Informationen zum Datenschutz im Bewerbungs-, Zulassungs- und Immatrikulations­verfahren

Verantwortlicher im datenschutz­rechtlichen Sinne

Universität Mannheim
L1, 1
68131 Mannheim
Tel.: 0621-181-1001
E-Mail: rektormail-uni-mannheim.de

Datenschutz­beauftragter der Universität Mannheim

Jan Morgenstern
E-Mail: datenschutzbeauftragtermail-uni-mannheim.de

Zweck der Datenverarbeitung und Folgen der Nichtangabe von Daten

Die Daten werden im Bewerbungs-, Zulassungs­ und Immatrikulations­verfahren verarbeitet. Ohne entsprechende Angaben und Unter­lagen kann der Antrag auf Zulassung bzw. Immatrikulation nicht bearbeitet werden.

Allgemeine Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Webseite der Universität Mannheim können der Datenschutz­erklärung der Universität Mannheim entnommen werden.

Das Dialog­orientierte Service­verfahren (DoSV) von Hochschul­start ist ein web­basiertes System zum Abgleich von Zulassungs­angeboten im Örtlichen und Zentralen Vergabe­verfahren sowie im Anmelde­verfahren, das der vollständigen und schnellen Studien­platz­vergabe entsprechend der Nachfrage dient. Sofern die Bewerbung um einen Studien­platz über das DoSV koordiniert wird, muss sich die Bewerberin oder der Bewerber über das Webportal der Stiftung registrieren. Ohne diese Registrierung und ohne den Abgleich der Daten zwischen Hochschul­start und der Universität Mannheim kann der Antrag auf Zulassung nicht bearbeitet werden.

Art der verarbeiteten Daten

Im Falle einer Bewerbung werden Namen, Anrede, Geburtsdatum, Postanschrift, E-Mail-Adresse, eventuell weitere Kontaktdaten, Qualifikations­daten (wie der Hochschul­zugangsberechtigung, Ausbildungen, Test-Ergebnisse, etc.),  Daten, die Sie uns bzw. in den Hochschul­anwendungen von sich aus unaufgefordert zur Verfügung stellen, Daten für und aus der IT-Nutzung (z.B. Nutzerkennungen, Passwörter, Zugriffsprotokolle) sowie die Identifikations­nummer und Authentifizierungs­nummer des DoSV, sofern ein Abgleich mit dem DoSV erforderlich ist, erhoben und gespeichert, um Ihre Bewerbung im Rahmen des jeweiligen Verfahrens zu bearbeiten.

Rechts­grundlage

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e i. V. m. Abs. 3 DSGVO und § 4 LDSG ggf. i. V. m. der Hochschul­vergabeverordnung bzw. der Hochschul­zulassungs­verordnung sowie auf Grund des Hochschul­statistikgesetztes und § 12 Abs. 1 LHG.

Empfänger der Daten

Die bei der Bewerbung und Immatrikulation erhobenen Daten werden universitäts­intern weitergeleitet, soweit dies auf Grundlage des LHG zulässig ist. Als interne Empfänger sind insbesondere die zuständigen Stellen in den Fakultäten, der Universitäts­verwaltung, sowie zentrale Betriebs­einrichtungen, insbesondere das Rechenzentrum, zu nennen. Beschäftigte der Universität erhalten nur dann Einblick in Ihre im Rahmen der Bewerbung erhobenen Daten, wenn es für die Erfüllung der diesen durch die Universität übertragenen dienstlichen Aufgaben erforderlich ist.

Eine Weitergabe der Daten an Hochschul­start erfolgt ausschließlich im Rahmen der Regelungen des Hochschul­zulassungs­gesetzes (HZG), der Hochschul­vergabeverordnung (HVVO) bzw. der Hochschul­zulassungs­verordnung (HZVO). Ggf. kann ein Zugriff von IT-betreuenden und –wartenden externen Dienstleistern erforderlich sein.

Bei einer Immatrikulation werden Ihre personenbezogenen Daten u.a. nach dem Hochschul­statistikgesetz an das Statistische Landes­amt übermittelt.

Dauer der Speicherung

Im Bewerbungs­portal sowie in den Programmen zur Bewerbungs-, Auswahl- und Zulassungs­verarbeitung werden die Daten spätestens 8 Wochen nach Semesterbeginn gelöscht. Im Übrigen werden die Daten nach dem Ende der dafür vorgesehenen Aufbewahrungs­frist gelöscht.

Ihre Rechte

• Sie haben das Recht, von der Universität Mannheim Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.
• Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung
• Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Recht­vorschriften verstößt.

Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landes­beauftragte für den Datenschutz und die Informations­freiheit Baden-Württemberg.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen.