Microsoft Exchange

Mit Microsoft Exchange steht allen Beschäftigten und Studierenden der Universität Mannheim ein einheitliches System für E-Mail, Kalender und Adressbücher zur Verfügung. 

  • Vorteile von Microsoft Exchange

    Das zentrale Exchange Mailsystem bietet Ihnen deutlich mehr Komfort und Funktionen in der Kommunikation und Zusammenarbeit sowie eine höhere Ausfallsicherheit des Systems. 

    Sie profitieren unter anderem von folgenden Funktionen:

    • Globale Adressbücher für schnelles und einfaches Auffinden von Mailadressen
    • Freigabe von Kalendern inklusive individueller Vergabe von Zugriffs- und Bearbeitungs­rechten
    • Komfortable Terminplanungs­assistenten mit Anzeige der Verfügbarkeit der Teilnehmenden vor dem Versand von Termineinladungen (unabhängig von der Freigabe der Kalender).
    • Anzeige von potentiellen Abwesenheitsnachrichten vor dem Versand von E-Mails.

    Um alle Funktionen vollumfänglich nutzen zu können, verwenden Sie Microsoft Exchange bitte über die Webanwendung oder den E-Mail-Client Outlook. Sie haben zwar prinzipiell die Möglichkeit, Ihr Postfach mit anderen Clients zu verbinden, müssen dabei jedoch auf einige Vorteile verzichten.

  • Umzug der Postfächer auf zentralen Exchange

    Die Universitäts-IT wird ab Mitte März die Postfächer, Adressbücher und Kalender von den einzelnen Mailsystemen  

    1. Horde Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter  
    2. Horde Professorinnen und Professoren
    3. Horde Studierende 
    4. Verwaltungs-Exchange 

    im Laufe des Jahres nacheinander auf den neuen zentralen Exchange-Server umziehen. Aufgrund der hohen Anzahl der Postfächer ist die Migration der einzelnen Mailsysteme in mehrere Tranchen unterteilt.
    Über den genauen Termin für den Umzug Ihres Postfaches und die weitere Vorgehensweise informieren wir Sie 2 – 3 Wochen vorher per E-Mail. Die wichtigsten Hinweise darauf finden Sie zudem auch hier.

  • Exchange Info-Theke für Beschäftigte

    Wir machen eine Pause und sind bald wieder für Sie da!
    Ab September finden Sie hier die nächsten Termine für unsere Sprechzeiten.

    Bei individuellen Problemstellungen vereinbaren Sie bitte einen Termin mit dem IT-Support.


Zugriff auf Ihr Exchange-Postfach

Sie haben zwei Möglichkeiten, auf Ihr Exchange Postfach zuzugreifen:

  1. über den Webmailer:
    Anleitung Login Outlook Web App
  2. über einen E-Mail-Client:
    Um Ihre E-Mails, Termine und Adressen über einen E-Mail-Client bearbeiten zu können, zeigen wir Ihnen in den folgenden Anleitungen, wie Sie Ihr Exchange-Postfach mit dem Client verbinden:


FAQ

Hier finden Sie die Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Wechsel auf- und der Nutzung von Microsoft Exchange. Ihre Frage taucht hier noch nicht auf? Stellen Sie diese gerne bei unserer virtuellen Exchange InfoTheke oder wenden Sie sich direkt an den IT-Support.

  • Ist mein Postfach schon auf dem neuen Exchange Mailsystem?

    Falls Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Postfach auf dem neuen Exchange Mailsystem der Universität ist, so können Sie dies wie folgt prüfen:

    1. Rufen Sie in Ihrem Web-Browser (z.B. FireFox, Chrome) die Seite https://exchange.uni-mannheim.de auf.
    2. Geben Sie unter „Benutzername“ Ihre Uni-ID, unter „Kennwort“ das Passwort Ihrer Uni-ID ein und klicken Sie auf den „Anmelden“-Button:
      1. Falls Sie sich einloggen können und Inhalte vorfinden, dann befindet sich Ihr Postfach auf dem neuen Exchange.
      2. Falls Sie sich einloggen können, das Postfach leer ist und Sie aber Inhalte erwarten, so steht für dieses Postfach der Umzug kurz bevor. Schauen Sie bitte in Ihrem alten Postfach nach einer Nachricht bzgl. des Umzugs. Dort wird wird Ihnen das Start- und Enddatum des Umzuges genannt.
      3. Falls Sie sich nicht einloggen können, so befindet sich Ihr Postfach noch auf einem der alten Mailsysteme. Wir werden Sie rechtzeitig zum anstehenden Umzugstermin Ihres Postfaches informieren.
  • Wie lautet meine Exchange E-Mail-Adresse?

