Coronavirus: Aktuelle Maßnahmen und Empfehlungen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

in dieser E-Mail informieren wir Sie zu folgenden Themen:

1. Beratungs­termine: Kontaktnachverfolgung per Telefonnummer
2. Corona-Beschilderung, PowerPoint-Folien und Videokonferenzhintergründe zum Download

1. Beratungs­termine: Kontaktnachverfolgung per Telefonnummer
Ab sofort werden die landes­weiten Corona-Maßnahmen an den baden-württembergischen Hochschulen in der neuen Corona-Verordnung für Studien­betrieb und Kunst zusammengefasst, die die allgemeine Corona-Verordnung ergänzt.

Bitte beachten Sie, dass es bei Beratungs­terminen vor Ort nicht ausreicht, die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden aufzubewahren. Damit das Gesundheitsamt bei Infektions­verdacht alle Personen zuverlässig und schnell erreichen kann, ist es notwendig, dass Sie anstatt der E-Mail-Adresse nur die Telefonnummer der Teilnehmenden erheben. Die Daten der Teilnehmenden in Kombination mit dem Zeitraum des Beratungs­termins sollten Sie vier Wochen aufbewahren und im Anschluss DSGVO-konform löschen.

Am einfach­sten funktioniert die Erfassung und Aufbewahrung der Daten, wenn Sie das von der Universitäts-IT zur Verfügung gestellte Typo3-Plugin zur Termin­vereinbarung nutzen. Wenn Sie die Corona-Kontaktdatenerfassung im Plugin aktivieren, werden alle Daten samt Telefonnummer automatisch bis vier Wochen nach dem Termin gespeichert und dann gelöscht. Wie Sie die gespeicherten Daten einsehen können, ist in der Nutzungs­anleitung für die Termin­vereinbarung beschrieben.

2. Corona-Beschilderung, PowerPoint-Folien und Videokonferenzhintergründe zum Download
An allen zentralen Eingängen der Universität finden Sie seit kurzem Plakate mit den wichtigsten Corona-Hinweisen für Studierende und Beschäftigte. Sollten Sie für Ihre Einrichtung weitere Plakate benötigen, finden Sie nun Vordrucke für Corona-Hinweisschilder im Intranet zum Her­unterladen und Selbstausdrucken. Auch eine PowerPoint-Folie mit Corona-Hinweisen, die Sie in Ihre Präsentation einbinden können, finden Sie an gleicher Stelle im Intranet. Videokonferenzhintergründe für Zoom und MS Teams sind nun ebenfalls seit kurzem zum Download verfügbar.

Über die wichtigsten Änderungen informieren wir Sie weiterhin per E-Mail. Besuchen Sie zudem regelmäßig die Webseite und die Intranetseite für kleinere Updates zur Corona-Lage.

Mit freundlichen Grüßen

Barbara Windscheid
Kanzlerin

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Kommilitoninnen und Kommilitonen,
sehr geehrte Damen und Herren,

das Rektorat hat beschlossen, die Schließung der Universitäts­gebäude ab dem 31. August 2020 aufzuheben und allen Mitgliedern und Angehörigen der Universität wieder freien Zugang zu den Räumlichkeiten des Hauses zu gewähren. Diese Entscheidung schafft die Grundlage dafür, dass im kommenden Herbst-/Wintersemester 2020/21 zusätzlich zu den überwiegend digitalen Lehr­angeboten auch wieder Präsenz­veranstaltungen angeboten werden können. Der Schwerpunkt der Präsenz­veranstaltungen wird auf den Angeboten für Erstsemester liegen, damit diese sich in das universitäre System einfinden können.

Auch die Universitäts­bibliothek unternimmt weitere Schritte zur Öffnung ihrer Bibliotheks­bereiche.  Diese erfolgen bereits ab Montag, 3. August 2020. Zu diesem Zeitpunkt werden die Bibliotheks­bereiche Schloss Ehrenhof und A3 montags bis freitags von 10.00-20:00 Uhr (außer an Feiertagen) für alle Nutzergruppen mit einem erweiterten Sitzplatz­angebot zugänglich sein. Das Ausleihzentrum öffnet ab diesem Zeitpunkt montags bis freitags von 12.00-18:00 Uhr (außer an Feiertagen).

Mitglieder und Angehörige der Universität Mannheim können in den Bibliotheks­bereichen Schloss Ehrenhof und A3 weiterhin einen Sitzplatz reservieren. Solange freie Plätze vorhanden sind, können diese jedoch auch ohne Sitzplatz­buchung genutzt werden. Die Zahl der freien Plätze wird jeweils aktuell auf den Webseiten der UB angezeigt. Registrierte Bibliotheksbenutzerinnen und -benutzer, die nicht Mitglieder oder Angehörige der Universität Mannheim sind, können ab dem 3. August die beiden Bibliotheks­bereiche ebenfalls nutzen; sie müssen jedoch vorab einen Sitzplatz buchen. Das Ausleihzentrum ist für alle Nutzergruppen ohne vorherige Buchung zugänglich.

