Annahme und Immatrikulation
Sie haben sich für eine Promotion an der Universität Mannheim entschieden? Dann finden Sie hier wichtige Informationen zu den ersten administrativen Schritten auf dem Weg zum Doktor*innentitel.
Die ersten drei Schritte auf dem Weg zur Promotion
1. Die Betreuungsvereinbarung abschließen
Nachdem Sie die Betreuungszusage eines*einer Professor*in erhalten haben, schließen Sie gemeinsam eine Betreuungsvereinbarung ab. Diese regelt Ihre kontinuierliche Förderung und Betreuung während des Promotionsvorhabens und formuliert im gegenseitigen Einvernehmen die Anforderungen an Sie und Ihre*n Betreuer*in.
Laden Sie sich die Vorlage für die Betreuungsvereinbarung herunter und füllen Sie diese gemeinsam mit Ihrem*Ihrer Betreuer*in aus. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit und sprechen Sie alle für Sie wichtigen Fragen an, auch wenn die Vorlage diese nicht berücksichtigen sollte. Die ausgefüllte und unterzeichnete Vereinbarung geben Sie unmittelbar nach der Unterzeichnung zusammen mit dem ebenfalls abgestimmten Arbeits- und Zeitplan bitte im Dekanat Ihrer Fakultät/Abteilung ab, damit wir Sie zentral erfassen können.
2. Den Promotionsantrag stellen
Nach Abschluss der Betreuungsvereinbarung müssen Sie einen Promotionsantrag (auch Antrag auf Annahme) bei Ihrer Fakultät oder Abteilung stellen. In diesem Schritt wird geprüft, ob Sie alle in der jeweiligen Promotionsordnung genannten Voraussetzungen für die Aufnahme einer Promotion erfüllen. Dazu müssen Sie neben dem Antrag in der Regel einen Lebenslauf sowie beglaubigte Kopien oder Originale Ihrer Abschlusszeugnisse und -urkunden vorlegen. Welche Dokumente Ihre Fakultät oder Abteilung im Einzelnen verlangt, können Sie der jeweiligen Promotionsordnung sowie dem Antrag entnehmen.
Der Promotionsantrag kann in Papierform oder digital über Portal2 gestellt werden. Bitte informieren Sie sich beim Promotionsbüro Ihrer Fakultät oder Abteilung, in welcher Form die Antragsstellung erfolgen soll. Laden Sie entweder das Antragsformular herunter und reichen dieses ausgefüllt beim Dekanat ein oder stellen Sie den digitalen Antrag über Portal2. Hilfreiche Informationen zur digitalen Antragsstellung finden Sie in der Anleitung.
Nach Prüfung und Annahme Ihres Antrags erhalten Sie eine schriftliche Bestätigung über die Annahme zur Promotion durch Ihre Fakultät oder Abteilung.
Hinweis: Bei der digitalen Antragsstellung ist das Datenblatt für die Studierenden- und Prüfungsstatistik ausgefüllt beizufügen.
3. Sich immatrikulieren lassen
Wenn Sie von Ihrer Fakultät/Abteilung zur Promotion angenommen worden sind, sind Sie gemäß § 38 Absatz 5 Landeshochschulgesetz (LHG) zur Immatrikulation verpflichtet. Eine Ausnahme besteht für Promovierende, die hauptberuflich (das heißt mit 50 Prozent oder mehr der regelmäßigen Arbeitszeit gemäß TV-L) an der Universität beschäftigt sind: Diese können sich auf Antrag von der Immatrikulationspflicht befreien lassen.
Sofern Sie keine Befreiung beantragt haben, erfolgt die Immatrikulation automatisch. Wenige Tage nachdem Sie die Annahmebestätigung Ihrer Fakultät/Abteilung erhalten haben, informieren wir Sie per E-Mail über die vorgenommene Immatrikulation und senden Ihnen Ihre Immatrikulationsbescheinigungen zu. Gleichzeitig fordern wir Sie dazu auf, den Semesterbeitrag zu überweisen, um die Immatrikulation abzuschließen. Sobald Sie diesen überwiesen haben und er bei uns verbucht worden ist, bekommen Sie von uns Ihre Benutzerkennung für die UB- und IT-Services der Universität sowie das dazugehörige Initialpasswort.
Nach erfolgter Immatrikulation sind Sie verpflichtet, sich für das jeweils nächste Semester zurückzumelden. Erfolgt die Rückmeldung nicht fristgerecht, muss eine zusätzliche Säumnisgebühr gezahlt werden. Die Rückmeldepflicht endet, sobald Sie die mündliche Promotionsprüfung (Disputation/Rigorosum) erfolgreich ablegt haben.
Befreiung von der Immatrikulationspflicht
Um sich von der Immatrikulationspflicht befreien zu lassen, müssen Sie einen schriftlichen Antrag stellen – entweder zeitnah nach Ihrer Annahme als Doktorand*in oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt, sofern Sie ein Beschäftigungsverhältnis an der Universität Mannheim in obengenanntem Umfang aufnehmen. Wenn möglich, sollten Sie dabei die Mannheimer Semesterzeiten beachten, da Sie bei einer Immatrikulation mitten im Semester ebenfalls den vollen Semesterbeitrag entrichten müssen.
Den Antrag auf Befreiung von der Immatrikulationspflicht erhalten Sie zusammen mit dem Antrag auf Annahme als Doktorand*in im Downloadbereich. Vergessen Sie bei der Abgabe nicht, dem Antrag eine Kopie Ihres aktuellen Arbeitsvertrags beizulegen.
Gut zu wissen:
Bei Promovierenden ohne Anstellung an der Universität Mannheim begründet die Immatrikulation die Mitgliedschaft, also die Zugehörigkeit zur Universität. Bei Promovierenden mit einer Stelle an der Universität Mannheim ist die Mitgliedschaft an das Beschäftigungsverhältnis geknüpft. Wer immatrikuliert ist, kann seine aktiven und passiven Wahlrechte in der Statusgruppe der Promovierenden wahrnehmen, wer angestellt und von der Immatrikulationspflicht befreit ist, kann dies in der Gruppe der akademischen Mitarbeitenden tun. Auf Antrag ist für angestellte Promovierende, die sich nicht von der Immatrikulationspflicht befreien lassen wollen, der Wechsel in die Statusgruppe der Promovierenden möglich.
Die verschiedenen Statusgruppen während der Promotion:
Als Promovierende*r können Sie unterschiedlichen Statusgruppen angehören – je nachdem ob Sie immatrikuliert und/
Erfahren Sie hier, welche Statusgruppen und Berechtigungen es gibt und was Sie bei einem Wechsel in eine andere Statusgruppe beachten müssen: