Coronavirus: Aktuelle Maßnahmen und Empfehlungen

Anrufbeantworter (z.B. in Sekretariaten) können auch aus dem Homeoffice/von außerhalb abgehört werden. Dafür muss das Voicemail-System unter 0621 181–3801 angerufen, die eigene Rufnummer eingegeben und mit „#“ bestätigt werden. Anschließend ist die Authentifizierung mit dem PIN erforderlich, der auch zum Abhören des Anrufbeantworters mit dem eigenen Telefonapparat notwendig ist.

Beschäftigte können sich individuell vom Betriebs­arzt beraten lassen, auch zu besonderen Gefährdungen aufgrund einer Vorerkrankung oder einer individuellen Disposition. Es besteht auch Gelegenheit, psychische Belastungen in einem Gespräch mit dem Betriebs­arzt zu thematisieren. Die arbeits­medizinische Vorsorge erfolgt telefonisch oder mittels elektronischer Telekommunikations­technologien.

Die Beschäftigten können sich während der Arbeits­zeit gegen das Coronavirus SARS-CoV-2 impfen lassen. 

Wenn Sie gesundheitliche Fragen zu Corona haben, zum Beispiel zu Long Covid, wenden Sie sich bitte an den arbeits­medizinischen Dienst oder Ihre hausärztliche Praxis. Allgemeine Informationen finden Sie auf den Webseiten des RKI und der Bundes­zentrale für gesundheitliche Aufklärung.

Für die Umsetzung des Hygienekonzepts in Ihrem Arbeits­bereich finden Sie zweisprachige Schilder und Vordrucke mit Verhaltensregeln und Hinweisen zum Selbstausdrucken und -aufhängen im Intranet.

Bei bestätigtem Vorliegen einer SARS-CoV-2-Infektion (PCR- oder Schnelltest) kann – für den Fall, dass Betroffene keine krankheitsbedingten Einschränkungen haben und nicht in einem Bundes­land wohnen, bei denen weiterhin eine Absonderungs­pflicht besteht – mit dem Vorgesetzten die Tätigkeit im Homeoffice abgestimmt werden, sofern der betriebliche Ablauf dies zulässt. Für den Fall, dass die Universität in Abstimmung mit den Vorgesetzten betreten wird, ist durchgängig in Innenräumen eine FFP2-Maske zu tragen, im Freien, wenn der Abstand von 1,5 m zu anderen Personen nicht eingehalten werden kann. Dies gilt, bis das Testergebnis wieder negativ ist.

Für den Fall, dass Sie eine Rückmeldung aus einer Ihrer Lehr­veranstaltungen seitens einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers über eine positive COVID-19 Testung erhalten, geben wir Ihnen nachfolgend einige Hinweise zum weiteren Vorgehen:

Zunächst sollten Sie klären, welche Ihrer Lehr­veranstaltungen betroffen sind. Aus Gründen der Fürsorge bitten wir Sie, nach der zuvor einzuholenden Zustimmung durch die infizierte Person, die Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer vorsorglich über den aufgetretenen Infektions­fall zu informieren. Einen Textbaustein für die Kommunikation mit den Studierenden finden Sie weiter unten. Sollten Studierende trotz Ihrer Information noch Fragen haben, empfehlen Sie Ihnen bitte, Kontakt zu einem Hausarzt aufzunehmen.

Bitte informieren Sie in jedem Fall die Task-Force über die Situation und teilen Sie uns mit, welcher Kurs an welchem Tag betroffen ist. Auch Ihre Lehr­stuhl­inhaberin oder Ihren Lehr­stuhl­inhaber sowie das Dekanat Ihrer Fakultät sollte über die Situation informiert werden. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an task-force uni-mannheim.de.

Textbaustein „Information an die Studierenden“:

Liebe Studierende,

wir möchten Sie heute vorsorglich darüber informieren, dass in der Lehr­veranstaltung „___“ am Wochentag, Datum eine Person anwesend war, die zwischenzeitlich positiv auf COVID-19 getestet wurde.

Bitte prüfen Sie, ob Sie während der Lehr­veranstaltung die AHA-Regeln eingehalten haben, testen Sie sich regelmäßig und beachten Sie die Regelungen der Corona-Verordnung Absonderung. Sollten Sie sich unsicher fühlen, steht es Ihnen frei, sich bei Rückfragen an Ihre Hausärztin oder Ihren Hausarzt zu wenden.

Sollten Sie Corona-typische Symptome entwickeln, bitten wir Sie, den Campus nicht zu betreten sowie nicht an Veranstaltungen der Universität teilzunehmen bis der Verdacht ärztlich abgeklärt ist.

Wir möchten Ihnen grundsätzlich ans Herz legen, dass Sie sich selbst in Hinblick auf Symptome beobachten und sich unabhängig davon, ob Sie Symptome haben, regelmäßig auf eine mögliche Infektion testen. Darüber hinaus empfiehlt die Universitäts­leitung die Nutzung der Corona-Warn-App der Bundes­regierung.

Bei Rückfragen an die Universität wenden Sie sich gerne an task-force@uni-mannheim.de.

Beste Grüße und passen Sie auf sich auf!

Ihr / Ihre

Um den Beschäftigten der Universität, die in den Räumen der Universität tätig sind, die Möglichkeit zu Selbsttests zu bieten, werden allen Beschäftigten zwei sogenannte Selbsttests pro Woche zur Verfügung gestellt, sofern mehr als ein Tag die Woche in Präsenz gearbeitet wird – bei nur einem Arbeits­tag pro Woche in Präsenz ein Selbsttest. Diese werden über die internen Postwege verteilt oder durch die Poststelle in L 1,1 an Selbstabholer ausgegeben.

Sitzungen von in Gesetzen oder Satzungen der Universität vorgesehenen Gremien oder weitere dienstliche Veranstaltungen, die der Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes dienen (z. B. Lehr­stuhl-Besprechungen, Gremiensitzungen, Doktoranden-Treffen, Tagungen und Symposien), finden in Präsenz statt, sofern hierfür eine betriebliche bzw. dienstliche Notwendigkeit gegeben ist; hierüber entscheidet die Veranstaltungs­leitung auch unter Berücksichtigung der aktuellen Pandemielage. Die betriebliche bzw. dienstliche Notwendigkeit ist beispielsweise dann gegeben, wenn eine erforderliche Beschlussfassung nicht im Rahmen von Telefon- und Videokonferenzen oder Umlauf- und Eil­verfahren rechtlich zulässig ist oder eine Besprechung in Präsenz z. B. für die Forschung, Lehre und Administration notwendig erscheint und nicht in der gleichen Qualität in digitaler Form durchgeführt werden kann.

Die Veranstaltungen müssen folgende Vorgaben erfüllen:

1. In Gremiensitzungen oder weiteren dienstlichen Veranstaltungen empfiehlt das Rektorat allen Teilnehmenden (bis auf Vortragende, die dann einen Mindest­abstand zu anderen Personen einzuhalten haben) das Tragen einer medizinischen oder FFP2-Maske; für Beschäftigte ist das Tragen mindestens einer medizinischen Maske bzw. einer FFP2-Maske verpflichtend. Dies gilt nicht, wenn andere geeignete Maßnahmen (z. B. Trennscheiben) getroffen wurden. Die Maske kann am Platz abgenommen werden, wenn der Mindest­abstand von 1,5 Metern eingehalten werden kann.
2. Es wird fach­gerecht gelüftet (Hinweise zum Lüften am Arbeits­platz in Corona-Zeiten unter https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis-kompakt/F93.pdf?__blob=publicationFile&v=9). 
3. Ein Catering kann unter Einhaltung der Rahmenbedingungen, die im Merkblatt für Catering bei Veranstaltungen dargestellt sind, angeboten werden. Der Mindest­abstand von 1,5 Metern muss eingehalten werden können.
    

Ab Montag, den 30. Mai 2022, bestehen grundsätzlich keine besonderen Corona-Anforderungen mehr an Dienstreisen.

AUSNAHME: Dienstreisen in Hochrisikogebiete und Virusvariantengebiete

Bitte informieren Sie sich im Vorfeld Ihrer Dienstreise, ob das Land, in das Sie reisen, zu diesen Gebieten zählt (vgl. Sie hierzu die Liste der Hochrisiko- und Virusvariantengebiete des Auswärtigen Amtes sowie die Informationen zur Ausweisung internationaler Risikogebiete durch das Auswärtige Amt, BMG und BMI). Dies gilt auch für bereits genehmigte Dienstreisen, soweit ein Gebiet erst nach der Genehmigung als Hochrisiko- oder Virusvariantengebiet eingestuft wird. Sollte das Gebiet, in das Sie reisen, erst nach Dienstreiseantritt als ein solches Gebiet eingestuft werden, wird gebeten, sich umgehend mit der Leitung des Dezernats Personal, Berufungen und Drittmittel in Verbindung zu setzen.

Für Dienstreisen in Hochrisiko- und Virusvariantengebiete gelten die folgenden Vorgaben:

Die Zahl der Beschäftigten, die durch Dienstreisen einem zusätzlichen Infektions­risiko ausgesetzt sind, ist auf das für die Erfüllung der Arbeits­aufgabe notwendige Maß zu begrenzen. Dabei ist angesichts der epidemischen Lage vor Ort zu prüfen, inwieweit die Dienstreisen durch die Verwendung elektronischer Kommunikations­mittel ersetzt oder auch reduziert werden können. 

In den Fällen, in denen für die Erledigung der jeweiligen Dienstaufgabe eine Dienstreise in ein Hochrisiko- oder Virusvariantengebiet erforderlich ist, kann unter Abwägung der Risiken und auf Antrag eine Einzelfallentscheidung getroffen werden. Für eine solche benötigen wir vorab:

1. die schriftliche Begründung der/des Dienstvorgesetzten, warum gereist werden soll und aus welchen Gründen der Zweck der Dienstreise nicht auch in digitaler Form erreicht werden kann sowie
2. verpflichtend bei Dienstreisen in Hochrisiko- und Virusvariantengebiete im Ausland die Bestätigung der/des Reisenden, er/sie verfüge über den vollständigen Impfschutz und habe eine private Auslands­kranken­versicherung.

Hinweis:Ihre schriftliche Bestätigung zum vollständigen Impfschutz und zum Vorliegen einer privaten Auslands­kranken­versicherung reicht uns dabei aus, wir benötigen keine konkreten Nachweise. Um Verzögerungen in der Bearbeitung zu vermeiden, bitten wir Sie, die Bestätigung zusammen mit dem Dienstreiseantrag einzureichen, d.h. entweder per E-Mail oder per Hauspost. Da die Dienstreisen in ein Hochrisiko- oder Virusvariantengebiet derzeit noch per Einzelentscheidung genehmigt werden, bitten wir Sie um Ihr Verständnis, dass wir diese Bestätigung bei jedem Dienstreiseantrag erneut benötigen.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Antrags­unterlagen rechtzeitig ein, und planen Sie mit einer Bearbeitungs­zeit für die Entscheidung über die Genehmigung der Dienstreise von ca. 2 Wochen. Bitte beachten Sie, dass der allgemeine Versicherungs­schutz sowie die Möglichkeit der Kostenübernahme erst mit erteilter Dienstreise-Genehmigung eintreten.

Bitte halten Sie sich in jedem Fall vor und während der Dienstreise über die epidemiologische Entwicklung in den entsprechenden Gebieten informiert und beachten Sie die Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert-Koch-Instituts sowie des Sozial­ministeriums.

Wenden Sie sich hierzu und bei weiteren Fragen zu Dienstreiseangelegenheiten – bitte möglichst via E-Mail – an das Reisekostenteam des Personaldezernats.

Stornokosten
In der aktuellen Situation empfehlen wir immer einen stornierbaren Tarif zu wählen. Sagt der Veranstalter die Veranstaltung corona-bedingt ab (Nachweis ist beizufügen), sind die entstandenen Stornokosten (wie z.B. für Hotel, Bahn, Flug, Teilnahmegebühr) mit der Reisekostenabrechnung erstattungs­fähig, soweit ein Nachweis vorgelegt wird, dass die/der Reisende sich um eine kostenneutrale Stornierung bemüht hat.

Gutschein­erstattung
Verschiedene Be­förderungs­unternehmen sind aufgrund der Corona-Maßnahmen gezwungen, die geplante Dienstreise zu stornieren und bieten nun Gutscheine statt Rück­erstattungen an. Die Universität Mannheim akzeptiert grundsätzlich keine Gutscheine/Gutschein­erstattungen. Bitte setzen Sie sich unbedingt vor einer Annahme eines Gutscheins mit unserer Reisekostenabteilung in Verbindung. Ihre Ansprech­partnerin ist Diana Lechner.

Damit Lehr­ende und Beschäftigte der Universität Mannheim auch in Zeiten von Homeoffice und Hybridlehre gut zusammenarbeiten können, stellt die Universitäts-IT (UNIT) eine Reihe von digitalen Services zur Verfügung:

• Zoom oder MS Teams für Videokonferenzen und Besprechungen,
• Microsoft 365 als umfangreiche Kommunikations- und Kollaborations­plattform,
• BigBlueButton für mündliche Prüfungen,
• ILIAS als E-Learning-Plattform für die Gestaltung digitaler Lehre, Informationen zu digitalen Prüfungen sowie Zugang zu veranstaltungs­spezifischen Unterlagen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können die Universitäts­verwaltung telefonisch, per E-Mail oder über Microsoft Teams erreichen, auch Besprechungen mit mehreren Personen sind möglich.