Zugang und Verlassen aller geöffneten Bibliotheks­bereiche werden über die EcUM-Karte bzw. UB-Chipkarte elektronisch erfasst. Mit diesem Verfahren wird die Zutrittsberechtigung geprüft, die Zahl der freien Sitzplätze ermittelt und eine Kontaktverfolgung im Falle einer Corona-Infektion ermöglicht. Die Datenschutz­vorgaben werden dabei beachtet.

Die Hygieneregeln der Universitäts­bibliothek bleiben weiter in Kraft. Alle Informationen zu den Hygieneregeln und zur Öffnung der Bibliotheks­bereiche und des Ausleihzentrums finden Sie unter https://www.bib.uni-mannheim.de/corona/.

Benötigte Literatur aus den Bibliotheks­bereichen A5 und BWL kann weiter im Bibliotheks­bereich A3 genutzt werden. Auch die übrigen Corona-Services der Bibliothek (Scandienst für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Studierende der Universität Mannheim, Ausleihe mit Postversand für Universitäts­personal und Ausweitung des digitalen Angebots) werden fortgeführt.

Sofern es das Infektions­geschehen zulässt, sind im Zuge der o.g.  Öffnung der Universitäts­gebäude für Universitäts­mitglieder und -angehörige auch weitere Schritte zur Öffnung der Bibliotheks­bereiche ab Ende August 2020 geplant. Ziel ist es, bis zum Beginn des Herbstsemesters Ende September alle Bibliotheks­bereiche wieder zugänglich zu machen und die Öffnungs­zeiten nochmals auszuweiten.

Um sicherzustellen, dass die Öffnung des Hauses und die Durchführung von Präsenz­veranstaltungen im Einklang mit den geltenden Hygieneregeln der Universität geschehen, hat das Rektorat im Rahmen eines Kommunikations­konzeptes umfangreiche Maßnahmen ergriffen, die beim Betreten des Hauses und der Nutzung der Hörsäle und Seminarräume auf die verbindlichen Hygieneregeln hinweisen. Eine eindeutige Beschilderung sowie elektronische und Print-Informationen werden an den unterschiedlichsten Stellen des Hauses immer wieder an die Regeln des Hygienekonzeptes erinnern.

Details zur Nutzung der Services der Beratungs­einrichtungen und anderer Stellen der Universitäts­verwaltung (z.B. in L1) werden aktuell noch finalisiert und spätestens Mitte August bekanntgegeben.

Bitte unterstützen Sie uns und alle Mitglieder und Angehörigen des Hauses dabei, diszipliniert und engagiert einen Veranstaltungs­betrieb in einer offenen Universität zu ermöglichen, der größtmögliche Sicherheit all denjenigen bietet, die – sei es in der Bibliothek, im Seminar oder beim Uni-Sport – sich in den Universitäts­gebäuden aufhalten, um das zu tun, was unser Auftrag ist: Lehren, Lernen und Forschen.

Für Ihre Unterstützung und Mithilfe danken wir Ihnen.

Mit freundlichen Grüßen
 

Prof. Dr. Thomas Puhl                           Barbara Windscheid                               Dr. Sabine Gehrlein
Rektor                                                   Kanzlerin                                                 Leiterin UB

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

seit etwa zwei Wochen ist der Präsenzbetrieb an der Universität Mannheim wieder eingeschränkt möglich, auch Besprechungen und Veranstaltungen können unter Einhaltung des Hygienekonzepts und der Corona-Verordnung erfreulicherweise wieder grundsätzlich in Präsenz stattfinden.

Um Sie bei der Planung und Durchführung von Präsenz­veranstaltungen und -besprechungen unter den derzeitigen Bedingungen zu unterstützen, hat die Task-Force eine Handreichung mit den wichtigsten Informationen zu den Abläufen und Regelungen bei der Durchführung von Veranstaltungen erstellt. Sie finden das Dokument im Anhang. Bitte beachten Sie insbesondere, dass die darin beschriebenen Regelungen verbindlich sind und dass alle Raumbuchungen für Präsenz­veranstaltungen in den Lehr­räumen bis zum Vorlesungs­beginn am 28. September ausschließlich über die Service und Marketing GmbH erfolgen. 

Wenn wir in diesen schwierigen Zeiten zusammenarbeiten und uns an die Vorgaben und an das Hygienekonzept der Universität halten, tragen wir alle dazu bei, dass die Infektions­zahlen in der Region niedrig bleiben und wir von erneuten und gravierenden Einschränkungen verschont bleiben.

Mit freundlichen Grüßen

Barbara Windscheid
Kanzlerin

Sicherheit und Gesundheitsschutz haben oberste Priorität, wenn es um Arbeit in Zeiten der Corona-Pandemie geht. Dem Arbeits­schutz kommt dabei eine zentrale Bedeutung zu. Das vorliegende Hygienekonzept regelt vor dem Hintergrund einer aktuellen, epidemiologischen Lage die notwendigen Maßnahmen, die von allen Beschäftigten auf dem Gelände der Universität zu befolgen sind. Die Regelungen für die Beschäftigten gelten analog für alle Studierenden und sonstigen Mitglieder der Universität.

