Zwei internationale Studentinnen sitzen auf dem Ehrenhof vor dem Schloss und blicken auf einen Laptopbildschirm

Nach der Anreise

Bevor Sie mit Ihrer Forschung und Lehre an der Universität Mannheim starten können, gibt es noch ein paar formelle Dinge zu beachten.

  • Anmeldung des Wohnsitzes

    Nachdem Sie in Mannheim angekommen sind, müssen Sie Ihren Wohnsitz innerhalb einer Woche über einen der Bürgerservices der Stadt Mannheim anmelden. Diese Meldepflicht besteht für alle Bürgerinnen und Bürger in Deutschland und für alle internationalen Gäste, die länger als drei Monate in Deutschland bleiben. Die notwendigen Formulare erhalten Sie über den Bürgrservice und auch im Büro des Welcome Centers der Universität Mannheim.

    Sollten Sie nicht in Mannheim wohnen, erkundigen Sie sich bitte an Ihrem Wohnort nach der zuständigen Meldebehörde.

    Terminvergabe
    Um die Wartezeit zu vermeiden, bieten die Bürgerservices der Stadt Mannheim eine Online-Terminvergabe an.

    Benötigte Dokumente für die Anmeldung des Wohnsitzes:

    • Reisepass oder Personalausweis
    • Anmeldeformular (erhältlich im Welcome Center oder auf der Website der Stadt Mannheim)
    • Wohnungs­geberbestätigung:
      Ihre Vermieterin oder Ihr Vermieter ist gemäß §19 BMG verpflichtet, Ihnen diese Bestätigung auf Anfrage auszuhändigen. Einen Vordruck erhalten Sie auf der Website der Stadt Mannheim. Wenn Sie im Gästehaus der Universität Mannheim wohnen, erhalten Sie die Wohnungs­geberbestätigung von der Gästehausverwaltung.
  • Beantragung eines polizeilichen Führungs­zeugnisses

    Sie benötigen ein polizeiliches Führungs­zeugnis in folgenden Fällen:

    • Einstellung als wissenschaft­liche Mitarbeiterin oder wissenschaft­licher Mitarbeiter
    • Berufung als Beamtin oder Beamter (z. B. Juniorprofessorin, Juniorprofessor oder Akademische Rätin, Akademischer Rat)
    • Annahme als Doktorandin oder Doktorand einer Fakultät

    Wenn Sie bereits einen Wohnsitz in Mannheim oder Deutschland haben, beantragen Sie das polizeiliche Führungs­zeugnis bei den jeweiligen Dienststellen der Bürgerservices. Die Erstellung eines Führungs­zeugnisses dauert in der Regel zwei Wochen.

    Es gibt zwei Arten von Führungs­zeugnissen:

    • Bei der Belegart „privat“ wird das Führungs­zeugnis an Ihre Privatadresse geschickt. Diese Belegart ist ausreichend für die Annahme als Doktorand einer Fakultät.
    • Die Belegart „offiziell“ wird nötig, sofern Sie als wissenschaft­liche Mitarbeiterin oder wissenschaft­licher Mitarbeiter angestellt oder als Beamtin oder Beamter (akad. Rätin bzw. Rat, (Junior-)Professur) berufen werden. Dieses Führungs­zeugnis muss direkt an die Adresse des Arbeits­gebers geschickt werden. Geben Sie bitte folgende Adresse der Personalabteilung als Zieladresse an:

      Universität Mannheim
      Personalabteilung
      L 1, 1
      68161 Mannheim
      Deutschland

    Antrag aus dem Ausland (wichtig bei neuen Junior-Professuren!)
    In machen Fällen ist es aus zeitlichen Gründen notwendig, das polizeiliche Führungs­zeugnis schon vor der Reise nach Mannheim zu beantragen. So dürfen zum Beispiel Beamtinnen und Beamte nicht ohne ein vorliegendes Führungs­zeugnis berufen werden.
    Auch wenn Sie nur eine kurzfristige Beschäftigung an der Universität Mannheim (bis zu drei Monaten) planen und daher keinen Wohnsitz in Deutschland anmelden, können Sie über die Website des Bundes­amt für Justiz auch aus dem Ausland ein polizeiliches Führungs­zeugnis beantragen.

  • Steueridentifikations­nummer

    Jede Bürgerin und jeder Bürger erhält nach der Anmeldung eines Wohnsitzes in Deutschland vom Bundes­zentralamt für Steuern eine individuelle Steueridentifikations­nummer zugeteilt. Sie ist für viele Formalitäten in Deutschland wichtig, zum Beispiel der Auszahlung des Gehaltes, der Beantragung von Kindergeld, der Eröffnung eines Bankkontos etc.. Bewahren Sie daher diese Nummer sorgfältig auf.

