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Datenschutz­informationen der Universitäts­bibliothek

Die Universitäts­bibliothek informiert gem. Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über ihre spezifischen Datenverarbeitungs­prozesse. Bitte beachten Sie die allgemeinen Datenschutz­informationen zu unseren Webseiten in der Datenschutz­erklärung der Universität Mannheim.

I. Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutz­beauftragten

1. Verantwortlicher

Universität Mannheim
Schloss
68131 Mannheim
Tel.: 0621 181-1001
E-Mail: rektor(at)uni-mannheim.de

2. Datenschutz­beauftragte

Datenschutz­beauftragte der Universität Mannheim
L 1,1
68131 Mannheim
E-Mail: datenschutzbeauftragte(at)uni-mannheim.de
Tel.: 0621 181-1126

II. Chat

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie den Chat der Universitäts­bibliothek nutzen, werden Beginn und Ende des Chats und der Chatverlauf protokolliert und die Chatprotokolle für zwei Tage gespeichert. Sie können ein Protokoll des Chats anfordern, bevor der Chat beendet wird.

Die Universitäts­bibliothek Mannheim erstellt quantitative Statistiken über die Anzahl und Uhrzeit der Anfragen. Personenbezogene Daten werden dabei nicht verarbeitet.

2. Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 Landes­datenschutz­gesetz Baden-Württemberg (LDSG). Rechts­grundlage für die Speicherung der Chatprotokolle ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist erforderlich, damit Sie den Chat nutzen können. Chatprotokolle werden für zwei Tage gespeichert, um Chats bei einem Verdacht auf Missbrauch des Service oder auf Straftaten nachvollziehen zu können.

4. Dauer der Speicherung

Nach zwei Tagen werden die Chatprotokolle automatisch gelöscht.

III. Formulare

Wenn Sie uns per Formular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular mit dem Zeitpunkt des Sendens zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert, in eine E-Mail übernommen und an das zuständige Bibliothekspersonal weitergeleitet. Der E-Mail-Versand wird mit Absender, Empfänger und Zeitpunkt protokolliert. E-Mail-Protokolle werden nach spätestens zwei Wochen gelöscht. Wenn Medien für Sie bereitgestellt werden sollen, werden die dazu erforderlichen Angaben in das Bibliothekssystem übernommen.

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG.

Die Angaben in den Pflichtfeldern sind erforderlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wenn Pflichtangaben fehlen, kann Ihre Anfrage nicht bearbeitet werden.

Wenn Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde, werden Ihre Angaben gelöscht.

1. Online-Anmeldung für Privatpersonen und Angehörige von kooperierenden Einrichtungen

Wenn Sie sich anmelden, werden Ihre Angaben aus dem Formular an die Universität Mannheim weitergegeben und im Bibliothekssystem gespeichert.

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG und § 5 Abs. 7 der Benutzungs­ordnung der Universitäts­bibliothek Mannheim.

Die Verarbeitung Ihrer Daten dient der Nutzerverwaltung, der Ausleihe von Medien und der Authentifizierung für die Nutzung elektronischer Angebote. Die Angaben in den Pflichtfeldern sind gemäß § 5 Abs. 7 der Benutzungs­ordnung der Universitäts­bibliothek Mannheim vom 6. November 2009 und § 3 Abs. 3 der Verwaltungs- und Benutzungs­ordnung für Informations­verarbeitungs­systeme der Universität Mannheim vom 20. Juni 2001 (PDF, 29 KB) erforderlich, um Ihre Anmeldung zu bearbeiten. Wenn Pflichtangaben fehlen, kann Ihre Anmeldung nicht bearbeitet werden.

Wenn Ihre Nutzungs­berechtigung nach Fristablauf oder auf Ihren Wunsch endet, werden Ihre Angaben gelöscht.

2. Fernleihe

Wenn Sie eine Fernleihbestellung aufgeben, werden Ihre Angaben aus dem Formular zur Bearbeitung der Anfrage im Bibliothekssystem gespeichert. Die Bestelldaten und eine lokale Nutzer-ID werden dann an das Fernleihportal des Bibliotheksservice-Zentrums Baden-Württemberg sowie an die liefernde Bibliothek weitergeleitet. Ihr Name wird nicht weitergegeben.

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG.

Die Angaben in den Pflichtfeldern sind erforderlich, um Ihre Anmeldung zu bearbeiten. Wenn Pflichtangaben fehlen, kann Ihre Anmeldung nicht bearbeitet werden.

Maximal 90 Tage nach Abschluss der Fernleihe werden Ihre Angaben im Bibliothekssystem anonymisiert.

