Datenschutz­hinweise nach Art. 13, 14 DS-GVO anlässlich der Vergabe von öffentlichen Aufträgen (Stand: 16.6.2026)

Im Folgenden erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten, welche Rechts­grundlage uns das erlaubt, wie lange wir die Daten verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergegeben werden und welche Rechte Sie geltend machen können.

Das Beschaffungs­wesen der Universität Mannheim ist nach Beschaffungs­gegenständen und -werten organisiert. So ist es allen budgetführenden Einrichtungen der Universität Mannheim grundsätzlich möglich, bestimmte Waren und Leistungen bis zu bestimmten Wertgrenzen dezentral zu beschaffen (Beschaffungs­stellen für Direktaufträge), bestimmte und höherpreisige Beschaffungs­gegenstände hingegen werden durch zentrale Vergabe- und Beschaffungs­stellen beschafft (insbesondere bei förmlichen Vergabe­verfahren und Rahmenverträgen). Nachfolgend wird einheitlich von „zuständige Beschaffungs-/ Vergabestelle“ gesprochen, was alle bestellenden/beauftragenden, zentralen und dezentralen Einrichtungen der Universität Mannheim umfasst.

Ihre Daten werden im Rahmen des Auftrags/Vergabe­verfahrens dokumentiert und dem Bestellvorgang/der Vergabeakte beigelegt. Dies kann in Form von Ablage beleghafter Unter­lagen und Abspeichern von E-Mails, Angeboten und internen Dokumentations­vorlagen sowie durch das Anlegen eines Kreditors und ggf. Lieferanten im zentralen ERP-System der Universität Mannheim mit angebundenem Bestell­system erfolgen.

Die jeweils zuständige Beschaffungs-/Vergabestelle der Universität Mannheim erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die Sie ihr im Rahmen des Vergabe­verfahrens/ der Beauftragung zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:

1. Vor- und Nachname von Bieter*innen,
2. Geburtsdatum der Bieter*innen, soweit es sich um natürliche Personen handelt,
3. Staats­angehörigkeit der Bieter*innen, soweit es sich um natürliche Personen handelt,
4. Vor- und Nachname von Ansprechpersonen/Vertreter*innen der Bieter*innen
5. Postanschrift,
6. E-Mail-Adresse
7. Telefonnummer,
8. Bankverbindung,

9. Umsatzsteuer-ID bzw. Steueridentifikations­nummer und zuständiges Finanz­amt.

   Zusätzlich können bei Aufträgen über Waren über einer Wertgrenze von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer sowie Aufträge über Leistungen durch die zuständige Beschaffungs-/Vergabestelle der Universität Mannheim erhoben, verarbeitet und genutzt werden:

10. Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter der Bieter*innen,
11. Referenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleich­bare Leistungen,
12. Bonitätsdaten in Form von Umsätzen (ebenfalls zur Prüfung der Eignung/Qualifikation).

Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

Die jeweils zuständige Beschaffungs-/Vergabestelle der Universität Mannheim hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Unter­schwellenvergabeordnung (UVgO), die Verwaltungs­vorschrift der Landes­regierung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VwV Beschaffung) sowie die Landes­haushalts­ordnung (LHO).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Auftragsvergabe (Direktaufträge und formelle Vergabe­verfahren) und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. 2, 3 und 5 DS-GVO i. V. m. mit den spezialgesetzlichen Regelungen. Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Auftrag/Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind (vgl. § 57 VgV; § 42 Abs. 1 UVgO).

Im Falle einer Einwilligung erfolgt die Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. 1, Art. 9 Abs. 2 lit. 1 DS-GVO.

Sofern erforderlich, werden personenbezogene Daten verarbeitet, die aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Wettbewerbsregister (bei Auftragswerten über 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer), Presse, Internet) zulässigerweise gewonnen oder die der Universität Mannheim von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z. B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden.

Wir sind verpflichtet, 

• gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. 2 und 3 DS-GVO die Daten Ziff. 1.-3. und 5.-9. an die interne Finanz­buchhaltung zum Anlegen eines Kreditors für die Zahlungs­abwicklung
• gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. 2 DS-GVO die Daten Ziff. 1., 3.-7. und 9.-12. an die Bedarfsstellen der Auftraggeberin, für die/mit denen die Leistungs­erbringung erfolgen soll
• gemäß § 62 Abs. 2 VgV, § 46 Abs. 1 UVgO die Daten Ziff. 1. an die unter­legenen Bieter*innen, die einen Antrag stellen,
• gemäß §§ 155, 156, 160 Abs. 3 S. 1 GWB die Daten Ziff. 1. – 12. an die Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungs­präsidium Karlsruhe, zur Nach­prüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabe­bestimmungen sowie im Falle von Klagen den zuständigen Gerichten)

zu übermitteln.

Im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DS-GVO wird die Plattform Vergabe­markt­platz Baden-Württemberg vom Betreiber BITBW als Auftragsverarbeiter eingesetzt, sodass personenbezogene Daten, die für die Durchführung von formellen Vergabe­verfahren notwendig sind, auch dort gem. Art. 6 Abs. 1 lit. 2, 3 und 5 DS-GVO i. V. m. mit den spezialgesetzlichen Regelungen verarbeitet werden dürfen.

Darüber hinaus sind wir verpflichtet, 

• gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG, § 6 Abs. 1 S. 1 WRegG bei der Vergabe öffentlicher Aufträge ab einer Auftragssumme von 30.000 Euro ohne Umsatzsteuer eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister einzuholen für den*die Bieter*in, der*die den Zuschlag erhalten soll.
• gemäß gem. § 30 UVgO die Daten Ziff. 1. bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungs­vergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf unserer Internetseite (https://www.uni-mannheim.de/universitaet/organisation/stabsstellen/vergabe-und-beschaffung/ausschreibungen-und-vergabeverfahren/#c183589) zu informieren. Bei natürlichen Personen wird eine Einwilligung eingeholt oder der Name anonymisiert.

Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gelten die landes­rechtlichen Aufbewahrungs­fristen für Vergabe­unter­lagen und bei Vergaben im Rahmen von Drittmittel­projekten darüber hinaus die Vorgaben der jeweiligen Drittmittelgebenden. In der Regel werden die Vergabe­unter­lagen für die Dauer von 10 Jahren nach Erteilung des Zuschlags gespeichert. In Ausnahmefällen kann die Speicherdauer nach Vorgaben von Drittmittelgebenden bis zu 20 Jahre betragen.

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 20 DS-GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Über­mittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
• Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie die Einwilligung gegeben haben, das Recht, Ihre Einwilligung(en) jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung(en) bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird/werden.
• Bitte wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte an die jeweils zuständige Beschaffungs-/ Vergabestelle.
• gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landes­beauftragte für den Datenschutz und die Informations­freiheit Baden-Württemberg.

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. 5 DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an die jeweils zuständige Beschaffungs-/ Vergabestelle.