Information zur Umsetzung der datenschutz­rechtlichen Vorgaben nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen

Die jeweils zuständige Vergabestelle der Universität Mannheim verarbeitet im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge neben unternehmens­bezogenen auch personenbezogene Daten. Mit diesem Datenschutz­hinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren.

1. Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung?

Universität Mannheim, vertreten durch die jeweils zuständige Vergabestelle (siehe Vergabe­unterlagen der entsprechenden Ausschreibung)
L 1, 1
68131 Mannheim

2. Wie sind die Kontaktdaten der/des Datenschutz­beauftragten?

Datenschutz­beauftragte der Universität Mannheim
L 1,1
68131 Mannheim

E-Mail: datenschutzbeauftragtemail-uni-mannheim.de
Tel.: +49 621 181–1126
Fax.: +49 621 181–1089

3. Was sind die Rechts­grundlage und der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten?

Die jeweils zuständige Vergabestelle der Universität Mannheim hat bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Vergaberecht zu beachten. Dazu gehören insbesondere das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV), die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) sowie die Landes­haushalts­ordnung (LHO).

Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Durchführung des Vergabe­verfahrens und erfolgt auf Grundlage von § 4 LDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DS-GVO.
Ohne die Daten sowie die erforderlichen Auskünfte kann kein Zuschlag erteilt werden, da abgegebene Angebote unvollständig und damit auszuschließen sind.

4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Die jeweils zuständige Vergabestelle der Universität Mannheim erhebt, verarbeitet und nutzt die Daten, die Sie ihr im Rahmen des Vergabe­verfahrens zur Verfügung stellen. Das sind insbesondere:

• Persönliche Kontaktdaten und Namen von Bieter*innen, soweit es sich um natürliche Personen oder Personen­gesellschaften handelt, und Kontaktdaten von Ansprechpersonen der Bieter (z.B. Vor- und Nachname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer),
• Daten zur Qualifikation/Eignung eingesetzter Beschäftigter des Bieters undReferenzen über in der Vergangenheit ausgeführte vergleichbare Leistungen.
• Zudem werden – soweit für die Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich – personenbezogene Daten verarbeitet, die aus öffentlich zugänglichen Quellen (Handels- und Vereinsregister, Gewerbezentralregister bzw. Wettbewerbsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewonnen oder die der Universität Mannheim von anderen Behörden des Bundes und der Länder oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunfteien) berechtigt übermittelt werden.

Eine Datenerhebung darüber hinaus erfolgt nur, sofern wir dazu rechtlich verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben.

5. Wie verarbeiten wir diese Daten?

Ihre Daten werden im Rahmen des Vergabe­verfahrens dokumentiert und der Vergabeakte beigelegt.

6. Werden die personenbezogenen Daten weitergegeben?

Alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen verarbeitet werden, werden nur dann weitergegeben, wenn die Übermittlung gesetzlich zulässig ist oder Sie in die Übermittlung eingewilligt haben.
Zu den Empfängern aufgrund einer gesetzlich zulässigen Übermittlung können insbesondere gehören:

• Unterlegene Bieter, die einen Antrag nach § 62 Abs. 2 VgV stellen bzw. gemäß § 46 Abs. 1 UVgO über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes sowie den Namen des erfolgreichen Bieters zu unterrichten sind.
• Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge bei einer Auftragssumme ab 30 000 Euro (ohne Umsatzsteuer) muss der öffentliche Auftraggeber für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (künftig: Wettbewerbsregister) einholen.
• Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb und Verhandlungs­vergaben ohne Teilnahmewettbewerb ab einem Auftragswert von 25 000 Euro wird für die Dauer von drei Monaten über jeden vergebenen Auftrag auf unserer Internetseite (https://www.uni-mannheim.de/universitaet/organisation/stabsstellen/vergabe-und-beschaffung/ausschreibungen-und-vergabeverfahren/#c183589) informiert. Diese Information enthält zumindest auch den Namen des beauftragten Unternehmens.
•  Die Stelle zur Nach­prüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabe­bestimmungen (Vergabekammer).
•  Gerichte im Falle von Klagen.

7. Wie lange werden personenbezogene Daten verarbeitet?

Für die Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten gelten die landes­rechtlichen Aufbewahrungs­fristen für Vergabe­unterlagen und bei Vergaben im Rahmen von Drittmittel­projekten darüber hinaus die Vorgaben der jeweiligen Drittmittelgebenden In der Regel werden die Vergabe­unterlagen für die Dauer von zehn Jahre nach Erteilung des Zuschlags gespeichert. In Ausnahmefällen kann die Speicherdauer bis zu 20 Jahre betragen.

8. Welche Rechte haben betroffene Personen?

Sie haben nach der DS-GVO verschiedene Rechte. Nähere Informationen ergeben sich insbesondere aus Art. 15 bis 18 und 21 DS-GVO.
In einigen Fällen gilt, dass das Recht nicht in Anspruch genommen werden kann oder darf. Sofern dies gesetzlich unzulässig ist, teilen wir Ihnen den Grund für die Verweigerung mit.

Recht auf Auskunft
Es besteht ein Recht auf Auskunft der von der jeweils zuständigen Vergabestelle verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Recht auf Berichtigung
Es besteht ein Recht auf Berichtigung, sofern die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht (mehr) zutreffend sind. Bei unvollständigen Daten kann – unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung – eine Vervollständigung verlangt werden.

Recht auf Löschung
Die betroffene Person kann die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Der Anspruch hängt jedoch u.a. davon ab, ob die Daten noch zur Erfüllung der Aufgaben benötigt werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Die betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse besteht.

Recht auf Widerspruch
Soweit die personenbezogenen Daten der Betroffenen auf Grundlage von § 4 LDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO verarbeitet werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu widersprechen, sofern nicht ein überwiegendes öffentliches Interesse oder eine Rechts­vorschrift dem entgegensteht. Ebenso kann entgegenstehen, wenn die Verarbeitung für die Durchführung des Vergabe­verfahrens oder die Abwicklung des Vertrages weiterhin erforderlich ist.

Der Widerspruch ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der jeweils zuständigen Vergabestelle (siehe Ziff. 1 bzw. einschlägige Vergabe­unterlagen) zu richten.

Recht auf Widerruf
Jede betroffene Person hat das Recht, sofern personenbezogene Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, diese Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt von dem Widerruf unberührt.

Der Widerruf ist an die für die Datenverarbeitung verantwortliche Person der Vergabestelle (siehe Ziff. 1 bzw. einschlägige Vergabe­unterlagen) zu richten.

Recht auf Beschwerde
Jede betroffene Person kann sich unbeschadet anderweitiger Rechts­behelfe mit einer Beschwerde an den Landes­beauftragten für den Datenschutz und die Informations­freiheit wenden, wenn sie der Auffassung ist, dass die Auskunft gebende Stelle ihren Pflichten nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.

Der Landes­beauftragte für den Datenschutz und die Informations­freiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Tel.: +49 711 61 55 41–0
Fax: +49 711 61 55 41 – 15
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de