    Sollten Sie Ihre Steueridentifikations­nummer schneller benötigen, haben Sie die Möglichkeit diese frühestens einen Werktag nach der Anmeldung des Wohnsitzes direkt beim Finanz­amt der Stadt Mannheim zu erfragen. Hierfür benötigen Sie Ihren Reisepass oder Personalausweis.

  • Eröffnung eines Bankkontos

    Hilfreiche Informationen zur Eröffnung eines Bankkontos finden Sie auf der Seite „Bankkonto“.

  • Abschluss einer Kranken­versicherung

    Am besten informieren Sie sich bereits vor Ihrer Anreise über die verschiedenen Möglichkeiten, eine Kranken­versicherung für Ihren Aufenthalt in Deutschland abzuschließen.

  • Abschluss einer Haftpflicht­versicherung

    In Deutschland kann jede und jeder für Schäden haftbar gemacht werden, die er oder sie Dritten zufügt. Es ist daher üblich, eine private (Familien-)Haftpflicht­versicherung abzuschließen, um sich gegen Forderungen zu versichern, die durch unabsichtlich verursachte Schäden entstehen. Die Haftpflicht­versicherung kommt in der Regel für Schäden auf, die Sie anderen unabsichtlich zufügen, etwa durch Unvorsichtigkeit im Straßenverkehr, als Fußgänger oder bei Sachbeschädigung. Es handelt sich um eine der wichtigsten und gleichzeitig günstigsten freiwilligen Versicherungs­varianten in Deutschland, die Sie vor gegen Sie gerichtete Schadensersatzzahlungen schützt.

    Während Ihres Aufenthalts an der Universität Mannheim sind Sie nicht über die Universität haftpflichtversichert.

    Wir empfehlen Ihnen zu überprüfen, ob eine eventuelle Haftpflicht­versicherung in Ihrem Heimatland auch während Ihres Aufenthalts in Mannheim gültig ist. Eine Haftpflicht­versicherung sollte mindestens alle privaten, möglichst aber auch alle dienstlichen Haftpflichtfälle abdecken.

  • Beantragung eines Aufenthaltstitels

    Für Personen, die mit einem Visum eingereist sind, gilt: Sofern Sie  länger als drei Monate an der Universität Mannheim forschen oder arbeiten werden, müssen Sie sich nach Ihrer Ankunft nicht nur bei der Stadt anmelden, sondern sich auch bei der zuständigen Ausländer­behörde melden, um dort einen Aufenthaltstitel zu beantragen. Die Zuständigkeit richtet sich nach dem Wohnsitz. Wenn Sie in Mannheim gemeldet sind, ist die Ausländer­behörde der Stadt Mannheim zuständig.

    Bitte beachten Sie:

    Staats­angehörige aus Nicht-EU-Staaten, die von der Visumspflicht befreit sind und länger als drei Monate an der Universität Mannheim bleiben, müssen ebenfalls nach der Einreise eine Aufenthalts­erlaubnis beantragen.

    Staats­angehörige von EU- oder EWR-Staaten benötigen keinen Aufenthaltstitel.


    Das Welcome Center berät Sie gerne zu den unterschiedlichen Aufenthaltstiteln und ist Ihnen behilflich, den für Sie passendsten Aufenthaltstitel auszuwählen und die notwendigen Unterlagen zusammenzustellen. Grundsätzlich sind folgende Nachweise nötig:

    1. Nachweis über den Aufenthaltszweck
    2. Nachweis über die Finanzierung
    3. Nachweis einer gültigen Kranken­versicherung
    4. Mietvertrag
    5. Biometrisches Passbild

    Eine umfassende Übersicht über die Bestimmungen bietet das Portal EURAXESS Deutschland.

    Hinweis: Das Bundes­amt für Migration und Flüchtlinge informiert auf seiner Website über den elektronischen Aufenthaltstitel.

  • Formalitäten der Personalabteilung

    Wenn Sie ein Dienst­verhältnis mit der Universität Mannheim abschließen, wird das Welcome Center Sie bei allen Formalitäten unterstützen. In Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und Ihrem Lehr­stuhl oder Ihrem Institut werden wir alle nötigen Schritte frühzeitig mit Ihnen absprechen.

    Üblicherweise benötigen wir vorab einen sogenannten Personalbogen sowie eine Kopie Ihres letzten Hochschul­abschlusses.

    Es ist wichtig, dass Sie Ihren Arbeits­vertrag vor Beginn des Beschäftigungs­verhältnisses persönlich bei der Personalabteilung der Universität Mannheim unterzeichnen. Daher sollten Sie drei bis fünf Arbeits­tage vor dem geplanten Beginn Ihres Arbeits­vertrages in Mannheim ankommen. So bleibt genug Zeit, alle für die Vertrags­unterschrift nötigen Formalitäten zu erledigen.

