Coronavirus: Aktuelle Maßnahmen und Empfehlungen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

in der seit heute gültigen Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg werden die Corona-Maßnahmen noch einmal bis einschließlich 14. Februar verlängert und stellenweise – z.B. in Hinblick auf die Maskenpflicht – verschärft.

Konkret bedeutet dies für die Universität:

• Die Universitäts­gebäude können bis 14. Februar 2021 weiterhin nur von Universitäts­angehörigen mit gültiger Zutrittsberechtigung (ecUM-Karte) betreten werden.
• Das Tragen von medizinischen Masken (OP- oder FFP2-/KN95/N95-Masken) ist ab sofort und vorerst bis 15. März 2021 für Universitäts­angehörige überall dort verpflichtend, wo zuvor gemäß Hygienekonzept der Universität das Tragen von Alltagsmasken notwendig war – z.B. auf Verkehrs- und Gemeinschafts­flächen und immer dann, wenn Sie den Sicherheitsabstand von 1,5 m nicht einhalten können.

Beachten Sie bitte außerdem:

• Bestellen von medizinischen Masken: Die Universität stellt Ihren Beschäftigten für die Arbeit vor Ort medizinische Masken (OP-Masken oder FFP2-Masken) in beschränkter Stückzahl zur Verfügung. Wir bitten jedoch darum, soweit es möglich ist, private medizinische Masken auch für Arbeits­zwecke einzusetzen. Mehr Informationen dazu, wie Abteilungen und Einrichtungen medizinische Masken bestellen können, finden Sie unter folgendem Link: https://www.uni-mannheim.de/universitaet/organisation/verwaltung/dezernat-iv-in-progress/informationen-zur-coronakrise/bezug-von-hygienebedarf/#c215981
• Tragen von FFP2-Masken: Bitte beachten Sie beim Tragen von FFP2-Masken, dass Sie diese nicht un­unterbrochen über den gesamten Arbeits­tag tragen sollten. Wenn Sie FFP2-Masken über längere Zeit tragen möchten, sollten Sie regelmäßig Masken-Pausen einplanen (z.B. alle 75 Minuten eine Pause von 30 Minuten) und die Maske idealerweise nach zwei bis drei Stunden Tragedauer wechseln.

Mit besten Grüßen – und bleiben Sie gesund

Ihre

Barbara Windscheid
Kanzlerin

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

nach dem Treffen von Bund und Ländern ist klar, dass der aktuelle Lockdown bis 14. Februar 2021 verlängert wird. Viele der bisherigen Maßnahmen werden offensichtlich verlängert, einige wohl – z.B. zum Homeoffice und zur Maskenpflicht – noch einmal verschärft.

Wir können aktuell noch nicht sagen, wie die Maßnahmen im Detail aussehen werden, da die gefassten Beschlüsse von den Ländern noch durch eine Änderung der bestehenden Corona-Verordnungen umgesetzt werden müssen. Aktuell deutet aber alles darauf hin, dass sich für die Universität erst einmal nichts ändert.

In Bezug auf Homeoffice plant das Bundes­arbeits­ministerium eine befristete Verordnung, wonach Arbeitgeber Beschäftigten das Arbeiten im Homeoffice ermöglichen müssen, wo dies betrieblich möglich ist und keine zwingenden betrieblichen Gründe entgegenstehen. Da die Universität diese Vorgabe bereits erfüllt, gibt es hier erst einmal keinen zusätzlichen Handlungs­bedarf. Die Universitäts­leitung fordert alle Vorgesetzten nochmals auf, die Präsenz ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am universitären Arbeits­platz weiterhin für die Dauer des sog. harten Lock-Downs auf das unabdingbar erforderliche Maß zu reduzieren. Eine Tätigkeit vor Ort sollte nur noch dann erfolgen, wenn die Erledigung der Dienstaufgaben im Homeoffice nicht oder nicht unter Einhaltung der internen wie externen Fristen bzw. zeitlichen Erfordernissen erledigt werden kann.

Zudem müssen Arbeitgeber zukünftig medizinische Masken zur Verfügung stellen, wenn Beschäftigte den Mindest­abstand bei Ausübung der Tätigkeit nicht einhalten können. Derzeit gehen wir davon aus, dass unter medizinische Masken auch die bereits beschafften und weiterhin an der Universität vorrätigen OP-Masken fallen. Mehr Informationen dazu, wie Abteilungen und Einrichtungen diese OP-Masken für Ihre Beschäftigten bestellen können, finden Sie unter folgendem Link: https://www.uni-mannheim.de/universitaet/organisation/verwaltung/dezernat-iv-in-progress/informationen-zur-coronakrise/bezug-von-hygienebedarf/#c215981

Wir informieren Sie umgehend, sobald wir mehr dazu wissen, wie die Maßnahmen im Detail aussehen, ob und in welchem Umfang sie die Universität betreffen, wie diese dann umgesetzt werden und wann sie in Kraft treten sollen.

Beste Grüße – und bleiben Sie gesund

Ihre

Task-Force

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

die Corona-Maßnahmen von Bund und Land wurden bis einschließlich 31. Januar verlängert. Für die Universitäten bedeutet dies keine größeren Veränderungen: Die bisherigen Corona-Maßnahmen werden bis auf wenige Ausnahmen bis Ende Januar fortgeführt, auch die Ausnahmen von den Corona-Beschränkungen – z.B. für den Prüfungs­betrieb – bleiben bestehen.

Konkret bedeutet dies:

• Die Universitäts­gebäude können bis 31. Januar 2021 weiterhin nur von Universitäts­angehörigen mit gültiger Zutrittsberechtigung (ecUM-Karte) betreten werden.
• Die Bibliotheks­bereiche der Universitäts­bibliothek bleiben bis voraussichtlich 31. Januar geschlossen. Die Ausleihe vorbestellter Medien wird voraussichtlich ab Mittwoch, 13. Januar 2021, eingeschränkt wieder möglich sein. Details folgen in Kürze auf der Webseite der Universitäts­bibliothek. 
• Aufgrund der Schul- und Kitaschließungen bleibt der erweiterte Gleitzeitrahmen von 5 bis 22 Uhr auch im Januar bestehen.
• Die für den Januar geplanten Präsenz­prüfungen können weiterhin wie geplant stattfinden.

Mit besten Grüßen – und bleiben Sie gesund

Ihre

Task-Force

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

aufgrund der neuen Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg vom 16. Dezember muss die Universitäts­bibliothek ab sofort bis zum 10. Januar schließen. Auch die freien Arbeits­plätze für Studierende im Ostflügel werden ab sofort eingestellt.

Da sich viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits im Homeoffice befinden und die Gebäude ab sofort noch weniger frequentiert sein werden, wird die Universität die ohnehin geplante Schließung derGebäude über Weihnachten vorziehen und die Zugänge ab morgen, den 17. Dezember, bis einschließlich 10. Januar 2021 schließen. Der Zugang für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird weiterhin mit gültiger ecUM möglich sein, sodass Sie auch weiter vor Ort an der Universität arbeiten können. In der Regel bestehen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugangsberechtigungen für die Gebäude. Sollte im Einzelfall keine Zugangsberechtigung erteilt sein, beantragen Sie diese online über die freischaltende Stelle (siehe Formular). Die Ausstellung eines Passierscheins ist nicht nötig.

Wir bitten Sie außerdem zu beachten, dass die Universitäts­leitung aufgrund der aktuellen Infektions­lage allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach Absprache mit den Vorgesetzten die Arbeit aus dem Homeoffice empfiehlt, soweit die jeweiligen Arbeits­aufgaben dies zulassen.

Die geplanten und nicht veränderten Präsenz­prüfungen können nach aktuellem Stand im Dezember und Januar stattfinden, die Gebäude werden für diesen Zweck für die teilnehmenden Studierenden geöffnet sein. Die Lehr­enden und Studierenden werden dazu näher in separaten E-Mails informiert.

Da es im Hochschul­betrieb nach wie vor täglich zu Änderungen der Maßnahmen und Abläufe kommen kann, prüfen Sie bitte mindestens einmal täglich Ihr E-Mail-Postfach sowie die allgemeine Corona-Webseite auf neueste Informationen.

