherten Lesezeichen finden Sie unter dem Navigations­punkt Lesezeichen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Rolle, Suchsets, Lesezeichen“.

Auf der Detailseite können Sie verschiedene Versionen des Datenkontrollblattes generieren und her­unter­laden. Klicken Sie dafür auf das blaue Drucker-Icon oben rechts.

Weitere Informationen finden Sie unter „Datenkontrollblatt“.

Ihre Standard­rolle ist die Rolle, die nach dem Einloggen standard­mäßig ausgewählt ist. Sie können diese Rolle unter Meine Funktionen > Meine Standard-Rolle festlegen ändern.
Ihre Standard­rolle erkennen Sie an einem Stern in der zweiten Spalte.
Mit einem Klick auf einen Stern mit grünen Pfeil wird die entsprechende Rolle als Standard­rolle gesetzt.

Weitere Informationen finden Sie unter „Rolle, Suchsets, Lesezeichen“.

Unter Lehr­organisation > Meine Raumanfragen sehen Sie eine Über­sicht über alle gestellten, offenen, beantworteten und zurückgezogenen Raumanfragen, die Sie hier auch direkt bearbeiten oder zurückziehen können.

Um die automatische Abmeldung nach 30 Minuten auszuschalten:

1. Klicken Sie auf die Zeitangabe oben neben dem Log-Out-Button.
2. Wählen Sie die Option „Sitzung läuft nicht ab“ aus.
3. Klicken Sie auf „Schließen“.

Sie müssen sich dafür in der Rolle „Department-Admin“ oder „Studien­koordinator/in“ befinden.

Weitere Informationen finden Sie unter „Rolle, Suchsets, Lesezeichen“.