Das Hygienekonzept wird regelmäßig an die neuen Vorgaben und Empfehlungen der Behörden sowie an die entsprechenden Entwicklungen der Corona-Maßnahmen der Universität angepasst.

Um einer möglichen Ausbreitung entgegenzuwirken,

• halten Sie Abstand zu anderen Personen (mindestens 1,5 Meter),
• tragen Sie wo notwendig Mund-Nasen-Bedeckungen (keine Visiere),
• achten Sie bitte auf regelmäßiges und gründliches Händewaschen,
• wahren Sie die Nies- und Hustenetikette (Abstand halten, Armbeuge vor Mund und Nase halten),
• verzichten Sie auf das Händeschütteln,
• vermeiden Sie Berührungen von Augen, Nase und Mund,
• vermeiden Sie Menschenansammlungen und
• lüften Sie häufig.

Mund-Nasen-Bedeckungen
In Situationen, in denen der vorgegebene Mindest­abstand von 1,5 Metern zu anderen Personen bei der Ausübung der Tätigkeit nicht eingehalten werden kann, ist eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen. Die Universität stellt für ihre Beschäftigten hierfür einen geeigneten Mund-Nasen-Schutz zur Verfügung. Das Gleiche gilt für Beschäftigte mit einem Tätigkeits­bereich mit Kunden­kontakt bzw. Publikumsverkehr. Studierende tragen selbst Sorge für einen geeigneten Mund-Nasen-Schutz.

In den Gebäuden der Universität ist auf den Verkehrs­flächen (Fluren, Treppenhäusern) und in den Gemeinschafts­räumen (Sanitärräume, Teeküchen) – ungeachtet der Verfügbarkeit einer Schutz­maske – eine nicht-medizinische Alltagsmaske oder eine vergleichbare Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen. Die Beschäftigten werden vor dem Hintergrund der beschränkten Verfügbarkeit solcher Masken gebeten, ihre persönlichen Alltagsmasken zu diesem Zweck einzusetzen.

Bereits benutzte Alltagsmasken sollten nicht in Plastikdosen oder -tüten aufbewahrt werden. Das feucht-warme Klima bietet Nährböden für Keime aller Art und kann sich gesundheitsschädlich auswirken. Achten Sie auf tägliche Reinigung.

Verwendung von Visieren
Schutz­visiere bzw. Visiere gelten an der Universität Mannheim nicht als gleichwertige Alternative zur Mund-Nasen-Bedeckung und widersprechen damit den im Hygienekonzept der Universität festgelegten Regelungen. Das Robert-Koch-Institut weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass die Mund-Nasen-Bedeckung richtig über Mund, Nase und Wangen platz­iert sein und an den Rändern möglichst eng anliegen muss, um das Vorbeiströmen von Luft an den Seiten zu minimieren. Dieser Schutz ist bei Visieren nicht gegeben.

Nutzung der Corona-Warn-App
Die Universitäts­leitung empfiehlt, die Corona-Warn-App der Bundes­regierung zu nutzen.

Weitere Informationen
Allgemeine Empfehlungen zum Infektions­schutz finden sie auch auf der Website der Bundes­zentrale für gesundheitliche Aufklärung sowie auf den Webseiten des Robert Koch-Instituts.

Das Reinigungs­konzept finden Sie im Intranet.

Anrufbeantworter (z.B. in Sekretariaten) können auch aus dem Home-Office/von außerhalb abgehört werden. Dafür muss das Voicemail-System unter 0621 181-3801 angerufen, die eigene Rufnummer eingegeben und mit „#“ bestätigt werden. Anschließend ist die Authentifizierung mit dem PIN erforderlich, der auch zum Abhören des Anrufbeantworters mit dem eigenen Telefonapparat notwendig ist.

Bei Fragen können sich Beschäftigte an den arbeits­medizinischen Dienst der Universität Mannheim wenden. Für konkrete medizinische Rückfragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an amd(at)uni-mannheim.de. Wünschen Sie einen telefonischen Termin mit dem Betriebs­arzt, so wenden Sie sich bitte mit dem Stichwort „Coronavirus“ per E-Mail an bgm(at)verwaltung.uni-mannheim.de.

Informationen zur Bestellung finden Sie im Intranet.

Für die Umsetzung des Hygienekonzepts in Ihrem Arbeits­breich finden Sie zweisprachige Schilder und Vordrucke mit Verhaltensregeln und Hinweisen zum Selbstausdrucken und -aufhängen im Intranet.

Dienstreisen in Risikogebiete
Dienstliche Reisen in Risikogebiete sind aktuell nicht zulässig (vgl. Sie hierzu die aktuelle Liste der Risikogebiete nach der Verordnung des Sozial­ministeriums zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Eindämmung des Virus SARS-CoV-2). Dies gilt auch für bereits genehmigte Dienstreisen, soweit die Region oder das Land erst nach der Genehmigung als Risikogebiet eingestuft wird. Sollte die Region oder das Land, in das Sie reisen, erst nach Dienstreiseantritt als Risikogebiet eingestuft werden, wird gebeten, sich umgehend mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während der Dienstreise über die epidemiologische Entwicklung in Ihrem Reiseland und ggfs. aktuelle Einreisebeschränkungen informiert und beachten Sie die Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert-Koch-Instituts sowie des Sozial­ministeriums.