Beste Grüße – und bleiben Sie gesund

Barbara Windscheid
Kanzlerin

Liebe Studierenden, liebe Kolleginnen und Kollegen, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

in Abstimmung mit der Universitäts­leitung werden ab Mittwoch, dem 25. November 2020, die Öffnungs­zeiten der Gebäudezugänge angepasst. Hintergrund ist die Tatsache, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität wieder verstärkt im Homeoffice arbeiten und die Gebäude daher, insbesondere in den Abendstunden, nur wenig frequentiert sind. Um das Sicherheitsgefühl der Kolleginnen und Kollegen vor Ort zu steigern, werden die Eingangstüren – mit Ausnahme der Zugänge zu den Bibliotheks­bereichen – ab dem 25. November bereits mit Einsetzen der Dämmerung ab 16:30 Uhr elektronisch geschlossen. Der Zugang nach 16:30 Uhr ist dann nur noch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit freigeschalteter ecUM-Karte oder über den Wachdienst an der Pforte möglich. Das Verlassen der Gebäude ist natürlich auch weiterhin ohne ecUM-Karte möglich.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die noch keinen Zugang haben, können einen Antrag auf Zugangsberechtigung über die für Sie zuständige Einrichtung oder den Lehr­stuhl stellen. Das entsprechende Formblatt kann im Download­bereich der Webseite von Dezernat III her­untergeladen werden. Der Antrag muss von der Einrichtung/dem Lehr­stuhl genehmigt werden und kann digital an die freischaltende Stelle gesendet werden.

Mit freundlichen Grüßen, bleiben Sie gesund

Ihre

Barbara Windscheid
Kanzlerin

Liebe Kolleginnen und Kollegen,
liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

liebe Studierende,

wir sind im Teil-Lockdown: Wie bereits am Freitag per E-Mail angekündigt hat die Landes­regierung zur Eindämmung der Pandemie gestern ihre allgemeine Corona-Verordnung sowie die speziellere Corona-Verordnung Studien­betrieb und Kunst des Wissenschafts­ministeriums mit Wirkung von Montag, 2. November 2020, deutlich verschärft.

Für die Universität Mannheim gilt damit ab heute (und zunächst bis zum 30. November 2020) unter anderem: 

Präsenzlehre ab sofort ausgesetzt
Ab sofort ist Präsenzlehre nur noch im Einzelfall möglich. Sie kann nur unter besonderen Schutz­maßnahmen und dann stattfinden, wenn die Veranstaltung zwingend in Präsenz erfolgen muss. Solche zwingend erforderlichen Präsenz­veranstaltungen müssen vorab vom Rektorat genehmigt werden.

Falls Lehr­ende eine solche Veranstaltung in den kommenden Wochen weiter in Präsenz durchführen müssen (z.B. als Blockseminar) und dies noch nicht beantragt haben, bitten wir Sie um eine E-Mail an Frau Dr. Regine Zeller (HDZ) bis spätestens zehn Tage vor der geplanten Lehr­veranstaltung. Bitte nennen Sie dabei Titel, Ort, Teilnehmerzahl und Umstände der Lehr­veranstaltung und begründen Sie kurz, warum deren Durchführung in Präsenz zwingend erforderlich ist. Sie werden dann zeitnah über die Entscheidung des Rektorats informiert – mit der Bitte, Ihren Studierenden ggf. eine Entscheidung in Abweichung vom Grundsatz der Online-Lehre sogleich weiterzugeben.

Prüfungen
Alle Präsenz­prüfungen, die für den Monat November geplant sind, müssen zuvor durch das Rektorat genehmigt werden. Sie können nur dann in Präsenz stattfinden, wenn dies zwingend erforderlich ist und die strikte Einhaltung der Hygiene­vorschriften – gegebenenfalls auch durch die Umsetzung zusätzlicher Infektions­schutz­maßnahmen – jederzeit gewährleistet werden kann.

Für Prüfungen, die von der zentralen Prüfungs­koordination im Team von Frau Schwörer koordiniert werden (z.B. die mündlichen Staats­examens­prüfungen im Lehr­amt), wird die Einholung dieser Genehmigung direkt von Dezernat II vorbereitet. Falls Sie jedoch am Lehr­stuhl eine Präsenz­prüfung durchführen wollen, die bisher nicht über die Prüfungs­koordination lief, bitten wir Sie, schnellstmöglich bzw. spätestens bis zehn Tage vor der Prüfung Frau Schwörer (pruefkoordination verwaltung.uni-mannheim.de) die Prüfung, die Zahl der Teilnehmer und den Raum, in dem die Prüfung stattfinden soll, zu melden. Auch hier werden die Prüferinnen und Prüfer zeitnah über die Entscheidung des Rektorats informiert – mit der Bitte, ihren Studierenden diese Information weiterzugeben.

Freie Arbeits­plätze im Ostflügel
Entgegen der Ankündigung im Schreiben vom Freitag wird die Nutzung von freien Arbeits­plätzen in nicht benutzten Hörsälen und Seminarräumen auch im November grundsätzlich weiterhin möglich sein. Voraussetzung dafür ist, dass sich Studierende vor Betreten des Raumes konsequent über Checkin registrieren und das Hygienekonzept (Mund-Nasen-Bedeckung tragen, Abstand halten, nur markierte Sitzplätze nutzen, etc.) während ihres gesamten Aufenthaltes strikt einhalten. Um dies besser nachvollziehen zu können, sind zunächst nur noch Räume im Ostflügel des Schlosses für die Freiarbeit freigegeben. Sie finden die aktuelle Liste der verfügbaren Räume stets aktualisiert auf https://checkin.uni-mannheim.de.

Universitäts­bibliothek bleibt geöffnet
Die Benutzungs­bereiche der Universitäts­bibliothek bleiben vorerst weiterhin geöffnet. Bitte beachten Sie bei Ihrem Besuch die seit Freitag, dem 30. Oktober, in der Universitäts­bibliothek geltende Pflicht zum Tragen einer Mund-Nasen-Bedeckung auch am Sitzplatz.

Verstärkte Maskenpflicht bei Kunden­kontakt
Bitte beachten Sie, dass laut neuer Corona-Verordnung Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Besucherinnen und Besucher ab sofort in den Studien­büros (auch beim Abholservice) und anderen Beratungs- und Verwaltungs­einrichtungen bei direktem Kunden­kontakt eine Mund-Nasen-Bedeckung tragen müssen – sofern keine anderen Schutz­maßnahmen (z.B. Trennscheiben) vorhanden sind.

Empfehlungen zu Homeoffice und Präsenzmeetings
Die Universitäts­leitung bittet alle Vorgesetzten noch einmal, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab dem 2. November verstärkt im Homeoffice arbeiten zu lassen – sofern dies möglich ist, ohne die Erledigung des Tagesgeschäfts zu beeinträchtigen. Dies bedeutet, dass der Umfang von Homeoffice nicht nur zwischen den jeweiligen Einrichtungen, Bereichen oder Dezernaten variieren kann, sondern je nach Dienstaufgabe gegebenenfalls auch unter den Kolleginnen und Kollegen innerhalb eines Teams. Bitte stellen Sie Zeit sicher, dass Sie auch im Homeoffice zu den üblichen Geschäftszeiten per E-Mail und intern per MS Teams erreichbar bleiben.

Darüber hinaus bitten wir Sie, ab dem 2. November Meetings möglichst digital durchzuführen, soweit die dienstlichen Belange dies zulassen. Die Entscheidung, ob ein Meeting in digitaler Form oder in Präsenz stattfindet, treffen die jeweiligen Vorsitzenden, die auch für die strikte Einhaltung des Hygienekonzepts während des Meetings verantwortlich sind.

Uns ist bewusst, dass zumindest die kommenden vier Wochen einmal mehr für uns alle – beruflich wie privat – ein Kraftakt werden. Wir sind aber der Überzeugung, dass wir in dieser anhaltenden Ausnahmesituation als Gesellschaft weiterhin zusammenstehen und als Universität unseren Beitrag leisten müssen, um die rasant steigenden Infektions­zahlen einzudämmen und die Pandemie wieder beherrschbar zu machen. Wie auch im Frühjahr werden wir diese Herausforderung gemeinsam gut meistern und sicherstellen, dass der Universitäts­betrieb trotz Lockdown zwar verstärkt digital, aber dank höchsten Einsatzes aller Mitglieder und Angehörigen der Universität in hoher Qualität und so weiterlaufen kann, dass es zu möglichst keinen Studien­zeitverlängerungen kommt. Wir bitten Sie inständig, in diesem Engagement trotz der langen Dauer des kräftezehrenden Ausnahmebetriebs nicht nachzulassen!

