Datenschutz­informationen der Universitäts­bibliothek

Die Universitäts­bibliothek informiert gem. Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über ihre spezifischen Datenverarbeitungs­prozesse. Bitte beachten Sie die allgemeinen Datenschutz­informationen zu unseren Webseiten in der Datenschutz­erklärung der Universität Mannheim.

I. Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutz­beauftragten
II. Chat
III. Formulare
IV. MAJOURNALS
V. DokuWikis
VI. Kommentarfunktion im Blog
VII. Videokonferenzen
VIII. Google-Plugins
IX. Ihre Rechte als Betroffene oder Betroffener
X. Recht auf Widerspruch gem. Art. 21 DS-GVO

1. Verantwortlicher

Universität Mannheim
Schloss
68131 Mannheim
Tel.: +49 621 181–1001
E-Mail: rektor uni-mannheim.de

2. Datenschutz­beauftragte

Datenschutz­beauftragte der Universität Mannheim
L 1,1
68131 Mannheim
E-Mail: datenschutzbeauftragte uni-mannheim.de
Tel.: +49 621 181–1126

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie den Chat der Universitäts­bibliothek nutzen, werden Beginn und Ende des Chats und der Chatverlauf protokolliert und die Chatprotokolle für zwei Tage gespeichert. Sie können ein Protokoll des Chats anfordern, bevor der Chat beendet wird.

Die Universitäts­bibliothek Mannheim erstellt quantitative Statistiken über die Anzahl und Uhrzeit der Anfragen. Personenbezogene Daten werden dabei nicht verarbeitet.

2. Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 Landes­datenschutz­gesetz Baden-Württemberg (LDSG). Rechts­grundlage für die Speicherung der Chatprotokolle ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist erforderlich, damit Sie den Chat nutzen können. Chatprotokolle werden für zwei Tage gespeichert, um Chats bei einem Verdacht auf Missbrauch des Service oder auf Straftaten nachvollziehen zu können.

4. Dauer der Speicherung

Nach zwei Tagen werden die Chatprotokolle automatisch gelöscht.

Wenn Sie uns per Formular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular mit dem Zeitpunkt des Sendens zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert, in eine E-Mail übernommen und an das zuständige Bibliothekspersonal weitergeleitet. Der E-Mail-Versand wird mit Absender, Empfänger und Zeitpunkt protokolliert. E-Mail-Protokolle werden nach spätestens zwei Wochen gelöscht. Wenn Medien für Sie bereitgestellt werden sollen, werden die dazu erforderlichen Angaben in das Bibliotheks­system übernommen.

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG.

Die Angaben in den Pflichtfeldern sind erforderlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wenn Pflichtangaben fehlen, kann Ihre Anfrage nicht bearbeitet werden.

Wenn Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde, werden Ihre Angaben gelöscht.

1. Online-Anmeldung für Privatpersonen und Angehörige von kooperierenden Einrichtungen

Wenn Sie sich anmelden, werden Ihre Angaben aus dem Formular an die Universität Mannheim weitergegeben und im Bibliotheks­system gespeichert.

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG und § 5 Abs. 7 der Benutzungs­ordnung der Universitäts­bibliothek Mannheim.

Die Verarbeitung Ihrer Daten dient der Nutzerverwaltung, der Ausleihe von Medien und der Authentifizierung für die Nutzung elektronischer Angebote. Die Angaben in den Pflichtfeldern sind gemäß § 5 Abs. 7 der Benutzungs­ordnung der Universitäts­bibliothek Mannheim vom 6. November 2009 und § 3 Abs. 3 der Verwaltungs- und Benutzungs­ordnung für Informations­verarbeitungs­systeme der Universität Mannheim vom 20. Juni 2001 (PDF, 29 KB) erforderlich, um Ihre Anmeldung zu bearbeiten. Wenn Pflichtangaben fehlen, kann Ihre Anmeldung nicht bearbeitet werden.

Wenn Ihre Nutzungs­berechtigung nach Fristablauf oder auf Ihren Wunsch endet, werden Ihre Angaben gelöscht.

