Grundsätzliche Voraussetzungen

Damit Sie bei Ihren Lehr­veranstaltungen im Portal2 und in ILIAS die notwendigen Einstellungen vornehmen können, sollten Sie in Ihren Portal2-Veranstaltungen als „Verantwortliche/r Dozent/in“ eingetragen sein. Sind Sie das nicht, wenden Sie sich bitte an das für Sie zuständige Sekretariat oder den zuständigen Portal­verantwortlichen. Als eingetragene Lehr­person können Sie einerseits die Portal2-Veranstaltungen bearbeiten, andererseits werden Sie automatisch als Administratoren in den ILIAS-Kurs/Gruppe übernommen, sodass Sie auch dort alle notwendigen Bearbeitungs­rechte besitzen.

Möglichkeit 1: Belegung über das Portal2

Die Belegung von Studierenden über das Portal2 hat mehrere Vorteile, sowohl für die betreuende Lehr­person, als auch für die Studierenden selbst:
Die Lehr­person...

• ... muss nur einmal einen Zeitraum zuordnen (siehe unten) und alles andere läuft automatisch.
• ... muss nicht selbst Beleg­verfahren oder Zutrittbedingungen einstellen, sondern kann aus mehreren, bereits konfigurierten Verfahren auswählen (bspw. FCFS, Los­verfahren mit Bevorzugung höherer Semester, Prioritätenvergabe usw.).
• ... hat im Portal2 einen überblick über die aktuelle Auslastung seiner Veranstaltungen und kann z.B. (im Zweifelsfall) im Vorfeld nach einem größeren/ kleineren Raum fragen.
• ... erhält nach der Belegung eine Anwesenheitsliste mit den Namen aller Studierenden, die die Veranstaltung belegt haben.
• ... kann alle Studierenden nach der Belegungs­phase mit einem Klick in den ILIAS-Kurs übertragen, ohne dort noch einmal Einstellungen vornehmen zu müssen.

Die Studierenden...

• ... müssen nur eine Plattform benutzen, um sich einheitlich für alle Kurse anmelden zu können.
• ... haben möglichst einen zentralen Anmeldezeitraum, was Nachzüglern und verspäteten Einzelanmeldungen entgegenwirkt.
• ... können sich bereits im Vorfeld einen Studenplan erstellen, der aktualisiert wird, je nachdem ob sie einen Platz in einer Veranstaltung bekommen haben oder nicht.
• ... können somit Überschneidungen frühzeitig erkennen.

Empfohlene Zeitplanung

• Konfiguration der Veranstaltungs­belegung (inkl. Zeitraum, Beleg­verfahren, Zuordnungen) und Beantragung beim Team Campus­management mind. 1 Woche vor Beginn der Belegung durch die Studierenden
•  3 Werktage zwischen Ende der Belegungs­phase und Bekanntgabe der Verteilungs­ergebnisse
• 2 Werktage zwischen Bekanntgabe der Verteilung und Start der Veranstaltungen

Zuordnung von Zeiträumen

Wenn Sie nun also die Belegungen über das Portal2 realisieren wollen, starten Sie mit einer angelegten Veranstaltung (für das Semester, für das Sie die Belegung konfigurieren wollen). Kontrollieren Sie oben, ob Sie sich im richtigen Semester befinden. Klicken Sie dann auf den Reiter „Zeiträume“ und danach auf „Neue Zeitraum­gruppe zuordnen“.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie nun nach Zeitraum­gruppen suchen können. Sie können Sich Zeitraum­gruppen wie eine Mappe vorstellen, die mehrere Blätter enthält: Informationen zur Belegung, zur Verteilung und zur Belegungs­bearbeitung. Jedes dieser Blätter hat eigene Attribute und ist für jeweils andere Nutzer wichtig. Die Belegung ist der wichtige Zeitraum für die Studierenden, denn in diesem Zeitraum können sie sich für die Veranstaltung anmelden. Die Verteilung ist für die Studien­koordinatorinnen und Studien­koordinatoren sowie für das Portal2-Team wichtig, um die Studierenden nach der Belegung auf eventuell mehrere Parallel­gruppen/Veranstaltungen zu verteilen. Die Belegungs­bearbeitung geht meist über das ganze Semester und ermöglicht es der Verwaltung, Studierende unabhängig der anderen Zeiträume zu der Veranstaltung per Hand zuzulassen oder sie davon abzumelden.

In dem neuen Fenster können Sie nun nach bestimmten Zeitraum­gruppen suchen, indem Sie beispielsweise in der Bezeichnung nach Ihrer Fakultät suchen, denn die Zeitraum­gruppen sind meist mit dem Kürzel der Fakultät/Studien­gänge benannt (PHIL, JURA, BWL, PSYCHO, SOWI, VWL, WIM, WIPÄD). Oder Sie suchen nach Ihrer bevorzugten Belegungs­methode (die Sie hier alle noch einmal im Überblick finden). Sollten Sie keinen passenden Zeitraum finden oder Fragen zur Verwendung und Zuordnung der Zeitraum­gruppen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

Wenn Sie dann eine passende Zeitraum­gruppe gefunden haben, wählen Sie sie über den Haken aus und klicken Sie auf „Zuordnung aktualisieren“. Die Zeitraum­gruppe wird nun der Veranstaltung zugeordnet und sobald die Zeiträume aktiv sind, können sich die Studierenden für die Veranstaltung anmelden. Je nach Art der Zeiträume sind sie dann direkt zugelassen oder sie bleiben angemeldet, solange bis sie (z.B. per Los­verfahren o.Ä.) verteilt werden.

Oft sind die Studierenden irritiert, wenn sie für einen Teil der Veranstaltungen an einem Belegungs­verfahren teilnehmen können und für die restlichen Veranstaltung nicht. Deshalb empfehlen wir (gerade für nicht-zulassungs­beschränkte Veranstaltungen) eine sog. „Echtzeitbelegung“. Die Studierenden belegen die Veranstaltung und werden ohne weiteres Zutun Ihrerseits zugelassen. Die Echtzeitbelegung aktivieren Sie, indem Sie der Veranstaltung den Zeitraum „UMA Echtzeitbelegung ZU HWS“ oder „UMA Echtzeitbelegung ZU FSS“ auswählen. Dann können die Studierenden im jeweiligen Zeitraum der Veranstaltung beitreten und/oder sich wieder abmelden.

Bspw. für das HWS 2019 vom 01.08.2019 – 20.12.2019:

Bspw. für das FSS 2020 vom 15.01.2020 – 15.06.2020:

Konfiguration von ILIAS (nach der Belegung im Portal2)

Alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihren ILIAS-Kurs aus dem Portal2 heraus zu erstellen und die Studierenden in den Kurs zu übertragen, finden Sie hier.

Möglichkeit 2: Belegung über ILIAS

Es gibt auch die Möglichkeit, Belegungen über das E-Learning­system ILIAS zu verwalten und zuzulassen. Dafür müssen Sie zuerst (bei einer fertig erstellten Veranstaltung) die E-Learning-Anbindung aktivieren.

Alle Informationen, die Sie benötigen, um Ihren ILIAS-Kurs aus dem Portal2 heraus zu erstellen, finden Sie hier.

Dann rufen Sie die Veranstaltung auf (zum Beispiel über den Link zum ILIAS-Kurs über die Veranstaltungs­detailseite im Portal2) und klicken auf „Einstellungen“. In unserer Dokumentation zu ILIAS (besonders im Abschnitt „Kurseinstellungen“) finden Sie zusätzlich weitere Informationen, wie Sie Beitrittsbeschränkungen innerhalb ILIAS konfigurieren können.