    Zur Vertrags­unterzeichnung müssen Sie üblicherweise vorlegen:

    • Einstellungs­unterlagen (Formulare der Personalabteilung und des Landes­amtes für Besoldung und Versorgung)
    • gültiges Ausweisdokument
    • Geburtsurkunde
    • Qualifikations­nachweise ab dem Schul­abschlusszeugnis (Abitur, Diplom/Master, Promotion) in deutscher oder englischer Übersetzung
    • Mitglieds­bescheinigung der Krankenkasse
    • Polizeiliches Führungs­zeugnis, Belegart „offiziell“
    • ggf. Geburtsurkunden der Kinder
    • ggf. Heiratsurkunde
    • ggf. Schwerbehindertenausweis, der von deutschen Behörden anerkannt ist
    • ggf. Visum oder Aufenthaltstitel mit Berechtigung zur Erwerbs­tätigkeit

    Alle Dokumente müssen im Original oder als beglaubigte Kopie vorgelegt werden. Sollten die Dokumente in einer anderen Sprache als Deutsch oder Englisch ausgestellt sein, ist eine beglaubigte Übersetzung nötig.

    Bitte beachten:

    Sollten Sie nicht EU- oder EWR-Staats­angehörige oder -Staats­angehöriger sein, kann ein Arbeits­vertrag nur für einen Zeitraum ausgestellt werden, für den ein Visum oder ein Aufenthaltstitel vorliegt, der eine Erwerbs­tätigkeit an der Universität Mannheim gestattet.

    Wenn Sie zum Beispiel für einen Zeitraum von drei Jahren an einem Lehr­stuhl oder Institut der Universität Mannheim eingestellt werden sollen, erhalten Sie als visumspflichtige Staats­bürgerin oder visumspflichtiger Staats­bürger zu Beginn erst einmal nur ein Einreisevisum für drei Monate. Daher muss die Personalabteilung den Arbeits­vertrag zunächst bis zum Ende dieses Visums befristen. Sobald Sie mit Unterstützung des Welcome Centers innerhalb dieser ersten drei Monate einen längeren Aufenthaltstitel erhalten haben, wird auch Ihr Arbeits­vertrag entsprechend verlängert.

  • Immatrikulation

    Wichtige Informationen rund um das Thema Immatrikulation für internationale Promovierende finden Sie auf der Seite „Immatrikulation“.

  • Benutzerkennung und ecUM Mitgliedsausweis

    Informationen rund um das Thema Benutzerkennung und zum ecUM Mitgliedsausweis finden Sie auf der Seite „Benutzerkennung und ecUM“.

  • Deutsch lernen

    Informationen zu Deutschkursen finden Sie auf der Seite „Deutsch lernen“.

  • Sozial­versicherung, Rente und Betriebs­rente

    Das deutsche System der Sozial­versicherung umfasst alle gesetzlichen Bestimmungen zur Kranken-, Renten-, Arbeits­losen-, Unfall- und Pflege­versicherung.

    Stipendien sind in der Regel von der Sozial­versicherungs­pflicht ausgenommen.

    Weiterführende Informationen sind von EURAXESS Deutschland auf verschiedenen Webseiten aufbereitet – bitte informieren Sie sich dort über weitere Details:

    1. Sozial­versicherungs­system
    2. Renten­versicherung
    3. Häufige Fragen zur Sozial­versicherung

    Weitere Informationen finden Sie auch auf der Webseite von Find Your Pension, zum Beispiel über die Rentenlandschaft in Deutschland und die anderer Länder unter der Rubrik ‘Pension Landscapes‘ oder die Pension ABCs zu den verschiedenen Ländern.

  • Steuern

    Abhängig von Ihrem Status an der Universität Mannheim, der Dauer Ihres Aufenthaltes in Deutschland und anderen Faktoren ist es möglich, dass Sie in Deutschland Steuern zahlen müssen. Die Website von EURAXESS Deutschland informiert ausführlich zu den Regelungen und zu den Doppelbesteuerungs­abkommen.

    Sollten Sie an der Universität Mannheim angestellt sein, wird normalerweise die Lohnsteuer von Ihrem Brutto-Gehalt abgezogen und direkt an das Finanz­amt abführt. Daher müssen Sie die Steueridentifikations­nummer an Ihren Arbeitgeber melden.

    Haftungs­hinweis: Die Beratung und Hilfestellung durch das Welcome Center unterliegt einer sorgfältigen inhaltlichen Prüfung. Eine Haftung für die Inhalteübernehmen wir jedoch nicht. Alle Beratungen und Hilfestellung sind allgemeiner Natur und können nicht jeden Einzelfall verbindlich abdecken. Sie sind nicht notwendigerweise vollständig, umfassend oder auf dem aktuellsten Stand. Sie stellen weder eine Rechts­beratung noch eine rechts­verbindliche Auskunft dar und können auch nicht die Auskunft von Fach­leuten für den jeweiligen Einzelfall ersetzen.