Da es im Hochschul­betrieb nach wie vor täglich zu Änderungen der Maßnahmen und Abläufe kommen kann, prüfen Sie bitte mindestens einmal täglich Ihr E-Mail-Postfach, die allgemeine Corona-Webseite und die Corona-Webseite für Studierende auf neue Informationen.

Bitte passen Sie auf sich und aufeinander auf – und bleiben Sie gesund

Ihre

Barbara Windscheid                       Prof. Dr. Thomas Puhl  

Kanzlerin                                            Rektor

Personen mit ungeklärten Corona-typischen Symptomen (trockener Husten, Fieber, Geschmacks- oder Geruchsverlust) dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen. Bei Beschäftigen gilt gemäß der arbeits­schutz­rechtlichen Vorgaben das Betretungs­verbot zusätzlich bereits bei weiteren Erkältungs­symptomen.

Sollten Sie Corona-typische Symptomen bei sich feststellen, während Sie sich auf dem Campus befinden, verlassen Sie bitte ggfs. laufende Präsenz-Veranstaltungen bzw. den Arbeits­platz und bleiben Sie zu Hause, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist.

Die Universitäts­leitung empfiehlt, die Corona-Warn-App der Bundes­regierung zu nutzen.

Sicherheit und Gesundheitsschutz haben oberste Priorität, wenn es um Arbeit in Zeiten der Corona-Pandemie geht. Dem Arbeits­schutz kommt dabei eine zentrale Bedeutung zu. Das vorliegende Hygienekonzept regelt vor dem Hintergrund einer aktuellen, epidemiologischen Lage die notwendigen Maßnahmen, die von allen Beschäftigten auf dem Gelände der Universität zu befolgen sind. Die Regelungen für die Beschäftigten gelten analog für alle Studierenden und sonstigen Mitglieder der Universität.

Das Hygienekonzept wird regelmäßig an die neuen Vorgaben und Empfehlungen der Behörden sowie an die entsprechenden Entwicklungen der Corona-Maßnahmen der Universität angepasst.

Um einer möglichen Ausbreitung entgegenzuwirken,

• halten Sie Abstand zu anderen Personen (mindestens 1,5 Meter),
• tragen Sie wo notwendig eine medizinische Maske (keine Visiere),
• achten Sie bitte auf regelmäßiges und gründliches Händewaschen,
• wahren Sie die Nies- und Hustenetikette (Abstand halten, Armbeuge vor Mund und Nase halten),
• verzichten Sie auf das Händeschütteln,
• vermeiden Sie Berührungen von Augen, Nase und Mund,
• vermeiden Sie Menschenansammlungen und
• lüften Sie häufig.

Weitere Informationen
Allgemeine Empfehlungen zum Infektions­schutz finden sie auch auf der Website der Bundes­zentrale für gesundheitliche Aufklärung sowie des Bundes­ministeriums für Gesundheit.

In den Gebäuden der Universität ist ab dem 25. Januar bis vorerst 15. März 2021 auf den Verkehrs­flächen (Fluren, Treppenhäusern) und in den Gemeinschafts­räumen (Sanitärräume, Teeküchen) eine medizinische Maske (OP-Maske oder FFP2-/N95-/KN95-Maske) zu tragen. Auch in Situationen, in denen Beschäftigte Kunden­kontakt haben oder den vorgegebenen Mindest­abstand von 1,5 Metern zu anderen Personen bei der Ausübung der Tätigkeit nicht einhalten können, ist das Tragen einer medizinischen Maske Pflicht.

Die Universität stellt ihren Beschäftigten OP-Masken oder FFP2-Masken zur Verfügung. Diese wurden von der Universität geprüft und entsprechen den Qualitäts­anforderungen nach EN149. Die von der Universität Mannheim bereitgestellten Masken sind entsprechend nicht von den Rückrufaktionen von Bund und Land betroffen.

FFP2-Masken werden vorrangig an Beschäftigte der UB, der Poststelle und des Hausdienstes sowie Angehörige der Risiko­gruppen (gem. RKI-Festlegung) ausgehändigt. Mehr Informationen dazu, wie Abteilungen und Einrichtungen diese medizinischen Masken für ihre Beschäftigten bestellen können, finden Sie auf der Webseite von Dezernat IV.

Studierende tragen selbst Sorge für eine geeignete medizinische Maske.

Hinweis zur Nutzung von FFP2-Masken: Bitte beachten Sie beim Tragen von FFP2-Masken, dass Sie diese nicht un­unterbrochen über den gesamten Arbeits­tag tragen sollten. Wenn Sie FFP2-Masken über längere Zeit tragen möchten, sollten Sie regelmäßig Masken-Pausen einplanen (z.B. alle 75 Minuten eine Pause von 30 Minuten) und die Maske idealerweise nach zwei bis drei Stunden Tragedauer wechseln.

Das Reinigungs­konzept finden Sie im Intranet.

Schutz­visiere bzw. Visiere gelten an der Universität Mannheim nicht als gleichwertige Alternative zum Mund-Nasen-Schutz oder zur medizinischen Maske und widersprechen damit den im Hygienekonzept der Universität festgelegten Regelungen. Das Robert-Koch-Institut weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass der Mund-Nasenschutz richtig über Mund, Nase und Wangen platz­iert sein und an den Rändern möglichst eng anliegen muss, um das Vorbeiströmen von Luft an den Seiten zu minimieren. Dieser Schutz ist bei Visieren nicht gegeben.

Anrufbeantworter (z.B. in Sekretariaten) können auch aus dem Homeoffice/von außerhalb abgehört werden. Dafür muss das Voicemail-System unter 0621 181–3801 angerufen, die eigene Rufnummer eingegeben und mit „#“ bestätigt werden. Anschließend ist die Authentifizierung mit dem PIN erforderlich, der auch zum Abhören des Anrufbeantworters mit dem eigenen Telefonapparat notwendig ist.

Bei Fragen können sich Beschäftigte an den arbeits­medizinischen Dienst der Universität Mannheim wenden. Für konkrete medizinische Rückfragen wenden Sie sich bitte per E-Mail an amd uni-mannheim.de. Wünschen Sie einen telefonischen Termin mit dem Betriebs­arzt, so wenden Sie sich bitte mit dem Stichwort „Coronavirus“ per E-Mail an bgm verwaltung.uni-mannheim.de.

Informationen zur Bestellung finden Sie im Intranet.

Für die Umsetzung des Hygienekonzepts in Ihrem Arbeits­breich finden Sie zweisprachige Schilder und Vordrucke mit Verhaltensregeln und Hinweisen zum Selbstausdrucken und -aufhängen im Intranet.

Was muss ich beachten, wenn Mannheim zu einem Hotspot wird bzw. solange Mannheim Hotspot ist?
Es gilt weiterhin das Hygienekonzept der Universität Mannheim. Dieses setzt die Vorgaben der Corona-VO des Landes und der Corona-VO Studien­betrieb um und berücksichtigt zusätzlich die Vorgaben des Arbeits­schutzes. Auch mit dem Gesundheitsamt der Stadt Mannheim ist das Hygienekonzept abgestimmt. Die Task Force prüft zudem täglich, ob aufgrund der landes­rechtlichen oder städtischen Vorgaben weitere Maßnahmen – wie die Beschränkung der Personenzahl bei Ansammlungen oder Veranstaltungen – zu ergreifen sind. Die Task-Force würde mögliche Änderungen auf dieser Webseite kommunizieren sowie bei Bedarf das Hygienekonzept der Universität aktualisieren.

Das Hygienekonzept soll eine Ansteckung verhindern, selbst wenn sich eine infizierte Person an der Universität Mannheim aufhält. Voraussetzung dafür ist die strikte Einhaltung des Konzeptes – bitte erinnern Sie sich daher selbst und gegebenenfalls auch andere daran. Halten Sie sich bitte weiterhin an die geltenden Hygienemaßnahmen, insbesondere die Pflicht zum Tragen eines Mund-Nasenschutzes, zum Einhalten des Mindest­abstands und der Händehygiene. Beachten Sie bitte auch, dass gemäß Hygienekonzept Personen nach Auftreten von Erkältungs­symptomen den Arbeits­platz verlassen bzw. diesem fernbleiben müssen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, mit der bzw. dem Vorgesetzten bilateral Homeoffice zu vereinbaren, sofern es die Dienstaufgaben zulassen.

Was passiert, wenn mein Wohnort zum Hotspot wird?
Ist Ihr Wohnort zum Hotspot geworden, dürfen Sie auch an den universitären Arbeits­platz kommen, wenn Sie hier vor Ort alle Hygienevorgaben einhalten und keine Erkältungs­symptome aufweisen.

Was passiert, wenn eine Dienstreise für einen Ort geplant ist, der zum Hotspot erklärt wurde?
Informationen zu Dienstreisen in Risikogebiete, innerdeutsche Hotspots und Nicht-Risikogebiete finden Sie hier.

Die aktuelle Entwicklung der SARS-CoV-2-Infektions­zahlen erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass auch an unserer Universität Kolleginnen und Kollegen oder Studierende von einer Infektion betroffen sein könnten.

In den drei untenstehenden Dokumenten geben wir Ihnen Hinweise zum weiteren Vorgehen im Fall, dass Sie selbst positiv auf COVID-19 getestet oder dass Sie als Vorgesetzte oder Vorgesetzter über einen Infektions­fall in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung informiert wurden sowie einen Textbaustein für die Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Für den Fall, dass Sie eine Rückmeldung aus einer Ihrer Lehr­veranstaltungen seitens einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers über eine positive COVID-19 Testung erhalten, geben wir Ihnen nachfolgend einige Hinweise zum weiteren Vorgehen:

Zunächst sollten Sie klären, welche Ihrer Lehr­veranstaltungen betroffen sind und ob das Hygienekonzept der Universität Mannheim dabei eingehalten wurde:

1. Hygienekonzept wurde eingehalten: Sofern das Hygienekonzept während der betroffenen Lehr­veranstaltung eingehalten wurde (Abstände wurden gewahrt; Sitzordnung wurde eingehalten; Mund-Nasenschutz wurde entsprechend der zu dem Zeitpunkt gültigen Corona-Verordnung getragen; der Raum wurde gelüftet, falls keine Lüftungs­anlage vorhanden ist), kann die Lehr­veranstaltung weiterhin in Präsenz stattfinden. Wir empfehlen Ihnen, zu Beginn der nächsten Veranstaltung noch einmal abzufragen, ob das Hygienekonzept auch nach Einschätzung der Studierenden zu jeder Zeit eingehalten wurde.
2. Hygienekonzept wurde nicht eingehalten: Sollte während der von Ihnen gehaltenen Lehr­veranstaltung das Hygienekonzept nicht korrekt umgesetzt und eingehalten worden sein, nehmen Sie bitte unverzüglich Kontakt mit der Task-Force auf. In diesem Fall empfehlen wir zudem dringend, dass sich die Teilnehmenden zur Abstimmung des weiteren Vorgehens an Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt wenden.

Die offizielle Information an die Teilnehmenden zum weiteren Verfahren in diesem Infektions­fall erfolgt – falls erforderlich – immer über die Gesundheitsämter. Aus Gründen der Fürsorge bitten wir Sie jedoch, die Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer ebenfalls vorsorglich über den aufgetretenen Infektions­fall zu informieren. Einen Textbaustein für die Kommunikation mit den Studierenden finden Sie weiter unten. Sollten Studierende trotz Ihrer Information noch Fragen haben, empfehlen Sie Ihnen bitte, Kontakt zu einem Hausarzt aufzunehmen.

Bitte informieren Sie in jedem Fall die Task-Force über die Situation und teilen Sie uns mit, welcher Kurs an welchem Tag betroffen ist. Auch Ihre Lehr­stuhl­inhaberin oder Ihren Lehr­stuhl­inhaber sowie das Dekanat Ihrer Fakultät sollte über die Situation informiert werden. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an task-force uni-mannheim.de.

Textbaustein „Information an die Studierenden“:

Liebe Studierende,

wir möchten Sie heute vorsorglich darüber informieren, dass in der Lehr­veranstaltung „___“ am Wochentag, Datum eine Person anwesend war, die zwischenzeitlich positiv auf COVID-19 getestet wurde.

Wenn das mit dem Gesundheitsamt abgestimmte Hygienekonzept der Universität Mannheim am Wochentag, Datum im Rahmen der von Ihnen besuchten Lehr­veranstaltung entsprechend umgesetzt und eingehalten wurde, können Sie den Campus der Universität weiterhin wie gewohnt betreten. Auch die direkt betroffene Lehr­veranstaltung kann weiterhin wie gewohnt in Präsenz stattfinden.

Bitte prüfen Sie für sich selbst, ob Sie das Hygienekonzept in der betroffenen Lehr­veranstaltung zu jeder Zeit korrekt eingehalten haben – auch direkt vor und nach der betroffenen Lehr­veranstaltung (z.B. beim Betreten des Raumes, bei Gesprächen vor der Tür etc.). Geben Sie Ihrer Dozentin oder Ihrem Dozenten bitte umgehend Bescheid, falls dies Ihrer Einschätzung nach nicht der Fall gewesen sein sollte.

Sollten weitere Schritte erforderlich sein, werden diese vom zuständigen Gesundheitsamt eingeleitet.

Wir bitten Sie, sich weiterhin auf dem gesamten Campus, insbesondere im Kontakt mit anderen Personen, an das Hygienekonzept der Universität zu halten. Darüber hinaus empfiehlt die Universitäts­leitung die Nutzung der Corona-Warn-App der Bundes­regierung.

Sollten Sie sich unsicher fühlen, steht es Ihnen frei, sich bei Rückfragen an Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt zu wenden.

Sollten Sie Corona-typische Symptome entwickeln, beachten Sie zudem bitte, dass Sie in diesem Fall gemäß Hygienekonzept den Campus nicht betreten sowie nicht an Veranstaltungen der Universität teilnehmen dürfen, bis der Verdacht ärztlich abgeklärt ist.

Bei Rückfragen an die Universität wenden Sie sich gerne an task-force uni-mannheim.de.

Beste Grüße und passen Sie auf sich auf!

Ihre

Task-Force der Universität Mannheim

Personen mit ungeklärten Corona-typischen Symptomen (trockener Husten, Fieber, Geschmacks- oder Geruchsverlust) dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen. Bei Beschäftigen gilt gemäß der arbeits­schutz­rechtlichen Vorgaben das Betretungs­verbot zusätzlich bereits bei weiteren Erkältungs­symptomen.

Sollten Sie Corona-typische Symptomen bei sich feststellen, während Sie sich auf dem Campus befinden, verlassen Sie bitte ggfs. laufende Präsenz-Veranstaltungen bzw. den Arbeits­platz und bleiben Sie zu Hause, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist.

Dienstreisen in innerdeutsche Corona-Hotspot-Gebiete
Dienstliche Reisen in Corona-Hotspot-Gebiete sind aktuell grundsätzlich nicht zulässig (vgl. Sie hierzu die aktuelle Liste der Risikogebiete). Dies gilt auch für bereits genehmigte Dienstreisen, soweit eine Stadt oder Landkreis erst nach der Genehmigung als Risikogebiet eingestuft wird. Sollte die Stadt oder der Landkreis, in die bzw. den Sie reisen, erst nach Dienstreiseantritt als Risikogebiet eingestuft werden, wird gebeten, sich umgehend mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während der Dienstreise über die epidemiologische Entwicklung in den entsprechenden Gebieten informiert.

In besonderen Ausnahmefällen, in denen eine dringende dienstliche Erforderlichkeit für die Durchführung einer Dienstreise in ein Hotspot-Risikogebiet besteht, kann unter Abwägung der Risiken und auf Antrag eine Einzelfallentscheidung getroffen werden. Bitte beachten Sie weiter, dass eine Genehmigung nur unter der Bedingung erteilt werden kann, dass bei der Rückreise keine Quarantäne einzuhalten ist.