Online-Termin­vereinbarung
Es gibt die Möglichkeit, Termine mit der jeweiligen Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter online zu buchen. Der Link zur Terminbuchung befindet sich im Kontakt-Feld der jeweiligen Ansprechperson. Bei Studien­angelegenheiten ist die Terminvergabe über die Webseiten des Dezernats II möglich. In Personalangelegenheiten oder sonstigen Angelegenheiten des Dezernats V können Terminanfragen über die Intranetseite des Dezernats V gestellt werden. Nicht-Beschäftigte finden zudem ein Online-Formular zur Kontaktaufnahme auf der Website der Personalabteilung. Zum Infektions­schutz und aufgrund der Raumbedingungen finden diese Termine in der Regel über MS Teams oder Telefon statt. In besonderen Fällen ist ein Treffen vor Ort möglich.

Verträge unterzeichnen
Verträge werden soweit möglich auf elektronischem Weg oder via (Haus-)Post geschlossen. Ist dies nicht möglich – z.B. bei Arbeits­verträgen – erhalten Sie einen individuellen Vor-Ort-Termin.

Bescheinigungen anfordern
Bescheinigungen erhalten Sie elektronisch oder via (Haus-)Post.

Unterlagen einreichen
Unterlagen und Dokumente können der Verwaltung elektronisch oder – falls das Original erforderlich ist – via (Haus-)Post geschickt werden.

Hausmeister
Alle Hausmeister befinden sich im regulären Dienst und sind unter den bekannten Kontaktdaten erreichbar.

Pforte
Die Pforte am Haupteingang Ost ist mit zwei Personen (24 Stunden/7 Tage die Woche) besetzt. Die Hotline der Pforte ist bei Fragen und Problemen unter der Telefonnummer 181–1110 erreichbar.

Technische Anlagen
Alle technischen Anlagen befinden sich im Regelbetrieb.

Risikominimierung durch Lüften
Die Universität Mannheim verfolgt mit allen Maßnahmen das Ziel, das Infektions­risiko auf allen Übertragungs­wegen zu minimieren und die Ausbreitung des Virus zu hemmen. Einen hundertprozentigen Schutz kann es jedoch nicht geben. Nach aktuellem wissenschaft­lichem Kenntnisstand werden Coronaviren durch Tröpfcheninfektion übertragen. Grundsätzlich reduziert Lüften das Infektions­risiko über Aerosole und stellt einen wichtigen Baustein im Konzept zur Reduzierung der Ausbreitung von Corona dar. Aus diesem Grund wird eine gute Lüftung der Räume mit möglichst hohem Außen­luftanteil empfohlen.

Warum und in welchen Räumen Raumlufttechnische Lüftungs­anlagen (RLT)?
An der Universität Mannheim verfügen die Aufenthalts- und Büroräume mindestens über eine Lüftungs­funktion über manuelles Öffnen der Fenster. Veranstaltungs­räume, die mehr als 50 Personen Platz bieten, verfügen in der Regel über eine eigene RLT-Lüftungs­anlage. Diese Anlagen sind für das Betreiben dieser Räume aus hygienischer und energetischer Sicht eine unabdingbare Voraussetzung zur Erfüllung der gesetzlichen Auflagen.

RLT-Lüftungs­anlagen sorgen bereits bei der Aufbereitung der Außen­luft durch Filtration der Zuluft für ein hohes Maß an Sicherheit, da kleine Partikel gemäß der eingesetzten Filterklasse in der Anlage abgeschieden werden. Durch die gesicherte Zuführung gereinigter Außen­luft führt der Betrieb einer RLT-Lüftungs­anlage immer zu einer Verdünnung möglicher Belastungen und der Virenlast in einem Raum. Durch professionelle Planung, Zonierung und Druckhaltung ist außerdem sichergestellt, dass sich Schadstoffe aus der Abluft eines Raumes nicht im gesamten Gebäude verteilen können. Der Betrieb von RLT-Lüftungs­anlagen ist witterungs­unabhängig.

Weitere Informationen zu den Lüftungs­anlagen und zum Lüften finden Sie im Intranet.

