Foto: Staatliche Schlösser und Gärten Baden-Württemberg

Amtliche Beglaubigung

Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Dokumente korrekt beglaubigt sind.

Merkmale einer amtlichen Beglaubigung

Die amtliche Beglaubigung enthält in der Regel folgende Merkmale: Einen Beglaubigungs­vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie/Abschrift mit dem Original übereinstimmt, die Unterschrift des Beglaubigenden und den Abdruck des Dienstsiegels. Auf der Seite hochschul­start.de finden Sie ein Muster

Wer stellt eine amtliche Beglaubigung aus?

Amtlich beglaubigen kann jede öffentliche Stelle, die ein Dienstsiegel führt (zum Beispiel Gemeinden, Behörden, Notare, öffentlich-rechtlich organisierte Kirchen). Auch die jeweils ausstellende Institution kann die eigenen Dokumente beglaubigen. So kann Ihre Schule beispielsweise eine amtlich beglaubigte Kopie Ihres Abitur­zeugnisses erstellen. Nicht anerkannt werden Beglaubigungen von folgenden Stellen (auch wenn sie ein Siegel führen): Banken, Sparkassen, Krankenkassen, Versicherungen, Rechts­anwälten, Vereinen, Wirtschafts- oder Buchprüfern. 

Beglaubigung mehrerer Einzelblätter

Besteht die Kopie aus mehreren Einzelblättern, muss nachgewiesen werden, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es genügt, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungs­vermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter übereinandergelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint. 

Natürlich kann auch jede Seite gesondert beglaubigt werden. Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an, muss sich der Beglaubigungs­vermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen (zum Beispiel „Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt“). Ist dies nicht der Fall, müssen Vorder- und Rückseite gesondert beglaubigt werden.

Siegel

Befindet sich auf dem Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein sogenanntes Prägesiegel), so wird dieses in der Regel auf der Kopie nicht sichtbar sein. Der Beglaubigungs­vermerk auf der Kopie muss dann dahin erweitert werden, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.

Amtliche Beglaubigung im Ausland

Gültige Beglaubigungen erhalten Sie außerhalb Deutschlands beispielsweise bei Botschaften, Notaren, öffentlichen Verwaltungen oder staatlichen Behörden. Eine Apostille (Beglaubigungs­form) wird natürlich akzeptiert, ist aber nicht zwingend notwendig. Korrekte Beglaubigungen sollten einen offiziellen Stempel, eine Unterschrift und ein Dienstsiegel tragen.
Bitte beachten Sie, dass Beglaubigungen von Banken, Krankenkassen, Militärangehörigen, Ärzten und ähnlichen Stellen nicht berücksichtigt werden können. Das Abschlusszeugnis und der Notenauszug werden sowohl mit Original­unterschrift und -stempel der jeweiligen Hochschule als auch im versiegelten Umschlag akzeptiert.