Informationen für Übungs­leitende

Das IFS ist immer auf der Suche nach engagierten und zuverlässigen Übungs­leiterinnen und Übungs­leitern für unser Sport­programm. 

Jeder Übungs­leitenden-Tätigkeit geht ein Vorstellungs­gespräch mit der Leitung des Hochschul­sports oder der Leitung Fitnessstudios voraus. Die Gespräche finden online über Zoom oder in unserem Office L10, 11–12, 4. OG, bzw in unseren Fitnessstudios nach Termin­vereinbarung statt. Es wird gebeten, die wichtigsten Punkte zu organisatorischen Abläufen auf dieser Website VOR dem Gespräch durchzulesen und ggf. Fragen im persönlichen Gespräch zu klären. 

Die Aufgaben der Übungs­leitung sind: 

• Halten des Unter­richts unter Berücksichtigung aktueller, sportphysiologischer Trainingslehre
• Kontrolle der Teilnehmenden
• Rückmeldung, falls Equipment oder Halle Schäden aufweisen

Jede Übungs­leitung erhält zu Beginn des Kurses/Semesters einen individuellen Online-Zugang zum Einsehen der aktuellen Teilnahmeliste per E-Mail zugeschickt. Die regelmäßige Über­prüfung der Liste vor Kursbeginn ist zwingend notwendig. Wer nicht auf der Liste steht, darf nicht teilnehmen. 

Über den Self-Service-Zugang kann jede Übungs­leitung die aktuelle Kursliste einsehen, um die Anwesenheit der Kursteilnehmenden zu überprüfen. Aus datenschutz­rechtlichen Gründen ist die Übungs­leitung dazu verpflichtet, mit den ihr anvertrauten Daten verantwortungs­voll umzugehen und diese lediglich für das Kursangebot zu nutzen. Können die Teilnehmenden keinen Berechtigungs­ausweis vorweisen, sind sie vom Kurs auszuschließen und gegebenenfalls beim Institut zu melden.

Bei anmeldepflichtigen Kursen kann die Übungs­leitung über den Self-Service-Link die Teilnehmenden über einen eventuellen Kursausfall informieren. Das IfS ist dennoch in jedem Fall auch darüber zu informieren. Die Ansprache sollte immer höflich und dienstleistungs­orientiert sein. Ersatztermine sind aus organisatorischen Gründen nicht möglich. Auch hier gilt: Bei kurzfristigen Absagen, die auch per Mail nicht mehr alle erreichen könnten, bitten wir darum, den Kurs persönlich vor Ort abzusagen. (siehe unten KURSAUSFÄLLE / VERTRETUNG).

Bei allen Angeboten muss die Anzahl der Teilnehmenden im SelfService eingetragen werden. Die unter anderem auf dieser Grundlage erstellte Statistik ist wichtig für die zukünftige Planung des Hochschul­sports. Bei rückläufiger Anzahl der Teilnehmenden in laufenden Kursen solltet Ihr bitte Rücksprache mit dem IFS halten. 

Teilnehmende, die im Self-Service-Link gelistet, aber nicht erschienen sind, sind namentlich am Ende einer Stunde per Mail dem IFS-Office zu melden. 

Die vereinbarten Termine sowie die Uhrzeiten sind unbedingt einzuhalten. Auch das Auf- und Abbauen von benötigtem Equipment gehört ebenfalls zur Kurszeit dazu.  

Es liegt dabei in der Verantwortung der Übungs­leitenden die Teilnehmenden pünktlich heraus oder herein zu bewegen. Nur so ist es möglich, dass jedem Kurs jeweils die volle Kurs-Zeit zur Verfügung steht.

Für ein gelungenes Sport­programm ist es uns wichtig, dass ihr in dem vorab vereinbarten Zeitraum wie besprochen zur Verfügung steht. Absagen sollen immer die Ausnahme bleiben. Falls ihr dennoch einmal verhindert seid, bitten wir euch, folgende Regelungen zu beachten:

1.       Frühzeitige Absagen (mehr als 24 Stunden vor Kursbeginn)

• Grundlegend gilt: Wir erwarten eine frühzeitige Vertretungs­suche
• Sobald ihr eine Vertretung gefunden habt oder wenn sich bis 14:00 Uhr am Vortrag des Kurses niemand bereitgestellt hat: Meldung (per Mail oder Anruf) ans IFS-Office (sportmail-uni-mannheim.de), Christian Burgahn (burgahn@uni-mannheim.de) und Charlotte Werner (wernermail-uni-mannheim.de), damit wir den Kurs noch rechtzeitig aus dem System nehmen können (die Kursanmeldung beginnt immer 24h vor Kursbeginn).

2.       Kurzfristige Absagen (weniger als 24 Stunden vor Kursbeginn)

• Kurzfristige Absagen sollten nur im äußerten Ausnahmefall erfolgen.
• Pro Semester sind max. 2 kurzfristige Absagen zulässig; sollten häufiger kurzfristige Absagen vorkommen, behalten wir uns vor, den Kurs aus dem Programm zu nehmen.
• Die Kursabsagen liegen in eurer Verantwortung und erfolgen über den SelfService-Zugang.
• Folgende Infos müssen in einer Absagemail enthalten sein: Grund der Absage und euer Name (damit nachvollziehbar ist, von wem die Meldung kommt)
• Leitet eure Absagemail im Anschluss bitte an Christian Burgahn (burgahn@uni-mannheim.de) und Charlotte Werner (wernermail-uni-mannheim.de) weiter.
• Außerdem informiert uns nach Absenden der Absagemail bitte immer telefonisch, damit wir den Kurs ohne Verzögerungen aus dem System nehmen können und keine kurzfristigen Anmeldungen mehr dazukommen.
• Gegebenfalls sind ebenfalls die Aufsichten in E7 oder D2 zu informieren. 

3.       Warum ist uns das wichtig? Wir möchten für Studierende eine verlässliche Einrichtung sein; wenn Kurse regelmäßig kurzfristig entfallen, beeinträchtigt das unser Sportangebot und mindert den Spaß am Hochschul­sport – das möchten wir unbedingt vermeiden und bitten um eure Mitarbeit.

Für die Teilnehmenden am Hochschul­sport besteht die Möglichkeit, sich mit Übungs­leitungen über die Homepage des Instituts für Sport mittels Kontaktformular in Verbindung zu setzen. Hierzu kann bei den Vertragsformularen angegeben werden, ob der Funktion Kontaktformular zugestimmt wird oder nicht. Wichtig ist: Die Mailadresse der Übungs­leitung ist zu keinem Zeitpunkt öffentlich einsehbar. Erst wenn der Anfragemail geantwortet wird, bekommen die Anfragenden die E-Mail-Adresse der Übungs­leitung zu sehen, diese Entscheidung trifft dann die Übungs­leitung. Bei Fragen bezüglich der Organisation, Zahlungs­abwicklung, Rücktritten, etc. kann an die sportmail-uni-mannheim.de verwiesen oder die Mail dorthin weitergeleitet werden. 

Der Zugang zu den Sportstätten erfolgt in der Regel mit Token (Trans­pondern) und teilweise Schlüsseln. 

Um einen Schlüssel zu erhalten, könnt ihr hier einen Termin buchen. 

Token und Schlüssel sind unaufgefordert am Ende des Kurses zurückzugeben. 

Zur Teilnahme am Hochschul­sport benötigen alle Teilnehmenden eine SportsCard, die jeweils ein Semester lang gültig ist. Die SportsCard ist online zu beantragen oder zu buchen (LINK SPORTSCARD). 

