Aller Anfang muss nicht schwer sein: 15 Jahre Welcome Center

„Als ich nach Mannheim kam, war die Stadt für mich neu und ziemlich überwältigend. Dank des Welcome Centers wurde mein stressiger Umzug zu einer unkomplizierten und aufregenden Zeit.“ Es sind Erfahrungen wie diese des GESS-Doktoranden Jotham Talemwa, die die Teamleiterin Dr. Johanna Fernández Castro und die aktuell drei Mitarbeitenden des Welcome Centers der Universität Mannheim regelmäßig in ihrer Arbeit bestärken. Seit mehr als 15 Jahren bildet die an das Akademische Auslands­amt angedockte Einrichtung eine zentrale Anlaufstelle für internationale Forschende und ihre Familien, die für eine kurze Zeit oder längerfristig nach Mannheim kommen.

Die Arbeit des Welcome Centers ist Teil der Internationalisierungs­strategie der Uni Mannheim, die bis 2028 den internationalen Austausch in Lehre und Forschung gezielt ausbauen möchte. Bereits heute leistet es einen großen Beitrag dazu: Seit seiner Eröffnung im Frühjahrs-/Sommersemester 2010 hat es insgesamt 2.850 sogenannte Forschungs­mobilitäten begleitet – Forschungs­aufenthalte, die von wenigen Wochen bis zu mehreren Jahren gehen können. Bis heute hat das Welcome Center Wissenschaft­ler*innen, Promovierende und Gastforschende aus 77 Nationen betreut, dar­unter China, Slowenien, Italien, Indien und die USA. 

Mehr als nur Bürokratie

Derzeit unter­stützt das Welcome Center 250 Forschende von der Ankunft bis zum Ende ihres Aufenthalts in Mannheim. Einen wesentlichen Kern der Arbeit bildet die aufenthaltsrechtliche Begleitung: „Wir setzen schon Monate vor der Einreise an und sorgen dafür, dass das Thema Visum reibungs­los abläuft, helfen nach der Ankunft mit Behördengängen, der Wahl der Kranken­versicherung und unter­stützen mit den Arbeits­verträgen“, erzählt Julia Potapov, die seit mehr als acht Jahren in rechtlichen Belangen rund um den Aufenthalt berät.

Ein weiterer Bestandteil ist das von Uwe Fruth verwaltete Gästehaus, durch das aktuell 31 zentral gelegene Wohnungen für Kurzaufenthalte und Über­gangs­zeiten zur Verfügung stehen. „Das Gästehaus ist ein deutlicher Mehrwert für unsere Universität, den nicht alle Hochschulen bieten können“, sagt Fernández Castro.

Das Welcome Center steht den Forschenden dabei während des gesamten Aufenthalts in Mannheim zur Seite. „Man sollte die Belastung nicht unter­schätzen, ein Leben in einem anderen Land zu beginnen. Es kommen eigentlich immer wieder irgendwelche Fragen und Herausforderungen auf“, erläutert die Teamleiterin. Regelmäßige Veranstaltungen bieten den Neuankömmlingen die Möglichkeit, sich mit anderen zu vernetzen und Mannheim besser kennenzulernen.

Optimistisch in die Zukunft

Hierfür arbeitet das Team eng mit verschiedenen Abteilungen der Universität, der lokalen Ausländer­behörde und ähnlichen Einrichtungen anderer Hochschulen zusammen. Zudem ist das Welcome Center ein akkreditierter Kontaktpunkt des EURAXESS-Netzwerks, das internationale Wissenschaft­ler*innen weltweit miteinander vernetzt.

Eine besondere Herausforderung der letzten Jahre war die Corona-Pandemie: „Einige der Mitarbeitenden und ihre Familien waren hier gestrandet und konnten nicht zurückfliegen, weil schlicht und ergreifend nichts flog oder das Visum ausgereizt war“, erinnert sich Potapov. „Das war eine sehr herausfordernde Zeit, aber wir haben viel gelernt. Aus jeder Krise geht man dann doch stärker hervor.“

Nicht zuletzt deshalb blickt das Welcome Center in weiterhin turbulenten weltpolitischen Zeiten selbstbewusst in die Zukunft: „Wir müssen uns an die wandelnden Bedingungen immer wieder anpassen. Und dann können wir die internationalen Forschenden weiterhin bestmöglich unter­stützen, das ist schließlich unsere Kern­kompetenz“, schließt Fernández Castro ab.

Text: Julia Schöfthaler / April 2026