2. Fernleihe

Wenn Sie eine Fernleihbestellung aufgeben, werden Ihre Angaben aus dem Formular zur Bearbeitung der Anfrage im Bibliotheks­system gespeichert. Die Bestelldaten und eine lokale Nutzer-ID werden dann an das Fernleihportal des Bibliotheksservice-Zentrums Baden-Württemberg sowie an die liefernde Bibliothek weitergeleitet. Ihr Name wird nicht weitergegeben.

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG.

Die Angaben in den Pflichtfeldern sind erforderlich, um Ihre Anmeldung zu bearbeiten. Wenn Pflichtangaben fehlen, kann Ihre Anmeldung nicht bearbeitet werden.

Maximal 90 Tage nach Abschluss der Fernleihe werden Ihre Angaben im Bibliotheks­system anonymisiert.

3. Antrag auf Übernahme von Open-Access-Publikations­kosten

a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie uns einen Antrag auf Übernahme von Publikations­kosten zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular mit dem Zeitpunkt des Sendens zur Bearbeitung des Antrags gespeichert, in eine E-Mail übernommen und an das zuständige Bibliothekspersonal weitergeleitet. Zugleich werden Ihre Angaben automatisch in MADOC und in das Bibliotheks­system übernommen und dort gespeichert.

Wird Ihr Artikel mit einer Förderung aus dem Publikations­fonds veröffentlicht, gibt die Universitäts­bibliothek die Rechnung zur Anweisung der Zahlung an das Dezernat IV (Finanzen und Beschaffung) der Universität weiter. Außerdem gibt sie Ihre Angaben zur Abwicklung der Bezahlung möglicherweise an den Verlag weiter, bei dem Ihr Artikel veröffentlicht wird.

Zu Berichtszwecken werden Ihre Angaben an die Förderer des Open-Access-Publikations­fonds weitergegeben. Außerdem plant die Universitäts­bibliothek, für statistische Zwecke die Summe, mit der ein Artikel gefördert wurde, das Jahr, die Institution und die DOI des Artikels an die Plattform Open APC weiterzugeben.

Wird Ihr Artikel mit Mitteln des Mannheimer Zentrums für Europäische Sozialforschung (MZES) gefördert, gibt die Universitäts­bibliothek Ihre Angaben zur Bearbeitung des Antrags an das MZES weiter.

b) Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG. Rechts­grundlage für die Weiterverarbeitung der personenbezogenen Daten für statistische Zwecke ist zudem § 13 Abs. 1 LDSG.

c) Zweck der Datenverarbeitung

Die Angaben in den Pflichtfeldern sind erforderlich, um Ihren Antrag zu bearbeiten. Wenn Pflichtangaben fehlen, kann Ihr Antrag nicht bearbeitet werden. Ihre Angaben werden außerdem für statistische Auswertungen über den Publikations­fonds weiterverarbeitet.

d) Dauer der Speicherung

Wird Ihr Artikel mit einer Förderung aus dem Publikations­fonds veröffentlicht, bleiben Ihre Angaben in MADOC und im Bibliotheks­system gespeichert. Zudem weist die UB den veröffentlichten Artikel in der Universitäts­bibliographie auf dem Publikations­server MADOC nach und kennzeichnet ihn als geförderten Artikel. Die übrigen Daten werden nach unserer abschließenden Bearbeitung gelöscht.

Wird Ihr Artikel nicht mit einer Förderung aus dem Publikations­fonds veröffentlicht, bleiben Ihre Angaben im Bibliotheks­system für statistische Zwecke gespeichert. Die übrigen Daten werden nach unserer abschließenden Bearbeitung gelöscht.

4. Anmeldung zu ZWÖLFDREISSIG für Studierende der HAW und DHBW

Wenn Sie sich für einen ZWÖLFDREISSIG-Kurs anmelden, wird nur Ihre E-Mail-Adresse mit dem Zeitpunkt des Sendens gespeichert. Ihre E-Mail-Adresse wird verwendet, um Ihnen einen Link zum Online-Kurs zu senden.

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG.

Die Angabe der E-Mail-Adresse ist erforderlich, um Ihnen den Link zum Online-Kurs zur Verfügung zu stellen. Ohne Angabe Ihrer E-Mail-Adresse kann Ihre Anmeldung nicht bearbeitet werden.

Nach dem Ende des Kurses werden Ihre Daten gelöscht.