Test- und Quarantänepflicht
Seit dem 8. August 2020 müssen alle Personen, die auf einem beliebigen Weg nach Baden-Württemberg einreisen und sich zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb von 14 Tagen vor der Einreise in einem Risikogebiet aufgehalten haben, verpflichtend einen Corona-Test durchführen lassen. Bis zum Vorliegen eines negativen Testergebnisses sind alle Personen verpflichtet, sich unverzüglich in Quarantäne zu begeben. Die letztendliche Aufhebung der Quarantäne wird durch das Gesundheitsamt entschieden.

Von der Test- und Quarantänepflicht nicht betroffen sind Personen, die bereits bei Einreise ein entsprechendes ärztliches Zeugnis mit einem negativen Testergebnis vorweisen können, welches nicht älter als 48 Stunden ist.

Sollte sich die Corona-Situation in der Region bzw. dem Land während Ihrer Dienstreise verschlechtern und erst nach dem Antritt der Dienstreise ein Risikogebiet festgelegt werden, sind die dann geltenden Vorschriften zur Ein- und Rückreise nach Baden-Württemberg ebenfalls einzuhalten.

Das bedeutet für Sie: Bitte kommen Sie nicht an die Universität, solange die im Falle einer Testung nach Einreise vorgeschriebene Quarantäne durch das Gesundheitsamt nicht aufgehoben wurde bzw. wenn bei Einreise kein negatives Testergebnis vorliegt. Bei Fragen zur Rückkehr an Ihren Arbeits­platz an der Universität Mannheim bitten wir Sie, sich (von Zuhause) mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Dienstreisen in Nicht-Risikogebiete
Wir bitten darüber hinaus bis auf Weiteres darum, auch von allen sonstigen dienstlichen Reisen abzusehen, selbst bei solchen Reisen in Regionen (auch innerhalb Deutschlands) und Länder, die aktuell nicht zu den unmittelbaren Risikogebieten zählen.

In Ausnahmefällen, in denen eine dringende dienstliche Erforderlichkeit für die Durchführung einer Dienstreise in ein Nicht-Risikogebiet besteht, kann unter Abwägung der Risiken und auf Antrag eine Einzelfallentscheidung getroffen werden. Für eine solche benötigen wir vorab:

1) die schriftliche Begründung der/des Dienstvorgesetzten, warum gereist werden soll und aus welchen Gründen der Zweck der Dienstreise nicht auch in digitaler Form erreicht werden kann sowie

2) die Bestätigung der/des Reisenden, dass die an der Universität Mannheim geltenden Hygieneregelungen durchgängig während der Dienstreise und beim Aufenthalt vor Ort eingehalten werden.

3) Bei Dienstreisen ins Ausland ist der private Abschluss einer Auslands­reisekranken­versicherung empfehlenswert. Bitte informieren Sie uns für die Einzelfallentscheidung darüber, ob eine Auslands­reisekranken­versicherung abgeschlossen wurde.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Antrags­unterlagen rechtzeitig ein, und planen Sie mit einer Bearbeitungs­zeit für die Entscheidung über die Genehmigung der Dienstreise von ca. 2 Wochen. Bitte beachten Sie, dass der allgemeine Versicherungs­schutz sowie die Möglichkeit der Kostenübernahme erst mit erteilter Dienstreise-Genehmigung eintritt.

Wenden Sie sich hierzu und bei weiteren Fragen zu Dienstreiseangelegenheiten – bitte möglichst via E-Mail – an das Reisekostenteam des Personaldezernats.

Gutscheinerstattung
Verschiedene Be­förderungs­unternehmen sind aufgrund der Corona-Maßnahmen gezwungen, die geplante Dienstreise zu stornieren und bieten nun Gutscheine statt Rückerstattungen an. Bitte setzen Sie sich unbedingt vor einer Annahme eines Gutscheins mit unserer Reisekostenabteilung in Verbindung. Ihre Ansprech­partnerin ist Frau Lechner.

Die Universitäts-IT (UNIT) arbeitet mit Hochdruck am Ausbau ihrer digitalen Services, um den Ausfall der Präsenz­veranstaltungen durch digitale Lehr­formate zu kompensieren, und um allen Beschäftigten, die derzeit im Home-Office arbeiten, eine gute Zusammenarbeit zu ermöglichen. Alle Meldungen und Updates zu diesen beiden Bereichen finden Sie zusammengefasst auf dieser Webseite.

Für die Dauer der Corona-Ausnahmesituation wurde (auf Basis der vom Finanz­ministerium angepassten Vorgaben für reduzierte Formerfordernisse) ein vereinfach­tes Verfahren für die Erstellung digitaler Kassenanordnungen (KAO) festgelegt.

Die Finanzbuchhaltung sendet Ihnen gescannte Eingangsrechnungen per E-Mail zu, die sachliche und rechnerische Feststellung als nächsten Schritt können Sie per E-Mail an die Funktions-Adresse buchhaltungskoordination(at)uni-mannheim.de schicken, entweder:

1. als Scan einer vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Kassenanordnung (KAO),
   oder alternativ

2. als vollständig ausgefüllte KAO im Word- oder PDF-Format ohne Unterschrift,
   oder alternativ

3. durch eine E-Mail, in der alle für eine KAO notwendigen Angaben enthalten sind (Muster mit notwendigen Angaben wird jeweils zugesandt, siehe hierzu MUSTER-E-Mail).

Wichtig: Um Doppelzahlungen auszuschließen, darf zusätzlich zum genannten E-Mail-Verfahren keine KAO in Papierform an die Universitäts­verwaltung versendet werden.

Weitergehende Infos entnehmen Sie der Rundmail des Finanzdezernenten vom 23. März 2020. Weitere Vordrucke für Haushalts­bezug und Online-Beschaffung finden Sie zudem auf der Website des Dezernats IV.

Fragen zum Verfahren richten Sie bitte an die Funktions-Mailadresse buchhaltungskoordination(at)uni-mannheim.de. Die Kolleginnen und Kollegen werden Ihnen dann direkt antworten oder die Anfragen an die zuständigen Stellen in der Universitäts­verwaltung weiterleiten.

Das Verfahren für Beschaffungen über SAP-SRM ist von den oben genannten Vorgaben nicht betroffen und bleibt für die dezentralen Einrichtungen wie bisher bestehen (Feststellungs­vermerk mittels Genehmigung und Wareneingangsbuchung in SAP-SRM). Eine Zusendung der Rechnungen zu SRM-Bestellungen, die Ihnen bisher für Ihre Unterlagen von der Finanzbuchhaltung zugesandt wurde, wird derzeit ausgesetzt.

In den vergangenen Monaten hat sich die Universitäts­verwaltung gemeinsam mit der Universitäts-IT darum bemüht, auch unter Corona-Bedingungen und ohne Face-to-Face-Kontakt einen reibungs­losen Ablauf für die Verwaltungs­services und eine persönliche Beratung zu ermöglichen. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Verwaltung zum Beispiel telefonisch, per E-Mail oder über Microsoft Teams erreichen, auch Besprechungen mit mehreren Personen sind möglich.

Online-Termin­vereinbarung
Neu ist seit kurzem die Möglichkeit, Termine mit der jeweiligen Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter online zu buchen. Der Link zur Terminbuchung befindet sich im Kontakt-Feld der jeweiligen Ansprechperson. Bei Studien­angelegenheiten ist die Terminvergabe über die Webseiten des Dezernats II möglich. In Personalangelegenheiten oder sonstigen Angelegenheiten des Dezernats V können Terminanfragen über die Intranetseite des Dezernats V gestellt werden. Nicht-Beschäftigte finden zudem ein Online-Formular zur Kontaktaufnahme auf der Website der Personalabteilung. Zum Infektions­schutz und aufgrund der Raumbedingungen finden diese Termine in der Regel über MS Teams oder Telefon statt. In besonderen Fällen ist ein Treffen vor Ort möglich.

Verträge unterzeichnen
Verträge werden soweit möglich auf elektronischem Weg oder via (Haus-)Post geschlossen. Ist dies nicht möglich – z.B. bei Arbeits­verträgen – erhalten Sie einen individuellen Vor-Ort-Termin.

Bescheinigungen anfordern
Bescheinigungen erhalten Sie elektronisch oder via (Haus-)Post.

Unterlagen einreichen
Unterlagen und Dokumente können der Verwaltung elektronisch oder – falls das Original erforderlich ist –  via (Haus-)Post geschickt werden.

Mit Beginn der Öffnung befinden sich alle technischen Anlagen wieder im Regelbetrieb.
Für folgende Anlagen gibt es gesonderte Regelungen:

Aufzüge
Aufzüge dürfen nur jeweils einzeln und sollen möglichst nur von in der Mobilität eingeschränkten Personen sowie zur Be­förderung von Lasten genutzt werden.

Hausmeister
Alle Hausmeister befinden sich im regulären Dienst und sind unter den bekannten Kontaktdaten erreichbar.

Pforte
Die Pforte am Haupteingang Ost ist mit zwei Personen (24 Stunden/7 Tage die Woche) besetzt. Die Hotline der Pforte ist bei Fragen und Problemen unter der Telefonnummer 181-1110 erreichbar.

Lüftungs­anlagen und manuelles Lüften
Die Lüftungs­anlagen werden mit gesonderten Regelungen betrieben.