Die Homeoffice-Pflicht für Arbeitgeber­innen und Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer­innen und Arbeitnehmer ist mit Erscheinen der neuen Corona-Arbeits­schutz­verordnung am 20. März 2022 weggefallen. Die Übergangs­regelung für Beschäftigte der Universität Mannheim endete am 25. Mai 2022. Das Ansteckungs­risiko bleibt jedoch weiterhin in allen Lebens­bereichen hoch. Um der Fürsorgepflicht nachzukommen und die Gesundheit aller Universitäts­angehörigen zu schützen sowie die Betriebs­fähigkeit aller zentralen Stellen sicherzustellen, gelten an der Universität Mannheim folgende Regelungen: 
 
Arbeiten vor Ort 
Vorrangig wird die Präsenzarbeit angestrebt (bestehende Telearbeits­vereinbarungen sind hiervon ausgenommen). Um dies weitestgehend gewährleisten zu können, sind alle Organisations­möglichkeiten auszuschöpfen (bspw. Teambildung und Wechselbesetzung, Homeoffice, Um­organisation von Arbeits­zeiten). Wenn eine Unterbringung in Einzelbüros nicht möglich und eine gleichzeitige Anwesenheit mehrerer Personen erforderlich ist, ist die Schreibtischordnung so zu gestalten, dass man sich nicht unmittelbar gegenüber sitzt und der Mindest­abstand von 1,5 Metern eingehalten werden kann. Ist letzteres nicht möglich, ist eine Trennung durch eine Schutz­scheibe vorzusehen oder eine medizinische oder FFP2-Maske zu tragen. Die Einhaltung der Hygiene- und Abstandsregeln ist durch entsprechende organisatorische Maßnahmen zu gewährleisten.

Eine intensive und fach­gerechte Belüftung muss sichergestellt sein (siehe hierzu auch baua.de). Bei Kontakt zu Personen, die keinen Mund-Nase-Schutz tragen, wie zum Beispiel Studierende, müssen Beschäftigte eine FFP2- oder vergleichbare Maske tragen.

Homeoffice
Homeoffice ist abweichend von der Telearbeits­vereinbarung auch mit über 50 Prozent der Arbeits­zeit möglich, sofern kein Einzelbüro vorhanden ist bzw. die Raumsituation dies Erfordert. Ddies gilt insbesondere, wenn Büroräume ansonsten von mehreren Beschäftigten bei Nichteinhaltung der Abstandsregel genutzt werden müssten. Der reibungs­lose Betriebs­ablauf darf dadurch nicht beeinträchtigt werden. Jede Arbeit im Homeoffice muss zwingend vom Vorgesetzten genehmigt werden und es besteht kein Anspruch darauf.

Seit dem 3. April müssen Studierende und Lehr­ende keinen 2G- oder 3G-Nachweis mehr vorlegen, um an der Präsenzlehre teilnehmen zu können. Das heißt, sie benötigen keinen Hörsaalpass mehr. Die im Hörsaalpass-Zentrum gespeicherten Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

Aktuelle Informationen zu Impfangeboten des Landes Baden-Württemberg finden Sie hier.

Die Poststelle ist zu den üblichen Öffnungs­zeiten (Näheres dazu im Intranet) und ohne vorherige Termin­vereinbarung zugänglich. Bitte halten Sie bei der Abholung der Post die Abstandsregelung ein und warten Sie gegebenenfalls vor der Poststelle, falls bereits eine Kollegin oder ein Kollege Post abholt.

Veranstaltungen können wieder stattfinden. Bitte wenden Sie sich für die Raumbuchung an die Abteilung Event­management der Service & Marketing GmbH.

Auch ein Catering ist möglich. Das Rektorat empfiehlt jedoch das Tragen einer FFP2-Maske oder zumindest einer medizinischen Maske, wenn ein Mindest­abstand von 1,5 Metern nicht eingehalten werden kann.

Vorstellungs- und Berufungs­gespräche können in Präsenzform stattfinden. Es gelten die allgemeinen Hygiene- und Abstandsregelungen sowie die zusätzlichen Vorgaben für die Durchführung von Dienstlichen Veranstaltungen und Gremiensitzungen.

Nach Entscheidung des Vorsitzenden können Vorstellungs- und Berufungs­gespräche je nach Möglichkeit auch mittels elektronischer Kommunikations­technologien durch ein von der Universitäts-IT freigegebenes System (https://www.uni-mannheim.de/it/digitale-jobinterviews) stattfinden. 

Schwerbehinderten Bewerberinnen und Bewerbern ist auf jeden Fall ein persönliches Gespräch anzubieten. Auf deren Wunsch kann das Vorstellungs- oder Berufungs­gespräch auch mittels elektronischer Kommunikations­technologien durchgeführt werden.

Im Intranet finden Sie Richtlinien für faire Vorstellungs­verfahren in Corona-Zeiten.