Annahme und Immatrikulation

Nachdem Sie die Betreuungs­zusage eines*einer Professor*in  erhalten haben, schließen Sie gemeinsam eine Betreuungs­vereinbarung ab. Diese regelt Ihre kontinuierliche Förderung und Betreuung während des Promotions­vorhabens und formuliert im gegenseitigen Einvernehmen die Anforderungen an Sie und Ihre*n Betreuer*in.

Laden Sie sich die Vorlage für die Betreuungs­vereinbarung her­unter und füllen Sie diese gemeinsam mit Ihrem*Ihrer Betreuer*in aus. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit und sprechen Sie alle für Sie wichtigen Fragen an, auch wenn die Vorlage diese nicht berücksichtigen sollte. Die ausgefüllte und unter­zeichnete Vereinbarung geben Sie unmittelbar nach der Unter­zeichnung zusammen mit dem ebenfalls abgestimmten Arbeits- und Zeitplan bitte im Dekanat Ihrer Fakultät/Abteilung ab, damit wir Sie zentral erfassen können.

Nach Abschluss der Betreuungs­vereinbarung müssen Sie einen Promotions­antrag (auch Antrag auf Annahme) bei Ihrer Fakultät oder Abteilung stellen. In diesem Schritt wird geprüft, ob Sie alle in der jeweiligen Promotions­ordnung genannten Voraussetzungen für die Aufnahme einer Promotion erfüllen. Dazu müssen Sie neben dem Antrag in der Regel einen Lebens­lauf sowie beglaubigte Kopien oder Originale Ihrer Abschlusszeugnisse und -urkunden vorlegen. Welche Dokumente Ihre Fakultät oder Abteilung im Einzelnen verlangt, können Sie der jeweiligen Promotions­ordnung sowie dem Antrag entnehmen.

Der Promotions­antrag kann in Papierform oder digital über Portal² gestellt werden. Bitte informieren Sie sich beim Promotions­büro Ihrer Fakultät oder Abteilung, in welcher Form die Antragsstellung erfolgen soll. Laden Sie entweder das Antragsformular her­unter und reichen dieses ausgefüllt beim Dekanat ein oder stellen Sie den digitalen Antrag über Portal². Hilfreiche Informationen zur digitalen Antragsstellung finden Sie in der Anleitung.

Nach Prüfung und Annahme Ihres Antrags erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung über die Annahme zur Promotion durch Ihre Fakultät oder Abteilung.

Hinweis: Bei der digitalen Antragsstellung ist das Datenblatt für die Studierenden- und Prüfungs­statistik ausgefüllt beizufügen.

Wenn Sie von Ihrer Fakultät/Abteilung zur Promotion angenommen worden sind, sind Sie gemäß § 38 Absatz 5 Landes­hochschul­gesetz (LHG) zur Immatrikulation verpflichtet. Eine Ausnahme besteht für Promovierende, die hauptberuflich (das heißt mit 50 Prozent oder mehr der regelmäßigen Arbeits­zeit gemäß TV-L) an der Universität beschäftigt sind: Diese können sich auf Antrag von der Immatrikulations­pflicht befreien lassen.

Sofern Sie keine Befreiung beantragt haben, erfolgt die Immatrikulation automatisch. Wenige Tage nachdem Sie die Annahmebestätigung Ihrer Fakultät/Abteilung erhalten haben, informieren wir Sie per E-Mail über die vorgenommene Immatrikulation und senden Ihnen Ihre Immatrikulations­bescheinigungen zu. Gleich­zeitig fordern wir Sie dazu auf, den Semesterbeitrag zu überweisen, um die Immatrikulation abzuschließen. Sobald Sie diesen überwiesen haben und er bei uns verbucht worden ist, bekommen Sie von uns Ihre Benutzerkennung für die UB- und IT-Services der Universität sowie das dazugehörige Initialpasswort.

Nach erfolgter Immatrikulation sind Sie verpflichtet, sich für das jeweils nächste Semester zurückzumelden. Erfolgt die Rückmeldung nicht frist­gerecht, muss eine zusätzliche Säumnisgebühr gezahlt werden. Die Rückmeldepflicht endet, sobald Sie die mündliche Promotions­prüfung (Disputation/Rigorosum) erfolgreich ablegt haben.

Mehr zum Thema „Rückmeldung“

Um sich von der Immatrikulations­pflicht befreien zu lassen, müssen Sie einen schriftlichen Antrag stellen – entweder zeitnah nach Ihrer Annahme als Doktorand*in oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt, sofern Sie ein Beschäftigungs­verhältnis an der Universität Mannheim in obengenanntem Umfang aufnehmen. Wenn möglich, sollten Sie dabei die Mannheimer Semesterzeiten beachten, da Sie bei einer Immatrikulation mitten im Semester ebenfalls den vollen Semesterbeitrag entrichten müssen.

Den Antrag auf Befreiung von der Immatrikulations­pflicht erhalten Sie zusammen mit dem Antrag auf Annahme als Doktorand*in  im Download­bereich. Vergessen Sie bei der Abgabe nicht, dem Antrag eine Kopie Ihres aktuellen Arbeits­vertrags beizulegen.

Bei Promovierenden ohne Anstellung an der Universität Mannheim begründet die Immatrikulation die Mitgliedschaft, also die Zugehörigkeit zur Universität. Bei Promovierenden mit einer Stelle an der Universität Mannheim ist die Mitgliedschaft an das Beschäftigungs­verhältnis geknüpft. Wer immatrikuliert ist, kann seine aktiven und passiven Wahlrechte in der Status­gruppe der Promovierenden wahrnehmen, wer angestellt und von der Immatrikulations­pflicht befreit ist, kann dies in der Gruppe der akademischen Mitarbeitenden tun. Auf Antrag ist für angestellte Promovierende, die sich nicht von der Immatrikulations­pflicht befreien lassen wollen, der Wechsel in die Status­gruppe der Promovierenden möglich.