    Sie können Ihre Exchange E-Mail-Adresse über Ihren Webbrowser (bspw. FireFox, Edge, Chrome) im Outlook Web-Client einsehen.

    Die Anleitung als Video
    Bitte gehen Sie dabei wie folgt vor:

    1. Rufen Sie in Ihrem Webbrowser https://exchange.uni-mannheim.de/ auf.
    2. Melden Sie sich mit Ihrer Uni-ID und dem dazugehörigen Passwort an.
    3. Klicken Sie nach dem Anmelden auf das Profilbild rechts oben, Ihre E-Mail-Adresse wird im sich öffnenden Pop-Up angezeigt:

    Aufgrund der einheitlichen Adressstruktur fallen die Subdomains (= Adress-Zusätze, welche vor dem „uni-mannheim.de“ stehen, z.B. @unit.uni-mannheim.de) zukünftig für die Absender-Adressen weg. Sie können aber weiterhin E-Mails, die an Adressen mit einer Subdomain gesendet werden, empfangen.

  • Nach dem Umzug werden nicht mehr alle Inhalte angezeigt. Wo finde ich diese?

    Falls Sie bestimmte Inhalte nach dem Umzug Ihres Postfaches auf Exchange vermissen, so prüfen Sie bitte zunächst, ob einer dieser Punkte zutrifft. Falls Sie nach dieser Prüfung die Inhalte nicht finden, wenden Sie sich bitte an den IT-Support unter itsupport uni-mannheim.de.

    • „Gesendete Elemente“ fehlen
      Bitte prüfen Sie Ihre Ordner im neuen Exchange Postfach. Es kann unter Umständen vorkommen, dass der Ordner „Gesendete Elemente“ mit einem anderen (ursprünglichen) Namen umgezogen wurde. Bspw. kann dieser Ordner nach dem Umzug „Sent“ oder „Sent Items“ heißen. Sie können die Inhalte dieses Ordner in den neuen „Gesendete Elemente“-Ordner verschieben.

      Wenn Sie alle Ihre Ordner geprüft haben und der Ordner trotzdem nicht aufzufinden ist, dann könnte dieser im alten Postfach leer gewesen sein --> leere Ordner werden nicht umgezogen. Dies können Sie noch bis zu 8 Wochen nach dem Umzug bestätigen indem Sie sich in Ihr altes Postfach einloggen und den Ordner dort prüfen.
    • „Gelöschte Elemente“ fehlen
      Der Ordner „Gelöschte Elemente“ oder „Trash“ wird seinem Zweck entsprechend nicht umgezogen. Falls Sie Elemente aus diesem Ordner brauchen, so können Sie sich noch innerhalb von 8 Wochen nach dem Umzug auf Ihr altes Postfach einloggen und die Inhalte weiterleiten/r­unterladen.
    • Ordner fehlen
      Leere Ordner werden nicht umgezogen. Diese können Sie im neuen Exchange Postfach erneut anlegen.
    • Bestimmte E-Mail/s fehlen
      Bitte suchen Sie immer zunächst nach der evtl. fehlenden E-Mail:
    1. Verwenden Sie hierfür bitte die Suche im Web-Client unter https://exchange.uni-mannheim.de und nicht in Outlook auf Ihrem Rechner.
    2. Loggen Sie sich hierfür unter https://exchange.uni-mannheim.de mit Ihrer Uni-ID und dem dazugehörigen Passwort ein.
    3. Klicken Sie links oben in das Suchfeld und geben Sie ein oder zwei Begriffe aus der E-Mail oder dem Betreff der E-Mail ein und bestägen Sie die Suche mit einem Klick auf das Lupen-Symbol.
    4. Prüfen Sie danach, ob die gesuchte E-Mail in den Suchergebnissen erscheint.

     

    Wenn Sie die E-Mail nicht finden, beachten Sie bitte auch folgendes:
    Unter Umständen kann eine sehr kleine Anzahl an E-Mails kann durch technische Limitierungen nicht umgezogen werden. Die Anzahl dieser Fehlerraten beläuft sich in der Regel zwischen 0,00% – 0,08%, d.h. bei bspw. einem Postfach mit 3.000 werden durchschnittl. 1–2 E-Mails nicht umgezogen. Falls dies bei Ihrem Umzug auftritt, so erhalten Sie von uns noch eine Benachrichtigung, in welcher wir Ihnen diese E-Mails auflisten. Diese können Sie dann noch innerhalb von 8 Wochen aus Ihrem alten Postfach weiterleiten/her­unterladen.