Für eine Einzelfallentscheidung benötigen wir vorab:

1) die besondere schriftliche Begründung der/des Dienstvorgesetzten, warum gereist werden soll und aus welchen Gründen der Zweck der Dienstreise nicht auch in digitaler Form erreicht werden kann sowie

2) die Bestätigung der/des Reisenden, dass die an der Universität Mannheim geltenden Hygieneregelungen durchgängig während der Dienstreise und beim Aufenthalt vor Ort eingehalten werden.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Antrags­unterlagen so rechtzeitig ein, dass eventuelle Rückfragen noch vor Reiseantritt geklärt werden. Wir bitten darüber hinaus darum, uns eine Telefonnummer oder Emailadresse anzugeben, bei der gewährleistet ist, dass wir Sie auch kurzfristig erreichen können. Bitte beachten Sie, dass der Versicherungs­schutz sowie die Möglichkeit einer Kostenübernahme erst mit erteilter Genehmigung eintritt.

Wenden Sie sich hierzu und bei weiteren Fragen zu Dienstreiseangelegenheiten – bitte möglichst via E-Mail – an das Reisekostenteam des Personaldezernats.

Wenden Sie sich gerne bei Fragen an unser Reisekostenteam.

Dienstreisen in Risikogebiete
Dienstliche Reisen in Risikogebiete sind aktuell nicht zulässig (vgl. Sie hierzu die aktuelle Liste der Risikogebiete nach der Verordnung des Sozial­ministeriums zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Eindämmung des Virus SARS-CoV-2).Dies gilt auch für bereits genehmigte Dienstreisen, soweit die Region oder das Land erst nach der Genehmigung als Risikogebiet eingestuft wird. Sollte die Region oder das Land, in das Sie reisen, erst nach Dienstreiseantritt als Risikogebiet eingestuft werden, wird gebeten, sich umgehend mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während der Dienstreise über die epidemiologische Entwicklung in Ihrem Reiseland und ggfs. aktuelle Einreisebeschränkungen informiert und beachten Sie die Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert-Koch-Instituts sowie des Sozial­ministeriums.

Test- und Quarantänepflicht
Wir weisen darauf hin, dass bei der Ein- oder Rückreise nach Baden-Württemberg die aktuell geltenden Bestimmungen der Verordnung des Sozial­ministeriums zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Bekämpfung des Coronavirus SARS-CoV2 (CoronaVO EQ) zur Test- und Quarantänepflicht einzuhalten sind.

Die Bestimmungen hierzu finden Sie unter: https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/aktuelle-infos-zu-corona/verordnung-fuer-ein-und-rueckreisende/

Das bedeutet für Sie: Bitte kommen Sie nicht an die Universität, solange die Vorgaben der Corona VO EQ (siehe oben) nicht erfüllt sind und Sie insbesondere noch unter Quarantäne stehen. Bei Fragen zur Rückkehr an Ihren Arbeits­platz an der Universität Mannheim bitten wir Sie, sich (von Zuhause) mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Dienstreisen in Nicht-Risikogebiete
Wir bitten darüber hinaus bis auf Weiteres darum, auch von allen sonstigen dienstlichen Reisen abzusehen, selbst bei solchen Reisen in Regionen (auch innerhalb Deutschlands) und Länder, die aktuell nicht zu den unmittelbaren Risikogebieten oder Hotspots zählen.

In Ausnahmefällen, in denen eine dringende dienstliche Erforderlichkeit für die Durchführung einer Dienstreise in ein Nicht-Risikogebiet besteht, kann unter Abwägung der Risiken und auf Antrag eine Einzelfallentscheidung getroffen werden. Für eine solche benötigen wir vorab:

1) die schriftliche Begründung der/des Dienstvorgesetzten, warum gereist werden soll und aus welchen Gründen der Zweck der Dienstreise nicht auch in digitaler Form erreicht werden kann sowie

2) die Bestätigung der/des Reisenden, dass die an der Universität Mannheim geltenden Hygieneregelungen durchgängig während der Dienstreise und beim Aufenthalt vor Ort eingehalten werden.

3) Bei Dienstreisen ins Ausland ist der private Abschluss einer Auslands­reisekranken­versicherung empfehlenswert. Bitte informieren Sie uns für die Einzelfallentscheidung darüber, ob eine Auslands­reisekranken­versicherung abgeschlossen wurde.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Antrags­unterlagen rechtzeitig ein, und planen Sie mit einer Bearbeitungs­zeit für die Entscheidung über die Genehmigung der Dienstreise von ca. 2 Wochen. Bitte beachten Sie, dass der allgemeine Versicherungs­schutz sowie die Möglichkeit der Kostenübernahme erst mit erteilter Dienstreise-Genehmigung eintritt.

Wenden Sie sich hierzu und bei weiteren Fragen zu Dienstreiseangelegenheiten – bitte möglichst via E-Mail – an das Reisekostenteam des Personaldezernats.

Gutscheinerstattung
Verschiedene Be­förderungs­unternehmen sind aufgrund der Corona-Maßnahmen gezwungen, die geplante Dienstreise zu stornieren und bieten nun Gutscheine statt Rückerstattungen an. Bitte setzen Sie sich unbedingt vor einer Annahme eines Gutscheins mit unserer Reisekostenabteilung in Verbindung.Ihre Ansprech­partnerin ist Frau Lechner.

Die Universitäts-IT (UNIT) arbeitet mit Hochdruck am Ausbau ihrer digitalen Services, um den Ausfall der Präsenz­veranstaltungen durch digitale Lehr­formate zu kompensieren, und um allen Beschäftigten, die derzeit im Homeoffice arbeiten, eine gute Zusammenarbeit zu ermöglichen. Alle Meldungen und Updates zu diesen beiden Bereichen finden Sie zusammengefasst auf dieser Webseite.

Für die Dauer der Corona-Ausnahmesituation wurde (auf Basis der vom Finanz­ministerium angepassten Vorgaben für reduzierte Formerfordernisse) ein vereinfach­tes Verfahren für die Erstellung digitaler Kassenanordnungen (KAO) festgelegt.

Die Finanzbuchhaltung sendet Ihnen gescannte Eingangsrechnungen per E-Mail zu, die sachliche und rechnerische Feststellung als nächsten Schritt können Sie per E-Mail an die Funktions-Adresse buchhaltungskoordination uni-mannheim.de schicken, entweder:

1. als Scan einer vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Kassenanordnung (KAO),
   oder alternativ

2. als vollständig ausgefüllte KAO im Word- oder PDF-Format ohne Unterschrift,
   oder alternativ

3. durch eine E-Mail, in der alle für eine KAO notwendigen Angaben enthalten sind (Muster mit notwendigen Angaben wird jeweils zugesandt, siehe hierzu MUSTER-E-Mail).

Wichtig: Um Doppelzahlungen auszuschließen, darf zusätzlich zum genannten E-Mail-Verfahren keine KAO in Papierform an die Universitäts­verwaltung versendet werden.

Weitergehende Infos entnehmen Sie der Rundmail des Finanzdezernenten vom 23. März 2020. Weitere Vordrucke für Haushalts­bezug und Online-Beschaffung finden Sie zudem auf der Website des Dezernats IV.

Fragen zum Verfahren richten Sie bitte an die Funktions-Mailadresse buchhaltungskoordination uni-mannheim.de. Die Kolleginnen und Kollegen werden Ihnen dann direkt antworten oder die Anfragen an die zuständigen Stellen in der Universitäts­verwaltung weiterleiten.

Das Verfahren für Beschaffungen über SAP-SRM ist von den oben genannten Vorgaben nicht betroffen und bleibt für die dezentralen Einrichtungen wie bisher bestehen (Feststellungs­vermerk mittels Genehmigung und Wareneingangsbuchung in SAP-SRM). Eine Zusendung der Rechnungen zu SRM-Bestellungen, die Ihnen bisher für Ihre Unterlagen von der Finanzbuchhaltung zugesandt wurde, wird derzeit ausgesetzt.

In den vergangenen Monaten hat sich die Universitäts­verwaltung gemeinsam mit der Universitäts-IT darum bemüht, auch unter Corona-Bedingungen und ohne Face-to-Face-Kontakt einen reibungs­losen Ablauf für die Verwaltungs­services und eine persönliche Beratung zu ermöglichen. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Verwaltung zum Beispiel telefonisch, per E-Mail oder über Microsoft Teams erreichen, auch Besprechungen mit mehreren Personen sind möglich.

