Annahme und Immatrikulation

Nachdem Sie die Betreuungs­zusage einer Professorin oder eines Professors erhalten haben, schließen Sie gemeinsam eine Betreuungs­vereinbarung ab. Diese regelt Ihre kontinuierliche Förderung und Betreuung während des Promotions­vorhabens und formuliert im gegenseitigen Einvernehmen die Anforderungen an Sie und Ihre Betreuerin oder Ihren Betreuer.

Laden Sie sich die Vorlage für die Betreuungs­vereinbarung her­unter und füllen Sie diese gemeinsam mit Ihrer Betreuerin oder Ihrem Betreuer aus. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit und sprechen Sie alle für Sie wichtigen Fragen an, auch wenn die Vorlage diese nicht berücksichtigen sollte. Die ausgefüllte und unterzeichnete Vereinbarung geben Sie unmittelbar nach der Unterzeichnung zusammen mit dem ebenfalls abgestimmten Arbeits- und Zeitplan bitte im Dekanat Ihrer Fakultät/Abteilung ab, damit wir Sie zentral erfassen können.

Nach Abschluss der Betreuungs­vereinbarung müssen Sie einen Antrag auf Annahme bei Ihrer Fakultät/Abteilung stellen. In diesem Schritt wird geprüft, ob Sie alle in der jeweiligen Promotions­ordnung genannten Voraussetzungen für die Aufnahme einer Promotion erfüllen. Dazu müssen Sie neben einem Antragsformular in der Regel einen Lebenslauf sowie beglaubigte Kopien Ihrer Abschlusszeugnisse und -urkunden vorlegen. Welche Dokumente Ihre Fakultät/Abteilung im Einzelnen verlangt, können Sie der jeweiligen Promotions­ordnung sowie dem entsprechenden Antragsformular entnehmen.

Laden Sie sich das Antragsformular Ihrer Fakultät/Abteilung her­unter, füllen Sie es aus und geben Sie es im entsprechenden Dekanat ab. Sobald Sie zur Promotion angenommen worden sind, erhalten Sie eine schriftliche Annahmebestätigung der entsprechenden Fakultät/ Abteilung.

Wenn Sie von Ihrer Fakultät/Abteilung zur Promotion angenommen worden sind, sind Sie gemäß § 38 Absatz 5 Landes­hochschul­gesetz (LHG) zur Immatrikulation verpflichtet. Eine Ausnahme besteht für Promovierende, die hauptberuflich (das heißt mit 50 Prozent oder mehr der regelmäßigen Arbeits­zeit gemäß TV-L) an der Universität beschäftigt sind: Diese können sich auf Antrag von der Immatrikulations­pflicht befreien lassen.

Sofern Sie keine Befreiung beantragt haben, erfolgt die Immatrikulation automatisch. Wenige Tage nachdem Sie die Annahmebestätigung Ihrer Fakultät/Abteilung erhalten haben, informieren wir Sie per E-Mail über die vorgenommene Immatrikulation und senden Ihnen Ihre Immatrikulations­bescheinigungen zu. Gleichzeitig fordern wir Sie dazu auf, den Semesterbeitrag zu überweisen, um die Immatrikulation abzuschließen. Sobald Sie diesen überwiesen haben und er bei uns verbucht worden ist, bekommen Sie von uns Ihre Benutzerkennung für die UB- und IT-Services der Universität sowie das dazugehörige Initialpasswort.

Nach erfolgter Immatrikulation sind Sie verpflichtet, sich für das jeweils nächste Semester zurückzumelden. Erfolgt die Rückmeldung nicht frist­gerecht, muss eine zusätzliche Säumnisgebühr gezahlt werden. Die Rückmeldepflicht endet, sobald Sie die mündliche Promotions­prüfung (Disputation/Rigorosum) erfolgreich ablegt haben.

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Um sich von der Immatrikulations­pflicht befreien zu lassen, müssen Sie einen schriftlichen Antrag stellen – entweder zeitnah nach Ihrer Annahme als Doktorandin oder Doktorand oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt, sofern Sie ein Beschäftigungs­verhältnis an der Universität Mannheim in obengenanntem Umfang aufnehmen. Wenn möglich, sollten Sie dabei die Mannheimer Semesterzeiten beachten, da Sie bei einer Immatrikulation mitten im Semester ebenfalls den vollen Semesterbeitrag entrichten müssen.

Den Antrag auf Befreiung von der Immatrikulations­pflicht erhalten Sie zusammen mit dem Antrag auf Annahme als Doktorandin oder Doktorand im Download­bereich. Vergessen Sie bei der Abgabe nicht, dem Antrag eine Kopie Ihres aktuellen Arbeits­vertrags beizulegen.

Bei Promovierenden ohne Anstellung an der Universität Mannheim begründet die Immatrikulation die Mitgliedschaft, also die Zugehörigkeit zur Universität. Bei Promovierenden mit einer Stelle an der Universität Mannheim ist die Mitgliedschaft an das Beschäftigungs­verhältnis geknüpft. Wer immatrikuliert ist, kann seine aktiven und passiven Wahlrechte in der Statusgruppe der Promovierenden wahrnehmen, wer angestellt und von der Immatrikulations­pflicht befreit ist, kann dies in der Gruppe der akademischen Mitarbeitenden tun. Auf Antrag ist für angestellte Promovierende, die sich nicht von der Immatrikulations­pflicht befreien lassen wollen, der Wechsel in die Statusgruppe der Promovierenden möglich.