3. Antrag auf Übernahme von Open-Access-Publikations­kosten

a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie uns einen Antrag auf Übernahme von Publikations­kosten zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular mit dem Zeitpunkt des Sendens zur Bearbeitung des Antrags gespeichert, in eine E-Mail übernommen und an das zuständige Bibliothekspersonal weitergeleitet. Zugleich werden Ihre Angaben automatisch in MADOC und in das Bibliothekssystem übernommen und dort gespeichert.

Wird Ihr Artikel mit einer Förderung aus dem Publikations­fonds veröffentlicht, gibt die Universitäts­bibliothek die Rechnung zur Anweisung der Zahlung an das Dezernat IV (Finanzen und Beschaffung) der Universität weiter. Außerdem gibt sie Ihre Angaben zur Abwicklung der Bezahlung möglicherweise an den Verlag weiter, bei dem Ihr Artikel veröffentlicht wird.

Zu Berichtszwecken werden Ihre Angaben an die Förderer des Open-Access-Publikations­fonds weitergegeben. Außerdem plant die Universitäts­bibliothek, für statistische Zwecke die Summe, mit der ein Artikel gefördert wurde, das Jahr, die Institution und die DOI des Artikels an die Plattform Open APC weiterzugeben.

Wird Ihr Artikel mit Mitteln des Mannheimer Zentrums für Europäische Sozialforschung (MZES) gefördert, gibt die Universitäts­bibliothek Ihre Angaben zur Bearbeitung des Antrags an das MZES weiter.

b) Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG. Rechts­grundlage für die Weiterverarbeitung der personenbezogenen Daten für statistische Zwecke ist zudem § 13 Abs. 1 LDSG.

c) Zweck der Datenverarbeitung

Die Angaben in den Pflichtfeldern sind erforderlich, um Ihren Antrag zu bearbeiten. Wenn Pflichtangaben fehlen, kann Ihr Antrag nicht bearbeitet werden. Ihre Angaben werden außerdem für statistische Auswertungen über den Publikations­fonds weiterverarbeitet.

d) Dauer der Speicherung

Wird Ihr Artikel mit einer Förderung aus dem Publikations­fonds veröffentlicht, bleiben Ihre Angaben in MADOC und im Bibliothekssystem gespeichert. Zudem weist die UB den veröffentlichten Artikel in der Universitäts­bibliographie auf dem Publikations­server MADOC nach und kennzeichnet ihn als geförderten Artikel. Die übrigen Daten werden nach unserer abschließenden Bearbeitung gelöscht.

Wird Ihr Artikel nicht mit einer Förderung aus dem Publikations­fonds veröffentlicht, bleiben Ihre Angaben im Bibliothekssystem für statistische Zwecke gespeichert. Die übrigen Daten werden nach unserer abschließenden Bearbeitung gelöscht.

IV. Sitzplatz­buchung

Die Universitäts­bibliothek Mannheim bietet Nutzerinnen und Nutzern über das Reservierungs­system MARS die Möglichkeit, Arbeits­plätze in den Bibliotheks­bereichen zu buchen.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Um Sitzplätze zu buchen, Ihre Buchungen anzeigen zu lassen, zu ändern oder zu löschen, müssen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (Uni-ID und Passwort) am Reservierungs­system MARS anmelden.

Weitere Angaben zu Ihrer Person werden aus dem Identity-Management der Universitäts-IT abgefragt. Ihre Benutzer­gruppe wird geprüft, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Nutzerinnen und Nutzer Sitzplätze buchen. Ihr Name wird angezeigt, solange Sie im Reservierungs­system MARS angemeldet sind. Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse werden verwendet, um Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail zu senden, falls Sie diese Option wählen. E-Mails werden mit Absender, Empfänger und Zeitpunkt protokolliert. E-Mail-Protokolle werden nach spätestens zwei Wochen gelöscht.

Im System MARS werden Ihre Uni-ID, Ihre Buchungen mit Tag und Ort und Ihre Gruppen­zugehörigkeit bis zu drei Tage nach dem Buchungs­datum gespeichert.

Beim Betreten und Verlassen der Bibliothek werden Ort und Zeitpunkt zusammen mit der ID Ihrer ecUM-Karte oder Ihres Bibliotheksausweises erfasst. Die ID wird beim Betreten mit einer eventuell vorhandenen Buchung und Ihrem Benutzerstatus abgeglichen, um Ihre Zutrittsberechtigung zu prüfen. Wenn Sie keinen Zutritt erhalten, werden die Daten sofort gelöscht, ansonsten werden die Daten vier Wochen nach dem Besuch des Bibliotheks­bereichs gelöscht.

2. Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 4 LDSG.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung dient der Sitzplatz­buchung in den Bibliotheks­bereichen.

4. Kategorien von Empfängern

Interne Empfänger sind diejenigen Beschäftigten der Universitäts­bibliothek, die die Daten zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben benötigen.

5. Dauer der Speicherung, Beseitigungs­möglichkeit

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Das gilt nicht, sofern abweichend davon ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungs­zeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechts­durchsetzung (gesetzlichen Verjährungs­fristen) erforderlich ist. Sofern Daten lediglich zu diesen Zwecken verarbeitet werden, ist auch hier der Datenzugriff auf das dafür nötige Maß beschränkt.

Die im System MARS gespeicherten Daten werden spätestens drei Tage nach dem Datum der jeweiligen Buchung gelöscht. Ihre Buchungen können Sie im Reservierungs­system MARS bis zum Buchungs­tag löschen.

Die beim Betreten und Verlassen des Bibliotheks­bereichs erfassten Daten werden vier Wochen nach dem Besuch gelöscht.

V. Corona-bedingte Kontaktnachverfolgung beim Besuch der Bibliotheks­bereiche und des InfoCenters der UB

Nach der Corona-Verordnung sind wir verpflichtet, die unten genannten Daten zu erheben. Beim Besuch eines Bibliotheks­bereichs erheben wir die Daten in der Regel über das Einlesen Ihrer ecUM-Karte beim Check-in und Check-out. Beim Besuch des InfoCenters erfassen wir die Daten vor Ort über ein Papier- oder Webformular.

1. Verarbeitete Datenkategorien

Wenn Sie eine ecUM oder einen Bibliotheksausweis haben: in der Regel ID der ecUM-Karte oder des Bibliotheksausweises, Tag, Uhrzeit und Ort des Check-ins und Check-outs. Anhand dieser Daten werden auf Verlangen der zuständigen Behörde Ihr Name und Ihre Kontaktdaten zur Nachverfolgung von Infektions­ketten verarbeitet und übermittelt.

Wenn Sie keine ecUM und keinen Bibliotheksausweis haben: Name, Vorname, Anschrift, Tag, Uhrzeit und Ort des Kommens und Gehens. Diese Daten werden auf Verlangen der zuständigen Behörde zur Nachverfolgen von Infektions­ketten übermittelt.

2. Zweck der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe der personenbezogenen Daten

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Nachverfolgung von Infektions­ketten im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie. Ohne Angabe der Daten ist ein Besuch der Bibliotheks­bereiche nicht möglich.

3. Rechts­grundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i. V. m. § 14 S.1 Nr. 1 i. V. m. § 6 CoronaVO BW.

Art. 6 Abs. 1 lit c. DS-GVO i. V. m. § 10 Abs. 1 i. V. m. § 6 CoronaVO BW.

Art. 6 Abs. 1 lit c. DS-GVO i. V. m. § 4 Abs. 1 Nr. 2 CoronaVO Studien­betrieb und Kunst i. V. m. § 6 CoronaVO BW.

4. Empfänger

Interne Empfänger sind diejenigen Beschäftigten der Universitäts­bibliothek, die die Daten zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben benötigen.

Externe Empfänger können Beschäftigte des Wachdienstes sein.

Die erhobenen Daten werden von der UB Mannheim auf Verlangen an die zuständige Behörde übermittelt, sofern und soweit dies zur Nachverfolgung von möglichen Infektions­wegen erforderlich ist.

5. Dauer der Speicherung

Die Daten werden vier Wochen nach dem Besuch des Bibliotheks­bereichs oder des InfoCenters gelöscht.

VI. MAJOURNALS

MAJOURNALS unterstützt mit Hilfe der Software Open Journal Systems (OJS) Wissenschaft­lerinnen und Wissenschaft­ler der Universität Mannheim beim Herausgeben von Open-Access-Zeitschriften, Open-Access-Konferenzreihen und der Präsentation der dort veröffentlichten Artikel. Herausgeberinnen und Herausgeber, Gutachterinnen und Gutachter, Autorinnen und Autoren können sich für die Nutzung der Software auf der Website registrieren, um Artikel einzureichen, die Begutachtung über OJS abzuwickeln und Open-Access-Artikel zu veröffentlichen.