MAJOURNALS unterstützt mit Hilfe der Software Open Journal Systems (OJS) Wissenschaft­lerinnen und Wissenschaft­ler der Universität Mannheim beim Herausgeben von Open-Access-Zeitschriften, Open-Access-Konferenzreihen und der Präsentation der dort veröffentlichten Artikel. Herausgeberinnen und Herausgeber, Gutachterinnen und Gutachter, Autorinnen und Autoren können sich für die Nutzung der Software auf der Website registrieren, um Artikel einzureichen, die Begutachtung über OJS abzuwickeln und Open-Access-Artikel zu veröffentlichen.

1. Registrierung

a) Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wenn Sie sich bei MAJOURNALS registrieren, werden Ihre Angaben aus dem Formular, Datum und Uhrzeit der Registrierung gespeichert. Wenn Sie registriert sind, werden zudem Ihre persönlichen Einstellungen und das Datum der letzten Anmeldung gespeichert.

b) Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

c) Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Angaben in den Pflichtfeldern sind erforderlich, um einen persönlichen Account einzurichten. Wenn Sie sich als Autor/in oder externe/r Gutachter/in registrieren, dient die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten der Kommunikation zwischen Herausgebern, Autoren und Gutachtern und der Herausgabe der Zeitschrift. Die Verarbeitung des Registrierungs­datums und des Datums der letzten Anmeldung dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder Ihrer Daten zu verhindern.

d) Dauer der Speicherung

Ihre personenbezogenen Daten bleiben bis zu einem Widerruf dauerhaft gespeichert. Ihre personenbezogenen Angaben können Sie jederzeit ändern. Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit widerrufen. Senden Sie dazu eine E-Mail an publikationsdienste uni-mannheim.de. Ihr Account oder einzelne Daten werden dann gelöscht.

2. Einreichung, Begutachtung und Veröffentlichung von Beiträgen

Bei der Einreichung und Begutachtung von Artikeln entstehen weitere personenbezogene Daten. Rechts­grundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG. Diese personenbezogenen Daten bleiben dauerhaft gespeichert.

Wenn Ihr Artikel veröffentlicht wurde, bleiben Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft gespeichert. Metadaten zu publizierten Artikeln werden veröffentlicht und an Dritte zum Zweck der DOI-Registrierung, zum Nachweis in Katalogen, Auffindbarkeit über Suchmaschinen und zur Langzeitarchivierung weitergegeben. Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit § 4 LDSG.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Universitäts­bibliothek informiert mit Hilfe der Blogsoftware WordPress über Neuigkeiten aus der UB. Sie können diese Beiträge kommentieren und Ihren Namen oder ein Pseudonym angeben. Die Kommentare werden nach Prüfung vom Team der UB veröffentlicht.

Wenn Sie einen Kommentar posten, werden von Ihnen folgende Angaben gespeichert:

• Name bzw. Pseudonym
• E-Mail-Adresse
• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Inhalt des Kommentars

Ihre E-Mail-Adresse und IP-Adresse werden nicht veröffentlicht.

2. Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Rechts­grundlage für die Speicherung der IP-Adresse ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der Daten dient dazu, einen Missbrauch des Dienstes zu verhindern, und erlaubt uns eine persönliche Kontaktaufnahme per E-Mail.

4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungs­möglichkeit

Ihre IP-Adresse und E-Mail-Adresse werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Die weiteren im Rahmen des Kommentars angegebenen Daten bleiben bis zu einem Widerruf dauerhaft gespeichert. Sie können Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widerrufen. Senden Sie dazu eine E-Mail an info.ub uni-mannheim.de. Ihr Kommentar wird dann gelöscht.

Diese Hinweise gelten für die Videokonferenzdienste der Universitäts­bibliothek Mannheim unter der Domäne bib.uni-mannheim.de:

• BigBlueButton (BBB)
• Jitsi
• Nextcloud Talk.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Universitäts­bibliothek Mannheim betreibt auf eigenen Servern Videokonferenzdienste.

In der Einladung zu einer Videokonferenz erhalten Teilnehmende einen Link (URL) oder eine Telefonnummer für die Teilnahme, eventuell auch ein Passwort.