Online-Termin­vereinbarung
Neu ist seit kurzem die Möglichkeit, Termine mit der jeweiligen Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter online zu buchen. Der Link zur Terminbuchung befindet sich im Kontakt-Feld der jeweiligen Ansprechperson. Bei Studien­angelegenheiten ist die Terminvergabe über die Webseiten des Dezernats II möglich. In Personalangelegenheiten oder sonstigen Angelegenheiten des Dezernats V können Terminanfragen über die Intranetseite des Dezernats V gestellt werden. Nicht-Beschäftigte finden zudem ein Online-Formular zur Kontaktaufnahme auf der Website der Personalabteilung. Zum Infektions­schutz und aufgrund der Raumbedingungen finden diese Termine in der Regel über MS Teams oder Telefon statt. In besonderen Fällen ist ein Treffen vor Ort möglich.

Verträge unterzeichnen
Verträge werden soweit möglich auf elektronischem Weg oder via (Haus-)Post geschlossen. Ist dies nicht möglich – z.B. bei Arbeits­verträgen – erhalten Sie einen individuellen Vor-Ort-Termin.

Bescheinigungen anfordern
Bescheinigungen erhalten Sie elektronisch oder via (Haus-)Post.

Unterlagen einreichen
Unterlagen und Dokumente können der Verwaltung elektronisch oder – falls das Original erforderlich ist –  via (Haus-)Post geschickt werden.

Hausmeister
Alle Hausmeister befinden sich im regulären Dienst und sind unter den bekannten Kontaktdaten erreichbar.

Pforte
Die Pforte am Haupteingang Ost ist mit zwei Personen (24 Stunden/7 Tage die Woche) besetzt. Die Hotline der Pforte ist bei Fragen und Problemen unter der Telefonnummer 181–1110 erreichbar.

Technische Anlagen
Alle technischen Anlagen befinden sich im Regelbetrieb.
Für folgende Anlagen gibt es gesonderte Regelungen:

Öffnungs­zeiten der Gebäude
Die Universitäts­gebäude können seit dem 17. Dezember 2020 bis vorerst 8. März 2021 nur von Universitäts­angehörigen mit gültiger Zutrittsberechtigung (ecUM-Karte) betreten werden. In der Regel bestehen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugangsberechtigungen für die Gebäude.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die noch keinen Zugang haben, können einen Antrag auf Zugangsberechtigung über die für Sie zuständige Einrichtung oder den Lehr­stuhl stellen. Das entsprechende Formblatt kann im Download­bereich der Webseite von Dezernat III her­untergeladen werden. Der Antrag muss von der Einrichtung/dem Lehr­stuhl genehmigt werden und kann digital an die freischaltende Stelle gesendet werden.

Aufzüge
Aufzüge dürfen nur jeweils einzeln und sollen möglichst nur von in der Mobilität eingeschränkten Personen sowie zur Be­förderung von Lasten genutzt werden.

Lüftungs­anlagen und manuelles Lüften
Die Lüftungs­anlagen werden mit gesonderten Regelungen betrieben.

Die Universität Mannheim verfolgt mit allen Massnahmen das Ziel, das Infektions­risiko auf allen Übertragungs­wegen zu minimieren und die Ausbreitung des Virus zu hemmen. Einen hundertprozentigen Schutz kann es jedoch nicht geben. Nach aktuellem wissenschaft­lichem Kenntnisstand werden Corona-Viren hauptsächlich durch Tröpfcheninfektion übertragen. Grundsätzlich reduziert Lüften das Infektions­risiko über Aerosole und stellt einen wichtigen Baustein im Konzept zur Reduzierung der Ausbreitung von Corona dar. Aus diesem Grund wird eine gute Lüftung der Räume mit möglichst hohem Aussenluftanteil empfohlen.

An der Universität Mannheim verfügen die Aufenthalts- und Büroräume mindestens über eine Lüftungs­funktion über manuelles Öffnen der Fenster. Veranstaltungs­räume mit einer möglichen Platz­zahl von über ca. 50 Personen verfügen in der Regel über eine Lüftungs­anlage. Raumlufttechnische Anlagen (RLT) sind für das Betreiben dieser Räume aus hygienischer und energetischer Sicht eine unabdingbare Voraussetzung zur Erfüllung der gesetzlichen Auflagen.

RLT-Anlagen sorgen bereits bei der Aufbereitung der Außen­luft durch Filtration der Zuluft für ein hohes Maß an Sicherheit, da kleine Partikel durch die eingesetzten Filter in der Anlage abgeschieden werden können. Durch die gesicherte Zuführung gereinigter Außen­luft führt der Betrieb einer RLT-Anlage immer zu einer Verdünnung möglicher Belastungen und der Virenlast in einem Raum. Durch gezielte Zonierung und Druckhaltung ist außerdem sichergestellt, dass sich Schadstoffe aus der Abluft eines Raumes nicht im gesamten Gebäude verteilen können. Der Betrieb von RLT-Anlagen ist zusätzlich noch witterungs­unabhängig.

Weitere Informationen zu den Lüftungs­anlagen und zum Lüften finden Sie im Intranet.

Um das Ansteckungs­risiko zu minimieren, hat die Universitäts­leitung die Vorgesetzten damit beauftragt, die im Hygienekonzept festgelegten Maßnahmen in ihren Bereichen umzusetzen. Für die Durchführung der Maßnahmen besteht eine Dokumentations­pflicht. Das Formular zur Gefährdungs­beurteilung, das Sie im Intranet finden, soll Vorgesetzten als Checkliste dienen und sie bei dieser Führungs­aufgabe unterstützen.

Zu den notwendigen Maßnahmen, die die Vorgesetzten vor der Rückkehr ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Arbeits­platz vor Ort umsetzen müssen, gehört eine Unterweisung in den Grundlagen des Hygienekonzepts. Diese Unterweisung muss spätestens am ersten Arbeits­tag erfolgen, an dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder an ihrem Arbeits­platz vor Ort sind. Die Teilnahme an einer Unterweisung muss im Anschluss per Unterschrift bestätigt und an den Vorgesetzten weitergegeben werden. Einen Vordruck dazu finden Sie im Intranet.

Die Universitäts­leitung fordert alle Vorgesetzten nochmals auf, die Präsenz ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am universitären Arbeits­platz weiterhin für die Dauer des so genannten harten Lock-Downs auf das unabdingbar erforderliche Maß zu reduzieren. Eine Tätigkeit vor Ort sollte nur noch dann erfolgen, wenn die Erledigung der Dienstaufgaben im Homeoffice nicht oder nicht unter Einhaltung der internen wie externen Fristen bzw. zeitlichen Erfordernissen erledigt werden kann. Ein Antrag auf Telearbeit ist nicht nötig.

Freistellungen
Die Universitäts­leitung geht davon aus, dass ihre Empfehlung, möglichst vielen Beschäftigten Homeoffice zu ermöglichen, in den meisten Fällen auch durch die Bereitstellung entsprechender Zugänge zu IT-Systemen umgesetzt werden kann. Es sind jedoch Einzelfälle denkbar, in denen Homeoffice nicht möglich ist. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Intranet.

Homeoffice-Bedingungen
Das Homeoffice kann aufgrund der besonderen Situation bilateral mit der oder dem Vorgesetzten vereinbart werden und bedarf bis auf Weiteres keiner Genehmigung durch das Personaldezernat. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist jederzeit widerrufbar. Aufgrund der Schul- und Kitaschließungen wird der Gleitzeitrahmen wieder auf 5 Uhr bis 22 Uhr ausgeweitet. Zu beachten ist ferner, dass die Beschäftigten im Homeoffice erreichbar sein müssen.

Mehrmals täglich E-Mails abrufen
In dieser Ausnahmesituation ist es derzeit unabdingbar, dass wir die Kommunikation mit allen Beschäftigten aufrechterhalten. Nur so kann gewährleistet werden, dass wichtige Informationen und neue erforderliche Maßnahmen allen Betroffenen rechtzeitig bekannt sind und diese entsprechend umgesetzt werden können. Alle Beschäftigten müssen daher – wenn nicht wichtige Gründe wie z.B. Kinderbetreuung entgegenstehen – während ihrer regulären Arbeits­zeiten telefonisch erreichbar bleiben und mehrmals täglich, mindestens jedoch einmal am Tag, ihre Dienst-E-Mails abrufen. Letzteres gilt auch, wenn Sie freigestellt wurden.

Mitnahme von Arbeits­mitteln ins Homeoffice
Es ist grundsätzlich nicht möglich, Arbeits­mittel zu beschaffen, die ausschließlich im Homeoffice verwendet werden sollen. Arbeits­mittel können nur für den „regulären Dienstbetrieb“ am universitären Arbeits­platz im Rahmen der geltenden Regelungen beschafft werden.