     

    • Kategorien wurden nicht umgezogen
      Sollten Sie Kategorien mit Outlook verwendet haben, so erscheinen diese nach dem Umzug zunächst nicht im neuen Postfach in Outlook. Um diese wiederherzustellen, legen Sie bitte für das neue Exchange-Postfach erneut Ihre Kategorien mit exakt denselben Namen wie im alten Postfach an. Die umgezogenen E-Mails werden daraufhin wieder alle automatisch mit den ursprünglichen Kategorien wie im alten Postfach kategorisiert.
  • Warum erscheinen meine Outlook-Termine nicht in Microsoft Teams und umgekehrt?

    Das neue Exchange Mailsystem ist noch nicht vollumfänglich mit den Microsoft 365 Cloud-Diensten der Universität, zu denen auch Teams gehört, verbunden. Daher sind aktuell Ihr Microsoft Teams Kalender und Ihr Exchange Kalender zwei voneinander getrennte, eigene Kalender, welche sich nicht gegenseitig synchronisieren.

    Die Zusammenlegung der beiden Kalender kann erst nach Abschluss der Umzüge aller Postfächer der Universität umgesetzt werden. Danach werden der Teams-Kalender in der Cloud und Ihr Outlook Kalender auf dem Exchange zusammengeführt und fortan wie ein gemeinsamer Kalender behandelt. Wir werden Sie rechtzeitig über diese Migration informieren.

    Hinweis: Diese Funktion ist auf der M365-Instanz für Studierende nicht vorhanden.

  • Warum kann ich meinen Kalender nicht freigeben?

    Die Kalenderfreigabe ist beschränkt auf interne Postfächer mit „...@uni-mannheim.de" Adressen, also in der Domain „uni-mannheim.de“. Wenn Sie versuchen, Ihren Kalender für andere Domains freizugeben, wie bspw. „xyz gmx.de“, wird dies als externe Adresse abgelehnt.

    Falls Sie Ihren Kalender für ein Uni-Mannheim-internes Postfach freigeben möchten und dennoch eine Fehlermeldung erhalten, befolgen Sie bitte die Anleitung zur Freigabe von Kalendern.

  • Warum kann ich die offizielle Outlook App nicht verwenden?

    Die offizielle Outlook App unter Android & iOS verbindet sich nicht direkt mit dem Exchange Mailsystem der Universität sondern mit Microsoft Servern, welche sich dann mit dem Mailsystem der Universität verbinden. Dabei werden diverse Daten auf den Microsoft Servern zwischengespeichert, dar­unter auch alle E-Mails der letzten 30 Tage (für nähere Infos siehe docs.microsoft.com).
    Dies verletzt die Anforderungen der Universität, keine E-Mails in der Cloud zu speichern, daher wird der Zugriff für die offizielle Outlook App blockiert.

  • Warum kommt meine Mail mit Outlook bei vorher schon angeschriebenen Kontakten nicht mehr an?

    Wenn Sie vor kurzem umgezogen wurden und nun Ihr neues Exchange-Postach zusammen mit Outlook auf Ihrem Rechner verwenden, so kann es vorkommen, dass Ihre gesendeten E-Mails nicht mehr bei Kontakten ankommen, mit denen Sie vor dem Umzug problemlos schreiben konnten.

    Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie von früher zwischengespeicherte Adressen im „An“- oder „CC“-Feld übernehmen. Entfernen Sie diese alten Einträge wenn diese auftauchen und geben Sie die Adresse erneut ein. Dies müssen Sie nur einmalig vornehmen, danach funktionieren die Vorschläge wieder wie gewohnt:

     

     

  • Warum findet die Outlook-Suche meine E-Mail nicht?

    Die Outlook Anwendung auf Ihrem Rechner durchsucht beim Starten einer Suche standard­mäßig das aktuell ausgewähltePostfach nach Einträgen. Wenn Sie mehrere Postfächer in Outlook eingebunden haben und die gewünschte E-Mail in einem anderen, nicht ausgewählten Postfach liegt, dann wird diese nicht in den Suchergebnissen angezeigt.

    Um alle Postfächer auf einmal zu durchsuchen, tippen Sie Ihren Suchbegriff ein, klicken Sie links daneben auf „Aktuelles Postfach“ und wählen danach „Alle Postfächer“ aus:

    Sie können die Suche auch immer standard­mäßig über alle Ihre eingebundenen Postfächer suchen lassen, gehen Sie dafür bitte wie folgt vor:

    1. Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Rechner.
    2. Klicken Sie links oben auf „Datei“ und dann unten links auf „Optionen“.
    3. Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf den Reiter „Suchen“.
    4. Wählen Sie „Allen Postfächern“ aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf den „OK“-Button:
  • Warum finde ich im Outlook-Adressbuch einen Kontakt nicht?

    Bitte beachten Sie: Im Outlook-Adressbuch stehen nur Kontakte, welche schon auf den Exchange umgezogen sind oder den Verwaltungs-Exchange nutzen. Während die Umzüge laufen kann es daher sein, dass Sie Kontakte noch nicht finden, da diese doch nicht auf den Exchange umgezogen wurden.

