Mit dem Online-Zugangsgesetz hat der Gesetzgeber im August 2017 definiert, wie Verwaltungsleistungen zukünftig für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen digital zugänglich sein müssen. Das strukturierte Angebot dieser Online-Verwaltungsleistungen erfolgt über einen Portalverbund. Neun OZG-Leistungen betreffen direkt den Hochschulbereich, zum Beispiel sind die Themenfelder „Bildung“ – mit der Lebenslage Studium – sowie „Forschung und Förderung“ relevant. Alle Leistungen sind entsprechend der gesetzlichen Vorgabe bis Ende des Jahres 2022 vollständig digital anzubieten.
Das OZG wird durch verschiedene Maßnahmen begleitet. Zu nennen sind insbesondere das Single Digital Gateway auf EU-Ebene, die Umsetzungsprojekte XHochschule und Plattform für Internationale Studierendenmobilität (PIM), Erasmus Without Paper (EWP), European Student Card Initiative (ESCI) sowie der Ausbau und Abgleich des Identitätsmanagements. Diese Projekte bzw. Programme befinden sich momentan in sehr unterschiedlichen Stadien der Umsetzung und haben einen wesentlichen Einfluss auf die Digitalisierung der Hochschulen. Um diesem zu begegnen, wurde vom Think-Tank 04 für alle Universitäten in Baden-Württemberg gemeinsam eine Bestandserhebung vorgenommen, Position zu den laufenden Aktivitäten in diesen Bereichen bezogen und ein gemeinsames Vorgehen festlegt.
Obwohl die Digitalisierung der betroffenen internen Prozesse bereits weit fortgeschritten ist, besteht ein großer und dringender Handlungsbedarf für die Universitäten des Landes Baden-Württemberg. Der Think-Tank 04 empfiehlt deshalb den Landesuniversitäten die Anpassung der internen Strukturen durch Etablierung einer klaren internen Zuständigkeit mit zahlreichen Aufgaben sowie insbesondere die Vernetzung untereinander und mit den nichtuniversitären Hochschulen. Hierfür sollen die Rektorate und zuständigen Verwaltungsbereiche sowie die interne Kommunikation eingebunden werden.
Im White Paper wird zudem festgestellt, dass mit der Umsetzung des OZG und verwandten Vorgaben die Digitalisierung an den Universitäten und Hochschulen weiter forciert wird. Allerdings stehen beim OZG Vereinfachungen und verbesserte Zugänge zu Verwaltungsabläufen für die Nutzerinnen und Nutzer und nicht deren interne Optimierungen im Vordergrund. Für die gesamte Phase der Einführung mit den notwendigen Anpassungen und der Implementierung bedeutet das OZG deshalb einen merklich erhöhten Aufwand. Dies betrifft sowohl die Fachabteilungen als auch den IT-Bereich. Folglich entstehen in den nächsten Jahren signifikante Ressourcenanforderungen an den Universitäten und Hochschulen, die diese ganz wesentlich aus der vorhandenen Ausstattung bestreiten müssen.
Das White Paper ist hier abrufbar.