Die Universität Mannheim verfolgt mit allen Massnahmen das Ziel, das Infektions­risiko auf allen Übertragungs­wegen zu minimieren und die Ausbreitung des Virus zu hemmen. Einen hundertprozentigen Schutz kann es jedoch nicht geben. Nach aktuellem wissenschaft­lichem Kenntnisstand werden Corona-Viren hauptsächlich durch Tröpfcheninfektion übertragen. Grundsätzlich reduziert Lüften das Infektions­risiko über Aerosole und stellt einen wichtigen Baustein im Konzept zur Reduzierung der Ausbreitung von Corona dar. Aus diesem Grund wird eine gute Lüftung der Räume mit möglichst hohem Aussenluftanteil empfohlen.

An der Universität Mannheim verfügen die Aufenthalts- und Büroräume mindestens über eine Lüftungs­funktion über manuelles Öffnen der Fenster. Veranstaltungs­räume mit einer möglichen Platz­zahl von über ca. 50 Personen verfügen in der Regel über eine Lüftungs­anlage. Raumlufttechnische Anlagen (RLT) sind für das Betreiben dieser Räume aus hygienischer und energetischer Sicht eine unabdingbare Voraussetzung zur Erfüllung der gesetzlichen Auflagen.

RLT-Anlagen sorgen bereits bei der Aufbereitung der Außen­luft durch Filtration der Zuluft für ein hohes Maß an Sicherheit, da kleine Partikel durch die eingesetzten Filter in der Anlage abgeschieden werden können. Durch die gesicherte Zuführung gereinigter Außen­luft führt der Betrieb einer RLT-Anlage immer zu einer Verdünnung möglicher Belastungen und der Virenlast in einem Raum. Durch gezielte Zonierung und Druckhaltung ist außerdem sichergestellt, dass sich Schadstoffe aus der Abluft eines Raumes nicht im gesamten Gebäude verteilen können. Der Betrieb von RLT-Anlagen ist zusätzlich noch witterungs­unabhängig.

Weitere Informationen zu den Lüftungs­anlagen und zum Lüften finden Sie im Intranet.

Um das Ansteckungs­risiko zu minimieren, hat die Universitäts­leitung die Vorgesetzten damit beauftragt, die im Hygienekonzept festgelegten Maßnahmen in ihren Bereichen umzusetzen. Für die Durchführung der Maßnahmen besteht eine Dokumentations­pflicht. Das Formular zur Gefährdungs­beurteilung, das Sie im Intranet finden, soll Vorgesetzten als Checkliste dienen und sie bei dieser Führungs­aufgabe unterstützen.

Zu den notwendigen Maßnahmen, die die Vorgesetzten vor der Rückkehr ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Arbeits­platz vor Ort umsetzen müssen, gehört eine Unterweisungin den Grundlagen des Hygienekonzepts. Diese Unterweisung muss spätestens am ersten Arbeits­tag erfolgen, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder an ihrem Arbeits­platz vor Ort sind. Die Teilnahme an einer Unterweisung muss im Anschluss per Unterschrift bestätigt und an den Vorgesetzten weitergegeben werden. Einen Vordruck dazu finden Sie im Intranet.

Büroarbeit muss nicht mehr vorrangig im Home-Office, sondern kann auch im Präsenzbetrieb erfolgen. Home-Office ist weiterhin möglich, sofern es technisch und inhaltlich machbar ist und die Vorgesetzten dies in Abstimmung mit den betroffenen Beschäftigten so entscheiden. Ein Antrag auf Telearbeit ist nicht nötig. Risikogruppen arbeiten weiterhin vorranging im Home-Office.

Freistellungen
Die Universitäts­leitung geht davon aus, dass ihre Empfehlung, möglichst vielen Beschäftigten Home-Office zu ermöglichen, in den meisten Fällen auch durch die Bereitstellung entsprechender Zugänge zu IT-Systemen umgesetzt werden kann. Es sind jedoch Einzelfälle denkbar, in denen Home-Office nicht möglich ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Intranet.

Beschäftigte, die einer Risikogruppe angehören
Mitarbeitende, die zu einer Risikogruppe zählen, sollen nur im Home-Office beschäftigt werden. Sollte dies nicht möglich sein, sind vorrangig Über- bzw. Mehrarbeits­stunden abzubauen, bevor eine bezahlte Freistellung greift.

Home-Office-Bedingungen
Das Home-Office kann aufgrund der besonderen Situation bilateral mit der oder dem Vorgesetzten vereinbart werden und bedarf bis auf Weiteres keiner Genehmigung durch das Personaldezernat. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist jederzeit widerrufbar. Zu beachten ist ferner, dass die Beschäftigten im Home-Office erreichbar sein müssen.

Mehrmals täglich E-Mails abrufen
In dieser Ausnahmesituation ist es derzeit unabdingbar, dass wir die Kommunikation mit allen Beschäftigten aufrechterhalten. Nur so kann gewährleistet werden, dass wichtige Informationen und neue erforderliche Maßnahmen allen Betroffenen rechtzeitig bekannt sind und diese entsprechend umgesetzt werden können. Alle Beschäftigten müssen daher – wenn nicht wichtige Gründe wie z.B. Kinderbetreuung entgegenstehen – während ihrer regulären Arbeits­zeiten telefonisch erreichbar bleiben und mehrmals täglich, mindestens jedoch einmal am Tag, ihre Dienst-E-Mails abrufen. Letzteres gilt auch, wenn Sie freigestellt wurden.