    Falls Sie einen Kontakt nicht finden von dem Sie ausgehen, dass dieser im Outlook-Adressbuch stehen sollte, dann gehen Sie bitte zunächst wie folgt vor:

    1. Öffnen Sie das Outlook Adressbuch.
    2. Vergewissern Sie sich, dass die Globale Adressliste und die Option „Alle Spalten“ ausgewählt ist.
    3. Geben Sie den gewünschten Namen in das Suchfeld ein und klicken Sie auf das Pfeil-Symbol:
  • Warum kann ich keine Teams-Termine in Outlook erstellen?

    Beenden Sie Outlook und MS Teams und starten Sie beide Programme neu. Sollte das Problem nach wie vor bestehen, installieren Sie MS Teams neu und beenden Sie Outlook. Starten Sie Teams nach der Neuinstallation und rufen Sie anschließend Outlook auf.

    Hinweis: Diese Funktion ist auf der M365-Instanz für Studierende nicht vorhanden.

  • Wie kann ich Outlook barrierefrei einstellen?

    Hinweise zum Versenden und Empfangen barrierefreier Nachrichten finden Sie in der Anleitung Barrierefreiheit.

  • Was muss ich beachten, wenn ich E-Mails über Mailinglisten empfangen möchte?

    Wenn Sie E-Mails über Mailinglisten empfangen möchten ist grundsätzlich kein Handlungs­bedarf notwendig. Sie können nach dem Umzug auf Exchange weiterhin mit allen Ihren gewohnten Mailadressen E-Mails empfangen. Ihre in der Mailingliste eingetragene E-Mail-Adresse ist weiterhin für den Empfang von E-Mails gültig. Die Nachrichten kommen in Ihrem neuen Exchange Postfach an.

     

  • Was muss ich beachten, wenn ich E-Mails an Mailinglisten versenden möchte?

    Mit dem Umzug auf Exchange können Sie E-Mails nur noch über eine Absender-Adresse für Ihr Postfach versenden. Falls sich beim Umzug Ihre Absender-E-Mail-Adresse geändert hat (siehe auch: FAQ – Wie lautet meine Exchange E-Mail-Adresse?) und nicht mehr mit der Adresse übereinstimmt, welche als sende-berechtigt in der Mailingliste eingetragen ist, wenden Sie sich an die Administration der Mailingliste mit der Bitte, Ihre neue E-Mail-Adresse einzutragen.

     

  • Muss ich mein E-Mail-Zertifikat ändern?

    Ihr E-Mail-Zertifikat ist auf eine/mehrere spezifische E-Mail-Adressen von Ihnen ausgestellt und nur für diese E-Mail-Adressen gültig. Falls sich beim Umzug auf Exchange Ihre Absender-E-Mail-Adresse geändert hat (siehe auch: FAQ – Wie lautet meine Exchange E-Mail-Adresse?) und diese neue Absender-Adresse nicht vom Zertifikat abgedeckt ist, so ist dieses Zertifikat nicht mehr verwendbar und Sie müssen ein neues ausstellen lassen. 

    Auf welche E-Mail-Adresse/n Ihr Zertifikat ausgestellt wurde, können Sie am einfach­sten im Zertifikats-Antrag nachlesen, den Sie damals ausgefüllt haben. Dort ist/sind die Adresse/n vermerkt.

  • Wird das POP3 Protokoll noch zur Verfügung gestellt?

    Nein. Das POP3 Protokoll ist ein veraltetes Mailprotokoll, welches noch aus einer Zeit stammt, in welcher Postfach­speicher sehr knapp bemessen waren.

    Unter den daraus resultierenden Einschränkungen von POP3 ist folgende für die Deaktivierung ausschlaggebend:
    POP3 lädt die E-Mails auf den lokalen Rechner der Nutzenden her­unter und löscht diese im Exchange Postfach. Bei einem Defekt oder anderweitigen Komplikationen mit dem Rechner der Nutzenden sind diese E-Mails ohne Backup verloren und nicht wiederherstellbar. Bei vorhandenen Backups sind diese nur mit entsprechendem Datenverlust bis zum letzten Backupzeitpunkt wiederherstellbar. Daher ist das Einbinden über POP3 für die Postfächer des Exchange Mailsystems nicht akzeptabel.


Informationen für Admins
Sie sind Admin an einem Lehr­stuhl oder in einer Einrichtung? Wir stellen Ihnen alle notwendigen Informationen bereit, um Ihre Nutzerinnen und Nutzer beim Umzug auf das Exchange Mailsystem bestmöglich unterstützen zu können.

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