  • Rundfunkbeitrag

    Weiterführende Informationen zum Thema Rundfunkbeitrag für das öffentlich-rechtliche Fernsehen in Deutschland finden Sie auf der Seite „Rundfunkbeitrag“.

  • Umzug in die eigene Wohnung

    Sollten Sie die ersten Monate im Gästehaus der Universität Mannheim oder einer anderen kurzfristigen Unterkunft wohnen, werden Sie nach Ihrer Ankunft mit der Suche nach einer eigenen Wohnung beginnen. Hierbei helfen Ihnen unsere Tipps zur Wohnungs­suche.

    Über Ihre neue Anschrift müssen Sie zudem einige Stellen informieren: u. a. Ihren Arbeitgeber, Ihre Bank, Ihre Kranken­versicherung, die Meldebehörde, den Beitragsservice der Rundfunkgebühr. Bitte lesen Sie unbedingt unsere Hinweise zu Veränderung oder Verlängerung des Aufenthaltes.

  • Führerschein

    Als Nicht-Europäerin und Nicht-Europäer ist Ihre Fahr­erlaubnis ein halbes Jahr lang in Deutschland gültig. Nach sechs Monaten Aufenthalt in Deutschland müssen Sie Ihre Fahr­erlaubnis umschreiben lassen. Dies bedeutet, dass Sie eine theoretische und praktische Prüfung bei einer Fahrschule absolvieren müssen.

    Führerscheine von Europäerinnen und Europäern bleiben auch nach sechs Monaten Aufenthalt in Deutschland ohne Umschreibung gültig.

    Weitere Informationen zum Thema zum Thema Führerschein finden Sie auf der Website von EURAXESS.

Haftungs­hinweis: Die Beratung und Hilfestellung durch das Welcome Center unterliegt einer sorgfältigen inhaltlichen Prüfung. Eine Haftung für die Inhalte übernehmen wir aber nicht. Alle Beratungen und Hilfestellung sind allgemeiner Natur und können nicht jeden Einzelfall verbindlich abdecken. Sie sind nicht notwendigerweise vollständig, umfassend oder auf dem aktuellsten Stand. Sie stellen weder eine Rechts­beratung noch eine rechts­verbindliche Auskunft dar und können auch nicht die Auskunft von Fach­leuten für den jeweiligen Einzelfall ersetzen.

Für mich ist es ein Privileg, Teil der Universität Mannheim zu sein. Als eine breitgefächerte Universität bietet sie eine einzigartige Plattform, um den Lernprozess zu fördern und Schlüssel­qualifikationen auszubauen. Den Studierenden bieten sich hier viele großartige Möglichkeiten, sich optimal auf die spätere berufliche Laufbahn vorzubereiten.

In ein anderes Land zu ziehen bedeutet zugleich, sich in ganz anderes Bürokratie­system zu begeben. Ich bin sehr dankbar, dass das Welcome Center mich bei allen notwendigen Schritten unterstützt hat. Das gilt insbesondere für so wichtige Dinge wie Sozial­versicherung, Rente, Kranken­versicherung und vieles mehr.

Naeem Zakir, Doktorand in Personal­management, aus Pakistan / Foto: Ye Fung Tchen

Kontakt

Julia Potapov

Julia Potapov

Beraterin für internationale Forschende
Universität Mannheim
Dezernat II – Studien­angelegenheiten
Akademisches Auslands­amt / Welcome Center
L 2, 2–4 – Raum 117
68161 Mannheim
Sprechstunde:
nach Vereinbarung
Anwesenheitszeiten:
Mi und Do im Home Office
Sayuri Drengemann

Sayuri Drengemann

Beraterin für internationale Forschende
Universität Mannheim
Dezernat II – Studien­angelegenheiten
Akademisches Auslands­amt / Welcome Center
L 2, 2–4 – Raum 117
68161 Mannheim
Sprechstunde:
nach Vereinbarung
Anwesenheitszeiten:
Mo und Do im Home Office
Dr. Johanna Fernández Castro

Dr. Johanna Fernández Castro (sie/ihr)

Teamleiterin Welcome Center und Beraterin für internationale Forschende
Universität Mannheim
Dezernat II – Studien­angelegenheiten
Akademisches Auslands­amt / Welcome Center
L 2, 2–4 – Raum 117
68161 Mannheim
Sprechstunde:
nach Vereinbarung
Anwesenheitszeiten:
Mo und Mi Home Office