Mitnahme von Arbeits­mitteln ins Home-Office
Dokumente mit personenbezogene Daten und Originalbelege verbleiben in der Universität. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Arbeits­mittel nach Beendigung der Ausnahmesituation wieder in die Universität kommen.

Bitte beachten Sie, dass es bei Veranstaltungen und Beratungs­terminen vor Ort nicht ausreicht, die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden aufzubewahren. Damit das Gesundheitsamt bei Infektions­verdacht alle Personen zuverlässig und schnell erreichen kann, ist es notwendig, dass Sie anstatt der E-Mail-Adresse die Telefonnummer der Teilnehmenden erheben. Die Daten der Teilnehmenden in Kombination mit dem Zeitraum des Beratungs­termins sollten Sie vier Wochen aufbewahren und im Anschluss DSGVO-konform löschen.

Bei Beratungs­terminen funktioniert dies am einfach­sten, wenn Sie das von der Universitäts-IT zur Verfügung gestellte Typo3-Plugin zur Termin­vereinbarung nutzen. Wenn Sie die Corona-Kontaktdatenerfassung im Plugin aktivieren, werden alle Daten samt Telefonnummer automatisch bis vier Wochen nach dem Termin gespeichert und dann gelöscht. Wie Sie die gespeicherten Daten einsehen können, ist in der Nutzungs­anleitung für die Termin­vereinbarung beschrieben.

Formulare zur Kontaktnachverfolgung bei Veranstaltungen sowie weitere Hinweise zur Durchführung finden Sie im Intranet.

Die Lehre findet im HWS 2020/21 überwiegend digital statt. Für bestimmte Gruppen (z. B. Erstsemester) wird es teilweise Präsenzangebote geben.

Eine Handreichung zur Durchführung von Präsenz­veranstaltungen finden Sie im Intranet.

Die Universitäts-IT hat eine Webseite erstellt, die alle Meldungen und Updates zur Umstellung auf digitale Lehre zusammenfasst.

Mit dem Sonder­programm FAIR(at)UMA unterstützt die Universität Wissenschaft­lerinnen und Wissenschaft­ler mit Familie in der Qualifizierungs­phase mit der Bereitstellung von Mitteln für Hilfskräfte.

Zu personalrechtlichen Fragen wie zur Freistellung für Beschäftigte und zu  Unabkömmlichkeits­bescheinigungen für die Notbetreuung berät Sie Ihre zuständige Personalsachbearbeiterin oder Ihr Personalsachbearbeiter.

Die Stabsstelle Gleichstellung und soziale Vielfalt hat zudem eine Webseite erstellt, auf der Sie einen Überblick erhalten, welche Hilfsangebote und Maßnahmen Sie in Hinblick auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf während der aktuell besonderen Lage unterstützen können.

Die Poststelle ist für Sie von 7 bis 12 Uhr geöffnet und ohne vorherige Termin­vereinbarung zugänglich. Bitte halten Sie bei der Abholung der Post die Abstandsregelung ein und warten Sie gegebenenfalls vor der Poststelle, falls bereits eine Kollegin oder ein Kollege Post abholt.

Die Prüfungs­formen für das HWS 2020/21 werden gerade geplant. Es ist davon auszugehen, dass es wieder eine Mischung aus Online- und Präsenz­prüfungen geben wird. Die jeweilige Prüfungs­form soll spätestens mit Veranstaltungs­beginn kommuniziert werden.

Allen Studierenden, denen es z.B. aufgrund der Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe nicht möglich ist, eine Prüfung in Präsenz abzulegen, werden alternative Formen angeboten.

Private Reisen in Risikogebiete
Ob Sie privat in ein Risikogebiet reisen, ist Ihre private Entscheidung. Bei Rückkehr sind die geltenden Vorschriften zur Ein- und Rückreise nach Baden-Württemberg, die aktuell eine Test- und Quarantänepflicht vorsehen, einzuhalten:

Seit dem 8. August 2020 müssen alle Personen, die auf einem beliebigen Weg nach Baden-Württemberg einreisen und sich zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb von 14 Tagen vor der Einreise in einem Risikogebiet aufgehalten haben, verpflichtend einen Corona-Test durchführen lassen. Bis zum Vorliegen eines negativen Testergebnisses sind alle Personen verpflichtet, sich unverzüglich in Quarantäne zu begeben. Die letztendliche Aufhebung der Quarantäne wird durch das Gesundheitsamt entschieden.

Von der Test- und Quarantänepflicht nicht betroffen sind Personen, die bereits bei Einreise ein entsprechendes ärztliches Zeugnis mit einem negativen Testergebnis vorweisen können, welches nicht älter als 48 Stunden ist.