Es ist jedoch zulässig, für das Homeoffice benötigte Arbeits­mittel vom universitären Arbeits­platz temporär auszuleihen. Ausgenommen von dieser Möglichkeit sind Möbel. Die Entscheidungen über eine Ausleihe trifft die jeweilige Einrichtungs­leitung für ihren Bereich. Sofern Beschäftigte Arbeits­mittel mit ins Homeoffice nehmen, muss die jeweilige Einrichtungs­leitung sicherstellen, dass diese nach Beendigung der Ausnahmesituation wieder in die Universität zurückgebracht werden.

Darüber hinaus ist es ausnahmsweise möglich, Arbeits­mittel aus dem Altbestand (Universitäts­lager) auszuleihen.

Dokumente mit personenbezogene Daten und Originalbelege verbleiben in der Universität. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Arbeits­mittel nach Beendigung der Ausnahmesituation wieder in die Universität kommen.

Online-Kontaktnachverfolgung über „Checkin“
Für alle Präsenz-Veranstaltungen ist die Universität Mannheim verpflichtet, zur Nachverfolgung von Infektions­ketten die Kontaktdaten der Anwesenden (Studierenden, Dozierenden, Gästen, etc.) zu erfassen und für eine mögliche Anfrage der Gesundheitsbehörden vier Wochen aufzubewahren. Die bisher in Papierform durchgeführte Erfassung wird zum Semesterbeginn durch die neu entwickelte digitale Anwendung „Checkin“ ersetzt bzw. ergänzt. Weitere Informationen sowie den Link zur Anwendung finden Sie auf der Webseite der Universität-IT. Bei Fragen oder Problemen kontaktieren Sie bitte den IT-Support.

Papier-Formulare für Teilnehmende ohne mobiles Endgerät
Veranstaltungs­teilnehmende ohne mobiles Endgerät müssen ein Papier-Formular zur Kontaktnachverfolgung ausfüllen. Die Blanko-Formulare liegen in den Hörsälen in roten Boxen bereit. Weitere Exemplare bekommen Sie an der Pforte (Schloss Ostflügel, Haupteingang) oder im Intranet zum Selbstausdrucken. Bitte geben Sie bei Veranstaltungen mit offizieller Raumbuchung über die GmbH die Papier-Formulare nach Ende der Veranstaltung an der Pforte ab (siehe auch „Handreichung Corona Präsenz­veranstaltungen“). Bitte dokumentieren Sie in allen anderen Fällen die Teilnahme von Personen selbst und bewahren Sie die entsprechenden Daten für vier Wochen auf.

Obligatorische Erfassung der Telefonnummer
Bitte beachten Sie, dass es bei Veranstaltungen und Beratungs­terminen vor Ort nicht ausreicht, die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden zu erfassen. Damit das Gesundheitsamt bei Infektions­verdacht alle Personen zuverlässig und schnell erreichen kann, ist es notwendig, dass Sie anstatt der E-Mail-Adresse die Telefonnummer der Teilnehmenden erheben und für vier Wochen aufbewahren.

Bei Beratungs­terminen funktioniert dies am einfach­sten, wenn Sie das von der Universitäts-IT zur Verfügung gestellte Typo3-Plugin zur Termin­vereinbarung nutzen. Wenn Sie die Corona-Kontaktdatenerfassung im Plugin aktivieren, werden alle Daten samt Telefonnummer automatisch bis vier Wochen nach dem Termin gespeichert und dann gelöscht. Wie Sie die gespeicherten Daten einsehen können, ist in der Nutzungs­anleitung für die Termin­vereinbarung beschrieben.

Bei Präsenz-Veranstaltungen wird die Telefonnummer bei Nutzung des Online-Formulars „Checkin“ obligatorisch miterfasst.

Präsenzlehre ab sofort ausgesetzt
Aufgrund einer Änderung der Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg gilt seit dem 2. November 2020: Präsenzlehre nur noch im Einzelfall möglich. Sie kann nur unter besonderen Schutz­maßnahmen und dann stattfinden, wenn die Veranstaltung zwingend in Präsenz erfolgen muss. Solche zwingend erforderlichen Präsenz­veranstaltungen müssen vorab vom Rektorat genehmigt werden.

Falls Lehr­ende eine solche Veranstaltung in den kommenden Wochen weiter in Präsenz durchführen müssen (z.B. als Blockseminar) und dies noch nicht beantragt haben, bitten wir Sie um eine E-Mail an Frau Dr. Regine Zeller (HDZ) bis spätestens zehn Tage vor der geplanten Lehr­veranstaltung. Bitte nennen Sie dabei Titel, Ort, Teilnehmerzahl und Umstände der Lehr­veranstaltung und begründen Sie kurz, warum deren Durchführung in Präsenz zwingend erforderlich ist. Sie werden dann zeitnah über die Entscheidung des Rektorats informiert – mit der Bitte, Ihren Studierenden ggf. eine Entscheidung in Abweichung vom Grundsatz der Online-Lehre sogleich weiterzugeben.

Corona-Checkliste für Präsenz­veranstaltungen
Eine Corona-Checkliste für Präsenz­veranstaltungensowie weitere Dokumente zur Durchführung von Präsenzlehre finden Sie im Intranet.

Kontaktnachverfolgung in Lehr­veranstaltungen
Für alle Präsenz-Veranstaltungen ist die Universität Mannheim verpflichtet, zur Nachverfolgung von Infektions­ketten die Kontaktdaten der Anwesenden zu erfassen und für vier Wochen aufzubewahren. Bitte weisen Sie Studierende darauf hin, dass sie sich bei jeder Veranstaltung über die digitale Anwendung Checkin ein bzw. wieder auschecken oder – falls sie kein mobiles Endgerät zur Hand ist – ein ausliegendes Papier-Formular zur Kontaktnachverfolgung (s. rote Box) ausfüllen müssen.

Weitere Informationen zur Kontaktnachverfolgung finden Sie hier.
Weitere Informationen zu Checkin finden Sie auf der Website der Universitäts-IT.

Digitale Lehre
Die Universitäts-IT hat eine Webseite erstellt, die alle Meldungen und Updates zur Umstellung auf digitale Lehre zusammenfasst.

Corona-Infektions­fall in einer (Lehr-)Veranstaltung
Für den Fall, dass Sie eine Rückmeldung aus einer Ihrer Lehr­veranstaltungen seitens einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers über eine positive COVID-19 Testung erhalten, geben wir Ihnen hier einige Hinweise zum weiteren Vorgehen.

Aufgrund der Schul- und Kitaschließungen wird der Gleitzeitrahmen wieder auf 5 Uhr bis 22 Uhr ausgeweitet. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Zu personalrechtlichen Fragen wie zur Freistellung für Beschäftigte und zu Unabkömmlichkeits­bescheinigungen für die Notbetreuung berät Sie Ihre zuständige Personalsachbearbeiterin oder Ihr Personalsachbearbeiter.

Mit dem Sonder­programm FAIR@UMA unterstützt die Universität Wissenschaft­lerinnen und Wissenschaft­ler mit Familie in der Qualifizierungs­phase mit der Bereitstellung von Mitteln für Hilfskräfte.

Wir bitten Sie, ab Montag, dem 2. November, Meetings möglichst digital durchzuführen, soweit die dienstlichen Belange dies zulassen. Die Entscheidung, ob ein Meeting in digitaler Form oder in Präsenz stattfindet, treffen die jeweiligen Vorgesetzten, die auch für die strikte Einhaltung des Hygienekonzepts während des Meetings verantwortlich sind.

Die Poststelle ist für Sie von 7 bis 12 Uhr geöffnet und ohne vorherige Termin­vereinbarung zugänglich. Bitte halten Sie bei der Abholung der Post die Abstandsregelung ein und warten Sie gegebenenfalls vor der Poststelle, falls bereits eine Kollegin oder ein Kollege Post abholt.

Die Prüfungen finden im Herbst-/Wintersemester 2020/21 überwiegend online statt. Die aktuell geplanten Präsenz­prüfungen werden voraussichtlich stattfinden.

Sollte sich aufgrund von neuen Vorgaben kurzfristig etwas an der Planung Ihrer Prüfungen ändern, werden Sie direkt per E-Mail informiert.