Weiterhin ist für jede Teilnahme eine Online-Anmeldung erforderlich. Das mobile Ticket (Barcode) ist von den Teilnehmenden immer mitzuführen (Smartphone oder Ausdruck). In den Sportstätten E7 und D2 obliegt die Kontrolle der Teilnehmenden dem Aufsichtspersonal an der Theke. Sofern keine Aufsichten vor Ort sind, ist die Übungs­leitung verpflichtet, die Teilnehmenden über die Liste im Self-Service-Portal zu kontrollieren und sich im Bedarfsfall/Zweifel auch das mobile Ticket (ggf. in Verbindung mit einem Lichtbildausweis) zeigen zu lassen. 

Grundsätzlich sind alle Übungs­leitenden berechtigt und aufgefordert die Zugangsberechtigung zum Hochschul­sport zu überprüfen.
Bei der Über­prüfung immer die Vorlage eines Lichtbildausweises und die Vorlage einer gültigen Karte, eines Ausweises und eine Anmeldebestätigung erforderlich.

Sportanlagen und Sportgeräte: 

Wenn Ihr Mängel an den Sportanlagen feststellt – hierzu gehören auch unsaubere Sporthallen – meldet dies bitte umgehend dem IFS-Office.

Mängel melden: 

Ebenso solltet Ihr über defektes Material beziehungs­weise defekte Medien (Audio-Anlagen, Headset oder anderes) informieren. Beim Einsatz von Sport- und Spielgeräten ist es notwendig, dass Ihr die Rückgabe und Lagerung überprüft. 

Die Unter­richtssprache in den Angeboten des Hochschul­sports ist grundsätzlich Deutsch.
Sollten Teilnehmende dem Inhalt des Angebots nicht in deutscher Sprache folgen können, begrüßt das Hochschul­sportzentrum es, wenn die Übungs­leitung im Rahmen Ihrer Möglichkeiten englisch sprach­ige Hinweise gibt. Ein Anspruch auf englisch sprach­ige Unter­weisung ergibt sich hieraus für Teilnehmende nicht.    

Es gibt vereinzelt Kurse, die explizit auf Englisch angeboten werden. Im Vertretungs­fall kann hier auch auf Deutsch unter­richtet werden. In diesem Fall hat die eigentliche Übungs­leitung ihre Teilnehmenden im Vorfeld über die Self-Service-Mailfunktion zu informieren. 

Auch unsere Übungs­leitungen können am Angebot teilnehmen. Hierzu ist ebenfalls eine SportsCard erforderlich. Diese erhaltet ihr auf Anfrage beim IFS-Office. Übungs­leitungen mit aktuellem Vertrag und Kurs erhalten 50% auf die GymCard. Hierzu muss die Buchungs­bestätigung der GymCard unmittelbar nach Buchung ans IFS-Office gesendet werden, damit der Rabatt nachträglich gewährt werden kann. 

Jede Übungs­leitung braucht für das entsprechende Semester einen gültigen Vertrag. Ohne gültigen Vertrag ist eine Auszahlung der Abrechnung nicht möglich. 

Die Verträge für Übungs­leitungen werden über die Ehrenamtspauschale vergütet. Nach § 3 Abs. 26 EStG gilt die Vergütung von Übungs­leitende als Aufwandsentschädigung und ist bis 3.000 Euro pro Jahr steuer- und sozial­versicherungs­frei. Es darf kein Beschäftigungs­verhältnis mit der Universität Mannheim bestehen (Hilfskraft, Mitarbeiter*in)!  

Aufsicht 12,- €/h

Sportübungs­leitung 15,- €/h

Sportübungs­leitung Yoga, Tennis, Gesundheits­kurse (mit Zertifikat oder entsprechendem Qualifikations­nachweis einer Ausbildung) 19,50 €/h 

Um einen Vertrag erstellen zu können, brauchen wir vorab eine Erklärung der Hochschul­sportlehr­kraft (LINK?) für das entsprechende Kalenderjahr. Änderungen der persönlichen Daten (Adresse, Bankverbindung, etc.) sind umgehend an das Office (sportmail-uni-mannheim.de) mitzuteilen. 

Aktuell keine freien Fortbildungs-Termine verfügbar.