Bitte bedenken Sie hierbei, dass vorab mit dem/der oder den Vorgesetzten geklärt werden muss, dass nicht nur der Urlaub/die Abwesenheit genehmigt ist, sondern auch die folgende Abwesenheit aufgrund einer vorgeschriebenen Quarantäne.

Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass für die Einhaltung der Quarantänepflicht keine bezahlte Freistellung erfolgen kann, da diese Abwesenheit in diesem Fall auf Ihrer privaten Entscheidung beruht. Es muss somit vorab mit dem/der oder den Vorgesetzten geklärt werden, ob die Zeit der Quarantäne über weitere Urlaubstage abgedeckt wird, ob es die Möglichkeit von Homeoffice, Abbau von Mehrstunden, jeweils ganz oder in Teilen gibt, oder ob eine unbezahlte Freistellung möglich ist. Wenn die Zeit der Quarantäne grundsätzlich gemäß den dienstlichen Erfordernissen im Anschluss an den Urlaub/die Abwesenheit auch frei genommen werden können, muss diese Zeit über eine der o.g. Maßnahmen oder einen Mix aus diesen Maßnahmen geregelt werden. Eine bezahlte Freistellung ist nicht zulässig. Bitte wenden Sie sich in Zweifelsfällen an die Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während Ihrer privaten Reise über die epidemiologische Entwicklung in Ihrem Reiseland und ggfs. aktuelle Einreisebeschränkungen informiert und beachten Sie die Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert-Koch-Instituts sowie des Sozial­ministeriums.

Sollte sich die Corona-Situation in der Region bzw. dem Land während Ihres privaten Aufenthalts dort verschlechtern und erst nach dem Antritt der privaten Reise als Risikogebiet festgelegt werden, sind die dann geltenden Vorschriften zur Ein- und Rückreise nach Baden-Württemberg ebenfalls einzuhalten. Bei Fragen zur Rückkehr an Ihren Arbeits­platz an der Universität Mannheim bitten wir Sie, sich (von Zuhause) mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Die Personenbeschränkung in Gebäuden und auf dem Gelände der Universität wird an die jeweils gültige Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg angepasst. Die Vorgabe der aktuellen Corona-Verordnung zur Personenhöchstzahlbegrenzung für Ansammlungen und Zusammenkünfte liegt derzeit bei maximal 20 Personen (Corona-VO vom 10. Juni 2020).

(Lehr-)Veranstaltungen sind keine Ansammlungen im Sinne der Corona-VO, für sie gelten die raum­spezifischen Beschränkungen sowie die maximale Personenanzahl für Veranstaltungen gemäß Corona-VO §10.

Die Regeln zum Infektions­schutz und des Hygienekonzepts sind bei Zusammenkünften und Veranstaltungen jederzeit einzuhalten. Geeignete Räume mit an die Hygienemaßnahmen angepasster maximaler Personenanzahl finden Sie im Portal² unter „Corona-Gebäude“. Dort können die Räume auch gebucht werden.

Weitere Hinweise zur Durchführung von Veranstaltungen finden Sie im Intranet.

Interne Veranstaltungen
Forschungs-Zusammenkünftesowie Vorstellungs­gesprächekönnen unter Einhaltung der Corona-Verordnung und der entsprechenden Hygienemaßnahmen in Präsenz stattfinden. Bei universitären Veranstaltungen außerhalb der Universität ist sowohl das Hygienekonzept der Universität Mannheim als auch das der aufnehmenden Einrichtung zu beachten. Weitere Veranstaltungen insbesondere kultureller und sportlicher Natur unterliegen der aktuellen Corona-Verordnung und sind durch das Rektorat zu genehmigen.

Gremiensitzungen sollen nach Möglichkeit weiterhin in digitaler Form stattfinden.

Allgemeine Hinweise zur Sicherheit bei Lehr­veranstaltungen finden Sie im Intranet.

Externe Veranstaltungen
Weitere Veranstaltungen insbesondere kultureller und sportlicher Natur unterliegen der aktuellen Corona-Verordnung und sind durch das Rektorat zu genehmigen. Dabei zu beachten ist: Für die Öffentlichkeit bleibt der Zutritt zu Universitäts­gebäuden grundsätzlich weiterhin untersagt. Davon ausgenommen sind Bibliotheksbesuche, die Teilnahme an Prüfungs­terminen sowie an genehmigten Veranstaltungen.

Aktuelle Informationen zur Öffnung der Universitäts­bibliothek finden Sie auf der Webseite der Universitäts­bibliothek.

Veranstaltungen insbesondere kultureller und sportlicher Natur unterliegen der aktuellen Corona-Verordnung. Bitte beachten Sie bei Teilnahme an Veranstaltungen das von Ihrem Veranstalter kommunizierte Hygienekonzept und halten Sie sich an die allgemeinen Hygienehinweise in den Universitäts­gebäuden.

Zu beachten ist außerdem: Für die Öffentlichkeit bleibt der Zutritt zu Universitäts­gebäuden grundsätzlich weiterhin untersagt. Bibliotheksbesuche, die Teilnahme an Prüfungs­terminen sowie an genehmigten Veranstaltungen sind davon jedoch ausgenommen.