1. Registrierung

a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie sich bei MAJOURNALS registrieren, werden Ihre Angaben aus dem Formular, Datum und Uhrzeit der Registrierung gespeichert. Wenn Sie registriert sind, werden zudem Ihre persönlichen Einstellungen und das Datum der letzten Anmeldung gespeichert.

b) Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

c) Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Angaben in den Pflichtfeldern sind erforderlich, um einen persönlichen Account einzurichten. Wenn Sie sich als Autor/in oder externe/r Gutachter/in registrieren, dient die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten der Kommunikation zwischen Herausgebern, Autoren und Gutachtern und der Herausgabe der Zeitschrift. Die Verarbeitung des Registrierungs­datums und des Datums der letzten Anmeldung dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder Ihrer Daten zu verhindern.

d) Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten bleiben bis zu einem Widerruf dauerhaft gespeichert. Ihre personenbezogenen Angaben können Sie jederzeit ändern. Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widerrufen. Senden Sie dazu eine E-Mail an publishing(at)bib.uni-mannheim.de. Ihr Account oder einzelne Daten werden dann gelöscht.

2. Einreichung, Begutachtung und Veröffentlichung von Beiträgen

Bei der Einreichung und Begutachtung von Artikeln entstehen weitere personenbezogene Daten. Rechts­grundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG. Diese personenbezogenen Daten bleiben dauerhaft gespeichert.

Wenn Ihr Artikel veröffentlicht wurde, bleiben Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft gespeichert. Metadaten zu publizierten Artikeln werden veröffentlicht und an Dritte zum Zweck der DOI-Registrierung, zum Nachweis in Katalogen, Auffindbarkeit über Suchmaschinen und zur Langzeitarchivierung weitergegeben. Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG.

VII. Kommentarfunktion im Blog

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Universitäts­bibliothek informiert mit Hilfe der Blogsoftware WordPress über Neuigkeiten aus der UB. Sie können diese Beiträge kommentieren und Ihren Namen oder ein Pseudonym angeben. Die Kommentare werden nach Prüfung vom Team der UB veröffentlicht.

Wenn Sie einen Kommentar posten, werden von Ihnen folgende Angaben gespeichert:

  • Name bzw. Pseudonym
  • E-Mail-Adresse
  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Inhalt des Kommentars

Ihre E-Mail-Adresse und IP-Adresse werden nicht veröffentlicht.

2. Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Rechts­grundlage für die Speicherung der IP-Adresse ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten dient dazu, einen Missbrauch des Dienstes zu verhindern, und erlaubt uns eine persönliche Kontaktaufnahme per E-Mail.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungs­möglichkeit

Ihre IP-Adresse und E-Mail-Adresse werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Die weiteren im Rahmen des Kommentars angegebenen Daten bleiben bis zu einem Widerruf dauerhaft gespeichert. Sie können Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widerrufen. Senden Sie dazu eine E-Mail an info(at)bib.uni-mannheim.de. Ihr Kommentar wird dann gelöscht.

VIII. Google-Plugins

Auf unserem Publikations­server MADOC sind Plugins von Google, Anbieter Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA, eingebunden.

Wenn Sie unsere Seiten besuchen, baut Ihr Browser über das Plugin eine direkte Verbindung mit dem Google-Server auf. Google erhält dadurch die Information, dass Sie unsere Seite besucht haben. Wenn Sie bei Google+ bzw. Google mit Ihrem Account eingeloggt sind, kann Google den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wenn Sie dies nicht wünschen, loggen Sie sich bitte vor Ihrem Besuch unserer Seiten aus Ihrem Google-Benutzerkonto aus.

Wir erhalten keine Kenntnis von den übermittelten Daten und deren Nutzung durch Google. Informationen über den Zweck und Umfang der Datenerhebung, die weitere Verarbeitung und Nutzung der Daten durch Google sowie Ihre diesbezüglichen Rechte entnehmen Sie bitte den Datenschutz­hinweisen von Google. Die Universität Mannheim übernimmt keine Verantwortung für diese Inhalte oder für die Privacy Policy.

IX. Ihre Rechte als Betroffene oder Betroffener

  • Sie haben das Recht, von der Universität Mannheim Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DS-GVO zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte personenbezogene Daten gemäß Art. 16 DS-GVO berichtigen zu lassen.
  • Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO).
  • Außerdem haben Sie in dem Fall, in dem Sie die Einwilligung zur Datenverarbeitung gegeben haben, das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.
  • Erfolgt der Widerspruch im Rahmen eines Vertrags­verhältnisses kann dies zur Folge haben, dass eine Vertragsdurchführung nicht mehr möglich ist.
  • Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die datenschutz­rechtlichen Vorschriften verstößt (Art. 77 DS-GVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landes­beauftragte für den Datenschutz und die Informations­freiheit Baden-Württemberg.

X. Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.