Während der Videokonferenz werden alle Teilnehmende über den von ihnen gewählten Namen bzw. bei Einwahl per Telefonnummer über ihre Rufnummer angezeigt. Der öffentliche Chat, geteilte Notizen und Dokumente sind während der Videokonferenz allen Teilnehmenden zugänglich. Die Nutzung dieser Funktionen ist optional. Konferenzen werden nicht aufgezeichnet oder Dritten zugänglich gemacht; die Video- und Audiodaten werden nur gestreamt. Die Chatdaten und Daten geteilter Inhalte müssen zwecks Erbringung dieser Dienste für die Dauer des Meetings gespeichert werden.

2. Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung

Rechts­grundlage für die Verarbeitungen im Rahmen eines bestehenden Dienst- bzw. Arbeits­verhältnisses wie auch im Rahmen des Auswahl­verfahrens zur Begründung eines Beamten-/ Beschäftigten-/Praktikanten­verhältnisses ist Art. 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 15 LDSG i.V. m. §§ 83 bis 85 LBG.

Rechts­grundlage im Rahmen der universitären Aufgabenerfüllung ist Art. 6 Abs. 1lit. e i. V. m. Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 4 LDSG bzw. einer spezifischeren Vorschrift.

Rechts­grundlage für die Verarbeitung der Daten während der Videokonferenz ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung dient der Durchführung von Videokonferenzen.

4. Datenkategorien, die verarbeitet werden

Die Daten, die verarbeitet werden, richten sich nach den jeweils genutzten Funktionen der Videokonferenzplattform. Im Einzelnen:

Anmeldedaten

Wenn Sie als dafür registrierte und angemeldete Person eine Videokonferenz anlegen, veranstalten oder daran teilnehmen, verarbeitet das Videokonferenz­system Ihre Anmeldedaten und persönliche Einstellungen einschließlich der angelegten Videokonferenzen.

Wenn Sie sich als Teilnehmer anmelden, wird der von Ihnen gewählte Name verarbeitet.

Metadaten

Hierzu gehören Name des Raums, Willkommenstext und Dauer des Meetings, Beginn und Ende (Zeitangabe) der Teilnahme, Beschreibung des Meetings (optional), Chat-Status, Teilnehmer-IP-Adressen, Art des genutzten Mikrofons oder Lautsprechers, Art der Verbindung (bei Einwahl mit Telefon: Teilnehmer-Rufnummer)

Inhaltsdaten

Chat-Protokolle, geteilte Notizen, hochgeladene Präsentationen, Inhalte des Whiteboards, Abstimmungs­ergebnisse, Statuseinstellungen der Teilnehmer, Audio- und Videodaten werden bei der Teilnahme am Konferenzdienst verarbeitet, sofern die jeweilige Funktion genutzt wird.

5. Kategorien von Empfängern

Interne Empfänger sind die Beschäftigten der Universität Mannheim, die Daten zur Erfüllung der dienstlichen Aufgaben benötigen.

Externe Empfänger sind ggf. Dritte, die für Sie erkennbar am Meeting teilnehmen.

6. Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die oben genannten Zwecke erforderlich ist. Das gilt nicht, sofern abweichend davon ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungs­zeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechts­durchsetzung (gesetzlichen Verjährungs­fristen) erforderlich ist. Sofern Daten lediglich zu diesen Zwecken verarbeitet werden, ist auch hier der Datenzugriff auf das dafür nötige Maß beschränkt.

In der Regel gelten folgende Löschfristen.

Anmeldedaten

Wenn Sie als registrierte Person angemeldet sind, werden Ihre persönlichen Daten gespeichert, bis Ihre Registrierung gelöscht wird.

Ansonsten wird der von Ihnen gewählte Name nach Beendigung des Meetings gelöscht.

Metadaten

Metadaten werden sieben Tage nach Beendigung des Meetings gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen und Rufnummern der Nutzer gelöscht oder verfremdet, so dass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Inhaltsdaten

Video- und Audiodaten werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet. Die Chatdaten, geteilte Inhalte (Notizen, Präsentationen, Whiteboard, Abstimmungs­ergebnisse, Statuseinstellungen) werden für die Dauer der Videokonferenz gespeichert und beim Beenden gelöscht.

Auf unserem Publikations­server MADOC sind Plugins von Google, Anbieter Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA, eingebunden.

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