Private Reisen in Risikogebiete
Ob Sie privat in ein ausländisches Risikogebiet oder einen innerdeutschen Hotspot reisen, ist Ihre private Entscheidung. Wir weisen allerdings darauf hin, dass auch bei der Rückreise nach Baden-Württemberg von privaten Reisen die aktuell geltenden Bestimmungen der Verordnung des Sozial­ministeriums zu Quarantänemaßnahmen für Ein- und Rückreisende zur Bekämpfung des Coronavirus SARS-CoV2 (CoronaVO EQ) zur Test- und Quarantänepflicht einzuhalten sind. Die Bestimmungen hierzu finden Sie unter: https://www.baden-wuerttemberg.de/de/service/aktuelle-infos-zu-corona/verordnung-fuer-ein-und-rueckreisende/.

Bitte bedenken Sie hierbei, dass vorab mit dem/der oder den Vorgesetzten geklärt werden muss, dass nicht nur der Urlaub/die Abwesenheit genehmigt ist, sondern auch die folgende Abwesenheit aufgrund einer vorgeschriebenen Quarantäne.

Wir weisen in diesem Zusammenhang darauf hin, dass für die Einhaltung der Quarantänepflicht keine bezahlte Freistellung erfolgen kann, da diese Abwesenheit in diesem Fall auf Ihrer privaten Entscheidung beruht. Es muss somit vorab mit dem/der oder den Vorgesetzten geklärt werden, ob die Zeit der Quarantäne über weitere Urlaubstage abgedeckt wird, ob es die Möglichkeit von Homeoffice, Abbau von Mehrstunden, jeweils ganz oder in Teilen gibt, oder ob eine unbezahlte Freistellung möglich ist. Wenn die Zeit der Quarantäne grundsätzlich gemäß den dienstlichen Erfordernissen im Anschluss an den Urlaub/die Abwesenheit auch frei genommen werden können, muss diese Zeit über eine der o.g. Maßnahmen oder einen Mix aus diesen Maßnahmen geregelt werden. Eine bezahlte Freistellung ist nicht zulässig. Bitte wenden Sie sich in Zweifelsfällen an die Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während Ihrer privaten Reise über die epidemiologische Entwicklung in Ihrem Reiseland und ggfs. aktuelle Einreisebeschränkungen informiert und beachten Sie die Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert-Koch-Instituts sowie des Sozial­ministeriums.

Sollte sich die Corona-Situation in der Region bzw. dem Land während Ihres privaten Aufenthalts dort verschlechtern und erst nach dem Antritt der privaten Reise als Risikogebiet festgelegt werden, sind die dann geltenden Vorschriften zur Ein- und Rückreise nach Baden-Württemberg ebenfalls einzuhalten. Bei Fragen zur Rückkehr an Ihren Arbeits­platz an der Universität Mannheim bitten wir Sie, sich (von Zuhause) mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Da nun viel Schulen/Kitas aufgrund der Corona-Pandemie wieder geschlossen werden müssen, sollte den betroffenen Eltern die Möglichkeit gegeben werden, nach der Schließung von Schulen und Kindergärten ihren Betreuungs­pflichten nachzukommen, indem sie im Homeoffice arbeiten.

Freistellungen
In den wenigen Fällen, in denen tatsächlich keine Aufgaben im Homeoffice übertragen werden können, können Beschäftige – soweit vorhanden – Arbeits­zeitguthaben und/oder (Alt-)Urlaub in Anspruch nehmen. Die Vorgesetzten sind angehalten, diese Anträge vorrangig zu berücksichtigen und dabei den Wünschen der Beschäftigten zu entsprechen, wenn dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. In besonderen Härtefällen (z. B. Alleinerziehende ohne Betreuungs­möglichkeit) kann bis auf Weiteres weiterhin eine bezahlte Freistellung gewährt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Intranet.

Home-Office-Bedingungen
Das Homeoffice kann aufgrund der besonderen Situation bilateral mit der oder dem Vorgesetzten vereinbart werden und bedarf bis auf Weiteres keiner Genehmigung durch das Personaldezernat. Die Genehmigung durch den Vorgesetzten ist jederzeit widerrufbar. Aufgrund der Schul- und Kitaschließungen wird der Gleitzeitrahmen wieder auf 5 Uhr bis 22 Uhr ausgeweitet. Zu beachten ist ferner, dass die Beschäftigten im Homeoffice erreichbar sein müssen.

Unabkömmlichkeits­bescheinigung
Sollten Sie für die Teilnahme an der Notbetreuung eine Bescheinigung des Arbeitgebers (Unabkömmlichkeits­bescheinigung) benötigen, können Sie diese formal über Ihre Vorgesetzte oder Ihren Vorgesetzten bei Ihre Personalsachbearbeiterin oder Ihrem Personalsachbearbeiter beantragen. Wir bitten die Vorgesetzten, die Unabkömmlichkeit der antragstellenden Mitarbeitenden, dh. die aus dienstlichen Gründen fehlende Möglichkeit einer Freistellung vom Dienst durch Urlaubsgewährung oder Gewährung von Überstundenausgleich etc. kurz formlos via E-Mail zu bestätigen. Ihre zuständige Personalsachbearbeiterin oder ihr zuständiger Personalsachbearbeiter berät Sie gerne zum Thema.

Gemäß Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg dürfen aktuell keine Veranstaltungen stattfinden. Prüfungen sind von dieser Regelung ausgenommen.

Bitte beachten Sie in allen Fällen: Personen mit Corona-typischen Symptomen dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist. Veranstaltungen unterliegen der aktuellen Corona-Verordnung sowie dem aktuellen Hygienekonzept der Universität Mannheim.

Raumbuchung und Umsetzung des Hygienekonzepts
Die Regeln zum Infektions­schutz und des Hygienekonzepts sind bei Zusammenkünften und Veranstaltungen jederzeit einzuhalten. Geeignete Räume mit an die Hygienemaßnahmen angepasster maximaler Personenanzahl finden Sie im Portal² unter „Corona-Gebäude“. Dort können die Räume auch gebucht werden. Weitere Informationen zur Durchführung von Veranstaltungen finden Sie in der „Handreichung Corona Präsenz­veranstaltungen“.

Kontaktnachverfolgung über „Checkin“
Für alle Präsenz-Veranstaltungen ist die Universität Mannheim verpflichtet, zur Nachverfolgung von Infektions­ketten die Kontaktdaten der Anwesenden (Studierenden, Dozierenden, Gästen, etc.) zu erfassen und für eine mögliche Anfrage der Gesundheitsbehörden vier Wochen aufzubewahren. Die bisher in Papierform durchgeführte Erfassung wird zum Semesterbeginn durch die neu entwickelte digitale Anwendung „Checkin“ ersetzt bzw. ergänzt. Weitere Informationen zur Kontaktnachverfolgung – online oder in Papierform – finden Sie auf der Website oder im Intranet unter dem Punkt „Kontaktnachverfolgung“.

Handreichungen und Checklisten
Eine Corona-Checkliste für Präsenz­veranstaltungen sowie weitere Handreichungen zur Durchführung von Präsenz­veranstaltungen finden Sie im Intranet. Dort finden Sie auch allgemeine Hinweise zur Sicherheit bei Lehr­veranstaltungen.

Im Intranet finden Sie Richtlinien für faire Vorstellungs­verfahren in Corona-Zeiten.

Aktuelle Informationen zur Öffnung der Universitäts­bibliothek finden Sie auf der Webseite der Universitäts­bibliothek.

Gemäß Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg dürfen aktuell keine Veranstaltungen stattfinden. Prüfungen sind von dieser Regelung ausgenommen.

Die Universitäts­gebäude sind bis vorerst 8. März 2021 nur für Mitglieder der Universität mit gültiger Zutrittsberechtigung (ecUM-Karte) zugänglich.

Bitte beachten Sie außerdem: Personen mit ungeklärten Corona-typischen Symptomen (trockener Husten, Fieber, Geschmacks- oder Geruchsverlust) dürfen die Universitäts­gebäude weder betreten noch an Veranstaltungen der Universität teilnehmen. Sollten Sie Corona-typische Symptomen bei sich feststellen, während Sie sich auf dem Campus befinden, verlassen Sie bitte ggfs. laufende Präsenz-Veranstaltungen und bleiben Sie zu Hause, bis der Verdacht ärztlicherseits aufgeklärt ist.